perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna
Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Disusun oleh :
Ineke Kusumawati Armayana
D1809031
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan
Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada hari : Jum’at
Tanggal : 01 Juni 2012
Dosen Pembimbing
Drs. Sutarno, S.Sos
NIP.19600305 198702 1 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Program Studi
Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Nama : Ineke Kusumawati Armayana
Nim : D 1809031
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
Judul : PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT
PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
(IAIN) SURAKARTA
Pembimbing : Drs. Sutarno, S.Sos
Tanggal Diuji : 08 Juni 2012
adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa
saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-
olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan
yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya
peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 2012
Ineke Kusumawati Armayana
NIM. D 1809031
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN PESETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang
bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Ineke Kusumawati Armayana
NIM : D1809031
Program Studi : Diploma III Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan
kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif
( Nonexclusive Royalty Fee Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT
AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA
Beserta instrument/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan,
mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data
(database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap
mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan pembimbing sebagai
co Author atau pencipta dan juga pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar dan tanpa
paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta
Pada Tanggal : Juni 2012
Ineke Kusumawati A
D1809031
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PENGESAHAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan
Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari : Jum’at
Tanggal : 08 Juni 2012
Tim Penguji
Penguji I Penguji II
Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. Drs. Sutarno, S.Sos
NIP.19590907 198702 1 001 NIP.19600305 198702 1 001
Mengesahkan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Dekan,
Prof. Drs. Pawito, Ph. D
NIP. 19540805 198503 1 002
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
MOTTO
“ Sukses bukanlah suatu Kewajiban, namun berusaha untuk menjadi Sukses
merupakan suatu Kewajiban “
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Penulis persembahkan kepada :
1. Ayah dan Ibu yang telah mendidik dan
membesarkan ku.
2. Ke-dua kakak ku, adik dan keponakan
ku tersayang.
3. Teman Kecil ku dan Seseorang yang
selalu membantu ku.
4. Teman-teman D3 Perpustakaan
angkatan 2009.
5. Almamaterku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
ABSTRAK
Ineke Kusumawati Armayana. DI809031. 2012. Pengadaan Bahan Pustaka diInstitut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas Akhir : Program studiDiploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UniversitasSebelas Maret Surakarta.
Pengadaan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang berperan besardalam mendukung eksistensi suatu perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalahuntuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka, mengetahui kendala-kendala yang dihadapi saat melakukan pengadaan bahan pustaka serta mengetahuiusaha-usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan hambatan pada pengadaanbahan pustaka. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metodewawancara, dokumentasi dan studi pustaka.
Hasil yang didapat dari kegiatan magang yaitu mengetahui prosedurpengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui dua cara. Yaitu pembelian danhadiah. Pembelian dilakukan melalui tiga cara yaitu pembelian mandiri,penunjukan langsung dan lelang. Kendala-kendala yang dihadapi saat melakukanpengadaan bahan pustaka diantaranya Proses pengadaan melampaui batas waktuyang telah ditentukan, Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpapemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, Terlambatnya responmahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku. Upaya yang dilakukanuntuk mengatasi kendala tersebut adalah Seawal mungkin memasukkan daftarkoleksi pengadaan, Perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan danMenggunakan katalog penerbit
Saran yang dapat diberikan adalah Lebih selektif dalam menentukanrekanan sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka, Koordinator pengadaanbahan pustaka aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna.
Kata kunci : pengadaan, bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas berkat rahmat-Nya
yang dilimpahkan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir
dengan judul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA” dengan baik.
Penulisan tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagai persyaratan
untuk mencapai gelar vokasi ahli madya (A.Md) pada Program Studi D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunana tugas akhir ini masih jauh
dari sempurna karena keterbatasan dan kemampuan penulis miliki. Penulisan
tugas akhir ini tidak akan berhasil dengan baik dan lancar tanpa adanya kerja sama
serta bantuan dari pihak-pihak lain. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan
terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Diploma III
perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos selaku dosen pembimbing yang dengan perhatian
memberi bimbingan dan pengarahan kepada penulis sehingga Tugas Akhir
ini dapat selesai.
4. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku penguji I Tugas Akhir ini.
5. Bapak Erland Cahyo Saputro, M.Hum, selaku kepala UPT Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta yang telah berkenan
mengijinkan penulis melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
6. Seluruh pegawai UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
Surakarta yang telah memberikan bimbingan kepada penulis selama
melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO.
7. Seluruh staf dosen Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan bekal dengan berbagai
ilmu pengetahuan kepada penulis.
Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa tugas akhir ini
masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik dari semua pihak
sangat diharapkan untuk menyempurnakan karya tulis ini. Sehingga Tugas Akhir
ini dapat bermanfaat bagi kita semua serta menjadi jembatan untuk penelitian
selanjutnya. Amin
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta , 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................... ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH ................ iii
PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................................... iv
HALAMAN PENGESAHAN .................................................................... v
MOTTO ..................................................................................................... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................. vii
ABSTRAK................................................................................................... viii
KATA PENGANTAR................................................................................. ix
DAFTAR ISI ............................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ..................................................................................... xiii
DAFTAR BAGAN ..................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. xv
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ........................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................... 3
1.3 Tujuan ..................................................................................... 4
1.4 Metode Pengumpulan Data....................................................... 4
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1 Perpustakaan ........................................................................... 7
2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi ................................................ 8
2.3 Pengadaan Bahan Pustaka ........................................................ 9
2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka.......................................... 11
BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI
3.1 Profil Perpustakaan .................................................................. 18
3.2 Sejarah dan Dinamika............................................................... 18
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
3.3 Visi, Misi, dan Tujuan .............................................................. 21
3.4 Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia ........................ 22
3.5 Tata Ruang Perpustakaan ......................................................... 24
3.6 Keanggotaan ........................................................................... 25
3.7 Koleksi .................................................................................... 27
3.8 Layanan ................................................................................... 30
3.9 Sanksi dan Denda ..................................................................... 37
3.10 Bebas Pustaka .......................................................................... 38
3.11 Pengembangan ......................................................................... 39
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta .................................... 40
4.2 Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka
di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
................................................................................................. 47
4.3 Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama
Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan
dalam pengadaan bahan pustaka ............................................... 48
BAB V PENUTUP
5.1 Simpulan .................................................................................. 50
5.2 Saran ........................................................................................ 51
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR TABEL
Tabei 3.1 Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012 ...... 24
Tabel 3.2 Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam.......... 28
Tabel 3.3 Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/
2012 ......................................................................................... 30
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun
2012 ........................................................................................ 23
Bagan 3.2 Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta... 31
Bagan 3.3 Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta............. 32
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas
Lampiran 2 Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 3 Surat Keterangan Magang
Lampiran 4 Jadwal Magang
Lampiran 5 Laporan Periodik
Lampiran 6 Form Usulan Buku pada OPAC Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri Surakarta
Lampiran 7 Form Usulan Buku Pemustaka
Lampiran 8 Kerangka Acuan Kerja Pengadaaan Buku Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri Surakarta
Lampiran 9 Daftar Pengadaan Buku Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
Surakarta Tahun 2012
Lampiran 10 Katalog Penerbit
Lampiran 11 Hasil Wawancara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan merupakan salah satu sarana yang tepat dalam
mendukung suatu pembelajaran. Pada Perguruan Tinggi peran perpustakaan
sangat besar guna mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu
perpustakaan dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang mengacu
pada kebutuhan pengguna. Tugas utama setiap perpustakaan adalah
membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai. Membangun
koleksi perpustakaan dapat dilakukan melalui pengembangan koleksi,
pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi
yang ada di perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka adalah bagian dari ruang lingkup
kegiatan yang terdapat dalam pengembangan koleksi. Pengadaan bahan
pustaka merupakan kerja pelayanan teknis yang dilakukan oleh
perpustakaan dalam menyediakan informasi kepada pengguna demi
tercapainya tujuan perpustakaan. Agar koleksi yang diberikan perpustakaan
relevan dengan minat dan kebutuhan pengguna maka dalam pengadaan
bahan pustaka dibutuhkan penanganan yang terencana dan terarah sehingga
memudahkan pemustaka menemukan informasi yang dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Pengadaan bahan pustaka hendaknya dilakukan oleh orang yang
telah ahli dibidang tersebut, mereka adalah orang yang dipandang memiliki
otoritas untuk pengadaan bahan pustaka agar kegiatan pengembangan
koleksi khususnya pada kegiatan pengadaan bahan pustaka tepat sasaran.
Pihak yang akan melakukan pengadaan bahan pustaka hendaknya
memperhatikan usulan atau kebutuhan pengguna, jenis lembaga induk yang
akan mengadakan pengadaan, besar anggaran yang dimiliki, prioritas
pemustaka, jenis bahan pustaka yang dibutuhkan dan sarana prasarana yang
mendukung. Kegiatan pengadaan bahan pustaka melalui pembelian tidak
sekedar membeli buku pada toko buku maupun penerbit, namun pengadaan
memiliki prosedur tertentu agar tujuan perpustakaan tercapai.
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
merupakan salah satu perpustakaan yang rutin melakukan pengadaan bahan
pustaka setiap tahunnya. Jumlah koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
sampai pada tahun 2012 ini sudah mencapai 16.362 judul dengan jumlah
eksemplar keseluruhan mencapai 44.156 (Arsip UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta, 2012). Setiap tahun koleksi perpustakaan IAIN Surakarta
mengalami penambahan untuk mengimbangi perkembangan informasi yang
semakin hari semakin berkembang. Dengan diadakannya pengadaan bahan
pustaka diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi
pengguna.
Berdasarkan gambaran di atas penulis tertarik untuk memaparkan
prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Hal ini diwujudkan penulis dengan
pembuatan karya ilmiah yang berupa Tugas Akhir (TA) dengan judul
“PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA”. Adapun
sumber-sumber mengenai data dan fakta dari isi TA ini didasarkan pada
masa Kuliah PUSDOKINFO yang dilakukan penulis selam dua bulan di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, terhitung
sejak 13 Februari 2012 sampai 13 April 2012.
1.2 Rumusan Masalah
Setelah diuraikan dalam latar belakang masalah yang dikemukakan
di atas, maka rumusan masalah yang dapat penulis kemukakan adalah :
1.2.1 Bagaimana prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?
1.2.2 Apa saja hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan
bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta?
1.2.3 Apakah usaha yang telah dilakukan pihak UPT Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk
menyelesaikan hambatan-hambatan dalam pengadaan bahan
pustaka?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
1.3 Tujuan
Tujuan dari pembahasan Pengadaan Bahan Pustaka Di UPT
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta adalah :
1.3.1 Untuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.
1.3.2 Untuk mengetahui hambatan-hambatan saja yang ditemui dalam
pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama
Islam Negeri (IAIN) Surakarta.
1.3.3 Untuk mengetahui usaha yang dilakukan pihak UPT Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk
menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Pelaksanaaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, Jalan Pandawa Pucangan
Kartasura, Sukoharjo, Jawa Tengah dilaksanakan tanggal 13 Februari
sampai dengan 13 April. Pada jam kerja yaitu :
Senin s/d Kamis : 08.00 - 15.30 WIB
Jumat : 08.00 - 11.00 WIB
Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data yang diperlukan
dalam penyusunan Tugas Akhir ini Penulis menggunakan berbagai macam
metode pengumpulan data yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1.4.1 Interview atau Wawancara
Singarimbun (1989:192) menyatakan: “Wawancara yaitu
mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada
responden”.
Untuk memperoleh informasi tentang pengadaan bahan
pustaka di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta penulis telah
melakukan interview dengan pegawai UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta yang berhubungan dengan pengadaan koleksi yaitu
Bapak Erland Cahyo S, S.Sos dan Ibu Khoirul Maslahah, SIP.
1.4.2 Dokumentasi
Susanto (2006:136) menyatakan: “Dokumentasi adalah
teknik pengumpulan data yang diperoleh melalui dokumen-
dokumen”.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan
dokumen-dokumen yang relevan dengan kebutuhan penulis. Di
antaranya adalah data karyawan UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta.
1.4.3 Studi Pustaka
Mestika Zed (2004:89), menyatakan: “Studi pustaka adalah
penelitian yang dilakukan di perpustakaan dimana objek penelitian
biasanya digali lewat beragam informasi kepustakaan (buku,
ensiklopedi, jurnal, kamus dan juga koleksi karya ilmiah)”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Penulis menggali informasi melalui beberapa koleksi
perpustakaan. Antaralain Buku teks, Jurnal dan Arsip UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta .
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Perpustakaan
Perpustakaan adalah salah satu tempat yang menyediakan berbagai
macam informasi untuk seluruh lapisan masyarakat.
Menurut Sutarno NS (2003:7), “Perpustakaan adalah suatu ruangan,
bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri yang berisi buku-
buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa sehingga mudah
untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh
pembaca”. Kemudian, menurut Soejono Trimo (1992:1): “Perpustakaan
adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan,
pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap lembaga pendidikan dan
ilmu pengetahuan”.
Selanjutnya Sutarno NS (2003:58), mendefinisikan fungsi
perpustakaan sebagai berikut: “Fungsi atau fungsi-fungsi perpustakaan
adalah suatu tugas atau jabatan yang harus dilakukan di dalam
perpustakaan tersebut”.
Lebih lanjut fungsi-fungsi sebuah perpustakaan dirinci sebagai
berikut :
Pengadaan bahan pustaka, meliputi kegiatan :1. Menghimpun atau mengumpulkan2. Membeli3. Menerima sumbangan atau bantuan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
4. Tukar-menukar5. Menggandakan6. Menerbitkan7. Kerjasama koleksi (Sutarno NS, 2003:58)
2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Jika diterjemahkan secara sederhana definisi perpustakaan
Perguruan Tinggi adalah sebuah perpustakaan yang didirikan di sebuah
perguruan tinggi dengan sasaran utama pemakainya adalah masyarakat
yang berada dalam perguruan tinggi tersebut. Namun beberapa para ahli
menjelasakan definisi perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut,
Pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Noerhayati
(1987:1), disebutkan bahwa:
Pada hakikatnya Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unitkerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya,yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yangberbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutandalam melaksanakan tri dharmanya.
Sedangkan pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut
Sulistyo Basuki (1993:51), “Perpustakaan perguruan tinggi yaitu
perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya,
maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan
utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
2.3 Pengadaan Bahan Pustaka
2.3.1 Definisi Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam memenuhi kebutuhan pengguna dalam penyediaan
informasi, perpustakaan dituntut untuk selalu menambah ragam
koleksinya. Penambahan koleksi pada perpustakaan dapat
dilakukan dengan cara pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan
pustaka sering juga disebut sebagai acquisition yaitu suatu kegiatan
menambah koleksi suatu perpustakaan melalui berbagai macam
cara berdasarkan pada suatu prosedur. Pengertian pengadaan bahan
pustaka menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.2), disebutkan bahwa :
Pengadaan adalah terjemahan dari acquisition, yaitukegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalammelakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untukmendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan caramembeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalammenyelesaikan administrasinya.
Sedangkan pengertian pengadaan bahan pustaka secara
singkat dipaparkan oleh Sutarno NS (2006:174), yaitu:
“ Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses
awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber
informasi.”
Selanjutnya pengertian pengadaan Menurut soeatminah
(1992:71) disebutkan bahwa: “Pengadaan koleksi adalah proses
menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu
perpustakaan”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
2.3.2 Jenis Bahan Pustaka
Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi
bahan pustaka yang terdapat pada perpustakaan saat ini semakin
beragam bentuknya, tidak hanya didominasi oleh koleksi berbentuk
buku. Kini hasil karya pemikiran manusia dituangkan dalam
berbagai jenis media, Baik yang tercetak maupun non cetak.
Menurut Yuyu Yulia (2006:1.3), jenis-jenis bahan pustaka
antara lain:
1. Karya CetakKarya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkandalam bentuk cetak, seperti buku, terbitan berseri
2. Karya NoncetakKarya non cetak adalah hasil pikiran manusia yangdituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku ataumajalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekamansuara, rekaman vidio, rekaman gambar, dan sebagainya.
3. Bentuk MikroBentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untukmenunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakanmedia film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasamelainkan harus memakai alat yang dinamakanmicroreader.
4. Karya Dalam Bentuk ElektronikDengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapatdituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetisdan cakram atau disk.
2.3.3 Tujuan dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka
Pada intinya kegiatan pengadaan bahan pustaka bertujuan
untuk menambah koleksi perpustakaan guna menambah sumber
informasi yang dibutuhkan pemustaka . Menurut Yuyu Yulia
(2006:1.21), “Tujuan dari pengadaan bahan pustaka adalah untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang
sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan
tuntutan pemakai masa kini dan masa mendatang”
Sedangkan fungsi dari kegiatan pengadaan bahan pustaka
adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan
dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Fungsi pengadaan bahan
pustaka menurut Noerhayati (1987:144), disebutkan bahwa:
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menerima danmencari buku-buku pesanan dari fakultas, meneliti tentangmacam atau jenis bahan pustaka cetak maupun non cetakanmengusahakan kelengkapannya, mengadakan pengamatanlangsung tentang buku-buku baru misalnya langsungmenanyakan ke penerbit atau toko buku.
2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka
2.4.1 Seleksi bahan pustaka
Sebelum melakukan proses pengadaan bahan pustaka
terlebih dahulu dilakukan seleksi bahan pustaka karena prinsip
penyeleksian bahan pustaka sangat penting dalam menunjang
kemajuan suatu perpustakaan agar koleksi yang diadakan dapat
memenuhi kebutuhan pengguna. Menurut Soetminah (1992:76),
bahan pustaka yang dipilih harus sesuai dengan:
1. Minat dan kebutuhan pemakai2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkungan layanan perpustakaan.3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti
positif.4. Bahan pustaka memenuhi kwalitas persyaratan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Untuk melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan orang
yang memiliki pengetahuan luas. Pihak yang berwenang
melakukan seleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut
Yuyu Yulia (2009:4.6) disebutkan bahwa:
Pada perpustakaan perguruan tinggi , pihak yang berwenangmelakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinanfakultas dan dosen atau mungkin juga sebuah komisipenasihat/ pengawas perpustakaan yang dibentuk khususdengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankanbahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Komisi itu bisasaja terdiri dari pustakawan, dosen, pimpinan fakultas, danlain-lain. Mahasiswa boleh saja menyarankan, tetapi harusdipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhanperkuliahan.
Dalam melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan alat
bantu seleksi untuk mempermudah pemilihan bahan pustaka.
Menurut Syarikin Pangribuan (2009:8), jenis alat bantu seleksi
yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Alat bantu seleksiYaitu alat yang dapat membantu pustakawan untukmemutuskan apakah bahan pustaka yang dipilih atau tidak,karena informasi yang diberikan tidak terbatas pada databibliografi saja, dan keterangan lain yang diperlukan untukmengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalambentuk anotasi singkat, tinjauan (review) dengan panjangyang bervariasi.Contoh alat bantu seleksi yaitu:a. Majalah tinjauan bukub. Resensi buku di surat kabarc. Katalog penerbit secara online pada web
2. Alat identifikasi dan verifikasiYaitu alat bantu seleksi yang hanya menyantumkan databibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untukmengetahui judul yang telah terbit atau yang akanditerbitkan dalam bidang subjek tertentu. Alat bantu inidipakai untuk mengetahui verifikasi, judul, edisi, nama
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
pengarang, harga dan lain-lain. Tepat dengan yangdiinformasikan oleh pihak lain.Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah:a. Katalog penerbitb. Katalog indukc. Bibliografid. Accession list, dan lain-lain.
2.4.2 Sistem pengadaan bahan pustaka
Untuk menambah koleksi suatu perpustakaan dapat
dilakukan berbagai macam cara dengan prosedur tertentu sehingga
dapat diperoleh bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
Menurut Sulistyo Basuki (1993:222), perpustakaan
membeli atau memperoleh buku dengan cara sebagai berikut:
1. Pembelian
2. Pertukaran
3. Hadiah
4. Keanggotaan organisasi
Berikut adalah penjabaran dari masing-masing pernyataan
Sulistyo Basuki di atas
2.4.2.1 Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian
Menambah koleksi bahan pustaka melalui pembelian
merupakan cara yang sering dilakukan oleh perpustakaan,
karena pembelian merupakan salah satu cara pengdaan
bahan pustaka yang sangat mudah dan efektif.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Menurut Yuyu Yulia (2009:5.7) pengadaan buku
melalui pembelian dapat dilakukan dengan cara-cara
sebagai berikut:
1. Pembelian secara langsung ke penerbit2. Toko buku3. Agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor
baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
Pembelian buku melalui penerbit dapat dilakukan
melalui penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.
Penerbit dalam negeri melayani pembelian yang berasal dari
perpustakaan. namun penerbit asing hanya melayani
pembelian yang bersal dari toko buku ataupun penjaja
(vendor) sehingga perpustakaan indonesia jika ingin
memiliki koleksi dari luar negeri harus membeli melalui
toko buku.
Pembelian melalui toko buku biasanya dilakukan
perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu
dengan eksemplar yang tidak banyak. Selain itu cara
pembeliannya juga semakin dipermudah dengan tersedianya
toko buku online.
Selain melalui penerbit dan toko buku biasanya
perpustakaan juga dapat melakukan pembelian melalui agen
yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor. Mereka
memperoleh buku-buku dari penerbit, baik penerbit dari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
dalam maupun luar negeri dengan mendapatkan potongan
harga lalu menyimpan buku-buku tersebut untuk kemudian
dijual kepada toko buku dan perpustakaan.
2.4.2.2 Pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran
Selain dengan cara membeli, cara lain yang dapat
digunakan perpustakaan untuk menambah koleksinya
adalah dengan cara tukar menukar. Sebelum melakukan
kegiatan tukar menukar, kedua belah pihak perpustakaan
terlebih dahulu membuat perjanjian yang berisi tentang
bahan pertukarannya. Buku yang akan ditawarkan dan
ditukarkan dengan perpustakaan lain adalah buku-buku
yang memiliki duplikat atau buku yang tidak lagi
diperlukan perpustakaan. Lalu perpustakaan mengirimkan
penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang
diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku
yang ditawarkan.
Tujuan dilakukannya pertukaran antar perpustakaan
menurut Yuyu Yulia ( 2009:2.25), adalah sebagai berikut:
1. Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapatdibeli di toko buku, sebagai contoh terbitanpemerintah dan atau grey literatur
2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuaiatau yang duplikat.
3. Mengembangkan kerja sama antar perpustakaan baiktingkat nasional maupun internasional.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
2.4.2.3 Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah
Pengadaan buku melalui hadiah sangat penting
dilakukan untuk membangun koleksi perpustakaan. Buku
sumbangan atau hadiah memberikan keuntungan besar bagi
perpustakaan. Dengan menerima buku-buku sumbangan,
perpustakaan dapat memenuhi koleksi perpustakaan tanpa
mengeluarkan anggaran dana untuk melakukan pembelian
bahan pustaka. namun sebelum menerima buku sumbangan
hendaknya perpustakaan memeriksa apakah buku tersebut
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, jangan sampai buku
yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna
karena buku yang tidak sesuai hanya akan ditumpuk
digudang yang mengakibatkan pemborosan tempat.
Menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.29), cara untuk
mendapatkan hadiah ada dua cara, yaitu:
1. Hadiah atas permintaana. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta
sumbangannya (lembaga ilmiah, lembagapemerintah, perorangan dan sebagainya).
b. Menyusun daftar buku yang akan diajukankepada pihak lain.
c. Mengirimkan surat permohonan disertai daftarbuku yang dibutuhkan.
d. Menerima buku-buku sumbangan apabiladiterima permohonannya.
e. Memeriksa buku yang datang danmencocokannya dengan daftar pengantar.
f. Mengirimkan ucapan terimakasih.g. Mengolah buku sumbangan sesuai dengan
prosedur.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
2. Hadiah tidak atas permintaana. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat
pengantar.b. Mengirimkan surat ucapan terimakasih.c. Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu
apakah subjeknya sesuai dengan kebijakanpengembangan koleksi yang ada. Bila sesuaidapat segera diproses.
d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai bukuuntuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembalipada pihak lain.
2.4.2.4 Pengadaan bahan pustaka melalui keanggotaan
organisasi
Jika suatu perpustakaan ataupun badan induk
perpustakaan menjadi salah satu anggota suatu organisasi
biasanya anggotanya akan memperoleh terbitan organisasi
tersebut secara cuma-cuma. Jika mereka harus membeli
mereka bisa memperoleh bahan pustaka tersebut dengan
harga yang murah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
BAB III
GAMBARAN UMUM INSTITUSI
3.1 Profil Perpustakaan
- Nama Instansi : UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
Surakarta
- Alamat : Jalan Pandawa, Pucangan, Kartasura,
Sukoharjo, Jawa Tengah
- Telepon : (0271) 781516
- Fax : (0271) 782774
- E-mail : [email protected]
- Website : http://garden.iain-surakarta.ac.id
- Jenis Industri/ Jasa : perpustakaan
- Nama Pimpinan : Erland Cahyo Saputro, S.Sos., M.Hum
- Jumlah Staff : sembilan (9) staff
3.2 Sejarah dan Dinamika
Sejarah UPT Perpustakaan STAIN Surakarta tidak terlepas dari
sejarah lahirnya STAIN Surakarta. Awal mula berdirinya STAIN Surakarta
adalah dibukanya IAIN Walisongo kelas jauh yang berada di Surakarta.
Fakultas kelas jauh yang dibuka di Surakarta merupakan relokasi dari
fakultas Syariah di Pekalongan dan fakultas Ushuluddin di Kudus.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
Pada tahun 1992 IAIN Walisongo di Surakarta diresmikan oleh
menteri Agama Dr. Munawir Sadzali, MA., dengan nama IAIN Walisongo
di Surakarta yang memiliki dua fakultas yaitu fakultas Syariah dan
Ushuluddin dengan rektor Drs. H. Ahmad Lujito (rektor IAIN Semarang
pada saat itu). Keberadaan 2 fakultas tersebut, kemudian memiliki dan
membuka perpustakaan fakultas yakni perpustakaan fakultas Syariah dan
perpustakaan fakultas Ushuluddin. Sejak itulah perpustakaan fakultas
Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin berdiri yang akan menjadi
cikal bakal berdirinya Perpustakaan STAIN Surakarta.
Koleksi yang ada pada saat itu berasal dari koleksi Perpustakaan
IAIN Walisongo Semarang dengan stempel Perpustakaan IAIN Walisongo
Semarang. Untuk selanjutnya, pengadaan koleksi baru yang dibeli melalui
fakultas masing-masing, diberi tanda stempel perpustakaan fakultas Syariah
dan stempel perpustakaan fakultas Ushuluddin IAIN Walisongo Surakarta,
begitu seterusnya berjalan sampai pada tahun 1997.
Di tahun 1997 ini, terjadi perubahan besar untuk seluruh wilayah di
Indonesia, bahwa fakultas-fakultas yang berada di daerah berubah menjadi
STAIN, berdiri sendiri lepas dari induknya. Demikian juga fakultas Syariah
dan fakultas Ushuuddin yang berada di Surakarta melepaskan diri dari
induknya (IAIN Walisongo Semarang) dan berdiri sendiri dengan nama
STAIN Surakarta berdasarkan Kepres No. 11 tahun 1997. Sejak
itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin
digabung dengan nama UPT Perpustakaan STAIN Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
Pada awal berdirinya masih menggunakan sistem manual, sejalan
dengan berkembangnya jaman maka Perpustakaan STAIN Surakarta dalam
pengelolaannya mengarah pada sistem komputerisasi. Automasi
Perpustakaan dimulai dengan dengan menggunakan program CDS-ISIS,
selanjutnya pada tahun 2000 dikembangkan dengan program WINISIS.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin
pesat, tuntutan kebutuhan informasi dari pemustaka (pemakai perpustakaan)
dan tanggung jawab atas fungsi dan peran perpustakaan yang menjadi
bagian infrastruktur yang sangat vital di STAIN Surakarta, maka pada
tahun 2004/2005 perpustakaan menerapkan Sistem Informasi
Perpustakaan Berbasis Web (SIPRUS) dengan harapan dapat menyajikan
data yang cepat, akurat dan tepat. Sistem SIPRUS ini mempunyai
fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi, fleksibel karena aplikasi ini dapat
dijalankan dalam dua plafform yaitu linux dan windows. Disamping itu
SIPRUS telah dipersiapkan untuk diakses pada jaringan public (internet).
Pengembangan perpustakaan yang terbaru adalah program perpustakaan
digital yaitu Library Garden (2009). Sehingga sistem yang digunakan untuk
sekarang ( 2009/2010) adalah perpaduan SIPRUS dan Library Garden.
Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 1/2011 tanggal 3
Januari 2011 tentang Perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam
Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
Surakarta dan peresmian perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam
Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Surakarta dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 28 Juli 2011 di Graha IAIN
Surakarta oleh Menteri Agama RI Drs. Suryadharma Ali, M.Si. Maka nama
perpustakaan berubah menjadi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.
3.3 Visi, Misi, dan Tujuan
3.3.1 Visi
Mewujudkan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai
Pusat Sumber Informasi Ilmu Pengetahuan dan Budaya Islam.
3.3.2 Misi
2.3.2.1 Menunjang pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi,
meliputi bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan
Pengabdian pada masyarakat serta menunjang kegiatan
belajar mengajar di lingkungan IAIN Surakarta.
2.3.2.2 Memberikan layanan informasi kepada pemustaka dengan
menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasis
komputer dan mengikuti perkembangan teknologi
informasi.
3.3.3 Tujuan
Mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas
pelaksanaan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat dengan cara menghimpun, mengolah dan
menyebarkan informasi kepada seluruh sivitas akademika IAIN
Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
3.4 Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusiaa
2.3.3 3.4.1 Struktur organisasi
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta berada di bawah dan
tanggung jawab langsung kepada Rektor IAIN Surakarta, serta
pembinanya dilakukan oleh Pembantu Rektor I Bidang Akademik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
BAGAN 3.1
Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta Tahun 2012
Sumber: PMA RI Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Ortaker IAIN Surakarta.
KepalaPerpustakaan
BidangAdministrasi
BidangPemeliharaan danPerbaikan Buku
Bidang Pengadaandan
PengembanganKoleksi
Bidang TeknologiInformasi
BidangPengolahan
Bahan Pustaka
Bidang LayananKoleksi
Referensi danTandon
Bidang LayananSirkulasi
Pembantu Rektor IBidang Akademik
Rektor IAINSurakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
3.4.2 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
saat ini memiliki sembilan (9) orang.
TABEL 3.1
Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012
No. Nama Jabatan Pendidikan
1. Erland Cahyo Saputro,S.Sos, M.Hum
Kepala PerpustakaanPustakawan Muda
S2 IlmuPerpustakaan
2. Syihabumilla, S.Ag.,S.S.,M.Hum
Pustakawan Muda S2 IlmuPerpustakaan
3. Khoirul Maslahah, SIP Pustakawan Pertama S1 IlmuPerpustakaan
4. Triningsih, SIP Pustakawan Pertama S1 IlmuPerpustakaan
5. Nushorul Hasanah R.A,Md.,S.Pd.
PustakawanPelaksana Lanjutan
D3 IlmuPerpustakaan
6. Sri Harjono PNS (Adm) SMA7. Waluyo, Lc.MA PNS (Dosen) S2 Ekonomi Islam8. Dewi Nuria Khodijah, A.Md PNS (Adm) D3 Ilmu
Perpustakaan9. M. Zaki Mubarok, A.Md HR D3 Ilmu
Perpustakaan
Sumber : Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012
3.5 Tata Ruang Perpustakaan
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menempati bangunan berlantai
dua, dengan luas 750 m2 dengan pembagian ruang sebagai berikut :
Lantai 1 : ruang sirkulasi (peminjaman dan pengembalia buku), ruang
baca, ruang koleksi, ruang tempat katalog online, loker, toilet,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
ruang cybernet, ruang Javanesse corner dan ruang kepala
perpustakaan
Lantai 2 : ruang referensi, ruang pengolahan, ruang tandon, dan mushola.
3.6 Keanggotaan
Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta adalah sivitas
akademika IAIN Surakarta yang telah memenuhi persyaratan keanggotaan.
3.6.1 Mahasiswa
1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.
2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga
lembar.
3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.
4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan
IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.
5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya
dapat dilakukan herregristrasi.
3.6.2 Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta
1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.
2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga
lembar.
3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.
4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan
IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya
dapat dilakukan herregristrasi.
3.6.3 Pemustaka Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta
Pemustaka dari luar sivitas akademika IAIN Surakarta dapat
memanfaatkan koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan
ketentuan:
1. Mengisi daftar buku tamu.
2. Melakukan transaksi administrasi sebagai persyaratan masuk
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, kontrak administrasi
berupa:
a. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 2.000,00 dan
mendapatkan kartu tanda masuk yang berlaku pada
saat hari kunjungan.
b. Atau membayar biaya administrasi sebesar Rp
20.000,00 dan mendapatkan kartu baca yang berlaku
tiga bulan sejak kontrak administrasi dilakukan.
c. Pemanfaatan koleksi berupa layanan baca di tempat
atau fotokopi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
3.7 Koleksi
Ada dua macam koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta, yaitu:
3.7.1 Koleksi tercetak
Koleksi ini berupa buku yang terdapat di rak-rak yang
penyusunannya dengan sisitem pengelompokan tertentu.
3.7.2 Koleksi digital
Koleksi digital ini adalah koleksi peneliian mahasiswa
(skripsi dan tesis) juga karya ilmiah dosen yang dapat dipublis
lewat internet dan dapat didownload dengan syarat tertentu.
Sedangkan untuk pengelompokan ada dua cara yaitu,
berdasarkan klasifikasi dan berdasarkan penggunaan.
3.7.3 Klasifikasi
Berdasarkan klasifikasinya, koleksi UPT Perpustakaan
IAIN Surakarta dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Koleksi umum yang menggunakan klasifikasi DDC (Dewey
Decimal Classification).
2. Klasifikasi Islam yang menggunakan sistem DDC versi Islam.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
TABEL 3.2
Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam
Klasifikasi Umum Klasifikasi Islam000 KARYA UMUM100 FILSAFAT200 AGAMA300 ILMU-ILMU SOSIAL400 BAHASA500 ILMU-ILMU MURNI600 ILMU TERAPAN700 KESENIAN DAN OLAHRAGA800 KESUSASTRAAN900 SEJARAH DAN GEOGRAFI
2X0 ISLAM (UMUM)2X1 AL QUR’AN2X2 HADITS2X3 ILMU KALAM2X4 FIQIH2X5 AKHLAK DAN TASAWUF2X6 SOSIAL DAN BUDAYA ISLAM2X7 FILSAFAT ISLAM2X8 ALIRAN DAN SEKTE2X9 TARIKH DAN BIOGRAFI
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012
3.7.4 Penggunaan
Berdasarkan penggunaanya, koleksi UPT Perpustakaan
IAIN Surakarta dibedakan menjadi enam, yaitu:
3.7.4.1 Koleksi Sirkulasi
Koleksi sirkulasi adalah adalah koleksi yang dapat
dipinjam oleh anggota dengan menggunakan Kartu Anggota
Perpustakaan dalam jangka waktu tujuh hari, kcuali untuk
koleksi berbahasa Iinggris. Koleksi berbahasa Inggris bisa
dibaca ditempat atau difotokopi. Kode koleksi ini adalah
“SR” (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris)
dan “AS” (untuk buku yang berbahasa Arab).
3.7.4.2 Koleksi Referensi
Koleksi referensi adalah koleksi-koleksi yang hanya
dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Jenis koleksi ini
seperti kamus, ensiklopedi, direktori, atlas, dan lain-lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Kode koleksi ini adalah “RF” (untuk buku yang berbahasa
Indonesia dan Inggris) dan “R” (untuk buku yang berbahasa
Arab).
3.7.4.3 Koleksi Serial
Koleksi serial adalah koleksi-koleksi berseri/ berkala
yang dilanggan seperti surat kabar, majalah, jurnal, makalah
dan hasil penelitian. Koleksi ini hanya dapat dibaca
ditempat atau difotokopi.
3.7.4.4 Koleksi Tandon
Koleksi tandon adalah semua koleksi copy 1 (C.1)
yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.
Koleksi ini juga dilayankan untuk difotokopikan petugas.
3.7.4.5 Koleksi Skripsi
Koleksi skripsi merupakan koleksi yang merupakan
hasil karya mahasiswa yang berupa hasil penelitian yang
telah dilakukan guna memperoleh gelar sarjana. Kode
koleksi ini adalah “SK”.
3.7.4.6 Makalah dan Laporan Penelitian
Makalah adalah koleksi yang berupa hasil karya dari
dosen. Sedangkan laporan penelitian adalah hasil penelitian
dosen yang didokumentasikan di perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
TABEL 3.3
Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/2012
No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar1. Buku Teks dan Kitab 10.022 36.2122. Buku Referensi 292 1.5233. Skripsi dan Tesis 3.810 3.8104. Jurnal 173 5165. Majalah 4 486. Laporan Penelitian Dosen 571 5717. Surat Kabar 3 -8. E-Books/ CD Room 77 779 Koleksi Digital 1.411 1.411Jumlah 16.362 44.156
Sumber : Arsip UPT perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012
3.8 Layanan
Layanan yang dibeikan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
terhadap pemustakanya di antaranya:
3.8.1 Layanan bahan pustaka
Layanan bahan pustaka adalah layanan yang diberikan
kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran, peminjaman, dan
pengembalian koleksi. Dalam layanan bahan pustaka ini UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan sistem terbuka (open
acces), yaitu pemustaka dapat memilih, membaca, dan mengambil
buku yang dikehendaki.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
3.8.1.1 Peminjaman
Pemustaka yang telah menjadi anggota dapat meminjam
bahan pustaka dengan ketentuan yang sudah ditetapkan.
BAGAN 3.2
Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012
Periksakatalog
perpustakaan
Periksabuku/
browsing
Input kedalamsiprus
Ambilslip
pinjam
Hubungipetugas
Koleksitandon
Cap tanggalkembali
Serahkankartu anggotaperpustakaan
Bawa kemeja
sirkulasi
Hanyauntuk di
copy
selesai
selesai
selesai
Jumlah 1Ada?
Ada?
mulai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
3.8.1.2 Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka
setelah batas waktu tertentu wajib dikembalikan sesuai
aturan yang telah ditetapkan.
BAGAN 3.3
Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012
mulai
Bukudikembalikan
Kembalikankartu
anggota
sanksi
Perpanjangandalam siprus
Cap tanggalkembali yang
baru
Terlambat?
Perpanjangan?
selesai
selesaiii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
3.8.1.3 Pemesanan bahan pustaka
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menyediakan
layanan pemesanan bahan pustaka yang dapt dilakukan
dengan cara:
1. Pemesanan apabila pemustaka datang langsung ke
perpustakaan
a. Pemustaka mengisi slip pemesanan buku yang
dikehendaki.
b. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 1.000,00/
pesanan.
c. Pesanan buku dicarikan petugas dan jika sudah
tersedia, langsung konfirmasi ke nomor pemesan
buku dan buku bisa langsung dipinjam.
2. Pemesanan bahan pustaka lewat SMS
a. Pemustaka memesan buku lewat SMS dengan
format pengetikan yang telah ditentukan dan
dikirim ke nomor 085740929805.
Format pengetikan:
Pesanan_judul buku_pengarang_nama pemesan _
NIM _ tanggal akan meminjam
b. Petugas sirkulasi mencarikan buku yang telah
dipesan. Jika sudah tersedia, langsung konfirmasi
ke pemesannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
c. Pemustaka datang langsung ke UPT Perpustakaan
IAIN Surakarta.
d. Pemustaka membayar administrasi Rp 1.000,00/
pesanan dan buku bisa langsung dipinjam.
Sistem peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan
menggunakan Kartu Tanda Anggota UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta. Dalam memperlancar layanan kepada pemustaka UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan software khusus, yaitu
SIPRUS yang terkoneksi dengan jaringan internet.
3.8.1.4Jam buka layanan
Berdasarkan pada Keputusan Rektor IAIN Surakarta
Nomor 310/2011 Tentang Perubahan Penetapan Waktu
(Jam Kerja) dalam 5 (lima) Hari Kerja di Lingkungan IAIN
Surakarta maka, jam buka layanan perpustakaan mulai 1
Desember 2011 adalah sebagai berikut :
Senin – Kamis : 08.00 - 15.30 WIB
Jum'at : 08.00 - 11.00 WIB
3.8.1.5Jangka waktu dan jumlah peminjaman
1. Koleksi Sirkulasi
a. Koleksi yang dapat dipinjam adalah semua kode
yang berkode “SR” dan ”AS”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
b. Jumlah koleksi yang dipinjam
- 2 judul, 2 eksemplar bagi mahasiswa non
skripsi
- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa skripsi
- 10 judul, 10 eksemplar bagi mahasiswa
munaqasyah
- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa seminar
- 5 judul, 5 eksemplar bagi dosen dan karyawan
c. Masa peminjaman
- 7 hari dari tanggal peminjaman dan dapat
diperpanjang 1 kali bagi mahasiswa
- 4 minggu dari tanggal peminjaman dan tidak
dapat diperpanjang bagi dosen dan karyawan
tetap
- 1 hari bagi mahasiswa munaqayah dan seminar
2. Koleksi Referensi
a. Pemustaka diwajibkan mengisi daftar hadir yang
telah disediakan.
b. Menyerahkan kartu identitas berupa KTM atau
Kartu Anggota yang masih berlaku bagi mahasiswa
IAIN Surakarta dan KTP/SIM serta tanda transaksi
administrasi bagi pemustaka dari luar IAIN
Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
c. Koleksi referensi hanya bisa dibaca ditempat atau
difotokopi.
d. Skripsi boleh difotokopi mulai halaman judul
sampai Bab I.
e. Layanan fotokopi akan dilakukan oleh petugas
dengan cara:
- Pemustaka mengambil sendiri koleksi yang
akan difotokopi kemudian mengisi slip yang
disediakan.
- Hasil fotokopi dapat diambil satu hari dari
waktu penyerahan.
- Layanan fotokopi dikenakan biaya Rp 300,00/
lembar untuk kleksi referensi dan Rp 500,00/
lembar untuk koleksi skripsi.
3. Koleksi Tandon
Koleksi tandon dapat dapat dimanfaatkan dengan
ketentuan:
a. Apabila jumlah koleksi sirkulasi hanya satu
eksemplar.
b. Koleksi tandon hanya dapat difotokopi dengan
bikenakan biaya Rp 300,00/ lembar.
c. Pemanfaatan koleksi tandon harus dengan izin
petugas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
3.8.2 Layanan cybernet
Layanan cybernet adalah layanan pemakaian internet yang
dipergunakan bebas kepada pemustaka yang telah menjadi anggota
perpustakaan. Jam layanan buka cybernet yaitu hari Senin sampai
Kamis pukul 08.00 – 13.00 dengan biaya pemakaian Rp 1.000,00/
jam.
3.8.3 Layanan peminjaman loker
Layanan peminjaman loker adalah layanan peminjaman
tempat penyimpanan barang yang dimiliki pemustaka karena
barang-barang tersebut tidak diperbolehkan dibawa masuk ke
dalam perpustakaan. Untuk mendapatkan kunci loker, pemustaka
wajib menyerahkan kartu identitas yang masih berlaku dengan
masa pinjam hanya satu hari. Terlambat mengembalikan akan
dikenakan sanksi Rp 2.000,00/ hari.
3.9 Sanksi dan Denda
3.9.1 Anggota akan dikenakan sanksi atau denda:
1. Denda keterlambatan pengembalian koleksi perhari/
eksemplar Rp 300,00.
2. Denda keterlambatan pengembalian koleksi sirkulasi yang
difotokopi perhari/ eksemplar Rp 500,00.
3.9.2 Anggota yang menghilangkan buku harus mengganti dengan buku
yang sama, atau mengganti dengan uang sebesar 3x harga buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
tersebut dan ditambah membayar peroses buku sebesar Rp
5.000,00.
3.9.3 Anggota perpustakaan yang kartu anggotanya hilang, harap segera
melapor kepetugas dan dapat membuat kartu anggota baru dengan
biaya administrasi sebesar biaya herregristrasi anggota.
3.9.4 Anggota yang merusak, mencuri, atau membawa keluar koleksi
tanpa melalui prosedur kayanan yang benar, akan dicabut haknya
sebagai anggota selama 2 semester dan dikenakan sanksi akademis.
3.9.5 Anggota yang menggunakan kartu anggota orang lain, tidak berhak
mendapat layanan dari petugas dan kartu ditahan.
3.9.6 Mengubah/ merusak koleksi, fasilitas, dan program komputer
dikenakan sanksi ganti rugi sesuai dengan tingkat kerusakan.
3.10 Bebas Pustaka
Mahasiswa yang telah lulus dan hendak mendaftar mengikuti
Wisuda Sarjana wajib memiliki Surat Keterangan Bebas Pustaka dari UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta dengan persyaratan:
1. Tidak memiliki pinjaman buku dan tanggungan lainnya.
2. Menyerahkan kartu anggota
3. Menyerahkan skripsi disertai compact disc (CD).
4. Membayar biaya pengembangan perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
3.11 Pengembangan
Kedepannya, UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan
dikembangkan menjadi perpustakaan research. Perpustakaan research
merupakan basis untuk memdukung perkembangan ilmu pengetahuan para
dosen atau mahasiswa dengan cara menyediakan segala bentuk referensi
yang dibutuhkan untuk kepentingan research.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.
Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dilakukan melalui dua cara yaitu
pembelian dan hadiah. Untuk pengadaan melalui tukar-menukar belum
dilakukan karena memang belum ada kebijakan yang mengarah ke sana.
Pengadaan secara pembelian dan hadiah saat ini dinilai telah memenuhi
kebutuhan informasi pengguna. Menurut Kepala UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta, Erland Cahyo Saputro, S.Sos berikut adalah cara pengadaan
bahan pustaka yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.
4.1.1 Pembelian
Tahapan pembelian dapat dibagi ke dalam tiga (3) tahapan,
yaitu tahapan pra-pengadaan bahan pustaka, tahapan pengadaan
bahan pustaka, dan tahapan pasca-pengadaan bahan pustaka.
1. Tahapan Pra-pengadaan Bahan Pustaka.
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi,
perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan beberapa
prosedur. Tahap pertama sebelum dilakukan pengadaan bahan
pustaka, terlebih dahulu perpustakaan membuat list daftar buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
yang akan di beli, dana pengadaan bahan pustaka diperoleh
setiap tahun dari DIPA ( Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran)
dengan jumlah yang tidak dapat ditentukan. Yang
bertanggungjawab melakukan seleksi bahan pustaka adalah
koordinator pengadaan bahan pustaka perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas pokok
koordinator pengadaan bahan pustaka adalah membuat Bank
data pengadaan yang datanya mengacu pada SIPRUS (sistem
informasi perpustakaan) dengan melihat buku yang paling laku
dipinjam Namun memiliki eksemplar yang sedikit, yang dapat
dilihat melalui daftar pinjam sirkulasi. Perpustakaan juga
meminta usulan buku dari sivitas akademika, yaitu mahasiswa,
dosen, dan karyawan IAIN Surakarta sebagai referensi dalam
membuat daftar desiderata pengadaan. Untuk mempermudah
seleksi bahan pustaka digunakan seleksi tools berupa katalog
penerbit dan katalog online.
Untuk koleksi referensi seleksi bahan pustaka
dilakukan tanpa menunggu usulan dari pengguna, Koordinator
pengadaan bahan pustaka langsung membuat list daftar yang
akan dibeli berdasarkan koleksi refrensi yang dinilai memiliki
kualitas isi yang bagus dan bermanfaat bagi pengguna. Setelah
terpilih koleksi yang akan dibeli lalu dibuat order list yang
nantinya akan diserahkan kepada panitia pengadaan yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
berada dibawah tanggujawab kabiro (Kepala Biro).
Perpustakaan IAIN Surakarta tidak memiliki wewenang untuk
melakukan pembelian bahan pustaka secara mandiri dalam
jumlah yang besar, sehingga harus dilempar ke pihak ketiga
yang memiliki sertifikat dalam pembelian bahan pustaka.
Namun, untuk pengadaan dalam jumlah yang relatif kecil,
dapat dilakukan oleh perpustakaan secara mandiri.
2. Tahapan Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka, ada
berbagai cara yang diterapkan oleh pengelola perpustakaan.
Cara pengadaannya adalah sebagai berikut :
a. Pembelian mandiri
Perpustakaan diizinkan melakukan pembelian secara
mandiri kepada penerbit maupun toko buku sebatas pada
koleksi yang jumlahnya sedikit atau koleksi susulan yang
belum atau tidak tercantum pada order list. Pembelian
secara mandiri juga dipergunakan untuk menambah buku
yang eksemplarnya terbatas.
b. Penunjukan langsung
Penunjukan langsung menitikberatkan pada penunjukan
salah satu rekanan dari beberapa rekanan yang telah
ditunjuk oleh panitia pengadaan. Penunjukan rekanan
tersebut berdasarkan kelengkapan syarat administratif,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
antara lain rekanan atau CV tersebut harus berbadan
hukum, berpengalaman dalam bidang pengadaan bahan
pustaka, dan memiliki penawaran yang signifikan. Artinya
penawaran yang diberikan oleh rekanan tidak terlalu tinggi
dan tidak terlalu rendah. Proses pemilihan rekanan
tersebut dilakukan secara tertutup. Pada proses
penunjukan langsung, anggaran yang direncanakan kurang
dari seratus juta rupiah (Rp. 100.000.000,00).
c. Lelang
Panitia melakukan publish melalui website IAIN Surakarta
untuk pemberitahuan bahwa UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta akan melaksanakan pengadaan bahan pustaka.
Melalui website tersebut akan mempermudah
pengumuman pengadaan bahan pustaka, sehingga
memungkinkan menarik jumlah calon rekanan sebanyak-
banyaknya. Kemudian calon rekanan tersebut mendaftar
ke panitia dan selanjutnya akan mempresentasikan
keunggulan mereka masing-masing. Kriteria pemilihan
rekanan juga berdasarkan pada kelengkapan syarat
administratif. Dengan banyaknya calon rekanan yang
mendaftar akan memberikan pilihan yang bervariasi. Pada
proses lelang, anggaran yang direncanakan lebih dari
seratus juta rupiah (Rp. 100.000.000,00).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Untuk koleksi koran perpustakaan berlangganan
beberapa koran lokal dan nasional. Untuk koleksi koran lokal
perpustakaan berlangganan Solopos, sedangkan untuk koran
nasional perpustakaan berlangganan Kompas, dan untuk koran
yang bernuansa islam perpustakaan berlangganan koran
Republika.
Selain berlangganan koran, Perpustakaan IAIN
Surakarta juga berlangganan majalah. Di antaranya adalah
majalah Horison yang dipilih untuk memenuhi kebutuhan
informasi jurusan sastra, majalah Sabili yang bernuansa islam
dan Visi Media untuk menambah wawasan pengguna akan
perkembangan media informasi.
Sedang untuk koleksi jurnal, UPT perpustakaan IAIN
Surakarta menerima jurnal terbitan dari IAIN Surakarta
diantaranya yaitu, Al-ahkam, Dinika, Jurnal At-Tarbawi,
Jurnal Sastra dan Bahasa, Komunitas, Naadya, dan Syirkah.
3. Tahapan Pasca-pengadaan Bahan Pustaka
Untuk koleksi yang di peroleh melalui pembelian
tahapan yang dilakukan adalah setelah semua buku terbeli
buku dikirim ke perpustakaan, panitia pemeriksa dari pihak
perpustakaan memeriksa buku dengan mencocokan dengan
daftar pesanan dan juga faktur. Jika ada buku yang tidak sesuai
dengan pesanan pihak perpustakaan berhak meminta rekanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
untuk mengganti buku dengan jangka waktu yang telah
ditentukan. Jika semua proses telah selesai dilakukan, berkas
pengecekan dilembalikan kepada panitia pengadaan bahan
pustaka dan ditandatanganinya berita acara.
Buku yang telah diterima lalu diolah sesuai dengan
prosedur pengolahan bahan pustaka di perpustakaan IAIN
Surakarta, sampai pada tahap bahan pustaka tersebut siap
dimanfaatkan oleh pemustaka.
4.1.2 Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka
juga dilakukan dengan cara menerima sumbangan atau hadiah.
Dengan menerima hadiah atau sumbangan. Perpustakaan IAIN
Surakarta dapat menambah koleksinya tanpa mengeluarkan
anggaran untuk melakukan pembelian bahan pustaka. Namun,
dalam menerima sumbangan perpustakaan terlebih dahulu
menyeleksi hadiah yang akan diterima.
Untuk hadiah berupa buku perpustakaan hanya menerima
buku-buku yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan
hadiah berupa jurnal perpustakaan tidak melakukan seleksi, semua
sumbangan jurnal langsung diterima dan diolah untuk kemudian
dimanfaatkan oleh pengguna.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Ada beberapa pihak yang memberi hadiah/ sumbangan
kepada Perpustakaan IAIN Surakarta, anatara lain:
1. Pemerintah
Sumbangan yang berasal dari pemerintah biasanya diperoleh
dari Kementerian Agama RI dan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan Nasional. Koleksi dari Kementerian Agama RI
seperti hadits dan kitab, sedangkan dari Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan Nasional berupa buku teks.
2. Penerbit
Penerbit yang telah lama bekerjasama dengan perpustakaaan
sering kali memberi sumbangan buku baru. Penerbit yang
sering memberi sumbangan kepada Perpustakaan IAIN
Surakarta adalah penerbit ANDI.
3. Mahasiswa
Perpustakaan mewajibkan mahasiswa yang akan lulus atau
selesai menempuh ujian skripsi atau tesis untuk
menyumbangkan buku yang judulnya telah ditentukan oleh
perpustakaan. Jika mahasiswa mengalami kesulitan dalam
memperoleh buku tersebut mereka dapat menitipkan uang dan
pihak perpustakaan yang membelikan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
4. Perorangan
Ada kalanya perpustakaan memperoleh sumbangan dari
perorangan. Biasanya sumbangan diperoleh dari dosen IAIN
Surakarta.
4.2 Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka
di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.
Dalam proses pengadaan bahan pustaka yang menghabiskan waktu
yang panjang dan biaya yang besar tak terlepas dari kendala-kendala.
Kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan institut agama islam Negeri
( IAIN ) Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah ditentukan.
Terjadi suatu kasus pembelian bahan pustaka oleh rekanan
melampaui batas waktu yang telah ditentukan, padahal mereka telah
berkomitmen untuk bekerja tepat waktu.
2. Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa
pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu.
Ada kalanya rekanan yang telah menyanggupi untuk membeli
buku yang telah ditentukan, mengganti dengan judul buku yang lain
walaupun dengan subjek yang sama.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
3. Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal
pengadaan buku.
Sering terjadi kasus mahasiswa atau dosen yang hendak
memberi usulan judul buku tidak tepat waktu. Mereka mengusulkan
judul setelah order list diserahkan kepada panitia pengadaan. Padahal
pihak perpustakaan telah memasang pengumuman tentang jangka
waktu usulan pengadaan bahan pustaka.
4.3 Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam
pengadaan bahan pustaka.
Untuk mengatasi masalah yang dihadapi koordinator pengadaan
bahan pustaka di UPT Perpustakaan IAIN surakarta, pihak perpustakaan
terutama bagian pengadaan mengambil langkah-langkah sebagai berikut:
1. Seawal mungkin memasukkan daftar koleksi pengadaan.
Proses pengadaan bahan pustaka membutuhkan waktu yang
cukup lama, Koordinator pengadaan bahan pustaka berinisiatif untuk
memasukkan order list kepada panitia pengadaan lebih awal dari jadwal
pengadaan. Hal ini dimaksudkan agar koleksi yang dipesan sampai ke
perpustakaan lebih awal atau tepat pada jadwal yang direncanakan.
2. Perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan.
Pihak rekanan diminta untuk menghubungi perpustakan jika
buku yang dipesan tidak ada atau tidak beredar lagi dipasaran, agar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
perpustakaan dapat menentukan buku baru yang akan dibeli dengan
subjek yang sama. Walaupun buku yang diganti oleh rekanan tersebut
dalam subjek yang sama, tetap saja mereka tidak berhak mengganti
buku tanpa persetujuan pihak perpustakaan.
3. Menggunakan katalog penerbit
Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen dalam menanggapi
usulan pengadaan bahan pustaka membuat koordinator pengadaan
bahan pustaka mengalami kesulitan untuk memilih buku-buku yang
akan dibeli. Untuk mengatasi hal tersebut, mereka menggunakan
katalog penerbit sebagai alat untuk mempermudah pemilihan bahan
pustaka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil pembahasan masalah tentang pengadaan bahan
pustaka di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, penulis menyampaikan
beberapa kesimpulan dan saran yang dapat digunakan sebagai koreksi guna
meningkatkan meningkatkan mutu perpustakaan. Simpulan yang dapat
penulis sampaikan adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dapat digolongkan menjadi dua
cara yaitu pembelian dan hadiah. Prosedur pengadaan bahan pustaka
melalui pembelian dilakukan dengan cara seleksi bahan pustaka,
pembuatan order list, penyerahan order list kepada panitia pengadaan,
penunjukan rekanan, pembelian buku oleh rekanan, penyerahan buku
kepada perpustakaan, pengecekan buku pesanan dan pengolahan.
Sedangkan prosedur pengadaan melalui hadiah yaitu buku diterima
perpustakaan untuk selanjutnya dilakukan seleksi, setelah itu lalu
dilakukan pengolahan.
2. Hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan bahan pustaka di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
antara lain, proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah
ditentukan, rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, serta
terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan
buku.
3. Usaha yang dilakukan pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan-hambatan
dalam pengadaan bahan pustaka antara lain, seawal mungkin
memasukkan daftar koleksi pengadaan, perpustakaan membuat
perjanjian dengan rekanan, dan menggunakan katalog penerbit.
5.2 Saran
Dalam Tugas Akhir ini, penulis memberi saran kepada pengelola
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai mitra magang, antara lain :
1. Untuk mengurangi resiko keterlambatan datangnya buku-buku yang
dipesan perpustakaan melalui rekanan, hendaknya pihak panitia
pengadaan bahan pustaka lebih selektif dalam menentukan rekanan
sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka.
2. Untuk mengurangi keterlambatan respon pemustaka dalam memberi
usulan bahan pustaka, sebaiknya koordinator pengadaan bahan pustaka
aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna.
Top Related