Van Word tot PDF/A
De uitdagingen rondBusiness Correspondentie
Oscar Dubbeldam
3
Wat is de toekomst vandocument communicatie?
In enkele jaren lezen we boeken op een eReader, doen we gerichte communicatie via Twitter en YouTube en werken we virtueel via de iPad.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
4Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
Agenda
Introductie Output Management Output Management – Trends De 10 uitdagingen van Output
Management Social Media Vereisten voor een leverancier Discussie sessie
Van
Word
tot PDF/A
5
Strategy Partners
Onafhankelijke markt research en analyse organisatie.
Focus op Europa Levert tevens best practice advisering aan
gebruikers over Enterprise Content Management
Innovatie in Document Communicatie Innovatie in Automated Document Process
Management. Kantoren en associates in UK, Benelux,
Nordic, Germany, Zwitzerland en southern.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
6
Output ManagementDe motor van business
correspondentieHistorisch perspectief De huidige omgeving
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
7
Het historisch perspectief van OM
Output Management ondersteunt het efficient printen op een device vanuit een computer.
Output Management is een printer en wat software.
Output Management biedt geen ondersteuning van business kritische processen.
Output Management is geen IT issue. Historie of nog steeds waar?
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
8
The Output Management architecture
Copyright 2008 Strategy Partners Nederland B.V.
9
Output Management – De laatste jaren
Afname van totaal printing volumes CAGR is rond -3.06% - 2008 - 2013
Opkomst van Social Media Facebook bereikt 100 million gebruikers
in 9 maanden
De innovatie in hoog volume document compositie is tot stilstand gekomen
Enkele nieuwe standaarden als JDF en XPS
Overall verbeteringen, niet veelCopyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
10
De Business Correspondence architectuur
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
11
De recentelijke trends in B.C.
Multi-channel delivery van documenten
OpenOffice.org – Word – geïntegreerd Afname van transactional
documenten De gebruiker verantwoordelijk voor
de tekst en de templates Business applicaties geïntegreerd
met document output opties Managed Print Services
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
12
De 10 uitdagingen rond BC
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
De eindgebruiker Ad-hoc versus batch Multi-channel delivery Corporate imago Integratie met bedrijfsprocessen Onderhoud van tekst en templates Outsourcing Cost control en inzicht Standaarden Post processing en porto optimalisatie
13
1 – De eindgebruiker
Blijft graag Word gebruiken wanneer dit hem uitkomt
Prefereert om direct aanpassingen in de tekst en de templates te kunnen maken.
Heeft weinig vertrouwen in een brief die wordt geproduceerd en verzonden via een centrale printroom.
Is op zoek naar een tools die hem / haar helpt in het bereiken van de (persoonlijke) goals / targets.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
14
2 – Ad-hoc versus batch
Niet geïntegreerd Batch wordt gecontroleerd door Print
en Mail (Document Services) Ad-hoc is de verantwoordelijkheid
van de business Verschillende infrastructuur, software
platforms Geen kennis van ad-hoc volumes Flexibiliteit versus standaard
processen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
15
3 – Multi-channel delivery
De noodzaak om document elektronisch te distribueren
Is een optie Als een keuze van de ontvanger Als een kostenbesparingoptie
Digital handtekening en gegarandeerde aflevering
Gekoppeld met electronisch archief (Records Management)
Van één bron naar meerdere bestemmingen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
16
4 – Corporate Imago
Handhaving uniform corporate imago over alle documenten
Eindgebruikers niet in staat tot aanpassing corporate image
De wens om style veranderingen snel en eenvoudig over alle template uit te voeren
Eenvoudig stap voor stap proces om corporate imago documenten te bouwen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
17
5 – Integratie met bedrijfsprocessen
Handmatige connectie tussen de bedrijfsapplicatie en de document creatie stap
Beperkte mogelijkheden voor de uitwisseling van meta data, voor en na de document creatie
Auditing van uitgevoerde acties Internet applicaties vereisen
document creatie voor directe reacties
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
18
6 – Onderhoud van tekst en templates
Wie heeft de verantwoordelijkheid van het onderhoud van
Templates Tekstblok bouw-elementen Corporate imago (fonts, logo’s, header/footer)
Moet er een review proces zijn voor goedkeuring en productie?
Is de gebruiker capabel om de templates te creëren?
Wat zij de minimale vereiste om het onderhoud te controleren?
Versiebeheer, logging, OTAP, wie deed wat wanneer.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
19
7 - Outsourcing
Is outsourcing toepasbaar of slechts een strategie?
Outsourcing van het proces of delen Applicatie onderhoud Template ontwikkeling De printproductie en fulfillment
Print Service Providers printen alleen en innoveren niet
BPO mag met maken van veranderingen niet vertragen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
20
8 – Inzicht in de kostenelementen
Note. het percentage van de totale click
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
21
8 – Inzicht in de kostenelementen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
22
9 - Standaarden
OpenOffice.org is (nog) niet op grote schaal geaccepteerd.
PDF/A is de nieuwe standaard voor lange termijn archivering.
XML en Web Services voor applicatie integratie.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
23
10 - Nabewerking & Porto optimilisatie
De automatisering van het print ready tot distributie proces.
Veel applicaties, veel systemen, veel handmatige bewerkingen.
De noodzaak om het distributiekanaal te veranderen. De repro / mail zal zij rol moeten veranderen.
Document Logistiek is geen software tool, het is gebaseerd op een proces automatissering aanpak, gebruikmakend van Lean en Six Sigma
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
24
10 – Eliminatie van procesinefficiencies
Lean productie en Six Sigma
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
25
Enquete resultaten
190 verzonden 55 reacties Batch/Bulk en SmartDocuments lijkt geen logische
combinatie. (o.b.v. reacties)
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
26
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
Welke problemen worden ondervonden bij bulkcommunicatie
27
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
28
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
29
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
30
Survey Results
Aanvullende input Koppeling met Sharepoint en CORSA E-formulieren Koppeling DigiD Betalingsmogelijkheden Webversie van SD
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
31
Communicatie is Bedrijskritisch
Het wordt altijd gerealiseerd of als zodanig erkend, maar het kunnen verzenden van communicatie is (bedrijf) kritisch voor menig organisatie.
Verzekeringspolissen en pensioenoverzichten moeten voor een specifieke datum verzonden worden.
Een BTW statement vereist een bewijs van levering of aflevering van goederen
Een nieuwe product wordt zelden gemaakt en verkocht zonder specifieke documenten
Hoe lang kan uw organisatie blijven “draaien”’ zonder het versturen van document gebaseerde communicatie?
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
32
Nieuwe vormen van Business Correspondentie
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
33
Social Media – Kans of bedreiging
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
34
Wat te doen …?
Wees niet bang voor de Social Media hype.
Social Media is een additioneel communicatie kanaal, het is zeker geen complete vervanging.
Begin het niet zomaar te gebruiken, maak eerst een plan, maar maak er zeker gebruik van.
Voeg het toe aan de Document Communicatie Strategie.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
35
De Document Communicatie Strategie
Start niet met een leuke technologie
Output is kritisch voor de business, het verdient een strategische aanpak.
Een strategie die het hele document proces afdekt
Content Baseline assessment
• Missie en visie• Objectives en strategie• Business behoefte
Documenten, Technologie en Mensen
• Bedrijfskritische documenten
• Software en hardware Problemen en
oplossingen• Business perspectief
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
36
De vereisten voor uw leverancier
Ze moeten u wel kennen! U helpen met de business transformatie
naar een nieuwe niveau diensverlening. Heeft hij een
Value Proposition. Brede scope. Niet alleen features
en functies. Professionele
dienstverlening.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
37
Business Communicatie zal nooit meer hetzelfde zijn
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
Top Related