時間規劃與管理

羅寶鳳97.05.08

22

時間的規劃與管理時間的規劃與管理

•什麼東西對我們來說至為寶貴，卻又極度匱乏？眼看什麼東西逐漸消逝，令人最為神傷？

•生涯規劃中的一項重要的議題，就是時間的規劃與管理。如何能在有限的時間與精力中完成眾多的目標？

•以下介紹一些概念與方法，但是最重要的還是要看個人經過嘗試的經驗，之後修改才會最有幫助。

33

大綱大綱

• 前言

• 與時間有約

• 時間管理矩陣

• 80/20 法則

• 一些時間規劃的方法

• 結語

44

前言前言

• 我們最常聽到的一句話：• 「沒時間！」• 讓我們找出偷走時間的小偷：• 純哈拉的 MSN 對話• 無聊的電子郵件• 長舌的電話• 出其不意的訪客• 遲到的朋友• 拖延、優柔寡斷，甚至要求完美的個性…

55

前言前言

種下一個想法，得到一個行為。種下一個行為，得到一個習慣。種下一個習慣，得到一個個性。種下一個個性，得到一個命運。

今天希望改變一些關於時間管理的想法…

66

與時間有約與時間有約

•當我們感受到時鐘與羅盤之間存有時差，問題便產生了，這表示我們沒有對生命中最重要的事情付出應有的心力。

•人總是無時無刻面對「時間運用」的問題，無論是面對重大的人生轉折或芝麻綠豆般的生活瑣事，難免要做一番抉擇，而且更需自己承擔抉擇的後果。當然，結局不一定都是甜美的，尤其在時間的安排無法符合內心的羅盤時。

77

急迫性偏執急迫性偏執

•如果我們不能有意識地專注於重要的事，便等於無意識地浪費時間在不重要的事。

•請你先花點時間想想：•你「知道」在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活、專業或工作會有積極的意義？

•如果你知道做這些事具有積極的意義，現在為什麼還不做？

88

急迫性偏執急迫性偏執•多數人都不了解「迫切性」對我們有多麼大的主宰力量。電話鈴響、敲門聲、截止日期，無不令人心神不寧。

•當我們解決一件重要而迫切的問題後，心裡自然會升起短暫的成就感。忙碌幾乎成了新的社會地位象徵，承認自己不忙簡直是種恥辱。

•我們從忙碌中找到安全感、別人的敬重與歡迎。然而忙碌也成了渾渾噩噩的藉口，讓人無法思索生命中最重要的是什麼。

99

急迫性偏執急迫性偏執

•重要的事通常不需要在今天或這個星期完成，但急事卻非得立刻行動不可。急事的迫切性總讓人覺得非常重要而無法耽擱，從而一步步耗損我們的精力。

•然而，如果從時間的架構來看，這種似是而非的重要性便會逐漸消失，於是我們悵然憶起有多少重要事情被擱在一旁，警覺時自己已成為急事的奴隸。

1010

急迫性偏執急迫性偏執

•傳統的時間管理法多半只會使急迫性偏執更加嚴重。每日的行事曆只會讓人把焦點放在如何將事情按照緊急的順序做完。生活中急事的比重愈大，相對的，完成的重要事情就愈少。

•當我們脫離急迫性的驅使，開始探討重要性的問題時，首先面對的基本問題就是「何謂最重要的事」，以及「如何才能把最重要的事視為當務之急」。

1111

與時間有約與時間有約

•何謂最重要的事？•人生有幾個基本需求，如果無法獲得滿足，便會覺得空虛、不圓滿。這時或許會以忙碌來填補空虛，也可能因暫時的一點成就而沾沾自喜。

•不論我們對這些需求是否徹底了解，是否能積極實踐，都不能否定內心深處確實有這些需求，而且不容忽視。

1212

與時間有約與時間有約

•這些需求簡而言之就是生活、愛、學習與發揮影響力。

•生活是指食衣住行等「物質」需求；•愛是指愛人、被愛、與人產生關係，有歸屬感等「社會」需求；

•學習是自我發展與成長的「心理」需求；•發揮影響力是感覺人生有意義、有目的，對他人有貢獻等「精神」需求。

1313

與時間有約與時間有約

1414

與時間有約與時間有約

•這些需求對我們的生活品質與時間安排有什麼影響？

•這些需求都非常重要，任何一項無法滿足，便會降低生活品質，甚至可能使你變成急迫性偏執狂。

•我們愈想完成更多的急事，愈加劇急迫性偏執的病情。也就是說，在人生的四大需求有所缺憾時，我們總是以忙碌所產生的快感來取代。

1515

要事 要事 VS . VS . 急事急事

•所謂重要的事是指真正有助於達成人生目標，讓生命豐富、更有意義的事，但這些事多半都不是那麼迫不及待。原因在於這些事沒有「急迫性」，或者說其急迫性必須我們主動去發掘。

•我們以「時間管理矩陣」來探討急事與要事的關係。矩陣中將日常活動分成四個象限，裡面涵蓋了所有的時間安排方式：

1616

與時間有約與時間有約•第一象限：急迫又重要的事。•如上課、準時完成工作…•第二象限：重要但不急迫的事 •如運動、陪家人•第三象限：急迫但不重要的事 •如接電話、回 email、買東西、做家事•第四象限：屬於不急迫又不重要的事 •如聊天、抱怨、煩惱…

1717

1818

與時間有約與時間有約

•我們觀察發現多數人花在第一、三象限的時間最多。如果你也是其中之一，是否付出了相當的代價？當你為急事忙得團團轉時，是否忽略了重要的事？

•什麼事對你而言是最重要的？•我們以同樣的問題問過數千個人，發現絕大多數的答案可為下列七類：

1919

與時間有約與時間有約

•改善人際關係、改善事先準備工夫、做更周詳的規劃與組織、善待自己、抓住新的機會、充實自我、增進能力。

•這些都屬於第二象限，全都是重要的事。但如果你的答案也屬於這幾項，為什麼不能身體力行？

•也許因為這些不是急事，並沒有迫在眉睫，讓你覺得非做不可。然而事實上，這些事才是你必須主動去做的。

2020

與時間有約與時間有約

•我們在生活中顯然同時受到急迫性與重要性二項因素所左右，實際上在做任何決定時，如果你以急迫性為考慮重點，問題便會產生。如果我們以重要性為主，生活便會落在第一、二象限，而遠離三、四象限。

•當我們投注更多時間在事先準備、預防、規劃和增進自我能力，自可減少許多耗費在急迫性事情上的時間。

2121

與時間有約與時間有約

•如何找出時間來做第二象限的事？•最理想的方法是從第三象限騰出時間。第一象限的事既急迫又重要，當然不得不做。而第四象限是根本不該做的。只有第三象限會騙倒我們，因此我們應學習從重要性來看待一切活動，才能一一找回在急迫性煙幕下失落的時間，重新運用於第二象限。

2222

與時間有約與時間有約

•時間管理矩陣最大的功能，在於讓我們了解時間的安排如何受到急迫性與重要性的左右，讓我們看清楚自己為什麼把大部分時間花在某些地方。

•與時間有約：花一點時間檢視你的時間使用情形吧！

2323

80/2080/20 法則法則•「我們有的是時間？」一個故事…•因為時間有限，必須先評估目標的優先順序。認識 80/20 法則：

•一八九七年，義大利經濟學者帕列托發現了『 80/20 法則』。他發現社會上很多不平衡的現象，例如觀察英國人的財富及收益的模式，歸納出百分之二十的人口擁有百分之八十的財富，重點不僅是在百分比，更在於一項事實：『財富在人口中的分配是不平衡的』。

2424

80/2080/20 法則法則•80/20 法則主張：『一小部份的原因、產入或努力，通常可以產生大部份的結果、產出或酬勞』。

•也就是說，你所完成的工作裡，百分之八十的成果，來自於你所花的百分之二十時間。反過來說則是你所花的百分之八十的時間裡，只得到百分之二十的成果。

2525

80/2080/20 法則法則•在教學上的 80/20 法則：1. 老師上課問學生任何問題，百分之八十的反應來自於百分之二十的學生。 2. 老師們百分八十的努力教學過程中，學生卻只吸收了課程內容的百分二十呢？ 3. 一堂課中，老師百分之八十的時間，在管理及教訓班上百分之二十的學生。 4. 為何學生花了百分八十的時間努力用功，卻只得到百分之二十的成績呢？

2626

80/2080/20 法則法則•重點在哪裡？•就是「花最少的力氣，得到最大的效果」•在用 80/20 法則分析時，好像有些關係的比例不是 80與 20 ，有可能是 80與 30 或80與 28 等等，此 80 與 20 的比例關係不是重點，重點是要去分析可以讓你產出百分八十的價值之關鍵少數是什麼，也就是說…

•「練習集中時間完成最重要的事情」，那才是重點。

2727

AA、、 BB、、 CC分類法分類法•規劃事情的優先順序：•Lakein(1973) 提出 ABC分類法，先在紙上列下所有的工作，逐一評估各項工作的重藥性，最重要的標 A，次要為 B，最不重要為 C。先完成 A類工作，以此類推。

•運用 ABC分類法的標準是在「重要」而非「緊要」。今天是夏季大減價的最後一天，但是後天要交一份報告，是該出去瘋狂大採購，還是留在家裡寫報告？

2828

時間的規劃與管理時間的規劃與管理

•除去拖延的習慣︰•拖延的可能原因有許多種，例如擔心失敗、不想去做或力求完美。可是，無論是哪一種理由會讓您損失許多的時間。此時不妨列出拖延的原因，訂出實行時程與完成的好處。如此一來，一但事情能解決，才是壓力真正放鬆的時候。

2929

時間的規劃與管理時間的規劃與管理

•規律的作息︰•許多人會熬夜做事，以求事情快一點解決。殊不知熬夜之後，隔天精神變差、挫折容忍度變差，如此一來工作效率也相對下降。當然事情會越積越多。

3030

時間的規劃與管理時間的規劃與管理

•學習適當的拒絕︰•許多安排好的計畫，會因為無法拒絕的邀請而被迫改變。事後更有可能後悔當初為何不敢加以拒絕。學習評估自己的時間與能力，不僅可以避免體力透支，更是學習疼愛自己的先決條件。

3131

時間的規劃與管理時間的規劃與管理•學習良好的做事方式︰•有許多人其實十分勤勞，一刻鐘也沒有休息，但是事情卻好像永遠無法做完似的。或許這是因為做事方式不正確。例如，有些人喜歡同一時間做許多事情，到頭來卻是一事無成；或是計畫一天連續閱讀十二個小時。不良的做事方式與計畫，會造成事倍功半的後果。

•記得隨時鼓勵一下自己…

3232

結語結語

•送大家四句話：•一個中心、二個基本點、三大作風、八項注意

•☆『一個中心』：•是以健康為中心。因為健康失去了，那什麼也沒有，二十一世紀就是以健康為中心

3333

結語結語

•☆『二個基本點』：•糊塗一點，•小事太認真整天計較一些雞皮蒜皮之事無法成大事，所以糊塗一點。

•瀟灑一點，•肚量大一些，風格高一些，站得高望得遠一些。

3434

結語結語

•☆『三大作風』：•助人為樂，•知足常樂，•自得其樂，能永保健康。• ☆『八項注意』：•四大基石，四個最好

3535

結語結語•四大基石－•合理膳食，•適量運動，•戒菸限酒，•心理平衡；•四個最好－•最好的醫生是自己，•最好的藥物是時間，•最好的心情是寧靜，•最好的運動是步行，

3636

The endThe end

謝謝大家！謝謝大家！