Zamanı Planlama Zamanı Planlama veve

Yönetme Teknikleri Yönetme TeknikleriA.A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleriİş Zamanını Etkin Kullanma YöntemleriB.B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

A. İş Zamanını Etkin Kullanma A. İş Zamanını Etkin Kullanma YöntemleriYöntemleri Planlama; nereye gitmek istediğini ve oraya Planlama; nereye gitmek istediğini ve oraya

nasıl gideceğini mantıklı bir şekilde nasıl gideceğini mantıklı bir şekilde önceden kararlaştırmaktır.önceden kararlaştırmaktır.

Yöneticilerin zamanlarını etkin Yöneticilerin zamanlarını etkin yönetebilmeleri için aşağıdaki tedbirleri yönetebilmeleri için aşağıdaki tedbirleri alması gerekir:alması gerekir: Bir günlük tutarak zamanınızın nereye gittiğini Bir günlük tutarak zamanınızın nereye gittiğini

belirleyin,belirleyin, Zorunlu araç kullanarak gününüzü Zorunlu araç kullanarak gününüzü

planlayın(Yapılacak işler listesi ve takvim planlayın(Yapılacak işler listesi ve takvim hazırlayın),hazırlayın),

En uzun randevularınızı kendiniz verin,En uzun randevularınızı kendiniz verin, İşleriniz için bitirme tarihleri ve saatleri verin. İşleriniz için bitirme tarihleri ve saatleri verin.

Mümkünse bu tarih ve saatleri öne alın.Mümkünse bu tarih ve saatleri öne alın.

A. İş Zamanını Etkin Kullanma A. İş Zamanını Etkin Kullanma YöntemleriYöntemleri Bir işi doğru yapmak için zamanınız Bir işi doğru yapmak için zamanınız

yoksa, düzeltmek için de zaman yoksa, düzeltmek için de zaman olmayacaktır. olmayacaktır.

Bir işi doğru yapmakla, doğru işi Bir işi doğru yapmakla, doğru işi yapmak arasındaki seçim, yöneticiyi yapmak arasındaki seçim, yöneticiyi verimli ve etkin kılan en önemli verimli ve etkin kılan en önemli yetenektir.yetenektir.

Zamanları olmadığı gerekçesiyle Zamanları olmadığı gerekçesiyle planlamaya karşı çıkan yöneticiler, planlamaya karşı çıkan yöneticiler, uzun vadede kazanacakları zamanı uzun vadede kazanacakları zamanı ve elde edecekleri yüksek verimi ve elde edecekleri yüksek verimi görememektedirler.görememektedirler.

A. İş Zamanını Etkin Kullanma A. İş Zamanını Etkin Kullanma YöntemleriYöntemleri1.1. İletişim Araçlarının Etkin Kullanımıİletişim Araçlarının Etkin Kullanımı

Telefon hem en çok zaman kazandıran hem Telefon hem en çok zaman kazandıran hem de en çok zaman tuzağı oluşturan araç de en çok zaman tuzağı oluşturan araç olabilir. Yönetici telefon aramalarında zaman olabilir. Yönetici telefon aramalarında zaman tuzağına düşmemek için şunlara dikkat tuzağına düşmemek için şunlara dikkat etmelidir:etmelidir:

Önce kiminle konuşacağını sekretere söylemeli, Önce kiminle konuşacağını sekretere söylemeli, bu kişinin olmadığı durumlarda aynı bilgiyi bu kişinin olmadığı durumlarda aynı bilgiyi verecek kişinin olup olmadığını saptamalıdır,verecek kişinin olup olmadığını saptamalıdır,

Konuşulacak konular kısaca not edilmeli,Konuşulacak konular kısaca not edilmeli, Konuyla ilgili dosya varsa, el altında Konuyla ilgili dosya varsa, el altında

bulundurulmalı,bulundurulmalı, Telefon üç defadan çok çaldırılmamalı, istenilen Telefon üç defadan çok çaldırılmamalı, istenilen

kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli,kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli, İstenilen yanıt anında alınamıyorsa, beklemek İstenilen yanıt anında alınamıyorsa, beklemek

yerine, b,r süre sonra tekrar aranılacağı yerine, b,r süre sonra tekrar aranılacağı söylenerek telefon kapatılmalıdır.söylenerek telefon kapatılmalıdır.

1.1. İletişim Araçlarının Etkin Kullanımıİletişim Araçlarının Etkin Kullanımı

Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek için Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek için yöneticinin uyabileceği bazı ilkeler şunlar olabilir:yöneticinin uyabileceği bazı ilkeler şunlar olabilir:

Nezaket sözlerini ve girişleri çok kısa tutun,Nezaket sözlerini ve girişleri çok kısa tutun, Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin,Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin, Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin, Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin,

konuştuğunuz kişiye odaklanın,konuştuğunuz kişiye odaklanın, Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini

başkasına devredin,başkasına devredin, Telefon yanında mutlaka kalem ve kağıt bulundurun,Telefon yanında mutlaka kalem ve kağıt bulundurun, Kelimeleri olduğu kadar ses tonunun da dinleyin; ses Kelimeleri olduğu kadar ses tonunun da dinleyin; ses

tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında ipucu tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında ipucu verecektir,verecektir,

Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan emin olmak için telefonu en son siz kapatın.emin olmak için telefonu en son siz kapatın.

Zaman yönetimine katkı Zaman yönetimine katkı sağlayabilecek araçlar:sağlayabilecek araçlar: Ses kayıt cihazı,Ses kayıt cihazı, Çağrı cihazları,Çağrı cihazları, Cep telefonları,Cep telefonları, Fax cihazlarıFax cihazları Bilgisayar ve İnternetBilgisayar ve İnternet

1.1. İletişim Araçlarının Etkin Kullanımıİletişim Araçlarının Etkin Kullanımı

2. Sekretarya Hizmetlerinin Etkin 2. Sekretarya Hizmetlerinin Etkin KullanımıKullanımı

Sekreter örgütsel zaman yönetimi açısından şunlara Sekreter örgütsel zaman yönetimi açısından şunlara dikkat etmelidir:dikkat etmelidir:

Yalnızca yönetici için değil, genel anlamda işletmenin bütünü Yalnızca yönetici için değil, genel anlamda işletmenin bütünü içinde gerekli bilgi akışını sağlayacak kadar, iletişim içinde gerekli bilgi akışını sağlayacak kadar, iletişim araçlarından yararlanmayı bilmelidir.araçlarından yararlanmayı bilmelidir.

Sekreter, yöneticisinin çalışma ilkelerine uygun olarak Sekreter, yöneticisinin çalışma ilkelerine uygun olarak zamanı düzenleyebilmeli ve program yapabilmelidir.zamanı düzenleyebilmeli ve program yapabilmelidir.

Sekreter, yöneticisinin hatırlatmasına gerek kalmadan, Sekreter, yöneticisinin hatırlatmasına gerek kalmadan, programları başlatabilmeli, yürütüp, kontrol edebilmelidir.programları başlatabilmeli, yürütüp, kontrol edebilmelidir.

Sekreter, bazı sorunları yöneticiye getirmeden çözebilecek Sekreter, bazı sorunları yöneticiye getirmeden çözebilecek insiyatif ve yeteneğe sahip olmalıdır.insiyatif ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Sekreter, yönetici masasının üzerinde uzun süre duran Sekreter, yönetici masasının üzerinde uzun süre duran evrakları, diğer yöneticilerin beklentilerin uygun olarak evrakları, diğer yöneticilerin beklentilerin uygun olarak düzenleyebilmeli ve diğer yöneticilerin elindeki bilgileri de düzenleyebilmeli ve diğer yöneticilerin elindeki bilgileri de gerektiğinde toparlayabilmelidir.gerektiğinde toparlayabilmelidir.

Sekreter, çalışma saatine aldırmaksızın, işini bitirinceye Sekreter, çalışma saatine aldırmaksızın, işini bitirinceye kadar her gün çalışabilmelidir. Zorunlu olduğu zamanlarda, kadar her gün çalışabilmelidir. Zorunlu olduğu zamanlarda, hafta sonları ve akşamları isteyerek işte kalabilmelidir.hafta sonları ve akşamları isteyerek işte kalabilmelidir.

Sekreter, yöneticiye ihtiyaç duymadan günlük işleri ve Sekreter, yöneticiye ihtiyaç duymadan günlük işleri ve uygulamaları sürdürebilmelidir.uygulamaları sürdürebilmelidir.

Sekreter, yöneticisi adına araştırma yapabilmelidir. Sekreter, yöneticisi adına araştırma yapabilmelidir.

2. Sekretarya Hizmetlerinin Etkin 2. Sekretarya Hizmetlerinin Etkin KullanımıKullanımı

Sekreteri ile etkin bir işbirliği içinde olma Sekreteri ile etkin bir işbirliği içinde olma isteyen yöneticiler mutlaka aşağıda isteyen yöneticiler mutlaka aşağıda belirtilen hususlara uymalıdır:belirtilen hususlara uymalıdır:

Sabahları kısa bir günlük toplantı yapın,Sabahları kısa bir günlük toplantı yapın, Sekreterini işleri üzerine alması için teşvik edin,Sekreterini işleri üzerine alması için teşvik edin, Sorumluluk almayı özendirin. Onun güçlü Sorumluluk almayı özendirin. Onun güçlü

yönlerini kullanın,yönlerini kullanın, Sekreterinizi destekleyin, sekreterinizin düzen Sekreterinizi destekleyin, sekreterinizin düzen

duyusuna güvenin,duyusuna güvenin, Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın,Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın, Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit

bir saate alın.bir saate alın.

3. Önceliklerin Belirlenmesi3. Önceliklerin Belirlenmesi

Alfabetik KodlamaAlfabetik Kodlama A: Bugün yapılması şart ve gerekli A: Bugün yapılması şart ve gerekli

olanlarolanlar B: Bugün yapılması gerekenlerB: Bugün yapılması gerekenler C: Bugün yapılabilirler.C: Bugün yapılabilirler.

Renklerle KodlamaRenklerle Kodlama Acil işler için kırmızıAcil işler için kırmızı Daha az önemli olanlar için sarıDaha az önemli olanlar için sarı Çok önemli olmayan iler için ise yeşil Çok önemli olmayan iler için ise yeşil

tercih edilebilir.tercih edilebilir.

4. Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edin4. Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edin

Asıl amaçtan uzaklaşmadan bir işin Asıl amaçtan uzaklaşmadan bir işin ne kadar süre geciktirilebileceğinin ne kadar süre geciktirilebileceğinin belirlenmesine “acillik belirlenmesine “acillik değerlendirilmesi” denir.değerlendirilmesi” denir.

İşin aciliyeti zaman faktörünün ne İşin aciliyeti zaman faktörünün ne denli kritik unsur olduğunu denli kritik unsur olduğunu göstermektedir.göstermektedir.

Yaptığınız işlerin asli hedeflerinize Yaptığınız işlerin asli hedeflerinize ulaşmanızdaki etkisi o işin önemini ulaşmanızdaki etkisi o işin önemini gösterir.gösterir.

B. Bireysel Zamanı Etkin B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma YöntemleriKullanma Yöntemleri

1.1. Zaman Akışının Farkında OlunZaman Akışının Farkında Olun Zaman algısının ve zaman akışının Zaman algısının ve zaman akışının

farkında olabilmek için zamanın;farkında olabilmek için zamanın; Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan

tek sermaye olduğunun bilincinde tek sermaye olduğunun bilincinde olunmalı,olunmalı,

Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin, zamanın etkin yönetiminin bir etkinliğin, zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli,sonucu olduğu bilinmeli,

Kişisel amaçlar için harcanan zamanın, Kişisel amaçlar için harcanan zamanın, kişinin daha verimli zaman kullanmasına kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır.katkıda bulunmalıdır.

B. Bireysel Zamanı Etkin B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma YöntemleriKullanma Yöntemleri2.2. Ertelemekten KaçınınErtelemekten Kaçının

Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman tuzağıdır.zaman tuzağıdır.

Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”.olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”.

Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir.yaparken yakalamamız gerekir.

Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir.Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir. Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için

son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir. da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir.

2. Ertelemekten Kaçının2. Ertelemekten Kaçının Ertelemenin Önüne Geçmeye İlişkin YöntemlerErtelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler

Salam veya dilimleme tekniği:Salam veya dilimleme tekniği: Önemli ve büyük Önemli ve büyük işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması.parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması.

Bilanço tekniği:Bilanço tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok yararlıdır.yararlıdır.

Erteleme çekmecesi tekniği:Erteleme çekmecesi tekniği: Zor gelen işlerinize ait Zor gelen işlerinize ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir.zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir.

Ödül tekniği:Ödül tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir.gerektirir.

Komite tekniği:Komite tekniği: Önemli kararları ve işleri Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır.kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır.

3.3. Kendi Kendinize Söz VerinKendi Kendinize Söz Verin

4.4. Analiz YapınAnaliz Yapın

5.5. Planlama YapınPlanlama Yapın

5. Planlama Yapın5. Planlama Yapın

Önceliklerin planlanması aşağıdaki Önceliklerin planlanması aşağıdaki gibi yapılabilir:gibi yapılabilir: Önceliklerin belirlenmesiÖnceliklerin belirlenmesi Etkinliklerin planlanmasıEtkinliklerin planlanması Yapılan planın uygulanmasıYapılan planın uygulanması Çalışma sırasında kesintilerin önlenmesiÇalışma sırasında kesintilerin önlenmesi Zamanın doğru etkinliklere Zamanın doğru etkinliklere

yönlendirilmesiyönlendirilmesi Zamanın günlük programlanmasıZamanın günlük programlanması Uygun bitiş süreleri belirleyin.Uygun bitiş süreleri belirleyin.

6.6. Etkin ve Hızlı Okuma Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri GeliştirinTeknikleri Geliştirin

7.7. Enerji Periyotlarına UyunEnerji Periyotlarına Uyun

8.8. Aceleci Olmayın Aceleci Olmayın

8.8. Aceleci OlmayınAceleci Olmayın

İşleri zamanında yapıp, acele etmemek için İşleri zamanında yapıp, acele etmemek için alınması gereken tedbirler:alınması gereken tedbirler:

Ana işleri önce yapın,Ana işleri önce yapın, Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük

düşünme zamanı ayırın,düşünme zamanı ayırın, İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde

etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun,koyun,

İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın,herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın,

Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun,Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun, İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine

bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.

9.9. Mükemmelci OlmayınMükemmelci Olmayın

10.10. Büyük İşleri Uygun Dilimlere Büyük İşleri Uygun Dilimlere BölünBölün

11.11. Bir İş Üzerinde Durun ve Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen BitirinTamamen Bitirin

11.11. Bir İş Üzerinde Durun ve Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen BitirinTamamen Bitirin

Bir günün başarılı geçmesi için Bir günün başarılı geçmesi için uyulması gereken altın kurallar:uyulması gereken altın kurallar: Önce ana ve zorunlu işleri yapın,Önce ana ve zorunlu işleri yapın, Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın,Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın, Büyük ileri elverişli dilimlere bölün,Büyük ileri elverişli dilimlere bölün, Bir zaman tablosu kullanın,Bir zaman tablosu kullanın, Bir anda bir tek iş üzerinde durun,Bir anda bir tek iş üzerinde durun, İşi tamamıyla bitirin,İşi tamamıyla bitirin, İşi şimdi yapın.İşi şimdi yapın.

12.12. Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan” Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan” AyırınAyırın

13.13. ““Hayır”da Hayır VardırHayır”da Hayır Vardır

14.14. Dakikalardan Oluşan Hedefler EdininDakikalardan Oluşan Hedefler Edinin

15.15. Zaman Çizelgesi KullanınZaman Çizelgesi Kullanın

16.16. Yapılacak İşlerin Listesini ÇıkarınYapılacak İşlerin Listesini Çıkarın