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Progetto Pilota “PROTOMA” – Secondo Meeting Transnazionale Setubal, 3-4 giugno 2003
IL BUDGETING
come competenza critica di progettazione e di gestione
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Il budgeting è un elemento essenziale nella progettazione e gestione di un’iniziativa
in quanto consente
•un approccio per obiettivi•un corretto dimensionamento delle risorse•un controllo dell’efficienza dell’intervento
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I momenti critici per la definizione e la gestione del budget
• Definizione del bilancio preventivo (presentazione della candidatura)
• Riformulazione iniziale• Rendicontazione intermedia e finale• Riformulazione in itinere (modifiche di
bilancio)
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Le voci di costo del piano finanziario (e i relativi massimali)
• Costi del personale
• Costi operativiSpese di viaggio e soggiornoSpese relative alle TIC (15% del budget totale)Spese di produzioneSpese generali (7% del budget totale)Altre spese
• Costi di subappalto (30% del budget totale)
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Costi del personale
“Qualsiasi remunerazione corrisposta ad una
persona legata ad un organismo membro del
partenariato o che lavori sistematicamente o
periodicamente per il progetto (quale che sia
la sua condizione giuridica)”
ex Manuale amministrativo e finanziario
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Costi operativi
Spese di viaggio e soggiorno Spese relative alle tecnologie
dell’informazione e della comunicazione (TIC) Spese di produzione Spese generali Altre spese
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Spese di viaggio e soggiorno
Viaggi direttamente legati al progetto ed effettuati da personale degli organismi partner
Soggiorni con costi in linea con i massimali previsti dal Manuale amministrativo e finanziario
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Spese per le TIC
Acquisto, noleggio o leasing di apparecchiature informatiche o audiovisive e spese relative al tempo di connessione
Costi sostenuti durante il periodo contrattuale
In caso di acquisto, imputazione al progetto del solo tasso annuo di ammortamento
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Spese per le TIC - Alcuni esempi
Hardware
Software
Collegamenti a Internet
Consultazione banche dati
Noleggio videoproiettore
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Spese di produzione
coerenti con le attività progettuali
connesse con la realizzazione dei prodotti
sostenute direttamente da uno degli
organismi partner
non riconducibili a nessuna delle altre voci
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Spese di produzione - Alcuni esempi
Toner per stampanti / fotocopiatrici
CD-Rom vergini
Risme di carta
per la riproduzione di prodotti e materiale
promozionale del progetto (brochure, inviti…)
se realizzati da un organismo partner
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Spese generali
spese per comunicazioni (telefono, posta),
duplicazione materiali (fotocopie),
cancelleria,
affitto sale congressuali,
carta - CD-Rom - toner per uso ordinario
se realizzati da un organismo partner e specificamente riferite al progetto
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Altre spese
non previste nelle altre categorie
necessarie per lo svolgimento delle attività progettuali
chiaramente identificabili ed adeguatamente motivate
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Altre spese – Alcuni esempi
Acquisto di libri, abbonamento a riviste
Quota di partecipazione ad una conferenza
Gettone di presenza ad un relatore per seminario di chiusura del progetto
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Costi di subappalto
“Qualsiasi somma corrisposta ad un soggetto
esterno al partenariato che svolga un’attività
specifica su commissione”
ex Manuale amministrativo e finanziario
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Costi di subappalto – Alcuni esempi
Consulenze Stampa pubblicazioni Traduzioni “Pacchetto” organizzazione seminari/convegni
se effettuate da soggetti esterni al partenariato
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Come imputare correttamente le spese?
Es. Per distinguere tra la voce Personale ed il Subappalto, occorre
• verificare se il partenariato possiede le
competenze specifiche per la realizzazione dell’attività
e in caso negativo…
a) Inserire l’esperto nello staff di uno degli organismi partner (costo del personale)
b) Prevedere il ricorso all’outsourcing (costo di subappalto)
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Predisposizione di un resoconto delle attività svolte e delle spese sostenute
a metà del progetto
ed alla sua conclusione
La rendicontazione intermedia e finale
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La rendicontazione intermedia e finale
• Voci di bilancio forfetarie Costi del personale Spese generali
• Voci soggette a rendicontazione di dettaglio Costi operativi (tranne Spese generali) Costi di subappalto
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Le voci forfetarie
• L’importo è stabilito all’atto dell’approvazione e non può essere modificato (“Forfait”)
• Le relative spese non vanno rendicontate con il supporto di documentazione giustificativa
• Le spese sono riconosciute previa valutazione
– del conseguimento degli obiettivi/della realizzazione dei risultati del progetto
– della qualità del prodotto finale
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Le voci soggette a rendicontazione
• Le spese sono riconosciute previa valutazione
– della documentazione giustificativa– dello stato di avanzamento del progetto
• É dunque necessario produrre i giustificativi delle spese sostenute
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Come rendicontare?
• Predisporre un sistema costante di monitoraggio della spesa e di verifica dello stato di avanzamento del progetto
• Raccogliere sistematicamente la documentazione giustificativa per le voci soggette a rendicontazione di dettaglio
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4. La riformulazione in itinere
Introduzione di modifiche al bilancio approvato, che possono riguardare
• la ripartizione tra le voci di spesa• la distribuzione del budget tra partner
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Condizioni per l’ammissibilità delle modifiche
• Il costo complessivo del progetto deve rimanere invariato
• I cambiamenti di importo delle singole voci o nella ripartizione tra partner devono essere giustificati e non alterare la natura del progetto
• Le modifiche non possono interessare le voci forfetarie
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Come introdurre le modifiche?
• Per cambiamenti inferiori al 10% delle voci ed a 5.000 euro: il cambiamento va comunicato preventivamente all’Agenzia Nazionale
• Per cambiamenti superiori al 10% delle voci ed a 5.000 euro: il cambiamento va valutato ed eventualmente autorizzato dall’Agenzia Nazionale (emendamento)
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Lo strumento principale di riferimento
per la definizione e gestione del budget
di un progetto Leonardo da Vinci
è
il Manuale Amministrativo e Finanziario
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• Durata 18 mesi: 20/12/2002 – 19/06/2004
• Ammissibilità delle spese: 20/12/2002 – 19/06/2004
Scadenze contrattuali “AN – PROTOMA”
• Rapporto Finale: 19/08/2004
PROGETTO PROTOMA
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