Работа системы электронного документооборота

2

Внедрение системы электронного документооборота

С апреля 2011 года в исполнительных органах Винницкого городского совета внедрена система электронного документооборота. Подключены 34 исполнительных органа, 16 коммунальных предприятий, 780 пользователей.

- Входная документация;

- Поручения и распоряжения руководства

- Выходная документация;

В системе обрабатывается:

3

Docsvision

Система электронного документооборота Винницкого городского совета построена на базе программного продукта компании «Docsvision», одного из лидеров разработки СЭД на территории СНГ.

Причины выбора программного продукта:

Более 1000 успешных внедрений системы

Широкий спектр применения

универсальность настройки

Соответствие ISO 9001

4

Реализация электронного архива

Система обеспечивает реализацию электронного архива:

решение городского совета;

решение исполнительного комитета;

распоряжения мэра города

5

Поиск документов

DocsVision позволяет проводить оперативный поиск документов по реквизитам и ключевым словам:

6

Работа системы электронного документооборота

Регистрация документов во всех исполнительных органах городского совета проводится исключительно в системе документооборота с сохранением всех сканкопий документов.

7

Зарегистрированный документ в кратчайшие сроки поступает конечном исполнителю на обработку.

Работа системы электронного документооборота

8

Обмен информацией между исполнительными органами

Между департаментами и отделами городского совета обмен информацией производится через систему электронного документооборота с подкреплением электронных вариантов документов.

9

Дерево резолюции

Исполнители могут пересмотреть полное дерево резолюции, ответы, прикрепленные документы, состояние выполнения поручения.

10

Выполнение поручений

Система автоматически рассылает задания исполнителям в соответствии с поставленной руководителем резолюцией. Исполнитель может быстро ориентироваться в своих задачах, благодаря цветной подсветке.

11

Контроль исполнения поручений

В случае неполной обработки поручения исполнителем руководитель может возвратить поручение на доработку, при этом срок выполнения остается прежним.

12

Контроль исполнительской дисциплины и отчетность

Система позволяет осуществлять контроль за выполнением поручений и формировать отчеты по различным параметрам

13

Усовершенствование системы электронного документооборотаС целью оптимизации процесса согласования руководством городского совета проектов распоряжений мэра города, принято решение относительно осуществления данного процесса с помощью системы электронного документооборота.

14

Письмо с уведомлением, о необходимости визирования нового документа, указанием его реквизитов и подкрепленными файлами документов приходит на электронную почту. Завизировать документ или внести замечания можно нажав соответствующую кнопку.

Согласования проектов нормативных документов

15

Завизирован всеми участниками проект документа распечатывается для подписи мэром города. После подписания документ регистрируется как распоряжение мэра, публикуется на внутреннем и внешнем сайтах, рассылается для ознакомления и ставится на контроль с помощью системы электронного документооборота.

Согласования проектов нормативных документов

16

Обучение работниковСотрудниками департамента информационных технологий подготовлены учебные материалы и проведен ряд лекций по пользованию системой электронного документооборота для руководителей исполнительных органов городского совета и работников, привлеченных к работе с системой.

17

Результаты внедрения системы

За время работы системы Docsvision удалось:

Усилить контроль исполнительской дисциплины;

Увеличить скорость обработки документов;

Оптимизировать имеющиеся алгоритмы обработки документов;

Повысить уровень владения современными информационными технологиями.

Повысить оперативность поиска необходимых документов;

18

Планы на будущее

Работа системы электронного документооборота постоянно усовершенствуется и оптимизируется. В частности запланировано:- обеспечить согласование руководством городского совета проектов решений исполнительного комитета и решений городского совета через систему электронного документооборота;- запустить мобильную версию для руководства городского совета.

Спасибо за внимание!