Документооборот
и бизнес-процессы:
Как навести порядок в бизнесе
Часть 1
Документооборот
Статистика:
30% времени тратится на согласование и поиски информации и документов.6% документов теряются без возможности их дальнейшего восстановления.Подавляющее большинство внутренних документов организаций копируется в среднем до 20 раз.Внедрение СЭД на 20-25% повышает производительность труда сотрудников организации.Стоимость архивного хранения бумажных документов на 80% выше в сравнении с электронными.
Документооборот
20 копий документа2 минуты - на 1 копию договора из 3-х листов40 руб. - стоимость минуты времени сотрудника (при средней зарплате в 20.000 руб).
40 руб*2 мин = 80 руб. * 20 копий = 1.600 руб. на 1 документ
10 документов = 16.000 руб.
100 документов = 160.000 руб.
Сколько может сэкономить ваша компания при использовании электронного ДО?
Документооборот Физическое освобождение пространства Снижение издержек на копирование и бумагу Снижение издержек на доставку информации в бумажном
виде Возможность совместной работы над документами и
задачами (что невозможно при бумажном делопроизводстве)
Увеличение скорости поиска и выборки документов (по всевозможным атрибутам)
Повышение уровня информационной безопасности (работа в СЭД возможна только под логином-паролем, при этом каждый из пользователей СЭД имеет строго ограниченные права доступа к информации)
Улучшение контроля за исполнением документов
Документооборот
Единая система хранения документов, утеря невозможна Открыв договор, можно увидеть все документы, связанные
с договором Возможность автоматически продлевать сроки действия
договоров Контроль местонахождения документа Управляемый процесс согласования (маршрут) Контроль занятости сотрудников работой с документами Автоматическая фиксация информации о том, кто и когда
согласовал/утвердил документ Версионирование документов, система автоматически
сравнивает версии документов и выдает отличия
Версии файлов
• Версии сохраняются автоматически• Всегда можно установить авторство и дату
создания версии.• Каждая версия имеет краткое описание
внесенных в нее изменений.• Версии можно сравнивать между собой,
чтобы увидеть отличия (только для форматов Word и OpenOffice).
Внутренние документы
Справочник Внутренние документы предназначен для хранения внутренних организационно-распорядительных и документов официального характера:
– договоры и приложения,– приказы по основной деятельности,– документы кадрового делопроизводства,– регламенты и инструкции,– прочее
Папки внутренних документов
• Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним.
• Структуру папок удобно создавать в соответствии с организационной структурой вашей организации или по видам документов.
Карточка внутреннего документа
Права доступа к внутренним документам
• Доступ к внутренним документам ограничивается: – по папкам (аналогично папкам файлов),– по видам документов.
• Ограничение доступа по видам документов: – позволяет ограничить права доступа так, чтобы
определенные пользователи могли работать только с определенными видами документов,
– настраивается через группы доступа пользователей.
Механизм связей
• Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов
• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:– имеет доп. соглашения– имеет акты \ накладные
• Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи
11
Учет договоров
подготовка проекта договора; согласование проекта договора; учет всех связанных с договором документов (акты,
доп.соглашения); учет и контроль сроков действия договоров; автоматическое продление сроков действия; учет и контроль исполнения финансовых обязательств по
договору; контроль наличия сопроводительных документов по договору,
например, счет-фактура; контроль возврата переданных экземпляров документов по
договору; расторжение договора.
Контроль сопроводительных документов
• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.
• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»
• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.
13
Автоматическое продление
• Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную
• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.
• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.
14
Контроль возврата переданного экземпляра
• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.
• Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.
15
Журнал передачи
• Печатные формы
Передача корреспонденту
• В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.
• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан» можно указать контактное лицо.
17
Документы, находящиеся у корреспондентов
18
Входящие и исходящие документы
Обычная схема обработки входящего документа:
– Первичная регистрация входящего документа.– Рассмотрение.– Исполнение.– Создание исходящего документа.– Согласование исходящего документа.– Утверждение исходящего документа.– Регистрация исходящего документа.
Карточка исходящего документа
Виды бизнес-процессов
• Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем.
• Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом.
• Поручение – выдача поручения одному сотруднику.• Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего
документа ответственным лицом. • Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем.• Согласование – циклическое согласование исходящего,
внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками.
• Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.
Доставка задач исполнителям
• Список «Мои задачи» на рабочем столе.
• Уведомление о новых задачах по электронной почте.
Карточка бизнес-процесса «Согласование»
Согласование документов ответственными лицами
История циклов согласования
Бизнес-процесс «Утверждение»
Пример ролевой маршрутизации бизнес-процесса
Ролевая адресация задач
• Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения.
• Может меняться и настраиваться без остановки системы.• При смене исполнителя роли задачи автоматически
попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Отчеты в программе «1С:Документооборот 8»
• Назначение отчетов:– Представление итоговой информации руководству,– Анализ данных,– Оперативный контроль,– Печать официальных документов.
• Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах.
• Можно настроить автоматическую отправку отчетов по определенному расписанию определенным пользователям (на эл. почту).
Отчет «Сводка по видам документов»
Отчет по задачам
Вариант – «Текущие задачи»
Кто задерживает исполнение?
Поиск в списках
Полнотекстовый поиск
• Как по реквизитам, так и по содержимому файлов.
• С учетом морфологии.• Выполняется моментально.• Ищет по всем данным:
– Входящие, исходящие, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.
• Всегда под рукой:– Команда Поиск или Ctrl + Shift +
F в каждом разделе.
Обмен данными и веб-доступ
• Предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":
Управление производственным предприятием Управление торговлей Бухгалтерия предприятия Управление небольшой фирмой
• Веб-доступ к базе через обычный браузер.
КОРП и ПРОФ
Функции, доступные только в версии КОРП:
Штрихкодирование документов и файлов и Печать регистрационного штампаПотоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодовАвтоматическое заполнение файлов по шаблонамНастройка и использование условий маршрутизацииПериодические бизнес-процессыУчет и использование графиков работыИерархия бизнес-процессов
КОРП и ПРОФ
Функции, доступные только в версии КОРП:
Остановка бизнес-процессовКатегоризация данныхРасширенный поиск документов и файлов по реквизитамПеренос сроков выполнения задачКомплексные процессыАвтоматическая рассылка отчетовУправление мероприятиямиУправление проектами
КОРП и ПРОФ
Что можно автоматизировать с помощью 1С:Документооборот:ДоговорыЗаявки на расходование ДСВходящие-исходящие письмаЗаявки на ТМЦРегламенты и инструкцииПриказы и распоряженияПроектыМероприятияВнутренние задачиЖалобы и оценка удовлетворенности клиентовЗакупки Оформление командировок
Результаты, сроки, цены
Цели проекта – в конкретных цифрах и условиях Результаты – по итогам каждого этапа проекта
Стоимость внедрения одного процесса 150-200 тыс.руб.
Срок – один месяц.
ПРОФ = 30.000 руб. КОРП = 120.000 руб.
Top Related