Timemanagement ?
Wie ben ik
• 7 jaar ondernemer
• adviseur voor strategie, financiering,
marketing/marktonderzoek, verbetert de prestaties van
MKB-bedrijven en van de ondernemer persoonlijk
• Klanten zijn ondernemers, verzekeringsmij
• Ervaringsdeskundige in Timemanagement
Herkenbaar ?
Daar heb ik nu geen tijd voor
Regelmatig te laat komen
Geen tijd om alle informatie te lezen
Stress in vrije tijd
Overhaastheid
Verslaafd aan urgentie ?
Vul eerst de test in
Hoe heb je gescoord ?
0 - 25 niet sterk op urgentie ingesteld
26 - 45 sterk op urgentie ingesteld
46 + verslaafd aan urgentie
Waarom Timemanagement
90 % van je tijd zelf beïnvloeden, zelf je leven sturen
Door je bewustzijn over tijd te veranderen
kun je leren met tijd om te gaan
Timemanagement: de techniek
A, B, C en P taken
BELANGRIJK
NIET BELANGRIJK
kwadrant I kwadrant II
III kwadrant IV
URGENT NIET URGENT
kwadrant I
• Kritieke situaties
• Dringende problemen
• Deadlines
• Moeten direct worden aangepakt
• Meestal zelf doen
kwadrant II
• Voorbereidingen
• Planning & Doelen
• Opbouwen van relaties
• Recreëren
• Empowerment
kwadrant III
• Onderbrekingen
• Sommige telefoongesprekken
• Bepaalde post
• Sommige vergaderingen
• Quasi dringende zaken
• In belang van anderen
kwadrant IV
• Dringend maar niet belangrijk: delegeren !
• Fröbelwerk
• Onbeduidende zaken
• Tijdverspilling
• Overmatige tv kijken
Vraag
• Van welke specifieke activiteit weet je zeker dat die
aanzienlijke, positieve resultaten in je persoonlijke leven
zou opleveren als je voortdurend en zo optimaal mogelijk
mee bezig zou houden ?
• Van welke specifieke activiteit weet je zeker dat die
aanzienlijke, positieve resultaten in je zakelijke leven zou
opleveren als je voortdurend en zo optimaal mogelijk mee
bezig zou houden ?
Instructie
1) Geef antwoord op de vragen
2) Bespreek met je buurman in welk kwadrant je
antwoord valt
Duur: 15 minuten
Valkuil van timemanagement
Door tmgt tools, planningen en lijstjes houden
wij onze aandacht op het uitvoeren van
urgente zaken en weg bij wat echt belangrijk is
VRAAG
Waarom houden we ons niet bezig met de echt
belangrijke zaken?
Omdat ze niet urgent zijn !
Op weg naar TIME LIFE management
Als we onze aandacht niet op urgentie maar
op belangrijkheid richten is de vraag:
Wat zijn onze prioriteiten in ons leven en hoe
kunnen we die op de 1e plaats stellen ?
De weg naar meer grip op tijd
Volg 7-stappen:
1. Stel je levensdoelen vast
2. Definieer je rollen die je in je leven vervult
3. Formuleer sleuteltaken per rol
4. Concrete doelen voor tenminste de 1e 12 maanden
5. Wekelijks prioriteiten stellen
6. Dagelijks efficiënt zijn
7. Jezelf blijven motiveren, fit houden
Aanzet tot je levensvisie
Vul de vragen lijst Levensvisie in:
Instructie: 2 minuten per vraag
Prioriteiten stellen door je rollen te kennen
• Rollen of levenshoeden
• De werkelijke tijdproblemen in het leven ontstaan wanneer
wij te veel hoeden tegelijk willen opzetten/vervullen
Opdracht
• Welke rollen / levenshoeden vervult u op dit moment
• Welke rollen/ levenshoeden wilt u wel en niet meer
vervullen
• Vervolg (niet hier): per rol uw ideaal vermelden
Verder op de weg naar meer grip op tijd
Sleutelrollen(taken) definiëren per levenshoed
Wat moet de komende jaren absoluut prioriteit hebben
Houdt het beperkt tot een paar taken
Verder op de weg naar meer grip op tijd
Voorbeelden:
Voorzitter voetbalclub: in het 1e jaar nieuwe sponsoren
In 2e jaar: aantrekken meer betaalde spelers
Eigenaar onderneming: marktaandeel verdubbelt in 2013,
verkoopklaar in 2014,
12 regels van timemanagement
1. Leer prioriteren
2. Start de werkdag met dringend+urgente taken (kwadrant I)
3. Stel voor elke taak een tijdslimiet
4. Besteed elke dag (of tenminste elke week!) tijd aan je strategische
(kwadrant IV) B-taken
SUCCESVOL
BELANGRIJK
NIET BELANGRIJK
Acute problemen
Afspraken met
jezelf
Nee zeggen
Delegeren
Elimineren
URGENT NIET URGENT
12 regels
5. Belangrijkste principe van plannen is die opschrijven
6. A/h einde van de dag: planning maken voor de volgende werkdag
7. Stel voor elke taak een tijdslimiet
8. Plan niet je hele dag vol, reserveer 40-50 % voor onverwachte zaken, uitloop, etc.
12 regels
9. Combineer gelijksoortige taken in blokken
10. Concentreer je voortdurend
11. Stop op tijd !!
12. Plan tijd voor jezelf in
Tips & Trucs
• Alles wat binnenkomt, niet direct organiseren in
belangrijk/onbelangrijk.
• Beslis in 2e instantie welke prioriteit het krijgt
• Bestaat een taak uit meerdere stappen: maak er een project van
• Loop 1x per week je projectmap door
• Moeilijke / lastige taken: Niet dhr. Kwaad bellen, maar om 9.30 dhr.
Kwaad afhandelen via telefoon
• 1 ding tegelijk !
• Bent u een probleemoplosser ? Doe NOOIT meer iets, alleen omdat
dat voor anderen makkelijker is
Tips & Trucs
• Onderbreek uw werkzaamheden regelmatig
• Langzaam werken verhoogd uw kwaliteit
• Deel uw probleem met anderen
• Heb extra aandacht voor taken waar contact met een ander
(klant, collega, partner, kind) centraal staat
Opruim tips
Berg stukken zoveel mogelijk verticaal op
De map dringend = leeg
Zorg voor zo min mogelijk opbergplek
Berg nooit iets op zonder naam
Verzamelwoede : niet doen
Leren weggooien door te denken aan de toekomst
Werkt u met veel stukken/dossiers onder hand bereik? Creëer een opslagtafel
Aan het einde van de dag: opruimen
Plan een opruimdag
Omgang met e-mail
Niet vaker dan 3x per dag behandelen/inkijken !
Automatische melding uitschakelen
Spreek met klanten af na hoeveel tijd u een e-mail standaard beantwoord
Spreek met klanten af hoe zij urgente zaken melden (of wanneer)
Gebruik regels
Vul altijd de onderwerpregel in
Maak mappen aan
Gebruik de map: wachten op
Bedankt
Milo Groot Obbink
Pro6 Advies
Adviseert over financiering, marketing/marktonderzoek, verbetert de prestaties
van MKB-bedrijven en van ondernemers persoonlijk