Miten säästää rekrytointi- ja sijaishallintakustannuksissa

ja samalla parantaa yrityskuvaa?

19.11.2013

Riku Malkki

Uranus Oy

Sähköinen rekrytointi

Sähköinen rekrytointi

• Ajansäästöllä ja teholla kustannussäästöä • Yritys- ja työnantajakuva

Manuaalisen rekrytoinnin työmäärä 100 tuntia

Sähköisen rekrytoinnin työmäärä 50 tuntia

~ Ilman järjestelmää mittaaminen vaikeaa

Raportointi

20 tuntia 1 tunti

Viestintä

6 tuntia 10 minuuttia

Hakemusten käsittely

30 tuntia 10 tuntia

Sisäinen tiedonkulku

5 tuntia 30 minuuttia

Ilmoituksen luonti & julkaisu

4 tuntia 10 minuuttia

Suunnittelu

1 viikko 3 päivää

Manuaalinen Järjestelmä

Rekrytointi

Työpaikan luonti ja julkaisu

Yksi ilmoitus, kaikki kanavat

Sisäinen tiedonkulku

Hakemusten käsittely

Video osana prosessia 1. Työnantajalle mahdollisuus kertoa työtehtävästä /

työkavereista / työnantajasta 2. Työnhakijalle mahdollisuus esitellä itsensä / osaamisensa

videon avulla https://demos.rekrytointi.com/paikat/index.php?o=A_LOJ&list=5

Esimerkki hieman erilaisesta videoesittelystä:

http://www.youtube.com/watch?v=_fCSSBA0dGg

Viestintä & Raportointi (per kk)

20 tuntia 2 tuntia

Sijaisten käytettävyystoiveiden huomiointi

? 10 minuuttia

Sijaisuuden (per vuoro) tarjoaminen ja vahvistaminen

1 tunti 2 minuuttia

Sijaisuuden luonti (per vuoro) & sopivien sijaisten löytäminen

2 tuntia 2 minuuttia

Sijaisten ylläpito (per kk)

8 tuntia 2 tuntia

Sijaishakemusten käsittely (per kk)

5 päivää 2 päivää

Manuaalinen Järjestelmä

Sijaishallinta

• Erilaiset värikoodit ja symbolit auttavat löytämään sopivimmat • Lisätietoja tarvittaessa

Vapaiden sijaisten luokittelu

Sijaishallinta – tekstiviestitarjouksiin reagointi

0

2

4

6

8

10

12

14

0 20 40 60

Reagointiaika

Reagointiaika

Reagointiaika - 0-1 min = 56 % - 1-2 min = 10 % - 2-3 min = 6 % - 3-4 min = 3 % - 4-5 min = 2 % - 5-6 min = 1 % - 6-10 min = 4 % - 10-20 min = 6 % - 20-30 min = 2 % - 30-60 min = 4 %

”Kaikki järjestelmään tallennettava tieto on raportoitavissa” Yhteenvedot

• Rekrytointikohtaiset yhteenvedot (pdf, csv & html) • Hakijaesittelyt • Tietojen viennit muihin järjestelmiin / jatkokäsittelyyn

• Tilastot • Ikä- ja sukupuolijakaumat, koulutustasot yms.

• Rekrytointiprosessin tehokkuuden seuraaminen • Läpimenoajat, toteumat

• Käytön auditointi • Käyttäjien aktiivisuus • Viestilokit

Raportointi - rekrytointi

• Käytettävyysraportit • Kriteereinä sijaiset, osastot & aikaväli • ”Viikonloppulistat” (ylityösuoja)

• Tilastot ja tehokkuuden seuraaminen • Sijaistarpeiden täyttöasteraportit • Benchmarking, onnistumisraportit • Sijaisuuksien tarjoamisen kustannukset

• Toteutuneiden sijaisuuksien raportointi • Tehdyt sijaisuuden aikavälillä (per osasto, per sijainen) • Sijaisten aktiivisuus

Raportointi - sijaishallinta

Viestintä • Kiitos hakemuksestasi • Jatkoon / väliaikatieto / lisätietopyyntö • Kutsu haastatteluun • Ei kiitos

Muutama esimerkki viestinnästä

Henkilökohtaiset viestit: • Hei Matti, kiitos hakemuksestasi tehtävään: HR-asiantuntija • Hei Matti, Hakemuksesi poistuu 2 viikon kuluttua, ellet käy päivittämässä sitä • Hei Matti, sinut on hyväksytty sijaiseksi ja olemme luoneet sinulle käytettävyyskalenterin Ryhmäviestit: • Hei, olet haastatteluun kutsuttavien joukossa, täytä oheinen osaamislomake • Hyvä hakija, valitettavasti valinta ei kohdistunut Sinuun, onnea työnhakuun! • Hyvä sijainen, tuoreet vuorolistat on julkaistu ja uusia sijaisuuksia on tarjolla, päivitäthän käytettävyytesi sijaiskalenteriisi

Työnhakijan kokemus

”Aktiivisena työnhakijana olen hakenut työpaikkoja eri kanavista. Tähän mennessä kahdeksan yritystä on vastaanottanut työpaikkahakemukseni touko-elokuun 2013 välisenä aikana. Seitsemään olen saanut vastauksen.”

”Kolme yritystä jättivät hakemuksen vahvistusviestin kokonaan lähettämättä. Tämä on ehdottoman huono tapa.”

”Tässä vaiheessa nostan hattua Fiskarsille, sillä he ilmoittivat kohteliaasti bumerangistani kaikkein lyhyimmällä aikajänteellä eli seitsemässä päivässä! Pisimpään taas kesti ABB:llä, jolla tämän tiedon välittäminen kesti 65 päivää! ”

”Fiskarsille pamahtaa rekrysivustolleen hyvät pisteet, sillä muistaakseni heidän alustaansa sai vietyä ansioluettelotietoja LinkedIn-profiilin kautta ja varsin mutkattomasti!” Lähde: http://tyonhaun.blogspot.fi/2013/08/kaytannon-yrityskuva-ja-tyonhakuni.html

Helppous+ Selkeys++ Tiedonsaanti+++ Houkuttavuus++++

www.rovio.fi www.fiskars.fi

www.suomenpankki.fi www.fonecta.fi

www.mps.fi

Esimerkkejä

Kiitos.

www.laura.fi