Tips & Tricks van en voor professionele boekersJuli 2016

WHITEPAPER

Hoe organiseer ik een succesvol event?Hoe organiseer ik een succesvol event?

2

Inleiding Iedere meeting is beslissend. Iedereen die wel eens meetings boekt of events organiseert weet dit als geen ander. Maar het organiseren van meetings is geen walk in the park, het vergt overzicht, controle en gevoel voor detail. Een te kleine ruimte, gebrek aan stoelen, of een slecht werkende geluidsinstallatie: dit zijn allen nachtmerries van menig boeker. Het delen van ervaringen en kennis over het boekingsproces is dan ook geen overbodige luxe. Daarom organiseerde Worldmeetings begin juni een ‘interactieve workshop over resultaatgerichte eventplanning’, voor secretaresses, meeting managers en andere professionals uit de meetingindustrie. In een interessant middagprogramma kregen de deelnemers handvatten aangereikt om zowel strategisch als concreet en praktisch aan de slag te gaan met effectieve meetingplanning.

Het kennisevenement werd georganiseerd in Central Park van Ron Blaauw in Voorburg.

Meer dan 30 genodigden met verschillende professionele achtergronden kwamen bijeen

om in discussie te gaan over de do’s and don’ts van dit vak. De genodigden bespraken

vijf onderwerpen, verdeeld over vijf discussietafels, onder begeleiding van tafelvoorzitters

en facilitators Melissa Meurkens en Ingrid Rip van InControl of Events. Voor het evenement

koos InControl bewust voor de zogenaamde ‘meeting design’ World Café, wat duidt op

roulerende deelnemers tussen verschillende tafels. De keus voor een bepaalde meeting

design hangt af van de doelstelling en de doelgroep van een event, en verschilt daarom

elke keer.

In het World Café kwamen de volgende onderwerpen aan de orde:

1. Hoe organiseer ik het meest efficiënt een event?

2. Hoe ontwikkel ik een waterdicht draaiboek?

3. Wat kunt u doen om uw meeting maatschappelijk verantwoord te maken?

4. Wat is de toegevoegde waarde van digitalisering in evenementmanagement?

5. Hoe houd ik de regie over een bijeenkomst?

Digitalisering was niet alleen een gespreksonderwerp, maar ook een tastbaar onderdeel

van de workshop. De tafelvoorzitters maakten aantekeningen via het programma Padlet,

een gratis online prikbord waarop reacties, tekstberichten, filmpjes, illustraties,

geluidsfragmenten en hyperlinks geplaatst kunnen worden. Deze tool laat direct de

bijdrage van de diverse deelnemers zien en vormen samen met de kennis van InControl,

de basis voor deze whitepaper.

3

Thema 1:Hoe organiseer ik het meest efficiënt een event?Hoe blijft u ‘in control’ tijdens een event?

Hoe doen andere professionals dit en waar

lopen zij tegenaan? Werken zij met externe

partijen? Hebben zij checklists? Tijdens de

sessies over het efficiënt organiseren van

events werd er flink gediscussieerd. De één

wil niks uit handen geven terwijl de ander

juist heel graag delegeert. De mate waarin

boekers zich comfortabel voelen met

delegeren hangt ook samen met hun

ervaring en hun rol. Links of rechtsom is het

essentieel om een balans te vinden tussen

delegeren en zelf controle houden. Dit

betekent echter niet dat u als boeker er

alleen voor staat. Met de volgende tips

komt u beslagen ten ijs bij uw event.

Tip 1: stel het doel van de meeting centraalWat de aanpak ook is: het is belangrijk om

te beginnen vanuit de doelstellingen van

het event en deze continu voor ogen te

houden. Alle deelnemers, leveranciers

en andere betrokkenen moeten hier ook

van op de hoogte zijn. Of het nu gaat om

een belangrijke vergadering voor vijftien

topmanagers of een congres voor 1000

bezoekers: op het moment dat de

doelstelling helder is zal de meeting van

begin tot eind beter georganiseerd zijn

en daarom vruchtbaarder.

Tip 2: doen, doen, doenLaat u niet ontmoedigen door fouten, die

zijn er om van te leren. Zorg dat u iedereen

voorafgaand aan het event goed brieft,

zodat de organisatie niet alleen in uw

hoofd zit, maar iedereen weet wat er van

hem of haar wordt verwacht. Ook aan het

eind van het event houd uw taak als

organisator niet op: evaluatie is van groot

belang om een leercurve tot stand te

brengen. Met ervaring komt efficiëntie.

Wie vaker een event organiseert, weet

precies wat daarbij komt kijken en ziet ook

sneller welke draaiboeken en actielijsten

nodig zijn voor dat specifieke event en/of

de situatie in uw organisatie. Door deze

als dynamische werkdocumenten met

anderen te delen draait de organisatie

rond een bijeenkomst al soepeler.

Tip 3: laat u adviseren door de locatieSommige boekers geven aan het lastig te

vinden om te zien wat wel en niet mogelijk

is binnen beschikbare ruimtes zoals zalen,

meeting rooms of exposities. Een tip van

een van de deelnemers is om de beurs-

stand zelf te maken en uit te tekenen.

InControl raadt aan om u goed te laten

briefen door professionals zoals de locatie

en/of de standbouwer, die hier dagelijks

mee te maken hebben.

Tip 4: gebruik toolsEr zijn tal van handige tools en websites

die helpen bij het organiseren van

vergaderingen, congressen en andere

events. Een eenvoudige manier om

bijvoorbeeld informatie te verspreiden

onder deelnemers is middels het inrichten

van een website, bijvoorbeeld in Wordpress

of Sharepoint. Ook voor het maken van

draaiboeken en lijstjes zijn tal van –

papieren en digitale – oplossingen.

Een voorbeeld hiervan is het handige

template Cheat Sheet. Denk daarnaast

ook aan het gebruik van allerhande

registratiesystemen voor aanmeldingen,

mailings en het uitdraaien van badges.

4

Thema 2:Hoe ontwikkel ik een waterdicht draaiboek?Hoe ziet een waterdicht draaiboek eruit?

Bestaat er überhaupt wel zoiets als een

waterdicht draaiboek? Het antwoord op

deze vraag is ‘nee’. Iedere organisatie en

ieder event heeft een op maat gemaakt

draaiboek nodig. Wel kunt u een handige

basis, of template maken, waarop u uw

toekomstige draaiboeken baseert. Brengt

ons bij de vraag of elke planning en

draaiboek waterdicht is? Over het

algemeen geldt dat 95 procent van een

event volgens het ‘het boekje’ gaat.

De resterende 5 procent vergt

improvisatietalent.

Tip 5: geef in uw draaiboek ongeplande situaties de ruimteStelt u voor: alles is tot op de seconde

vastgelegd, maar de ceo van het

organiserende bedrijf pakt ineens de

microfoon voor een dankwoord. Die man of

vrouw bonjourt u natuurlijk niet zomaar het

podium af. Maak dus ruimte voor

onverwachte gebeurtenissen. Het advies

van InControl of Events is te anticiperen.

Anticipeer waar mogelijk op wat er gaat

gebeuren en organiseer vooral een goede

briefing vooraf aan alle betrokkenen dus

ook de ceo van uw organisatie. Zorg naast

een duidelijke briefing vooraf, ook voor een

deskundige dagvoorzitter, die tevens een

goede time-keeper is die nauw keurig tot

op de seconden de meeting in goede

banen leidt. Houd ook rekening met andere

scenario’s’ zoals een stroomstoring.

Zorg voor een plan B. Een goed en flexibel

draaiboek maakt het gemakkelijker om

ter plaatse te improviseren.

Tip 6: deel uw plannen met uw collega’sSommige mensen maken alleen een draai-

boek in hun hoofd. Dit zou een probleem

kunnen zijn op het moment dat u zelf

onverwacht afwezig bent. Zorg dus voor

een goede back-up. Bij het opslaan en

delen is het verstandig om de archivering

overzichtelijk te houden door bijvoorbeeld

afspraken te maken over bestandsnamen.

Denk aan een nummering (1, 2, 3 enzo voort)

voor nieuwere versies en een duidelijke

aanduiding voor een definitieve versie.

Een team dat dit draaiboek met elkaar kan

delen, loopt minder kans dat zaken anders

gaan lopen dan gepland. En ook achteraf is

het een nuttig instrument voor de evaluatie

van de bijeenkomst met leveranciers.

Een digitaal draaiboek of een event-app is

helemaal van deze tijd, maar het gebruik

van papieren versies is nog altijd aan te

raden. Het wifi-bereik is vaak niet in elke

ruimte op een locatie optimaal en het

papieren draaiboek biedt in deze gevallen

houvast.

Tip 7: wie het kleine niet eert…Het succes van een event zit vaak in de

kleine details. Er hoeft maar één klein ding

mis te gaan en de impact daarvan op hoe

deelnemers de bijeenkomst beleven is vaak

enorm. Uw design en organisatie kan nog

zo strak zijn, maar als er één onderdeel

wegvalt dan is de meeting niet geslaagd.

Een deelnemer noemde het voorbeeld van

een bus vol deelnemers die op het laatste

stukje van de rit niet over een smal dijk-

weggetje kon. Na een lange busrit moesten

deze mensen een stuk wandelen, waarna

zij ook nog eens te laat waren voor de

koffie. Als het busvervoer – zoals in dit geval

– is uitbesteed aan een leverancier, is het

lastig om dit soort dingen te voorzien. Wees

daarom altijd goed voor bereid, en rij zelf

vooraf de route. Breng alle mogelijke

knelpunten vooraf in kaart en bespreek

dit specifieke onderdeel in het draaiboek

met de leverancier.

5

Thema 3:Wat kunt u doen om uw meeting maatschappelijk verantwoord te maken?Tijdens de sessies werd duidelijk dat het

thema Maatschappelijk Verantwoord

Ondernemen (MVO) niet overal even hoog

op de agenda staat. Wel houdt vrijwel

iedereen – al is het onbewust – rekening

met duurzaamheid tijdens het plannen van

de meeting, maar ook het inkopen van

producten en diensten. MVO behelst niet

alleen duurzaamheid in de groene zin des

woords, maar ook het bijdragen aan

sociale doelstellingen. Het is belangrijk om

op de hoogte te zijn van het beleid van uw

organisatie en dit toe te passen in de

eventplanning.

Of ze nu onderdeel vormen van een

bredere MVO-agenda of niet: de aan-

wezige bedrijven organiseren tal van

duurzame initiatieven. Van het zoveel

mogelijk digitaliseren van documenten

(al bestaat er hier ook weerstand tegen

onder sommige deelnemers die graag

papier in handen hebben) tot het vermijden

van plofkip en het inkopen van

biologische- of streekproducten.

Tip 8: geef een podium aan lokale ondernemers of goede doelenWie nét iets verder denkt, komt vaak bij

mooie oplossingen, zoals het bieden van

een podium voor lokale ondernemers.

Of bijvoorbeeld door het steunen van een

goed doel, of het laten verzorgen van een

deel van het event (van catering tot het

samenstellen van goodie bags) door

mensen met een afstand tot de arbeids-

markt. Wanneer uw organisatie een goed

doel ondersteunt, kunt u, net als de lokale

ondernemer, ook dit goede doel een

podium bieden tijdens events. MVO is

dus meer dan alleen groen.

Tip 9: wees mondig over uw duurzame intentiesVeel organisaties hebben de ambitie

uitgesproken om in 2020 of in 2025

klimaatneutraal te werken en zij spreken

die ambitie ook duidelijk uit naar

leveranciers. Bijvoorbeeld door de

doelstellingen vast te leggen in contracten

die bijdragen aan het ‘groen’ maken van

events. Maar ook loont het om MVO onder

de aandacht te brengen bij opdracht-

gevers. Veel van hen zijn hier overigens

al actief in, bijvoorbeeld door biologische

catering te vragen of de bereikbaarheid

per openbaar vervoer als eis opnemen

voor de locatie van een bijeenkomst.

Andere voorbeelden zijn het aanhouden

van marges voor no show om verspilling

van etenswaren te voorkomen (wel

navragen of de locatie niet al hetzelfde

doet), het werken met Green Key-

gecertificeerde leveranciers en

het hanteren van de checklist van

Green Meetings Industry Council

( www.gmicglobal.org) met daarop

75 punten voor het ‘verduurzamen’

van uw event.

Tip 10: events bijwonen kan ook digitaalMensen hoeven niet altijd fysiek bij

elkaar komen bij bijeenkomsten.

Thuisblijvers kunnen events virtueel

meemaken door middel van een

videoverbinding of een zogenaamde

webinar. De angst die veel

organisatoren hebben, namelijk dat

hun events straks geen mensen meer

trekken, blijkt in de praktijk onterecht.

Mensen die via internet het

programma kunnen mee beleven,

zijn juist sneller geneigd om voor het

volgende event tijd vrij te maken in

hun agenda om deze te bezoeken.

Het is ook een manier om mensen

die normaal niet naar dergelijke

events komen juist warm te maken en

de betrokkenheid verder te vergroten.

U boort als het ware een potentieel

nieuwe doelgroep aan.

6

Thema 4:Wat is de toegevoegde waarde van digitalisering in evenementmanagement?Over het algemeen is men het er wel over

eens dat digitalisering een maatschappe-

lijke ontwikkeling is die onontkoombaar is.

Veel middelen zijn breed toepasbaar en

daarnaast zijn er ook tools die goed aan-

sluiten bij specifieke events. Er zijn bijvoor-

beeld tools voor community building op

social media, waarmee ruchtbaarheid en

buzz wordt gecreëerd rondom een groot

event. Voor iemand die klein schalige

trainingen organiseert is dit waarschijnlijk

minder interessant.

Tip 11: gebruik digitale toepassingen die dynamiek geven aan uw evenement Webinars geven een nieuwe dimensie aan

het organiseren van events. Maar denk ook

aan het gebruik van digitale “stem-tools”,

zoals Voxvote en Mentimeter, voor meer

interactie tijdens uw event. Behalve voor

tools voor marketing en sociale interactie

kunnen digitale toepassingen werk uit

handen nemen in het plannings- en

organisatieproces. Sommige organisatoren

maken gebruik van tools voor het scannen

van barcodes op badges, met achter-

liggende software die data omtrent het

evenement verzamelt. Met gebruik van alle

apps en tools, is een goed dekkend en

werkend wifi-netwerk op de evenementen-

locatie tegen woordig cruciaal. Er kleeft dus

een risico aan digitalisering: als de

verbinding met internet wegvalt heeft u als

organisator al snel een probleem. InControl

of Events voegt als advies toe: check vooraf

of er voldoende bandbreedte en capaciteit

beschikbaar is op de locatie en informeer of

u deze eventueel kunt uitbreiden.

‘Digitaal’ werken kan kostentechnisch

interessant zijn, omdat het werk uit handen

neemt en processen versneld kunnen

worden. Voorafgaand aan en tijdens het

event kan digitalisering veel betekenen,

maar ook de output is beter te meten.

Door de inzet van big data en analytics zijn

tal van zaken na te gaan; van het meten

hoe mensen het congres beleven tot het

effect van trainingen en het monitoren van

gedrag en bezoekersstromen. Veel

informatie kan gebruikt worden voor

de organisatie van een volgend event

en voor marketing doeleinden.

7

Bij digitalisering denkt men al snel aan digitale tools in de vorm van web-apps en mobiele applicaties.

Ingedeeld op functie beschrijven we hier enkele:

Actie en planningGoogle Keep: Leg snel uw gedachten vast en deel ze met collega’s. Spreek onderweg een memo in en

laat het automatisch op schrift stellen (https://keep.google.com/)

Stormboard: Online brainstormen en plannen met deze toepassing (https://stormboard.com/)

Wunderlist: Wunderlist is een simpele app, waarmee u uw takenlijst beheert en u dingen gedaan kunt krijgen

(https://www.wunderlist.com/)

Asana: beheer de workflow van je team met deze gratis tool (https://www.asana.com/)

Microsoft Project: Microsoft Project is een ERP-softwarepakket dat primair bedoeld is om projectmanagers

en portfoliomanagers in middelgrote en grote bedrijven te helpen.

Datumprikker: Met deze tool van Worldmeetings prikt u eenvoudig een datum en tijdstip voor uw meeting

(https://www.worldmeetings.com/nl/datumprikker)

Timeanddate.com: een wereldwijd overzicht van feestdagen en tijdzones (http://www.timeanddate.com/)

Todoist & Any.do: to-do lijsten die gebruiksvriendelijk zijn en snel te delen (www.todoist.com en www.any.do)

DocumentenbeheerDropbox: Dropbox is een clouddienst voor het online opslaan van bestanden (https://www.dropbox.com/)

Google Drive: Overal toegang tot uw bestanden, foto’s, video’s en meer, met de beveiligde cloudopslag en

back-up van Google Drive (https://www.google.com/intl/nl_nl/drive/)

Sharepoint: Organisaties gebruiken SharePoint voor het maken van websites (www.watissharepoint.nl/)

Trello: gebruiksvriendelijk projectbord, helpt overzicht te behouden (www.trello.com)

CommunicatieYammer: Blijf op de hoogte met Yammer. Yammer is een privé sociaal netwerk dat werknemers in verschillende

afdelingen of locaties helpt samenwerken (www.yammer.com)

Facetime: Videogesprekken voeren met je telefoon (www.apple.com/nl/mac/facetime/)

Momice: alles-in-één-tool voor eventcommunicatie (www.momice.com)

InMail: berichtenfunctie op LinkedIn, ook te gebruiken voor inschrijvingen (www.linkedin.nl)

Evite: tool voor het versturen van uitnodigingen (www.evite.com)

BuzzMaster, Voxvote & Mentimeter: verhoog de interactie en peil het sentiment van bezoekers door hen

te laten stemmen met hun smartphones (www.buzzmaster.nl, www.voxvote.com en www.mentimeter.com)

WhatsApp: iedereen gebruikt het toch al, ook de meetingindustrie (www.whatsapp.com)

Slack: real-time messaging, ideaal voor teams als alternatief voor WhatsApp (www.slack.com)

Handige digitale tools

8

Thema 5:Hoe houd ik de regie over een bijeenkomst?Hoe houdt u de regie over een event? Dit is

al lastig genoeg, er zijn immers zoveel

verschillende aspecten die allemaal mis

kunnen gaan. Nog uitdagender wordt het

bij het boeken van een nieuwe locatie

zonder dat u als boeker de kans hebt zelf

een kijkje te nemen. En wat als u er tijdens

de bijeenkomst zelf niet bij kunt zijn? Zeker

bij grotere events willen boekers zelf vooraf

langs de locatie, zo blijkt tijdens de inter-

actieve workshop van Worldmeetings.

Bij kleinere vergaderingen, trainingen en

workshops wordt dit doorgaans minder

relevant gevonden.

Tip 12: zorg dat de communicatie goed verloopt Er loopt altijd ruis door organisaties, zeker

in de communicatie tussen verschillende

afdelingen. Bijvoorbeeld door verloop van

personeel en de overdracht van taken.

Zorg dat u als organisator van tevoren

weet wie de duty manager van de locatie

op de dag van het event is. Het is ook

handig om deze voor te stellen aan de

contactpersoon van de groep of de trainer

voordat de bijeenkomst begint, zodat zij

samen het programma of het draaiboek

kunnen doornemen. Het aanwijzen van

een contactpersoon binnen de organisatie

ter plaatse is verstandig, want “zo staat u

niet een kwartier bij de receptie te wachten

als er iets misgaat, maar kan u direct

iemand aanspreken.” Veel locaties hebben

een interne telefoon voor dit doel

beschikbaar.

Tip 13: houd uw budget in de gatenEen goede regie omvat behalve snel

kunnen schakelen tijdens het event ook

een goede budgetbeheersing in. Zonder

regie ter plaatse kan het zijn dat een

factuur te hoog uitvalt, waardoor deze niet

goedgekeurd wordt. Houd rekening met

ongeveer tien procent aan onvoorziene

kosten, monitor en stel uw budget continu

bij tijdens het planningsproces. Ook is

het lastig om na te gaan of het aantal

consumpties die op een factuur staan ook

daadwerkelijk kloppen. Maar, zoals een

deelnemer zegt: “Dat is ook een stukje

vertrouwen dat u geeft aan een locatie.”

Zorg in ieder geval dat de contactpersoon

ter plaatse voor vertrek de eindafrekening

aftekent.

9

Managementsamenvatting Van de eerste slagen maken in een draaiboek, tot aan het

succesvol evalueren achteraf: er komt veel kijken bij het

organiseren van een meeting. Dat houdt niet op bij het boeken

van een locatie. Professionals in de evenementenbranche

kunnen leren van elkaar en zo hun succes vergroten.

“ Uiteindelijk is het organiseren van een event geen walk in the

park, zo weten we met z’n allen”, merkt Ingrid Rip van InControl

of Events op tijdens de wrap-up van de tafel sessies. “Het is

werk dat goede project organisatie vergt”. Het uitwisselen van

tips en het delen van ervaringen kan daarom van toegevoegde

waarde zijn. Zorg dat u niet steeds het wiel opnieuw uitvindt,

maar dat u een gedegen werkproces hebt.

Het houden van overzicht is cruciaal voor boekers. Gelukkig zijn

er tal van digitale tools die boekers kunnen ondersteunen bij

het organiseren van bijeenkomsten. De steeds verdergaande

digitalisering maakt dat we steeds meer afhankelijk zijn van

allerhande mobiele applicaties en websites. Maar uiteindelijk

is de mens beslissend; de factor die het verschil maakt tussen

succes en falen.

In een wereld waarin iedere meeting beslissend is, is de

professionaliteit van de boeker cruciaal. Het organiseren van

een meeting mag dan geen rocket science zijn: een bemande

raket naar de maan sturen lijkt soms makkelijker dan het

organiseren van een volledig vlekkeloos event.

Samenwerken met een partner voor advies is keyHet hebben van een betrouwbare partner

die een kenner is van meetings is een

voorwaarde voor resultaatgerichte

eventplanning.

Het plannen van een congres, training of

vergadering kan namelijk een enorme klus

zijn. Het begint vaak al bij het vinden van

een geschikte datum. En dan begint de

zoektocht naar een geschikte locatie.

Een partner zoals Worldmeetings kan

hierin ondersteunen door professioneel

en objectief adviezen te verstrekken.

Worldmeetings is een intermediair voor

hotels en meetinglocaties en marktleider

op het gebied van strategisch meeting-

management. Omdat Worldmeetings als

geen ander het belang van een goede

vergadering onderkent, kan deze partner

zorgdragen voor de juiste voorwaarden:

een goede locatie en een efficiënte manier

van voorbereiden.

Gedurende de afgelopen 25 jaar heeft

Worldmeetings de meetingbranche lang-

zaam zien veranderen. Een vergadering

is meer dan alleen het samenkomen

van mensen. Het is een moment van

afstemming, een moment van inspiratie

en een moment waarin koers gezet wordt

naar de toekomst. Een meeting is

beslissend. Daarom is de locatie zo

belangrijk: het bepaalt de sfeer en de

ervaring. Worldmeetings adviseert partijen

in de meetingbranche, zodat de perfecte

matches worden gemaakt tussen

opdrachtgever en locatie. Daarnaast

verzamelt Worldmeetings data,

teneinde een bijdrage te leveren aan

de ontwikkeling van kennis over de

meetingbranche. Worldmeetings biedt

het volgende:

• Kostenbesparingen en beperken

van risico’s

• Ontzorgen en naleving van reisbeleid

• Deskundigheid

• Smart meeting solutions

De zakelijke dienstverlener doet dit onder

meer door oplossingen aan te bieden die

meetings beter stroomlijnen. Van inkoop,

tot reservering, facturatie en management-

informatie. Uiteindelijk leidt dit tot een

verbeterde efficiency en minder kosten.

Maar ook door het ontzorgen van de

organisatie van de opdrachtgever door

de inzet van deskundigheid op het gebied

van Strategisch Meeting Management.

En door het aanbieden van digitale

meeting toepassingen die het plannen

van een meeting nog eenvoudiger maken.

Over WorldmeetingsWorldmeetings is dé expert

op het gebied van meetings.

Deze intermediair heeft het

boekingsproces tot in detail

geoptimaliseerd en draagt daar-

mee zorg voor grote efficiëntie én

besparingen. Worldmeetings

heeft 25 jaar ervaring in het

regelen van de meest geschikte

vergaderlocaties en hotelkamers

tegen de beste condities. In die

25 jaar heeft het bedrijf meer dan

1 miljoen reserveringen gemaakt

op meer dan 1000 locaties.

10

omdat iedere meeting beslissend is

worldmeetings.com

Meer informatieLaan van Meerdervoort 50

2517 AM Den Haag

T. +31 (0)70 313 11 00

F. +31 (0)70 313 11 22

info@worldmeetings.nl

worldmeetings.com

Linkedin

twitter

facebook