organisiert Buchungsbelege und
Dokumente „ganz nebenbei“ und
führt Sie mühelos in die digitalisierte
Unternehmensverwaltung.
Der softwaregesteuerte Workflow
in Ihrem Unternehmen…
Mit hmd.workflowplus zur Bearbeitung von beliebig vielen Firmen in einem Arbeitsgang ohne „vorsortieren“.
Wie arbeiten Sie heute?
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Wie viele Outlook-Ablagen und Archive gibt es?
Wo ist der Beleg-Eingang gespeichert?
Wie kommt der Beleg in die Buchhaltung?
Wo wird er archiviert?
Heute kommt der Posteingang erst einmal in den
Eingangskorb. Da gehört er eigentlich nicht hin,
schließlich sollen die Dokumente und Belege
zeitnah bearbeitet werden. Warum sind sie nicht
längst beim richtigen Sachbearbeiter?
In Ihre Ablage kommt nur, was per Post
angekommen ist.
Stimmt die Ablage?
Wie viel Zeit verwenden Sie dafür?
Wo archivieren Sie E-Mails?
Werden E-Mails 10 Jahre aufbewahrt?
Finden Sie in Ihrer Ablage wirklich etwas wieder?
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag.
Die heutige Flut an Postein-
gängen erreicht Sie entweder per
Post oder per E-Mail.
Alles, was ankommt, gelangt mit
hmd.workflow sofort (nicht
irgendwann) in den Unterneh-
mensworkflow und kommt gleich
zum richtigen Empfänger.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag:
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
Um die Eingangsrechnung zu
erfassen benötigen wir nur wenige
Informationen, die Sie auf der
Rechnung finden: Den Absender,
den internen Empfänger und die
Beträge mit Skonti. Mehr ist hier
nicht einzugeben.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag.
Das hätte ich nicht gedacht.
Alles, was heute in Ablagefächern der Kollegen
schlummert, ist jetzt in digitaler Form sofort für
alle verfügbar. Der Kollege ist über den Vor-
gang sofort informiert. Vor allem aber ist das
leidige Ablageproblem weg. Das wollte sowieso
keiner machen.
Ich überlege gerade,
wie wir unsere heutigen Dokumente in dieses
System bekommen. Dass es geht habe ich
gesehen, jetzt muss ich halt nur aufpassen, dass da
nicht uralte Dinge hineinkommen.
Und wenn ist es auch nicht schlimm. Sie müssen ja
keines dieser alten Dokumente mehr „anfassen“,
Sie arbeiten jetzt mit Volltextsuche und kommen so
zielgenau an das richtige Dokument. Eventuell ja
auch an ein „altes“.
Ich bin viel unterwegs und brauche da immer
wieder meine Daten, Belege etc.
Der klassische Fall für eine Cloud-Anwendung. Sie
selbst entscheiden, ob Sie unsere Lösung lokal auf
Ihrem Computer/Server installieren oder über unsere
„Cloud Made in Germany“ auf unserer Serverfarm in
Saarbrücken nutzen.
Wir können den „Zugriff von außen“ auch auf Ihrem
lokalen Computersystem einrichten. Ca. 4.000 unserer
Kunden arbeiten so.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Ihre Dokumente sind nun nicht mehr in Ordnern und Schränken, sondern
in Ihrem „elektronischen Aktenschrank“ gespeichert.
Sie können „Ihren“ elektronischen Akten-
schrank einrichten wie Sie wollen.
Ganz links finden Sie die Register (so wie
früher in den Ordnern) und in der Mitte
die Unterregister, andere nennen es auch
Details.
Der rechte Teil ist den zugehörigen Do-
kumenten und der direkten Korrespon-
denz vorbehalten. Das ist eine tolle Sa-
che, weil Ihr E-Mail oder Ihr Brief gleich
dort gespeichert ist, wo er hin gehört.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Ihre Buchhaltungsbelege sind direkt dort, wo auch heute der nächste
Verarbeitungsschritt stattfindet: im Zahlungsmodul hmd.finanzmanager.
In diesem Beispiel sehen Sie zwei Firmen in einer Oberfläche. Die Liquiditätsanzeige erfolgt einzeln und für beide Firmen gemeinsam.
Die Zahlungsauswahl können Sie für beide Firmen in einem Lauf vornehmen, die Erstellung der Zahlungsdateien und die Verbuchung
erfolgt selbstverständlich getrennt.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Der hmd.finanzmanager kann noch viel mehr.
Zum Beispiel Belege markieren, die man der Geschäftsleitung zur
Zahlung vorschlägt.
Zum Beispiel Zahlungsintervalle vorbereiten, evtl. weil man in der
kommenden Woche Urlaub hat.
Zum Beispiel unklare Belege parken, weil es vor der Zahlung
Rückfragen gibt. Oder eine einzelne Rechnung mit hmd.girodirekt sofort
bezahlen, weil es so vereinbart wurde.
Nicht zuletzt die reine Liquiditätsvorschau zur Finanzdisposition.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Der hmd.finanzmanager kann noch viel mehr.
Das Programm zeigt Ihnen die Offenen Posten der Lieferanten wie in einem Kalender, Woche für Woche
nach Fälligkeit. Direkt in diesem Bild können Sie disponieren, wann Sie bezahlen wollen und ob Sie den
vollen Betrag bezahlen wollen. Ziehen Sie einfach mit „drag and drop“ den offenen Betrag in die
Zahlwoche.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Ihre Buchhaltung läuft im Hintergrund.
Dabei spielt es keine Rolle, welche Buchhaltung Sie im Einsatz haben
und wo die Buchhaltung bearbeitet wird.
Mit hmd.finanzbuchhaltung sind Sie immer aktuell, weil alle Daten
synchronisiert werden. Die Software ist entweder bei Ihnen oder bei
Ihrem Steuerberater installiert. Ihr Steuerberater erhält täglich, wö-
chentlich oder einmal im Monat via hmd.dts (DokumentenTransfer-
System) die erstellten Buchungen übertragen. Natürlich mit anhän-
genden Dokumenten und mit den Zahlungsdaten, falls Sie schon
bezahlt haben.
In der Buchhaltung selbst wird nur noch das richtige Konto eingesetzt,
falls die Person der Beleg-Ersterfassung das nicht wusste. Der Rest
ist komplett.
Das ist die erwünschte Arbeitsteilung. Tatsächlich wurde der einge-
hende Beleg nur einmal bearbeitet, Zahlung und Buchungskomplet-
tierung leitet sich automatisch ab.
So reduzieren Sie den heutigen Aufwand nachhaltig.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Was muss man in der Buchhaltung noch machen?
Die von hmd.workflow übernommenen Bu-
chungen sollten geprüft werden, man will ja
ganz sicher sein, dass alles stimmt.
Dort, wo der Erst-Erfasser kein Konto aus-
gewählt hat (weil er es nicht weiß oder nicht
soll), komplettieren Sie hier die Buchung.
Falls eine Aufteilungsbuchung nötig ist,
dann machen Sie das hier.
Einfach, sicher, schnell.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Jetzt ist alles perfekt und schnell verarbeitet, aber
wie findet man Belege und Dokumente?
Das suchen hat ein Ende. Mit hmd.search
finden Sie jedes Dokument und jeden Inhalt
sofort.
Dafür brauchen Sie keine Verschlagwor-
tung, wie bei anderen DokumentenManage-
mentSystemen.
Die Volltextsuche funktioniert auch für die
Dateiformate PDF, JPG, TIF etc., das ist
perfekt. So finden Sie zum Beispiel eine
Seriennummer eines defekten Gerätes
innerhalb 2 Sekunden.
Und heute?
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Möchten Sie auf Ihre Dokumente auch unterwegs zugreifen?
Tun Sie es einfach. Mit unserem Modul hmd.netarchiv
synchronisieren wir Ihre Dokumenten-Database mit
dem für Sie eingerichteten online Portal - verschlüsselt
und mit doppelter Zugangssicherung.
Direkt im NetArchiv laden Sie die Dokumente aus Ihrer
lokalen Datenbank, die Sie unterwegs sehen wollen.
Dazu brauchen Sie nur einen Internetzugang und ei-
nen Standardbrowser, u.a. auch Safari. So funktioniert
die Lösung auch ohne App-Installation auf mobilen
Geräten, z.B. mit iOS oder Android Betriebssystemen.
Im NetArchiv könnten auch Dokumente sein, die Sie für
Geschäftspartner „hochgeladen“ haben, weil Sie nichts
per E-Mail durch die Welt schicken wollen. Wenn das
so ist, würden Sie dem Partner einen Direktzugriff auf
„seine“ Registerzeile gewähren.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Ihr Nutzen auf einen Blick
Tätigkeit Mit hmd.workflow Zeitersparnis
Posteingang und E-Mails
verteilen
Automatische Zuweisung
Sachbearbeiterprüfung Direkt nach Erstbearbeitung
Zahlen im Giroprogramm Sofort, ohne weitere Eingabe
Ablage Buchen Entfällt
Buchen Entfällt bis auf Gegenkonto
Originalablage Entfällt
- Ordner
- Register
- Alphabetprobleme
Dokumentensuche In Sekunden
Raumkosten Ablage Entfällt
Bitte tragen Sie unter Zeitersparnis die
Anzahl Stunden pro Monat ein, die Sie
heute für diese Tätigkeiten aufbringen
müssen.
Sie kennen Ihren Stundensatz. Sie
wissen auch, wer diese Tätigkeiten in der
Regel zu welcher Zeit macht. So ergibt
sich ein Monatsbetrag für den Aufwand
für diese Tätigkeiten.
Dem stehen unsere Kosten gegenüber.
Wir sind gespannt, welche Zeiten Sie
schätzen.
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Mit hmd entspricht Ihr Unternehmens-Workflow den
Vorschriften der aktuellen GoBD (seit 01.01.2015).
Für die absolute Sicherheit sorgt die Verfahrensdokumenta-
tion des Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen. Auch darum kümmern wir uns. Unser Datenschutz-Partner, die Munker
Unternehmensberatung, erstellt für Sie sehr kostengünstig eine ent-
sprechende Verfahrensdokumentation.
www.munker.info
Der softwaregesteuerte
Workflow in Ihrem Unternehmen
Tradition und Fortschritt als zuverlässiger IT Partner
Mitarbeiter im IT-Bereich 400
Mitarbeiter bei hmd am Standort Andechs 52
Anwender Steuerberatende Berufe > 2.400
ASP Mandanten (auf Kanzlei-Server) > 3.450
ASP Mandanten > 7.500
Größte Kanzlei Mitarbeiter > 900
Kleinste Kanzlei Mitarbeiter 1
Industrie > 10.000 Arbeitnehmer 6
Heilberufe (Alten- und Pflegeheime) 72
Landwirtschaftliche Buchstellen etc. 100
Größte Pers.Ges. (Gesellschafter) ca. 18.000
hmd-software ag
abt-gregor-danner-str. 2
82346 andechs
Telefon 08152 988-200
Mail [email protected]
Web www.hmd-software.com
Top Related