คมอ

กระบวนการจดทาขอมลเอกสารลบ ของคณะกรรมาธการในความรบผดชอบ

ของสานกกากบและตรวจสอบ

สานกกากบและตรวจสอบ สานกงานเลขาธการวฒสภา

ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการสภานตบญญตแหงชาต

คมอ

กระบวนการจดทาขอมลเอกสารลบ ของคณะกรรมาธการในความรบผดชอบ

ของสานกกากบและตรวจสอบ

สานกกากบและตรวจสอบ สานกงานเลขาธการวฒสภา

ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการสภานตบญญตแหงชาต

ก สรปสาระสาคญ

เอกสารค มอกระบวนการจดทาขอ มลเอกสารลบของคณะกรรมาธการ ในความรบผดชอบของสานกกากบและตรวจสอบ เปนเอกสารทไดจากการรวบรวมองคความรทเกยวของกบการปฏบตงานตามภารกจของสานกกากบและตรวจสอบ คอ คณะกรรมาธการสามญเพอทาหนาทตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนงในองคกรตามรฐธรรมนญ และองคกรอนตามทกฎหมายบญญต รวมถงคณะกรรมาธการซกถาม โดยรวบรวมจากกฎหมายและระเบยบทเกยวของ และรวบรวมจากความรและประสบการณจากตวบคคลทปฏบตงาน โดยการประชมระดมสมอง การจดกจกรรมชมชนนกปฏบต (Community of Practices : CoPs) แลว จดทาเปนคมอ “กระบวนการจดทาขอมลเอกสารลบของคณะกรรมาธการในความรบผดชอบของ สานกกากบและตรวจสอบ” ฉบบนขน ซงไดจดกลมเนอหา สาระสาคญตาง ๆ ทสมพนธเกยวของทจะตองปฏบตตามขนตอนการจดทาเอกสารลบเพอใชในการประชมคณะกรรมาธการดงกลาว โดยมการอธบายพรอมภาพประกอบตามหวขอทกาหนดไว รวมทงสน ๔ หวขอ ดงน การรบ – การสงเอกสารลบภายในของสานกกากบและตรวจสอบ สาระสาคญวาดวยเรองการรบ - การสง เอกสารลบภายในของ สานกกากบและตรวจสอบ ของกลมงานบรหารทวไปเพอสงไปยง กลมงานเจาของเรองทเกยวของ และการกรอกรายละเอยดของหนงสอ ทางระบบอเลกทรอนกส ขนตอนการจดทาสาเนาเอกสารลบในการประชม สาระสาคญวาดวยเรอง ๑. การจดทาสาเนาเอกสารลบในการประชมคณะกรรมาธการ โดยเปนขนตอนการจดทาสาเนาเอกสารลบในการประชม ซงแบงเปน ๑ ) คณะกรรมาธ ก ารสามญ เพ อท าหน าท ต รวจสอบประว ต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการ เสนอชอใหดารงตาแหนงในองคกรตามรฐธรรมนญ และองคกรอน ตามทกฎหมายบญญต และ ๒) การจดทาสาเนาเอกสารลบในการ ประชมคณะกรรมาธการซกถาม ประกอบดวยการดาเนนการเกยวกบ การลงทะเบยนรบเอกสารลบผานระบบอ เลกทรอนกส และ สมดทะเบยนลบของกลมงาน การจดทาปกเพอปดสาเนาเอกสารลบ การจดทาหลกฐานการนาสาเนาเอกสารลบของคณะกรรมาธการ ออกนอกหองประชม

๒. การจดทาสาเนาเอกสารลบในการประชมสภา โดยสาเนาเอกสาร ของคณะกรรมาธ การสา มญเพ อท าหน าท ต รวจสอบประว ต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการ เสนอชอใหดารงตาแหนงในองคกรตามรฐธรรมนญ และองคกรอน ตามทกฎหมายบญญต และคณะกรรมาธการซกถามมกระบวนการ ในการจดทาเหมอนกน ขนตอนการเกบรกษาขอมลขาวสารลบของคณะกรรมาธการ สาระสาคญวาดวยเรอง การเกบรกษาระหวางปฏบตงาน และการเกบรกษา เมอปฏบตงานเสรจแลว ขนตอนการทาลายสาเนารายงานลบภายหลงจากทประชมสภา พจารณาเสรจแลว สาระสาคญวาดวยเรอง ขนตอนกอนการทาลายสาเนาเอกสารลบ ขนตอนระหวางการทาลายเอกสารลบ และขนตอนหลงการทาลาย เอกสารลบ

ข

คานา

สานกงานเลขาธการวฒสภา ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการสภานตบญญตแหงชาต โดยสานกกากบและตรวจสอบ ไดตระหนกวา การดาเนนการของคณะกรรมาธการสามญ เพอทาหนาทตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนงในองคกรตามรฐธรรมนญ และองคกรอนตามทกฎหมายบญญต และคณะกรรมาธการซกถามเปนภารกจหนาทซงเกยวของกบขอมลขาวสารสวนบคคล ตามมาตรา ๔ แหงพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ซงตอง ดาเนนการเปน “ลบ” ไมวาจะเปนเรองของการดาเนนการดานเอกสารลบ กระบวนงานสารบรรณ การดาเนนงานดานการประชมของคณะกรรมาธการ และการประชมสภานตบญญตแหงชาต ซงจะตองเปนไปตามกฎหมายและระเบยบทเกยวของ กลาวคอ พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๒ ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแกไขเพมเตม (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และขอบงคบ การประชมสภานตบญญตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๖๐ ทงน เพอใหเกดความชดเจนเกยวกบการปฏบตงาน จงไดจดทาคมอกระบวนการจดทาขอมลเอกสารลบของคณะกรรมาธการในความรบผดชอบของสานกกากบและตรวจสอบ โดยเผยแพรลงใน Intranet/Internet ของสานกกากบและตรวจสอบ สานกงานเลขาธการวฒสภา ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการสภานตบญญตแหงชาต และแจงเวยนหนวยงานในสงกดทราบ เพอประโยชนในการสรางความรความเขาใจ และใชเปนคมอการปฏบตหนาทของฝายเลขานการของคณะกรรมาธการในความรบผดชอบของสานกกากบและตรวจสอบ ตลอดจนเผยแพร องคความรไปสบคลากรและผทสนใจอนจะเปนประโยชนในการปฏบตงานราชการสบไป

สานกกากบและตรวจสอบ สานกงานเลขาธการวฒสภา

ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการสภานตบญญตแหงชาต กรกฎาคม ๒๕๖๐

ค

สารบญ หวเรอง หนา สรปสาระสาคญ ก คานา ข สารบญ ค บทนา/หลกการและเหตผล ง การจดทาเอกสารลบเพอใชในการประชมของคณะกรรมาธการ ๑ การรบ - การสงเอกสารลบภายในของสานกกากบและตรวจสอบ ๒ - ขนตอนการตรวจสอบความถกตองของเอกสาร ๒ - ขนตอนการลงรบเอกสารทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ๕ - ขนตอนการประทบตรารบหนงสอ ๗ - ขนตอนการสงหนงสอขอมลขาวสารลบ ๗ ขนตอนการจดทาสาเนาเอกสารลบในการประชม ๙ - การจดทาสาเนาเอกสารลบเพอใชในการประชมคณะกรรมาธการ ๙ - การจดทาสาเนาเอกสารลบเพอใชในหองประชมสภา ๑๔ ขนตอนการเกบรกษาขอมลขาวสารลบของคณะกรรมาธการ ๑๗ - การเกบรกษาระหวางปฏบต ๑๗ - การเกบรกษาเมอปฏบตเสรจแลว ๑๗ การทาลายสาเนารายงานลบภายหลงจากทประชมสภาพจารณาเสรจแลว ๒๑ - ขนตอนกอนการทาลายสาเนาเอกสารลบ ๒๑ - ขนตอนระหวางการทาลายเอกสารลบ ๒๒ - ขนตอนหลงการทาลายเอกสารลบ ๒๒ บทสรป ๒๖ เอกสารอางอง ๒๗

ง  

 

บทนา / หลกการและเหตผล การปฏบตราชการภายใตกรอบอานาจหนาทของขาราชการสานกกากบและตรวจสอบ สานกงานเลขาธการวฒสภา ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการสภานตบญญตแหงชาต ประการสาคญ ประการหนง คอ การทาหนาทฝายเลขานการประจาคณะกรรมาธการ อนประกอบดวย คณะกรรมาธการสามญเพอทาหนาทตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนงตามบทบญญต ของกฎหมาย และคณะกรรมาธการซกถาม กรณถอดถอนบคคลออกจากตาแหนง ตามมาตรา ๒๗๐ ของรฐธรรมนญแหงราชอาณาจกรไทย พทธศกราช ๒๕๕๐ ทงน แนวทางการดาเนนงานของคณะกรรมาธการสามญเพ อทาหนาท ตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนง ตามบทบญญตของกฎหมายทผานมานน ฝายเลขานการจะไดรบขอมลผลการตรวจสอบคณสมบตและลกษณะตองหามตามทกฎหมายกาหนดจากหนวยงานและบคคลทเกยวของ เปนจานวนมาก ซงขอมลดงกลาวถอเปน “ขอมลขาวสารสวนบคคล” ตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ มาตรา ๔ ทใหนยามวา “ขอมลขาวสารสวนบคคล” หมายความวา ขอมลขาวสารเกยวกบสงเฉพาะตวของบคคล เชน การศกษา ฐานะการเงน ประวตสขภาพ ประวตอาชญากรรม หรอประวตการทางาน บรรดาทมชอของผนนหรอม เลขหมาย รหส หรอสงบอกลกษณะอนททาใหรตวผนนได เชน ลายพมพนวมอ แผนบนทกลกษณะเสยงของคนหรอรปถาย และใหหมายความรวมถงขอมลขาวสารเกยวกบสงเฉพาะตวของผทถงแกกรรมแลวดวย”ประกอบกบ มาตรา ๒๓ ทบญญตวา“หนวยงานของรฐ ตองปฏบตเกยวกบการจดระบบขอมลขาวสารสวนบคคลดงตอไปน (๕) จดระบบรกษา ความปลอดภยใหแกระบบขอมลขาวสารสวนบคคลตามความเหมาะสม เพอปองกนมใหมการนาไปใชโดยไมเหมาะสมหรอเปนผลรายตอเจาของขอมล” ทงน ขอมลตาง ๆ ทไดรบจากบคคลและหนวยงานทเกยวของ สาหรบใชในการประชมคณะกรรมาธการเพอพจารณานน ไดจดทาในรปแบบ“เอกสารลบ” นอกจากนในสวนของการดาเนนการของคณะกรรมาธการซกถาม กรณถอดถอนบคคลออกจากตาแหนงตามมาตรา ๒๗๐ ของรฐธรรมนญแหงราชอาณาจกรไทย พทธศกราช ๒๕๕๐ ทผานมานน คณะกรรมาธการไดมมตทประชมเหนชอบใหกรณทสมาชกสภานตบญญตแหงชาตยนญตตเปนเอกสารเปดเผยใหกาหนดชนความลบของขอมลขาวสารเปน“ลบ” ทงน เปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ขอ ๑๐ วรรคหนง ทบญญตวา “ในการดาเนนงานของคณะกรรมการใดๆ ถาคณะกรรมการมมตกาหนดชนความลบไวเชนใด ใหเลขานการดาเนนการตามนนและใหหวหนาหนวยงานของรฐเจาสงกด ของเลขานการดาเนนการตอไปใหถกตองตามระเบยบนดวย”

 

  

สานกงานเลขาธการวฒสภา ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการสภานตบญญตแหงชาต โดยสานกกากบและตรวจสอบ จงไดรวบรวมกฎหมายและระเบยบทเกยวของ รวมถงการรวบรวมความรและประสบการณจากตวบคคลทปฏบตงานโดยการประชมระดมความคดเหน (Brainstrom) การจดกจกรรมชมชนนกปฏบต (Community of Practices : CoPs) แลวจดทาคมอ “กระบวนการจดทาขอมลเอกสารลบของคณะกรรมาธการในความรบผดชอบของสานกกากบและตรวจสอบ” โดยมวตถประสงคเพอใหการปฏบตงานฝายเลขานการ ของคณะกรรมาธการสามญทเกยวของของสานกกากบและตรวจสอบใชเปนคมอการปฏบตงานใหเปนไปตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการรกษา ความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๒ ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแกไขเพมเตม (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และขอบงคบการประชมสภานตบญญตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๖๐ สงผลใหงานดานการประชมคณะกรรมาธการและการประชมสภานตบญญตแหงชาต บรรลขอ กาหนดทส า คญของกระบวนการสนบสนนงานดานนต บญญต และทาให การดาเนนการตามภารกจของสานกงานเลขาธการวฒสภา ปฏบตหนาทสานกงานเลขาธการ สภานตบญญตแหงชาตสามารถตอบสนองผรบบรการ ผมสวนไดเสยและประชาชนไดอยาง มประสทธภาพ ตลอดจนเผยแพรองคความรไปสบคลากรและผทสนใจอนเปนประโยชน ในการปฏบตงานราชการสบตอไป

--------------------------------------------

กระบวนการจดทาขอมลเอกสารลบของคณะกรรมาธการ ในความรบผดชอบของสานกกากบและตรวจสอบ

--------------------------------- การจดทาเอกสารลบเพอใชในการประชมของคณะกรรมาธการ โดยทขอบงคบการประชมสภานตบญญตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๖๐ หมวด ๘ การพจารณาใหบคคลดารงตาแหนงตามบทบญญตของรฐธรรมนญหรอกฎหมาย ขอ ๑๓๓ วรรคหนง ทบญญตวา “เพอประโยชนในการตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรม ทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนงใดตามบทบญญตของรฐธรรมนญหรอกฎหมาย คณะกรรมาธการสามญอาจเรยกเอกสารหรอพยานหลกฐานอนจาเปนจากบคคลใด หรอเรยกบคคลใดมาแถลงขอเทจจรง หรอแสดงความเหนไดตามท เหนสมควร” และ ขอ ๑๓๔ ทบญญตวา “การประชมคณะกรรมาธการสามญใหกระทาเปนการลบ โดยผทจะเขาฟงการประชมไดตองเปนผมสวนเกยวของกบการประชมและไดรบอนญาตจากคณะกรรมาธการสามญ” จากบทบญญตดงกลาว ประกอบกบแนวทางการดาเนนงานของคณะกรรมาธการ ทเกยวของของสานกกากบและตรวจสอบทผานมา เมอไดรบผลการตรวจสอบคณสมบต และลกษณะตองหามตามทกฎหมายกาหนด รวมถงผลการตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการเสนอชอทไดรบจากหนวยงาน และบคคลทเกยวของ หรอกรณการไดรบญตตจากสมาชกสภานตบญญตแหงชาต ซงขอมลดงกลาวถอเปนขอมลขาวสารซงประกอบดวย “ขอมลขาวสารสวนบคคล” ตามพระราชบญญตขอมลขาวสาร ของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ มาตรา ๔ ใหนยาม “ขอมลขาวสารสวนบคคล” หมายความวา ขอมลขาวสารเกยวกบสงเฉพาะตวของบคคล เชน การศกษา ฐานะการเงน ประวตสขภาพ ประวตอาชญากรรม หรอประวตการทางาน บรรดาทมชอของผนนหรอเลขหมาย รหส หรอสงบอกลกษณะอนททาใหรตวผนนได เชน ลายพมพนวมอ แผนบนทกลกษณะเสยงของคนหรอรปถาย และใหหมายความรวมถงขอมลขาวสารเกยวกบสงเฉพาะตวของผทถงแกกรรม แลวดวย” และขอมลขาวสารของราชการทมลกษณะอยางหนงอยางใดทหนวยงานของรฐ หรอเจาหนาทของรฐอาจมคาสงมใหเปดเผยกได หากเหนวาการเปดเผยจะทาใหการบงคบใชกฎหมายเสอมประสทธภาพ หรอมอาจสาเรจตามวตถประสงคได ไมวาจะเกยวกบการฟองคด การปองกน การปราบปราม การทดสอบ การตรวจสอบ หรอการรแหลงทมาของขอมลขาวสารหรอไมกตาม หรอเปนขอมลขาวสารของราชการทมกฎหมายคมครองมใหเปดเผย หรอขอมลขาวสารทมผใหมาโดยไมประสงคใหทางราชการนาไปเปดเผยตอผอน ตามมาตรา ๑๕ ประกอบกบมาตรา ๒๓ ทบญญตวา “หนวยงานของรฐตองปฏบตเกยวกบการจดระบบ ขอมลขาวสารสวนบคคลดงตอไปน (๕) จดระบบรกษาความปลอดภยใหแกระบบขอมลขาวสารสวนบคคลตามความเหมาะสม เพอปองกนมใหมการนาไปใชโดยไมเหมาะสมหรอเปนผลราย ตอเจาของขอมล” ดงนน ขอมลตาง ๆ ทไดรบจากบคคลและหนวยงานทเกยวของ สาหรบใชในการประชมคณะกรรมาธการเพอพจารณานน จงไดจดทาในรปแบบ “เอกสารลบ” ซงฝายเลขานการของคณะกรรมาธการทเกยวของจะตองปฏบตตามขนตอนการจดทาเอกสารลบเพอใชในการประชมคณะกรรมาธการตามลาดบ ดงน

การรบ – การสงเอกสารลบภายใน ของสานกกากบและตรวจสอบ

- ๒ -  

การรบ - การสงเอกสารลบภายในของสานกกากบและตรวจสอบ เมอมการตงคณะกรรมาธการตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรม ทางจรยธรรมของผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนงในองคกรตามรฐธรรมนญ และองคกรอนตามทกฎหมายบญญต และคณะกรรมาธการซกถามแลว จะมการสงหนงสอจากคณะกรรมาธการฯ ไปยงหนวยงานและบคคลทเกยวของเพอขอความอนเคราะหขอมลประกอบการพจารณาของคณะกรรมาธการฯ ซงหนงสอฉบบดงกลาวจะสงกลบมายงฝายเลขานการของคณะกรรมาธการทเกยวของ โดยหนงสอทสงกลบมายงฝายเลขานการฯ กลมงานบรหารทวไป สานกกากบ และตรวจสอบจะดาเนนการลงทะเบยนรบขอมลขาวสารลบทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และสมดทะเบยนลบของกลมงานบรหารทวไป (ทขล.๑) ซงเปนไปตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ และระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ โดยมขนตอนการปฏบต ดงน ๑. ขนตอนการตรวจสอบความถกตองของเอกสาร ๑.๑ กรณเอกสารไมถกตองจะแจงกลมงานผ รบผดชอบแลวแตกรณ เพอดาเนนการตดตอกลบไปยงเจาของเรองหรอหนวยงานทสงออกหนงสอเพอดาเนนการแกไขเอกสารใหถกตอง ๑.๒ หากเอกสารถกตองครบถวนเจาหนาทกลมงานบรหารทวไปจะดาเนนการตามขนตอนขอ ๒ ตอไป

- ๓ -  

ภาพแสดงแบบหนงสอภายนอก

 

- ๔ -  

ภาพแสดงแบบหนงสอภายใน

  

 

 

- ๕ -  

๒. ขนตอนการลงรบเอกสารทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การลงเลขทะเบยนหนงสอรบขอมลขาวสารลบ ในรปแบบของคณะกรรมาธการ ของสานกกากบและตรวจสอบ มดงน

ภาพแสดงการลงทะเบยนรบขอมลขาวสารลบผานทางระบบอเลกทรอนกส

๒.๑ การสรางหนงสอทะเบยนขอมลขาวสารลบ

ภาพแสดงขนตอนการสรางหนงสอทะเบยนขอมลขาวสารลบทางระบบอเลกทรอนกส

- ๖ -  

จะปรากฏเอกสารหนาตางทะเบยนรบขอมลขาวสารลบ

ภาพแสดงการกรอกรายละเอยดของทะเบยนขอมลขาวสารลบทางระบบอเลกทรอนกส

๒.๒ การลงทะเบยนรบหนงสอโดยกรอกรายละเอยด ดงน ๑) ทะเบยนหนงสอรบ วน เดอน พ.ศ. ใหลง วน เดอน ป ทลงทะเบยน ๒) เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ๓) ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ๔) ลงวนท ใหลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา ๕) จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๖) ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล ในกรณทไมมตาแหนง ๗) เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๘) อางถง (ถาม) ๙) สงทสงมาดวย (ถาม) ๑๐) หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๑๑) ความเรงดวน ระบความเรงดวนของหนงสอ ๑๒) ชนความลบ ระบชนความลบของหนงสอ เมอกรอกรายละเอยดของหนงสอถกตองครบถวนแลวใหทาการบนทกหนงสอฉบบดงกลาว ในกรณเปนเอกสารลบจะไมแนบเอกสารลงในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

- ๗ -  

๓. ขนตอนการประทบตรารบหนงสอ การประทบตราหนงสอจะประทบตราทมมบนดานขวาของหนงสอ ดงน ๓.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามลาดบทะเบยนหนงสอรบ ๓.๒ วนท ใหลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอ ๓.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

แบบตรารบหนงสอ

๔. ขนตอนการสงหนงสอขอมลขาวสารลบ สานกกากบและตรวจสอบ ไดแตงตง นายทะเบยนขอมลขาวสารลบ ผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบประจาของแตละกลมงาน เพอทาหนาทเปนนายทะเบยนในการรบหนงสอลบ ซงจะแบงออกเปน ๒ สวน คอ ๔.๑ การสงผานทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส กลมงานบรหารทวไป จะทาการสงใหกบนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ ผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ และกลมงานผรบผดชอบในเรองดงกลาว เพอใหเจาหนาทธรการประจากลมงานทาการรบเอกสารและดาเนนการในสวนทเกยวของตอไป

ภาพแสดงขนตอนการสงหนงสอทางระบบอเลกทรอนกส

(กลมงานบรหารทวไป) รบท......................../………………….วนท............../.............../…………… เวลา...............................................

สานกกากบและตรวจสอบ

เลอกก

ลมงา

นทจะ

ทากา

รสงห

นงสอ

- ๘ -  

๔.๒ การสงหนงสอทลงทะเบยนไปใหกลมงานทเกยวของดาเนนการตามขนตอน โดยใชสมดสงหนงสอหรอใหผรบหนงสอลงชอและ วน เดอน ป ทรบหนงสอไวเปนหลกฐาน ในทะเบยนหนงสอรบ (ทขล.๑)

ภาพแสดงสมดทะเบยนลบของกลมงานบรหารทวไป ๔.๓ การสงขอมลลบภายในบรเวณหนวยงานเดยวกนทกชนความลบ ตองใชใบปกขอมลขาวสารลบปดทบขอมลขาวสารลบ แบบใบปกขอมลขาวสารลบใหเปนไปตามทนายกรฐมนตรกาหนดโดยประกาศในราชกจจานเบกษา

ภาพแสดงแบบใบปกขอมลขาวสารลบ

 

ขนตอนการจดทาสาเนาเอกสารลบ ในการประชม

- ๙ -  

ขนตอนการจดทาสาเนาเอกสารลบในการประชม ๑. การจดทาสาเนาเอกสารลบเพอใชในการประชมคณะกรรมาธการ เมอไดรบเอกสารขอมลทเกยวของกบการตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนงในองคกรตามรฐธรรมนญและองคกรอนตามทกฎหมายกาหนด หรอญตตซกถามจากสมาชกสภานตบญญตแหงชาตแลว ฝายเลขานการจะดาเนนการ ดงน ๑.๑ เมอกลมงานทเกยวของกบคณะกรรมาธการ สานกกากบและตรวจสอบ ซงเปนหนวยธรการของคณะกรรมาธการ ไดรบแจงผานระบบอเลกทรอนกสจากกลมงานบรหารทวไป สานกกากบและตรวจสอบ แลวจะตองดาเนนการลงทะเบยนผานระบบอเลกทรอนกส พรอมทงลงรบและบนทกในสมดทะเบยนลบ (ทขล.๑) ของกลมงานนน ๆ และจดสงใหฝายเลขานการผรบผดชอบดาเนนการตอไป

ภาพแสดงการลงทะเบยนรบเอกสารลบผานทางระบบอเลกทรอนกส

ภาพแสดงสมดทะเบยนลบของกลมงานสรรหาและแตงตง

- ๑๐ -  

๑.๒ เจาหนาทผ รบผดชอบจะรวบรวมเอกสารลบเพอเขาสการพจารณาของคณะกรรมาธการ โดยมอบใหเจาพนกงานธรการของกลมงานทเกยวของกบคณะกรรมาธการจดทาเปนสาเนาเอกสารลบพรอมใชปกลบซงระบชอ – นามสกล และลาดบหมายเลขของกรรมาธการแตละคน ตามจานวนของกรรมาธการ และเจาหนาททเกยวของ เพอปดทบบนสาเนาเอกสารทไดจดทาขน ทงน สาเนาเอกสารลบคณะกรรมาธการจะใชพจารณาอยใน หองประชมเทานน

ภาพแสดงปกลบซงระบชอ – นามสกล และลาดบหมายเลขของกรรมาธการ

- ๑๑ -  

กรณกรรมาธการมความประสงคจะนาเอกสารลบออกนอกหองประชม ดงน ๑) กรณกรรมาธการตรวจสอบประวต ความประพฤต และพฤตกรรมทางจรยธรรมของบคคลผไดรบการเสนอชอใหดารงตาแหนงในองคกรตามรฐธรรมนญและองคกรอนตามทกฎหมายบญญตมความประสงคจะนาเอกสารลบดงกลาวออกจากหองประชมเพอนาไปพจารณาศกษา กรรมาธการผนนจะตองขออนญาตประธานคณะกรรมาธการกอน และเมอประธานคณะกรรมาธการอนญาตแลว ฝายเลขานการจะขอใหกรรมาธการทขอนาเอกสารลบออกนอกหองประชมคณะกรรมาธการลงลายมอชอในแบบหลกฐานการนาสาเนาเอกสารลบของคณะกรรมาธการออกนอกหองประชมคณะกรรมาธการ เพอเปนหลกฐานสาหรบการนาสาเนาเอกสารลบออกนอกหองประชม และเพอเปนการปองกนสาเนาเอกสารลบสญหาย

ภาพแสดงหลกฐานการนาสาเนาเอกสารลบของคณะกรรมาธการ ออกนอกหองประชมคณะกรรมาธการ

- ๑๒ -  

๒) กรณมกรรมาธการซกถาม มความประสงคจะนาเอกสารลบออกนอก หองประชมจะดาเนนการบรรจเอกสารลบในซองสนาตาล (๒ ชน) ซองชนใน ใหจาหนาซองชอกรรมาธการซกถาม (สงแบบ By hand) โดยแสดงชนความลบ ๒ แหงคอ กงกลางซองสวนบนดานหนา และกงกลางซอง ณ บรเวณรอยปดผนกดานหลง และใหนายทะเบยนหรอ ผชวยนายทะเบยน ลงลายมอชอกากบบรเวณรอยปดผนกดานซาย และดานขวาของเครองหมายแสดงชนความลบ จากนนใชเทปกาวใสปดทบตามแนวผนกซอง ทบลายมอชอ และเครองหมายแสดงชนความลบดวย และนาซองชนในทปดผนกแลว บรรจลงในซองชนนอก แลวปดผนกซองตามปกตซองชนนอกใหจาหนาซองระบขอความเดยวกบซองชนในแตไมตองมเครองหมายแสดงชนความลบใด ๆ แลวนาสงแบบ By hand พรอมใบตอบรบ ใหกรรมาธการเซนรบในใบตอบรบเพอเกบไวเปนหลกฐาน

หลกฐานการนาสาเนาเอกสารลบของคณะกรรมาธการ ออกนอกหองประชมคณะกรรมาธการ (กรณคณะกรรมาธการซกถาม)

ภาพแสดงหลกฐานการรบสาเนาเอกสารลบ (กรณคณะกรรมาธการซกถาม)

ในเวลาตอมา เมอกรรมาธการสงสาเนาเอกสารลบนนคนแกฝายเลขานการ โดยเจาหนาทผรบผดชอบเรยบรอยแลว เจาหนาทจะสงมอบใบรบคนสาเนาเอกสารลบพรอมลงชอรบคนสาเนาเอกสารลบเพอเปนหลกฐานในการรบคนใหแกกรรมาธการ หรอกรณกรรมาธการซกถามใหกรรมาธการลงลายมอชอในแบบหลกฐานการสงคนเอกสาร และวน เดอน ป ทคนสาเนาเอกสารลบ

ภาพแสดงหลกฐานการรบคนสาเนาเอกสารลบ

- ๑๓ -  

 

ภาพแสดงหลกฐานการสงคนสาเนาเอกสารลบ

หลกฐานการนาสาเนาเอกสารลบของคณะกรรมาธการ ออกนอกหองประชมคณะกรรมาธการ (กรณคณะกรรมาธการซกถาม)

ภาพแสดงหลกฐานการสงคนสาเนาเอกสารลบ (กรณคณะกรรมาธการซกถาม) ๑.๓ เมอคณะกรรมาธการทเกยวของไดดาเนนการพจารณาขอมล ขอเทจจรง และเอกสารลบจากหนวยงานทเกยวของแลวเสรจ คณะกรรมาธการตองดาเนนการรวมรวมขอมล ขอเทจจรง และพยานหลกฐานอนจาเปนสาหรบตาแหนงนนเปนกรณ ๆ ไป เพอเสนอตอประธานสภานตบญญตแหงชาต และเมอประธานสภานตบญญตแหงชาตนาเรองดงกลาวบรรจระเบยบวาระการประชมเพอเสนอใหสภานตบญญตแหงชาตพจารณา ฝายเลขานการ จะจดทาสาเนารายงานลบของคณะกรรมาธการตามจานวนสมาชกเทาทมอยในทประชม สภานตบญญตแหงชาต เพอแจกใหสมาชกสภานตบญญตแหงชาตในทประชมสภา

- ๑๔ -  

๒. การจดทาสาเนาเอกสารลบเพอใชในหองประชมสภา ๒.๑ นารายงานลบของคณะกรรมาธการไปจดทาสาเนา โดยจดพมพลงในกระดาษทกาหนดไว กลาวคอ กระดาษทประทบคาวา “ลบ” ดวยหมกสแดงทหวกระดาษ และทายกระดาษบรเวณกงกลาง และพมพขอความลายนาวา “สาเนาเอกสารลบ ใชเฉพาะ ในหองประชมสภาฯ” ดวยหมกสแดงพาดขวางกลางหนากระดาษ

ภาพแสดงกระดาษสาหรบจดทาสาเนาเอกสารลบ

- ๑๕ -  

๒.๒ เมอจดพมพเสรจแลวจะตองตรวจสอบความถกตองของเอกสารทกหนา และนาใบปกขอมลขาวสารลบทระบคาวา “ใชปดทบขอมลขาวสารลบ” โดยจดพมพหมายเลขจานวนสมาชกสภานตบญญตแหงชาตดานบนขวามอของปกลบแตละชด ตงแตลาดบชดท ๐๐๑ – ลาดบชดสดทายของจานวนสมาชก และนาใบปกขอมลขาวสารลบดงกลาวไปปดทบสาเนารายงานลบทกเลมและเยบรปเลม

ภาพแสดงแบบใบปกขอมลขาวสารลบ

- ๑๖ -  

๒.๓ นาสาเนารายงานลบดงกลาวมาประทบลาดบชดของเอกสารทกหนา ใหตรงกบหมายเลขลาดบชดทระบไวบนใบปกขอมลขาวสารลบนน ๆ ๒.๔ จดทา “ใบรบสาเนารายงานลบ” สาหรบใหสมาชกลงชอรบสาเนา เอกสารลบในหองประชมสภา และ “ใบรบคนสาเนารายงานลบ” สาหรบใหสมาชกสงคนเอกสารลบเมอใชพจารณาในหองประชมเสรจแลว เพอปองกนสาเนารายงานลบสญหายหลงจากการประชมสภา

ภาพแสดงใบรบสาเนารายงานลบ

ภาพแสดงใบรบคนสาเนารายงานลบ

ขนตอนการเกบรกษาขอมลขาวสารลบ ของคณะกรรมาธการ

- ๑๗ -  

ขนตอนการเกบรกษาขอมลขาวสารลบของคณะกรรมาธการ เมอสานกกากบและตรวจสอบไดจดทาขอมลขาวสาร หรอไดรบขอมลขาวสารลบจากบคคลหรอสวนราชการ ซงเจาหนาทเกยวของจะตองจดทาสาเนาเพอใชประกอบการพจารณาในการประชมของคณะกรรมาธการตามทกลาวมาแลวขางตน โดยเจาหนาทผ รบผดชอบ ทเกยวของกบเรองนน ๆ จะตองดาเนนการเกยวกบตนฉบบของเอกสาร ดงน ๑. การเกบรกษาระหวางปฏบต เมอเจาหนาทผรบผดชอบไดรบเอกสารขอมลขาวสารลบจะดาเนนการ ดงน ๑.๑ รกษาขอมลขาวสารลบไวในทปลอดภย และดแลรกษาไมใหรวไหล ไมทงขอมลขาวสารลบไวบนโตะทางาน หรอทงไวไมมผดแลหากจาเปนใหเกบไวในลนชก ปดกญแจใหเรยบรอย

ภาพแสดงโตะทางานมลนชกพรอมกญแจลอก ๑.๒ ขอมลขาวสารลบทอยในเครองคอมพวเตอร ตองกาหนดรหสผาน เพอปองกนการเขาถงจากบคคลอน ๒. การเกบรกษาเมอปฏบตเสรจแลว เนองจากขอมลขาวสารลบของคณะกรรมาธการทอยในความรบผดชอบของ สานกกากบและตรวจสอบโดยสวนใหญจะเปนเอกสารซงสานกงานเลขาธการวฒสภากาหนด ใหเปนเอกสารสาคญทางประวตศาสตรจะตองเกบตลอดไป และเปนเอกสารทจาเปนจะตองใช ในการตรวจสอบเปนประจาไมสะดวกในการสงไปเกบยงหอจดหมายเหตวฒสภา กลมงานหองสมดและพพธภณฑ สานกวชาการ ดงนนสานกกากบและตรวจสอบจงมแนวทางปฏบต ในการเกบรกษาขอมลขาวสารลบ ดงน ๒.๑ กาหนดผรบผดชอบในการเกบรกษา ๒.๒ ขอมลขาวสารลบทมสภาพเปนเอกสารหรอคลายเอกสาร ใหเจาหนาทผ รบผดชอบควบคมดแลเกบขอมลขาวสารลบแยกเปนเฉพาะเรองหมวดหมใหชดเจนไว ในตเกบเอกสารลบ

- ๑๘ -  

๒.๓ จดทาบญชรายการระบชอขอมลขาวสารตามหมวดหมทจดเกบเพอใชสาหรบในการตรวจสอบเอกสารและหากจาเปนตองนาขอมลขาวสารมาใชสบคนขอมลจะมบญชลงชอ วน – เวลา การนาไปใชและสงคนดวย

ภาพแสดงบญชแสดงรายการขอมลขาวสารตามหมวดหม

- ๑๙ -  

๒.๔ ต เกบขอมลเอกสารลบเปนต เหลก และปดลอกดวยกญแจท มนคง โดยลกกญแจตเกบขอมลขาวสารลบทกตจะรวมไวในทเดยวกนและเกบไวสถานททเหมาะสม ซงอยในความดแลของเจาหนาททรบผดชอบหรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ

ภาพแสดงตเหลกแบบมกญแจลอก

๒.๕ หามเกบขอมลขาวสารลบไวบนโตะทางาน หรอในลนชกโตะทางานหรอทอนซงอาจจะเปนการเสยงตอการรกษาความปลอดภย เวนแตเปนการเกบชวคราวในระหวางการปฏบตงานประจาวน

- ๒๐ -  

๒.๖ ตเกบขอมลขาวสารลบจะเกบไวในหองทมดชด และเหมาะสมมกญแจ ปดลอกทมนคง

ภาพแสดงหองเกบเอกสารแบบมกญแจลอก

การทาลายสาเนารายงานลบ ภายหลงจากทประชมสภาพจารณาเสรจแลว

- ๒๑ -  

การทาลายสาเนารายงานลบภายหลงจากทประชมสภาพจารณาเสรจแลว เมอสภานตบญญตแหงชาตพจารณาสาเนารายงานลบของคณะกรรมาธการเสรจแลว สานกการประชมจะนาสาเนารายงานลบสงคนกลบมายงกลมงานของสานกกากบและตรวจสอบ (ฝายเลขานการของคณะกรรมาธการ) โดยแบงขนตอนการทาลายสาเนาเอกสารลบออกเปน ๓ ขนตอน ดงน ๑. ขนตอนกอนการทาลายสาเนาเอกสารลบ ๑.๒ จดทาบนทกเสนอเลขาธการวฒสภา แตงตงคณะกรรมการทาลายเอกสารลบของคณะกรรมาธการ (ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ขอ ๔๖ วรรคสาม กาหนดวา “ในการสงทาลายขอมลขาวสารลบ ใหหวหนาหนวยงานของรฐแตงตงคณะกรรมการทาลายขอมลขาวสารลบขนคณะหนง ประกอบดวย นายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนประธานกรรมการและเจาหนาททเกยวของอกไมนอยกวาสองคนเปนกรรมการ...”) ในทางปฏบตการตงคณะกรรมการทาลายเอกสารลบ จะประกอบดวย ๑) ผบงคบบญชากลมงานเจาของเรอง ในฐานะนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนประธานกรรมการ ๒) ผบงคบบญชากลมงานบรหารทวไป ในฐานะนายทะเบยนขอมลขาวสารลบของกลมงานบรหารทวไป เปนกรรมการ ๓) นตกรหรอวทยากรของกลมงาน ซงไดรบมอบหมายใหทาหนาทผชวยเลขานการประจาคณะกรรมาธการนน ๆ เปนกรรมการ ๔) เจาพนกงานธรการกลมงาน ซงไดรบมอบหมายใหทาหนาทธรการ ประจาคณะนน ๆ เปนกรรมการ ทงน ในการขอตงคณะกรรมการทาลายเอกสารลบ จะเสนอวธการทาลายเอกสารใหเลขาธการวฒสภาเหนชอบดวย (ตามระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗ ไดกาหนดวธการทาลายเอกสารลบไวในขอ ๓๖.๙ ประกอบ ขอ ๓๕.๑๐.๓ วา “การทาลายตามขอ ๓๕.๑๐.๑ และ ๓๕.๑๐.๒ ใหใชวธเผาแลวขยขเถาใหเปนผงหรอดวยวธแปรรปอยางอน ๆ จนไมสามารถทราบความลบในซากเอกสารนนได”) ซงโดยสวนใหญจะเสนอวธการทาลายเอกสารลบ โดยการใชเครองทาลายเอกสาร เวนแตกรณทมสาเนารายงานลบจานวนมากจะใชวธการทาลายเอกสารลบโดยการตมเอกสาร ๑.๒ เมอเลขาธการวฒสภาเหนชอบใหตงคณะกรรมการทาลายเอกสารผชวยเลขานการประจาคณะ จะทาบนทกเรยนประธานคณะกรรมาธการนน ๆ เพอแจงใหประธานคณะเปนผกากบการทาลายสาเนารายงานลบ (ตามขอบงคบการประชมสภานตบญญตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๖๐ ขอ ๑๓๙ กาหนดวา “เมอทประชมสภาไดพจารณารายงานเสรจแลว ใหสมาชกสงคนสาเนารายงานลบของคณะกรรมาธการสามญตอเลขาธการในทประชมสภา เพอนาไปทาลายตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ตอไป โดยใหประธานคณะกรรมาธการสามญหรอผทประธานคณะกรรมาธการสามญมอบหมาย เปนผกากบในการทาลายนน”) ในทางปฏบตทผานมา ประธานคณะกรรมาธการจะมอบหมายใหผอานวยการสานกกากบและตรวจสอบเปนผทาหนาทแทนประธานคณะกรรมาธการ ในการเปนผกากบการทาลายเอกสารลบ

- ๒๒ -  

๑.๓ กรณทประธานคณะมอบหมายใหผอานวยการสานกกากบและตรวจสอบเปนผกากบการทาลายเอกสารลบ กลมงานเจาของเรองจะทาบนทกเรยนผอานวยการ สานกกากบและตรวจสอบ แจงเรองการมอบหมายของประธานคณะกรรมาธการ และแจงกาหนดวนทาลายเอกสาร ๒. ขนตอนระหวางการทาลายเอกสารลบ การทาลายสาเนารายงานลบของคณะกรรมาธการโดยวธการใชเครองยอยกระดาษ โดยจะทาลาย ณ หองสานกกากบและตรวจสอบ และหากกรณทสาเนาเอกสารลบจานวนมากไมสามารถใชเครองยอยกระดาษไดจะมการทาลายเอกสาร โดยใชวธการตม จนสาเนาเอกสารละลาย ซงถอวาเปนวธทาลายเอกสารลบโดยการแปรรปเปนอยางอน จนไมสามารถทราบความลบในซากเอกสารนนได ตามระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗ ขอ ๓๕.๑๐.๓ โดยใหบรษท บรพาอตสาหกรรม จากด ทเคยดาเนนการเกยวกบการทาลายเอกสารลบของสานกงานเลขาธการวฒสภาเปนผดาเนนการภายใตการกากบดแลของคณะกรรมการ ๓. ขนตอนหลงการทาลายเอกสารลบ ๓.๑ เมอคณะกรรมการทาลายเอกสารลบเสรจแลว จะจดแจงการทาลายไว ในทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบและจดทาใบรบรองการทาลายขอมลขาวสารลบ (ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ขอ ๔๖ วรรคสาม กาหนดวา “เมอคณะกรรมการไดทาลายขอมลขาวสารลบเสรจแลว ใหจดแจงการทาลายไว ในทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบและจดทาใบรบรองการทาลายขอมลขาวสารลบดวย ใบรบรองการทาลายใหเกบรกษาไวเปนหลกฐานไมนอยกวาหนงป”)

ภาพแสดงทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบ (ทขล.๓)

- ๒๓ -  

๓.๒ จดทาบนทกกราบเรยนประธานสภานตบญญตแหงชาต และเรยนประธานคณะกรรมาธการ เพอรายงานผลการทาลายสาเนาเอกสารลบ ตามทคณะกรรมการทาลายขอมลขาวสารลบ ไดดาเนนการทาลายเอกสารลบ ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗ ขอ ๓๕.๑๐.๓ พรอมแนบเอกสาร ใบรบรองการทาลายสาเนาเอกสารลบ ทใชประกอบการพจารณาของสมาชกสภานตบญญตแหงชาต และหนงสอบรษทบรพาอตสาหกรรม จากด เรองการทาลายเอกสารลบเรยบรอยแลวพรอมภาพถายการดาเนนการดงกลาว

- ๒๔ -  

ภาพแสดงการทาลายเอกสารลบ โดยวธการใชเครองยอยกระดาษ

- ๒๕ -  

ภาพแสดงการขนยายสาเนาเอกสารลบไปทาลาย โดยวธการตมจนสาเนาเอกสารละลาย

- ๒๖ -  

บทสรป การจดการความรของสานกกากบและตรวจสอบเปนกจกรรมทไดมงเนนความร ซงบคลากรตองใชในการปฏบตงาน นามาปรบปรงกระบวนการ และการบรการ รวมถง การพฒนาทางเลอกใหม ๆ ซงเพมคณคาใหกบผ รบบรการ ผมสวนไดเสย และองคกร โดยตระหนกวา การจดการความร (KM) เปนเครองมอในการรวบรวมองคความรท อย ในตวบคคลหรอเอกสาร นามาพฒนาปรบปรงใหเปนระบบ เพอใหทกคนสามารถเขาถงความร และพฒนาตนเองใหเปน “ผร” โดยมการแลกเปลยนความรและประสบการณในการทางาน ในรปแบบการระดมความคดเหน (Brainstorm) รวมถงการไดรวบรวมกฎหมายและระเบยบ ทเกยวของกบกระบวนการจดทาขอมลเอกสารลบของคณะกรรมาธการในความรบผดชอบ ของสานกกากบและตรวจสอบ ซงภายหลงการจดทากจกรรมจดการความรดงกลาวแลว พบวา มปญหาอปสรรคท เกดข นจากการปฏบตงาน คณะทางานการจดการความร ของสานกกากบและตรวจสอบ จงไดรวบรวมประเดนปญหาพรอมเสนอแนวทางแกไข ดงน ๑. การนาสาเนาขอมลเอกสารลบออกจากหองประชมคณะกรรมาธการ โดยทการดาเนนการของคณะกรรมาธการทเกยวของของสานกกากบและตรวจสอบทผานมานน พบวา ในขนตอนของการขอนาสาเนาเอกสารลบออกนอกหองประชมคณะกรรมาธการมรปแบบทตางกน ขนอยกบการพจารณาของคณะกรรมาธการแตละคณะวาจะดาเนนการเชนใด ดงน คณะทางานจดการความรจงเหนวา ควรมการจดทาแนวทาง การปฏบตในการนาสาเนาขอมลเอกสารลบออกจากหองประชมคณะกรรมาธการใหมรปแบบ และขนตอนเดยวกนทกคณะ โดยแนวทางดงกลาวตองสอดคลองกบกฎหมายและระเบยบ ทเกยวของ ๒. การทาลายสาเนาเอกสารลบของคณะกรรมาธการ โดยทการดาเนนการของคณะกรรมาธการทเกยวของของสานกกากบและตรวจสอบทผานมานน พบวา มสาเนาเอกสารลบทตองทาลายจานวนเพมมากขน ในขณะทสานกงานเลขาธการวฒสภา ในฐานะฝายเลขานการของคณะกรรมาธการยงไมมเครองทาลายเอกสารขนาดใหญ ทมประสทธภาพเพยงพอในการทาลาย โดยปจจบนเครองทาลายเอกสาร ทใชอยเปนเครองขนาดเลก ทาใหตองใชเวลานานในการทาลายเอกสาร และการทาลายเอกสารลบน ยงทาใหเกดมลพษทางอากาศอนอาจสงผลตอสขภาพของเจาหนาท ทงน ฝายเลขานการไดมการดาเนนการวาจางผประกอบการเอกชนเพอทาลายเอกสารดวยวธการนาสาเนาเอกสารลบไปตมเพอใหยอยสลาย โดยมขอจากดในการทาลาย อาท จานวนเอกสารของสาเนาเอกสารลบตองมจานวนมากพอผประกอบการจงรบไปทาลายได รวมถง การขนยายสาเนาเอกสารลบไปยงสถานทของผประกอบการ ซงตองเพมขนตอนการทางานใหกบเจาหนาทในการควบคมเอกสารลบ ประกอบกบการดาเนนการทผานมาไดรวมไปกบสาเนาเอกสารลบกรณถอดถอนบคคลออกจากตาแหนงซงมจานวนมาก ผประกอบการจงรบไปดาเนนการให แตปจจบนไมมภารกจงานดานการถอดถอนบคคลออกจากตาแหนงแลว คณะทางานจดการความร จงเหนวา ควรมการจดซอเครองทาลายสาเนาเอกสารลบขนาดใหญท มประสทธภาพ และมมาตรฐานไวใหบรการทศนยขอมลขาวสารของราชการ สานกงานเลขาธการวฒสภา เพอใหทกสานกไดใชทาลายเอกสารลบรวมกน

-------------------------------------------------

- ๒๗ -

เอกสารอางอง

- พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐

- ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔

- ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๒

- ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗

- ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแกไขเพมเตม (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

- ขอบงคบการประชมสภานตบญญตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๖๐

------------------------------------------------