Ведущий: Вадим Куценко

ЭФФЕКТИВНЫЕСОВЕЩАНИЯ

2

Совещание

вид управленческой деятельности, когдаопределенное количество участниковсобирается в заранее определенномместев обусловленное время для передачи иполучения указаний и инструкций, обмена информацией, поиска решений

3

Совещание = инструмент управления

ЭФФЕКТИВНОСТЬ(Return On Time)

ЭФФЕКТИВНОСТЬ

РЕЗУЛЬТАТ(достижение цели)

РЕСУРСЫ

=

4

Совещание

ЭФФЕКТИВНОСТЬ(Return On Time)

ЭФФЕКТИВНОСТЬ

РЕЗУЛЬТАТ(достижение цели)

РЕСУРСЫ

=

Достигнуты все цели, и при этом ни одна минута

не потрачена напрасно

5

Расчет потерь(В 2017 г. мы работаем 1 973 часа)

Средние значения

% временина совещаниях

Часовв год

30 592

6

Расчет потерь(В 2017 г. мы работаем 1 973 часа)

Средние значения

% временина совещаниях

Часовв год

Эффективность Потерянныечасы в год

30 592 60% 237

7

Расчет потерь(В 2017 г. мы работаем 1 973 часа)

Средние значения

% временина совещаниях

Часовв год

Эффективность Потерянныечасы в год

30 592 60% 237

2370Всего

8

ЗадачаВам нужно пересмотреть схему предоставленияотсрочек платежа (снизить оборачиваемостьдебиторской задолженности). Вы полагаете, что имеет смысл для разныхкатегорий клиентов внести разные изменения. У Вас нет четкогопонимания, какие именно клиенты на каких территориях «оттягивают» средства и где именно компания теряет. Вам нужно собрать информацию от ответственных сотрудников.

Решение:Запрос по электронной почте с четко заданной структурой. Возможно споследующей рассылкой обобщенного результата.

Аргументы:Дать время обдумать, подготовить информацию. Экономить общее время. Излагать по очереди такую информацию на совещании долго.

9

ЗадачаВам нужно пересмотреть схему предоставленияотсрочек платежа (снизить оборачиваемостьдебиторской задолженности). Вы полагаете, что имеет смысл для разныхкатегорий клиентов внести разные изменения. У Вас нет четкогопонимания, какие именно клиенты на каких территориях «оттягивают» средства и где именно компания теряет. Вам нужно собрать информацию от ответственных сотрудников.

Решение:Запрос по электронной почте с четко заданной структурой. Возможно споследующей рассылкой обобщенного результата.

10

ЗадачаВам нужно пересмотреть схему предоставленияотсрочек платежа (снизить оборачиваемостьдебиторской задолженности). Вы полагаете, что имеет смысл для разныхкатегорий клиентов внести разные изменения. У Вас нет четкогопонимания, какие именно клиенты на каких территориях «оттягивают» средства и где именно компания теряет. Вам нужно собрать информацию от ответственных сотрудников.

Решение:Запрос по электронной почте с четко заданной структурой. Возможно споследующей рассылкой обобщенного результата.

Аргументы:Дать время обдумать, подготовить информацию. Экономить общее время. Излагать по очереди такую информацию на совещании долго.

11

Альтернативные инструменты

Авторитарно принятьрешение и сообщить

всем заинтересованнымлицам

(не обсуждать)

Побеседовать со всемизаинтересованными лицами

«один на один»

Организоватьвзаимодействие поэлектронной почте

12

Когда не стоит проводить совещание:

Беседа «один на один»:

Когда необходимо снизить сопротивление, подготовить потенциально «несогласных» коглашению решения

Когда дается ОС. Корректирующая ОС дается персонально, без присутствия третьих лиц

Когда рассматривается потенциально конфликтный вопрос

Взаимодействие по электронной почте

Когда необходимо дать время обдумать, подготовить информацию

Для того, чтобы экономить общее время. Излагать по очереди информацию насовещании долго

Когда эффективнее дать каждому возможность выполнить задачу, когда удобно

Когда работа идет с большим объемом информации

Авторитарно принять решение

Когда дискуссия зашла в «тупик»

Когда вопрос не столь важен. Нужно, чтобы руководитель принялрешение в формате «будет так»

Когда у сотрудников не хватает компетенции

13

Цели и виды совещаний

Цели совещаний Виды совещаний

Передача указаний,инструкций

Обмен информацией, принятие решений без

обсуждения

Поиск наилучшегорешения в кратчайшие

сроки

Инструктивное

Оперативное

Проблемное

14

Отличия между видами совещаний

ОПЕРАТИВНОЕ ПРОБЛЕМНОЕ

Цель Создание единогоинформационного поля. Принятие решений безобсуждения

Оптимальное решение проблемы вкратчайшие сроки

Движениеинформации

Снизу – вверх, горизонтально Горизонтально, снизу - вверх

Периодичность Регулярно По необходимости

Состав Владельцы ключевойинформации (преимущественнопостоянный)

Эксперты и генераторы идей

Роль ведущего Управляет, уточняет, задаетвопросы, выделяет проблемныеобласти

Контролирует регламент, организуетпоиск вариантов решения и их оценку

Роль участников Поставляют качественнуюинформацию, слушают другдруга

Предлагают идеи, слушают идеи другдруга, оценивают по критериям

Другие особенностиособенности

Критично – качество подготовкиучастников

Критично – подбор участникови соблюдение процедуры

15

АЛГОРИТМ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ ПО ПРОБЛЕМЕ, ВОЗНИКШЕЙ В ХОДЕ СОВЕЩАНИЯ

Если в ходе совещания возникла проблема, которой нет вповестке (Agenda),проверьте:

Проблема ВАЖНАЯ?

Проблема СРОЧНАЯ?

Касается ВСЕХ присутствующих?

Есть ПОЛНАЯ информация?

16

Структура эффективного совещания

КАКИЕ ВОПРОСЫ СЕБЕ ЗАДАТЬ? Какие задачи я должен решить? Каких целей достичь?

Будет ли совещание подходящим инструментом?

ЧТО ДЕЛАЕМ?1. Ставим четкие цели (нет цели – нет эффективности)

2. Определяем вид совещания

3. Планируем процедуру работы на совещании

4. Составляем повестку и расписание совещания (инструмент Agenda)

5. Определяем участников

6. Определяем, что должно быть сделано участниками для подготовки

7. Определяем, какая информация нужна к совещанию и кто ее подготовит

8. Приглашаем участников (разослать Agenda и формат подготовки/информационный запрос)

9. Организуем техническую подготовку (комната, раздаточный материал и т.д.)

10. Готовим свое выступление

1 этап - ПОДГОТОВКА

17

Структура эффективного совещания

ЧТО ДЕЛАЕМ?1. Начинаем вовремя

2. Договариваемся о правилах (инструмент «Правила»)

3. Определяем роли (инструмент «Роли»)

4. Следуем повестке и расписанию

5. Соблюдаем выбранный формат совещания

6. Записываем возникающие вопросы/проблемы

(инструмент «Парковка»)

7. Взаимодействуем в соответствии с установленными правилами

8. Ведем протокол

9. Фиксируем «Что? Кто? Когда?» для принятых решений

10. Четко подводим итоги

11. Поддерживаем конструктивную и позитивную атмосферу

2 этап - ПРОВЕДЕНИЕ

18

Структура эффективного совещания

ЧТО ДЕЛАЕМ?1. Оцениваем проведенное совещание для дальнейшего повышения

его эффективности

2. Рассылаем протокол совещания(инструмент Minutes)

3. Выполняем решения

3 этап - ДЕЙСТВИЯ ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ

19

Инструмент Повестка (Agenda)

Инструмент управления содержаниемсовещания для достижения целей

Дата _________

Тема

Цель

Результат

Время старта

Время завершения

Место

Вид совещания

Ведущий

Участники

20

Инструмент Повестка (Agenda)

Ведущему повесткапозволяет

Участникам повесткадает возможность

Спланировать процедурусовещания

Продумать «тайминг» совещания –понять, сколько временинеобходимо

Расставить задачи для подготовки иничего не упустить

Во время совещанияконтролироватьего ходи время

Подготовиться

«Видеть свет в конце тоннеля» –понимать, сколько времени будетдлиться совещание

Понимать, как будет происходитьсовещание

Видеть, к каким результатамнеобходимо прийти

Понимать, что именно ожидается отучастников в ходе совещания

21

Инструмент Повестка (Agenda)

Когда Вы разрабатываете Agenda - Вы мысленно как бы проводитесовещание. При этом Ваш мозг приобретает опыт егопроведения.

Это снижает уровень стресса и улучшает результат

22

Инструмент Повестка (Agenda)

Когда Вы разрабатываете Agenda - Вы мысленно как бы проводитесовещание. При этом Ваш мозг приобретает опыт егопроведения.

Это снижает уровень стресса и улучшает результат

23

Инструмент «Правила»

Инструмент управления взаимодействием людей

Рекомендуемые правила, которые помогут проводить совещаниябыстрее и поддерживать позитивную атмосферу:

Правило одного микрофона – говорим по очереди

Управление временем. Следуем повестке

Выключенные мобильные телефоны (компьютеры)

Говорим по делу

Правило одного микрофона – говорим по очереди

Управление временем. Следуем повестке

Выключенные мобильные телефоны (компьютеры)

Говорим по делу

24

Инструмент «Правила»

1. Правила помогут проводить совещания быстрее иподдерживать позитивную атмосферу.

2. Важно объявить правила в самом начале совещания идобиться согласия с ними всех участников.

3. Лучше если они остаются перед глазами в течение всегосовещания.

25

Инструмент «Правила»

1. Правила помогут проводить совещания быстрее иподдерживать позитивную атмосферу.

2. Важно объявить правила в самом начале совещания идобиться согласия с ними всех участников.

3. Лучше если они остаются перед глазами в течение всегосовещания.

26

Инструмент «Роли»

Инструмент управления взаимодействием, временем ирезультатом

Лидер Ведущий Контролервремени

Ведущийзаписи

Участник

27

Инструмент «Парковка»

Подготовьте лист флипчарта с заголовком «Парковка»

Расскажите на старте, что такое парковка и зачем она нам нужна

Повесьте лист «Парковка» на видное место

Если возникает вопрос, ответ на которыйне включен в agenda и который выне будете разбирать прямо сейчас, запишите его на стикер

Поместите стикер на лист «Парковка»

В конце совещания обратитесь к «Парковке», озвучьте вопросы, поблагодарите участников за них, прокомментируйте, как икогда они получат ответы

28

Проблемное совещание

ОСНОВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ГРУППОВОГО ПОИСКА РЕШЕНИЯ:

Группа может создать более детальное описание самой проблемы

Группа может выработать большее количество альтернатив

Группа способна посмотреть на проблему с разных сторон

Группа может «поместить» проблему и возможные решения вболее широкий организационный контекст

В результате группового поиска повышается вовлеченность ичувство ответственности за решение

Повышается готовность участников реализовывать решение

29

Проблемное совещание

ОСНОВНЫЕ ФАСИЛИТАЦИОННЫЕ ТЕХНИКИ:

Составление списка

Мозговой штурм

Группировка

Приоритезация

Фильтры

30

Итоги1. Проведение совещания – это управленческий навык эффективностью применения которого можно и

нужно управлять

2. Шаг 0 – Выбор подходящего инструмента (альтернативные подходы)

3. Шаг 1 – Выбор вида совещания и его удержание в процессе проведения (Алгоритм выбора действий

ведущего)

4. Шаг 2 – Использование инструментов повышения эффективности на каждом из этапов Оперативного

совещания

5. Шаг 2’ – Использование фасилитационных техник для группового поиска и решения проблемы.

6. Шаг 3 – Развитие приобретенных навыков

31

Спасибо за внимание!

ГК «Институт Тренинга — АРБ Про»

+7 812 326-80-95

www.training-institute.ru

info@training-institute.ru

info@arb-pro.ru