Geschäftsprozessmanagement
in KMU
Problemstellungen und Lösungsansätze
Dr.-Ing. Gerd Arnold, evermind GmbH, Leipzig
Kleine und mittelständische Unternehmen
Die kleinen und mittleren Unternehmen umfassen in der Bundesrepublik Deutschland (2009)
ca. 3,2 Mio. Unternehmen
99,7 % aller umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
65,8 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten
37,5 % aller Umsätze
83,0 % aller Auszubildenden
4,2 Beschäftigte
Kleine und mittelständische Unternehmen
Geschäftsprozesse in KMU
Die Komplexität von Prozessen ist abhängig von
Anzahl der Prozesse und Aktivitäten
Anzahl und Art der Wechselwirkungen
Anzahl der Akteure
Struktur und Umfang der eingesetzten Ressourcen
Prozesse in KMU können meist von den Akteuren überblickt werden ! ?
hohe Redundanz der Ressourcen
selbstorganisierend
hohe Stabilität
Geschäftsprozesse in KMU
Strukturelle Besonderheiten in KMU
Selbstorganisation
„Universalität“ der Ressourcen
hohe Flexibilität
effiziente Lösung unvorhergesehener Probleme
Prozesswissen wird durch die Akteure getragen
meist ausgeprägte Zielorientierung
hohe Stabilität von Teilprozessen
hohe Flexibiliät durch schrittweise Anpassung der Prozesse
unstrukturierte Prozesse
unstrukturierte Prozesse
Risiken
Die Auftragsabwicklung ist in den meisten KMU ein Projektprozess!
Risiken:
unzureichende Spezifikationen
unzureichende technische Lösung
keine Erfahrungen in der Technologie
Material nicht verfügbar
unklare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten
Missverständnisse zwischen den Projektpartnern und mit dem Kunden
Informationsverluste
fehlerhafte Terminfestlegungen/ unzureichende Terminabstimmungen
keine definierten Prozesse zur Fehlererkennung und -behebung
Fehler werden zu spät bemerkt
Modellierung von Projektprozessen
Teilprozesse, Aufgaben
Akteure
Ressourcen
Prozesslogik
Schnittstellen zu externen Strukturen → Ereignisse
Informationsfluss
Dokumentenlenkung
Softwarewerkzeuge, IT-Struktur
Dauern, Termine, Kosten
Meilensteine
1
2
3
4
Modellierung von Projektprozessen
Process Modeling Notation (BPMN)
grafische Spezifikationssprache
Symbole, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows) modelliert und dokumentiert werden können
XML Process Definition Language (XPDL)
Ausführbare Beschreibungssprache zur Beschreibung von Arbeitsabläufen
alle gängigen BPMN-Modellierungswerkzeuge können XPDL-Dateien exportieren und weitgehend importieren
mit den XPDL-Dateien können mittels Workflowengines Prozessinstanzen erzeugt und ausgeführt werden
Modellierungswerkzeuge
Risikobasierte Prozesskonfiguration
Risikobasierte Prozesskonfiguration
Risikobasierte Prozesskonfiguration
Risikobasierte Prozesskonfiguration
Prozesse automatisieren
Konzepte
Ausschließliche Integration vorhandener Softwareanwendungen
Ergänzung durch eigene Nutzeroberflächen
Formulargenerator der Workflowsoftware
Native Anwendung
Framework
Webservices• Schnittelle zwischen Workflowengine und Anwendungsprogrammen
• Austausch von XML-Nachrichten über Internetprotokolle
Workflow-engine
Prozesse automatisieren
Integration von Softwaresystemen
Vorhandene Software hat optimierte und bei den Anwendern eingeführte und akzeptierte Nutzeroberflächen!
Für KMU ist die Entwicklung alternativer Nutzeroberflächen nur im Ausnahmefall sinnvoll!
Dokumenten- und Informationsmanagement
Versionsverwaltung ?!
Ressourcen- und Terminplanung
Netzplan
Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten
Berücksichtigung von Zeitdauern, Terminen und Ressourcen
Terminplanung von Projekten
frühester Beginn frühestes Ende
Nr. BezeichnungDauer freier P. ges.Puffer
spätester Beginn spätestes Ende
kritischer Weg
Initialaufwand
Softwarekosten
Kosten für externe Berater (Modellierung)
Kosten für Softwareintegration
Kosten für Schulungen
Aufwand für Datenerfassung, Strukturierung
Aufwand für Einarbeitung
Auswertung der Projektergebnisse
Prüfung der Projektergebnisse
Schwächen und Stärken identifizieren
wiederverwendbares Projektwissen dokumentieren und kommunizieren
Verbesserungspotentiale und Erfolgsmethoden (Best Practices) ableiten
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, Qualitätsmanagement
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