Wszystko co potrzebujesz wiedzie · Wszystko co potrzebujesz wiedzieć o zarządzaniu projektem....

Wszystko co potrzebujesz wiedzieć o zarządzaniu projektem. 14 praktycznych wskazówek, które pomogą Ci lepiej robić projekty.

Na bazie pomysłu Ewerta Angela i Darka Kazimierskiego.

https://web.facebook.com/zarzadzanieprojektami.online/

https://zarzadzanieprojektami.online

Niniejsza publikacja ani żadna z jej części, nie może być kopiowana, w żaden sposób powielana lub reprodukowana, ani odczytywana publicznie w środkach masowego przekazu bez uzyskania pisemnej zgody autora. Kopiowanie publikacji jakąkolwiek dostępną metodą na dowolny nośnik powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Copyright © Darek Kazimierski | Wszelkie prawa zastrzeżone.

Wszystko co potrzebujesz wiedzieć o zarządzaniu projektem.

zarzadzanieprojektami.online 2

Spis treści

Tytułem wstępu. ................................................................................ 4

Jak długo można wynajmować? ........................................................ 6

Wskazówka numer 1 ........................................................................... 10

Czego ja właściwie chcę? ................................................................ 11

Wskazówka numer 2 ........................................................................... 14

Mężczyznę poznaje się po tym jak zaczyna. ................................... 15

Wskazówka numer 3 ........................................................................... 27

Wskazówka numer 4 ........................................................................... 28

Jak sobie pościelisz… ....................................................................... 35

Wskazówka numer 5 ........................................................................... 37

... to Ci podrzucą ziarnko grochu. ................................................... 38

Wskazówka numer 6 ........................................................................... 40

Co? Gdzie? Jak? Kiedy? Z kim? I dlaczego tak drogo? ................... 41

Wskazówka numer 7 ........................................................................... 47

14 praktycznych wskazówek, które pomogą Ci lepiej robić projekty.


W co ręce włożyć? ........................................................................... 51

Wskazówka numer 8 ........................................................................... 58

Zaufanie to najwyższa forma kontroli............................................. 59

Wskazówka numer 9 ........................................................................... 61

Z górki na pazurki. ........................................................................... 62

Wskazówka numer 10 ......................................................................... 65

Wskazówka numer 11 ......................................................................... 66

Houston, mamy problem. ............................................................... 67

Wskazówka numer 12 ......................................................................... 69

A tam, gdzie było kretowisko teraz stoi … ...................................... 70

Wskazówka numer 13 ......................................................................... 72

Dziś sam jestem dziadkiem. ............................................................ 73

Wskazówka numer 14 ......................................................................... 75



Tytułem wstępu.

Od jakiegoś czasu obserwuję, jak wiele osób marnuje czas,

pieniądze i opóźnia satysfakcję czy radość z realizacji, często długo

wyczekiwanych, czy wymarzonych przedsięwzięć. Zarówno tych

w życiu prywatnym jak i w zawodowym. Postanowiłem więc

napisać ebooka o tym na co zwracać uwagę przy realizacji różnego

rodzaju projektów, pomysłów, marzeń, strategii, przedsięwzięć,

wyzwań, czy jak to sobie jeszcze inaczej chcesz nazwać.

Komu przyda się ta książeczka? Tym wszystkim, którzy siłują się

z jakimś wyzwaniem, które jest dla nich czymś nowym, raczej

niepowtarzalnym, musi się skończyć w określonym czasie i ma na

realizację konkretny, raczej nieprzekraczalny budżet.

To nie jest podręcznik, tylko historia młodego człowieka

zmagającego się z najważniejszym projektem w swoim życiu

i uczącego się w trakcie jego realizacji jak przeprowadzić ją zgodnie

ze sztuką. Jak nie popełniać błędów, które już wielokrotnie, przez



wielu zostały popełnione i na podstawie których wyciągnięto już

wiele konstruktywnych wniosków.

Opowieść, którą za chwilę będziesz czytał bądź czytała, bazuje na

pomyśle, który spisałem kilka lat temu wspólnie z kolegą, Ewertem

Angelem. Tamta historyjka projektowa miała pomóc we wdrożeniu

uproszczonej metodyki projektowej. Ebook, który właśnie czytasz

ma otworzyć przed Tobą drzwi do zrozumienia, że kompetencje

ukryte pod hasłem „zarządzanie projektami” to nie wiedza tajemna

i że każdy może je zdobyć. Potrzeba do tego jedynie trochę teorii

i wiele praktyki, cierpliwości i wytrwałości, oraz chęci do nauki

i wykorzystywania w praktyce zdobytych umiejętności.

Czego Ci serdecznie życzę.

Owocnej lektury!



Jak długo można wynajmować?

Decyzja zapadła. Własne cztery kąty, nasze marzenie przez

ostatnich kilka lat, powoli zaczęło się urzeczywistniać.

Poświęciliśmy mu z Anią – moją kochaną żoną – kilka lat wyrzeczeń.

Koniec końców udało się zaoszczędzić wystarczającą ilość

pieniędzy, by myśleć o własnym M. Teraz czekało nas przeglądanie

ofert, kombinowanie ewentualnego, dodatkowego finansowania

i analizowanie różnych opcji. Wcześniej długo oczekiwana

kilkudniowa, wielkanocna wizyta u rodziców pod miastem.

Wielkanoc rządzi się swoimi prawami. Bogate, spędzane przy suto

zastawionym stole, posiłki. Rodzinne biesiadowanie, przepełnione

mądrościami każdego pokolenia. I tym razem nie obyło się bez

szczegółowego omówienia każdego aspektu naszego życia.

Dostało się również naszemu pomysłowi nowego lokum. Nikt nie

kwestionował konieczności zmiany. Rodzice wręcz odetchnęli

z ulgą, że wreszcie przeniesiemy się z „tej nory, którą ciężko nazwać



mieszkaniem”. Jednak idea zakupu mieszkania szybko stała się

kością niezgody.

- A dajcie spokój! W bloku? W bloku nie da się żyć! - stanowczo

stwierdził dziadek Marek.

Na twarzy Ciotki Zofii, mieszkanki blokowiska, pojawił się wyraz

zdegustowania i … oszczędzę Ci drogi czytelniku kilku stron

burzliwej wymiany zdań. Dyskusja na temat umiejscowienia

naszego domowego ogniska skończyła się wygraną koncepcji

domu jednorodzinnego, przewagą głosów 7:4. Tak, tak. Skończyło

się głosowaniem, bowiem, jak stwierdził mój ojciec, żadne logiczne

i merytoryczne argumenty do nas nie docierały. Dla reszty naszej

rodziny nie miało znaczenia, że na dom nas po prostu nie stać. Nic

nam również nie dało to, że w głosowaniu dostaliśmy z Anią

handicap w postaci podwójnej wartości naszych głosów. Tak jakby

wszyscy zmówili się przeciwko nam.

Dziadek, zadowolony z „merytorycznego” poziomu dyskusji,

a jeszcze bardziej z jej wyniku, zadeklarował dodatkową pomoc.

Tym sposobem praktykujący budowlaniec nie tylko miał

nadzorować postęp prac, ale jak się zarzekał w trakcie

wielkanocnego śniadania, przekazać jedynemu wnukowi swoją



działkę pod tę inwestycję. Ni z tego ni z owego, nie dość, że

mieliśmy otrzymać fachowe wsparcie to jeszcze nie musieliśmy się

martwić o to, gdzie stanie nasz nowy dom. Stwierdzenie „upiec

dwie pieczenie przy jednym ogniu” nabrało nowego znaczenia.

Zresztą nie tylko dziadek zadeklarował swoją pomoc. Koniec

końców mieliśmy po swojej stronie całą najbliższą rodzinę. Prawdę

powiedziawszy to zdziwiłbym się, gdyby się tak nie stało. W końcu

to Oni „wygrali” głosowanie.

Mój najbliższy przyjaciel Tomek, gdy po środowym squash’u,

opowiedziałem mu jakie szczęście nas spotkało, nie krył zazdrości.

Nie żałował sobie „głupich co mają szczęście”, „cholernych

farciarzy1” i tym podobnych przyjacielskich epitetów pod moim

adresem. Jak już z godnością przetrzymałem jego tyradę poprosił,

żebym dawał mu wskazówki jak sobie radzić przy budowie.

- W końcu jaki jest sens uczenia się na swoich błędach, skoro

można robić to na cudzych - powiedział.

1 Ten zwrot brzmi nieco inaczej, jednak na potrzeby publikacji został nieco zmiękczony. J



Tomek w niedalekiej przyszłości także zamierzał zbudować dom.

Przystałem więc ochoczo na jego prośbę. W końcu znaliśmy się od

piaskownicy i nie miał w rodzinie takiego wsparcia eksperckiego jak

ja. Obiecałem, że będę się z nim dzielił całym trudem i znojem

budowy, niczego w zamian nie oczekując. Pierwszą wskazówkę

otrzymał tamtego popołudnia.



Wskazówka numer

Zdobądź akceptację i wsparcie dla projektu u „najwyższego kierownictwa”.

Jeśli nie będziesz miał po swojej stronie osób, którzy siedzą na

najwyższych grzędach w Twoim kurniku to nie ma sensu, żebyś

zaczynał swoje przedsięwzięcie. Prędzej czy później będziesz

potrzebował ich pomocy albo podejmowane przez nich decyzje

odnośnie kwestii teoretycznie nie związanych z Twoim projektem

będą miały na niego istotny, negatywny wpływ. To dokładnie działa

tak jak w korpo, Tomku. Im mocniejszych masz sojuszników tym

lepiej. Dużo łatwiej rozwiązuje się problemy, kiedy można

podeprzeć się autorytetem swojego dobrze posadowionego szefa

bądź szefa wszystkich szefów. Kto wtedy spróbuje Ci zamknąć

drzwi przed nosem?



Czego ja właściwie chcę?

Panika, której doświadczyłem w piątkowy poranek, kiedy

uświadomiłem sobie, że moje plany zmieniły się diametralnie

w poprzedni weekend, przyprawiła mnie o niezły ból głowy. Nie

była to panika człowieka w palącym się budynku, raczej stan kogoś

kto ma w kilka godzin przygotować się do ważnego egzaminu. Niby

nie takie rzeczy robiło się na studiach, ale jednak. Wciąż w uszach

brzmiały mi słowa dziadka wypowiedziane, tuż przed naszym

wyjazdem do domu.

- Jeśli mam Ci podarować moją działkę i pomagać Ci w trakcie

budowy to muszę wiedzieć czego Ty tak naprawdę chcesz.

I pozwól, że to ja ocenię, czy to ma sens. Nie musisz mi odpowiadać

od razu. Spokojnie się zastanów. Będę w weekend w mieście to

zajrzę do Was i przedstawisz mi wtedy swoją koncepcję.

Dziadek Marek swoje ultimatum postawił z szelmowskim

uśmiechem. Wiedział, że ma wszystkie atuty w rękach i pewnie



jeszcze do tego jakieś asy w rękawie. O tym jednak, miałem się

przekonać dopiero za jakiś czas.

Na TĘ działkę zęby ostrzył sobie już lata temu mój ojciec. Dziadek,

jak się okazało miał jednak inne plany. Piękny kawałek ziemi pod

lasem, prawie 3.000 m2, rzut beretem od stacji kolejki podmiejskiej

i 10 minut samochodem do rogatek miasta, był łakomym kąskiem.

I tylko ten fakt złagodził moją reakcję na irracjonalny pomysł

dziadka o spowiadaniu się z tego czego chcę. W pierwszym

odruchu, miałem ochotę mu powiedzieć, że nic mu do tego, że to

moja sprawa. Zdrowy rozsądek wziął jednak górę nad gorącym

sercem. Wiedziałem, że mając dziadka po naszej stronie, dzięki

jego doświadczeniu, znajomości branży i posiadanym kontaktom,

poradzimy sobie z budową bez większych problemów.

Szczerze mówiąc, mój buntowniczy odruch wynikał bardziej

z faktu, że nie bardzo wiedziałem, od czego zacząć. Nigdy

wcześniej nie musiałem przygotować się do realizacji takiego

przedsięwzięcia jak budowa domu. Nawet go z Anią nie

rozważaliśmy, mając świadomość, że nie stać nas na tę opcję. Po

powrocie ze świąt udało nam się na temat budowy domu zamienić

raptem kilka zdań. Przypominały bardziej puszczanie wodzy



fantazji, a nie realne definiowanie potrzeb. Nie było już jednak

czasu, żeby odwlekać sprawę naszych oczekiwań o kolejny dzień.

Wziąłem dzień wolnego od pracy i siadłem do komputera, by

przelać rozbiegane myśli „na papier”.



Wskazówka numer

Zadbaj o silne wsparcie ze strony Sponsora2.

Każde przedsięwzięcie powinno mieć swojego, dobrze

umocowanego Sponsora. Jeśli jest zaangażowany – to pomoże Ci

uniknąć wielu problemów w realizacji przedsięwzięcia. Dlaczego?

Sponsor jest bowiem żywo zainteresowany powodzeniem

projektu. I wcale nie chodzi tu o fakt, że zazwyczaj wykłada

pieniądze na jego realizację. Główny powód to osiągnięcie

oczekiwanych korzyści biznesowych, dla których uruchomione

zostało przedsięwzięcie. Będzie Twoim głównym wsparciem

w otoczeniu, w którym realizujesz projekt. Może to być zarówno

firma, jak i środowisko budowlane, w którym stawiamy dom.

Dlatego dbaj o relację ze Sponsorem i uświadamiaj mu jak ważna

jest jego rola.

2 Sponsor projektu – w uproszczeniu – osoba, która jest najbardziej zainteresowana osiągnięciem korzyści biznesowych z realizowanego przedsięwzięcia i z poziomu zarządczego jest głównym wsparciem kierownika projektu w organizacji.



Mężczyznę poznaje się po tym jak zaczyna.

Początkowo nie wiedziałem, jak się zabrać do rzeczy. Przecież

dokładnie opowiedzieliśmy czego chcemy w trakcie świąt.

W skrócie sprowadza się to do: „Mieć gdzie mieszkać i żeby to było

nasze”. Czegóż ten dziadek jeszcze ode mnie chce? Jak opisać

oczekiwania, żeby był zadowolony? Na co zwrócić uwagę? Jakie

elementy uwzględnić?

Na szczęście już nie po raz pierwszy z pomocą przyszedł mój

ulubiony, Rudyard Kipling:

„Utrzymuję sześć wiernych sług.

Wszystkiego co wiem nauczyli mnie.

Ich imiona to: Dlaczego? Co? Jak?

Kiedy? Kto? Gdzie?”3

3 Tłumaczenie własne z „The Elephant’s Child” Ryduard Kipling.



Ponownie pozwolił mi z szerszej perspektywy spojrzeć na problem

do rozwiązania i dzięki właściwym pytaniom poszukać

potrzebnych odpowiedzi.

Jak własny dom wpisuje się w moją wizję przyszłości?

Na tak postawione pytanie nasuwała się tylko jedna odpowiedź. Od

zawsze chcieliśmy mieć z Anią swój własny kawałek podłogi. Nasz

prywatny. Naszą oazę spokoju. Gdzie będzie powiększała się nasza

rodzina, a dzieci będą czuły się bezpiecznie. Gdzie z przyjemnością

będziemy wracać i nazywać go zwyczajnie domem. Odkąd

zaczęliśmy myśleć o wspólnym życiu, wiedzieliśmy, że nie chcemy

się ruszać z naszej rodzinnej miejscowości. Dom pod miastem

idealnie wpisywał się w nasze plany. Tak jakby dziadek czytał

w naszych myślach.

Czy mam doświadczenie w budowaniu domu?

No jasne, że nie mam. Gdybym miał to oznaczałoby zapewne, że

mieszkam już we własnym. A nie mieszkam. Na szczęście jest

dziadek. Zacząłem się właśnie zastanawiać, czy staruszek nie spadł

mi przypadkiem z nieba. Odkąd pamiętam, zawodowo zajmował

się budowaniem domów bądź nadzorem budowlanym.



Specjalizuje się właśnie w domach jedno- i wielorodzinnych.

Doskonale porusza się po miejscowym rynku. Wie jakich ekip

unikać. Wie gdzie kupować materiały i wynajmować potrzebny

sprzęt. No i ma szerokie grono znajomych, którzy mogą przydać się

na każdym etapie budowy. Ha, ha, chyba faktycznie jestem

„cholernym farciarzem”. J

Jak chcemy wybudować dom?

Odpowiedź na to pytanie będę chciał skonsultować z dziadkiem.

W końcu, kto tu jest ekspertem? Nie mogę jednak pójść do niego

z pustymi rękami.

Na pewno będziemy musieli skorzystać z pomocy architekta, który

zaprojektuje nasz dom. Pewnie jako opcję warto również rozważyć

specjalistę od projektowania ogrodów. Budowę możemy zlecić

firmie specjalizującej się w budownictwie jednorodzinnym.

Dziadek na pewno jest w stanie polecić kogoś sprawdzonego.

Możemy też spróbować budować tzw. metodą gospodarczą, ale

otwarcie mówiąc, jakoś tego nie widzę. Wykończenie również

możemy zaplanować na dwa sposoby – architekt wnętrz albo

samodzielne szukanie inspiracji i tworzenie odpowiadających nam



wnętrz. Tę kwestię, jak również metodę realizacji prac

wykończeniowych, także chciałem przedyskutować z Anią

i dziadkiem.

Dlaczego chcemy zbudować ten dom?

Podstawowy problem, jaki był powodem podjęcia decyzji

o własnym lokum, to brak miejsca. Chcemy mieć dużą rodzinę

(i podreperować sobie budżet domowy dzięki 500+ J). Obecnie

zajmowane przez nas mieszkanko nie zapewnia nam

wystarczającej przestrzeni. Jakoś nie wyobrażam sobie przez

kolejne lata korzystać z sypialni w salonie, który jednocześnie pełni

funkcję jadalni z aneksem kuchennym. Nie chcę również naszej

czwórki dzieci (taką trzódkę planujemy z Anią) gnieździć na 7 m2

mniejszego z pokoi. Oczywiście, że możemy wynająć większe

lokum. Doszliśmy jednak do wniosku, że przy obecnie rosnących

cenach wynajmu przez wiele najbliższych lat musielibyśmy mocno

ograniczać wydatki, aby pozwolić sobie na odpowiedniej wielkości

mieszkanie. A my, póki jeszcze jesteśmy młodzi, chcemy korzystać

z życia, a w niedalekiej przyszłości pokazać dzieciom jak najwięcej

świata. Kolejny z powodów jest prozaiczny. Umowę na wynajem

mamy podpisaną do końca sierpnia przyszłego roku. Nie mamy



opcji jej szybszego rozwiązania – jakoś nie pomyśleliśmy o tym na

etapie negocjowania jej warunków. Nie chcemy też wydłużać

wynajmu. Tym samym wykrystalizował się główny powód lub też

cel naszego przedsięwzięcia – zamieszkanie w nowym domu od

1 września przyszłego roku.

Jak budowa wpłynie na nasze życie?

Dom się sam nie wybuduje. Na pewno chcę poświęcić budowie

sporo czasu, nawet przy mocnym wsparciu dziadka. W końcu

buduję swój własny dom. Trzeba więc będzie wygospodarować

miejsce w i tak mocno napiętym harmonogramie dnia. Na szczęście

sam sobie jestem sterem, okrętem i żeglarzem. Nie ma to jak praca

na swoim. Myślę, że Ania nie będzie miała nic przeciwko, jeśli to ja

na etapie budowy będę głównodowodzącym. Zanim jednak

zaczniemy budowę trzeba jeszcze ogarnąć kwestie organizacyjne –

projekt domu, zgody, znalezienie wykonawców, zakup materiałów.

O ile w kwestiach wykonawców i materiałów zapewne uda się

uzyskać pomoc ze strony dziadka, to kwestie projektu i biurokracji

będziemy musieli ogarnąć sami. Kiedy na to wszystko znaleźć czas?

W prace nad projektem będziemy angażować się wspólnie z Anią,

natomiast biurokrację wezmę na siebie. Ania jednak będzie musiała



mi obiecać, że nie ubierze mnie w latanie po sklepach

w poszukiwaniu mebli i innych elementów wykończeniowych.

Wie, że tego nienawidzę, więc mam nadzieję, że da się przekonać

bym nie brał w tym udziału. Generalnie wygląda na to, że przez

najbliższe kilkanaście miesięcy możemy z Anią zapomnieć

o wolnych wieczorach i weekendach. Większość naszego wolnego

czasu pochłonie dom. Raczej nie uda nam się wyrwać na dłuższy

urlop w tym roku. Ktoś będzie musiał pilnować budowlańców.

Mam nadzieję, że w przyszłym roku będzie lepiej, choć wrześniowy

termin przeprowadzki nie pozostawia mi specjalnych złudzeń

w tym zakresie.

Co będziemy budować?

Siedzę przy komputerze już drugą godzinę, a jeszcze nie napisałem

nawet jednego zdania o samym domu. W sumie chyba dobrze się

stało, bo skupiłem się na kwestiach wcale nie mniej istotnych.

Jestem pewien, że gdybym zaczął od tego jak ma wyglądać nasz

dom, to w życiu nie zadałbym sobie pytań, o sens, doświadczenia,

sposób, powody i oddziaływanie naszego przedsięwzięcia na naszą

rodzinę.



Trzeba się jednak wreszcie zmierzyć z przedmiotem budowy.

Zawsze podobały mi się domy w stylu toskańskim z ceglaną

dachówką. Ania podziela mój gust w tym zakresie.

Piętrowy dom z garażem na dwa samochody w bryle budynku. Na

parterze będzie salon, kuchnia, jadalnia, gabinet i pokój gościnny.

Przyda się też łazienka. Na piętrze powinny znaleźć się cztery

sypialnie i dwie łazienki. Dobrze, jeśli znajdzie się tam też obszerna

garderoba. A jak urodzi nam się więcej dziewczynek niż

chłopaków? Nie chciałem się ograniczać. Domu raczej nie da się

rozbudować, a przecież mamy go wybudować dla dużej rodziny.

I pewnie kiedyś trzeba będzie przygarnąć staruszków.

Postanowiłem, że wspólnie z Anią rozrysujemy sobie wstępny

szkic. Chciałbym coś pokazać dziadkowi. Omówimy też wtedy

kwestię wykończenia, choć ja w tym temacie będę raczej

słuchaczem niż aktywnym dyskutantem.

Oddzielną sprawą pozostawał ogród. Trzy tysiące metrów to nie

w kij dmuchał, a to ja będę musiał biegać za kosiarką. W tym

obszarze również czułem się mało kompetentny. Chyba będzie

trzeba skorzystać z pomocy fachowca od projektowania ogrodów.



Kto będzie zaangażowany w budowę?

Bez wątpienia najbardziej pożądaną osobą ze względu na swoje

długoletnie doświadczenie będzie dziadek. Bez niego nawet nie

będziemy zaczynać. Na szczęście mamy go po swojej stronie.

Nasze zaangażowanie z Anią nie podlega oczywiście żadnej

dyskusji. Szacuję, że na etapie projektu będziemy włączeni mniej

więcej w tym samym zakresie. Później to ja będę bardziej obciążony

aż do momentu kończenia budowy, kiedy to Ania zacznie

przejmować pałeczkę by przejąć dowodzenie na etapie

wykończenia. Nie zostawię jej z tym oczywiście samej. Poza tym

ktoś będzie musiał krzyczeć na wykonawców jak dziadkowi

zabraknie już powietrza w płucach. Czułem coraz większą

ekscytację na samą myśl o przygodzie, jaka nas czeka w ciągu

najbliższych miesięcy.

Co może nam przeszkodzić?

Wizualizacja domu, która mocno odcisnęła się w mojej głowie,

wprawiła mnie w doskonały nastrój. Gdy dołożyłem do tego naszą

dwójkę mocno wspieraną przez dziadka to poczułem ogarniające



mnie uczucie pewności, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

Nawet nie pomyślałem, że tego planu jeszcze nie ma. Wtedy do

głosu zaczął dobijać się mój zdrowy rozsądek. Lubię drania, choć

niejednokrotnie maksymalnie mnie wkurzał rujnując piękny obraz

wyidealizowanej przyszłości. A skoro już pozwoliłem mu wziąć

udział w wewnętrznej dyskusji toczącej się w mojej głowie, to

posłuchałem co ma do powiedzenia. Od razu sprowadził mnie na

ziemię i stwierdził, że nie ma takiej możliwości, żeby wszystko

poszło po naszej myśli. Nie miałem dość czasu, by jak radził Lord

Bealish w „Grze o tron”, przerobić wszystkie możliwe scenariusze

i być w 100% gotowym na to co się wydarzy. Postanowiłem jednak

wypisać przynajmniej kilka rzeczy, które mogą pokrzyżować nam

szyki lub utrudnić realizację planów.

1. Dziadek może nie zaakceptować naszej wizji domu.

2. Możemy długo czekać na pozwolenie na budowę.

3. Nie będziemy mogli prowadzić prac budowlanych w zimie.

4. Po postawieniu domu w stanie surowym trzeba mu dać kilka

miesięcy, żeby osiadł. Tak przynajmniej słyszałem.

5. Powinniśmy przeprowadzić się do 31 sierpnia przyszłego roku.



Nic więcej nie przychodziło mi teraz do głowy. W końcu nie jestem

ekspertem w budowaniu domów.

Takie ćwiczenie trzeba będzie częściej powtarzać i to w szerszym

gronie – pomyślałem.

Czy to nam się zepnie finansowo?

Ciężko powiedzieć tak bez zastanowienia. Po krótkiej analizie

cyferek w arkuszu kalkulacyjnym doszedłem do wniosku, że

odłożone pieniądze powinny wystarczyć na budowę i skromne

wykończenie. Działkę dostaniemy od dziadka. Pozostanie kwestia

ogrodu. Jeśli będzie trzeba to weźmiemy kredyt. W końcu i tak

mieliśmy się nim ratować w przypadku zakupu mieszkania.

Chciałem jednak, żeby był opcją, a nie koniecznością, bez której nie

będziemy mogli zacząć.

Kiedy to wszystko zrobimy?

Od początku wiedziałem, że projekt musi być skończony przed

końcem wakacji przyszłego roku. To był nasz „deadline”. Zacząłem

się poważnie zastanawiać czy ten termin w ogóle jest realny.

Patrząc zdroworozsądkowo na kalendarz powinniśmy

z animuszem brać się za robotę, bo czasu jest mało. Do końca roku



zostało 8 miesięcy, a powinniśmy mieć już wtedy za sobą stan

surowy zamknięty. A gdzie wykończenie wnętrza? A gdzie

umeblowanie? Mało czasu, ale musimy dać radę.

Jakie etapy będzie miała budowa?

Przygotowując się do spotkania z dziadkiem zdałem sobie sprawę,

że planowane przeze mnie przedsięwzięcie, jakim bez wątpienia

jest budowa domu, będzie podzielone na etapy. Właściwie to tak

jakoś samodzielnie się podzieliło. W wyniku logicznego

następstwa działań. Nie zacznę budowy, jeśli nie będę miał

projektu. Nie będę mógł rozpocząć wykańczania, jeśli nie zamknę

stanu surowego. Nie będę się mógł przeprowadzić, jeśli gotowy

dom nie zostanie odebrany. W dokumencie założeń projektu

wpisałem następujące etapy budowy:

1. Odebrany projekt domu.

2. Ukończony stan surowy zamknięty.

3. Wykończone wnętrza.

4. Umeblowany dom.

5. Urządzony ogród.



Skończyłem. Sczytałem notatki. Poprawiłem literówki.

Wydrukowałem. Miałem całkiem zgrabne założenia dotyczące

budowy mojego domu. W sumie poszło łatwiej niż myślałem.

Pozostało jeszcze sprzedać to mojej kochanej, drugiej połówce.

Pomyślałem, że będzie to dobre przetarcie przed dziadkiem.

Ania oczywiście miała swoje uwagi i wolne wnioski. Szybko jednak

doszliśmy do porozumienia. Wprowadziłem uzgodnione poprawki

do dokumentu i byliśmy gotowi do obrony Częstochowy przed

najazdem dziadka.



Wskazówka numer

Zbuduj zaangażowanie właściciela biznesowego4.

Zaangażowany właściciel biznesowy, czyli taki, który poświęca

swój czas i energię oraz daje wymierny wkład przede wszystkim na

etapie określania zakresu projektu, oraz odbioru jego produktów.

Chodzi bowiem o głównego użytkownika dostarczonego przez

projekt rozwiązania. W przypadku budowy domu będzie chodziło

o jego późniejszego właściciela, kogoś kto będzie w nim mieszkał

bądź podnajmował go innym. Nie zmienia to faktu, że w obu

przypadkach jego rola nie zmieni się. Będzie musiał dostarczyć

konkretnych wymagań dotyczących tego jak ma wyglądać finalny

produkt, a nie jak ma być wykonany. To niezwykle istotne, bo

zdarza się, że właściciel biznesowy chce mieć wpływ nie tylko na to

co robimy, ale również jak do tego dochodzimy. A ten drugi obszar

to już domena kierownika projektu. Nie zapominaj o tym, że o ile

w trakcie realizacji projektu rola właściciela biznesowego nie jest

4 Właściciel biznesowy – w uproszczeniu – osoba, która będzie głównym użytkownikiem rezultatu wytworzonego przez projekt i zarazem główny dostawca wymagań użytkownika.



może najbardziej eksponowana, to na etapie zbliżania się do finiszu

powinien być włączony do testowania przygotowanych rozwiązań.

W końcu to właściciel biznesowy będzie z nich korzystał.

Wskazówka numer

Dobrze przepracuj założenia projektu.

Postaraj się szczegółowo określić założenia swojego

przedsięwzięcia, ze szczególnym uwzględnieniem tego, co ma być

w jego trakcie realizowane (zakres projektu). Początkowo może to

być trudne, ale jeśli weźmiesz pod uwagę kilka elementów, które

w miarę dokładnie opisują projekt na etapie pomysłu, to poradzisz

sobie bez większego problemu. Pamiętaj, dobre założenia są

podstawą podjęcia decyzji o zaangażowaniu się w przygotowania

do realizacji projektu. Odpowiedz sobie więc na następujące

pytania:

1. Jak projekt wpisuje się w realizowaną strategię?

Czy realizacja projektu wspiera osiągnięcie Twoich celów

strategicznych?



Moje pytanie: Jak własny dom wpisuje się w moją wizję

przyszłości?

Nie ma sensu realizować projektów, które nie pomagają

w realizacji naszej strategii (biznesowej, życiowej). To

marnotrawstwo czasu i pieniędzy, o innych zasobach nie

wspominając. I nie chodzi tu tylko o marnotrawstwo, ale o fakt,

że ten zawsze brakujący czas i pieniądze można było

wykorzystać na coś naprawdę wartego uwagi! Dlatego, jeśli nie

jesteś pewien, czy projekt ma sens, to nie wyszukuj na siłę

argumentów za jego realizacją.

2. Czy realizowaliśmy już podobny projekt w przeszłości?

Czy mamy dostęp do wiedzy o realizacji podobnych

projektów?

Moje pytanie: Czy mam doświadczenie w budowaniu domu?

Dzięki zdobytemu już doświadczeniu w materii, której dotyczy

projekt – naszemu bądź innych – oszczędzamy czas, choćby na

poszukiwanie niezbędnych do realizacji projektu informacji

i wiedzy. Ograniczamy koszty, minimum te konieczne by

naprawiać popełnione po drodze błędy. Korzystamy



z dostępnej wiedzy i doświadczeń, nie musząc wyważać

otwartych już wcześniej drzwi.

3. Jakie są założenia dotyczące realizacji?

Moje pytanie: Jak chcemy wybudować dom?

Oczekiwania i możliwości realizacyjne powinny być jasne dla

najważniejszych interesariuszy5. Powinniśmy skonkretyzować

podstawowe założenia realizacyjne, np. budujemy samemu,

wynajmujemy firmę developerską, kupujemy gotowy dom.

Przyjęty sposób realizacji przekłada się na to, co będziemy

mieli do zrobienia. Jeśli nie mamy pewności co do sposobu

realizacji, to określmy rozważane warianty realizacyjne.

4. Czy zidentyfikowano problem, który ma rozwiązać

zrealizowanie projektu?

Czy określono cele, które pomogą osiągnąć produkty

projektu?

Moje pytanie: Dlaczego chcemy zbudować ten dom?

5 Interesariusz – w uproszczeniu – osoba, społeczność, organizacja itp. – których będzie

dotykało Twoje przedsięwzięcie, bądź sami mogą na nie wpływać.



Skoncentruj się na głównych powodach realizacji projektu.

W pierwszej kolejności określ co Cię uwiera i dlaczego.

Następnie zdefiniuj mierzalne cele, by móc zweryfikować,

w jakim stopniu końcowy rezultat pozwoli zrealizować

„pokładane w nim nadzieje”, czyli korzyści biznesowe, które

chcesz osiągnąć.

Jeśli masz z tym problem zadaj sobie proste pytanie: Po czym

poznam, że projekt odniósł sukces?

5. W jaki sposób realizacja projektu wpłynie na otoczenie?

Jakich obszarów dotyka projekt?

Moje pytanie: Jak budowa wpłynie na nasze życie?

Odpowiedź na to pytanie jest konieczna, żeby zrozumieć

złożoność projektu i uwzględnić przy jego realizacji wszystkich

interesariuszy. Postaraj się w miarę szczegółowo określić na

jakie obszary biznesowe lub procesy będzie oddziaływał

projekt. I jak oddziaływał. Dzięki temu będzie Ci łatwiej

zaplanować zadania i dobrać do ich realizacji właściwych ludzi.

6. Co znajduje się w zakresie, a co poza zakresem projektu?

Moje pytanie: Co będziemy budować?



Powinieneś od początku wiedzieć co i dlaczego chcesz

realizować, a co nie będzie brane pod uwagę (nie będzie

realizowane). Takie podejście pozwala na oszczędności czasu

i pieniędzy oraz przy zachowaniu konsekwencji ogranicza do

minimum angażowanie się w aktywności, których nie

planowaliśmy realizować. Dlaczego ich nie eliminuje? Bo

projekty realizują ludzie dla ludzi. I to jest główny powód tzw.

pływania zakresu projektu. To tutaj jest moment na nakreślenie

ram, wewnątrz których będziemy się poruszać na etapie

dokładnego definiowania co będzie realizowane w ramach prac

projektowych.

7. Kto powinien być w zespole projektowym i dlaczego?

Moje pytanie: Kto będzie zaangażowany w budowę?

Określ na tyle szczegółowo na ile to możliwe jakich

kompetencji6 będziesz w projekcie potrzebował i gdzie ich

szukać. Postaraj się określić, dlaczego i na jak długo będziesz

angażował poszczególne osoby do projektu.

6 Kompetencja – połączenie wiedzy, umiejętności i postaw umożliwiające skuteczne, sprawne i zgodne z oczekiwaniami realizowanie danych zadań.



8. Jakie są ograniczenia i ryzyko projektu?

Moje pytanie: Co może nam przeszkodzić?

Określ główne przeszkody utrudniające bądź

uniemożliwiające realizację projektu oraz ryzyko, które może

zagrozić projektowi w przyszłości. Zaplanuj działania

eliminujące bądź zmniejszające wpływ ograniczeń i ryzyka na

projekt.

Określ najważniejszych interesariuszy projektu i przeanalizuj

ich nastawienie do projektu oraz wpływ na projekt. Skup się na

przekonaniu niezdecydowanych, którzy mogą storpedować

realizację projektu, jeśli z jakichś powodów przejdą na stronę

jego przeciwników.

9. Czy projekt się opłaca?

Moje pytanie: Czy to nam się zepnie finansowo?

Realizacja projektu ma sens wtedy, gdy Cię na niego stać

i przyniesie zakładane korzyści biznesowe. Oczywiście, nie

możesz mieć 100% pewności, że tak będzie, ale zawsze

powinieneś zweryfikować czy przy zakładanych nakładach

projekt zrealizuje oczekiwane korzyści. Dokonaj wstępnej

analizy finansowej projektu. Na ile to możliwe określ nakłady



potrzebne na realizację, korzyści jakie przyniosą produkty oraz

koszty ich utrzymania. Oceń czy projekt się opłaca.

10. Jakie są ramy czasowe projektu?

Moje pytanie: Kiedy to wszystko zrobimy?

Określ, kiedy projekt powinien się zacząć, a kiedy skończyć.

Weź pod uwagę możliwości realizacyjne określone

w odpowiedzi na pytanie 3 oraz problemy i cele, które

zdefiniowałeś odpowiadając na pytanie 4.

11. Jakie są główne kamienie milowe7 projektu?

Moje pytanie: Jakie etapy będzie miała budowa?

Określ istotne z perspektywy realizacyjnej stany projektu,

które warunkują dalszą jego realizację, np. wylanie

fundamentów, wybudowanie stanu surowego, skończenie

stanu surowego zamkniętego, wykończenie developerskie,

itp. Ułatwi Ci to w przyszłości planowanie projektu. Postaraj się

oszacować terminy realizacji kamieni milowych.

7 Kamień milowy - w zarządzaniu projektami, jest to ważne zdarzenie, które kończy określoną grupę zadań (etap) i warunkuje rozpoczęcie realizacji kolejnej grupy zadań lub przejście do kolejnego etapu.



Jak sobie pościelisz…

- Kawał dobrej roboty – stwierdził dziadek, gdy skończył przeglądać

nasze założenia budowy domu.

Wskazał na kilka miejsc, które wymagały jego zdaniem niewielkich

uzupełnień. Nie obeszło się też bez wymiany zdań na temat

wielkości domu. Na szczęście przekonał go argument o ilości

prawnuków oraz ten, że ciężko będzie później rozbudować dom,

jeśli od początku nie będzie spełniał potrzeb naszej rodziny. Ten

drugi argument przywołała Ania, która ostatnio wraz z całą firmą

musiała przenosić się do nowego biura, bo stare po 1,5 roku

użytkowania nie było w stanie pomieścić rozrastającego się

zespołu.

Nie udało nam się obronić tylko jednego przyczółku. Ostatniego

z naszych kamieni milowych – ogrodu. Dziadek skwitował go

krótkim stwierdzeniem:



- Nie wszystko na raz. Ogród zrobicie później. Najpierw musicie

mieć gdzie zamieszkać. Powinniście ogarnąć najbliższą okolicę

domu i to jeśli wystarczy Wam kasy. Reszta może poczekać.

Nie marudziliśmy zbytnio, szczególnie że nie mieliśmy armat,

a wcześniej dziadek ustąpił w kwestii wielkości inwestycji. W końcu

był jednym z dwóch głównych inwestorów i miał doświadczenie,

którego nam brakowało. Argumenty, których użył, były rozsądne,

więc nie było specjalnie z czym dyskutować. Najważniejsze, że

zdaliśmy pierwszy egzamin inwestora. Dziadek poklepał mnie po

ramieniu i jeszcze raz pogratulował dobrze odrobionego zadania.

Byłem bardzo zadowolony, bo szczerze mówiąc trochę bałem się

jego oceny, szczególnie jeśli chodzi o zakres projektu. Wychodząc

oznajmił, że jesteśmy umówieni do notariusza, żeby sfinalizować

darowiznę działki. I znów ten szelmowski uśmiech. Byliśmy

przeszczęśliwi. Ania rzuciła mu się na szyję. Nasz dom zaczynał się

powoli wyłaniać z mgły.



Wskazówka numer

Rzetelnie zdefiniuj zakres i uzyskaj jego akceptację.

Pamiętaj, żeby mierzyć siły na zamiary. Trzeba realistycznie patrzeć

na swoje możliwości. Zbyt szeroki zakres projektu może prowadzić

do jego klęski. Dobrze zastanów się, co jest niezbędne do

zrealizowania Twoich celów. Często mamy tendencję do

rozdmuchiwania zakresu, bo jak nie zrobimy czegoś od razu, to

później już nam się nie uda. Co ciekawe zazwyczaj dotyczy to

elementów, które nie są konieczne do osiągnięcia celów, a raczej

mile widziane - jak na przykład szklany dach, czy skórzane

siedzenia w nowym samochodzie. Fajnie je mieć, ale można się bez

nich obyć. Pamiętaj, że im więcej wysiłku poświęcisz na dobre

i konkretne określenie co będziesz realizował w projekcie oraz

uzgodnienie, że realizacja zaplanowanego przez Ciebie zakresu ma

„sens biznesowy”, tym łatwiej będzie Ci skończyć projekt

z sukcesem.



... to Ci podrzucą ziarnko grochu.

Brak materiałów, brak wykonawców, pozwolenie na budowę

zmieni swój status na „nieaktualne”, majstrowie będą pijani, ceny

pójdą w górę. Tak nas sprowadziła na ziemię babcia Grażynka, gdy

po dopięciu kwestii darowizny wpadliśmy w odwiedziny do

dziadków. Wiedziałem, że kieruje nią troska, ale w mojej głowie

zasiała niepokój w powodzenie przedsięwzięcia. Nie lubiłem tego

uczucia.

Po powrocie do domu, za namową dziadka, dokładnie spisaliśmy

z Anią, co mogło pójść nie tak. Później krótka burza mózgów

i wniosek: z wszystkim powinniśmy sobie jakoś poradzić. Tak

przynajmniej nam się wydawało. Niektóre przypadki były tak

wydumane i mało prawdopodobne, że uznaliśmy, iż nie ma

potrzeby ich rozważać.

Następnego dnia daliśmy nasz rejestr ryzyka do oceny dziadkowi.

Wspierając się całym swoim doświadczeniem przypomniał nam

jednak starą maksymę znaną pod nazwą Pierwszego Prawa



Murphy’ego: „Jeżeli coś może się nie udać – nie uda się na pewno”.

Słuchając głosu doświadczenia jeszcze raz przejrzeliśmy wszystkie

ryzyka. Doprecyzowaliśmy co się może wydarzyć. Określiliśmy na

co będzie miało wpływ. Oszacowaliśmy prawdopodobieństwo

wystąpienia ryzyka i poziom jego wpływu. Dzięki temu

wiedzieliśmy, na jakie ryzyko powinniśmy mieć baczenie, a które

można brać na klatkę. Naszą sytuację określiliśmy jako dobrą, choć

nie beznadziejną.



Wskazówka numer

Śledź ryzyko i świadomie planuj sposoby reagowania.

Już na samym początku – gdy pracujesz nad założeniami – załóż

i zacznij prowadzić rejestr ryzyka projektu. Uzupełniaj go

o wszystkie zdarzenia, które Twoim zdaniem mogą wystąpić

w przyszłości i będą miały wpływ na projekt – pozytywny bądź

negatywny. Pamiętaj, że robisz to dla siebie, więc dla każdego

ze zidentyfikowanych zdarzeń określ:

- prawdopodobieństwo wystąpienia,

- wpływ na projekt,

- możliwe reakcje na ryzyko.

Zacznij od działań zaradczych, gdyż lepiej zapobiegać niż leczyć.

Jeśli nie masz wpływu na wystąpienie ryzyka (np. długotrwałe

opady deszczu uniemożliwiające ukończenie dachu w terminie),

przygotuj plan działania na wypadek zmaterializowania się ryzyka –

co zrobisz, gdy ryzyko wystąpi?



Co? Gdzie? Jak? Kiedy? Z kim?

I dlaczego tak drogo?

Mamy projekt domu i właściwie to już jutro można by startować

z robotą. Na moje (nie-)szczęście mamy też dziadka. Gdy cały

rozentuzjazmowany powiadomiłem go o tym, że w przyszłym

tygodniu na „plac budowy” wjeżdża ciężki sprzęt i ruszamy

z fundamentami, osadził mnie na miejscu:

- Wstrzymaj konie. Gdzie Ci się tak spieszy?

- Dziadku – rzuciłem z lekkim politowaniem w głosie – do zimy

zostało już tylko pół roku. Jak nie ruszymy z kopyta, to nie zdążymy.

- A skąd to wiesz? – zapytał trochę podirytowany – skąd wiesz, że

musimy zacząć w przyszłym tygodniu, żeby zdążyć?

No właśnie. Skąd ja to mogłem właściwie wiedzieć?

- Przecież sam mówiłeś, że budowa domu nie zajmuje kilku

tygodni, tylko kilka miesięcy – zacząłem się bronić. – Im wcześniej



zaczniemy coś robić, tym większe prawdopodobieństwo, że

zdążymy.

- Wyrocznia delficka się odezwała – skwitował. – Dopóki nie

zaplanujemy tej budowy, to nie będziemy mogli niczego

konkretnego powiedzieć. Nie tylko o terminach. Bierzmy się więc

za planowanie.

Zaczęliśmy od stołu w jadalni dziadków.

- Po co go rozkładamy? – spytałem. – Spokojnie zmieścimy się przy

nim bez rozkładania.

- Rozkładamy stół, bo babcia zabroniła mi ściągać obrazy, żeby

przyklejać karteczki na ścianie.

Nadal nie wiedziałem o co chodzi. Dziadek uciszył moje kolejne

pytanie machnięciem ręki i zaczął ściągać obrus ze stołu. Po jego

rozłożeniu wyciągnął z kredensu żółte karteczki post-it. Spisaliśmy

na nich co musi być zrobione, kupione, przygotowane. Roboty było

multum. W skupieniu się na najważniejszych w danym momencie

zadaniach pomogło podzielenie projektu na etapy: fundamenty,

stan surowy otwarty, stan surowy zamknięty, dom wykończony,

dom umeblowany. Dla każdego z nich przyklejaliśmy kolejne



karteczki opisujące konkretne rezultaty, które w nim osiągniemy.

Efektem był w całości oklejony karteczkami stół. Gdyby narysować

w odpowiednich miejscach linie pomiędzy karteczkami to

wyszedłby zgrabny diagram.

- To Diagram Struktury Produktów – powiedział dziadek. – Pomaga

w identyfikowaniu tego co będziemy w projekcie realizowali. Jak

widzisz na każdej z kartek mamy konkretny rezultat: wylane

fundamenty, otynkowane ściany, pomalowany salon, itp. Zrób

zdjęcia, tak, żeby można było na nich później zobaczyć całość,

a następnie zabieramy się za zbudowanie Diagramu Następstwa

Produktów.

- Będzie pokazywał jak po kolei będą wykonywane poszczególne

prace budowlane? – zapytałem.

- Nie do końca. Będzie pokazywał kolejność, w jakiej mają być

realizowane poszczególne produkty w projekcie.

- A to nie to samo?

- No właśnie nie. Produkty to rezultaty, a zadania to sposób w jaki

osiągniemy te rezultaty. Wiele produktów może być realizowanych



na różne sposoby. Zamiast budować mógłbyś kupić gotowy dom

z bali i zlecić postawienie go na swojej działce – uśmiechnął się.

- Teraz rozumiem.

Układanie karteczek skończyliśmy tuż przed kolacją. Dziadek

poprosił mnie, żebym „przerzucił” rezultaty naszego

popołudniowego show z post-it’ami do komputera i ponownie

siedliśmy do stołu. Tym razem by zachwycać się moimi

ukochanymi leniwymi babci.

W kolejnym dniu, w oparciu o zdygitalizowane diagramy

zaplanowaliśmy z dziadkiem zadania projektowe. Następnie

zabraliśmy się za szacowanie kosztów. Materiały budowlane,

robocizna, wynajem urządzeń – ile to wszystko może kosztować?

Dzwonienie do hurtowni, ekip budowlanych, dobrych znajomych

dziadka, itd., itp. Przestałem patrzeć na świat przez różowe okulary.

Ponownie zaczęliśmy się z Anią zastanawiać, czy to nam się zepnie

finansowo. Oszacowaliśmy nakłady finansowe oraz 10-letnie

koszty utrzymania dla trzech opcji: kontynuacji wynajmu, kupna

mieszkania i budowy domu. Na nasze szczęście dom po raz kolejny

wygrał, choć w krótkim okresie był najmniej atrakcyjnym

wariantem. Należy jednak planować długoterminowo! Poza tym,



domy w naszej lokalizacji zyskują na wartości, a powierzchnia

działki dawała jeszcze pole manewru. Spokojnie dałoby radę

uruchomić tam jakiś nie budzący sprzeciwu sąsiadów niewielki

biznes.

Nadal nie znałem odpowiedzi na pytanie, kiedy skończymy

budowę. Konsultacje ze specjalistami przynosiły nową wiedzę na

temat czasu potrzebnego na realizację poszczególnych prac

budowlanych. W końcu dało się określić, kiedy skończymy.

Ku mojemu zdziwieniu, dom mógł być gotowy 2 miesiące przed

datą wyprowadzki z wynajmowanego mieszkania. Każdemu

etapowi dopisaliśmy datę końca realizacji. Lubię krytykować

i nawet nieźle mi to wychodzi, ale odniosłem wrażenie, że budowa

była dość dobrze zaplanowana. Żeby być spokojnym przejrzałem

koszty (zaktualizowałem robociznę w oparciu o plan) i jeszcze raz

porównałem z naszym budżetem. Nie było tak źle jak mogło się na

początku wydawać. Na wszelki wypadek poprosiłem „o pomoc”

babcię i wspólnie znaleźliśmy kilka rzeczy, które mogły pójść nie

tak. Uwzględniliśmy to w planie przyjmując „zaoszczędzone”

2 miesiące jako rezerwę. Pomoc babci okazała się nieoceniona.

Nadal, oficjalnie z przeprowadzką celowaliśmy w 1 września i taką



datę komunikowaliśmy wszystkim zainteresowanym. Kierujący

całym zamieszaniem, czyli dziadek, Ania i ja, postawiliśmy sobie

jednak za punkt honoru, żeby zdążyć przed wakacjami.



Wskazówka numer

Przyłóż się do planowania projektu.

Planuj, planuj i jeszcze raz planuj. Porażka planowania to

planowanie porażki.

1. O ile to możliwe to podziel projekt na etapy. Dużo łatwiej

planuje się mniejsze kawałki niż całość.

2. Stwórz listę produktów projektu określając co chcesz

osiągnąć. Pomocne będzie przygotowanie Diagramu Struktury

Produktów i Diagramu Następstwa Produktów. Jeśli nie wiesz

jak to zrobić, zapytaj ekspertów. Na pewno w Twoim otoczeniu

jest ktoś znajomy, kto zna się na zarządzaniu projektami.

3. Określ czym charakteryzują się wszystkie istotne produkty

projektu. Poświęć czas na opisanie kryteriów jakości i odbioru

produktów. Nie wiesz jak? Zadaj sobie pytanie: Po czym

poznam, że produkt spełnia moje oczekiwania?

4. Zdefiniuj działania, dzięki którym zrealizowane zostaną

poszczególne produkty projektu. Określ powiązania między

tymi działaniami.



5. Wiedząc dokładnie w jaki sposób będzie realizowany projekt,

określ zasoby potrzebne do wykonania zaplanowanych

działań, uwzględniając nie tylko ludzi, ale również potrzebny

sprzęt, pomieszczenia, itp. Nie ma nic gorszego niż zebrane

materiały, których nie ma gdzie przechować lub ludzie, którzy

nie mają gdzie pracować.

Pamiętaj! Do wykopania fundamentów możesz użyć koparki

albo łopaty, a raczej „armii ludzi” uzbrojonych w łopaty.

6. Oszacuj koszty realizacji zadań projektowych. To dobry

moment na kontakt z dostawcami i wykonawcami

(wewnętrznymi i zewnętrznymi).

7. W oparciu o zebrane dane i informacje oraz posiadaną wiedzę

przygotuj harmonogram projektu. Określ czas potrzebny na

realizację poszczególnych zadań projektowych. Dobry plan

ułatwi nadzorowanie prac. Zdecydowanie łatwiej odnaleźć się

w przyzwoicie zaplanowanym projekcie. Do poszczególnych

zadań w harmonogramie dodaj potrzebnych do ich realizacji

ludzi i zasoby.

8. Zaktualizuj analizę finansową projektu. Ponownie porównaj

wydatki projektowe z planowanymi korzyściami i określ, czy



projekt nadal jest opłacalny biznesowo. Jeśli nie, zastanów się

czy pewnych działań nie można zrealizować mniejszym

kosztem. Może warto „przyciąć” nieco zakres. Zweryfikuj

również stronę przychodową, ale nie szukaj korzyści na siłę.

Jeśli projekt się nie opłaca to wyjdzie to w praniu. A papier jest

cierpliwy - przyjmie wszystko.

9. Jeśli nadal projekt się „nie spina” skontaktuj się ze Sponsorem

i w oparciu o przekazane mu informacje uzyskaj decyzję, czy

nadal chce go realizować. To nie kierownik projektu decyduje

o kontynuacji projektu.

10. Nie ryzykuj. Zdiagnozuj bądź zaktualizuj wraz z zespołem

projektowym ryzyko projektowe. Określ jakie jest

prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ na projekt każdego

ze zdarzeń będących ryzykiem. Zaproponuj sposoby reakcji na

ryzyko – najlepiej w kilku wersjach.

11. Przygotuj finalny plan uwzględniający korekty wynikające

z przeprowadzonej analizy zagrożeń.

12. Przygotuj podstawowe informacje o projekcie. Na wypadek

nagłej potrzeby udzielenia dokładnej i holistycznej informacji

o kierowanym przez Ciebie przedsięwzięciu. Dzięki temu



szybko będziesz mógł odpowiedzieć na najczęściej

pojawiające się pytania o projekt, choćby wysyłając informacje

mailem.



W co ręce włożyć?

Po zaplanowaniu wszystkiego robota ruszyła z kopyta. Szczerze

powiem, że ciężko mi było na początku wszystko kontrolować.

Właściwie to nie radziłem sobie zupełnie. Niby wszystko oczywiste,

ale… Cóż z tego, że miałem plan, skoro po kilku dniach miałem

wrażenie, że szwy pękają i za chwilę cały projekt się rozejdzie.

Dziadek, który codziennie był na budowie, patrzył na mnie z lekkim

politowaniem. Widział, że nie ogarniam, więc w końcu postanowił

zareagować.

- Po co Ci ten tak pracowicie przygotowany plan jak z niego nie

korzystasz? – zapytał.

- Dziadku, jak nie korzystam jak korzystam – odpowiedziałem.

- Nie wystarczy na niego patrzeć, żeby wiedzieć co trzeba robić.

Trzeba jeszcze kontrolować to, co miało być już zrobione, czyli

porównywać realizację projektu z jego planem.



- Przecież to robię – odburknąłem, choć miałem świadomość, że

robię to źle, skoro nie wiedziałem co się dokładnie dzieje, jakie

materiały zamówić, ile zapłacić za zrealizowane już prace itd., itp...

- Masz ze sobą komputer? – zapytał.

- No jasne. Praktycznie nigdzie się bez niego nie ruszam.

- To podeślij mi plik z planem.

Zamurowało mnie. Dziadek i komputer. W życiu nie widziałem go

nawet w pobliżu komputera. Zawsze odgrażał się, że to nie dla

niego, że jest już za stary, że na budowie komputer może tylko

skończyć w błocie. Spojrzałem w jego stronę i wtedy wybuchnął

śmiechem.

- Dlaczego wy młodzi uważacie, że ludzie starsi i komputer nie idą

ze sobą w parze. – Spojrzał na mnie spod oka. – To, że nie

wychowałem się z nim od kołyski nie oznacza, że nie byłem

w stanie go oswoić. Bez właściwych narzędzi nie da się właściwie

zarządzać projektem. I nadszedł już czas, żeby pokazać Ci kilka

z nich. To jak z tym plikiem, wyślesz czy nie?

Otworzyliśmy harmonogram projektu na jego komputerze.

Przygotowany w Excelu, zawierał wszystkie informacje dotyczące



zadań i przypisanych im terminów oraz zasobów. Dostrzegłem

zadowolenie w oczach dziadka.

- Nie jest z Tobą jeszcze tak źle – ocenił.

Dołożył ze dwie kolumny, przerzucił interesujące go dane do

dwóch swoich plików i po chwili pokazał mi o co mu chodzi.

- Nie ma sensu posiadać planu, jeśli nie będziesz go realizował

i kontrolował tej realizacji – zaczął. – Nie potrzebujesz do tego

specjalnych narzędzi. Oczywiście, że są dostępne, ale na potrzeby

niezbyt złożonego projektu wystarczy Ci arkusz kalkulacyjny, który

przygotowałeś. W planie projektu dodałem kolumnę % realizacji.

Uzupełniaj ją „ekspercko”, ale rzetelnie. Nikt z tego strzelał nie

będzie. Nie ma większego znaczenia czy wpiszesz do niej 19% czy

21%. Ważne żebyś to robił i żeby informacje tam podane

odzwierciedlały rzeczywistą sytuację. To samo rób z poniesionymi

wydatkami i pracą ludzką. Możesz użyć do tego harmonogramu, ale

wygodniej będzie Ci skorzystać z drugiego pliku, w którym do

zadań z harmonogramu i planowanych do nich wydatków oraz

zasobów będziesz dopisywał ich „utylizację”. Ten plik możesz

podlinkować z drugim arkuszem excelowym, w którym będziesz



kontrolował wszystkie wydatki projektowe. I to by było na tyle jeśli

chodzi o bieżącą kontrolę realizacji prac.

- A co z jakością? – zapytałem. – Przecież mam w tym mieszkać

- Dobrze, że pytasz. Do kontroli jakości też należy podejść z głową.

Przede wszystkim musisz określić kryteria jakości odbioru swoich

produktów i sposobu, w jaki je będziesz weryfikował. Pamiętasz?

Rozmawialiśmy o tym podczas planowania. Zawsze powinieneś

mieć w tyle głowy jedno pytanie: „Po czym poznam, że otrzymany

produkt spełnia moje wymagania?”

Pamiętaj! Nie skupiaj się na odbiorze realizacji zadania. Skupiaj się

na odbiorze jego rezultatów.

- Przecież to to samo – stwierdziłem.

- I tu się grubo mylisz, mój drogi. Przy kontroli realizacji zadania,

etapu bądź projektu istotny jest termin i koszt jego realizacji oraz

oczywiście zakres prac. Mniej doświadczeni kierownicy mogą ulec

pokusie skupienia się na tych dwóch pierwszych elementach, bo

przecież musi być w terminie i w budżecie, mniejszą uwagę

przywiązując do tego, co miało być zrobione. Poza tym trudniej się

to weryfikuje. Szczególnie jeśli niezbyt precyzyjnie zostały



określone kryteria jakości. To właśnie zakres zrealizowanych prac

ma przy odbiorze kluczowe znaczenie. Sukces projektu zależy od

tego, czy produkt spełnia oczekiwania. I nie ma tu kompromisów.

Dlatego też realizacja zakresu, czyli produktów projektu ma swoje

„procedury kontrolne”, podobnie jak pozostałe dwa elementy

trójkąta projektu zwanego też trójkątem ograniczeń.

A w przypadku destabilizacji trójkąta projektowego mamy do

czynienia z trzema scenariuszami.

Wyświetlił mi rysunek i w ciszy pozwolił go postudiować.

- Chcesz powiedzieć, że jeśli chcemy „potanić” to nie będzie

szybko, jeśli przyspieszyć to nie będzie tanio, a jeśli przyspieszyć

i potanić to na pewno nie będzie dobrze? – zapytałem.



- Dokładnie tak. Ingerowanie w jeden z elementów trójkąta – czas,

pieniądze i zakres – będzie się zawsze odbywało kosztem innego.

Jeśli chcemy zwiększyć zakres, to będzie nas to więcej kosztowało

i/lub wydłuży nam się realizacja projektu. Jeśli chcemy skrócić czas

realizacji, to będzie nas to więcej kosztowało i/lub będziemy

musieli ograniczyć zakres. Jeśli chcemy ograniczyć koszty, to

będziemy musieli ograniczyć zakres i/lub wydłużyć czas realizacji

projektu.

Z jednym zastrzeżeniem. Jeśli chodzi o projekty – a nie sprzedaż

usług, jak na rysunku – to czasem udaje się bez ograniczania

zakresu, ale za to kosztem jakości dostarczonego produktu.

- Nie bardzo rozumiem to, że można ograniczyć koszty wydłużając

czas.

- Wyobraź sobie, że masz do wykopania „fundament” pod płot.

W budżecie zaplanowałeś koszty wynajęcia koparki wraz z jej

operatorem. Chcesz jednak oszczędzić na tym zadaniu, więc za

przysłowiową butelczynę wynajmujesz Pana Józka z kumplami.

Koszty Ci spadają, czas się wydłuża.

- Ale spada też jakość – zaprotestowałem. – W życiu nie

zdecydowałbym się na taką zamianę.



- To zależy czy i jak ją będziesz kontrolował oraz jakiego poziomu

jakości potrzebujesz. Pamiętaj, że to jedna z opcji. Nie musisz się na

nią decydować, ale czasem warto ją rozważyć, szczególnie dla

zadań, które mogą być realizowane równolegle z innymi, a kryteria

jakości nie są wyśrubowanie. Wtedy część z oszczędności na

realizacji zadania możesz przesunąć na kontrolę jakości a i tak

powinieneś być do przodu z budżetem.

- Muszę to sobie dobrze przemyśleć, dziadku.

- A jak myślisz, po co Ci to mówię – zaśmiał się i klepnął mnie

z rozmachem w plecy, aż huknęło.

Wieczorem otworzyłem pliki, które dostałem od dziadka i plan

projektu uzupełniony o dodatkowe pola. Zaktualizowałem postępy

prac. Dodałem do każdego z trwających i ukończonych zadań

stopień realizacji. Następnie dopisałem poniesione koszty. Dzięki

temu „zaciągnęły się” do dziadkowego zestawienia wydatków

i mogłem porównać je z planami. Z radością skonstatowałem, że

nie przekraczam dostępnego budżetu. Zaktualizowane pliki

wysłałem do dziadka. Wciąż nie mogłem przestać myśleć o tym, że

staruszek zna Excela co najmniej tak dobrze jak ja, a może nawet

lepiej. Nieźle się zabunkrował.



Wskazówka numer

Systematycznie i rzetelnie kontroluj realizację projektu.

Plan projektu to nie tylko wytyczne jak powinna przebiegać jego

realizacja, ale podstawa do kontroli jego przebiegu. Dobrze

przygotowany plan jest podstawą. Jednak, żeby zarządzać

projektem konieczne jest jeszcze wdrożenie mechanizmów

kontrolnych, które dadzą Ci informacje potrzebne do

podejmowania decyzji oraz motywowania ludzi pracujących

w projekcie. Dobrze, jeśli osoby realizujące projekt mają bieżący

wgląd w listę zadań do realizacji i sami na bieżąco raportują ich

realizację. Ty możesz skupić się wtedy na kontroli i reagować

w sytuacjach, gdy życie rozmija się z planami. Na etapie realizacji

kontroluj nie tylko harmonogram, ale również wydatki i jakość

zrealizowanych produktów, według wcześniej ustalonych

kryteriów.



Zaufanie to najwyższa forma kontroli.

Następnego dnia, jak zwykle ok. 8:00 wpadłem na budowę. Dzisiaj

wylewane będą fundamenty, a w przyszłym tygodniu zaczynamy

murować ściany. Pojawił się dziadek i już w pierwszym zdaniu

wyraził swoje zadowolenie z otrzymanych wczoraj plików. Wprost

tryskał humorem.

- Teraz jestem pewny, że sobie poradzisz podczas mojej

nieobecności – powiedział.

- Czego? – spytałem zdziwiony. Stanąłem jak zamurowany.

- Chyba nie zapomniałeś, że jadę do Indii.

- Nie no, pamiętam.

Powiedziałem to takim tonem, że nie mógł nie zorientować się, że

ściemniam. Jak ja sobie poradzę bez dziadka - pomyślałem. Na

śmierć zapomniałem o tym jego indyjskim oczyszczaniu ducha. I to

aż przez 3 miesiące.



- Młody, nie panikuj! Dasz sobie radę. Przysyłaj mi tylko raz

w tygodniu aktualny status projektu wraz z ewentualnymi

pytaniami. Będę Ci pomagał zdalnie. Don’t worry. Be stoic.

Uśmiechnął się szeroko i poszedł opieprzać kierowcę betoniarki,

który właśnie zaczął rozjeżdżać mój przyszły trawnik przed

domem.

Co tydzień wysyłałem dziadkowi e-mail z bieżącym statusem prac,

z którego wynikało, że wszystko idzie zgodnie z planem. Nie

malowałem trawy na zielono – wszystko zgodnie z prawdą.



Wskazówka numer

Zadbaj o dobrą komunikację z interesariuszami.

Ustal z interesariuszami projektu plan komunikacji. Powinien

określać sposób i częstotliwość przekazywania informacji

uzależniony od stopnia potrzeb informacyjnych. Same dane

i informacje przygotuj w uzgodniony, spójny i czytelny sposób.

Informacja zarządcza to nie esej – tylko konkret. Używaj

sprawdzonych narzędzi do raportowania postępów prac, realizacji

budżetu, wykorzystania zasobów, ryzyka i zagadnień

projektowych. Jeśli nie wiesz gdzie ich szukać zapytaj, ekspertów

w dziedzinie zarządzania projektami. Na pewno w Twoim

otoczeniu jest ktoś znajomy, kto zna się na zarządzaniu projektami.

Nie skupiaj się jedynie na najważniejszych interesariuszach. Ci,

których w jakiś sposób dotyka realizacja Twojego projektu, też chcą

wiedzieć co? i jak?. Jeśli planujesz „uciążliwy” remont to przecież

uprzedzasz o tym sąsiadów w ramach dobrosąsiedzkich

stosunków. Czyż nie?



Z górki na pazurki.

Zrealizowany stan surowy zamknięty. Co prawda nie mamy jeszcze

położonych dachówek na dachu, ale na pewno zdążymy z tym

przed zimą. Z radością wysłałem Dziadkowi informację

o zakończeniu kolejnego etapu budowy i linka do zdjęć, żeby miał

podgląd jak to teraz wygląda. W mailu zwrotnym dostałem 👍.

Gdy patrzę na jeszcze surową bryłę mojego nowego domu, to nie

mogę nie docenić ciężkiej pracy, jaką wykonał dziadek dobierając

właściwą ekipę do realizacji prac murarskich. Wiedział jakich

umiejętności potrzebuje. Wiedział też, że z uwagi na ciasny

harmonogram, wybrana ekipa powinna poza umiejętnościami mieć

odpowiednie nastawienie do pracy. Zero obijania się tylko praca na

200% normy, tak by mury pięły się szybko do góry. Zdaję sobie

sprawę, że dziadek miał łatwiej – bo zna lokalny rynek ekip

budowlanych i z wieloma z nich było mu dane już współpracować.

I właśnie dzięki jego eksperckiej wiedzy właściwie ogarnęliśmy

temat zasobów ludzkich. Co prawda musiałem raz, na początku,



przeczołgać murarzy, ale chyba zrobiłem to bardziej dla zasady niż

z potrzeby. No i nie było wtedy ich majstra. Poza tym jednym

incydentem robota faktycznie paliła im się w rękach, a prace

posuwały się do góry w zaplanowanym w harmonogramie tempie.

Teraz przyszedł czas na orurowanie i okablowanie budynku. Nie

było z tym kłopotów, dopóki Ani nie przypomniało się, że

potrzebujemy podłączeń pod telewizor nie w dwóch, ale w trzech

pokojach. Na szczęście to była tylko kosmetyczna zmiana. Szybka

interwencja i przewody już pociągnięte!

Mój pomysł okazał się mniej kosmetyczny. Nie wiem dlaczego nie

wpadłem na niego wcześniej. Chodziło o instalację pod dom

inteligentny. Ania postukała się w głowę jak powiedziałem jej

o mojej koncepcji. Temat podchwycił jednak właściciel firmy

robiącej u nas okablowanie. Było to w jego oczywistym interesie,

ale rzetelnie przedstawił nam wszystkie korzyści takiego

rozwiązania w tym również przyszłe oszczędności na ogrzewaniu

i energii elektrycznej. Udało się przekonać Anię, ale co

z dziadkiem? Poprosiłem Pana Krzysztofa o wycenę. Obiecał, że

zrobi ją na następny dzień i tak też się stało. Z kalkulacji wynikało,

że koszty sprowadzają się do położenia dodatkowych kabli i nie



powinny przekroczyć 10% zaplanowanych kosztów instalacji

elektrycznej. Nie musieliśmy teraz budować całego systemu.

Uzbrajaliśmy tylko dom, a uruchomienie systemu będziemy mogli

zrobić w przyszłości. Dzięki temu, że zaoszczędziliśmy trochę na

„hydraulice” ta zmiana w zakresie praktycznie nie wpływała na

budżet projektu. Gorzej sytuacja miała się z harmonogramem.

Łapaliśmy tydzień opóźnienia, który uszczupli naszą rezerwę.

Chciałem, żeby dziadek o tym wiedział. W odpowiedzi na mojego

maila z pytaniem co sądzi o moim pomyśle i o konsekwencjach jego

realizacji na plany projektowe i budżet przesłał jedno, zdawkowe

zdanie: „Nie ma się nad czym zastanawiać.” W jego języku

oznaczało to ok.

Na kolejnego maila zawierającego status projektu wraz

z dokumentacją fotograficzną dziadek już nie odpisał. Dostał go na

lotnisku w Delhi, tuż przed wylotem do Polski. Wpadł na budowę

jak wicher i zadowolony z tego co ujrzał mocno mnie uściskał. Nie

sądziłem, że te trzy miesiące, które wydawały mi się jeszcze kilka

tygodni temu wiecznością zlecą tak szybko.



Wskazówka numer

Do realizacji zadań przydzielaj ludzi według ich kompetencji, a nie „po znajomości”.

To ludzie robią projekty. Bez względu na to jak dobrze jesteś

przygotowany pod względem metodycznym i ile przeczytałeś

książek z zarządzania, ze szczególnym uwzględnieniem

zarządzania projektami. Zawsze pamiętaj o tym, że dzięki wybraniu

właściwych ludzi do projektu znacząco zwiększasz sobie szanse na

jego powodzenie. Kluczem do sukcesu będzie oparcie się na

kompetencjach a nie tym, czy kogoś lubisz czy nie. Pamiętaj, macie

razem zrobić projekt, a dopiero w drugiej kolejności dobrze się przy

tym bawić.

Jeśli nie posiadasz wystarczającej wiedzy eksperckiej na jakiś temat,

to najpierw poszukaj odpowiedniego specjalisty, a dopiero później

szukaj innych źródeł pozyskania brakującej wiedzy. To jest projekt

i nic nie uzasadnia marnowania czasu.



Wskazówka numer

Świadomie zarządzaj zmianami w projekcie.

Przyjmij do wiadomości, że projekt jest dynamiczny i należy

spodziewać się w nim zmian. Musisz być na nie przygotowany.

Każda zmiana w projekcie powinna zostać przeanalizowana pod

kątem jej ważności dla produktu końcowego. Nie mniej ważna jest

analiza wpływu zmiany na sam projekt. Szczegółowy opis tego co

należy zmienić; jak się to przełoży na budżet, zasoby i

harmonogram; jaki będzie miało wpływ na uzasadnienie

biznesowe; jakie generuje ryzyko.

Na etapie planowania zaplanuj odpowiednie rezerwy oraz

tolerancje projektowe na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń.

Dzięki temu za każdym razem, gdy projekt w niewielkim

i akceptowalnym stopniu przekroczy plany, nie będziesz musiał

zastanawiać się co zrobić lub prosić o decyzję swojego Sponsora.



Houston, mamy problem.

Dziadku, jak żyć? Babcia miała rację wątpiąc w niezawodność ekip.

Właśnie mieliśmy startować z układaniem na dachu naszej

wymarzonej greckiej dachówki, a tu dach zaczął przeciekać.

Dobrze, że stało się to przed zimą i przed dachówką. Okazało się, że

folia - reklamowana nam jako dobra zmiana dla papy – mająca

przepuszczać wilgoć TYLKO z domu na zewnątrz działa w obie

strony. Powody takiego stanu rzeczy nas nie interesowały.

Najważniejsze było, jak sobie poradzić z problemem, a czas nie

chciał współpracować. Na szczęście, dzięki odrobieniu pracy

domowej, mogliśmy szybko zareagować. Sięgnęliśmy do

„babcinego arkusza” Rejestr ryzyka i od razu wiedzieliśmy, jak

poradzić sobie z podbramkową sytuacją. Wymiany folii podjęła się

ekipa od dachówki. Chłopaki stanęli na wysokości zadania. Uwinęli

się szybko i sprawnie. Podobnie poradzili sobie z położeniem

greckich gontów. Zdążyliśmy przed zimą. Dodatkowe koszty

pokryliśmy z wynagrodzenia niewypłaconego ekipie partaczy. Po



raz kolejny potwierdziło się również to, że pomysł z aktywnym

zarządzaniem ryzykiem to był strzał w dziesiątkę. Kto by pomyślał

(poza babcią i dziadkiem)?



Wskazówka numer

Zarządzaj zagadnieniami projektowymi8.

O zagadnieniach projektowych, w tym zmaterializowanych

ryzykach, informuj najważniejszych interesariuszy. Nawet jeśli

masz kompetencje i uprawnienia do wprowadzenia działań

zaradczych bądź planu awaryjnego. Jeśli działania, będące

skutkiem zagadnienia projektowego, wykraczają poza Twoje

uprawnienia, to poproś o decyzję Sponsora. Przygotuj mu do

wyboru kilka wariantów decyzyjnych, w tym Twój preferowany.

A wracając jeszcze raz do ryzyka – którego zmaterializowanie się

jest zagadnieniem projektowym. Aktywnie nim zarządzaj na etapie

realizacji. Przeglądów ryzyka projektowego powinieneś

dokonywać dosyć często9, na bieżąco aktualizując rejestr ryzyka

i dokonując oceny każdego zdefiniowanego zdarzenia. Rewiduj

również proponowane reakcje na ryzyko.

8 Zagadnienie projektowe – definicyjnie to wszystkie zdarzenia, które wystąpiły w projekcie a nie były planowane, w tym zmaterializowane ryzyko. 9 Zależnie od specyfiki projektu – minimum raz na tydzień / raz na dwa tygodnie.



A tam, gdzie było kretowisko teraz stoi …

Pod koniec stycznia, po dwóch miesiącach przerwy, na budowę

wróciło życie. Tynki bieliły się na ścianach. Pojawiły się wylewki

samopoziomujące. Na początku kwietnia ruszyły prace

wykończeniowe. Kładzenie podłóg, przyklejanie płytek,

instalowanie białego montażu, malowanie ścian, przykręcanie

kontaktów i gniazdek, montaż kuchni. Dni mijały szybko a praca

dosłownie paliła się robotnikom w rękach. Na początku czerwca

zaczęły wjeżdżać meble.

Równolegle z pracami w domu trwało ogarnianie terenu wokół

niego. Wyrównanie powierzchni, położenie kostki brukowej

i założenie trawnika nie trwają chwilę. Po oględzinach ogrodzenia

okazało się, że niestety wymaga solidnej rekonstrukcji bądź

postawienia od nowa. Zdecydowaliśmy się na nowy płot, co

uszczupliło resztki naszej rezerwy budżetowej.

Wyglądało na to, że z większością prac zdążymy przed terminem

i budowa będzie zamknięta przed wakacjami. Budżet również



utrzymaliśmy w ryzach i nagle okazało się, że po raz pierwszy od

dwóch lat będzie nas stać na wakacyjny wyjazd poza granice

naszego pięknego kraju nad Wisłą. Cieszyliśmy się niezmiernie,

szczególnie, że pojedziemy do naszej kochanej Grecji.

Dla własnej satysfakcji zacząłem przygotowywać krótką analizę

poprojektową, obejmującą porównanie planów z rzeczywistą

realizacją i zdobyte doświadczenia. Przeanalizowałem rejestry

ryzyka i zagadnień, żeby stwierdzić, czy coś nam nie umknęło

z radarów. Zapisałem otwarte tematy, żeby o niczym nie

zapomnieć. Wiedzieliśmy przecież, że czeka nas jeszcze Projekt

Ogród, ale z pełną świadomością odłożyliśmy go do kolejnego

roku. To ja zostałem wyznaczony jako kierownik projektu tego

nowego przedsięwzięcia. Trawa na przydomowym trawniku

pięknie się zieleniła, a moje przewidywania co do czasu, który będę

musiał spędzać na jej koszeniu, niestety się potwierdziły.



Wskazówka numer

Przy zamykaniu projektu zaadresuj otwarte kwestie.

Jeśli zostały jakieś otwarte tematy zaadresuj je do właściwych osób.

Opisz jakie obowiązki nakłada na końcowego odbiorcę utrzymanie

rezultatów projektu. Zaplanuj w jaki sposób i przez kogo będą

mierzone korzyści z jego realizacji, jeśli chcesz je mierzyć. Używaj

sprawdzonych i dostępnych narzędzi. Jeśli nie wiesz, gdzie ich

szukać zapytaj ekspertów w dziedzinie zarządzania projektami. Na

pewno w Twoim otoczeniu jest ktoś znajomy, kto zna się na

zarządzaniu projektami.

Po zakończeniu projektu przygotuj raport z jego realizacji. Dla

siebie i „przyszłych pokoleń”. Nie bądź egoistą. Ważne będzie to jak

poradziłeś sobie z trudnościami i jak zapobiegałeś ryzyku, jakie

wyciągnąłeś wnioski i czego się nauczyłeś. Kto wie, może z twoich

spostrzeżeń kiedyś ktoś skorzysta.



Dziś sam jestem dziadkiem.

Przejąłem po dziadku Marku jego firmę i buduję domy! Okazało się,

że badał mój potencjał. Uzmysłowił mi, że od początku, kierując się

zdrowym rozsądkiem, postępowałem zgodnie ze sztuką

zarządzania projektem. Chcąc osiągnąć efekt w określonym czasie

nie udałoby mi się inaczej okiełznać wszystkich kwestii bez pomocy

dziadka i Ani oraz pragmatycznego podejścia do zarządzania

projektem. Stworzyłem plan z listą produktów i czytelnymi

kryteriami ich odbioru. Na bieżąco kontrolowałem realizację planu

projektu. Wszystkie maile wysyłane do dziadka zarchiwizowałem

w pliku Status projektu. Czasem do nich zaglądam i śmieję się

z siebie. Wyobrażam sobie, że tak robił też wtedy dziadek. Rejestr

ryzyka, ulubiony dokument Babci, otworzył mi oczy jak ważnym

elementem jest aktywne przewidywanie tego co może się

wydarzyć a będzie miało wpływ na projekt. Najwięcej nerwów

przyniosło zamknięcie budżetu i wydatków. Pamiętam, że pomimo

świadomości, że udało się zrealizować projekt w uzgodnionych



kosztach, w trakcie weryfikacji poprawności rozliczenia

odczuwałem pewien niepokój. Raport końcowy, który zawierał

moją ocenę realizacji projektu, kończyłem na dzień przed wylotem

na urlop do Grecji. Znalazła się w nim jeszcze jedna niezwykle

istotna z punktu widzenia końcowego sukcesu projektu

obserwacja: budując dom mieliśmy przyjemność pracować

z naprawdę fajnymi ludźmi i dało się to wyczuć na placu budowy.

Widać było, że zależy im, żeby prace przebiegały bez większych

problemów. Nie wiem, czy była to zasługa dziadka, czy po prostu

mieliśmy szczęście trafić na doskonałych fachowców i „dobrych

ludzi”. Jestem jednak przekonany, że bez nich ta budowa nie

zakończyłaby się sukcesem.

Gdy teraz patrzę na mój dom z dużym rozrzewnieniem wspominam

czas jego budowy. Dzięki niej nauczyłem się podstawowych zasad

zarządzania projektami. Obycie projektowe przyszło z kolejnymi

realizowanymi przedsięwzięciami.



Wskazówka numer

Stwórz zmotywowany i zaangażowany zespół ludzi pracujących w Twoim projekcie.

To ludzie robią projekty. Czy Ci się to podoba czy nie, Twoim

główny zadaniem jako kierownika projektu jest dobranie

właściwych ludzi, przydzielenie im odpowiednich do ich

kompetencji zadań, motywowania ich na każdym kroku oraz

pomoc w stworzeniu zgranego zespołu i pozostania zgranym

zespołem. Reszta to drobne kwestie administracyjne.10

~ KONIEC ~

10 Tom DeMarco, Zdążyć przed terminem, Studio Emka, 2002, str.35

Wszystko co potrzebujesz wiedzie · Wszystko co potrzebujesz wiedzieć o zarządzaniu projektem....

Documents

Transcript of Wszystko co potrzebujesz wiedzie · Wszystko co potrzebujesz wiedzieć o zarządzaniu projektem....