11 Inleiding
17 Wat houdt de EFFECT-methode precies in?
19 Een aantal stellingen
25 Op zoek naar de Essentie
27 1 Formuleren van doelen
31 2 Omzetten van doelen in doelstellingen
34 3 Zelf prioriteiten stellen
38 Toolbox Essentie
51 A$akenen van je Functies
52 1 Wie ben je op je werk?
57 2 Wie ben je thuis?
59 3 Wie ben je in het verenigingsleven?
60 4 Een haalbare combinatie:
de balans tussen werk en privéleven
66 Toolbox Functie
8
77 Focussen op je doelstellingen
78 1 Minimaliseren van storingen
81 2 Nee durven zeggen
83 3 Systematisch schrappen,
uitbesteden of delegeren
90 4 Datadieet
92 Toolbox Focus
103 Efficiënt uitvoeren van taken
105 1 De 80/20-regel
107 2 Elke dag plannen
111 3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem:
de GTD-methode
118 Toolbox Efficiëntie
129 Creativiteit
131 1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand
132 2 Inspelen op verandering van doelen,
rollen en omgeving
135 3 Het gebruik van creatieve technieken
en internettoepassingen
144 Toolbox Creativiteit
152 Epiloog
155 Dankwoord
159 Noten
163 Literatuur
165 Over de auteur
10 op zoek naar de essentie
11
Inleiding
Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoor-
den. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre
antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze
zo zelden gesteld wordt.
Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen
tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden.
Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvin-
den en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in
zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens
eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten.
Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht
voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werk-
nemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het
dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de
agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw
werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode
om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat
tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door
een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken,
is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen.
De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiëntie staat
in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe
werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het
feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en
Skinner publiceerden in 2005 een artikel, waarin het effect van timema-
nagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties
werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samen-
gesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat
de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het
12 inleiding
beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De per-
soonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op
een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur.
De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit
wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat be-
drijven bereid zijn financiële inspanningen te leveren om timemanagement
actief in hun organisatie te implementeren.2
Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg
door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen
werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden
bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk.
De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stel-
len, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doel-
treffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel
aQomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriële tijdperk.
Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die
benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeu-
ren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijk-
heid en specifieke situaties is dus nodig.
Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de
dag volstaat het niet dat iemand vooraan een one-man-timemanagement-
show opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training
van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan
opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aan-
tal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die
voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de
mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijds-
beheer of persoonlijke efficiëntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend
resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om
uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij
staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat wor-
den. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant
verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het indi-
vidu in het team.
13
Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent
dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnie-
ken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek
ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van
David Allen, een heus datadieet en de meest interessante webapplicaties
op het vlak van tijdsbeheer.
Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan.
Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Eu-
ropese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan
het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien
boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk
gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving
en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen:
Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad
Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep
Inge Vervotte, Minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven
Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommenta-
tor op RTL Z
Jacques Rogge, voorzitter van het IOC
Geert Noels, Chief Economist Econopolis
Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe
Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100
Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe
Joop van den Ende, mediamagnaat
De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanage-
ment is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een
degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een
natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit
boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen.
Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende
technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel
14 inleiding
hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je
aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende tool-
boxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die
in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doe-boek. Je zult
snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En
toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten.
Tips om efficiënter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in
pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com.
Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval
ook mag betekenen.
Tim Christiaens
http://www.TimeManagementCompany.com
@TimChristiaens
16 op zoek naar de essentie
17
Wat houdt de EFFECT-methode precies in?
Op zoek gaan naar de EssentieEssentie
Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstel-
lingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je
naartoe?
A$akenen van je FunctiesFuncties
Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinde-
ren? Ben je actief in het verenigingsleven?
FocussenFocussen op je doelstellingen
Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vast-
staan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met
je tijd doet.
EfficiëntEfficiënt uitvoeren van taken
Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiënter. Houd dus je eigen
werkwijze geregeld tegen het licht.
CreativiteitCreativiteit
Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om.
Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde mo-
menten noodzakelijk.
ToolboxToolbox
Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzet-
ten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om
alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf
bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde
E
F
F
E
C
T
18 effect-methode
managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is
voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten
minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende
toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.
19
Een aantal stellingen
De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even
relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in
welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan
welke stellingen bij jou passen.
Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te
besteden of te delegeren.
Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.
Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak
naar de andere.
Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken
volgens prioriteit.
Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere
stappen.
Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt
mijn methode veel tijd in beslag.
20 een aantal stellingen
Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten,
gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.
Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen,
telefoneren enzovoort.
Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat
ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.
Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht
en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.
Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik
druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger
aan te doen.
Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het
moment van de dag dat ik het meest fit ben.
Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke
dag heb en niet gestoord wil worden.
Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik
eenvoudige opdrachten te doen.
21
Ik stel voor mezelf deadlines.
Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik
precies waar ik moet kijken.
Ik maak een planning voor de taken die ik moet
uitvoeren.
Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig
heb om een specifieke taak af te werken.
Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier)
om overzicht te houden.
De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op
dezelfde plaats.
Ik maak elke dag een todolijst.
Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde
van de dag altijd afgewerkt.
Ik ben iemand die de dingen op het laatste
moment doet.
22 een aantal stellingen
Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.
Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de
rest van de wereld.
Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze
om me daarna beter te concentreren.
Ik haal altijd mijn deadline.
Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.
Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn
mailbox.
Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.
Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen.
Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.
23
Op zoek naarde Essentie
1 Formuleren van doelen
2 Omzetten van doelen in doelstellingen
3 Zelf prioriteiten stellen
26 op zoek naar de essentie
Jacques Rogge ’
Ik houd mij alleen
maar bezig met het essentiële. Zo
krijg ik gemiddeld per week tien tot
vijftien uitnodigingen om te gaan
spreken, wat ik uiteraard niet kan
doen. Ik krijg bovendien heel wat
aanvragen om een land te gaan
bezoeken wegens een verjaardag
van het Olympisch Comité.
Ik heb daarin mijn prioriteiten.
Ik kan geen tweehonderd landen
gaan bezoeken. Helaas beginnen
de meeste van mijn brieven met
‘Excuses, maar ik kan niet’.
Herman Van Rompuy ’
Naarmate
je ouder wordt – ik ben nu 62 jaar –
weet je statistisch dat je nog twintig
jaar te leven hebt. Hoe ga je die tijd
nuttig besteden? Het leven is namelijk
te kort…
op
zo
ek
na
ar
de
o
p z
oe
k n
aa
r d
e e
ss
en
tie
es
se
nt
ie
E
11
27
1 Formuleren van doelen
Wat jij wilt bereiken is… het belangrijkste. Het spreekt voor zich dat we het
ons niet kunnen permitteren om geen rekening te houden met bepaalde
externe factoren. Wellicht heb ook jij een opdrachtgever aan wie je verant-
woording moet afleggen of hebben je kinderen regelmatig nieuwe kleding
nodig. Het is dus de kunst om de realisatie van je persoonlijke doelen te
combineren met de realiteit van elke dag.
De vraag is of mensen wel weten wat ze willen bereiken. Uit een gemeen-
schappelijk onderzoek van Harvard en Stanford, twee prestigieuze Ameri-
kaanse universiteiten, bleek dat slechts 15 procent van de studenten doelen
heeft. Slechts 3 procent zet die doelen op papier. Toen de onderzoekers
twintig jaar later met die studenten contact opnamen, bleek dat die 15 pro-
cent het financieel gemiddeld twee keer zo goed deden als de overige 85
procent. De 3 procent die zich de moeite had getroost de doelen op papier
te zetten, deed het zelfs tien keer zo goed.3
Die studie toont aan dat het stellen van doelen bijzonder nuttig kan zijn.
Het spreekt voor zich dat professionele doelen enerzijds en privédoelen an-
derzijds van een heel andere orde zijn. Mocht je als bedrijfsleider er bij-
voorbeeld van dromen om binnen de twee jaar nog enkele bedrijven over te
nemen, dan is dit een legitiem doel. Indien echter een wereldreis je in vuur
en vlam kan zetten, dan moet je heel andere acties ondernemen. De twee
combineren is natuurlijk moeilijker en dat toont meteen aan dat beide cate-
gorieën doelen niet los van elkaar kunnen staan.
Een van mijn eerste bazen was een Nederlander. Wanneer iemand van de
Belgische afdeling naar het hoofdkantoor in Nederland ging, hadden de Bel-
gen twee prachtige omgebouwde hooischuren ter beschikking. Het was een
keurige verblijfplaats, op een steenworp van Haarlem, met een grote tuin,
waar je zelfs af en toe vossen en herten zag. Op een avond bij het haardvuur
vroeg mijn toenmalige baas me wat mijn doelen in het leven waren. Op dat
28 op zoek naar de essentie
moment kwam ik niet verder dan wat algemeenheden, waarop hij scherp
aangaf: als je geen doelen hebt, kun je niet bewust leven. Het was even slik-
ken, maar ik moet het toegeven… hij had gelijk.
Waarom zou je je doelen op papier zetten? Door je doelen op te schrijven,
krijg je een goed beeld van je ambities en zie je duidelijker hoe je ze kunt be-
reiken. De meeste mensen hebben daar echter een hekel aan. Toch is het de
moeite waard om het een keer te proberen.
Om te weten wat je doelen zijn, is het opmaken van een zelfportret nood-
zakelijk. Wat wil jij? Moet je de halve wereld gezien hebben? Moeten we al-
lemaal een eigen zaak opstarten? Natuurlijk niet. Het gaat om jou, dus stel
jezelf de volgende vragen:
Wat wil je bezitten? Ben je materialistisch ingesteld of juist niet? Is een eigen
huis belangrijk of is een eigen Harley al jaren een droom?
Wat wil je zijn? Een zakenvrouw op topniveau of gewaardeerd vrijwilliger bij
het Rode Kruis? Beide zijn even waardevol.
Wat zijn je passies? Word je warm van het kweken van bijen of is voor jou het
bestuderen van glasramen het grootste genot?
Willem Middelkoop ’
Doelen zijn heel belangrijk. Ik ben begonnen met
mezelf bepaalde jaardoelen te stellen. Ik heb een lijstje opgemaakt met wat ik
allemaal zou willen bereiken. Het is heel prettig om eens te gaan zitten en na te
denken wat ik de komende vijf jaar ga doen. Het is heel leuk om dat nog eens
na een aantal jaren terug te vinden, want je documenteert er eigenlijk je hele
leven mee. Men vergeet namelijk vaak wat je vroeger als dromen of doelen had.
Ik stel mijn prioriteiten op basis van wat mij interesseert. Ik heb op een bepaald
moment besloten mijn tijd te besteden aan dingen die ik echt belangrijk vind. Als
ik bijvoorbeeld een boek ga schrijven, kan ik maar beter hoog inzetten en kun je
maar beter een boek schrijven over dingen die mij echt interesseren.
29
Na mijn studies ben ik een tijdje gaan reizen. Nochtans verwachtte men na
het behalen van mijn diploma aan de Vlerick Management School dat ik
eindelijk eens wat zou gaan presteren in het echte leven. Zo dacht ik er ook
over, al lag mijn visie niet meteen in lijn met die van mijn collega-studenten.
Ik nam een wit blad en schreef op dat ik ten minste zeven maanden wilde
gaan reizen in Azië en Zuid-Amerika. Jammer genoeg had ik niet het geld
om dit te realiseren, dus moest ik noodgedwongen een aantal baantjes
aannemen voor ik überhaupt kon vertrekken. Op dat ogenblik had ik geen
relatie, geen kinderen en geen hypotheek, dus het project was haalbaar. Ik
had mezelf een jaar gegeven om dit te realiseren en het was tot dan toe de
mooiste tijd van mijn leven.’
Christian Van Thillo ’
Ik heb timemanagement
altijd al belangrijk gevonden. Je moet jezelf de
discipline opleggen je te beperken tot de dingen
die er echt toe doen. Doelen zijn heel belangrijk.
Bedrijfsdoelen stel je altijd samen met andere mensen
op. Je kunt verschillende soorten plannen maken, je
kunt bijvoorbeeld een plan maken door cijfertjes in een
spreadsheet in te vullen en je kunt er ook een maken door
ernstig na te denken over wat je de komende jaren wilt
bereiken met je bedrijf. Je moet op dat moment goed
beseffen wat dat betekent voor je medewerkers, maar
ook wat dat betekent voor jezelf. We gaan daar nogal
gedisciplineerd mee om. Onze mensen werken bij ons in
een kader waarvan ze de doelstellingen kennen. Dat is
voor mij ook zo. Doelen zijn dus essentieel.
30 op zoek naar de essentie
Begin 2010 verscheen er een interessant artikel in de Belgische krant Het
Nieuwsblad. Blijkbaar zijn Vlaamse jongeren bijzonder conservatief wat hun
doelen betreft:4
Meisjes, jongens, hoog- of laaggeschoolden: ze schetsen min of meer het-
zelfde ideale toekomstbeeld. Dit blijkt uit een grootschalige enquête van
het Jeugdonderzoeksplatform (JOP), een samenwerkingsverband tussen de
Universiteit Gent, de Vrije Universiteit Brussel en de KU Leuven:
Eerste keer seks op 17 jaar
Rijbewijs op 18 jaar
Eerste werkervaring op 22 jaar
Samenwonen met een partner op 24 jaar
Aankoop van een eerste woning op 25 jaar
Eerste kind & trouwen op 26 jaar
Toppunt van de carrière op 34 jaar
Met pensioen op 60 jaar
Vermits het om een projectie gaat, is het niet de reële leeftijd waarop jon-
geren die stappen zullen zetten, maar het is duidelijk dat Vlaamse jongeren
met ongeveer dezelfde levensloop in hun hoofd rondlopen. De gewenste
pensioenleeftijd is 60 jaar. Dat is twee jaar later dan de ideale pensioenleef-
tijd die jongeren in een vorig onderzoek, uit 2005, naar voren schoven. De
berichten in de media dat de huidige pensioenleeftijd niet meer houdbaar
is, blijken dus een duidelijke impact te hebben.
Dit onderzoek druist in tegen het algemene beeld dat iedereen erg bewust
zijn eigen keuzes maakt. Jongeren die een alternatief leven willen gaan lei-
den, in het buitenland willen gaan wonen of met de rugzak de wereld willen
rondtrekken, zijn eerder uitzondering dan regel.
Wel blijkt dat jongeren een duidelijk plan hebben. Ze hebben niet de in-
tentie om zich te laten leiden door bepaalde omstandigheden. Hun ideale
leven is vooraf duidelijk uitgestippeld.’
31
2 Omzetten van doelen in doelstellingen
Het stellen van doelen is een eerste stap. Indien je er echt werk van wilt ma-
ken, is het formuleren van duidelijke doelstellingen van cruciaal belang. Een
bekend hulpmiddel om je doelstellingen te bepalen, is het SMART-principe.
Doelstellingen kunnen de volgende kenmerken hebben:
Specifiek
Wat wil je precies realiseren? Beschrijf dat helder en duidelijk.
voorbeeldvoorbeeld ‘Ik wil wat gaan sporten’ wordt: ‘Ik wil drie keer per week een uur gaan
joggen om voldoende fit te blijven.’
Meetbaar
Geef een duidelijke norm aan om te kunnen meten of het doel werd gehaald.
voorbeeld voorbeeld ‘Ik wil graag veel geld verdienen’ wordt: ‘Ik wil ten minste 120.000 euro
per jaar verdienen.’
Acceptabel en haalbaar
Worden de doelstellingen door iedereen gedragen? Is er een engagement
om er energiek en met voldoening aan deel te nemen?
voorbeeld voorbeeld Vermageren kan geleidelijk aan, kilo na kilo; niemand zal zich aange-
sproken voelen om in drie dagen zes kilo af te vallen.
Realiseerbaar of realistisch
Kunnen de doelstellingen gehaald worden? Leg de lat dus niet te hoog, maar
ook niet te laag. Het moet mogelijk zijn de doelstellingen te kunnen berei-
ken met aanvaardbare inspanningen.
voorbeeldvoorbeeld Het behalen van het artsendiploma binnen één jaar is ondenk baar.
Tijdsgebonden
Vermeld de termijn waarop je het gewenste resultaat wilt bereiken.
voorbeeldvoorbeeld ‘Op het einde van dit jaar wil ik 10.000 euro gespaard hebben.’
S
M
A
R
T
32 op zoek naar de essentie
Velen hebben ongetwijfeld al van SMART gehoord, maar in de praktijk blijkt
dat slechts enkelen het ook daadwerkelijk gebruiken om hun doelstellingen
te formuleren.
Vroeger ging ik zelf ook niet al te consequent om met het s m a rt-principe.
Tot ik enkele jaren geleden in Dubai eens voor joker stond in een van de
mooiste kantoorgebouwen van de stad, de bekende Emirates Towers. Op
het laatste moment moest ik voor een collega inspringen om een meeting bij
Ernst & Young bij te wonen over het opstarten van een filiaal in het Midden-
Oosten. Zelf was ik enkele dagen voor heel andere redenen in het emiraat,
maar de vergadering paste nog net in mijn agenda. Het bedrijf waarvoor ik
werkte, wilde er misschien een kantoor openen. In die dagen was Dubai na-
melijk nog steeds ‘the place to be’ om veel geld te verdienen. In grote lijnen
wist ik waarover het ging, maar ik had geen tijd gehad om me grondig voor
te bereiden. Tot mijn verbazing werd ik ontvangen door drie heren in strak-
ke maatpakken met titels die amper op hun naamkaartjes pasten. Ik werd
tot op het bot uitgevraagd over onze plannen en doelen voor de komende
Herman Van Rompuy ’
Dat tijd een schaars
goed is, is een heel wijd verspreid gevoel. Mijn
voornaamste methode is het voor ogen houden
van een aantal doelstellingen. Die moet je niet
zien op een te lange termijn, want daar komen
veel onverwachte factoren tussendoor. Als
voorzitter van de Europese Raad heb ik voor
mezelf een taakstelling voor de volgende zes
maanden en daarna moeten we weer kijken naar
wat de rest kan brengen. Voor een korte periode
tracht ik het geheel wel overzichtelijk te maken
en alle pionnen zo uit te zetten dat ik er wel kom.
33
vijf jaar. Het is altijd warm in
Dubai, maar ik kan je verze-
keren dat het op dat moment
nog tien graden warmer aan-
voelde. Toen heb ik gezworen
dat ik nooit meer naar een
vergadering zou gaan voor
ik een goed beeld heb van de
verschillende doelstellingen.
Als er geen duidelijke doelen
zijn, pas ik meteen.’
Het formuleren van doel-
stellingen blijft nog steeds
een van de fundamenten van
tijdsbeheer, maar het SMART-
principe kwam de laatste jaren onder druk te staan vanwege zijn norma-
tieve karakter. De vraag is natuurlijk of elk doel aan de voorwaarden moet
– of zelfs kan – voldoen. Bepaalde doelen zijn vrij conceptueel van aard, bij-
voorbeeld ‘geluk’, en zijn niet altijd even meetbaar. Een extra probleem is
dat veel doelstellingen te laag worden ingeschaald om er toch maar voor te
zorgen dat ze gehaald worden.
Het belangrijkste is natuurlijk dat je af en toe nadenkt over wat je doet en
waar je naartoe wilt. Wat wil je bereiken en hoe ga je dit aanpakken? Pro-
beer alleszins je doelen op papier te zetten en houd ze binnen handbereik.
Gebruik het SMART-principe waar het kan, maar laat je niet ontmoedigen
door zijn dwingende karakter.
Hans Bourlon ’
Een privébedrijf
moet vooral flexibel zijn om te kunnen
inspelen op tendensen. Zeker een
mediabedrijf. Als people manager
ben ik wel iemand die mensen bij de
les houdt als het gaat over strategie,
langetermijndenken en keuzes maken.
Mensen zitten in een bos te kappen om
een weg te maken, maar kijken soms
niet om zich heen. Ze zien niet altijd wat
er is opgebouwd door dat harde werken
en nemen af en toe te weinig afstand.
Ze zijn soms te veel bezig met dat wat
ze dag in dag uit aan het doen zijn.
34 op zoek naar de essentie
be
lan
grijk
he
id
urgentie
inplannen
delegeren /
uitbesteden
directuitvoeren
nietuitvoeren
3 Zelf prioriteiten stellen
Kinderen vinden kiezen vaak ontzettend moeilijk. Kiezen is daarom een be-
langrijk onderdeel van het opvoedingsproces en ze zullen er nog vaak mee
geconfronteerd worden. Er zitten nu eenmaal maar 24 uur in een dag, dus
we kunnen niet alles meteen realiseren. Keuzes maken hangt dus samen
met het stellen van prioriteiten. Toch is het niet evident om acties die voort-
vloeien uit de doelstellingen in de juiste volgorde af te werken.
Het Eisenhowerschema is een eenvoudige matrix die het ons gemakkelijk
maakt acties en taken te ordenen. Acties kun je indelen aan de hand van
twee factoren:
Is de actie belangrijk?1
Is de actie urgent?2
figuur 1figuur 1 eisenhowerschema
35
Indien bepaalde zaken essentieel en
urgent zijn, moeten die zo snel mo-
gelijk gerealiseerd worden. Ook als
de taak moeilijk is of veel tijd vraagt,
is het van belang dit zo snel mogelijk
af te werken.
Als een actie niet essentieel en niet
urgent is, kun je ze laten vallen. Be-
steed er geen tijd aan, tenzij je echt
tijd te veel hebt.
De overige twee kwadranten zijn iets
lastiger om mee om te gaan. Niet-
essentiële taken kunnen toch urgent
zijn en omgekeerd. In het eerste ge-
val kun je jezelf afvragen of je be-
paalde zaken niet kunt delegeren. Je
moet niet alles zelf doen. Meer nog: het is in een aantal gevallen beter taken
uit te besteden. Als een zaak niet dringend is, maar wel essentieel, is het
wenselijk om ze in te plannen en later uit te voeren.
Kiezen is dus de boodschap. Welke taken vind je belangrijk en dringend?
Bij het invullen van de kwadranten kun je jezelf een aantal kritische vragen
stellen:
Waarom is deze taak essentieel?
Is ze echt urgent of lijkt het alleen maar zo?
Kun je een bepaalde taak niet anders aanpakken?
Kun je bepaalde taken beter delegeren of uitbesteden?
Kun je bepaalde taken schrappen?
Jacques Rogge ’
Timemanagement betekent
in een minimum van tijd
het maximum eruit halen.
Kwaliteit leveren in grote
kwantiteit met plezier en
genot. Het is een kwestie van
het stellen van prioriteiten.
36 op zoek naar de essentie
Hans is een fitte vijftiger en werkzaam bij de transportafdeling van een mul-
tinational. Toen ik hem vroeg waar hij het moeilijk mee had op het vlak van
tijdsbesteding, kreeg ik een antwoord dat ik wel vaker hoor: “Hoe kan ik in
godsnaam prioriteiten stellen als ik geleefd word door anderen? Iedereen
blijft me maar bellen en mailen met dringende problemen die bij voorkeur
gisteren al opgelost moesten zijn.” Volgens Hans is het werken bij een trans-
portafdeling absoluut niet te vergelijken met een job waarbij je regelmatig
de tijd krijgt om eens rustig na te denken. “De verkoopafdeling zit je voort-
durend achter de veren en intussen staan de vrachtwagens te wachten om
geladen te worden.”
Hans had natuurlijk gelijk, maar toch is het mogelijk ook in zulke jobs duide-
lijke doelstellingen en prioriteiten te stellen. Vaak zijn de dringende gevallen
helemaal niet zo dringend. Ook bij Hans bleek dit het geval te zijn. Belang-
rijkheid kon hij – na twintig jaar op dezelfde afdeling – goed taxeren. Maar
berichten die hij inschatte als “belangrijk” én “urgent”, bleken bij navraag
helemaal niet zo dringend te zijn. Zulke opdrachten zouden dus, in tegen-
stelling tot wat Hans dacht, eenvoudigweg kunnen worden ingepland.
Diezelfde dag nog liet hij aan iedereen weten dat hij alleen nog aanvragen
met een duidelijke tijdslimiet behandelde. Andere verzoeken werden vanaf
dat moment zonder uitzondering teruggestuurd.’
Inge Vervotte ’’
Timemanagement betekent het vinden
van een evenwicht in de keuzes die je maakt. Ik wil nooit
méér tijd besteden dan noodzakelijk is. Voor een vergadering
ga je geen uur reserveren als je dat in een half uur kunt
doen. Ik moet veel activiteiten inplannen en daarin bewuste
keuzes maken. Die prioriteiten stel ik zelf en altijd in functie
van politieke afwegingen. Wanneer er iets gebeurt in de
actualiteit, is het soms nodig dat ik beslis om er aandacht
aan te besteden. Want als ik dat niet meteen doe, zou het
kunnen dat de impact op mijn agenda op termijn veel groter
wordt.
37
Hoewel het Eisenhowerschema een bijzonder handige tool is, is het nog
maar de vraag of dergelijke technieken wereldwijd kunnen worden toege-
past. Tot op vandaag zijn er slechts enkele studies uitgevoerd naar inter-
culturele verschillen in timemanagement gedragingen. Wel blijkt uit een
studie van Nonis, Teng en Ford dat het stellen van doelen en prioriteiten
niet in elke cultuur hetzelfde effect heeft. In de Verenigde Staten is het zo
dat werknemers die doelen en prioriteiten stellen, beter presteren dan die-
genen die dit niet doen. In Sri Lanka, daarentegen, bleek dat het stellen van
doelen en prioriteiten op dit vlak niets uitmaakt. De conclusie is dus een-
voudig: niet alle technieken zijn op iedereen toepasbaar.5
In de praktijk blijkt dat veel mensen het lastig hebben met de eerste stap:
het stellen van doelen. Dat zorgt ervoor dat de volgende stappen – het for-
muleren van doelstellingen en het stellen van prioriteiten – ook niet vlot
verlopen. Na wat doorvragen blijkt echter dat de meeste mensen die ik dag-
dagelijks zie, hun doelen vrij helder kunnen formuleren. Met andere woor-
den: iedereen heeft doelen, maar ze blijven te vaak onder de radar.
Goedele Liekens ’
Ik heb wel voort durend todolijstjes, maar
mijn doelen zijn niet concreet genoeg. Ik zit momenteel in een
juridische rompslomp en als dat te ingewikkeld wordt, loop ik
daarvan weg. Dat merk ik bij mezelf en dat vind ik vreselijk irritant.
Voor mij is het redelijk duidelijk waar ik naartoe wil, maar dat is
echter niet één puntje, dat is vaak een vlek. Als we in de buurt
komen, is het misschien al voldoende. Daar zou ik toch veel sterker
in moeten zijn. Ik stel mijn prioriteiten dan ook te gevoelsmatig. Ik
ben een vrouw natuurlijk (lacht). Het is allemaal heel intuïtief. Soms
gaan gevoelsmatigheid en zakelijkheid niet samen. Als ik iets niet
zelf opgelost krijg, ontwijk ik het en laat ik het liggen. Het gekke is
dat ik in mijn leven alleen maar heb meegemaakt dat het zichzelf
altijd wel oplost. Dat versterkt natuurlijk dat uitstelgedrag.
Toolbox ESSENTIEESSENTIE
38 op zoek naar de essentie
Nu is het aan jou! Welke doelen heb jij?
Jouw doelstellingen zijn essentieel in je leven. Of je nu vrijwilliger wilt wor-
den of je wilt doorgroeien in je baan, het is cruciaal om je doelstellingen
helder te maken en op papier te zetten.
Neem de tijd om de onderstaande tabellen in te vullen. Houd hierbij reke-
ning met de belangrijkste levenssferen:
gezondheid;
gezin;
sociaal leven;
werk;
cultuur.
Stel je doelstellingen zoveel mogelijk op volgens het SMART-principe.
Indien dit niet lukt, geen paniek, beschouw het niet als absolute noodzaak:
Specifiek | Meetbaar | Aanvaardbaar | Realiseerbaar | Tijdsgebonden
Inge Vervotte ’
Ik ga altijd
voor een realistische, uitvoerbare
politiek. Mijn tijdsbeheer is dus
gericht op het creëren van een
draagvlak, om zaken uit te voeren.
In theorie, maar ook zeker op het
terrein. Wie moet er bijvoorbeeld
aangesproken worden zodat de
weerstanden weg zijn om een
verandering door te voeren? Daar
besteed ik dan ook het meeste tijd
aan.
Christine Van Broeckhoven ’’
Ik ben afdelings direc teur en dus is de
prioriteit voor deze functie het managen
van de afdeling. Mijn belangrijkste prioriteit
ligt bij het onderzoek. Hoeveel procent
van onze tijd we besteden aan onderzoek,
onderwijs of dienstverlening, mogen wij als
academicus kiezen. Bij mij ligt het accent
op dit moment voornamelijk op onderzoek
en dienstverlening. Ik heb doelen voor het
onderzoeksmanagement, het financieel
management, het personeelsmanagement
én voor public relations. Er is voor elk van
deze deeldomeinen een duidelijk beleid.
Mijn doelstelling is altijd geweest om te
excelleren in onderzoek.
39
Welke beroepsmatige doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?
1 S →
M →
A →
R →
T →
2 S →
M →
A →
R →
T →
3 S →
M →
A →
R →
T →
4 S →
M →
A →
R →
T →
Toolbox ESSENTIEESSENTIE
40
Welke persoonlijke doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?
1 S →
M →
A →
R →
T →
2 S →
M →
A →
R →
T →
3 S →
M →
A →
R →
T →
4 S →
M →
A →
R →
T →
Geert Noels ’
Op het sportieve vlak heb ik elk jaar
een aantal doelen, maar ook op het professionele
vlak werken we naar een doel. In ons geval is dit
bijvoorbeeld dat Econopolis na dit jaar een heel
duidelijke voet aan de grond moet hebben. Ik denk
ook dat je met je gezin de doelen moet bespreken. Zij
hebben namelijk ook hun doelen: slagen in hun studies,
een gelukkig gezinsleven. Dat zijn geen meetbare, maar
wel aanvoelbare doelen. Je werkt daaraan. Er zijn altijd
nieuwe doelen en dat maakt deel uit van het leven. Ik
vind dat wel heel stimulerend.
Welke beroepsmatige doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?
1
2
3
4
Hans Bourlon ’
Een bedrijf is waard wat zijn
plannen voor de toekomst waard zijn. Dat is in een
mensenleven ook zo. Een bedrijf dat goed boert en op
een massa kapitaal zit, maar geen plannen heeft voor de
toekomst, is een arm bedrijf, hoe rijk het ook is. Dat zal
zich ook vertalen in de waarde van zijn aandeel. Daar
zijn wij, ook als aandeelhouders en bestuurders, in het
bedrijf voortdurend mee bezig: Hoe kunnen we groeien?
Wat zijn onze plannen voor de toekomst? Laat ons
altijd vooruitkijken, vooruitstreven, bepaalde richtingen
uitgaan.
Toolbox ESSENTIEESSENTIE
42 op zoek naar de essentie
Welke persoonlijke doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?
1
2
3
4
Jacques Rogge ’
Doelen zijn heel belang-
rijk. Ik heb nog steeds de mentaliteit van de
atleet die ik ooit geweest ben. Ik leef van doel
tot doel. Als je je doel hebt bereikt, moet er
een verder doel klaar staan. Mijn specifieke
doelen zijn ervoor te zorgen dat de sport goed
gepromoot wordt via de Olympische Spelen en
dat de Spelen zelf goed georganiseerd worden.
Bovendien zijn er de typische problemen in de
sport die aangepakt moeten worden, zoals
doping, racisme en illegaal gokken.
Samenvatting
op
zo
ek
na
ar
de
o
p z
oe
k n
aa
r d
e e
ss
en
tie
es
se
nt
ie
E
11
43
De zoektocht naar de Essentie begint met een onvervalste egotrip:
Waar wil je naartoe?
Wat wil je zijn?
Wat wil je bezitten?
Wat zijn je passies?
De antwoorden op die eenvoudige vragen vormen de basis voor je doelstel-
lingen. Tracht die doelstellingen zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Ac cep tabel,
Realiseerbaar en Tijdsgebonden) mogelijk op te stellen, maar beschouw het
zeker niet als een knellend pak.
Het stellen van prioriteiten is niets meer of niets minder dan doordacht
keuzes maken. Op basis van belangrijkheid en urgentie kun je beslissen
om bepaalde taken meteen te doen, in te plannen, te delegeren of gewoon
niet uit te voeren. Die laatste categorie zal je wellicht de grootste tijdwinst
opleveren.
Wie precies weet waar hij naartoe wil, zal geneigd zijn de kortste weg er-
naartoe te nemen. Voor anderen staat een trip met veel omwegen – en dus
tijdverlies – te wachten.
44 op zoek naar de essentie
HermanVan Rompuy
is een Belgische politicus van de christendemocratische partij CD&V die
tussen 30 december 2008 en 25 november 2009 premier van België
was. Op 19 november 2009 werd hij verkozen tot de eerste perma-
nente voorzitter van de Europese Raad, informeel ook wel president
van Europa genoemd. Zijn ambtstermijn ving aan op 1 januari 2010.
Enkele maanden na zijn aanstelling had ik het genoegen Herman Van
Rompuy te ontmoeten.
45
Tip
Beperk je in de activiteiten waar je mee bezig bent. Laat je niet meeslepen
door je eigen belangrijkheid aan iedereen duidelijk te willen maken. Alles
houdt verband met welke waarde je hecht aan datgene waarmee je bezig
bent en de waarde die je hecht aan jezelf. Ik heb dat misschien op een te
idealistische manier ooit eens verwoord: ik heb een belangrijke functie,
maar daarom ben ik niet belangrijk.
Agenda
De loop van de dag kent best wel een hoog tempo. Als ik mijn dag door-
neem, zullen sommigen misschien zeggen: ‘Hoe doe je dat?’ Dadelijk komt
de voorzitter van het Georgische parlement. Dan is er een opname van de
televisie. Daarna is er een overhandiging van een welkomstgeschenk, maar
ik weet nog niet aan wie. Op de middag komt de voorzitter van het Europese
Parlement, Buzek. Om half vier komt onze permanente vertegenwoordiger
bij de EU, meneer De Ruyt. Om 17 uur is er een receptie voor het personeel.
Om half negen is er nog een diner bij de Amerikaanse ambassadeur. De dag
zal wel eindigen rond twaalf uur en morgen vertrek ik naar Praag.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
Misschien zou ik wat meer aan sport doen. Ik wil elke dag twintig minuten
fietsen en dat komt er nog weinig van. Dat was ook al zo toen ik premier was.
Waar ik ook op moet inboeten, is lezen. Ik vind dat bijna onverdraaglijk dat
ik dat moet reserveren voor een paar vakanties en dan nog lukt het mij veel
minder dan vroeger. Ik zou ook meer willen schrijven, want ik hield vroeger
een dagboek bij. Ook dat is verwaterd.
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Goedele Liekens
is een voormalige Miss België en een bekende Vlaamse tv-presentatrice en
seksuologe. In 2008 verscheen haar boek Ons Seksboek, in 2009
volgde SOS Seks. Op 1 september 2008 lag de eerste editie van haar
eigen tijdschrift Goedele in de winkels. Dit maandelijkse tijdschrift
wordt uitgegeven door Sanoma Magazines en heeft psychologie,
maatschappij, seks en humor als pijlers. In 2010 ging ze opnieuw
aan de slag bij de Belgische commerciële zender VTM.
46 op zoek naar de essentie
47
Tip
Ik heb jaren een beleidsfunctie gehad. Daar was altijd een vergaderagenda.
Daar stond genoteerd: a) een idee voor discussie; b) beslissen, zelfs met
een timing erbij: ‘We gaan hier een kwartier over discussiëren en dan moet
er een beslissing vallen.’ Achter die b) stond altijd welke actie en wie dat
dan deed. Dat is zo belangrijk!
Agenda
Er was een tijd dat ik live tv deed in zowel België als in Nederland. Op zon-
dag presenteerde ik bovendien De lieve lust op de radio. Ondertussen gaf
ik drie dagen therapie in Den Haag. Ik leidde die ploegjes allemaal. Dins-
dagavond was dat live Vanavond niet schat. Dan reed ik ’s nachts nog naar
Den Haag en had ik op woensdag, donderdag en vrijdag therapieën. Vrij-
dagavond reed ik naar Hilversum, waar ik in een hotel een eigen kamer
had. ’s Avonds vergaderen: Wat gaan we doen? Wie vragen we wel of niet
als gasten? Zaterdagochtend een scenario schrijven en zaterdagavond gin-
gen we live op antenne. Dan bleef ik of daar slapen of reed ik ’s nachts nog
terug. Als het niet te lang uitliep, kon ik nog terugrijden en snel iets eten
bij McDonald’s. Rond twee, drie uur thuis, maar zondagochtend was het
dan weer De Lieve lust. Daarna was het maandag opnieuw vergaderen over
Vanavond niet schat. Dinsdag weer een live uitzending… Dus dat was echt
gekkenwerk.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
Mijn huis poetsen. Ik hou zo van orde en mijn huis is één grote stal. Ook het
opruimen moet efficiënt zijn: de dingen organiseren zodat je daar de ko-
mende vijf jaar geen werk meer mee hebt. Meer tijd voor lezen, daar zou ik
ook bijzonder veel plezier aan hebben.
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
48 afbakenen van je functies
49
A(akenen van je Functies
1 Wie ben je op je werk?
2 Wie ben je thuis?
3 Wie ben je in het verenigingsleven?
4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privéleven
af
ba
ke
ne
n v
an
je
a
fb
ak
en
en
va
n j
e f
un
ct
ies
fu
nc
tie
s
F
22
Inge Vervotte ’
Ik heb geen gezin. Het is bovendien
niet zo dat ik behoefte heb aan duizend en een andere
ontspanningsmogelijkheden omdat ik mijn ei kan leggen
in mijn job. Dus is dat voor mij een activiteit die mij
energie geeft. Wat ik zelf soms doe, is bewust tijd maken
om bij te studeren. Ik ben dat altijd blijven doen omdat ik
dat belangrijk vind. Als ik eens echt behoefte heb om met
een vriendin iets te gaan eten, dan doe ik dat ook.
Herman Van Rompuy ’
Door het aantal mandaten
en functies te beperken, is het al veel gemakkelijker om
het allemaal te beheren. Ik heb geen behoefte om heel
veel dingen tegelijkertijd te doen. Ik heb wel behoefte
om een aantal activiteiten te kunnen behouden en
daardoor beperk ik dus een aantal andere. Ik heb
nu één taak als voorzitter van de Europese Raad en
ik heb daarnaast geen enkele andere functie. Mijn
timemanagement bestaat erin me te focussen op een of
twee kernactiviteiten.
Geert Noels ’
Ik heb een functie met enorm veel
media-aandacht en de mensen die je ziet, zijn meestal
buitengewone mensen. Dat is natuurlijk heel aangenaam.
Maar dat kan al snel imponerend werken naar mede-
werkers, die misschien geen commentaar of kritiek meer
durven geven. Ook binnen je familie schuilt het gevaar
dat je een soort icoon wordt waar niemand nog iets durft
tegen in te brengen. Dat is natuurlijk niet goed.
51
AUakenen van je Functies
Wie ben je? Welke rollen vervul je? In onze samenleving is het bijna vanzelf-
sprekend dat je verschillende rollen vervult. Je hebt een baan, je past regel-
matig op de kleinkinderen of je bent lid van de plaatselijke tennisclub. Wat
verwacht de omgeving van jou?
Stel jezelf de volgende vragen:
Wie ben je op je werk?
Wie ben je thuis (gezin en familie)?
Wie ben je in het verenigingsleven?
Als de vereisten van een bepaalde functie of rol duidelijk zijn, kun je de ta-
ken en de activiteiten vaststellen die nodig zijn om tot een goed resultaat
te komen. Met andere woorden: welke input is nodig om tot de gewenste
output te komen?
52 afbakenen van je functies
1 Wie ben je op je werk?
Hieronder vind je een aantal voorbeeldfuncties. Het is niet de bedoeling om
alle mogelijke jobs in kaart te brengen, maar wellicht vind je wel een aantal
gelijkenissen met je huidige baan.6
Administratief bediende
Administratieve krachten hebben het vaak heel druk. Telefoon opnemen,
vergaderingen regelen, bergen papier verwerken, dat behoort tot hun dage-
lijkse bezigheden. Het is niet uitzonderlijk dat ze aan meerdere bazen rap-
porteren, wat ervoor zorgt dat ze vaak gestoord worden voor dringende en
minder dringende verzoeken.
Werk je in de administratie? Dan is het belangrijk voor ogen te houden wat
de baas in petto heeft. Het is ook interessant te weten wat precies de doel-
stellingen van je team zijn.
Heb je hier geen idee van? Vraag het dan gewoon!
Enkele voorbeelden:
Wat willen we dit jaar zeker bereiken?
Wat zal ik eerst doen? A of B?
Wat zijn de problemen die het eerst moeten worden aangepakt?
Bescherm jezelf zoveel mogelijk tegen storingen van buitenaf, vermijd mul-
titasking en stel prioriteiten. Niet alles moet zo nodig af zijn, maar richt je
op de belangrijke zaken. Indien dit jou zou helpen, stel dan lijstjes op.
53
Ik heb altijd veel respect gehad voor administratieve medewerkers. Na
het beëindigen van mijn studies kon ik aan de slag bij een bekende Ameri-
kaanse multinational. De directiesecretaresse was werkelijk een wandelend
wonder. Ze rapporteerde aan verschillende managers, waaronder de finan-
cieel directeur, op dat moment mijn baas. De man was eind vijftig en spen-
deerde zijn tijd vooral aan het wachten tot het moment dat hij met pensioen
kon gaan. Toch kwam hij af en toe uit zijn bureau om een of ander voorstel
te lanceren. Plaatsvervangende schaamte was op zulke momenten niet zel-
den op zijn plaats, dus iedereen was blij dat dit niet al te vaak gebeurde. De
secretaresse was echter een charmante dame op leeftijd die zich feilloos
als een kameleon kon gedragen. Op het ene moment was ze de gedienstige
collega die vroeg of je nog koffie wilde. Op het andere moment veranderde
ze noodgedwongen in de intellectuele draagbalk van de financiële afdeling,
waarbij ze de tekortkomingen van haar baas feilloos kon camoufleren.’
Verkoper
Als verkoper heb je een cruciale functie in het bedrijf. Hoewel dit niet altijd
evident is, komt het eropaan je tijd vooral te besteden aan activiteiten die
inkomsten genereren.
Iedere verkoper kan zijn activiteiten opdelen in een van de volgende
categorieën:
activiteiten die direct omzet genereren;
activiteiten die indirect omzet genereren;
activiteiten die geen omzet genereren.
Het vinden van de juiste balans is een kunst op zich. De focus ligt uiteraard
op de eerste categorie, zonder de andere categorieën te negeren.
54 afbakenen van je functies
Wie ooit in een verkoopafdeling heeft gewerkt, weet dat de verleiding om je
bezig te houden met ondersteunende zaken, bijzonder groot kan zijn. De ad-
ministratie moet worden bijgehouden, je moet de klanten bellen voor kleine
en grote problemen en je wordt bovendien nog verondersteld actief te net-
werken. Een hele boterham dus en het komt eropaan om de juiste keuzes te
maken. Een doordacht loonbeleid kan hierbij helpen. Zelf ben ik voorstan-
der van een basisloon waarmee je nog steeds een mooi stukje vlees voor de
kinderen kunt kopen en de rest mag wat mij betreft een variabel loon zijn.
Zo ga je als verkoper intuïtief de juiste richting uit (lees: richting activiteiten
die direct omzet genereren).
55
Manager/eigenaar
Managers hebben over het algemeen veel taken en ze hebben altijd te wei-
nig tijd. De activiteiten van een manager kunnen worden onderverdeeld in:
operationele activiteiten;
strategische activiteiten;
evaluatieve activiteiten.
Bijna elke activiteit van een manager kan worden ondergebracht in een van
die categorieën. Uit onderzoek blijkt dat 80 procent van de tijdsbesteding
uitgaat naar operationele activiteiten, 15 procent naar strategische activi-
teiten en slechts 5 procent naar evaluatieve momenten.
Toch zit de meeste toegevoegde waarde niet in de eerste categorie, maar in
de twee laatste categorieën. Het komt er dus op aan de tijd die wordt be-
steed aan operationele taken, te verminderen.
Hans Bourlon ’
Wanneer ik goed bezig ben, zou
je dat in principe kunnen merken aan hoe vaak mijn
telefoon rinkelt. Ik ben niet de slaaf van mails en telefoons,
integendeel. Ik vergelijk het leiden van een bedrijf graag
met een grote boot. Als je kapitein bent, moet je vooral
bezig zijn met waar je naartoe vaart. Welke richting gaan
we uit? Hoe lang gaan we erover doen? Welke zeeën
wachten ons nog? Wat zijn de leuke dingen aan de reis en
waar zitten de mogelijke obstakels? Ik moet niet aan het
stuur staan, dat moet de stuurman doen, en om het anker
neer te laten is er ook een specialist. De telefoon gaat niet
de hele tijd rinkelen, want ik ga ervan uit dat we de juiste
mensen hebben om te doen wat ze moeten doen. Ik heb
met mijn mensen een soort contact dat ervoor zorgt dat
ze tot ontplooiing kunnen komen, dat het ze motiveert.
Kortom, een open dialoog.
56 afbakenen van je functies
Hilde leidde al vijftien jaar een Nederlands familiebedrijf met twee-
honderd werknemers. Ze was er terecht trots op dat ze de winst-
gevende activiteiten kon blijven combineren met waarden zoals
respect voor de werknemers, vertrouwen en eerlijkheid. De deur stond al-
tijd open en iedereen kon haar rechtstreeks bellen als er problemen waren.
Toch liep niet alles van een leien dakje: het bedrijf – en dus ook het aan-
tal personeelsleden – was de voorbije jaren explosief gegroeid en dat
zorgde ervoor dat er bitter weinig tijd was om eens na te denken over
de toekomst. Erger nog, ze gaf aan dat haar werkdag begon om vijf
uur ’s middags, op het moment dat bijna iedereen naar huis ging. Toen
ik haar vroeg om haar functiebeschrijving en takenpakket eens in
kaart te brengen, kwam ze zelf tot de conclusie dat ze 99 procent van
haar tijd aan operationele zaken besteedde. Hoewel ze dit nooit eer-
der zo had bekeken, bleek zelfs dat bepaalde werknemers “moeilijke”
of “lastige” taken systematisch haar richting probeerden uit te duwen.
Enkele eenvoudige ingrepen, zoals een duidelijke functiebeschrijving voor
het management, het schrappen
van een aantal taken en het ver-
zoek haar alleen in noodgeval-
len rechtstreeks te benaderen,
hebben ertoe geleid dat ze haar
werkdag heeft teruggewonnen.’
Willem Middelkoop ’
De balans
tussen privéleven en professioneel
leven is heel goed omdat ik juist niet
hoef te werken. Vroeger bij RTL moest
ik maandag, dinsdag en vrijdag in
de studio zijn om te berichten over
economie. Dat was mijn laatste echte
werk, daar moest je echt zijn. Dat vond
ik ook wel leuk om te doen, maar het
kostte zoveel tijd. Omdat ik dat nu
niet meer doe, kan ik gewoon vaker
thuis zijn, ik breng de kinderen naar
school. Ik probeer thuis te zijn rond half
vijf. Als de kinderen naar bed gaan,
ga ik soms buitenshuis voor een late
dinerafspraak. Als je geen televisie kijkt,
dan heb je zoveel tijd over…
57
2 Wie ben je thuis?
Dit lijkt een overbodige vraag, want dat wordt als heel natuurlijk aange-
voeld. Toch is het zinvol even stil te staan bij de rollen die je eventueel thuis
vervult:
ouder zijn;
poetsen;
kinderen opvangen;
klusjes doen;
tuinieren;
administratie bijhouden;
kinderen halen en brengen;
koken;
inkopen doen;
wassen en strijken;
…
Het is best mogelijk dat je een aantal zaken uitbesteedt, maar dit geldt wel-
licht niet voor alle rollen. Als je voltijds werkt, word je verondersteld die ta-
ken te verrichten naast de acht à tien uur die je dagelijks presteert. Wellicht
kan timemanagement ook in het huishouden soelaas bieden.
Een van mijn hobby’s is koken. In de avondschool zat in mijn kookgroep
een dame met een drukke baan bij een grote multinational. Ze had drie
kinderen en leefde gescheiden van haar man. Op dat ogenblik had ik zelf
nog geen kinderen en vond ik het niet altijd evident om op tijd op school te
zijn. Ik vroeg haar hoe ze dit allemaal combineerde. Haar antwoord was
eenvoudig: “Ik ga voor kwaliteit en niet voor kwantiteit. Ik besteed zoveel
mogelijk huishoudelijk werk uit en probeer mijn mannelijke collega’s dui-
delijk te maken dat ik geen avondvergaderingen apprecieer, tenzij het echt
niet anders kan. Bovendien kun je met de huidige technologie werken waar
58 afbakenen van je functies
en wanneer je maar wenst.” Sindsdien heeft ook mijn gezin een poetsvrouw
die ook nog de strijk voor haar rekening neemt. En winkelen doen we zoveel
mogelijk online.’
Christine Van Broeckhoven ’
De balans tussen mijn
privéleven en mijn werkleven is geen zwart-witovergang. Daar
zit een grijze zone tussen. Het meeste van wat ik doe, wil ik
graag doen. Het is een hobby. Ik vind het niet erg om op een
zaterdagvoormiddag een paar uur te werken. Heb ik dan een
goede of slechte balans… geen idee, maar het werkt.
Mijn man zit in de cultuursector en heeft ook een beroep dat
zeven dagen vergt. We hebben onze vaste privéafspraken. Zo
gaan we elke drie weken naar zee. Dan bezoeken we galeries
en musea. We hebben dan ook nog een jaarlijks weekend in de
Ardennen, een week in Oostenrijk om te skiën en we doen twee
citytrips. Wij zijn meer mensen van de korte vakanties. Kort,
krachtig en frequent. Als dat niet zo zou zijn, dan denk ik niet
dat je op dat niveau kunt werken.
59
3 Wie ben je in het verenigingsleven?
Niets is leuker dan actief te zijn in een vereniging. Toch staan we er niet bij
stil dat vanuit het verenigingsleven er regelmatig vragen komen om bepaal-
de inspanningen te doen. Zelfs als je niet actief bent binnen een club, doet
men soms toch via achterpoortjes een beroep op je.
Stel jezelf de volgende vragen:
In welke verenigingen ben ik actief en wat verwacht de clubleiding van mij?
In welke verenigingen is mijn partner actief en welke implicaties heeft dit
voor het gezin?
In welke verenigingen zijn mijn kinderen actief en welke inspanningen han-
gen hiermee samen?
Je zou versteld kunnen staan van de resultaten. Deelnemen aan het ver-
enigingsleven is leuk, maar het brengt nu eenmaal verplichtingen met zich
mee. Vaak vergen die heel wat tijd.
Stel jezelf af en toe eens de vraag of een taak wel degelijk door jou uitge-
voerd moet worden. Als je door anderen ongewild in een bepaalde rol wordt
geduwd, is het de kunst om zo diplomatisch mogelijk die rol ter discussie
te stellen.
60 afbakenen van je functies
4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privéleven
Houd je persoonlijke rollen jaarlijks eens tegen het licht. In welke mate
komen ze overeen met je persoonlijke doelstellingen? Zowel je rol als je
doestellingen evolueren in de tijd, dus is een regelmatige evaluatie geen
overbodige luxe.
Werk en privé zullen de komende jaren wellicht nog meer in elkaar vloeien
dan vandaag de dag al het geval is. Omdat de plaats waar je werkt, vanwe-
ge nieuwe technologische toepassingen, minder van belang wordt, zal de
scheidingslijn tussen werk en privé steeds dunner worden. Zo is het in veel
functies de normaalste zaak van de wereld dat je ook thuis kunt inloggen
op het bedrijfsnetwerk. Voor sommigen is dit een zegen, voor anderen wel-
licht een vloek. Toch ben ik ervan overtuigd dat die evolutie een antwoord
kan bieden op de steeds toenemende stress bij onder meer tweeverdie-
ners. Meer autonomie en controle
over de eigen tijdsbesteding zijn
hierbij de sleutelbegrippen. Daar-
naast zal een flexibele houding
van zowel werknemers als werk-
gevers cruciaal zijn. Wanneer bei-
de partijen inzien dat in de eerste
plaats het resultaat telt en minder
de manier waarop die resultaten
worden behaald, kan die werkwij-
ze wellicht tot betere samenwer-
kingsvormen leiden.
Op dit ogenblik worstelen dui-
zenden werknemers met de ba-
lans tussen werk en privéleven.
Goedele Liekens ’
De balans
tussen mijn privéleven en professioneel
leven is momenteel prima. Maar ik heb
jaren met een schuldgevoel gezeten.
Je betaalt bijvoorbeeld iemand om een
verjaardagscadeautje voor je kinderen te
gaan kopen of om leuke dingen met hen te
gaan doen. Dat is heel moeilijk. Je werkt je
intussen te pletter om die mensen te kunnen
betalen. Dat doet pijn.
61
Tweeverdienerscursussen om überhaupt te kunnen omgaan met het jach-
tige leven, blijken steeds meer aan te slaan. Het zal dan ook niet verwon-
deren dat de aandacht voor het privéleven van werknemers in toenemende
mate een arbeidsvoorwaarde zal gaan worden. Bedrijven die geen oog heb-
ben voor die behoeften, zullen ongetwijfeld een aantal kandidaat-werkne-
mers afschrikken.
Hebben we het wel zo druk? Zijn er dan echt geen oplossingen? Hieronder
houd ik drie mythes over tijdsbesteding tegen het licht: de mythe van vaste
werktijden, de mythe van de werknemer die veel uren werkt en de mythe
van de nieuwe man.
De mythe van vaste werktijden
Medewerkers die hun werk-
uren zelf kunnen indelen, zijn
over het algemeen gezonder
dan collega’s die deze moge-
lijkheid niet hebben. Volgens
de onderzoekers van het Wolf-
son Research Institute hebben
ze minder stress en meer rust
in hun gezinsleven. Ook de
bloeddruk, de geestelijke ge-
zondheid en de slaappatronen
ondervinden positieve effec-
ten van flexibele werktijden.
In totaal waren er meer dan
16.000 mensen bij dit onder-
zoek betrokken in een combi-
natie van een tiental studies.
In een van die studies kreeg in
een Brits politiekorps de ene
helft van de agenten flexibele
Herman Van Rompuy ’
Ik ben
natuurlijk nooit om vijf uur thuis, maar
ik tracht de weekends zoveel mogelijk
vrij te houden. Er zijn altijd wel een of
twee activiteiten gepland, maar die
doen mijn vrouw en ik vaak samen.
De zondagen zijn praktisch altijd vrij.
Ik neem ook ongeveer zeven weken
vakantie per jaar. In alle mogelijke
functies die ik gedaan heb, was dat
zo. We gaan ook nu op skivakantie
en we gaan een week weg met Pasen
en vier weken in de grote vakantie.
In november neem ik nog een week.
In de kerstvakantie hetzelfde. Anders
is dat niet meer combineerbaar met
je gezinsleven, maar ook niet met je
innerlijke evenwicht.
62 afbakenen van je functies
werkuren, de andere helft kreeg die mogelijkheid niet. Na afloop van het
experiment bleek dat de agenten die een flexibel werkrooster hadden, er
mentaal flink op vooruit waren gegaan.7
Ook in Nederland is er uitvoerig onderzoek naar flexibele werktijden ver-
richt, onder meer door TNO. Hieruit blijkt dat de meeste bedrijven vast-
houden aan het concept van vaste werkuren. Toch beseffen de meeste
organisaties dat meer flexibiliteit zou leiden tot grotere tevredenheid en een
betere afstemming tussen werk en privéleven.8
Driekwart van de Nederlanders zegt dat een flexibele invulling van hun da-
gelijks werk mogelijk zou kunnen zijn. Volgens een enquête van Werk in Ba-
lans 2009 doet een kwart dit ook daadwerkelijk. Bijna 60 procent van de
ondervraagde werknemers vindt dat een werkgever met flexibele werktijden
aantrekkelijker is om voor te werken. Het internet en andere digitale tech-
nologie maken het in veel gevallen mogelijk een deel van het werk te doen
buiten het traditionele kantoor en de traditionele werkuren. Slechts 20 pro-
cent van de respondenten geeft aan dat ze hierover zeggenschap hebben,
terwijl 40 procent verwacht door flexibel te werken productiever te zijn.9
Als we naar de ruimere context van een flexibele werkregeling kijken, krij-
gen we een heel ander beeld. Een recent onderzoek, uitgevoerd in opdracht
van Robert Half Finance & Accounting bij 4516 internationale HR en Finance
managers, toont aan dat een grote meerderheid van de Belgische en Neder-
landse bedrijven de werknemers een of andere vorm van flexibele werkrege-
ling biedt. België situeert zich rond het Europese gemiddelde van 75 procent.
Nederland staat op kop met 86 procent, gevolgd door Duitsland (85 pro-
cent) en Luxemburg (80 procent). Hiermee zijn de Benelux en Duitsland
koplopers in Europa wat flexibele arbeidsregeling betreft. De meest voor-
komende vorm van flexibele werkregeling zijn flexibele uren, gevolgd door
compensatie van overwerk, een verlo�aar of sabbatical en thuiswerk.10
63
De mythe van de werknemer die veel uren werkt
Zijn Vlamingen bijvoorbeeld harde werkers? Enkele cijfers van de tijdson-
derzoeksgroep TOR (VUB) nuanceren dit beeld. De Vlaming die actief is op
de arbeidsmarkt, werkt gemiddeld 34 uur per week. Bijna de helft van de
werkende vrouwen doet dit deeltijds. Mannen hebben bijgevolg vaak een
langere werkweek, namelijk 38,5 uur. Ze werken gemiddeld 10 uur meer dan
hun vrouwelijke collega’s. Ook voltijds werkende vrouwen werken gemid-
deld minder dan voltijds werkende mannen, maar ze participeren vaak meer
in het huishouden.11
Als we die cijfers vergelijken met andere Europese lidstaten (Steunpunt
Werk en Sociale Economie & KUL), kunnen we alleen maar vaststellen dat
de lang werkende Vlaming een mythe is. De Grieken spannen de kroon met
meer dan 43 uur per week. Alleen Denemarken, Duitsland, Noorwegen én
Nederland hebben kortere werkweken dan de Vlaming. Heel wat zuidelijke
landen zitten veel langer op kantoor. Het percentage deeltijdse arbeid is er
bovendien beduidend lager. Als we gaan vergelijken met de voltijds werken-
de Europeanen, zitten de Vlamingen dus in de middenmoot. In vergelijking
met de Waalse buren, pres-
teert de voltijds werkende
Vlaming dan weer anderhalf
uur meer.12/13
Die studies tonen echter niet
aan in welke mate er effici-
ent gewerkt wordt. Uit een
onderzoek van Sd Worx blijkt
dat 84 procent van de Belgi-
sche werknemers zichzelf als
productief beschouwt. Hier-
bij schat een werknemer uit
Wallonië de eigen producti-
viteit hoger in dan zijn Vlaam-
se en Brusselse collega’s.14
Christian Van Thillo ’
De balans
tussen privéleven en professioneel leven
lukt vanwege de eenvoudige reden dat ik
netwerken op diners en cocktailavonden
zoveel mogelijk vermijd. Ik heb dat nooit
gedaan en ik zal dat ook nooit doen, zodat
de tijd die vrijkomt naar mijn privéleven
kan gaan. Als ik werk, dan wérk ik ook,
dan ben ik echt met mijn job, met onze
mensen en met onze producten bezig en
that’s it! Daarbuiten is het privé.
64 afbakenen van je functies
Een recent rapport van de Confe-
rence Board (Financial Times, janu-
ari 2010) bevestigt die inschatting.
België is, op Luxemburg en Noor-
wegen na, het productiefste land
ter wereld gemeten naar bbp per
gewerkt uur. Nederland volgt op
de vierde plaats, de VS en Frankrijk
volgen op nummer vijf en zes.15
Het belang van timemanagement
en persoonlijke efficiëntie mogen
we dus niet onderschatten. De ver-
eiste hoge productiviteit is name-
lijk een rechtstreeks gevolg van de
hoge loonkosten. De dure lonen
zorgen ervoor dat veel onderne-
mingen onder druk staan om hun
productie, maar ook hun dienstver-
lening, uit te besteden aan lageloonlanden. Bovendien voorspellen verschil-
lende studies dat er in de toekomst te weinig werkkrachten beschikbaar
zullen zijn voor de arbeidsmarkt. We zullen dus allemaal noodgedwongen
efficiënter moeten gaan werken.
Christine Van Broeckhoven
’
Mijn mede werkers weten wat
hun rol is en we houden rekening
met de gezinssituatie. Ik plan geen
vergaderingen in de vakanties en
ook niet op woensdagnamiddagen.
Dat kun je niet maken. Mensen
moeten geen problemen krijgen met
hun gezin. Vrouwen houden eerder
rekening met het einde van de dag,
zeker vrouwen die kinderen hebben.
Mannen hebben een partner thuis,
die breien daar gemakkelijk een uur,
twee uur aan. Dat zie je ontzettend
vaak. Zonder meer te doen, zonder
meer te presteren. Die gaan wel eens
koffie drinken of praten over voetbal.
65
De mythe van de nieuwe man
Er werd lang verondersteld dat de ongelijke verdeling van de gezinsarbeid
tussen mannen en vrouwen geleidelijk aan zou oplossen. De laatste jaren is
men hiervan afgestapt. De verhoogde participatie van de vrouw op de ar-
beidsmarkt heeft niet automatisch geleid tot een betere arbeidsverdeling in
het gezin. Volgens de tijdsonderzoeksgroep TOR neemt de vrouw vandaag
de dag nog steeds dubbel zoveel huishoudelijk werk en kinderzorg op zich.
Ze besteedt dan ook minder tijd aan haar job.16
Als we zicht krijgen op de tijdsbesteding van een man of een vrouw, dan
kunnen we met bijna 80 procent zekerheid het geslacht voorspellen. De
tijdsbesteding in het huishouden speelt hierbij een cruciale rol. De laatste
twintig jaar is er op dit vlak weinig evolutie merkbaar en de gezinstaken zijn
nog steeds sterk geslachtsspecifiek. Vrouwen houden zich namelijk vaker
bezig met routinematige en minder aangename taken, zoals wassen en strij-
ken. Mannen, daarentegen, verrichten meer taken die enigszins als plezierig
kunnen worden ervaren, zoals koken voor vrienden of tuinieren.17
Tijdsbeheer kan beslist ook in
het huishouden soelaas bie-
den. We kunnen ons bijvoor-
beeld afvragen welke taken
we eventueel kunnen uitbe-
steden. Is het nodig om zelf te
strijken? Is het nodig ons huis
zelf te poetsen? Zeker met een
systeem zoals de Belgische
dienstencheques is het uitbe-
steden van lastige karweien fi-
nancieel haalbaar.
Hans Bourlon ’
De balans
vinden tussen je privéleven en je
job, dat is timemanagement. Een
evenwicht tussen beide realiseren
en ervoor zorgen dat je voldoende
kans tot zelfontplooiing krijgt. Als
ik bijvoorbeeld mensen als gekken
zie werken en daarbuiten geen
privéleven meer hebben, dan heb
ik daar mijn bedenkingen bij.
Dan is er geen balans, maar een
onevenwicht en een onevenwicht
blijft nu eenmaal niet duren.
Toolbox FUNCTIEFUNCTIE
66 afbakenen van je functies
Wie ben je? Welke rollen vervul je?
Welke functies vervul je in de maatschappij?
Wat is jouw rol in je professionele leven?
Wat zijn je specifieke taken?
Wat zijn je extra taken?
Wat moet je doen om de zaken draaiende te houden?
Download de pdf-versie van deze Download de pdf-versie van deze
toolbox op toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..
67
e e
..
Wat is jouw rol in je
privéleven?
Wat zijn je specifieke taken?
Wat zijn je extra taken?
Hans Bourlon ’
Als aandeelhouder
heb je een heel andere filosofie dan als
bijvoorbeeld een operationeel directeur.
Hoe minder ik nodig ben in het bedrijf, hoe
meer mijn aandeel waard is. Als ik mezelf als
trechter van dit bedrijf beschouw, dan ben
ik waardedestructie aan het plegen voor al
onze aandeelhouders. De ideale manager, als
homo universalis, bestaat niet. Dus moet je
trachten je te ontplooien in die dingen waarin
je denkt het verschil te kunnen maken.
Toolbox FUNCTIEFUNCTIE
68
Wat is jouw rol in je verenigingsleven?
Wat zijn je specifieke taken?
Wat zijn je extra taken?
Geert Noels ’
Het is leuk om met comple men taire
mensen te kunnen werken. Er is bij Econopolis een
duidelijke competen tieverdeling. Geert Wellens doet
meer het managementgedeelte: de contracten, het
administratieve, het managen en het mediagedeelte,
dat is zijn takenpakket. Het inhoudelijke en de
klantencontacten dat is meer mijn verantwoordelijkheid.
Naar medewerkers is dat hetzelfde: ik geef graag en veel
verantwoordelijkheid. Ik laat de mensen graag hun ding
doen. Ze krijgen dus de volledige verantwoordelijkheid
tot het einde. Je moet soms mensen dingen geven
waarvoor ze nog niet onmiddellijk klaar zijn, maar ik
vind dat je je grenzen moet kunnen verleggen.
Samenvatting
af
ba
ke
ne
n v
an
je
a
fb
ak
en
en
va
n j
e f
un
ct
ies
fu
nc
tie
s
F
22
69
Sommigen staan versteld hoeveel rollen ze vervullen in het dagelijkse leven,
anderen kijken raar op wanneer ze in kaart brengen hoeveel tijd ze besteden
aan bepaalde bezigheden. Hoe dan ook, het is nuttig om je functies goed af
te bakenen.
Wie ben je op je werk?
Komt je huidige functiebeschrijving nog in de buurt van de personeelsad-
vertentie waarop je hebt gereageerd? Waar besteed je vandaag (te) veel tijd
en aandacht aan? Komen er zaken op je af die niets met je functie te maken
hebben?
Wie ben je thuis?
Ben je een happy single of wachten er elke avond een partner en vier kin-
deren? Doe jij de administratie of laat je dit met plezier aan iemand anders
over? Breng het eens in kaart en bekijk hoeveel tijd je aan al die privézaken
besteedt.
Wie ben je in het verenigingsleven?
Ben jij degene die het allemaal wel zal regelen of zijn de taken goed ver-
deeld? Het verenigingsleven is volgens velen het cement van onze maat-
schappij, maar het kan ook bijzonder tijdrovend zijn. Hoe jouw plaatje er
ook uitziet, probeer een haalbare combinatie te vormen. Een jaarlijkse
evaluatie van de balans tussen je werk en je privéleven is zeker de moeite
waard.
70
Jacques Rogge
is een Belgische arts (orthopedisch chirurg). Als zeiler werd hij een-
maal wereldkampioen, haalde tweemaal een tweede plaats
en werd zestien keer Belgisch kampioen. Tussen 1990 en 1992
was hij voorzitter van het Belgisch Olympisch en Interfederaal
Comité (BOIC). Sinds 2001 is Rogge voorzitter van het IOC, als
opvolger van Juan-Antonio Markies van Samaranch. Hij kreeg
al snel de bijnaam Mister Clean om zijn harde aanpak van het
dopinggebruik in de sport.
71
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Tip
Planning. Je moet je dag van tevoren kunnen plannen. De tijdsindeling moet
bepalend zijn en dat moet je ook aan je omgeving en je medewerkers door-
geven. Je moet je agenda steeds goed voor ogen hebben. Als je een ver-
gadering of een speech een dag van tevoren kunt voorbereiden, dan doe
je daar wonderen mee. En uiteraard ben ik niet alleen bezig met de dag
die volgt, maar ik kijk ook regelmatig naar de komende weken, de volgen-
de maanden enzovoort. Het is niet anders dan topsport. Het is plannen en
hard werken.
Agenda
Ik sta meestal om half zeven op, dan ontbijt ik. Dan ga ik naar het kantoor,
waar ik om acht uur begin. Mijn dag begint met het doornemen van de be-
langrijkste persknipsels, meestal een document van zo’n dertig bladzijden
met de hoofdlijnen. Daarna krijg ik van het secretariaat de dringende brie-
ven. Om kwart voor negen, negen uur heb ik meestal een gesprek met mijn
kabinetschef, die de komende dagen bespreekt. Vanaf half tien heb ik dan
mijn individuele afspraken met sportmensen, mensen uit de bedrijfswereld
of televisie. Bovendien doe ik veel interviews. Rond de middag is er meestal
een sobere lunch met mensen die van de andere kant van de wereld komen.
Ik kan ze namelijk moeilijk een half uurtje zien om ze daarna te bedanken
voor hun komst. Meestal begint dat om halfeen en om kwart over een is dat
afgelopen. Daarna starten we opnieuw met de vergaderingen.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
Wat meer sporten. Ik houd mij fysiek zo fit mogelijk door elke dag te fietsen
of te lopen, maar indien ik twee uren vrij zou hebben, dan zou ik dat veel
vaker doen. Ik zou ook regelmatig gaan tennissen of gaan golfen; daar heb
ik nu geen tijd voor.
72
Willem Middelkoop
is een Nederlands publicist, ondernemer en voormalig beurscom-
mentator op RTL Z. Middelkoop werd in Zwitserland geboren
uit Nederlandse ouders, maar groeide vanaf zijn vierde op in
Nederland bij zijn pleegmoeder. Middelkoop geeft een weke-
lijkse nieuwsbrief uit, Middelkoop Nieuws-Flash! Hierin gaat
hij in op belangrijke economische ontwikkelingen, geeft zijn
visie daarop en doet hij economische voorspellingen. Met Jan
Dobber zette Middelkoop een beleggingsfonds op, het Gold &
Discovery Fund.
73
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Tip
De 80/20-regel. Die moet bij je karakter passen. Als je perfectionist bent,
kun je niet volgens de 80/20-regel leven. Je moet die korte tijd – die eerste
20 procent die 80 procent rendement oplevert – proberen te benutten. Dit
concept heeft mij altijd aangesproken, ook tijdens mijn studententijd. Niet
de hele dag studeren, maar twee keer drie kwartier op een heel geconcen-
treerde manier. Dan kun je 80 procent van je kennis opdoen, wellicht meer
dan iemand die acht uur achter zijn boeken zit, maar steeds naar het koffie-
apparaat loopt. Kort geconcentreerd dingen doen.
Agenda
Ik heb geen vaste werkzaamheden, daar ben ik volledig mee gestopt. Ik
neem de dag zoals die komt. Ik heb natuurlijk een aantal projecten waaraan
ik verder moet werken. Als ik veel tijd heb, doe ik dat, heb ik weinig tijd, dan
moet het wachten tot de volgende dag. Ik probeer vooral te werken wanneer
ik het leuk vind. Bijvoorbeeld tussen tien en twaalf, dan ben ik fris. Daarna
vind ik het leuk om even weg te gaan naar afspraken, vergaderingen of wat
dan ook. Dan gaat ’s middags de financiële markt open in Amerika, wat voor
mij heel belangrijk is, want ik heb een beleggingsfonds. Ik stop ermee rond
half vijf, vijf uur, want dan begint het soms op werken te lijken.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
De afgelopen jaren heb ik een aantal nieuwe projecten opgestart. Dat kostte
veel tijd en wat je dan te weinig doet, is sporten en lezen. Ik ben bang dat
ik toch weer een nieuw project zou oppakken. Ik vind zoveel dingen leuk,
zoveel dingen interessant. Zo wil ik heel graag een volgend boek maken. Ik
heb mezelf bewust de rust gegeven om daar momenteel niet aan te werken
omdat ik het anders te druk krijg. Een andere optie is de golfles weer in-
plannen, of meer tennissen.
1 Minimaliseren van storingen
2 Nee durven zeggen
3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren
4 Datadieet
Focussen op je doelstellingen
fo
cu
ss
en
f
oc
us
se
n o
p j
e d
oe
ls
te
ll
ing
en
op
je
do
el
st
el
lin
ge
n
F
33
Hans Bourlon ’
Ik heb
meege daan aan het tv-
programma de Slimste Mens
Ter Wereld. Ik heb niet zo’n
geweldig geheugen, maar op
het moment dat ik daar zit en
die camera draait, dan weet
ik plots meer dan bijvoorbeeld
thuis in mijn zetel.
77
Focussen op je doelstellingen
Focussen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Concentreren wellicht nog veel
minder. We worden namelijk voortdurend overstelpt met informatie die
constant onze aandacht afleidt. Hoe kunnen we hiermee omgaan?
Concentratie is natuurlijk erg belangrijk. Je goed kunnen concentreren be-
tekent dat je je aandacht bij een bepaald onderwerp kunt houden, wat er
ook gebeurt. Tracht je denkkracht helemaal te richten op datgene waarmee
je op dat moment bezig bent, zonder dat je gedachten afglijden naar allerlei
andere zaken.
78 focussen op je doelstellingen
1 Minimaliseren van storingen
De tijd dat je ongestoord door het
leven kon gaan, ligt al ver achter
ons. Dankzij de moderne communi-
catiemiddelen is ons comfort aan-
zienlijk gestegen. De keerzijde is
echter dat je niet meer kunt beslis-
sen over je eigen tijd. De baas vindt
jou probleemloos terug wanneer je
op het strand zit en je schoonmoe-
der is altijd in de buurt.
Tijdens een werkdag zijn je collega’s
waarschijnlijk de grootste boosdoe-
ners. Grote kantoorruimtes waar
iedereen elkaar kan zien en horen,
zijn voor veel mensen een echte
nachtmerrie. Blijkbaar hebben ve-
len de tijd om hier en daar wat bij
te praten over van alles en nog wat.
Voetbal, soapseries en wat we gisteren hebben gegeten, blijken opeens de
meest interessante onderwerpen te zijn … terwijl jij net een financieel rap-
port zit af te werken. Intussen begint de telefoon te rinkelen en komen er
drie nieuwe mailberichten binnen.
Tijd maken voor een rustig uurtje is goud waard. Als je eerlijk bent, dan hoef
je niet 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Door de verschillende storingen
wordt je aandacht afgeleid en treedt er concentratieverlies op. Die verliezen
kunnen zelfs oplopen tot 30 procent van je tijd. De belangrijke zaken kun je
dus het beste a<andelen zonder dat er een telefoon rinkelt. Trouwens, je
Inge Vervotte ’
Het grootste
deel van mijn tijd ben ik bezig
met onderhandelen, met CEO’s,
raden van bestuur, politici,
vakbondsafgevaardigde enzovoort.
Het is heel boeiend en ik doe dat
heel graag, maar het vraagt wel een
bepaalde focus. Ik maak bewust de
keuze om mijn tijdsbesteding als
minister zo maximaal mogelijk in te
vullen. Ik voel mij daar ook goed bij,
maar daarnaast heb ik natuurlijk
bepaalde momenten dat ik liever niet
gestoord word. Ik ga er dan ook van
uit dat mijn kabinet goed draait, ook
als ik er niet ben.
79
mobiele telefoon heeft ook een o>nop… Het is cruciaal om die rustige uur-
tjes in te plannen in je agenda. Sluit de deur en vraag aan de receptie geen
enkele telefoon door te laten. Misschien is het zelfs wenselijk een tijdje off-
line te werken. Ga ook na wanneer je het meest productief bent. Voor de
meesten is dit ’s ochtends, maar misschien is dit voor jou anders. Ook het
omgekeerde kan nuttig zijn. Communiceer aan je omgeving dat ze het uur
na de lunch mogen langskomen voor vragen of opmerkingen. Dit is natuur-
lijk niet vanzelfsprekend, maar voor bepaalde functies is die regeling zeker
haalbaar.
Twee vragen die gegarandeerd
tijdwinst opleveren:
Is het dringend?1 1
Geef meteen ook aan waarom
je het momenteel druk hebt en
bied eventueel een alternatief
aan. Hier ga je niet de ‘trofee van
de meest populaire collega’ mee
winnen, maar het bespaart je wel
veel tijd.
Kun je me kort vertellen 2 2
waarmee ik je kan helpen?
Je dwingt je gesprekspartner om
meteen tot de essentie te komen,
wat het gesprek in de meeste ge-
vallen aanzienlijk korter maakt.
Christian Van Thillo ’
Mijn secretaresse weet wanneer
ze mag storen of niet. Ik neem
bijvoorbeeld nooit de telefoon op
zonder te weten wie het is. Een
onbekend nummer, nooit! Ik wil
mijn job doen en niet gestoord
worden wanneer ik aan het werk
ben. Dringende telefoontjes zijn
nooit heel erg dringend, zeker niet
tijdens vergaderingen. Je kunt dat
’s avonds wel afwerken. Ik geraak
er soms geïrriteerd door. Als we in
een meeting zitten en er is iemand
die constant naar buiten moet, dan
zal het niet lang duren voor ik een
opmerking maak.
80 focussen op je doelstellingen
Er is een tijd geweest dat ik zelf in een landschapsbureau zat, wat meteen
een knauw aan mijn productiviteit gaf. Dit soort van opstellingen kan wel-
licht de teamgeest bevorderen, maar op het vlak van concentratie is het
dodelijk. In elke omgeving heb je namelijk een flauwe grappenmaker die op
geregelde tijdstippen de boel op stelten wil zetten. Als je telkens die aan-
loop richting volledige concentratie moet nemen, resulteert dit altijd in pro-
ductiviteitsverlies. Dat alles maakte dat ik steeds vaker thuis ging werken.
Plots had ik het gevoel dat ik drie keer zo efficiënt was. Bovendien verloor ik
geen tijd aan woon-werkverkeer. Ik ben dan ook een fervente pleitbezorger
van telewerken. Als het te verzoenen is met de jobinhoud, zou ik als werk-
gever niet twijfelen.’
Multitasken werkt niet. Dat zeggen althans de vele studies die hebben aan-
getoond dat dit tot veel concentratie- en productiviteitsverlies leidt. Een
mail typen, tegelijkertijd een gesprek voeren met een collega en een tele-
foongesprek aannemen, is een goed recept voor tijdverlies. Taken bundelen
is heel wat efficiënter omdat het concentratieverlies op die manier beperkt
blijft.
Wim had het al voor zijn veertigste tot salesmanager bij een grote verzeke-
raar geschopt. Hij bezat een mooie woning in Amsterdam en mocht van de
baas elke drie jaar een leuke BMW uitkiezen. Hij beschreef zichzelf als een
“getalenteerde multitasker”. Toch was hij tot het besef gekomen dat hij zich
“moeilijk kon concentreren”. Dit was niet echt verwonderlijk. Wim zat samen
met dertig collega’s in dezelfde werkruimte, hij had twee mobiele telefoons en
wanneer hij een mail ontving, klonk er een piepstemmetje: “You’ve Got Mail!”
Na het volgen van onze coachingsessies pakt Wim het helemaal anders aan.
Hij bundelt zoveel mogelijk taken, hij heeft alle storende geluidjes afgezet
en nu promoot hij met veel overtuiging het concept van “het rustige uurtje”.’
81
2 Nee durven zeggen
Niemand is graag een stoorzen-
der en we willen allemaal aar-
dig zijn tegen elkaar. Betekent
dit dat we op alles zomaar ‘ja’
moeten zeggen? Zeker niet. Of
het nu over een professionele
of een privézaak gaat, het blijft
belangrijk je eigen doelen voor
ogen te houden. Er is niets mis
mee mensen te helpen, zolang
het niet ten koste van je eigen
planning gaat.
Het is zelfs beter om meteen
aan te geven dat iets niet mo-
gelijk is, dan achteraf – omdat
blijkt dat er geen tijd beschik-
baar was – twee gefrustreerde partijen te hebben. Op termijn zal degene
die duidelijk de bakens aangeeft, meer respect oogsten dan een altruïstisch,
maar slecht functionerend individu.
Vaak hoor je mensen zeggen dat het ‘al jaren een traditie is dat die persoon
dit doet’ of ‘dat een bepaald evenement maandelijks moet plaatsvinden’.
Tradities kunnen mooi zijn, maar evolueren over het algemeen te weinig. Al-
les in je omgeving evolueert, dus is het aan te raden een aantal tradities ter
discussie te stellen. Rust roest.
Let op je lichaamstaal en tracht empathie op te wekken voor jouw situatie.
Verwijs naar je eigen planning en deadlines, zonder de ander voor het hoofd
te stoten. Let wel, het is niet de bedoeling dat je meneer of mevrouw ‘Nee’
wordt. Het gezond verstand is vaak de beste raadgever. Als iemand een
open beenbreuk oploopt, dan is het in elke situatie noodzakelijk even tijd te
maken om 112 te bellen.
Geert Noels ’
In het begin
neem je alles aan en dat is
bijzonder moeilijk. Ik denk dat
je echt voor jezelf moet zeggen:
Moet ik dit echt doen? Is dat nu
mijn agenda of past dit in iemand
anders zijn agenda? Soms moet
je “nee” of “later” kunnen zeggen.
82 focussen op je doelstellingen
Stijn Peeters, de broer en manager van zanger en televisiepresentator Bart
Peeters, vertelde me onlangs dat Bart gemiddeld acht interviewaanvragen per
dag krijgt. Dat maakt veertig aanvragen per week of tweehonderd per jaar.
Dus heeft Stijn duidelijke criteria opgesteld: de interviews moeten over het
werk van Bart gaan, zoveel mogelijk interviews worden telefonisch afgewerkt
en het aantal fotosessies is beperkt. Volgens Stijn is dit de enige mogelijk-
heid om überhaupt nog een leven te hebben naast het te woord staan van de
media.’
Goedele Liekens ’
Elke dag
komen er vijf tot tien aanvragen
binnen. Je zou al iemand parttime
in dienst moeten hebben om
gewoon ‘nee’ te zeggen. Aanvragen
van studenten voor interviews,
aanvragen van clubs voor
lezingen… ik krijg er tientallen
per week. Selecteren is dus erg
belangrijk.
83
3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren
Het is absoluut verhelderend gedurende twee dagen een logboek bij te hou-
den. Je zult versteld staan hoeveel ongeplande en weinig ter zake doende
activiteiten je genoteerd zult hebben.
De boodschap is eenvoudig: schrap de activiteiten die geen toegevoegde
waarde hebben om je doelen te behalen. Schrappen is een van de meest ef-
fectieve methoden om tijd te winnen.
Stel jezelf een aantal indringende vragen:
Moet ik aanwezig zijn op de wekelijkse werkvergadering? Indien wel, moet ik
de hele tijd aanwezig zijn?
Moet ik naar alle recepties gaan waarvoor ik een uitnodiging krijg, of kan ik
misschien doelgerichter netwerken?
Kijk ook in de privésfeer. Is het wel echt nodig dat je elke zondagmiddag
naar je ouders gaat?
…
Inge Vervotte ’
Lang uitgaan heb ik moeten schrappen.
Vroeger kon ik mij nog wel eens laten gaan, maar daar ben ik nu
veel gedisciplineerder in geworden. Je weet gewoon dat je daar
op een gegeven moment voor moet boeten. En sport, je moet je
een keer die gewoonte aankweken om sport te integreren in je
leven en dat heb ik tot vandaag niet kunnen doen. Ook het zien
van vrienden heb ik noodgedwongen moeten beperken. Ik heb
altijd vriendschappen gehad waarin het normaal was dat we
elkaar drie tot zes maanden niet zien, dus dat is geen probleem.
84 focussen op je doelstellingen
Herman Van Rompuy ’
Er zijn heel veel zaken die ik schrap.
Zolang als ik in de Belgische
politiek zat, kon ik elke dag naar
een vergadering gaan. Je kunt elke
dag gaan spreken. Je kunt, zoals
sommigen, naar zevenendertig
nieuwjaarsrecepties gaan. Ik heb
dat dus allemaal niet gedaan of
slechts in heel beperkte mate. In die
zin ben ik natuurlijk geprivilegieerd
geweest omdat ik dat blijkbaar niet
hoefde te doen om vooruit te komen
in het leven.
Goedele Liekens ’
Op de kast liggen een
hoop boeiende boeken. Ik wil ze wel lezen, maar
wanneer zou ik dat doen? Het is een keuze. Veel
mannen zullen die boeken wel lezen. Ik lig dan
liever met mijn dochter in mijn armen naar een
of andere soapserie te kijken. Voor mijn gevoel
is dat veel belangrijker en ik heb niet meer die
blinde ambitie om alles gelezen te hebben. Je
wordt daar iets rustiger in, het is ook een kwestie
van beter weten wat je wel en niet wilt.
Geert Noels ’
Ik probeer selectief
te zijn wat recepties betreft, wat toch
niet altijd makkelijk is, want je hebt
altijd verplichtingen. Iets anders dat
ik schrap, is het drinken van alcohol.
Waarom? Omdat alcohol je efficiëntie
enorm verlaagt.
Christine Van Broeckhoven ’
Toen ik kleine kinderen had, heb ik wel
degelijk mijn loopbaan aangepast. Ik
heb pas later kinderen gekregen en dan
heb ik heel veel geschrapt. Ik heb mijn
hobby’s, zoals badminton en een aantal
andere zaken, noodgedwongen moeten
opofferen. Zo ben ik bijvoorbeeld ook
gestopt met het lezen van kranten. Ik
luister wel naar het nieuws. En slaap,
heel veel slaap heb ik opgeofferd. Toen
heb ik geleerd met vier uur toe te komen
en ik doe dat nog altijd.
85
Hoewel je misschien niet per uur betaald wordt, is het wenselijk om je per-
soonlijke uurtarief te bepalen. Iedereen verkoopt zijn tijd namelijk voor een
bepaalde prijs…18
Breng in kaart hoeveel uren je per week werkt:1 1
= aantal werkuren per dag * aantal dagen per week + overuren = aantal
werkuren per week
bijvoorbeeld 8 * 5 + 5 = 45 uur
Bereken je aantal werkuren per jaar:2 2
= aantal werkuren per week * weken per jaar = werkuren per jaar
bijvoorbeeld 45 * 48 = 2160 uur
Deel je nettosalaris (inclusief vakantiegeld en andere 3 3
voordelen) door het aantal uren dat je per jaar werkt.
bijvoorbeeld € 33.000 / 2160 = € 15
Vergelijk dit uurbedrag met een aantal referentietarieven:4 4
uurtarief tuinman;
uurtarief schoonmaken;
uurtarief strijken;
uurtarief kinderopvang;
tarief carwash;
enzovoort.
A<ankelijk van je persoonlijke berekening, kan het dus nuttig zijn een aan-
tal zaken uit te besteden… of niet.
86 focussen op je doelstellingen
Een andere manier om tijd uit te sparen, is delegeren. Hieronder vind je de
belangrijkste redenen om dit te doen:
Ik ben niet altijd de beste persoon voor de taak.
Ik ben te duur.
Ik heb tijd te kort.
Ontwikkelen van medewerkers.
Motiveren van medewerkers.
Maar er zijn ook een aantal redenen om niet te delegeren, hoewel ze niet
altijd even terecht zijn. Vaak denken mensen dat ze het sneller of beter kun-
nen of ze weten niet aan wie ze de taak kunnen delegeren.
Delegeren geeft je meer tijd voor je kerntaken. Toch is het zinvol aandacht
te schenken aan de volgende punten.
Denk goed na over wat je delegeert aan wie.
Delegeer niet alleen de minder leuke taken.
Geef duidelijke instructies.
Zorg ervoor dat de ander resultaat kan behalen.
Willem Middelkoop ’
Geld is heel belangrijk, want het stelt
je in staat anderen het werk te laten doen dat je zelf niet wilt doen.
Omdat er veel is dat ik niet graag doe, is geld gewoon erg handig.
Ik vind het niet leuk om mijn huis schoon te maken, ik vind het niet
leuk om mijn was te strijken en ik vind het niet leuk om mijn auto te
repareren. Waarom zou ik dat dan doen? Ik zorg dat er voldoende
geld is om dat soort dingen te laten doen. Dan gaat het ook veel
beter en sneller. Ik kan dan tijd spenderen aan dingen die ik echt
leuk vind en die mij echt interesseren. Ik zit momenteel in een
transitie van iemand die vaak werkdagen had van twaalf tot zestien
uur naar iemand die normale werkuren heeft. De tijd is zo efficiënt
georganiseerd, dat ik in normale werkuren zoveel kan doen.
Hans Bourlon ’
Er zijn zaken die ik in het
verleden altijd heel graag
heb gedaan, maar die
nu niet meer kunnen. Ik
heb honderden verhalen
gemaakt voor onze series,
ik vond dat heel leuk.
Vandaag zijn er veel meer
mensen hier in huis creatief
en die doen dat beter
dan ik vroeger. Ik ben met
bepaalde zaken gestopt en
ik heb mij in andere dingen
bekwaamd.
87
Christian Van Thillo ’
Ik ben alles-
behalve diegene die denkt dat hij alles zelf
moet blijven doen. Je moet elke keer een
nieuw perspectief krijgen over je eigen
job a[ankelijk van wat je wilt bereiken.
Je gaat altijd op een andere manier
delegeren, op een andere manier werken.
Ik heb altijd de indienstnemingen – van de
mensen die direct aan mij rapporteren –
gedaan op basis van een heel eenvoudige
stelling. Ik probeer medewerkers te
rekruteren die veel beter zijn dan dat ik zelf
ooit zou kunnen zijn voor de job waarvoor
ik ze aanneem. Als je dat doet, krijg je een
ploeg mensen waar je automatisch heel
veel vertrouwen in hebt en waar je zelf
alleen maar moet aansturen.
Geert Noels ’
Het mooie is dat
mensen gestimuleerd worden om het
beste in zich naar boven te halen. Dat
werkt ook. Hoe meer vertrouwen, hoe
meer verantwoordelijkheid dat je geeft,
hoe gelukkiger dat mensen zijn. Je
geeft hen verantwoordelijkheid en je
ziet hen evolueren. Als ze goed zijn en
ze nemen meer taken van je over, dan
is dat fantastisch. Maar ze mogen
evengoed de pluimen op hun hoed
steken. Delegeren en er zelf je naam
onder schrijven, dat werkt niet. Dat is
niet delegeren, dat is profiteren.
Hans Bourlon ’
Mensen worden wezenloos
als je je te veel met ze bemoeit. Mensen moet
je de ruimte geven om te spelen, om open
te bloeien. Je moet ze niet in de weg gaan
staan. Je kent dat soort bedrijven met een
tirannieke baas die waarschijnlijk zelf heel
competent is, maar die zich laat omringen
met soldaten. Als hun baas dan verdwijnt of
het bedrijf wordt overgenomen, dan is het
bedrijf waardeloos omdat niemand in staat is
verantwoordelijkheid op te nemen.
Jacques Rogge ’
Ik wil mij alleen
maar bezighouden met de kern van
de zaak; de details laat ik graag
over aan mijn medewerkers. Ik houd
van trust and verify. Ik geef aan mijn
medewerkers opdrachten, maar het is
hun zaak hoe ze het doen. Voor zover
dat het natuurlijk ethisch gebeurt
en ze de deadline halen die ik hen
opgeef. Wat ik zelf moet doen, is het
persoonlijke contact, het face to face
contact met mensen die belangrijk
zijn voor de organisatie. Er zijn nu
eenmaal persoonlijke contacten die
nodig zijn en die je niet kunt delegeren
omdat je gesprekspartner verwacht
dat jij er zult staan.
88 focussen op je doelstellingen
Uw persoonlijke assistent
Ondernemers, maar ook privépersonen, kunnen tegenwoordig allerlei ta-
ken uitbesteden aan bedrijven die ‘virtual assistants’ aanbieden. Het zijn
persoonlijke ‘assistenten op afstand’ die bijna alle soorten klussen kunnen
opknappen, gaande van het opnemen van je telefoon tot het schrijven van
papers of het uitwerken van je reisplannen.
‘Get Friday’ verhuurt voor 15 euro per uur ‘assistenten op afstand’, maar dan
moet je er wel rekening mee houden dat je assistent in India zit en geen
woord Nederlands spreekt. Ook in Nederland en België rijzen de bedrijven
als paddenstoelen uit de grond, maar de tarieven zijn vanzelfsprekend een
veelvoud in vergelijking met die van de Indiase collega’s. Toch loont het de
moeite om er eens naar te kijken omdat je vaak geen in- of uitstapkosten
betaalt.
Joop van den Ende ’
Ik heb ervoor gezorgd dat ik de juiste
mensen om mij heen heb om in alle
vrijheid zonder tijdsdruk te kunnen
werken. Dat begint met een goede
persoonlijk assistente die maanden van
tevoren al weet in te schatten welke
afspraken zij wel of niet kan vastleggen.
Zij weet welke verzoeken zij voorrang
moet geven en hoeveel besprekingen met
bepaalde personen kunnen uitlopen.
Christian Van Thillo ’
Managementassistentes zijn cruciaal voor
iemand die een organisatie leidt. Ik heb er
altijd heel veel aandacht voor gehad en ik heb
een lange traditie om op secretaressedag, in
plaats van iedereen altijd maar bloemen te
geven, iedereen aan één tafel uit te nodigen
voor een uitgebreide lunch. Er zijn ook
secretaresses van de mensen met wie ik werk
en dan praten we over de bedrijven en over
hoe zij met hun bazen omgaan. Ik leer daar
heel veel van. Je moet nu eenmaal dingen
weigeren, je agenda verandert constant en
daarbij heb je iemand nodig op wie je kunt
vertrouwen. Op die manier heb ik iemand die
meestuurt en mee mijn agenda bepaalt.
89
Goedele Liekens ’
Ik heb een persoonlijke assistent. Hij is wel
een assistent op allerlei vlakken. Hij neemt
de telefoon aan, beheert de aanvragen voor
interviews enzovoort. Ik kan niet voortdurend
zelf de telefoon beantwoorden. De mensen
nemen dat vaak niet in dank af, maar je
kunt niet anders. Zodra er bijvoorbeeld
iets in een krant over de G-plek verschijnt,
bellen gegarandeerd alle radiostations van
Nederland en België. Iedereen te woord
staan, gaat niet en dus vangt mijn
assistent dit op.
Christine Van Broeckhoven ’
Ik ben iemand die werkt met een
functionele hiërarchie. Als je zo’n grote
afdeling wilt laten functioneren, dan
moet je delegeren. Een degelijke structuur
hebben, is belangrijk zodat je weet wie
er voor wat verantwoordelijk is. Ik bouw
piramides, de top is per definitie altijd
kleiner dan de bottom. Ik zit aan de top en
heb de ultieme eindverantwoordelijkheid
over alles wat hier gebeurt. Onder mij
zitten nog een aantal piramides. De toppen
van die piramides zijn mensen die een of
andere leidinggevende functie hebben.
De klassieke manier dus. Ik heb dat nooit
geleerd, ik doe dat puur uit ervaring en
pragmatisme.
90 focussen op je doelstellingen
4 Datadieet
Iedereen is het erover eens: vandaag
de dag is er een ‘informatie over-
load’ om u tegen te zeggen. Het goe-
de nieuws is dat alle informatie snel
beschikbaar is, het minder goede
nieuws is dat we door de bomen het
bos niet meer kunnen zien. Aanhan-
gers van een meer gerichte aanpak
zijn voorstander van een heus da-
tadieet. Concreet komt het hier op
neer: zorg dat je goed weet welke
informatie je interesseert en focus
je alleen op die berichten. Stel jezelf
daarnaast de vraag of je mobiele te-
lefoon de hele dag aan moet staan en
of het nuttig is om dertig keer per dag te gaan kijken of er een nieuwe mail
is binnengekomen. Bovendien kun je dankzij degelijke mailfilters, RSS-feeds
en gerichte zoektermen veel overtollige informatie vermijden.
Wereldwijd kijken mensen steeds langer naar de televisie. In 2009 keek
men gemiddeld 3 uur en 12 minuten per dag. Eurodata TV Worldwide be-
schikt over kijkcijfers van 2000 zenders, of 3 miljard potentiële kijkers in
89 landen, waaronder enkele ‘nieuwelingen’ zoals India, Irak en Vietnam.
Noord-Amerika staat nog steeds op kop in de rangschikking, met 4 uur en
40 minuten per dag, gevolgd door het Midden-Oosten (4 uur en 34 minuten).
In Europa zijn de Duitsers de koplopers met 3 uur en 32 minuten.19
Geert Noels ’
Ik schrap bewust
tv-kijken. Ik heb nog maar twee
jaar kabeltelevisie. Ik vind dat een
ongelofelijk tijdverlies. Meestal
heb ik al die dingen al op de radio
gehoord of via het internet gelezen.
Soaps en dergelijke zijn echt niet aan
mij besteed. Ik mis niets, want het
eigenlijke leven is spannender dan de
reality-tv.
91
In de Benelux liggen de cijfers lager, namelijk iets meer dan 3 uur per dag.
Het spreekt voor zich dat er grote verschillen op te merken zijn bij de actieve
en de niet-actieve bevolking. De vraag is natuurlijk hoe bewust we tv-kijken.
Volgens Jan Van den Bulck, media-expert en hoogleraar aan de Universiteit
van Leuven, onderschat bijna iedereen zijn tv-gedrag. Er zijn enkele pro-
gramma’s waar we bewust naar kijken, zoals het journaal of een favoriete
serie. We beseffen echter niet dat we dan toch blijven kijken naar de pro-
gramma’s die daartussen zijn geprogrammeerd.20
Minder tv-kijken is een van de gemakkelijkste manieren om tijd vrij te maken
voor andere zaken, zoals lezen of gewoon praten met je huisgenoten. Voor
wie het afzetten van de tv te moeilijk is, bestaan er inmiddels ‘TV Timema-
nagement Tools’ om de tv op het gewenste tijdstip uit te schakelen. Voor
wie dit niet volstaat: je kunt tegenwoordig zelfs een handboek kopen met
suggesties om je tijd te vullen wanneer de tv niet aanstaat.
Toolbox FOCUSFOCUS
92 focussen op je doelstellingen
Logboek
Hoe geconcentreerd ben je of kun je zijn? Om dit in kaart te brengen, kun je
jezelf een dag volgen.
Hieronder vind je je persoonlijke logboek. In de eerste twee kolommen
staan hokjes met een tijdsaanduiding. De eerste kolom gebruik je voor de
planning van de volgende dag, de tweede om de dag zelf te kijken of de
planning werd gevolgd. Noteer elk half uur wat je doet in een of twee kern-
woorden. Let wel, het gaat om wat je doet en niet om wat je dacht te kun-
nen doen.
Zet er telkens bij of het om een geplande (G) of een niet-geplande (N) acti-
viteit gaat.
Per half uur heb je in de laatste kolom de mogelijkheid uitleg te geven over
een eventueel tijdverlies.21
Download de pdf-versie van deze toolbox op Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..
93
Geplande activiteiten Uitgevoerde activiteitenGN
Uitleg tijdverlies + opmerkingen
Toolbox FOCUSFOCUS
94 focussen op je doelstellingen
Analyseer je eigen logboek
Wanneer ben je het meest productief?
Wanneer gaat het wat minder vlot? Hoe komt dat volgens jou?
Bijvoorbeeld: voormiddag, namiddag, ’s avonds op kantoor...
Kun je aangeven in welke situaties je het minst efficiënt bent?
Bijvoorbeeld: zoeken naar papieren, wachten op collega’s, als je vaak moet
telefoneren…
Zou het kunnen dat je soms tijd besteedt aan minder belangrijke
zaken? Hoe komt dat?
Bijvoorbeeld: meetings die niet relevant zijn, blijven telefoneren, zonder
doel surfen op het net…
Download de pdf-versie van deze toolbox op Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..
95
Heb je tijd uitgetrokken voor inspanningen die achteraf
voor niets bleken te zijn?
Bijvoorbeeld: rapport gemaakt dat niemand heeft gelezen, dubbel werk
verricht…
Zag je zelf punten die verbeterd kunnen worden?
Bijvoorbeeld: op een andere manier archiveren, een todolijst opstellen…
Wat zijn de meest voorkomende storingen?
Bijvoorbeeld: telefoons, mail, baas, collega’s…
Toolbox FOCUSFOCUS
96 focussen op je doelstellingen
Welke acties hebben tot niets geleid?
Hoe ga je met zulke situaties om?
Bijvoorbeeld: beter plannen, beter communiceren…
Welke taken zou je willen delegeren?
Samenvatting
97
In onze maatschappij zijn storingen niet meer weg te denken. Omdat ze een
grote bron van tijdverlies zijn, hebben we geen andere keuze dan die onder-
brekingen tot een minimum te beperken. Een ‘rustig uurtje’ per dag is zeker
geen overbodige luxe, meer nog, werkgevers én werknemers varen er wel
bij.
‘Nee zeggen’ is een kunst op zich en als je dat goed overbrengt, kun je dit
doen zonder mensen te schofferen. Meteen aangeven waarom iets niet mo-
gelijk is – vergeet hierbij je glimlach niet – brengt je al een heel eind op
weg.
Systematisch activiteiten schrappen, uitbesteden of delegeren kan je veel
tijd doen besparen. Goede afspraken maken goede vrienden, dus is com-
municatie hierbij bijzonder belangrijk. Wát kun je schrappen? Wát kun je
uitbesteden? Ben jij wel de juiste man of vrouw voor een bepaalde taak?
Ten slotte is een datadieet een echte aanrader. Sinds de komst van het in-
ternet is het niet moeilijk om aan informatie te komen, maar het is een kunst
om snel de juiste (lees: relevante) data op te sporen. Selectief omspringen
met informatie is dus een absolute noodzaak.
fo
cu
ss
en
f
oc
us
se
n o
p j
e d
oe
ls
te
ll
ing
en
op
je
do
el
st
el
lin
ge
n
F
33
98
Inge Vervotte
is een Vlaamse politica voor CD&V. Ze was minister van Welzijn,
Volksgezondheid en Gezin in de Vlaamse regering, de rege-
ring-Leterme I en minister van Ambtenarenzaken en Over-
heidsbedrijven in de federale regering van 2007 tot 2008. Op
25 november 2009 werd ze opnieuw minister van Ambtena-
renzaken onder de die dag teruggekeerde premier Leterme.
99
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Tip
Wat ik minder doe dan vroeger, zijn businesslunches. Vroeger dacht ik dat
het efficiënt was, want een mens moet toch eten, dus kan hij evengoed ver-
gaderen. Toch stel ik vast dat dat in feite niet zo is omdat ik die gesprekken
eigenlijk veel sneller zou kunnen a<andelen. Ik wil nu niet beweren dat heel
mijn leven herleid wordt tot efficiëntie, want het is uiteraard ook goed als
je relaties uitbouwt en dat je wat meer tijd uittrekt voor een uitgebreide
lunchbabbel.
Agenda
Om halfnegen ben ik op kantoor. Ik beantwoord mijn mails en ik plan ook
heel vroeg in de ochtend vergaderingen, nog voor er bijvoorbeeld parle-
mentaire zittingen en commissies zijn. Ik beantwoord de vele vragen die op
me a�omen. Wat dat betreft, heb ik goede afspraken met mijn medewer-
kers. Ik heb liever dat iemand binnenspringt en zegt: ‘Heb je vijf minuten?’
Die mensen weten dan dat ik maar vijf of tien minuten tijd heb, maar zij
kunnen wellicht veel tijd uitsparen. Voor de rest is het vergaderen en nog
eens vergaderen. De avond hangt het er een beetje van af: ofwel nog meer
vergaderingen, ofwel nog gaan spreken. Of rustig thuiskomen en dan mag
de tv wel aan.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
Voor mij zouden die twee uren meer per dag niet nodig zijn, maar ik zou die
liever opsparen om eens een volledige dag te kunnen ontspannen. Ik ben
iemand die heel erg openstaat voor mensen, maar dat vergt veel van jezelf.
Ik heb dus ook altijd voldoende tijd nodig om me weer op te laden.
Toen ik in Cambridge studeerde, vond ik het heel aangenaam om simpelweg
zaken op te nemen. Dat hoeft niet altijd actief te zijn. En dat is heel leuk om-
dat je dan onder meer een massa informatie krijgt. Dat noem ik pas tijd voor
ontwikkeling.
100
Hans Bourlon
is een Vlaamse mediafiguur en hij staat aan het hoofd van Studio 100. Hij
behaalde een diploma wijsbegeerte aan de Universitaire Faculteiten
Sint-Aloysius. Bourlon begon in 1987 zijn carrière bij de toenmalige
BRT als medewerker. Van 1989 tot 1996 was hij er televisieproducer
van het populaire programma Samson en Gert.
In 1996 richtte hij samen met Gert Verhulst en Danny Verbiest het productie-
huis Studio 100 op. Hij is er nog steeds een van de drijvende krachten.
Hans Bourlon werd in 2005 en 2007 genomineerd voor de onder-
scheiding Manager van het Jaar. In 2008 won hij die onderscheiding
samen met Gert Verhulst, medeoprichter van Studio 100.
101
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Tip
Ik probeer vooral voldoende vakantie in te bouwen. Ik heb ook een aantal
hobby’s die ik maximaal tracht te beoefenen. Ik ga bijvoorbeeld regelmatig
met de fiets op de piste rijden. Je komt dan in contact met mensen en dan
kan ik rustig reflecteren over andere zaken. Als mijn agenda vol zit, kan ik
ook niet rustig over strategie nadenken.
Agenda
Ik bepaal zelf mijn agenda in de mate van het mogelijke. Er staan een aantal
vaste afspraken in. In ons geval zijn dat internationale conference calls, die
met regelmaat op de agenda staan. We werken op het secretariaat met drie
mensen en er wordt overlegd waar ik wel of niet bij ben. Ik probeer mijn
agenda zo weinig mogelijk vol te stouwen. Ik krijg vaak uitnodigingen voor
allerlei verenigingen, sociale bezigheden, premières of om het even wat. Ik
vind dat een hele eer, maar maak daar heel gerichte keuzes in.
Netwerken beperk ik tot het noodzakelijke. Ik word ook wel eens gevraagd
voor lezingen omdat we een aantal prijzen hebben gewonnen. Ik heb dat in
het begin gedaan, maar ik heb er wel een limiet op gezet. Vooral voor jon-
ge mensen, scholen, doe ik dat graag. Ik wil jonge mensen enthousiasme-
ren om te ondernemen. Voor de rest mag ik mij gelukkig prijzen dat ik mijn
agenda zelf kan bepalen.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
Meer fietsen.
1 De 80/20-regel
2 Elke dag plannen
3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: organiseren met de GTD-methode
Efficiënt uitvoeren van taken
E
44
ef
fic
iën
t
ef
fic
iën
t u
itv
oe
re
n v
an
ta
ke
nu
itv
oe
re
n v
an
ta
ke
n
Willem Middelkoop ’
Het past in mijn
streven om zo efficiënt mogelijk met tijd om te
gaan. Tijd is ongetwijfeld het schaarste goed. Ik
ben iemand die leeft volgens het 80/20-principe,
dus ik probeer telkens 80 procent van het
rendement te realiseren in 20 procent van mijn
tijd. Dit betekent dat je vrij intensief leeft en
dat je zoveel mogelijk zaken in de beschikbare
tijd probeert te realiseren. Je kunt je tijd op die
manier drie tot vier keer beter benutten dan
iemand die dit niet zou doen.
105
1 De 80/20-regel
Om effectief te kunnen zijn, dien je te weten welke activiteiten het meeste
rendement hebben. Je kent misschien de 80/20-regel van Vilfredo Pareto:
in 1897 ontdekte die Italiaanse econoom dat 20 procent van de bevolking
80 procent van het vermogen in Italië bezat. Die 80/20-regel is later op veel
andere zaken toegepast. De veralgemeende regel beschrijft dat 80 procent
van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van de oorzaken.
Door dit te beseffen, kun je de efficiëntie verhogen, door je meteen op die
20 procent te richten.
Enkele voorbeelden22:
20% van de medewerkers zorgt voor 80% van de output;
20% van de criminelen neemt 80% van de waarde van de totale misdaad
voor zijn rekening;
20% van het overheidsbeleid zorgt voor 80% van de bereikte resultaten;
20% van de producten is gewoonlijk verantwoordelijk voor 80% van de
omzet;
20% van de klanten is verantwoordelijk voor 80% van de omzet;
20% van de automobilisten zorgt voor 80% van de ongelukken;
20% van de medewerkers zorgt voor 80% van de personeelsproblemen;
80% van de wereldenergie wordt verbruikt door 15% van de wereldbevol king.
in 20% van je werktijd realiseer je 80% van je werkelijk effectieve output.
Het 80/20-principe kan zelfs een hele bedrijfstak op zijn kop zetten. Zo had
Interface, een tapijthandelaar met een omzet van meer dan 800 miljoen
dollar, een schitterend idee. In plaats van kamerbreed tapijt te verkopen,
least het bedrijf tegenwoordig haar vloerbekleding in de vorm van tapijt-
tegels. Interface ontdekte namelijk dat 20 procent van elk willekeurig tapijt
80 procent van de slijtage te verduren krijgt. Een tapijt wordt in de meeste
gevallen volledig vervangen wanneer het grootse deel van de oppervlakte
nog in prima staat is. Op geregelde tijdstippen komt Interface de tapijten
106 efficiënt uitvoeren van taken
inspecteren en vervangt elke versleten of beschadigde tegel. Dit betekent
voor zowel Interface als de klant een mooie besparing.23
Richt je, met andere woorden, op de zaken die belangrijk en urgent zijn. De
kans is groot dat die activiteiten de meest relevante output zullen opleve-
ren. Het gaat er dus om dat je de 20 procent effectieve tijdsinzet in elk geval
ten volle benut.
Geert Noels ’
Er gebeuren vaak veel onver-
wachte dingen. In een agenda moet je ruimtes
hebben, zodat je, als je bijvoorbeeld wat vertraging
hebt op de weg, je niet moet haasten. Een gaatje
van een uur maakt dat je rustiger kunt antwoorden
op een telefoontje of koffie kunt gaan drinken op
een marktplein, waardoor je geestelijk rust krijgt
en ergens op een kalme manier aankomt. Ik heb
een tijd gehad dat mijn agenda door iemand werd
gepland die de spelregels niet wilde volgen.
Dat was echt een hel.
107
2 Elke dag plannen
Verschillende studies tonen aan
dat mensen die elke avond de
volgende dag in kaart brengen,
veel efficiënter werken dan de
mensen die dit niet doen. Als
je ’s ochtends op je werk bin-
nenkomt, vliegen de verschil-
lende prikkels je om de oren en
is de verleiding groot meteen
de meest dringende actie af te
werken. Houd tijdens het plan-
nen rekening met eventuele sto-
ringen, dringende opdrachten
en lummelende collega’s.
Na het avondeten bekijk ik mijn
agenda voor de volgende dag,
ook wanneer ik ’s avonds niet hoef te werken. Als je de planning van de
volgende dag doorneemt, maak je je mentaal klaar om vastberaden aan de
slag te gaan. Indien je bepaalde documenten nodig hebt of je moet nog een
adres opzoeken, kun je dit het beste al van tevoren doen.
Een vast moment voor mails en post
Soms is het schrijnend te zien hoe vaak we een document in handen nemen.
Een keer als het binnenkomt, een keer om in het todobakje te leggen, een
keer om het af te handelen, een keer om in het ‘done’ bakje te leggen, om
het daarna te archiveren. Herkenbaar? Tracht het aantal bewegingen dras-
tisch te beperken. Hetzelfde geldt voor e-mail.
Goedele Liekens ’
Ik voel dat ik
in de loop der jaren heel veel geleerd
heb. Mijn afspraken zitten vaak in een
cascade vast aan elkaar. Dezelfde
plaats, achtereenvolgens, zonder
dat er een uur tussen zit. Als er door
omstandigheden een uur uitvalt, dan
is dat natuurlijk een verloren uur. Als
je bijvoorbeeld het huis uitgaat, moet
je je opmaken, je moet je vaak deftig
kleden. Er komt zoveel bij kijken, dat
je beter bepaalde afspraken kunt
combineren.
108 efficiënt uitvoeren van taken
Label je bakjes op je bureau of organiseer je mailbox als volgt:
actie (zaken die je moet doen);
afwachten (zaken die anderen moeten doen, maar die je wel wilt
opvolgen);
archief.
In 99 procent van de gevallen kun je daar het document of mailbericht in
kwijt. Als je het kunt weggooien, doe het dan meteen. Als de actie minder
dan twee minuten duurt, handel het dan direct af. Loop ten minste één keer
per week door de eerste twee bakjes of mappen.
Op www.WinTijd.com vind je heel wat tips en technieken om efficiënter te
e-mailen.
Plan je eigen uur per dag
Slechts weinig mensen slagen erin een uur voor zichzelf te reserveren. Vaak
heeft dit te maken met de bedrijfscultuur, die een ‘opendeurpolitiek’ pro-
moot. Ook in landschapkantoren wordt iemand die zich afzondert, dikwijls
met de vinger nagewezen. Dat is niet terecht, want uit de praktijk blijkt dat
dit voor die persoon het meest productieve uur van de dag is.
Intussen heb je wel begrepen dat ik niet zo gek ben op landschapbureaus.
In het begin van mijn carrière had ik al snel door dat het even apart gaan
zitten mijn populariteit onder
de collega’s niet meteen de
hoogte injoeg. Toch kun je, als
je het plausibel uitlegt, begrip
vragen voor jouw specifieke si-
tuatie. Gebruik daarvoor alleen
positieve redenen. Een boekje
opendoen over storende col-
lega’s, bijvoorbeeld, zal binnen
de kortste keren tegen jou ge-
bruikt worden. Zelf gebruikte ik
Christine Van Broeckhoven ’
Wat tegenwoordig lastig is, is e-mailen.
Ik werk zeven dagen per week en dan
wil ik dat ze weten dat ze niet moeten
antwoorden in het weekend. Soms
moet ik dat expliciet zeggen: het is niet
de bedoeling dat je meteen antwoordt.
109
vaak het excuus dat ik veel beter zonder lawaai kan werken. Tijdens mijn
eigen uur kon ik me tot drie keer beter concentreren, waardoor ik heel wat
productiever werd.’
Luister naar je bioritme
Laat je niets wijsmaken, jouw bioritme is uniek. Je kunt dus zelf aanvoelen
wanneer je het meest alert bent. Uit verschillende studies blijkt echter dat
de meeste mensen het scherpst zijn rond het middaguur en daarna een dip
krijgen. Dit betekent dat je in dat geval het denkwerk het beste rond een uur
of elf kunt oppakken. Routinetaken reserveer je dan het beste voor het be-
gin van de middag. De alertheid stijgt weer rond een uur of drie.
Ben je een ochtend- of een avondmens? Dat moet je zelf aanvoelen. Voor
de helft is het genetisch bepaald, de andere helft bepaalt de omgeving. Als
je al twintig jaar in de ochtendploeg werkt, is je lichaam er wellicht aan
aangepast.
Zakenreizen versus videoconferenties24
Hoe mobiel zijn we en verplaatsen
we ons altijd op de meest efficiënte
manier? Moeten we de beschikbare
technologie, zoals videconferenties,
niet wat vaker gebruiken?
Easynet Global Services, een interna-
tionale aan bieder van netwerken en
hostingdiensten, heeft er natuurlijk
alle belang bij zijn netwerkdiensten
te promoten. Toch zijn de resultaten
van een onderzoek (Face to Phase:
The convergence of business travel
and virtual meetings) bij 716 Europe-
se bedrijven uit 2009 interessant.
Inge Vervotte ’
We leven
nog altijd in een samenleving
waar heel veel gebeurt tussen
negen en vijf. Door het veelvuldig
onderhandelen – vaak ook ’s
nachts – heb ik mijn bioritme
goed leren kennen. Wanneer ik
bijvoorbeeld om zes uur moet
opstaan, weet ik dat dit een
impact heeft op mijn welzijn.
Ik kan perfect tot drie uur in de
ochtend functioneren, maar dan
zorg ik dat ik de uren tussen vijf
en zeven ’s ochtends kan slapen,
want het is belangrijk dat ik die
uren kan rusten.
110 efficiënt uitvoeren van taken
Voor veel managers behoren zakenreizen tot hun werkroutine. Die trips kun-
nen echter een impact op hun gemoedsrust hebben. Van de ondervraagde
Europese managers vindt 47 procent dat zakelijk reizen voor meer stress
zorgt. Hoewel bijna de helft van de ondervraagde Europese managers aan-
geeft hinder te ondervinden van reisstress, klaagt de meerderheid (57 pro-
cent) niet over de hoeveelheid zakenreizen die ze per jaar moeten maken. Zij
zien zakenreizen als onderdeel van hun werkroutine. Wel vinden de meeste
respondenten dat zakenreizen heel duur zijn en dat ze het milieu schaden.
Voor Europese managers is 55 procent van de tijd tijdens een zakentrip ef-
fectieve werktijd. De overige 45 procent besteden ze bijvoorbeeld aan het
wachten op een aansluitende vlucht of in een hotelkamer tussen vergade-
ringen in.
Werknemers die weinig reizen, vinden het een-
voudiger hun werk en hun privéactiviteiten
in goede banen te leiden. Steeds meer Euro-
pese bedrijven zijn bereid om bij dit feit stil te
staan en naar andere oplossingen te zoeken
in plaats van managers veel op zakenreis te
sturen. Dit verklaart waarom beslissers naast
persoonlijk contact steeds meer kiezen voor
videoconferenties.
Jacques Rogge ’
Vergaderen doe ik zoveel
mogelijk via telefoon, mail
en videoconferenties. Ik
heb hiervoor een aantal
regels ingesteld. Geen
enkele beleefdheidsformule,
bijvoorbeeld, en de dag voor
de vergadering krijg ik de
belangrijkste punten op een
A4’tje. Ik stel niet veel vragen,
maar ik luister heel goed. Als
er een powerpointpresentatie
is, is de regel 6 x 6 x 6 van
toepassing. Dat wil zeggen 6
slides, 6 punten op elke slide
en elk punt 6 woorden. Men
houdt zich daar gelukkig aan.
Ik houd namelijk niet van
visuele hoogvliegers. Een
vergadering mag maximaal 45
minuten duren.
Herman Van Rompuy ’
Ik was gisteren in Luxemburg,
eergisteren in Polen en morgen ben ik in Tsjechië.
Stel je daar ook niet te veel van voor. Dit is allemaal
minder spectaculair dan je denkt. Het is allemaal voor
je georganiseerd. Je rijdt tot aan het trapje van het
vliegtuig en ik stap in de auto. Die rijdt met mij tot aan
de bestemming en ik stap uit en daar word je weer
opgevangen. Ik heb dus met die reizen geen enkele
materiële zorg. Het is alsof je een bus neemt. Het enige
wat je natuurlijk wel moet doen, is al die gesprekken
voorbereiden.
111
3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: de GTD-methode
‘David Allens strategieën om je
werk klaar te krijgen zijn onmis-
baar’ (Ken Blanchard, coauteur
van de The One Minute Manager).
Hoe beter we onze tijd kunnen in-
delen, hoe sneller we onze per-
soonlijke doelstelling zullen halen.
Tijd vrijmaken om te plannen, be-
tekent in elk geval tijdwinst. Het
is van cruciaal belang om een
schriftelijke planning bij te hou-
den. Mensen die alleen in hun
hoofd plannen, verliezen op een
bepaald moment het overzicht en
falen vaak in hun opdracht. Met
een schriftelijke of digitale plan-
ning werken de meeste mensen
veel doelgerichter en verlies je de
controle over het project niet.
Een van de meest efficiënte methoden is ongetwijfeld de ‘Getting Things
Done’-methode van David Allen. GTD of Getting Things Done is gebaseerd
op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen, niet over zijn
taken hoeft te blijven nadenken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt
van ‘het moeten herinneren van alle taken’ en kun je je concentreren op het
‘daadwerkelijke uitvoeren van de taken’.
Christian Van Thillo ’
Ik stel mijn prioriteiten door mijn
agenda van de volgende week goed
voor te bereiden. Bovendien heb ik
geheugensteuntjes in de vorm van
todolijstjes en een notitieboekje.
Als ik iets noteer of als ik mezelf iets
opleg, dan doe ik het ook. Dat is een
eenvoudige regel die ik ooit eens
hoorde van een ondernemer die kwam
spreken op de Business School. ‘Er
zijn zoveel mensen die goede ideeën
hebben, maar they don’t get things
done.’ Het is te simpel voor woorden,
maar het is wel een waarheid als een
koe. Ik ben dat altijd blijven toepassen.
112 efficiënt uitvoeren van taken
De essentie van GTD
David Allen vindt het belangrijk takenlijsten op te stellen die specifiek zijn
voor een bepaalde ‘context’. Bijvoorbeeld: een lijst met mails die je moet
versturen of een boodschappenlijst die je in het winkelcentrum kunt af-
werken. Hij stelt ook dat iedere taak die binnen twee minuten kan worden
uitgevoerd, meteen moet worden afgehandeld bij het doornemen van je
todolijst.
De filosofie van GTD is gebaseerd op het opslaan, bijhouden en terugvinden
van alle vormen van informatie die nodig zijn voor de taken die je moet uit-
voeren. Bovendien wordt gesteld dat de oorzaak van onuitgevoerde taken
vaak te wijten is aan onvoldoende planning vooraf. Je moet dus voor ieder
project duidelijk weten wat er bereikt moet worden en welke specifieke ac-
ties je hiervoor moet uitvoeren. Vooraf nadenken is dus de boodschap.
En dan is het ook nog eens zo dat ons brein als herinnersysteem relatief
slecht functioneert. Het helpt ons namelijk zelden te herinneren wat we
moeten doen op de ‘tijd’ en de ‘plaats’ dat we het kunnen doen. Daarom
werken de acties per context als een soort van geheugensysteem dat ons
ervan verzekert dat we de juiste herinneringen op het juiste moment kun-
nen opvragen.
113
figuur 2figuur 2 schematische voorstelling van gtd25
Lopende zaken
114 efficiënt uitvoeren van taken
Verzamelen1 1
Verzamel alles wat je wilt onthouden in een centrale opvangbak: hetzij een
fysiek postvak, een notitieboekje, een dictafoon, een laptop of pda. Haal al-
les uit je hoofd en stop het in dit systeem om verwerkt te worden. Het is de
bedoeling om de opvangbak minstens één keer per week leeg te maken.
Verwerken2 2
Verwerk de gegevens in de opvangbak:
begin bovenaan;
verwerk één item per keer;
stop nooit iets terug in de opvangbak.
Stel jezelf de vraag: Wil ik hier op korte termijn iets mee doen?
Indien ‘Ja’
Bepaal dan de volgende acties: bedenk voor ieder item wat de volgende ac-
tie is die je hiervoor moet ondernemen. Als het item bijvoorbeeld is: ‘Maak
een rapport’, dan zou een volgende actie kunnen zijn: ‘Bel Jan om de notities
van de vergaderingen door te sturen.’ Hoewel er vaak meerdere stappen en
acties nodig zijn om iets af te werken, zal er altijd iets zijn wat je als eerste
moet doen. Die acties kunnen dan ook in die lijst opgenomen worden. Aan
de acties wordt steeds ook de context toegevoegd waarbinnen de actie uit-
gevoerd kan worden, zoals ‘aan de computer’, ‘in de winkel’ of ‘onderweg’.
Ieder ‘open einde’ of activiteit waarvoor meer dan een actie uitgevoerd moet
worden, wordt aangeduid als een ‘project’. Het is dan ook de bedoeling dat
je de projecten volgt en periodiek controleert dat er voor ieder project een
volgende actie vastgelegd is, zodat het project tenminste vordert.
115
Indien ‘Nee’
Bepaal dan waar het item thuishoort.
Prullenbak
Als je het item op geen enkele manier kunt gebruiken, gooi het dan gewoon
weg.
Later/misschien
Zaken die je ooit zou willen doen, maar niet op dit moment, horen hier thuis.
Bijvoorbeeld: ‘Ooit de piramides gaan bezichtigen’ of ‘Spaans leren’.
Archief
Alle items die gearchiveerd kunnen worden, komen hier terecht, samen
met enkele referentielijsten (bijvoorbeeld wat je iedere keer mee op reis
neemt).
Christian Van Thillo ’
Ik ben
allesbehalve een gadgetfreak, behalve voor
één ding: ik had als een van de eersten een
elektronische agenda met een todolijst. Daarna
heb ik altijd met pda’s gewerkt en nu heb ik een
I-phone. Het gevaar van de I-phone is wel dat
het je persoonlijke verslaving wordt.
E-mailen vind ik al veel minder efficiënt omdat
er veel te veel wordt rondgestuurd dat je niet
nodig hebt. Ik zie mensen daar waanzinnig
veel tijd in investeren. Dat is iets waar ik altijd
heel erg op let. Een ander hulpmiddel is mijn
dictafoon. Ik gebruik die heel regelmatig. Dat
gaat veel sneller dan alles opschrijven.
116 efficiënt uitvoeren van taken
Organiseren3 3
Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden.
Voer ze uit indien de actie korter duurt dan twee minuten.
Zo niet, plan ze in je agenda. Dit is alleen voor het bijhouden van afspraken,
toezeggingen en acties die je absoluut moet laten plaatsvinden op een be-
paalde datum (bijvoorbeeld vergaderingen, afspraken die vaststaan enzo-
voort). Het is dus niet de bedoeling om er een takenlijst van te maken. De
andere optie is de acties af te werken zodra je het kunt.
Indien het mogelijk is de actie te delegeren, doe het dan. Als iemand anders
de actie afwerkt of er moet worden gewacht op een externe factor voordat
een project kan verdergaan, leg dit dan vast in die lijst. Ook hier is het op-
nieuw de boodschap die lijst te controleren om te zien of bepaalde acties
niet over tijd zijn.
Neem de lijsten regelmatig door4 4
Neem de verschillende lijsten met acties en herinneringen ten minste een
keer per week door. Vervolgens kies je de belangrijkste taak die op dat mo-
ment uitgevoerd zou moeten worden en die voer je zelf uit. Om te vermijden
dat je de makkelijkste taken eerst uitvoert, kun je beslissen de acties uit de
lijst stuk voor stuk op volgorde af te werken. Houd hierbij wel je deadline in
het oog en hak grotere opdrachten in kleinere stukken.
Hoe kunnen we het GTD-systeem omzetten in een gebruiksvriendelijke toe-
passing? Wellicht is een combinatie met je mailsysteem de meest voor de
hand liggende oplossing. Op www.WinTijd.com vind je meer informatie
over het dagdagelijks gebruik van de GTD-methode, samen met een aan-
tal nuttige links naar gratis en betalende GTD-softwareprogramma’s. Zelf
ben ik heel tevreden over Jello Dashboard vanwege de mooie MS Outlook
interface, maar er zijn veel andere mogelijkheden zonder dat je iets moet
downloaden.
117
Ruben is werfleider bij een internationale bouwonderneming die gespecia-
liseerd is in kantoorgebouwen. Het was mijn eerste opdracht met een helm,
veiligheidsschoenen en een spijkerbroek. Omdat je de complexiteit van zul-
ke werven niet moet onderschatten, kun je je voorstellen dat de werfleider
van alle markten thuis moet zijn. Naast het aansturen van de werknemers
op het bouwterrein – tot 250 bouwvakkers op hetzelfde moment – heeft Ru-
ben de eindverantwoordelijkheid van de verschillende bouwfasen die op dat
moment lopen. Je kunt je inbeelden dat een eenvoudig todolijstje in die si-
tuatie niet volstaat.
Aan de hand van een eenvoudig organisatiesysteem, gebaseerd op de ‘Get-
ting Things Done’-principes van David Allen, heeft Ruben een veel beter
zicht op de verschillende projecten. Bovendien kan hij zijn taken nu indelen
volgens de context waarin ze kunnen worden uitgevoerd.’
Toolbox EFFICIËNTIEEFFICIËNTIE
118 efficiënt uitvoeren van taken
80/20-regel
Om effectief te kunnen zijn, dien je te weten welke activiteiten het meeste
rendement hebben:
20% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 80% van je resultaten;
80% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 20% van je resultaten.
Welke activiteiten creëren de meeste resultaten?
Het gaat er dus om dat je de 20 procent effectieve tijdsinzet in elk geval ten
volle benut. Hoe pak je dit aan? Interessant om te weten is hoe je met je tijd
omgaat. Wat zijn jouw persoonlijke tijdvreters?
Download de pdf-versie van deze toolbox op Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..
119
Tijdvreters
Wat zijn jouw tijdvreters? Omcirkel de zeven belangrijkste.
Niet kunnen luisteren
Onduidelijke doelstellingen
Inefficiënt omgaan met mensen
Gebrek aan organisatie
Verkeerd weggelegde stukken
Onderbrekingen
Wachten op aanvullende gegevens
Te veel willen doen
Onnodige correspondentie/e-mail
Zinloze vergaderingen
Niet ‘nee’ kunnen zeggen
Ondoelmatig delegeren
Verkeerde prioriteiten stellen
Onhaalbare deadlines
Negatieve instelling
Slechte communicatie
Storingen op het gebied van techniek en automatisering
Fouten van andere mensen
Te weinig personeel
Afwijkende waardering
Gebrek aan feedback
Perfectionisme
Slecht a<andelen van papierwerk
Toolbox EFFICIËNTIEEFFICIËNTIE
120 efficiënt uitvoeren van taken
Enkele vragen
Kun je aangeven wat precies veel tijd kost binnen je dagelijkse
werk zaam heden?
Wat is daarvan de oorzaak?
121
Kun je hier iets aan veranderen?
Wie of wat heb je hiervoor nodig?
Toolbox EFFICIËNTIEEFFICIËNTIE
122 efficiënt uitvoeren van taken
Getting Things Done
Benoem drie projecten waarmee je vandaag bezig bent.
Geef vijf mogelijke contexten voor je acties.
Samenvatting
123
Veel mensen hebben al gehoord over de 80/20-regel van Pareto, die stelt
dat 80 procent van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van
de oorzaken. Toch is het toepassen van die regel op je eigen tijdsbesteding
niet eenvoudig. Wanneer cursisten er moeilijk in slagen om die 20 procent
in kaart te brengen, stel ik de volgende vragen: Waar heeft jouw baas het
altijd over tijdens het functioneringsgesprek? Hoeveel tijd heb je precies be-
steed aan dit aspect van je job? Vaak gaat het dan een stuk makkelijker.
Planning is een van de hoekstenen van efficiënt tijdsbeheer. Bijna iedereen
heeft een agenda met afspraken, zoals vergaderingen, maar weinig mensen
plannen ‘afspraken met zichzelf’. Het loont beslist de moeite om het groot-
ste deel van je goede voornemens op een bepaalde dag en een bepaald uur
in te plannen. Laat wel voldoende open ruimte voor onverwachte situaties.
Een degelijk organisatiesysteem, zoals de ‘Getting Things Done’-methode,
heeft al miljoenen mensen geholpen om structuur te brengen in hun dage-
lijkse leven. Misschien kan het ook voor jou een goed hulpmiddel zijn.
E
44
ef
fic
iën
t
ef
fic
iën
t u
itv
oe
re
n v
an
ta
ke
nu
itv
oe
re
n v
an
ta
ke
n
124
Geert Noels
is econoom en medeoprichter van Econopolis. In zijn professionele le-
ven volgt hij sinds jaren de internationale economie en de finan-
ciële markten. Hij is ook columnist bij het economische weekblad
Trends en de Franstalige tegenhanger Tendances. De afgelopen ja-
ren groeide hij uit tot een bekende opiniemaker over financiële en
economische onderwerpen. Hij is een veelgevraagde spreker over
economie en beleggingen. Naast zijn passie voor economie en de
financiële wereld, heeft hij ook een actieve interesse voor andere
domeinen, zoals fietsen, skiën, fotografie, en het liefst een combi-
natie van dit alles.
125
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Tip
Het ergste is dat je een vergadering moet beginnen met je te excuseren dat
je te laat bent. Dat is niet goed, want dat verandert de hele vergadering. Je
start in een underdogpositie. Het is daarentegen fantastisch om tien minu-
ten vroeger te komen. Je ziet heel die organisatie zich voorbereiden op een
meeting. Je bent zelf heel kalm. En als je vroeg bent, kun je een eigen plaats
in een vergaderlokaal kiezen, wat ook niet onbelangrijk is. Op tijd zijn is dus
een enorm voordeel. Je begint vanuit een respectvolle positie, want meest-
al zijn het de anderen die zich excuseren, je hebt de beste plaats gekozen en
je hebt je presentatie nog eens kunnen doornemen.
Agenda
Ik probeer elke dag iets te hebben om naar uit te kijken. Ik denk dat dit
maakt dat je agenda altijd positief geladen is. Als je je weekagenda bekijkt
en je krijgt dan als het ware een indigestie, dan heb je het heel moeilijk om
die agenda waar te maken. Als je elke dag begint met zaken om naar uit te
kijken, dan is zo’n agenda een heel positieve ervaring. Dat kan bijvoorbeeld
een aangenaam contact, het afwerken van een rapport of het bevestigen
van een contract zijn. En zo plan je elke dag, zodat je een aantal punten
hebt waar je niet tegenop ziet, maar waar je naar uitkijkt.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
Wat meer schrijven en meer sporten.
126
Christine
Van Broeckhovenis een Belgische moleculair biologe en politica. Als hoogleraar on-
derzoekt ze alzheimerdementie, bipolaire stoornissen en an-
dere zenuwziekten bij volwassenen. Ze heeft sinds 1983 haar
eigen laboratorium voor moleculaire genetica aan de Univer-
siteit Antwerpen. Op 19 maart 2007 werd bekendgemaakt
dat ze bij de federale verkiezingen de lijst voor de Kamer van
Volksvertegenwoordigers namens de sp.a in Antwerpen zou
aanvoeren. Op 9 mei 2010 stapte ze uit de politiek om zich
volledig op het wetenschappelijk onderzoek toe te leggen.
127
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Tip
Je moet accepteren dat er dingen niet zijn. Ik heb bijvoorbeeld een hele tijd
geen boeken kunnen lezen. Maar je moet op elk moment je situatie weer
opnieuw inschatten, je aanpassen en geen spijt hebben. Dat is heel belang-
rijk. Ik heb nooit van iets spijt. Dat is pas tijdverlies.
Efficiëntie: verschil tussen mannen en vrouwen?
Sociologen en psychologen zijn daar wel mee bezig, maar niet op het vlak
van het biologische functioneren van de hersenen. Zoveel weten we er nog
niet van. Er is wel een tendens in die richting om dat te analyseren. We we-
ten dat hersenactiviteiten van mannen en vrouwen kunnen verschillen. Voor
dezelfde taken trouwens. Als je iemand een opdracht geeft en je kunt in
kaart brengen welke cellen actief worden, gaat dat verschillen. Men is daar
vaak bang van. Dat zijn gedragsstudies en er zijn heel veel mensen die vin-
den, vooral diegenen die niet wetenschappelijk geschoold zijn, dat het een
demystificatie van de mens is. Er zijn er ook die van oordeel zijn dat het niet
biologisch is en dat het eigenlijk allemaal sociale context is. Ik word daar
regelmatig op aangevallen.
Activiteiten indien twee uur extra per dag
Muziek luisteren en lezen. Ik kan mij niet herinneren dat ik de laatste jaren
nog een cd gekocht heb. Meer gewoon genieten. In een sofa gaan zitten, bij
het haardvuur met een kop thee en een boek.
1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand
2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving
3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen
Creativiteit
C
55
cr
ea
tiv
ite
itc
re
at
ivit
eit
Geert Noels ’
Timemanagement betekent een
evenwicht zoeken tussen het gezin, het professionele
en het lichamelijke. Ik kan bijvoorbeeld proberen
het aantal uren op een dag efficiënt in te vullen
door bepaalde zaken te combineren, zoals het
professionele met gezondheid. Waarom zou je gaan
lunchen als je ook samen kunt gaan sporten?
Ook voor het gezin geldt hetzelfde principe: je kunt
samen tv-kijken of samen sporten. Ik tracht op een
efficiënte manier de dingen te combineren. Je kunt
ook in plaats van laat op het werk te blijven, wat
vroeger naar huis gaan en daar in de huiselijke kring
met je laptop aan de keukentafel gaan zitten. Ook
daar kan ik mails beantwoorden en zelfs teksten
schrijven.
Willem Middelkoop ’
Ik maak een elektro-
nische nieuwsbrief, de Middelkoop Nieuws-Flash!,
die 199 euro kost. Ik haal alle informatie gratis van
het internet. Ik filter die informatie en laat iemand
er een mooie vormgeving van maken. Dat kost mij
nog geen uur per week, maar het levert mij wel een
kleine 100.000 euro per jaar op. Ik probeer extra
rendement te krijgen op mijn werk door bepaalde
synergieën toe te passen. Op die manier kun je heel
efficiënt werken.
131
1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand
Creativiteit is onontbeerlijk voor een geslaagd tijdsbeheer. Toch vind je er
bijzonder weinig over terug in de timemanagement literatuur.
Velen zijn, mijn inziens onterecht, ervan overtuigd dat timemanagement
en creativiteit tegenpolen zijn. In Nederland werd in 2008 een studie uit-
gevoerd onder 68 R&D-ingenieurs. Hieruit bleek dat ingenieurs die time-
management toepasten, in hun werk meer creativiteit vertoonden dan
ingenieurs die dat niet deden (Beeftink, Van Eerde & Rutte). De conclusie
van die studie was heel duidelijk: timemanagement bevordert de creatieve
prestaties.26
Hoe komt dit? Timemanagement beïnvloedt de werklast op een gunstige
manier; je creëert betere omstandigheden om creatief bezig te zijn. Je hebt,
met andere woorden, meer tijd om ongestoord na te denken.
132 creativiteit
2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving
Stel jezelf voor als een jonge ambitieuze persoon die net de schoolbanken
heeft verlaten. Het leven lacht je toe en je bent klaar om op eigen benen te
staan.
Wat zouden je doelen kunnen (geweest) zijn?
Een leuke baan vinden? Je eigen huurappartement? Een reis rond de
wereld?
Wat is/was jouw rol?
Vriend of vriendin van X? Werkzoekend? Voorzitter van de jeugdclub?
Hoe ziet/zag jouw omgeving er op dat moment uit?
Nog steeds jouw geboortedorp?
Hans Bourlon ’
Ik heb Latijn-Grieks gedaan, daarna wijsbegeerte
gestudeerd. Boekhouden en economie zijn in die opleidingen nooit een vak
geweest. Ik ben mij daarin gaan bijscholen en ik heb daar een soort interesse
en affiniteit voor gekregen. Ik kan nu met een zekere trots zeggen dat ik met de
financiële mensen in huis een ernstige dialoog kan voeren.
Ons bedrijf is geïnternationaliseerd. Ik beheerste wel een aantal talen, maar ik
was niet tevreden over het niveau. Ik ben mij gaan bekwamen, ik wil dat er een
bepaald niveau van perfectie is. Ik blijf mezelf dus bijscholen. Ik vind dat heel
belangrijk en neem daar ook mijn tijd voor.
133
Je kunt je voorstellen dat hetzelfde verhaal dertig jaar later er helemaal
anders kan uitzien. Met andere woorden: doelen, rollen en de omgeving
evolueren door de tijd heen. Het spreekt voor zich dat creativiteit in een
veranderend geheel een belangrijke rol speelt.
Creativiteit en persoonlijke effectiviteit staan dus zonder enige twijfel in re-
latie tot elkaar. Je hebt timemanagement nodig om creatief te kunnen zijn,
maar je hebt ook creativiteit nodig om efficiënt door het leven te kunnen
gaan.
Een jaar na de bomaanslagen in Madrid, waarbij bijna tweehonderd men-
sen omkwamen, ging ik er naar een beurs voor professionals uit de far-
maceutische sector. Toen ik in de taxi zat, zag ik verdacht veel politie op
straat. De taxi mocht het beursterrein niet oprijden en later bleek dat de
beurs was afgelast wegens een terroristische dreiging. Ik had dus enkele
uren vrij en omdat ik de stad al enkele keren had bezocht, besliste ik dan
Inge Vervotte ’
Ik heb altijd een
bepaalde koers gevaren en ik kan die koers
wijzigen wanneer ik er behoefte aan heb.
Juist die zelfsturing vind ik veel belangrijker
dan het allemaal vast te leggen in
een agenda met een aantal regels:
bijvoorbeeld elke maandag moet ik gaan
tennissen, elke woensdag moet ik naar de
sauna enzovoort. Dat zou dan een soort
rust moeten brengen, een soort evenwicht,
maar daar geloof ik dus niet in.
Herman Van Rompuy ’
Mijn functie is nieuw, de
omgeving is ook nieuw,
de medewerkers relatief
nieuw. Je moet daar altijd
aan wennen, maar ik ben
nu in vijftien maanden
drie keer van job moeten
veranderen. Je moet van
kantoor veranderen, je moet
van omgeving veranderen,
je moet van perspectief
veranderen, maar dat lukt.
134 creativiteit
maar op een terrasje te gaan zitten om het businessplan voor het komende
jaar te gaan schrijven. Misschien kwam het door de inspirerende omgeving
van de Plaza Mayor, maar ik heb nooit meer zo’n goede aanzet voor een
plan geschreven.’
Hans Bourlon ’
Mensen enthousiasmeren is belangrijk,
want zij twijfelen ook vaak aan hun leiders. Ik geef een
voorbeeld: we gaan een musical maken. We spreken snel
over een aanzienlijke investering. Je start met een wit blad.
We gaan K3 een hoofdrol geven. Iemand zegt dan: laat ons
de drie biggetjes nemen, ze zijn toch met drie. Geef ze een
varkensneus en zo van die oren. Het was onze meest populaire
musical die we ooit voor kinderen hebben gerealiseerd.
Achteraf is het simpel gezegd, maar op het moment zelf
kijkt iedereen naar elkaar van: is die gek geworden? En dan
heb je iemand nodig die zegt: ‘Laat ons daarvoor gaan.’ Je
kunt evengoed met K3 vijf andere dingen doen, maar laat
ons nu afspreken dat we hiervoor gaan en dat we dit gaan
promoten in ons bedrijf. Een belangrijk woord, vind ik, zeker
in een creatief bedrijf, is promoten. Je maakt keuzes, het is
niet zwart-wit, maar je moet het toch zwart-wit stellen opdat
mensen geënthousiasmeerd geraken.
135
3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen
Mindmapping
Mindmapping is een creatieve manier om doelgericht na te denken, proble-
men op te lossen of om op ideeën te komen. Zo kun je het verband tussen je
verschillende tijdsbestedingen weergeven aan de hand van een mindmap of
geheugenkaart. Die grafische techniek geeft op een snelle en overzichtelijke
manier structuur aan je denkproces. Mindmappen maken sluit aan bij de
werking van je hersenen, waarbij beide hersenhelften worden gestimuleerd.
Ze werken namelijk niet alleen lineair, maar ook associatief. Hierdoor benut
je je geestelijke potentieel zo goed mogelijk.27
Volg hierbij de volgende stappen.28
Schrijf de probleemstelling wat tijdsbesteding betreft, in het midden van
een blad.
Schrijf alle associaties op. Gebruik hierbij verschillende kleuren.
Associeer vervolgens weer verder op die sleutelwoorden.
Maak een boomstructuur door stevige takken en dunne twijgjes.
Vervang eventueel woorden door tekeningen.
Kijk of je de mindmap kunt verbeteren door een structuur aan te brengen;
breng een aantal dwarsverbanden aan.
136 creativiteit
figuur 3figuur 3 voorbeeld van een mindmap (http://get-your.free-mind-map-training.com)
Effectiviteit
Actieplannen
Prioriteiten
Doelen
Agenda’s
vergaderingen
Duidelijkheid
Motivatie
Appreciatie
Vereenvoudiging
Tools
Snellezen
Mindmaps
Sneller
Slimmer
Beter
Urgent vs belangrijk
Verspilling
Delegeren
Doen of niet doen
Carrière
Leven
Comfortzones
Begeleiding
Teamwerk
Vertrouwen
Balans privé/werk
Je goed voelen
Laten gaan
Zonder angst
Verwachtingen overtreffen
Limieten overstijgen
Vertouwen
Superviseren
Helpen
Aanmoedigen
Overleg
Keuzes
Beslissingen
Groot
Klein
Minder rommelig
Vetragen om te versnellen
Pauzes
Wie
Wat
Waar
Wanneer
Waarom
Hoe
Belangrijkste zaken
Methodes
Checklist
Deadlines
Grotere verhaal
Luisteren
Onderverdelen
Multitasking?
Afwisselen
Smart
Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realiseerbaar
Tijdsgebonden
Ergonomisch
Gebruiksvriendelijk
Efficiënt
Toegevoegde waarde
Positief
Communicatie
Feedback
Ondersteuning
Prijzen
Herbekijken
Corrigeren
Verbeteren
Monitoren
Vooruitgang
Opvolgen
Evenwicht zoeken
Onderhandelen
Tijdsbeheer
137
Hans Bourlon ’
Gert en ik houden
niet van lang en veel vergaderen. Ik
zou dat het liefst staand doen. Ik vind
dat je een vergadering moet splitsen in
twee delen. Dat is één: snel to the point
komen, en twee: voldoende tijd nemen
voor ‘social talk’. Bij voorkeur moet je de
twee niet te veel vermengen, maar ze
mogen op zijn minst even lang duren.
Ellenlange vergaderingen zijn aan ons
niet besteed. Ik ben voorstander van
een soepele organisatie met enkele
sterke leiders die keuzes maken en
verantwoordelijkheid nemen. Een te
grote democratie, zeker als je van een
wit blad start, kan eindigen in ellenlange
discussies met een slecht resultaat.
Inge Vervotte ’
Tijdens verga-
deringen moet je je prioriteiten
stellen en die worden vooraf duidelijk
afgebakend. Meestal heb ik met de
mensen die ik zie ook regelmatig
contact. Ik ontmoet hen dan
bijvoorbeeld een keer in de maand en
dan is de agendabepaling heel strikt:
wat moet met voorrang aangepakt
en besproken worden?
Herman Van Rompuy ’
Voor de
verga deringen zijn we met 27 staats-
hoofden en voor zo’n vergadering werk ik
met een draaiboek. Welk punt gaan we
eerst behandelen? Wat voor de lunch,
wat na de lunch? Hoe gaan we de tijd
indelen? Ik geef dan een paar richtlijnen
hoe ik denk dat dat het beste verloopt en
er is iemand die dat draaiboek uitschrijft.
Anders kun je met 27 mensen geen goede
vergadering hebben. Je hebt dus effectief
maar een beperkte tijd.
138 creativiteit
Anders vergaderen
Je herkent misschien het volgende tafereel: de wekelijkse bespreking op
maandagochtend vindt al vijf jaar om negen uur plaats. Er wordt sinds een
jaar of twee geen agenda meer opgemaakt, ‘want we kunnen de onderwer-
pen inmiddels dromen’. Notuleren hoeft ook niet, ‘want iedereen heeft toch
pen en papier bij zich’ en de nieuwe medewerkers ‘mogen er gerust een
keer bij komen zitten’. Een jaar later zitten ze er nog steeds. Het doel van de
vergadering is niet altijd even duidelijk, maar iedereen probeert toch iets
zinvols in te brengen.
Jammer genoeg is dit nog dagelijkse realiteit in veel bedrijven. Inefficiënt
vergaderen blijkt dan ook een grote bron van ergernis te zijn. Heel wat werk-
nemers in het bedrijfsleven klagen bovendien over het toenemende aantal
interne en externe vergaderingen. Onnodige en onproductieve vergaderin-
gen kosten managers volgens verschillende studies ongeveer 10 procent
van hun tijd of zo’n 24 werkdagen per jaar.29
Willem Middelkoop ’
De meeste vergaderingen gaan
echt te traag voor mij en er wordt vaak door elkaar heen
gepraat. Maar nu heb ik samen met twee partners een
beleggingsfonds en in anderhalf jaar tijd zijn we gegroeid
van 3 naar 20 miljoen euro. We zijn nu stilaan een echt
bedrijf. We hebben op dit ogenblik echter geen kantoor en
geen personeel. Maar we hebben wel afgesproken om twee
keer per maand bij elkaar te komen om de lopende zaken
door te praten. We hebben dan een agenda met een aantal
punten waar we even door moeten lopen en dat proberen
we binnen een uur te doen. Dat is op zich ook de enige
vergadering die ik heb. Niet te veel vastleggen, niet te veel
opschrijven, niet te veel documenteren, dat kost allemaal
veel te veel tijd.
139
Het rekruteringsbureau Robert Half ondervroeg bijna 5700 mensen uit twin-
tig landen over vergaderen. De bevindingen van het onderzoek liggen in lijn
met de verwachtingen. Vergaderingen mislukken vooral omdat we node-
loos afwijken van het onderwerp, omdat er mensen bijzitten die niets met
de bespreking te maken hebben of door een slechte voorbereiding. Bijna de
helft van de Belgen zegt minstens een op de drie vergaderingen nutteloos te
vinden. Vergaderitis is dus een bijzonder tijdrovende ziekte in de Belgische
bedrijfswereld, maar het kan blijkbaar nog slechter. De kampioenen in het
nutteloos vergaderen zijn namelijk de Italianen en de Zwitsers. De Luxem-
burgers scoren dan weer het best in Europees verband.30
Een trend van de laatste jaren is het combineren van vergaderen met een
andere activiteit. Golfen kennen we natuurlijk al langer, maar dit was tot
voor kort alleen weggelegd voor medewerkers met de betere leaseauto. Te-
genwoordig mogen ook de mindere goden al eens een balletje slaan. Samen
gaan fietsen is tegenwoordig ook in.
Christian Van Thillo ’
Wij verga-
deren altijd met agenda’s, altijd met
notulen van onze vergaderingen en we
proberen goed voorbereid te zijn. Het is
niet dat we aan een vergaderziekte lijden,
maar er zijn wel heel wat verschillende
bedrijven in onze groep. Brainstorming,
budgetten, businessplannen enzovoort
verlopen allemaal strikt volgens de
agenda. Het grootste probleem is dat, als
je eenmaal aan het vergaderen bent, je
soms de neiging hebt om af te wijken van
de agenda.
Jacques Rogge ’
Als je je gedachten
niet op een A4’tje kunt zetten, dan zijn
je gedachten niet klaar. Die A4’tjes
worden een dag van tevoren door mijn
kabinet bestudeerd. Mijn medewerkers
noteren bepaalde opmerkingen en
ik bekijk dat ’s avonds. Omdat de
vergadering voor de volgende dag
goed is voorbereid, kunnen we efficiënt
vergaderen, want ik heb de kern van
het probleem al goed bekeken, zo niet
definitief opgelost.
140 creativiteit
Een andere trend is topless vergaderen. Voor je begint te steigeren, dit be-
tekent concreet vergaderen zonder laptops, blackberries en andere mobie-
le apparatuur. Het hoeft niet te verbazen dat het elektronicabedrijf Apple
een grote voorstander is. Apple betaalt zijn zes non-executive directors,
waaronder voormalig Amerikaans vicepresident Al Gore, immers meer dan
126.000 dollar per meeting.31
Ten slotte kan de trend van staand vergaderen substantieel bijdragen tot de
oplossing van het vergaderprobleem. Het Nederlandse onderzoeksbureau
TNO heeft berekend dat staand vergaderen een potentiële kostenbesparing
van 10 miljard euro kan opleveren. Nu is Nederland weliswaar het verga-
derland bij uitstek, maar het blijft een indrukwekkend cijfer. Door staand te
vergaderen kan een vergadering met dezelfde kwaliteit en dezelfde resulta-
ten namelijk een derde korter worden.32
Als je de volgende keer weer in een nutteloze vergadering terechtkomt, pro-
beer je je dan vooral niet te ergeren aan mensen die zichzelf graag horen
praten, negeer de mobiele telefoons en let niet op de mensen die te laat ko-
men of in slaap dreigen te vallen. Kaart het probleem aan of probeer zo snel
mogelijk de vergadering te verlaten.
Hiernaast vind je een aantal creatieve tools om efficiënter met je tijd om te
gaan.
141
Inbox2
www.inbox2.com
Dankzij die toepassing heb je nog maar één applicatie nodig voor al je be-
staande e-mail en social network accounts. Inbox2 verzamelt al je berich-
ten, attachments, links en contacten van je bestaande e-mail en social
networks accounts op één locatie. Met die applicatie kun je je berichten le-
zen, beantwoorden, zoeken en beheren. Die tool ondersteunt Gmail, Yahoo,
Hotmail, Outlook, Microsoft Exchange, AOL, IMAP/POP3, Facebook, Linke-
din, Yammer, Twitter en Hyves.33
Plannen met Doodle
www.doodle.com
Een datum afspreken voor een vergadering, een barbecue of een avondje
uit met al je vrienden is niet altijd eenvoudig. Het kost vaak veel uren te-
lefoneren of over en weer mailen tot je een datum hebt gevonden waarop
iedereen beschikbaar is.
Doodle geeft je de mogelijkheid een poll te organiseren of data te sugge-
reren op een kalender. De verschillende voorstellen stuur je dan door naar
je vrienden of collega’s, waarna zij kunnen aanduiden welke activiteit hun
voorkeur heeft en op welke data ze vrij zijn.34
Minder typen: Texter
http://texter.en.softonic.com
Texter is een eenvoudige applicatie om snel en efficiënt standaardteksten
in te voegen binnen de verschillende Windowsapplicaties zoals Outlook,
Word, Internet Explorer enzovoort. Je kiest een bepaalde toetsencombina-
tie en de tekst rolt er vanzelf uit.
142 creativiteit
Rescuetime
www.rescuetime.com
Als je op langere termijn een beter inzicht in je tijdsbesteding wilt krijgen, is
RescueTime misschien iets voor jou. Het gratis programma scant namelijk
welke taken je aan de computer uitvoert. Bovendien is er ook de mogelijk-
heid om andere soorten taken in te voeren, zoals tuinieren of lezen. Per half
uur zendt het programma de gegevens naar de website, zodat je een tijd-
overzicht te zien krijgt. Indien gewenst, krijg je op regelmatige tijdstippen
een mail met je persoonlijke tijdsbesteding.
Evernote
www.evernote.com
Alles overal bij de hand? Het kan tegenwoordig met de vernieuwde Ever-
note. Met dit gratis programma importeer je webpagina’s, geschreven no-
tities, visitekaartjes, foto’s of mails in een handomdraai. Via een krachtige
zoekfunctie vind je alles snel terug op je computer of mobiele telefoon. Bo-
vendien kun je de verschillende functies makkelijk integreren in MS Outlook
of je internetbrowser. Zowel de Windowsversie als de Macuitvoering werken
prima en je kunt de software voor mobiele toestellen, zoals de iPad, gratis
downloaden.
143
Sofie is 28 jaar en werkt als preventieadviseur in een chemisch bedrijf. In
een dergelijke onderneming zijn er uiteraard talloze wetten en voorschriften
met betrekking tot de veiligheid van de werknemers. Dit zorgt ervoor dat
Sofie bijna letterlijk bedolven wordt onder documenten en aanvragen van
verschillende aard. Omdat het lokale opslagsysteem niet in elk geval een
oplossing kan bieden – en dus een grote tijdverslinder is – stapte Sofie over
naar Evernote. Ze bespaart hiermee ongeveer 15 procent van haar tijd.’
Toolbox CREATIVITEITCREATIVITEIT Download de pdf-versie van deze toolbox op Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..
144 creativiteit
Maak je eigen mindmap35
Zet centraal in de mindmap: ‘Mijn huidige baan & tijdwinst’.1
De belangrijkste thema’s van het onderwerp vertakken zich vanuit dit cen-2
trale punt.
Thema’s van ondergeschikt belang vormen de bladeren aan weer een vol-3
gende generatie vertakkingen. Hieruit kunnen weer nieuwe vertakkingen
voortkomen enzovoort.
Noteer een aantal termen die je associeert met ‘mijn huidige baan’. Zet nu
de woorden ‘mijn huidige baan’ centraal op het blad en teken van daaruit
lijntjes (als takken aan een boom).
Op ieder lijntje vul je een van de woorden in die je associeert met ‘mijn hui-
dige baan’ en je herhaalt dit proces.
Willem Middelkoop ’
Je kunt al je tijd
steken in een klein winkeltje, maar het is
veel slimmer al je tijd te steken in een klein
winkeltje dat heel groot kan worden. Een
voorbeeld is de verkoop van goud en zilver op
het internet. Er was niemand die dat deed.
Wij hebben in een namiddag een webshop
ontwikkeld en we hebben het eerste jaar 19
miljoen euro omzet gedraaid.
SamenvattingC
55
cr
ea
tiv
ite
itc
re
at
ivit
eit
145
‘Tijdsbeheer’ en ‘creativiteit’ gaan, in tegenstelling tot wat velen denken,
hand in hand. Hoe meer je de lastige taken kunt comprimeren, hoe meer
tijd je hebt om creatief bezig te zijn. Bovendien verandert de wereld con-
stant, dus ligt het voor de hand dat we creatief met onze doelen, rollen en
de omgeving zullen moeten omspringen.
Technieken zoals mindmapping verplichten ons om eens op een andere ma-
nier naar onze tijdsbesteding te kijken. Het levert gegarandeerd nieuwe in-
zichten op die best de moeite waard kunnen zijn.
Elke dag verschijnen er op het internet nieuwe applicaties om de zaken ef-
ficiënter aan te pakken. Aan jou de keuze welke toepassingen je de moeite
waard vindt.
146
Christian Van Thillo
is een Belgische ondernemer. Hij staat aan de leiding van De Pers-
groep, een van de machtigste mediaconcerns in Vlaanderen,
die in handen is van de familie Van Thillo. Hij studeerde rechten
aan de Katholieke Universiteit Leuven en volgde een opleiding
MBA aan de Duke University. De Persgroep is eigenaar van ver-
schillende Belgische en Nederlandse kranten, magazines, ra-
dio- en televisiezenders en drukkerijen. Ook bezit het bedrijf 50
procent van de aandelen in de Vlaamse Media Maatschappij.
147
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Tip
Iets waar ik heel sterk in geloof, is dat (time)management in grote mate, en
zeker in onze sector, met creativiteit te maken heeft. Mensen motiveren om
ideeën te ontwikkelen en om met voorstellen te komen, dat helpt je vooruit.
Je hebt pas succes wanneer creativiteit en discipline hand in hand gaan.
Hoe contradictorisch het ook mag lijken, dat vind ik de sleutel tot succes in
een organisatie. Creativiteit en discipline.
Agenda
Ik heb het geluk om met een chauffeur te kunnen werken die intussen al
veertien jaar voor mij rijdt. Wij rijden 70 à 80.000 kilometer per jaar. Ik heb
vrij vaste agenda’s voor de kantoren in Kobbegem, Vilvoorde, Amsterdam
en Rotterdam en ik vertrek altijd rond acht uur, tenzij ik naar Nederland ga,
dan vertrek ik om zes uur. Dan begin ik onmiddellijk te werken. Ik neem de
kranten en mijn post door. Ik heb een systeem in mijn auto: een in- en uit-
bakje dat naar het secretariaat gebracht moet worden en weer terugkomt.
Wanneer ik dan op kantoor aankom, heb ik al veel rompslomp en papier-
werk afgewerkt. Dan zijn er meestal vergaderingen ingepland. Alles is van
tevoren gepland en ik volg die planning ook. Meestal ken ik mijn planning
nog voor de week start.
Ik ben geen manager die de hele tijd zijn bedrijf vertegenwoordigt, zelfs het
liefst zo weinig mogelijk. Gaan spreken doe ik alleen als het zakelijk belang-
rijk is. Ik ben trouwens geen workaholic: ik start om acht uur en ’s avonds
om acht uur stop ik ermee.
Tijdwinst
Ik zeg altijd dat Media in de allereerste plaats een vak is en dan pas een
business. Wanneer het businessgedeelte belangrijker wordt, mis je soms
gewoon de losse babbel over het vak. Hoe goed zijn onze kranten? Hoe goed
zijn onze radio’s? Hoe goed zijn onze televisiezenders? Ik zou daar meer tijd
in willen steken. Privé zou ik meer reizen, meer aan sport doen en meer tijd
voor de familie maken.
148
Joop
van den Endeis een Nederlands mediamagnaat op het gebied van televisie en musi-
cal. In 1999 nam zijn gezondheid af. Hij besloot daarom in 2000
uit Endemol (dat inmiddels is gekocht door het Spaanse Telefo-
nica) te stappen. Hij verkocht zijn belang van 26 procent, werd
miljardair en richtte zich voortaan volledig op het produceren
van grote musicals in Nederland, Duitsland, Spanje, Engeland,
Frankrijk, Rusland en de Verenigde Staten. Met zijn bedrijf Joop
van den Ende Theaterproducties produceerde hij onder meer de
musicals The Lion King, Tarzan en Evita.
Joop van den Ende was zo vriendelijk om zijn eigenzinnige visie op time-
management op papier te zetten.
149
Download het volledige interview op www.WinTijd.com.
Timemanagement?
Het heeft niet heel veel zin om met mij te praten over timemanagement,
tenminste als je daarbij denkt aan methoden en trucs om iemand zijn tijd
beter te laten indelen.
Ik ben cultureel ondernemer en dat betekent dat ik elke dag een aantal
nieuwe ideeën bedenk en ook de beslissingen neem hoe, en met wie ik die
wil gaan realiseren. Het doel is voor mij altijd belangrijker dan de tijd die het
kost om het te bereiken. Voor mij geldt dat tijd zich moet voegen naar wat
ik voor ogen heb.
In mijn vak van theater- en televisieproducent is creativiteit iets dat je moet
beschermen en koesteren. Je kunt niet van te voren bepalen hoeveel uur
een creatief proces mag duren. In veel horecaondernemingen krijg je tegen-
woordig een biertje uit een tap die wordt aangestuurd door een computer.
Daardoor wordt exact de voorgeschreven hoeveelheid bier in het glas ge-
schonken. Geen druppel te veel. Want ze hebben berekend dat ze op die
manier op jaarbasis heel veel geld kunnen besparen. Dat zal zeker het geval
zijn en ik ben de laatste om te ontkennen dat winstoptimalisatie belangrijk
is. Maar je hebt ook de cafés nodig waar een geweldige sfeer hangt, mee
omdat de barkeeper zijn biertjes nog met de vrije hand tapt. Al wordt er dan
wat bier verspild.
Toen we voorjaar 2009 de musical Sister Act met co-producent Whoopi
Goldberg in het Palladium Theatre in Londen creëerden, namen we de tijd
die nodig was om te bereiken wat ons voor ogen stond. Het was wel zo dat
de premièredatum vaststond en overal was gecommuniceerd. Wij werk-
ten dus met strakke repetitieschema’s en moesten binnen die periode tot
aan de première resultaten zien te boeken. Toch heb ik ook toen, in het be-
lang van het creatieve proces, continu de vrijheid willen houden om soms
heel belangrijke zakelijke besprekingen af te zeggen, zodat een extra repe-
titie kon worden ingelast. Het creatieve proces laat zich nu eenmaal niet
150
dwingen.
Voor mijzelf is timemanagement geen issue. Ik ben daar niet mee bezig en
wil daar geen tijd aan besteden. Maar ik heb er wel voor gezorgd dat ik de
juiste mensen om mij heen heb om in alle vrijheid zonder tijdsdruk te kun-
nen werken. Dat begint met een goede persoonlijk assistente die maanden
van tevoren al weet in te schatten welke afspraken zij wel of niet kan vast-
leggen. Zij weet welke verzoeken zij voorrang moet geven en hoeveel uitloop
besprekingen met bepaalde personen kunnen hebben.
Als ik er zo over nadenk, is dit eigenlijk ook wel een vorm van timemanagement:
het zo organiseren dat ik me niet over de datum en lengte van een afspraak
hoef te bekommeren, maar mij volledig kan concentreren op creatieve en
zakelijke processen.
151
152
Epiloog
Global Speeding?
Volgens een aantal recente onderzoeken heeft 65 procent van de mensen
het altijd of regelmatig te druk. Beterschap is blijkbaar niet in zicht, want
slechts 20 procent denkt dat het in de toekomst minder druk zal worden.
We kunnen het natuurlijk niet ontkennen, we zitten in een spiraal van col-
lectieve haast en spoed. Dankzij e-mail, de smartphone en de laptop – al
dan niet een vergiftigd geschenk van de baas – is iedereen tegenwoordig
overal en altijd bereikbaar. Vragen van klanten behandel je bij voorkeur bin-
nen de twee uur en heel wat werknemers voelen zich dan ook verplicht om
‘s avonds nog enkele zaken af te werken.
Global Speeding doet de wereld kennelijk steeds sneller draaien en we kun-
nen op het eerste gezicht niet anders dan steeds harder lopen om het tem-
po te kunnen blijven volgen. Toch willen we, paradoxaal genoeg, ook in onze
vrije tijd alsmaar meer doen en beleven. Zo hollen we bijvoorbeeld met zijn
allen van het ene evenement naar het andere. De oververzadigde markt van
de zomerfestivals is daar het levende bewijs van. Te druk, zei je?
Om te ontsnappen aan al die drukte, trekken we de eerstvolgende vakantie
weer massaal naar verre oorden. Na een vliegreis van een halve dag hebben
we natuurlijk niet de tijd om bij te komen van de jetlag, want ‘er is van alles
te doen en we zijn maar een paar dagen hier’. Vulkanen beklimmen, tem-
pels bezichtigen, musea afschuimen … het zal wellicht nog druk worden.
Speelt het fenomeen van Global Speeding ook op een doordeweekse avond?
Blijkbaar niet, want volgens verschillende studies kijkt de Europeaan gemid-
deld drie uur tv per dag. Mochten we alleen al die activiteit schrappen, dan
winnen we meer dan 45 volledige dagen per jaar. Nu ik hierbij stilsta, had
ik er misschien een hoofdstuk aan kunnen wijden. Als laatste letter van de
EFFECT-methode: de T van Televisie. Toch maar niet, de Toolboxen zijn veel
te belangrijk.
epiloog
153
In vergelijking met vroeger hebben we veel meer vrije tijd, alleen we merken
daar met zijn allen zo weinig van. Global Speeding is in bepaalde opzichten
een probleem, maar je kunt het ook anders bekijken. Uiteindelijk zit jij aan
het stuur en bepaal jij het tempo. Misschien moeten de onderzoekers daar
eens induiken.
155
Dankwoord
Herman Van Rompuy, ik zal nooit de verwonderde gezichten vergeten van
de twintigkoppige delegatie van het Georgische parlement, twee camera-
ploegen incluis, die aan het wachten waren tot ons gesprek was afgerond.
Bedankt voor uw tijd.
Joop van den Ende, ik heb lang moeten aandringen, maar het was de moei-
te waard: u had zonder enige twijfel de meest originele inbreng, waarvoor
dank.
Jacques Rogge, hartelijk dank om net na de spelen in Vancouver, toch nog
even de tijd te nemen om me te woord te staan.
Inge Vervotte, bedankt voor het leuke gesprek en om uw schema nog op het
laatste moment om te gooien, zodat ik geen uur moest wachten.
Christian Van Thillo, bedankt voor uw efficiënte input, u bent gewoon in de
wieg gelegd voor timemanagement.
Goedele Liekens, dank voor het charmante gezelschap en de onomfloerste
inbreng.
Hans Bourlon, bedankt voor het boeiende gesprek en de vele contacten.
Het is mooi om te zien dat u bescheiden bent gebleven, ondanks het aan-
houdende succes van Studio 100.
Geert Noels, dank voor uw sportieve en boeiende bijdrage. Volgende keer
spreken wel elkaar op de fiets of in een fitnessclub.
Christine Van Broeckhoven, dank voor de uitvoerige uiteenzetting en het
leuke gesprek. Nog veel succes met uw onderzoek.
156 dankwoord
Willem Middelkoop, dank voor het delen van een boeiende levensfilosofie.
Goud verkopen via het internet, je moet er maar opkomen.
Uiteraard wil ik ook graag alle personal assistants, secretaresses, woord-
voerders en andere medewerkers bedanken om de afspraken mogelijk te
maken.
Maarten Van Steenbergen en Katelijne De Man, jullie hebben dit boek zon-
der enige twijfel naar een hoger niveau getild. Ook dank aan alle andere
medewerkers van Lannoo.
Geert Wellens, dank voor je vroegtijdige interesse. Dit boek had het zonlicht
nog lang niet gezien, maar jij stond vanaf dag één achter het concept.
Ignace Glorieux, dank voor je onderzoek en ondersteuning.
Evy, Mich, Liesbet, Hilde, Raf, Koen en Jan, bedankt voor het meeden-
ken en het corrigeren! Zonder jullie input had dit boek er helemaal anders
uitgezien.
Tanguy, bedankt voor het uittypen van de interviews. Voor ondergetekende
zou dit een helse job zijn geweest. Manuela, bedankt voor dit constructieve
voorstel.
Aan iedereen die ik ben vergeten, hartelijk dank!
Tim Christiaens
158 op zoek naar de essentie
159
Noten
Van Rompuy, H. (2009), online geraadpleegd: http://www.hermanvanrom-1 1
puy.be/haiku/2009/04/index.html, 24/04/2009, met toestemming van de
auteur.
Claessens J.C.B., ‘Het effect van timemanagement training: wetenschappe-2 2
lijke studies beschouwd’, online geraadpleegd: www.timetraining.nl.
Vermeiren, J., 3 3 Let’s Connect. Pearson Education. Amsterdam, 2007 (p. 14).
‘Jongeren willen partner, huis en kind’, 4 4 Het Nieuwsblad 25/10/2010.
Claessens J.C.B., ‘Timemanagement gedragingen in verschillende culturen’, 5 5
online geraadpleegd: www.timetraining.nl.
Zeller D. (2009), 6 6 Timemanagement for dummies, Pearson Education Bene-
lux. Amsterdam, 2009 (p. 259-304).
‘Flexibele werktijden goed voor de mens’, Nu.nl, 19/02/2010.7 7
‘“Zelfroosteren” komt langzaam op gang’, Nu.nl, 12/02/2010.8 8
‘Flexibele werktijden populair’, Nu.nl, 26/11/09.9 9
‘Werknemers presteren steeds meer flexibele werkuren maar hebben daar-10 10
om niet minder stress’, persbericht Robert Half, maart 2009.
Glorieux, I. e.a., 11 11 De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006
(p. 57).
160 noten
‘Hardwerkende Vlaming is eigenlijk een mythe’, 12 12 De Standaard, 14/12/2007.
‘Waalse werkweek korter dan Vlaamse’, 13 13 De Standaard, 14/12/2007.
‘Belgische werknemer vindt zichzelf productief’, onderzoek van SD WORX, 14 14
2006, online geraadpleegd: http://www.sd.be.
‘België is op twee na productiefste land ter wereld’, Express.be, 20/01/2010.15 15
Glorieux, I. e.a., 16 16 De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006
(p. 75-76).
Glorieux, I. e.a., 17 17 De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006
(p. 75-76).
Zeller D. (2009), 18 18 Timemanagement for dummies, Pearson Education Bene-
lux. Amsterdam, 2009 (p. 39-40).
‘Mensen kijken wereldwijd meer televisie’, 19 19 De Standaard, 18/03/2010.
‘Tv kan uw gezondheid ernstig schaden’, 20 20 Het Nieuwsblad, 13/01/2010.
Timemanagement21 21 , Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsop-
leiding, Training en opleiding.
Koch R., 22 22 Het 80/20 principe, Academic Service. Den Haag, 2007.
Koch R., 23 23 Het 80/20 principe, Academic Service. Den Haag, 2007 (p. 74).
Manager op zakenreis verliest veel tijd, Onderzoek Easynet, 13/01/2009, on-24 24
line geraadpleegd op: http://www.easynet.com.
Allen, D., 25 25 Getting Things Done: Prettig en efficiënt werken zonder stress. Den
Haag, 2008 (p. 32).
161
Claessens J.C.B., ‘Creativiteit en timemanagement: tegenpolen of juist niet?’ 26 26
online geraadpleegd: http//:www.timetraining.nl.
Seiwert L., 27 27 Timemanagement. Deltas, 2008.
Symboi 6, ‘Mindmappen’, online geraadpleegd: http://www.symbio6.nl/28 28
mindmappen.php.
‘Vergaderen, hoe moet dat ook al weer?’, 25/05/2007, online geraadpleegd: 29 29
Managementsite.nl.
‘1 op 3 vergaderingen nutteloos’, Persbericht Robert Half, 03/05/2010, on-30 30
line geraadpleegd: http://www.roberthalf.be.
‘In Silicon Valley wordt topless vergaderd’, 31 31 De Standaard, 03/04/2008.
‘85% van medewerkers wil een zit-sta vergadertafel’, persbericht TNO, on-32 32
line geraadpleegd: www.tno.nl.
Online geraadpleegd: http://www.frankwatching.com.33 33
Online geraadpleegd: http://www.clickx.be.34 34
Symboi 6, ‘Mindmappen’, online geraadpleegd: http://www.symbio6.nl/35 35
mindmappen.php.
162 op zoek naar de essentie
RREE UU UUTT TTII AALL RR
163
Literatuur
Allen, D. Getting Things Done: Prettig en efficiënt werken zonder stress. Den
Haag, 2008.
Claessens, B.J.C. Perceived Control of Time: Timemanagement and Perso-
nal Effectiveness at Work. Eindhoven, 2004.
Covey, S.R. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Business
Contact. Amsterdam, 2004.
Glorieux, I. e.a. De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006.
Green, P. & Skinner, D. Does timemanagement work? An evaluation. Leeds,
2005.
Koch, R. (2007). Het 80/20 principe. Academic Service. Den Haag, 2007.
Seiwert, L. (2008). Timemanagement. Deltas.
Vermeiren, J. Let’s Connect. Pearson Education. Amsterdam, 2007.
Witjas, R. (2009). De tijd van je leven. Thema. Zaltbommel, 2009.
www.wikipedia.com.
Zeller, D. (2009). Timemanagement for dummies. Addison Wesley.
Wassenaar, A. Slimmer werken vanaf nu! A.W. Bruna, Utrecht, 2009.
164 op zoek naar de essentie
165
Over de auteur
Tim Christiaens (°1976) is de oprichter van
de Time Management Company. Hij is een
expert in timemanagement en coacht me-
dewerkers in tijdsbeheer. Daarnaast geeft
hij regelmatig in binnen- en buitenland ge-
animeerde presentaties over dit onderwerp.
Elke twee weken schrijft hij een tip voor het
economische blad Trends.
Als econoom studeerde Tim aan de Vlerick
Management School. Hij werkte gedurende
acht jaar voor verschillende multinationals
zoals Pfizer, Xerox, JST en Lifeclinic Europe.
Tim woont in Antwerpen, heeft twee kinde-
ren en is een fervent reiziger.
www.lannoo.com
Registreer u op onze website en we sturen u regelmatig een nieuwsbrief met informatie
over nieuwe boeken en met interessante, exclusieve aanbiedingen.
Copyright Foto’s:
W. Milldelkoop en Ch. Van Thillo: Belga Pictures
J. Rogge: IOC
G. Liekens: VTM
H. Van Rompuy: The Council of the European Union
Omslagontwerp: Studio Lannoo
Vormgeving: Pieter Willems (www.pjotr.be)
© Uitgeverij Lannoo nv, Tielt en Tim Christiaens, 2011
D/2011/45/234 – NUR 770 / 801
ISBN: 978 90 209 9597 8
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opge-
slagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt
in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of op enige
andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Vragen, opmerkingen,
suggesties? Surf naar
www.WinTijd.com
en download gratis alle
interviews, werkbladen en tips
om efficiënter te e-mailen.
Top Related