1
Betere zorg door een betereplanning
Congres VBVK: De operationeel leidinggevende: regisseur en/of acteur?29 november 2012Sarah MiddelbosDéhora Consultancy Group
Agenda
• Deel 1: Goed begonnen is half gewonnen�Het roostervormgevingsproces
• Deel 2: Roostersystematieken
2
Wat zien we vandaag in de zorg?• Noodzaak van verbetering rondom planning in zorgins tellingen:
– Piek- en dalmomenten– Overuren– Vraag naar flexibiliteit– Plannen= tijdsintensief– Plannen binnen budget?– Omgaan met arbeidswetgeving– Ergonomisch roosteren– Vragen rond verlofplanning– Aantrekkelijkheid voor arbeidsmarkt– Retentie van medewerkers– Uniformiteit in planning– …
Beleid - Het Spanningsveld
Organisatiewensen
Medewerkers wensen
Klantwensen
3
Planning - Detailniveaus
Jarenplanning
Capaciteitsplanning
Roosterplanning
Rooster-beheer
Toen
ame
mat
e va
n de
tail
Vraag Aanbod
1
4
3
OrganisatieOrganisatie
Bezettingseisen
Roostersleutel
2 Werkaanbod
ROOSTER5
•Externe/markt criteria
•Interne/bedrijfskundige criteria
•Persoonsgebonden criteria
•Lichamelijke en sociale criteria Reg
elge
ving
Roostervormgevingsproces
Rooster-eenheid
Rooster-eenheid
Roostereenheid
4
• Een roostereenheid is een verzameling mensen die in enig logisch verband met elkaar in een (dienst)rooster voorkomen.
• Binnen een roostereenheid is er sprake van één of meer afhankelijkheden:
– Functionele afhankelijkheid– Tijdafhankelijkheid– Geografische afhankelijkheid– …
Stap 1 - Roostereenheden
Stap 1 - Roostereenheid
Zorgkundige 2
Zorgkundige 1
Zorgkundige 3
Zorgkundige 4
Verpleegkundige 3
Verpleegkundige 2
Logistiek medewerker 1
Logistiek medewerker 2
Verpleegkundige 1
Hoofdverpleegkundige
Afdeling A
Zorgkundige 3
Zorgkundige 4
Zorgkundige 2
Zorgkundige 1
Afdeling A
Verpleegkundige 2
Verpleegkundige 3
Verpleegkundige 1
Hoofdverpleegk.
Afdeling A
Mogelijkheid 1 Mogelijkheid 2
Logistiek medewerker 2
Logistiek medewerker 1
Afdeling A
5
1
4
3
OrganisatieOrganisatie
Bezettingseisen
Roostersleutel
2 Werkaanbod
ROOSTER5
•Externe/markt criteria
•Interne/bedrijfskundige criteria
•Persoonsgebonden criteria
•Lichamelijke en sociale criteria Reg
elge
ving
Roostervormgevingsproces
Rooster-eenheid
Rooster-eenheid
Roostereenheid
Stap 2 - Analyse werkaanbod
Methodieken:• Historisch kwantitatief• Onderzoek• Normering• Benchmarking• Knelpuntanalyse• Historisch subjectief• ….
Methode hangt af van:
• Doelstelling• Middelen• Aard van de
beschikbare gegevens• Draagvlak
6
Werkaanbod en werkdruk
• Werklast = de hoeveelheid tijd die benodigd is (in uren arbeidscapaciteit) om de activiteiten uit te kunnen voeren
• Werkdruk = de mate waarin een uitvoerder van een taak de verhouding tussen de tijd die nodig is om een arbeidsprestatie te leveren en de tijd die daarvoor staat, als belastend ervaart
Typologieën patiëntenzorg
Capaciteitsgerichte zorg
Focus op capaciteitsbenutting
Benutting capaciteitPatiënt is buffer
Maximale benutting middelen is beste
resultaat
Vraag volgt aanbod
Procesgerichte zorg
Focus op zorgprocessen
Procesverloop patiënt Capaciteit is buffer
Optimaal prestatie proces/keten is beste
resultaat
Aanbod volgt vraag
7
Planning - Onvoorspelbaarheden
Karakteristieken
N. VoorspelbaarVoorspelbaar
Tijdgebonden N. Tijdgebonden Tijdgebonden N. Tijdgebonden
1
4
3
OrganisatieOrganisatie
Bezettingseisen
Roostersleutel
2 Werkaanbod
ROOSTER5
•Externe/markt criteria
•Interne/bedrijfskundige criteria
•Persoonsgebonden criteria
•Lichamelijke en sociale criteria Reg
elge
ving
Roostervormgevingsproces
Rooster-eenheid
Rooster-eenheid
Roostereenheid
8
Stap 3 - Bezettingseisen
Kernvraag:
Hoeveel mensen zijn er binnen de vast-gestelde bedrijfskaders op elk aanwijsbaar moment nodig om het noodzakelijke werk te verrichten?
Kernvraag:
Hoeveel mensen zijn er binnen de vast-gestelde bedrijfskaders op elk aanwijsbaar moment nodig om het noodzakelijke werk te verrichten?
Stap 3: Bezettingsschema
9
Praktijkvoorbeeld:ingevuld bezettingsschema WZC
Voorbeeld 2: Bezettingseis tussen 6 en 21 uur in ZK
10
Voorbeeld Heelkunde-afdeling
1
4
3
OrganisatieOrganisatie
Bezettingseisen
Roostersleutel
2 Werkaanbod
ROOSTER5
•Externe/markt criteria
•Interne/bedrijfskundige criteria
•Persoonsgebonden criteria
•Lichamelijke en sociale criteria Reg
elge
ving
Roostervormgevingsproces
Rooster-eenheid
Rooster-eenheid
Roostereenheid
11
• Totale dekking:
• Onderbezetting avonden en weekend!
Praktijkvoorbeeld: tijdgebonden werk t.o.v. reële personeelsinzet
Sturen in het werk
• Sturen in de werkplanning:– Reorganisatie spreiding taken:
– Vb. avondpiek: 16:30 – 19:30:» aantal bewoners later op bed leggen» Opruimen leefruimte � nacht
– Vb. Ochtendpiek (met name 07:00-09:00)» Aantal bewoners vroeger laten opstaan
– Meer afstemming tijdstippen over de units heen:– Vb. middagmaal:
» eerst boven, dan beneden (deel personeel verplaatst zich)
– Efficiëntere organisatie tijdrovende taken: – Vb. Ontbijtbuffet (rol log. Zorg)– Wachten op maaltijdkar, met 5 vuilnis naar kelder brengen, …
• Niet-tijdgebonden activiteiten op andere ogenblikken plannen– Vb. opruimen, medicatie klaarzetten, bestellingen
• Keuzes maken en prioriteiten stellen (rol HVK en evt. VPK !!!)• ‘nee verkopen’
12
Sturen op Personeelsinzet
A AB BC CD DE E
A AB BC CD DE EF FG GH HI IJ JK KL LM M
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Vaststellen diensten
Formatie-bepaling
Beschikbare formatie
Netto roostersleutel vrijdag
5,515,521.0015.30L1
91917.308.30O
dm dw z
3
1
1
4
v z
93,5
2797.0022.00N
992.30^17.30LN
7722.3015.30L2
36915.306.30V
TotaalEindBeginCode
* Incl pauze* Incl pauze ^nacht van vrijdag op zaterdag^nacht van vrijdag op zaterdag
13
Netto Roostersleutel voorbeeld
2
2
2
2
d
2
2
2
2
m
2
2
2
2
d
2
2
2
2
w
2
2
2
-
z
2
2
2
2
v
2
2
2
-
z
416 u
11287.0023.00N
112823.0015.00L
112815.007.00V
80817.009.00O
TotaalEindBeginCode
Bruto roostersleutel: Proces van formatiebepaling
Vaststellen roostereenheid
Analyse werkaanbod
Vaststellen bezettingseisen
Vaststellen roosterdiensten
Formatie-bepaling
Opstellen rooster
Beschikbare formatie
Formatie is toereikend
Formatie is niettoereikend
14
Hoeveel medewerkers heb je nodig?
Hoeveel uren aan werk heb je?
Stap 1:A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je
minimale roostersleutel
B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je optimale roostersleutel
15
Hoeveel uren aan werk heb je?
Variant stap 1: Voor afdelingen waarbij het werkaanbod verschillend is per periode:
A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens rustige periodes
B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens drukke periodes
Berekening hoeveelheid werk op basis van roostersleutel
16
Benodigd aantal medewerkers
Stap 2: Benodigd aantal medewerkers?
=
= Benodigd aantal Netto Fulltime Equivalenten (FTE)
• Benodigd aantal Bruto Fulltime Equivalenten?= Netto FTE * Bruto/Nettofactor (Gemiddeld: 1,24)
Afstemming werkaanbod en personele beschikbaarheid
Stap 3:• Hoe verhoudt je werkaanbod zich ten
opzichte van:– Je huidig aantal FTE?– Je kader?
17
Beschikbaar & Benodigd
WerkWerkWerkWerk PersoneelPersoneelPersoneelPersoneel
AfstemmenAfstemmenAfstemmenAfstemmen
RandvoorwaardenRandvoorwaardenRandvoorwaardenRandvoorwaarden
12,8 FTE
?WerkWerkWerkWerk
13,9 FTE
Beschikbare formatie
Benodigd voor het werk (bezettingseis)
Netto formatie
Bruto formatieBenodigd voor opvang: ziekte, verlof, feestdagen overleg, opleiding, OR etc. Bruto/netto
verhouding
Vaststellen diensten
Formatie-bepaling
Beschikbare formatie
18
Berekenen beschikbare netto formatie (bruto/netto factor)
Bruto inzetBruto uren per jaar (52 x 36) 1.872 uur
Niet inzetbaar 1Cursus …..
Bijzonder verlof …..
OR/vakbond …..
Niet inzetbaar 2Ziekteverzuim …..
Vakantie …..
Netto uren per jaar …..
Bruto/netto verhouding
(1,25 – 1,35)
Vaststellen diensten
Formatie-bepaling
Beschikbare formatie
Bruto versus Netto inzet in een rooster
• Hoe wordt het verschil tussen Bruto- en Netto-inzetvertaald naar een rooster?– Optie 1: Bruto roosteren
• Reservediensten/ Extra diensten inplannen (minimum versus maximum bezetting)
– Optie 2: Netto roosteren
• Afwezigheden worden opgevangen door Mobiele equipe/ interims/ …
– Optie 3: Tussenvariant
19
Bruto versus Netto inzet in een rooster
• Let op: Het is mogelijk dat je voldoende personeel hebt volgens de berekeningen, maar in bepaalde maanden toch niet rondkomt � capaciteitsplanning
• Aantal reservediensten in mijn rooster?– Aantal reservediensten=
(aantal in te vullen dagen – aantal in te plannen rustdagen – aantal in te plannen diensten)
1
4
3
OrganisatieOrganisatie
Bezettingseisen
Roostersleutel
2 Werkaanbod
ROOSTER5
•Externe/markt criteria
•Interne/bedrijfskundige criteria
•Persoonsgebonden criteria
•Lichamelijke en sociale criteria Reg
elge
ving
Roostervormgevingsproces
Rooster-eenheid
Rooster-eenheid
Roostereenheid
20
Randvoorwaarden planning:De kunst van het balanceren
Sociale
Gezondheid Wettelijke
Efficiëntie?
Keuze roostersystematiek
Zoeken naar een beter evenwicht tussen:
Zekerheid/voorspelbaarheid
Flexibiliteit
21
Roostersystematiek: klassiek roosteren
Systematiek
IndividueelCollectief
Cyclisch/ repeterend
Uniek Repeterend Uniek
Roostersystematieken:Collectief Cyclisch rooster
---NNNN12
N-AAAAA11
-OOOOO-10
--NNNNN9
-AAAAA-8
AAA-OOO7
OO---NN6
NNN-AAA5
AA-OOOO4
O---NNN3
NN-AAAA2
A-OOOOO1
ZoZaVrDoWoDiMaWk
Opmerking: indien er meerdere medewerkers tegelijk dezelfde diensten hebben (zelfde roosterregel) � ploegenrooster
22
Roostersystematieken:Individueel unieke rooster
Roostersystematieken:Individueel repeterend rooster
23
Flexibel roosteren
Diensten
Moderne roosterconcepten metactieve invloed medewerkerWerkaanbod
Bezettingseisen
Diensten
Rooster
Resultaat
Rooster
Bieden
Rooster
Inschrijven
Rooster
Hoe werkt flexibel roosteren?
Management bepaalt bezettingseisen
Door het aanpassen van diensten maken medewerkers het rooster kloppend
Medewerkers geven hun wensen door
Alléén als de medewerkers er onderling niet uitkomen maakt de planner het af
Top Related