Ledersamling, divisjon spesialisthelsetjenesten, HDIRStøtvig hotell, 27.august 2015

Jørn KippersundAllmennlege, foredragsholder, legevaktsjef

Volda/Ålesund

www.innbokskontroll.no

2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.

1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.

11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %

For mange oppgaver, for lite tid?

Fastlege

EktefelleSkiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Nattlegevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

For mange oppgaver?

Stress

???

Stress

tanken på uløste oppgaver

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

Hvor tar du vare på dine uløste oppgaver?

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver= uløst

Verktøy= løst

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver= uløst

= innboks

Verktøy= løst

= referanse

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver= uløst

= innboks

Verktøy= løst

= referanse

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver= uløst

= innboks

Verktøy= løst

= referanse= arkiv

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks Arkiv

Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir liggende til de aktivt

fjernes / merkes

• oppgaver kan fjernes / aktivt merkes

Nyhets-strøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir borte etter en tid med

mindre du aktivt plukker dem

opp/merker dem

Til innboks

Nyhets-strøm

Til innboks

Nyhets-strøm

Referanseinfo- sakskompleks- dokumentasjon- verktøy/oppslag

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks Arkiv

Hvilke innbokser har vi i HDIR? Hvilke nyhetsstrømmer?

Nyhets-strøm

Arkiv

Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir liggende til de aktivt

fjernes / merkes

• oppgaver kan fjernes / aktivt merkes

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks Arkiv

DULT

Primærinnboks- Dekkes av dine daglige vaner

Spesial-/

prosjektinnboks- Dult eller varsel

nødvendig

Hvorfor innbokskontroll?

Hva er innbokskontroll?

Hvordan innbokskontroll?

Hva er innbokskontroll?

Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

Hvorfor innbokskontroll?

- mer etterrettelig - mindre stress - mindre tid på e-post

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

Etterrettelig, definisjon:

-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke

glipper

Irriterer du deg over andres som lar være å svare på viktige e-poster?

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks Arkiv

skille uløst fra løst

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

ellerfjerne løste

(= den er jeg ferdig med)

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

den må jeg følge opp

eller

den er jeg ferdig med

den må jeg følge opp

eller

den er jeg ferdig med

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 11

Til innboks

Nyhetsstrøm

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

@

@@@@

@@ @@@

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Jobbe mer?

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Hver e-post er en oppgave

Handling eller

Referanse?

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Varsel eller originalinformasjon?

Kreves handling?

Info jeg får bruk for?

Orginalinfo eller varsel?

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Forsvinner oppgaven?

Blir oppgaven lettere med tiden?

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

Å ikke håndtere – er også en håndtering

Bevisst eller ubevisst valg?

”Jeg får 250 e-post hver dag. Etter at jeg tok i bruk innbokskontroll har jeg full kontroll i innboksen – og kontroll med uløste oppgaver”

Alain M.C. FasotteSometier A/S

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost- varsling når du

jobber med noe annet

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

8:00

12:00

16:00

@ @

@ @ @

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @@@@

@ @

8:00

12:00

16:00@

@@@@@@@

@@@

@@

@

@@

@@

@

@

Respond to whatever penetrates our attention… ?

Innbokskontroll ≠

-svare på alt- svare med én gang

Innbokskontroll ≠

-svare på alt- svare med én gang

Fokus?

Kortjobbing - responsivt

• Rutineoppgaver– Kjappe svar– Fiksing

= DRIFT

Langjobbing - proaktivt

• Fordypning– Langlesing– Langskriving

= INVESTERINGER OG GRUNNLEGGENDE VEDLIKEHOLD

Responsivt eller proaktivt?

Ja takk, begge deler!

Balanse!

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene

Enig/uenig?

Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til

”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du

vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll

Ta med hjem- Identifiser dine innbokser

- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste oppgavene

- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)