Automazione dellaAutomazione dellaSegreteria DidatticaSegreteria Didattica
Software per la “Centralizzazione ed Automazione dei documenti” e “Protocollo
Informatico” con “Sissi in Rete”
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Obiettivi della Segreteria Obiettivi della Segreteria AutomatizzataAutomatizzata• Avere a disposizione uno strumento che “piloti” l’ operatorestrumento che “piloti” l’ operatore
nella creazione e classificazione dei documenti.
• Riaprire immediatamente un documento archiviatoRiaprire immediatamente un documento archiviato, usando facili strumenti di filtraggio, evitando di “sfogliare” le cartelle e evitando di “sfogliare” le cartelle e cercando il “nome di file” tra centinaia di documenticercando il “nome di file” tra centinaia di documenti
• Poter lavorare direttamente sul Database Sissi in Retelavorare direttamente sul Database Sissi in Rete, potendo utilizzare, in tempo reale, tutti i dati contenuti, senza doverli riscrivere
• Avere finalmente a disposizione uno strumento software per il Protocollo InformaticoProtocollo Informatico, semplice e potente, automatizzando e automatizzando e velocizzando le procedurevelocizzando le procedure, evitando quindi possibili errorievitando quindi possibili errori
• Assolvere a tutte le norme sulla sicurezza e privacynorme sulla sicurezza e privacy dei dati personali, utilizzando il server per l’archiviazione automatica dei server per l’archiviazione automatica dei documentidocumenti, potendo automaticamente effettuare tutte le “copie esterne” (del database Sissi, documenti archiviati, ed eventuali cartelle scelte manualmente)
Sissi.Doc 3
Esigenze OperativeEsigenze Operative • Punto primo: la praticitàpraticità e semplicitàsemplicità d’uso del software
• VelocitàVelocità di creazione e recupero documenti senza pericolosenza pericolo di cancellazioni e doppioni
• Operare in regola con la legge sulla Sicurezza e Privacy dei Dati Sicurezza e Privacy dei Dati, utilizzando un solo pc per l’ubicazione di tutti i doc. (solitamente il server di Sissi, già oggetto di backup periodico)
• Utilizzare tutti i tipi di documentiUtilizzare tutti i tipi di documenti creati dai vari programmi, scaricati (Internet) o ricevuti (posta elettronica, etc.)
• Integrazione Completa con Sissi in Integrazione Completa con Sissi in reterete utilizzando ed aggiornando direttamente tutti i dati in esso contenuti
• Protocollo InformaticoProtocollo Informatico su Database Sissi in Rete, e Protocollo Automatico in Entrata (posta elettronica, scanner, etc)
• 100% compatibile con altri sw: 100% compatibile con altri sw: dati elaborati all’interno del DB Sissi in Rete
AutomazioneAutomazioneal 100%al 100%
Semplicità Semplicità e Velocitàe Velocità
SicurezzaSicurezzae Privacye Privacy
IntegrazioneIntegrazioneSissi in ReteSissi in Rete
CompatibilitàCompatibilitàcon altri swcon altri sw
ProtocolloProtocolloInformaticoInformatico
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Soddisfare le esigenzeSoddisfare le esigenze
• Soprattutto per i meno esperti, semplicitàsemplicità e logicalogica sono elementi fondamentali. Per “Riaprire” documenti salvati o “crearne” di nuovi in modo completamente automatico, bastano 2 “clic” del 2 “clic” del mousemouse!
• E bastano altri 2 “clic” x creare e 2 “clic” x creare e rileggere rileggere un documentodocumento o un ProtocolloProtocollo
• L’utilizzo contemporaneo delle L’utilizzo contemporaneo delle principali tabelle “SiSSi in Reteprincipali tabelle “SiSSi in Rete”, permette l’associazione dei documenti a qualsiasi soggetto (persone fisiche, aziende, Enti) in esso archiviati, senza dover “reinserire” alcun dato manualmente (intestazione intestazione automatica dei doc.)automatica dei doc.)
La scarsa esperienza informatica mi obbliga a:La scarsa esperienza informatica mi obbliga a: 1) ricercare i documenti salvati1) ricercare i documenti salvati 2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori
Apertura e creazione Apertura e creazione documenti documenti con 2 soli “clic”con 2 soli “clic”
Protocollo Informatico Protocollo Informatico con 2 soli “clic”con 2 soli “clic”
IntegrazioneIntegrazioneSISSI in ReteSISSI in Rete
AUTOMAZIONE = SODDISFAZIONEAUTOMAZIONE = SODDISFAZIONE
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Analisi dei costiAnalisi dei costi
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1° anno Seguenti
Acquisto, Assist.,Aggiornam.Standard
Noleggio (tuttocompreso)
• Abbiamo pensato alla formula di NoleggioNoleggio a costo fisso annuale, comprendente tutta l’assistenza ed aggiornamenti periodici durante l’anno, con l’abbattimento dei l’abbattimento dei costi inizialicosti iniziali di un classico acquisto.
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La Schermata Iniziale di Sissi.DocLa Schermata Iniziale di Sissi.Doc
Scelta Ambiente di lavoro
Scelta Tabella Mittente/Destinatario
Mittente/Dest. scelto
Scelta Tipologia Documento
Interrogazione e Apertura immediata del Protocollo
Apri Documenti del Mitt./Dest. scelto
Elenca Documenti in base alle scelte
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Gestione Documenti del Mitt./Destinatario sceltoGestione Documenti del Mitt./Destinatario scelto
Doppio clic del mouse: Apertura Protocollo
Doppio clic del mouse: Apertura o Creazione DocumentoInserimento nuovo Documento
Sissi.Doc 8
Gestione Documenti in base alle scelte fatteGestione Documenti in base alle scelte fatte
Doppio clic: Apre Protocollo
Doppio clic :Apre Documenti Mitt/Dest
Doppio clic :Apre il documento
Sissi.Doc 9
Creazione e Apertura Automatica del DocumentoCreazione e Apertura Automatica del Documento
Esempio di Documento Microsoft Word creato automaticamente dalla carta intestata dell’Istituto
- CON 1 DOPPIO CLIC DEL MOUSE -
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Automazione Documenti in EntrataAutomazione Documenti in Entrata
In tempo reale, i documenti “Salvati” in 1 cartella prescelta, saranno immediatamente archiviati:
sono stati salvati 2 messaggi di Posta elettronica:Scegliendo il Mittente e 1 doppio clic sulla casella Protocollo,
i documenti vengono immediatamente protocollati
Scelta del MittenteDoppio clic:
Crea Protocollo
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Punti di forzaPunti di forza
FunzionalitàFunzionalità
Apre tutti i Doc
Apre tutti i Doc
Gen
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ione
Doc
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Doc
Colleg. Sissi in Rete
Colleg. Sissi in Rete Pro
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Pro
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FacilitàFacilità
InInttuitività
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2 click: fa
tto
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RisparmioRisparmio
TempoTempo
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Assistenza
Assistenza Agg
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SicurezzaSicurezza
Tutto sul server
Tutto sul server
Bac
kup
un
ico
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Pc Clients “puliti
”
Pc Clients “puliti
”
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Fasi successiveFasi successive
• Come tutte le procedure software elaborate su misura, più utenti (segreterie didattiche) utilizzeranno la procedura, più esigenze potranno essere soddisfatte, condividendo fra condividendo fra tutti le migliorie apportate dietro ogni tutti le migliorie apportate dietro ogni richiestarichiesta, creando un vero e proprio gruppo di gruppo di lavoro.lavoro.
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