Tips & Tricks van en voor professionele boekersJuli 2016
WHITEPAPER
Hoe organiseer ik een succesvol event?Hoe organiseer ik een succesvol event?
2
Inleiding Iedere meeting is beslissend. Iedereen die wel eens meetings boekt of events organiseert weet dit als geen ander. Maar het organiseren van meetings is geen walk in the park, het vergt overzicht, controle en gevoel voor detail. Een te kleine ruimte, gebrek aan stoelen, of een slecht werkende geluidsinstallatie: dit zijn allen nachtmerries van menig boeker. Het delen van ervaringen en kennis over het boekingsproces is dan ook geen overbodige luxe. Daarom organiseerde Worldmeetings begin juni een ‘interactieve workshop over resultaatgerichte eventplanning’, voor secretaresses, meeting managers en andere professionals uit de meetingindustrie. In een interessant middagprogramma kregen de deelnemers handvatten aangereikt om zowel strategisch als concreet en praktisch aan de slag te gaan met effectieve meetingplanning.
Het kennisevenement werd georganiseerd in Central Park van Ron Blaauw in Voorburg.
Meer dan 30 genodigden met verschillende professionele achtergronden kwamen bijeen
om in discussie te gaan over de do’s and don’ts van dit vak. De genodigden bespraken
vijf onderwerpen, verdeeld over vijf discussietafels, onder begeleiding van tafelvoorzitters
en facilitators Melissa Meurkens en Ingrid Rip van InControl of Events. Voor het evenement
koos InControl bewust voor de zogenaamde ‘meeting design’ World Café, wat duidt op
roulerende deelnemers tussen verschillende tafels. De keus voor een bepaalde meeting
design hangt af van de doelstelling en de doelgroep van een event, en verschilt daarom
elke keer.
In het World Café kwamen de volgende onderwerpen aan de orde:
1. Hoe organiseer ik het meest efficiënt een event?
2. Hoe ontwikkel ik een waterdicht draaiboek?
3. Wat kunt u doen om uw meeting maatschappelijk verantwoord te maken?
4. Wat is de toegevoegde waarde van digitalisering in evenementmanagement?
5. Hoe houd ik de regie over een bijeenkomst?
Digitalisering was niet alleen een gespreksonderwerp, maar ook een tastbaar onderdeel
van de workshop. De tafelvoorzitters maakten aantekeningen via het programma Padlet,
een gratis online prikbord waarop reacties, tekstberichten, filmpjes, illustraties,
geluidsfragmenten en hyperlinks geplaatst kunnen worden. Deze tool laat direct de
bijdrage van de diverse deelnemers zien en vormen samen met de kennis van InControl,
de basis voor deze whitepaper.
3
Thema 1:Hoe organiseer ik het meest efficiënt een event?Hoe blijft u ‘in control’ tijdens een event?
Hoe doen andere professionals dit en waar
lopen zij tegenaan? Werken zij met externe
partijen? Hebben zij checklists? Tijdens de
sessies over het efficiënt organiseren van
events werd er flink gediscussieerd. De één
wil niks uit handen geven terwijl de ander
juist heel graag delegeert. De mate waarin
boekers zich comfortabel voelen met
delegeren hangt ook samen met hun
ervaring en hun rol. Links of rechtsom is het
essentieel om een balans te vinden tussen
delegeren en zelf controle houden. Dit
betekent echter niet dat u als boeker er
alleen voor staat. Met de volgende tips
komt u beslagen ten ijs bij uw event.
Tip 1: stel het doel van de meeting centraalWat de aanpak ook is: het is belangrijk om
te beginnen vanuit de doelstellingen van
het event en deze continu voor ogen te
houden. Alle deelnemers, leveranciers
en andere betrokkenen moeten hier ook
van op de hoogte zijn. Of het nu gaat om
een belangrijke vergadering voor vijftien
topmanagers of een congres voor 1000
bezoekers: op het moment dat de
doelstelling helder is zal de meeting van
begin tot eind beter georganiseerd zijn
en daarom vruchtbaarder.
Tip 2: doen, doen, doenLaat u niet ontmoedigen door fouten, die
zijn er om van te leren. Zorg dat u iedereen
voorafgaand aan het event goed brieft,
zodat de organisatie niet alleen in uw
hoofd zit, maar iedereen weet wat er van
hem of haar wordt verwacht. Ook aan het
eind van het event houd uw taak als
organisator niet op: evaluatie is van groot
belang om een leercurve tot stand te
brengen. Met ervaring komt efficiëntie.
Wie vaker een event organiseert, weet
precies wat daarbij komt kijken en ziet ook
sneller welke draaiboeken en actielijsten
nodig zijn voor dat specifieke event en/of
de situatie in uw organisatie. Door deze
als dynamische werkdocumenten met
anderen te delen draait de organisatie
rond een bijeenkomst al soepeler.
Tip 3: laat u adviseren door de locatieSommige boekers geven aan het lastig te
vinden om te zien wat wel en niet mogelijk
is binnen beschikbare ruimtes zoals zalen,
meeting rooms of exposities. Een tip van
een van de deelnemers is om de beurs-
stand zelf te maken en uit te tekenen.
InControl raadt aan om u goed te laten
briefen door professionals zoals de locatie
en/of de standbouwer, die hier dagelijks
mee te maken hebben.
Tip 4: gebruik toolsEr zijn tal van handige tools en websites
die helpen bij het organiseren van
vergaderingen, congressen en andere
events. Een eenvoudige manier om
bijvoorbeeld informatie te verspreiden
onder deelnemers is middels het inrichten
van een website, bijvoorbeeld in Wordpress
of Sharepoint. Ook voor het maken van
draaiboeken en lijstjes zijn tal van –
papieren en digitale – oplossingen.
Een voorbeeld hiervan is het handige
template Cheat Sheet. Denk daarnaast
ook aan het gebruik van allerhande
registratiesystemen voor aanmeldingen,
mailings en het uitdraaien van badges.
4
Thema 2:Hoe ontwikkel ik een waterdicht draaiboek?Hoe ziet een waterdicht draaiboek eruit?
Bestaat er überhaupt wel zoiets als een
waterdicht draaiboek? Het antwoord op
deze vraag is ‘nee’. Iedere organisatie en
ieder event heeft een op maat gemaakt
draaiboek nodig. Wel kunt u een handige
basis, of template maken, waarop u uw
toekomstige draaiboeken baseert. Brengt
ons bij de vraag of elke planning en
draaiboek waterdicht is? Over het
algemeen geldt dat 95 procent van een
event volgens het ‘het boekje’ gaat.
De resterende 5 procent vergt
improvisatietalent.
Tip 5: geef in uw draaiboek ongeplande situaties de ruimteStelt u voor: alles is tot op de seconde
vastgelegd, maar de ceo van het
organiserende bedrijf pakt ineens de
microfoon voor een dankwoord. Die man of
vrouw bonjourt u natuurlijk niet zomaar het
podium af. Maak dus ruimte voor
onverwachte gebeurtenissen. Het advies
van InControl of Events is te anticiperen.
Anticipeer waar mogelijk op wat er gaat
gebeuren en organiseer vooral een goede
briefing vooraf aan alle betrokkenen dus
ook de ceo van uw organisatie. Zorg naast
een duidelijke briefing vooraf, ook voor een
deskundige dagvoorzitter, die tevens een
goede time-keeper is die nauw keurig tot
op de seconden de meeting in goede
banen leidt. Houd ook rekening met andere
scenario’s’ zoals een stroomstoring.
Zorg voor een plan B. Een goed en flexibel
draaiboek maakt het gemakkelijker om
ter plaatse te improviseren.
Tip 6: deel uw plannen met uw collega’sSommige mensen maken alleen een draai-
boek in hun hoofd. Dit zou een probleem
kunnen zijn op het moment dat u zelf
onverwacht afwezig bent. Zorg dus voor
een goede back-up. Bij het opslaan en
delen is het verstandig om de archivering
overzichtelijk te houden door bijvoorbeeld
afspraken te maken over bestandsnamen.
Denk aan een nummering (1, 2, 3 enzo voort)
voor nieuwere versies en een duidelijke
aanduiding voor een definitieve versie.
Een team dat dit draaiboek met elkaar kan
delen, loopt minder kans dat zaken anders
gaan lopen dan gepland. En ook achteraf is
het een nuttig instrument voor de evaluatie
van de bijeenkomst met leveranciers.
Een digitaal draaiboek of een event-app is
helemaal van deze tijd, maar het gebruik
van papieren versies is nog altijd aan te
raden. Het wifi-bereik is vaak niet in elke
ruimte op een locatie optimaal en het
papieren draaiboek biedt in deze gevallen
houvast.
Tip 7: wie het kleine niet eert…Het succes van een event zit vaak in de
kleine details. Er hoeft maar één klein ding
mis te gaan en de impact daarvan op hoe
deelnemers de bijeenkomst beleven is vaak
enorm. Uw design en organisatie kan nog
zo strak zijn, maar als er één onderdeel
wegvalt dan is de meeting niet geslaagd.
Een deelnemer noemde het voorbeeld van
een bus vol deelnemers die op het laatste
stukje van de rit niet over een smal dijk-
weggetje kon. Na een lange busrit moesten
deze mensen een stuk wandelen, waarna
zij ook nog eens te laat waren voor de
koffie. Als het busvervoer – zoals in dit geval
– is uitbesteed aan een leverancier, is het
lastig om dit soort dingen te voorzien. Wees
daarom altijd goed voor bereid, en rij zelf
vooraf de route. Breng alle mogelijke
knelpunten vooraf in kaart en bespreek
dit specifieke onderdeel in het draaiboek
met de leverancier.
5
Thema 3:Wat kunt u doen om uw meeting maatschappelijk verantwoord te maken?Tijdens de sessies werd duidelijk dat het
thema Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen (MVO) niet overal even hoog
op de agenda staat. Wel houdt vrijwel
iedereen – al is het onbewust – rekening
met duurzaamheid tijdens het plannen van
de meeting, maar ook het inkopen van
producten en diensten. MVO behelst niet
alleen duurzaamheid in de groene zin des
woords, maar ook het bijdragen aan
sociale doelstellingen. Het is belangrijk om
op de hoogte te zijn van het beleid van uw
organisatie en dit toe te passen in de
eventplanning.
Of ze nu onderdeel vormen van een
bredere MVO-agenda of niet: de aan-
wezige bedrijven organiseren tal van
duurzame initiatieven. Van het zoveel
mogelijk digitaliseren van documenten
(al bestaat er hier ook weerstand tegen
onder sommige deelnemers die graag
papier in handen hebben) tot het vermijden
van plofkip en het inkopen van
biologische- of streekproducten.
Tip 8: geef een podium aan lokale ondernemers of goede doelenWie nét iets verder denkt, komt vaak bij
mooie oplossingen, zoals het bieden van
een podium voor lokale ondernemers.
Of bijvoorbeeld door het steunen van een
goed doel, of het laten verzorgen van een
deel van het event (van catering tot het
samenstellen van goodie bags) door
mensen met een afstand tot de arbeids-
markt. Wanneer uw organisatie een goed
doel ondersteunt, kunt u, net als de lokale
ondernemer, ook dit goede doel een
podium bieden tijdens events. MVO is
dus meer dan alleen groen.
Tip 9: wees mondig over uw duurzame intentiesVeel organisaties hebben de ambitie
uitgesproken om in 2020 of in 2025
klimaatneutraal te werken en zij spreken
die ambitie ook duidelijk uit naar
leveranciers. Bijvoorbeeld door de
doelstellingen vast te leggen in contracten
die bijdragen aan het ‘groen’ maken van
events. Maar ook loont het om MVO onder
de aandacht te brengen bij opdracht-
gevers. Veel van hen zijn hier overigens
al actief in, bijvoorbeeld door biologische
catering te vragen of de bereikbaarheid
per openbaar vervoer als eis opnemen
voor de locatie van een bijeenkomst.
Andere voorbeelden zijn het aanhouden
van marges voor no show om verspilling
van etenswaren te voorkomen (wel
navragen of de locatie niet al hetzelfde
doet), het werken met Green Key-
gecertificeerde leveranciers en
het hanteren van de checklist van
Green Meetings Industry Council
( www.gmicglobal.org) met daarop
75 punten voor het ‘verduurzamen’
van uw event.
Tip 10: events bijwonen kan ook digitaalMensen hoeven niet altijd fysiek bij
elkaar komen bij bijeenkomsten.
Thuisblijvers kunnen events virtueel
meemaken door middel van een
videoverbinding of een zogenaamde
webinar. De angst die veel
organisatoren hebben, namelijk dat
hun events straks geen mensen meer
trekken, blijkt in de praktijk onterecht.
Mensen die via internet het
programma kunnen mee beleven,
zijn juist sneller geneigd om voor het
volgende event tijd vrij te maken in
hun agenda om deze te bezoeken.
Het is ook een manier om mensen
die normaal niet naar dergelijke
events komen juist warm te maken en
de betrokkenheid verder te vergroten.
U boort als het ware een potentieel
nieuwe doelgroep aan.
6
Thema 4:Wat is de toegevoegde waarde van digitalisering in evenementmanagement?Over het algemeen is men het er wel over
eens dat digitalisering een maatschappe-
lijke ontwikkeling is die onontkoombaar is.
Veel middelen zijn breed toepasbaar en
daarnaast zijn er ook tools die goed aan-
sluiten bij specifieke events. Er zijn bijvoor-
beeld tools voor community building op
social media, waarmee ruchtbaarheid en
buzz wordt gecreëerd rondom een groot
event. Voor iemand die klein schalige
trainingen organiseert is dit waarschijnlijk
minder interessant.
Tip 11: gebruik digitale toepassingen die dynamiek geven aan uw evenement Webinars geven een nieuwe dimensie aan
het organiseren van events. Maar denk ook
aan het gebruik van digitale “stem-tools”,
zoals Voxvote en Mentimeter, voor meer
interactie tijdens uw event. Behalve voor
tools voor marketing en sociale interactie
kunnen digitale toepassingen werk uit
handen nemen in het plannings- en
organisatieproces. Sommige organisatoren
maken gebruik van tools voor het scannen
van barcodes op badges, met achter-
liggende software die data omtrent het
evenement verzamelt. Met gebruik van alle
apps en tools, is een goed dekkend en
werkend wifi-netwerk op de evenementen-
locatie tegen woordig cruciaal. Er kleeft dus
een risico aan digitalisering: als de
verbinding met internet wegvalt heeft u als
organisator al snel een probleem. InControl
of Events voegt als advies toe: check vooraf
of er voldoende bandbreedte en capaciteit
beschikbaar is op de locatie en informeer of
u deze eventueel kunt uitbreiden.
‘Digitaal’ werken kan kostentechnisch
interessant zijn, omdat het werk uit handen
neemt en processen versneld kunnen
worden. Voorafgaand aan en tijdens het
event kan digitalisering veel betekenen,
maar ook de output is beter te meten.
Door de inzet van big data en analytics zijn
tal van zaken na te gaan; van het meten
hoe mensen het congres beleven tot het
effect van trainingen en het monitoren van
gedrag en bezoekersstromen. Veel
informatie kan gebruikt worden voor
de organisatie van een volgend event
en voor marketing doeleinden.
7
Bij digitalisering denkt men al snel aan digitale tools in de vorm van web-apps en mobiele applicaties.
Ingedeeld op functie beschrijven we hier enkele:
Actie en planningGoogle Keep: Leg snel uw gedachten vast en deel ze met collega’s. Spreek onderweg een memo in en
laat het automatisch op schrift stellen (https://keep.google.com/)
Stormboard: Online brainstormen en plannen met deze toepassing (https://stormboard.com/)
Wunderlist: Wunderlist is een simpele app, waarmee u uw takenlijst beheert en u dingen gedaan kunt krijgen
(https://www.wunderlist.com/)
Asana: beheer de workflow van je team met deze gratis tool (https://www.asana.com/)
Microsoft Project: Microsoft Project is een ERP-softwarepakket dat primair bedoeld is om projectmanagers
en portfoliomanagers in middelgrote en grote bedrijven te helpen.
Datumprikker: Met deze tool van Worldmeetings prikt u eenvoudig een datum en tijdstip voor uw meeting
(https://www.worldmeetings.com/nl/datumprikker)
Timeanddate.com: een wereldwijd overzicht van feestdagen en tijdzones (http://www.timeanddate.com/)
Todoist & Any.do: to-do lijsten die gebruiksvriendelijk zijn en snel te delen (www.todoist.com en www.any.do)
DocumentenbeheerDropbox: Dropbox is een clouddienst voor het online opslaan van bestanden (https://www.dropbox.com/)
Google Drive: Overal toegang tot uw bestanden, foto’s, video’s en meer, met de beveiligde cloudopslag en
back-up van Google Drive (https://www.google.com/intl/nl_nl/drive/)
Sharepoint: Organisaties gebruiken SharePoint voor het maken van websites (www.watissharepoint.nl/)
Trello: gebruiksvriendelijk projectbord, helpt overzicht te behouden (www.trello.com)
CommunicatieYammer: Blijf op de hoogte met Yammer. Yammer is een privé sociaal netwerk dat werknemers in verschillende
afdelingen of locaties helpt samenwerken (www.yammer.com)
Facetime: Videogesprekken voeren met je telefoon (www.apple.com/nl/mac/facetime/)
Momice: alles-in-één-tool voor eventcommunicatie (www.momice.com)
InMail: berichtenfunctie op LinkedIn, ook te gebruiken voor inschrijvingen (www.linkedin.nl)
Evite: tool voor het versturen van uitnodigingen (www.evite.com)
BuzzMaster, Voxvote & Mentimeter: verhoog de interactie en peil het sentiment van bezoekers door hen
te laten stemmen met hun smartphones (www.buzzmaster.nl, www.voxvote.com en www.mentimeter.com)
WhatsApp: iedereen gebruikt het toch al, ook de meetingindustrie (www.whatsapp.com)
Slack: real-time messaging, ideaal voor teams als alternatief voor WhatsApp (www.slack.com)
Handige digitale tools
8
Thema 5:Hoe houd ik de regie over een bijeenkomst?Hoe houdt u de regie over een event? Dit is
al lastig genoeg, er zijn immers zoveel
verschillende aspecten die allemaal mis
kunnen gaan. Nog uitdagender wordt het
bij het boeken van een nieuwe locatie
zonder dat u als boeker de kans hebt zelf
een kijkje te nemen. En wat als u er tijdens
de bijeenkomst zelf niet bij kunt zijn? Zeker
bij grotere events willen boekers zelf vooraf
langs de locatie, zo blijkt tijdens de inter-
actieve workshop van Worldmeetings.
Bij kleinere vergaderingen, trainingen en
workshops wordt dit doorgaans minder
relevant gevonden.
Tip 12: zorg dat de communicatie goed verloopt Er loopt altijd ruis door organisaties, zeker
in de communicatie tussen verschillende
afdelingen. Bijvoorbeeld door verloop van
personeel en de overdracht van taken.
Zorg dat u als organisator van tevoren
weet wie de duty manager van de locatie
op de dag van het event is. Het is ook
handig om deze voor te stellen aan de
contactpersoon van de groep of de trainer
voordat de bijeenkomst begint, zodat zij
samen het programma of het draaiboek
kunnen doornemen. Het aanwijzen van
een contactpersoon binnen de organisatie
ter plaatse is verstandig, want “zo staat u
niet een kwartier bij de receptie te wachten
als er iets misgaat, maar kan u direct
iemand aanspreken.” Veel locaties hebben
een interne telefoon voor dit doel
beschikbaar.
Tip 13: houd uw budget in de gatenEen goede regie omvat behalve snel
kunnen schakelen tijdens het event ook
een goede budgetbeheersing in. Zonder
regie ter plaatse kan het zijn dat een
factuur te hoog uitvalt, waardoor deze niet
goedgekeurd wordt. Houd rekening met
ongeveer tien procent aan onvoorziene
kosten, monitor en stel uw budget continu
bij tijdens het planningsproces. Ook is
het lastig om na te gaan of het aantal
consumpties die op een factuur staan ook
daadwerkelijk kloppen. Maar, zoals een
deelnemer zegt: “Dat is ook een stukje
vertrouwen dat u geeft aan een locatie.”
Zorg in ieder geval dat de contactpersoon
ter plaatse voor vertrek de eindafrekening
aftekent.
9
Managementsamenvatting Van de eerste slagen maken in een draaiboek, tot aan het
succesvol evalueren achteraf: er komt veel kijken bij het
organiseren van een meeting. Dat houdt niet op bij het boeken
van een locatie. Professionals in de evenementenbranche
kunnen leren van elkaar en zo hun succes vergroten.
“ Uiteindelijk is het organiseren van een event geen walk in the
park, zo weten we met z’n allen”, merkt Ingrid Rip van InControl
of Events op tijdens de wrap-up van de tafel sessies. “Het is
werk dat goede project organisatie vergt”. Het uitwisselen van
tips en het delen van ervaringen kan daarom van toegevoegde
waarde zijn. Zorg dat u niet steeds het wiel opnieuw uitvindt,
maar dat u een gedegen werkproces hebt.
Het houden van overzicht is cruciaal voor boekers. Gelukkig zijn
er tal van digitale tools die boekers kunnen ondersteunen bij
het organiseren van bijeenkomsten. De steeds verdergaande
digitalisering maakt dat we steeds meer afhankelijk zijn van
allerhande mobiele applicaties en websites. Maar uiteindelijk
is de mens beslissend; de factor die het verschil maakt tussen
succes en falen.
In een wereld waarin iedere meeting beslissend is, is de
professionaliteit van de boeker cruciaal. Het organiseren van
een meeting mag dan geen rocket science zijn: een bemande
raket naar de maan sturen lijkt soms makkelijker dan het
organiseren van een volledig vlekkeloos event.
Samenwerken met een partner voor advies is keyHet hebben van een betrouwbare partner
die een kenner is van meetings is een
voorwaarde voor resultaatgerichte
eventplanning.
Het plannen van een congres, training of
vergadering kan namelijk een enorme klus
zijn. Het begint vaak al bij het vinden van
een geschikte datum. En dan begint de
zoektocht naar een geschikte locatie.
Een partner zoals Worldmeetings kan
hierin ondersteunen door professioneel
en objectief adviezen te verstrekken.
Worldmeetings is een intermediair voor
hotels en meetinglocaties en marktleider
op het gebied van strategisch meeting-
management. Omdat Worldmeetings als
geen ander het belang van een goede
vergadering onderkent, kan deze partner
zorgdragen voor de juiste voorwaarden:
een goede locatie en een efficiënte manier
van voorbereiden.
Gedurende de afgelopen 25 jaar heeft
Worldmeetings de meetingbranche lang-
zaam zien veranderen. Een vergadering
is meer dan alleen het samenkomen
van mensen. Het is een moment van
afstemming, een moment van inspiratie
en een moment waarin koers gezet wordt
naar de toekomst. Een meeting is
beslissend. Daarom is de locatie zo
belangrijk: het bepaalt de sfeer en de
ervaring. Worldmeetings adviseert partijen
in de meetingbranche, zodat de perfecte
matches worden gemaakt tussen
opdrachtgever en locatie. Daarnaast
verzamelt Worldmeetings data,
teneinde een bijdrage te leveren aan
de ontwikkeling van kennis over de
meetingbranche. Worldmeetings biedt
het volgende:
• Kostenbesparingen en beperken
van risico’s
• Ontzorgen en naleving van reisbeleid
• Deskundigheid
• Smart meeting solutions
De zakelijke dienstverlener doet dit onder
meer door oplossingen aan te bieden die
meetings beter stroomlijnen. Van inkoop,
tot reservering, facturatie en management-
informatie. Uiteindelijk leidt dit tot een
verbeterde efficiency en minder kosten.
Maar ook door het ontzorgen van de
organisatie van de opdrachtgever door
de inzet van deskundigheid op het gebied
van Strategisch Meeting Management.
En door het aanbieden van digitale
meeting toepassingen die het plannen
van een meeting nog eenvoudiger maken.
Over WorldmeetingsWorldmeetings is dé expert
op het gebied van meetings.
Deze intermediair heeft het
boekingsproces tot in detail
geoptimaliseerd en draagt daar-
mee zorg voor grote efficiëntie én
besparingen. Worldmeetings
heeft 25 jaar ervaring in het
regelen van de meest geschikte
vergaderlocaties en hotelkamers
tegen de beste condities. In die
25 jaar heeft het bedrijf meer dan
1 miljoen reserveringen gemaakt
op meer dan 1000 locaties.
10
omdat iedere meeting beslissend is
worldmeetings.com
Meer informatieLaan van Meerdervoort 50
2517 AM Den Haag
T. +31 (0)70 313 11 00
F. +31 (0)70 313 11 22
worldmeetings.com
Top Related