WorkZone for Office - Online Helphelp.scanjour.dk/wzo/3.1/OnlineHelp/da/Content/... ·...

3.1

Onlinehjælp

WorkZone for Office3.1

Indhold

Onlinehjælp til WorkZone for Office 3.1 4Kom godt i gang 5Nyheder 9Arbejde med Excel-dokumenter 13Opret dokumenter på sager 14Arbejd med dokumenter gemt på sager 18Arbejde med dokumentversioner 21Registrer dokumentoplysninger 23Søgning 25Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 25Søg i dialogbokse 29

Arbejde med Outlook-elementer 31Gem Outlook-elementer på sager 32Opret nye sager 35Registrer dokumentoplysninger 38Indsæt sagsdokumenter og links 41Se sager og dokumenter 43Tilpas Outlook 47Søgning 49Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 49Søg i dialogbokse 53

Arbejde med PowerPoint-dokumenter 56Opret dokumenter på sager 57Arbejd med dokumenter gemt på sager 61Arbejde med dokumentversioner 64Registrer dokumentoplysninger 66Søgning 68Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 68Søg i dialogbokse 72

Arbejde med Word-dokumenter 74Opret dokumenter på sager 75Arbejd med dokumenter gemt på sager 79Arbejde med dokumentversioner 82Registrer dokumentoplysninger 84Arbejd med skabeloner 86Arbejde med fraser 88Søgning 90Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 90Søg i dialogbokse 94

Søg efter fraser 96

2

Onlinehjælp

Vilkår og betingelser 97

3


Onlinehjælp til WorkZone for Office 3.1Brug onlinehjælpen til at lære mere om hvad du kan gøre i WorkZone for Office.

l Kom godt i gang

l Nyheder i WorkZone for Office

LINKS

Administrator's Guide to WorkZone for Office ScanJours websted

Developer's Guide to WorkZone for Office Supportportal

Online help for WorkZone Client ScanJour på YouTube

Onlinehjælp til WorkZone Client

4

http://help.scanjour.dk/wzo/3.1/AdministratorGuides/default.htm

http://help.scanjour.dk/wzo/3.1/AdministratorGuides/default.htm

http://www.scanjour.dk/

http://help.scanjour.dk/wzo/3.1/DeveloperGuides/default.htm

http://help.scanjour.dk/wzo/3.1/DeveloperGuides/default.htm

http://support.scanjour.dk/login.asp

http://help.scanjour.dk/wzc/2.1/OnlineHelp/en/default.htm

http://help.scanjour.dk/wzc/2.1/OnlineHelp/en/default.htm

http://bitly.com/rtBtsm

http://bitly.com/rtBtsm

http://help.scanjour.dk/wzc/2.1/OnlineHelp/da/default.htm

http://help.scanjour.dk/wzc/2.1/OnlineHelp/da/default.htm

Onlinehjælp

Kom godt i gangLær det grundlæggende i WorkZone for Office ved at følge linksene og se videoerne på denne side.Hvis du mangler oplysninger, så fortæl os det ved at sende en e-mail til denne adresse:[email protected].

Bemærk: For at se videoerne, skal du have Adobe Flash Player installeret på din computer.

ARBEJDE I OUTLOOK

l Gem Outlook-elementer på sager

l Indsæt sagsdokument eller links i e-mails

l Opret nye sager

l Opret nye dokumenter på sager

l Registrer dokumentoplysninger

l Se sager og dokumenter

l Søg efter sager, dokumenter og par-ter

ARBEJDE I WORD

l Opret dokumenter på sager

l Arbejde med dokumenter, der er gemt påsager

l Arbejde med dokumentversioner


l Arbejde med skabeloner

l Arbejde med fraser

l Søg efter sager, dokumenter og parter

ARBEJDE I EXCEL

l Opret regneark på sager

l Arbejde med regneark gemt påsager



l Søg efter sager, dokumenter og par-ter

ARBEJDE I POWERPOINT

l Opret præsentationer på sager

l Arbejde med præsentationer gemt påsager



l Søg efter sager, dokumenter og parter

VIDEOER OG RETNINGSLINJER

SAGS- OG DOKUMENTOVERBLIK I MICROSOFT OUTLOOK

Denne video viser dig, hvordan du får et overblik over sager ogdokumenter tilknyttet sagerne i Microsoft Outlook. I dette overblikkan du åbne sager og dokumenter, for eksempel i Microsoft Word.

5

mailto:[email protected]


GEM E-MAILS PÅ SAGER OG REDIGER OPLYSNINGER PÅ

DOKUMENTER OG PARTER

Denne video viser, hvordan du gemmer e-mails på sager -indgående eller udgående. Mens du gemmer e-mails, kan duredigere dokumentoplysninger, og der foreslås parter, du kantilføje.

OPRET NYE SAGER I MICROSOFT OUTLOOK

Denne video viser, hvordan du opretter nye sager i MicrosoftOutlook. Der er to måder: Du kan enten oprette en ny saguafhængigt af e-mails, eller du kan oprette en ny sag, mens dugemmer en e-mail. Mens du opretter sagen, kan du indtasteoplysninger om sagen, for eksempel titel, sagsgruppe, facetter ogadgangsrettigheder.

ARBEJDE MED SAGSDOKUMENTER

Denne video viser, hvordan du opretter sagsdokumenter iMicrosoft Word, Excel og Outlook. Det indbefatter brug af fletfeltertil at indtaste sags- og dokumentoplysninger som for eksempelmodtagerinformation, og hvordan man opdatererdokumentoplysninger, enten ved hjælp af fletfelterne eller paneletDokumentregistrering.

BENYT FRASER I MICROSOFT WORD

Denne video viser, hvordan du indsætter fraser i de breve ellerdokumenter, du arbejder på. Alle fraser, der tilhører dinorganisation, enhed eller dine personlige fraser, er tilgængelige ipanelet Fraser i Microsoft Word. Her kan du også oprette en listeover dine favoritfraser.

6

Onlinehjælp

BRUG SAGS- OG DOKUMENTLISTER I OUTLOOK

Du kan tilføje sags- og dokumentlister til din Sager &dokumenter mappe i Microsoft Outlook. Listerne er defineret iCaptia Web Client eller WorkZone Client.

ÅBN OG REDIGER SAGSDOKUMENTER FRA OVERBLIKKET

I sags- eller dokumentoverblikket i Microsoft Outlook kan du åbneet dokument i for eksempel Word. Eller du kan åbne sags- ellerdokumentprofilen i Captia Web Client eller WorkZone Client.

DEL ET LINK TIL ET DOKUMENT ELLER EN SAG

Du kan indsætte et link til en sag eller et dokument i en ny e-maileller mødeindkaldelse. Hvis du deler et link til et dokument,indsættes to links: Det første åbner dokumentet i Captia WebClient eller WorkZone Client. Det andet et et download-link.

GEM DOKUMENTET PÅ EN SAG

For at gemme dokumentet på en sag, skal du først vælge en sageller oprette en ny. Så registrerer du dokumentet i paneletDokumentregistrering.

7


OPRET DOKUMENTSKABELONER I WORD

Brug indholdskontrolelementer til at bygge dinedokumentskabeloner. Det gør det muligt for dig at fletteoplysninger om sager, dokumenter og kontakter ind i skabelonen.Desuden kan du aktivere skabelonen til automatisk at sættestandardværdier, foretage fletning og vise dialogbokse ved hjælpaf VBA1 makroer.

FLETOPLYSNINGER OM SAGER, DOKUMENTER OG

KONTAKTER I DINE DOKUMENTER

I Microsoft Word kan du benytte fletfunktionen til at indsætteoplysninger i indholdskontrolelementerne i dokumentet, foreksempel om den sag, der er valgt for dit dokument.

1Visual Basic for Applications

8

Onlinehjælp

NyhederLæs om ny funktionalitet i WorkZone for Office 3.1:

l WorkZone for Office-installationen indeholder nu WorkZone Process til Outlook. Se onli-nehjælpen til WorkZone Process for yderligere oplysninger om WorkZone Process. For vej-ledning i installation af WorkZone Process til Outlook, se Administrator's Guide forWorkZone for Office.

l Word, Excel, PowerPoint: Du kan kopiere og genbruge et eksisterende Word-, Excel-eller PowerPoint-dokument, som er gemt på en sag, og gemme det som et nyt dokumentpå den samme sag eller på en ny sag. Se Gem dokument som nyt for yderligere oplysnin-ger.

l Word: Du kan nu flette adresseblok felter i en dokumentskabelon. Du kan for eksempelflette felterne Adresse1, Adresse2 og Adresse3, så der ikke vises tomme linjer, nåradressefelter er tomme. Se Arbejd med skabeloner for yderligere oplysninger.

l Word: Flettede dokumenter, som er oprettet automatisk efter fletning til flere mod-tagere, bliver nu som standard gemt på sager som hoveddokumenter.

Det var nyt i WorkZone for Office 3.0

l Word, Excel, PowerPoint: Håndtering af dokumentversioner er nu tilgængelig forWord-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter. Du kan se en liste over tidligere versioneraf det Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentudkast, du arbejder med for tiden, ogåbne en hvilken som helst af dokumentets tidligere versioner. For flere oplysninger, seVis og åbn et dokuments tidligere version.Bemærk:

o WorkZone Explorer skal være installeret og konfigureret på serveren, før dukan benytte versionering. For flere oplysninger, se Installation Guide forWorkZone Content Server og User's Guide for WorkZone Explorer.

o Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsrudendeaktiveret.

l Word, Excel, PowerPoint: Du kan genoprette tidligere versioner af Word, Excel ellerPowerPoint dokumentudkast som den seneste version af dokumentet. For flere oplysnin-ger, se Gendan et dokuments tidligere version som seneste version.

l Word, Excel, PowerPoint: Du kan aktivere eller deaktivere versionering for et spe-cifikt Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument og derved tilsidesætte de generelleindstillinger for udkastversionering. For flere oplysninger, se Aktivér eller deativer ver-sionering for et dokument.

l Word, Excel, PowerPoint: Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word-,Excel- eller PowerPoint-dokument. For flere oplysninger, se Slet alle tidligere versioneraf dokumentet.

l Word: Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste ver-sion af dokumentet. For flere oplysninger, se Sammenlign et Word-dokuments tidligereversioner med den nuværende version.

9

http://help.scanjour.dk/wzp/3.0/OnlineHelp/En/

http://help.scanjour.dk/wzo/3.1/AdministratorGuides#Home.htm

http://help.scanjour.dk/wzcs/4.6SP1/InstallationGuides/ContentServer#Home.htm

http://help.scanjour.dk/wzcs/4.6SP1/UserGuides/WZExplorer


l Outlook: E-mails og aftaler med vedhæftninger åbner nu fra Captia Web Client ellerWorkZone Client i Outlook med alle deres vedhæftninger vist i e-mailen. For flereoplysninger, se Gem Outlook-element med vedhæftninger.

l Outlook: Gemte e-mails og aftaler med brugerdefinerede formularer åbnes nu fraWorkZone Client med alle deres brugerdefinerede formularer vist i e-mailen.


l Outlook: Når du gemmer flere Outlook-elementer, kan du redigere deres fællesmetadata direkte i registreringspanelet. Du kan nu redigere fælles meta-dataoplysninger (det vil sige vælge værdier i en eller flere af de tilpassede obliga-toriske felter) for alle Outlook-elementer, der er gemt på en sag. For flereoplysninger, se Gem Outlook-elementer på sager. For at kunne redigere fælles meta-data for flere gemte Outlook-elementer skal du først aktivere denne indstilling på dinserver.Bemærk: For flere oplysninger om dette og om tilpasning af obligatoriske felter, seDeveloper's Guide to WorkZone for Office.

l Outlook: En Brevdato-kolonne med datovælger er tilføjet til dialogboksen GemOutlook-element. Når du gemmer Outlook-elementer kan du nu redigere deresbrevdato direkte i registreringspanelet. For flere oplysninger, se Rediger brevdato.


l Outlook: Det kræver bekræftelse at gemme den samme e-mail flere gange. For atundgå, at den samme e-mail gemmes flere gange, tjekker systemet nu, før du gem-mer en e-mail, om den allerede har været gemt tidligere, og beder dig bekræfte, atden skal gemmes.

l Outlook: Gem aftaler fra Outlook-kalenderen på en sag. Du kan nu gemme aftalermed alle deres vedhæftninger på sager, ligesom du gemmer e-mails. For flereoplysninger, se Gem Outlook-elementer på sager.

l Word: Sagsdatoer kan flettes i en dokumentskabelon. Du kan nu tilføje nye lede-tekster til database, vælge dem som flettefelter (indholdskontrolelementer) og flettesagsdatoer ind i en dokumentskabelon. For flere oplysninger, se Om at flette sags-dokument- og kontaktoplysninger.

l Word: Sagsoplysninger kan nu flettes i en dokumentskabelon. Du kan nu tilføje nyeledetekster til databasen, vælge dem som fletfelter og flette sagsoplysninger ind i endokumentskabelon. For flere oplysninger, se Om at flette sagsdokument- og kon-taktoplysninger.

l Alle: Søgefiltre for Sagssøgning og Dokumentsøgning huskes. For at hjælpe digmed at søge, husker systemet nu værdierne fra dine sidste søgefiltre, som du harbrugt i dialogerne Sagssøgning og Dokumentsøgning.


l Alle: Captia Office Clients er omdøbt. Captia Office Clients er omdøbt til WorkZone

10

http://help.scanjour.dk/office-dev/2.4/en#Customisation/WorkZone_for_Office_Customising_Views_and_Dialogs.htm

Onlinehjælp

for Office for at afspejle vores vision om at gøre vores produkter til en naturlig del afsagsbehandlerens arbejdsområde (workzone). Det er helt i tråd med navnet på voresnye webklient: WorkZone Client.

l Alle: Gem på en sag, når du sender et dokument som vedhæftning. Når du bruger Gemog send-funktionen i Microsoft Word, Excel og PowerPoint, gemmes sagsdokumentetog e-mailen automatisk på den sag, du har valgt til dokumentet.

l Outlook: Gem flere e-mails på en sag. Du kan gemme flere e-mails på den samme sagved at vælge dem og så bruge Gem E-mail-knappen på Outlook-båndet.

l Outlook: Åbn sagsdokumenter på din iPad. Når du modtager en e-mail med et sags-dokumentlink til webklienten, kan du få vist dokumentet direkte på din iPad.

l Alle: Dokumenttype og -gruppe vælges automatisk for bilag. Når du sætter en doku-menttype eller -gruppe på et hoveddokument, bruges denne dokumenttype eller -gruppe også på eventuelt tilknyttede bilag.

l Outlook: Direkte adgang til sagsfunktioner via Stifinderruden. Alle de opgaver, du nor-malt udfører på fanen Sag i Microsoft Outlook er nu direkte tilgængelige i Stifinderrudenfor e-mails, der er gemt på en sag. Du behøver altså ikke først at finde e-mailen i map-pen Sager & Dokumenter.

l Alle: Onlinehjælpen er nu online. Vi har lavet onlinehjælpen tilgængelig online. Detbetyder, at indholdet altid er up-to-date. Feedback, vi modtager fra vores brugere, kanvi derfor bruge og publicere med kort varsel. Derudover har vi lavet en Kom godt igang-side, der viser dig, hvordan du hurtigt kommer i gang med at bruge WorkZone forOffice.

l Alle: Vi har indført nye auto-complete felter. Auto-completefelterne hjælper dig med atindtaste sagsbehandlere og afdelinger i forbindelse med søgning og doku-mentregistrering. Felterne findes i panelet Dokumentregistrering og forskellige dia-logbokse.

Det var nyt i Captia Office Clients 2.1

l Word, Excel, PowerPoint: Sagskonteksten bruges som standardfilter i søge-dialogboksene.

l eAll: Brug færre museklik til at gemme dokumenter i ScanJour Captia, når du lukkerikke-gemte dokumenter.

l Alle: Knappen Gem i arkivet er blevet omdøbt til Gem på sag for at undgå forvirringi forhold til dokumenttilstanden "Arkiveret".

l Outlook: E-mails gemmes nu i formatet *.msg.

l Outlook: E-mails gemt i formatet *.msg kan åbnes og besvares i Microsoft Outlook,hvor sagskonteksten kommer fra det dokument, der besvares.

l Outlook: Integration med WorkZone Client – du kan oprette e-mails i WorkZone Clientmed automatisk indsatte oplysninger (emne, modtagere, indhold og vedhæftninger frae-mails).

l PowerPoint: Du kan åbne og redigere præsentationer, som er gemt på sager.

11


l PowerPoint: Du kan oprette nye sager til dine præsentationer uden at forlade Micro-soft PowerPoint.

l Word: Skabeloner med aktiverede makroer – du kan oprette skabeloner med akti-verede makroer, der angiver standardværdier, udfører fletning og andre vigtige funk-tioner i Captia Word Client.

12

Onlinehjælp

Arbejde med Excel-dokumenterOpret dokumenter på sager 14Arbejd med dokumenter gemt på sager 18Arbejde med dokumentversioner 21Registrer dokumentoplysninger 23Søgning 25

13


Opret dokumenter på sager

I WorkZone for Office kan du oprette disse typer sagsdokumenter og bilag:

l Microsoft Word-dokumenter

l Microsoft Excel-regneark

l Microsoft PowerPoint-præsentationer

Et dokument bliver et sagsdokument, når du gemmer det på sagen som et hoveddokument.Hvis du gemmer et dokument på en sag og angiver et hoveddokument, bliver dit dokument etbilag.

OPRET DOKUMENT FOR EKSISTERENDE SAG

Når du opretter et sagsdokument, skal du gemme det på sagen uden at vælge ethoveddokument. Så anses dit dokument for at være et hoveddokument ligesom andrehoveddokumenter på sagen.

1. Åbn et nyt dokument.

2. På fanen Startside, klik Vælg sag. En liste vises.

3. Følg en af disse procedurer:

a. Vælg en sag fra listen af sager, du har benyttet for nylig. Panelet Doku-mentregistrering åbnes.–Eller–

a. Vælg Søg efter sag i listen for at søge efter en sag. Dialogboksen Vælg sagvises.

b. Klik Vis flere søgemuligheder.

c. Indtast søgekriterier. Se Søgning for flere oplysninger.

d. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i den nederste rude.

e. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen lukkes og Doku-mentregistreringspanelet åbnes.

4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel og dokumenttype. Du kanogså angive tilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, brevdato og svarfrist.Bemærk: Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag.

5. Tilføj dokumentparter.

6. Tilføj dokumenthenvisninger.

7. Klik Gem på Sag.

OPRET DOKUMENT UDEN SAG

Du kan oprette et sagsdokument og i stedet for at tilknytte det til en sag, gemme det på dinskrivebordssag. Dette er relevant hvis, for eksempel, dokumentet er et udkast, eller hvis du viltilknytte det til en sag senere.

14

Onlinehjælp

1. Åbn et nyt dokument og tilføj indhold.


3. Vælg Uden Sag for at gemme dokumentet på din skrivebordssag. Panelet Doku-mentregistrering åbnes.

4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel og dokumenttype. Du kan ogsåangive dokumenttilstand, sagsbehandler og dokumentgruppe.



7. Klik Gem på sag.

Bemærk: Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag.

OPRET DOKUMENT PÅ EN NY SAG

Når du har åbnet et eksisterende dokument, eller har oprettet et nyt, kan du oprette en ny sag atknytte dokumentet til.

1. Åbn det dokument, du vil tilføje til den nye sag.


3. Vælg Opret ny sag i listen. Dialogboksen Ny Sag vises.

4. Udfyld obligatoriske felter markeret med rødt og indtast relevante oplysninger omsagen.

5. Vælg eventuelt facetter til en ny sag. For flere oplysninger, se Vælg facetter til en nysag.

6. I ruden Parter på sagen, klik Vælg for at tilføje eller fjerne sagsparter.

7. Vælg sagsparter og klik OK.

8. Angiv adgangsrettigheder:

a. I dialogboksen Ny Sag, klik Adgang til sagen.

b. Vælg Afdeling eller Personlig.

9. Klik Opret Sag eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes, og panelet Doku-mentregistrering åbner. Her kan du gemme dit dokument på den nye sag.

10. Registrer dokumentoplysninger

Bemærk: Som standard kan sager, du har oprettet, læses af alle i din organisation, med mindreder er defineret adgangsbegrænsning på sagsgruppen for hele organisationen. Du kan yderligerebegrænse adgang ved at vælge:

l Afdeling – kun medarbejdere i din afdeling har adgang til at se og redigere sagen.

l Personlig – du er den eneste, der har adgang til sagen og kan redigere den.

VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG

15


Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, kan du vælge facetter, når duopretter nye sager.

Vigtigt: Facet-funktionaliteten skal aktiveres af systemadministratoren.

Vælg facetter

1. Åbn dialogboksen Ny sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 1-5

2. I feltet Facetter, klik . Dialogboksen Vælg facet vises. Mulige obligatoriskefacetgrupper er fremhævede. Facetter, som er slået fra, fremstår nedtonede.

3. Dobbeltklik på den facet, som du vil tilføje. Gentag dette trin for hver facet, du viltilføje.

4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facetter lukkes og de valgte facetter vises i feltetFacetter i dialogboksen Ny sag.

5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument,trin 6-9.

Bemærk:

l Du skal vælge mindst én facet i hver obligatorisk facetgruppe.

l Du kan vælge mere end en facet i hvert felt.

l For at fjerne en facet skal du dobbeltklikke på den eller trykke DEL.

OPRET BILAG

For at oprette et bilag skal du knytte dokumentet til en sag og angive et hoveddokument. Ditdokument bliver derefter til et bilag i forhold til det hoveddokument, du valgte.

1. Udfør proceduren beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag for at opretteet bilag.

2. I panelet Dokumentregistrering, vælg et hoveddokument i listen til feltet Hoved-dokument.

Bemærk: Når dit dokument er gemt i arkivet som et bilag, låses listen Hoveddokument. Hvisdu vil have et andet hoveddokument, skal du vælge det i WorkZone Client eller Captia WebClient.

GEM OG SEND ET SAGSDOKUMENT

Du kan sende et dokument, regneark eller præsentation, som er gemt på en sag, til enmodtager. E-mailen arver sagskonteksten fra dokumentet. Efter du har sendt e-mailen, bliverdu bedt om at gemme e-mailen på sagen.

Vigtigt: Før du kan udføre denne opgave, skal du vælge en sag til dit dokument. Se Opretdokumenter på sager, hvis du vil have flere oplysninger.

Gem og send et dokument

16

Onlinehjælp

1. På fanen Filer, klik Gem og Send > Send med e-mail.

2. Vælg en af disse muligheder:

l Send som vedhæftning

l Send som PDF

l Send som XPS

Et e-mailvindue åbnes, hvor titel og vedhæftning er indsat.

3. Tilføj modtagere.

4. Tilføj kontakter til e-mailen og klik Send. Dialogen Gem Outlook elementet vises.

5. Hvis du ikke vil gemme dokumentet, så fjern markeringen i afkrydsningsfeltet.

6. Klik Gem Outlook-elementet.

17


Arbejd med dokumenter gemt på sager

I WorkZone for Office kan du se eller redigere indholdet af dine egne eller kollegers Office-dokumenter:




GEM DOKUMENT SOM ET UDKAST

Når du gemmer et dokument som et udkast, kan du og andre i din afdeling eller organisationredigere dokumentet i det program, det er oprettet i. Hvis du derimod gemmer dokumentetsom et personligt udkast, kan kun du åbne dokumentet.

1. Åbn et sagsdokument eller et bilag.

2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering.

3. I feltet Tilstand, vælg en udkasttilstand.


Bemærk: Hvis du vælger tilstanden Arkiveret, bliver dokumentet låst og kan ikke redigeres.

GEM DOKUMENT SOM ARKIVERET

Når du gemmer et dokument som arkiveret, bliver det låst og kan ikke redigeres.



3. I listen til feltet Tilstand vælg Arkiveret.


Bemærk: For at redigere dokumentoplysninger skal du åbne dokumentet i WorkZone Clienteller Captia Web Client. Når først dokumentet er arkiveret, kan dets tilstand ikke ændrestilbage til udkast.

REDIGER DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG

Du kan kun redigere et dokument, der er gemt på en sag, hvis den valgte tilstand er udkast.Hvis dokumentet derimod er arkiveret, er det låst og kan ikke redigeres.

1. Åbn det rette Microsoft Office-program.

2. Klik Filer > Sager & Dokumenter.

3. Klik Søg.

4. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument.

5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i den nederste rude.

18

Onlinehjælp

6. Vælg et dokument og klik OK.

7. Rediger dokumentet og gem ændringerne.

Tip: Se Søgning for flere oplysninger.

FLYT SAGSDOKUMENT TIL EN ANDEN SAG

Du kan flytte et sagsdokument til en anden sag i WorkZone Client eller i Captia Web Client. Forflere oplysninger, se Onlinehjælp til WorkZone Client eller Onlinehjælp til Captia Web Client(under Dokument > Dokument - Flyt eller omjournaliser).

GEM DOKUMENT SOM NYT

Du kan genbruge et eksisterende Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, som er gemt på ensag, og gemme det som et nyt dokument på den samme sag eller på en ny sag.

1. Åbn et dokument, som du vil gemme some et nyt dokument.


3. Klik Gem som nyt.Dialogboksen Vælg sag vises.

4. Vælg en sag, som du vil gemme dette dokument på, som et nyt dokument.

5. Klik OK.Dialogboksen Vælg sag lukker.

6. Valgfrit: Foretag ændringer i dokumentet.

7. Udfyld de påkrævede felter i ruden Dokumentregistrering.


ÅBN ET DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG

Du kan åbne et dokument, som er gemt på en sag, ved at vælge det fra en liste over senestedokumenter eller ved at bruge en søgedialogboks.



a. Klik Filer > Sager & Dokumenter.

b. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument.

c. Vælg et dokument og klik OK.

–Eller–


b. Vælg et dokument fra listen.

19

http://help.scanjour.dk/wzc/2.1/OnlineHelp/en/


SE OG REDIGER SAGS- OG DOKUMENTOPLYSNINGER

Du kan få adgang til sager og dokumenter i WorkZone Client eller Captia Web Client via links tilsager og dokumenter i ruden Dokumentregistrering. Her kan du ændre sags- ogdokumentdetaljer, for eksempel adgangsrettigheder, vedhæfte et dokument til en anden sageller ændre tilstanden på en sag eller et dokument.

1. Åbn et dokument som beskrevet i Rediger dokument gemt på en sag.

2. I panelet Dokumentregistrering vises to links. Klik på:

l Sagslinket for at åbne sagen i WorkZone Client eller Captia Web Client.

l Dokumentlinket for at åbne dokumentet i WorkZone Client eller CaptiaWeb Client.

3. Foretag ændringer og gem dem.

20

Onlinehjælp

Arbejde med dokumentversioner

I WorkZone for Office kan du få vist og arbejde med en liste over tidligere versioner af dine egneeller kollegers dokumenter:




Vigtigt: For at benytte versionering skal WorkZone Explorer først installeres og konfigureres pådin server. For flere oplysninger, se Installation Guide for WorkZone Content Server og User'sGuide for WorkZone Explorer.

AKTIVÉR ELLER DEAKTIVER VERSIONERING FOR ET DOKUMENT

Når du arbejder med dokumenter kan du aktivere eller deaktivere versionering for det valgtedokument, uanset den generelle opsætning af udkastversionering.Forudsætninger: For at kunne aktivere eller deaktivere versionering for et dokument, skaludkastversionering først aktiveres i WorkZone Configuration Management. For flere oplysninger,se WorkZone Configuration Management Installation Guide.

Aktivér versionering

1. Åbn et dokument, som du vil aktivere versionering for.

2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag.

3. Klik Filer > Sager & Dokumenter > Administrer versioner > Aktivér ver-sionering.

Deaktiver versionering

1. Åbn et dokument, som du vil deaktivere versionering for.


3. Klik Filer > Sager & Dokumenter > Administrer versioner > Deaktiver ver-sionering.

VIS OG ÅBN ET DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION

Du kan få vist en liste over tidligere versioner af det Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentudkast, du arbejder med, og åbne en hvilken som helst af dokumentets tidligereversioner.

Bemærk: Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringspaneletdeaktiveret.

1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil have vist eller åbnet.

2. Klik Filer > Sager & Dokumenter.En liste over tidligere versioner vises under Versioner.

21



http://help.scanjour.dk/wzcs/4.6SP1/InstallationGuides/ConfigurationManagement


3. Klik på den version, du vil åbne fra en liste.Den valgte version åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringspaneletdeaktiveret.

SAMMENLIGN ET WORD-DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION MED SENESTE VERSION

Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste version afdokumentet.

1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil sammenligne.


3. Klik på den tidligere version, du vil sammenligne med en nuværende version.

4. Klik Sammenlign i informationslinjen øverst i dokumentet.Et standard Microsoft sammenligningsvindue med seneste version af dette doku-ment åbner side om side med den valgte version. Alle ændringer mellem denvalgte dokumentversion og den seneste version fremhæves.

GENDAN ET DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION SOM SENESTE VERSION

Du kan gendanne tidligere versioner af Word-, Excel- eller PowerPoint dokumentudkast somden seneste version af dette dokument.

1. Åbn et dokument, der har en version, du vil gendanne.

2. Klik Filer > Sager & Dokumenter.En liste over tidligere versioner vises under Administrer versioner.

3. Klik på den tidligere version, du vil gendanne som den nuværende version.

4. Klik Gendan i informationslinjen øverst i dokumentet.Et nyt, redigerbart Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument åbner, hvor indholdetaf den gendannede version automatisk er indsat, og panelet Doku-mentregistrering er aktiveret. Dette nye dokument bliver seneste version afdokumentet.

SLET ALLE TIDLIGERE VERSIONER AF DOKUMENTET

Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument.

1. Vælg et dokument, som du vil slette alle tidligere versioner af.

2. Klik Filer > Sager & Dokumenter.Listen af tidligere versioner vises, og knappen Slet alle tidligere versioner eraktiveret under Administrer versioner.

3. Klik Slet alle tidligere versioner.Alle tidligere versioner af dokumentet slettes.

22

Onlinehjælp

Registrer dokumentoplysninger

Når du opretter eller redigerer et dokument efter du har vedhæftet det til en sag, skal duregistrere dokumentoplysninger. Det gør du i panelet Dokumentregistrering.Registrering af dokumentoplysninger indebærer disse opgaver:

TILFØJ GENERELLE DOKUMENTOPLYSNINGER

For at registrere dokumentoplysninger skal du angive dokumentets titel og type. Du kan ogsåangive dokumenttilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe m.v.

1. Vedhæft dit dokument til en sag som beskrevet i Opret dokumenter på sager.

2. I panelet Dokumentregistrering skal du indtaste en titel.

3. Vælg dokumenttype.

4. Dokumenttilstanden vælges automatisk, men du kan ændre den ved at vælge enanden dokumenttilstand.

5. Hvis sagsbehandleren er en anden en den nuværende bruger, så klik Sagsbehandler

for at vælge sagsbehandler.

6. Vælg en dokumentgruppe.

7. Hvis dit dokument er et bilag, så skal du vælge et hoveddokument.

8. Hvis du vil angive brevdato og svarfrist, så klik på kalenderikonet i felterne Brev-dato og Svarfrist for at vælge datoer.

Bemærk: Hvis du har angivet brevdato og svarfrist, bør du også tilføje en afsender og modtager.For flere oplysninger, se Tilføj eller fjern dokumentparter.

TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER

Du kan tilføje eller fjerne dokumentparter i dialogboksen Vælg parter.

1. I panelet Dokumentregistrering, klik Dokumentparter.Et panel åbnes.

2. Klik Vælg.Dialogboksen Vælg parter vises.

3. Indtast et søgekriterie i et eller flere af disse felter:

l Søg efter ordene

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By

Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste fire felter synlige.

4. Klik Søg.

23


5. I den nederste venstre rude, vælg en part og klik på . Gentag dette trin for hverpart, du vil tilføje.

6. Angiv om nødvendigt roller for parterne, for eksempel Modtager.

7. Klik OK.

Fjern dokumentparter:

1. Vælg den dokumentpart, du vil fjerne i panelet Valgte.

2. Klik på for at fjerne parten fra listen over valgte dokumentparter.

3. Klik OK.

TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER

Du kan tilføje eller fjerne dokumenthenvisninger ved hjælp af paneletDokumentregistrering.

1. I panelet Dokumentregistrering, klik på Dokumenthenvisninger.Et panel åbnes.

2. Klik på knappen Vælg.Dialogboksen Vælg dokumenter vises.


l Søg efter ordene

l Dokumentnr.

l Sagsbehandler

l Titel

Tip: Klik Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste tre felter synlige.

4. Klik Søg.

5. I den nederste venstre rude, vælg et dokument og klik på . Gentag dette trin forhvert dokument.

6. Angiv om nødvendigt roller for dokumenterne.

7. Klik OK.

Fjern dokumenthenvisninger

1. Vælg den dokumenthenvisning, du vil fjerne i panelet Valgte.

2. Klik på for at fjerne henvisningen fra listen over dokumenthenvisninger.

3. Klik OK.

24

Onlinehjælp

Søgning

Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter

TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER

Når du foretager en søgning, indtaster du søgekriteriet i et tekstfelt eller et fritekstfelt. Søgning itekstfelter adskiller sig fra søgning i fritekstfelter.

l Tekstfelter skelner mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efterpetersen, finder du ikke Petersen.

l Fritekstfelter skelner ikke mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søgerefter petersen, finder du også Petersen.

I begge tilfælde kan søgeoperatorer skrives med små eller store bogstaver, eller en blanding.Søgningen er den samme.

SØGEOPERATORER OG HVOR DE BRUGES

25


Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse

* Jokertegn Fritekstfelterog tekstfelter

Erstatter én eller flere karakterer.

Eksempel: Tekstfelt Titel.Hvis du skriver:

l dag* – søgningen finder sager, hvoret ord i feltet Titel begynder meddag, for eksempelxa dagslys.

l *dag* – søgninger finder sager,hvor et ord i feltet Titel indeholderdag, for eksempel nu til dags.

l *dag – søgningen finder sager, hvoret ord i feltet Titel slutter på dag,for eksempel fødselsdag.

Eksempel: Fritekstfelter.Hvis du skriver:

l sol* - finder du sager, hvor et ordstarter med sol, f.eks. solvogn.

l *sol* - finder du sager, hvor et ordindeholder sol, f.eks. isolering.

l *sol - finder du sager, hvor et ordender på sol, f.eks. aftensol.

Bemærk: Det anbefales ikke at brugeforanstillede jokertegn i fritekstsøgning, foreksempel *sol og *sol*. Denne type søgningkan give mange resultater, og det kan tagelang tid før de bliver vist.

? Spørgsmålstegn Fritekstfelter Erstatter præcis én karakter.

Eksempel: Hvis du skriver Pe?ersen i feltetFritekst i dialogen Vælg parter, findersøgningen alle parter med navnet Peterseneller Pedersen. Men ikke Pettersen.

^ Hat (circum-flex)

Tekstfelter Ignorerer om der benyttes store eller småbogstaver.

Eksempel: Tekstfelt Titel

Skriver du ^*sol* i feltet Titel, finder dusager, hvor feltet Titel indeholder ordet soluanset om det står med store eller små bog-staver, f.eks. Jensens iSOLering A/S og

26

Onlinehjælp


Jensens Isolering A/S.="" Tomt felt Tekstfelter Søger efter elementer, hvor feltet er tomt.

Eksempel: Tekstfelt Adresse 1 idialogboksen Vælg parter.Hvis du skriver ="", finder søgningen sager,hvor adressen ikke er angivet.

|OR

OR Fritekstfelter:|og OR

Tekstfelter:|

Søger efter elementer, hvor ét eller flere afde indtastede ord forekommer.En fritekstsøgning efter dokumenter vil søge ifelter og i selve dokumentet.

Eksempel: Find alle dokumenter, hvormindst ét af ordene valuta ellermarakedsanalyse forekommer ved at skrivevaluta OR markedsanalyse.

|AND

AND Fritekstfelter:& og OG

Tekstfelter:AND

Søger efter elementer, hvor alle indtastedeord forekommer.

Eksempel: Find alle dokumenter, hvorordene valuta ogmarkedsanalyseforekommer ved at skrive valuta OGmarkedsanalyse (ordene kan findes somdokumentegenskaber eller som indekseretfritekst).

Bemærk: Hvis du vil søge efter karakteren&, ikke som en operator, men som foreksempel del af en kontakt, så indsæt enomvendt skråstreg (backslash) forankarakteren, \&.

Hvis du vil finde Liebestraum, Immergut &Co, skriv Liebestraum, Immergut \& Co.

~Not Not

Fritekstfelter Søger efter elementer, hvor ord, du skriverefter operatoren, ikke forekommer.

Eksempel: Find alle dokumenter, hvorindlån, but not bank forekommer, ved atskrive indlån IKKE bank.

Bemærk: Du bør altid søge efter elementer,der indeholder dette men ikke dét. Det vilsige, søg kun efter NOT bank vil ikke givenogen resultater.

HVOR FINDER JEG TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER

27


Felttype Dialogboks eller feltnavn

Søg efter ordene Vælg DokumenterVælg parterVælg sag

Tekst Vælg Dokumenter:

l Dokumentnr.

l Titel

Vælg parter:

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By

Vælg sag:

l Sagsnr.

l Titel

FRITEKSTSØGNING

I et fritekstsøgefelt kan du søge efter et eller flere ord, som forekommer i felter eller idokumenter som indekseret tekst.En fritekstsøgning søger i al indekseret tekst (defineret i WorkZone ConfigurationManagement), for eksempel sagstitler, dokumenttitler, sagstekst eller dokumentindhold.

Bemærk: Hvis du for eksempel ikke kan finde et dokument, du lige har oprettet, kan detvære, at dokumentet endnu ikke er indekseret. Prøv igen senere eller benyt en struktureretsøgning (tekstfelter opdateres med det samme).

Små og store bogstaverFritekstsøgning skelner ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du for eksempel skrivervaluta, får du resultater for både valuta og Valuta.

FLERE ORD ELLER SÆTNINGER

Du kan indtaste et eller flere ord i søgefelterne:

l Hvis du indtaster ét ord, vil søgeresultaterne indeholde dette ord.

l Hvis du indtaster flere ord, vil søgeresultaterne indeholde præcis disse ord. For eksem-pel en sætning uden søgeoperatorer: Solpletters betydning for klimavariationer.

l Hvis du ikke kender den eksakte ordlyd, anbefales det at søge efter enkelte ord, kom-bineret med søgeoperatorer.

Eksempel :

Skriver du en kombination, som ikke findes i databasen, for eksempel Solplet* betydning forklimavariation* findes ingenting. Chancen for at finde det, du søger, er større, hvis du skriver

28

Onlinehjælp

solplet* AND klimavariation*.

STOPORD

Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel "af","er", "efter" og "eller". Ved fritekstsøgning ses bort fra disse ord.Hvis du ønsker at benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen overstopord. Stopord registeres i modulet Stopword i WorkZone Configuration Management. Her kandu fjerne eller tilføje stopord.

BEGRÆNS SØGEOMRÅDET VED AT BRUGE ET FILTER

Du kan bruge filtre til at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Filtrene findes isøgedialogboksene ved feltet Søg i.Du kan søge i alle de sager, som er defineres af filteret, eller du kan bruge et filter i kombinationmed et eller flere søgekriterier.

Søg i dialogbokse

I WorkZone for Office skal du bruge søgedialogboksene til at søge på sager, dokumenter,sagsparter og dokumentparter.

SØG I DIALOGBOKSEN VÆLG SAG

Brug søgedialogboksen Vælg sag til at søge efter en sag at knytte dit sagsdokument til. Dennehandling er beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag, trin 1-4.

Bemærk:

l Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen.

l Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Sagsnr., Sagsbehandler ogTitel.

Felt Beskrivelse

Søg efterordene

Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen ellersagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen.

Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger omfritekstsøgning.

Søg i Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager.

Sagsnr. Indtast et sagsnummer.

Sagsbehandler

Vælg sagsbehandleren i listen.

Titel Indtast en sagtitel.

SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN DOKUMENT

Brug dialogboksen Vælg dokument til enten at søge efter dokumenter i arkivet eller til at søgeefter dokumenthenvisninger, når du registrerer dokumentoplysninger. Disse handlinger erbeskrevet i Rediger dokument gemt på sag eller Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger.

29


Bemærk:


l Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Dokumentnr.,Sagsbehandler og Titel.

Felt Beskrivelse

Søg efterordene

Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitleneller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del aftitlen.

Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysningerom fritekstsøgning.

Søg i Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel MineDokumenter.

Bemærk: Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter.

Dokumentnr. Indtast et dokumentnummer.

Sagsbehandler


Titel Indtast en titel.

SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN PARTER

Brug dialogboksen Tilføj/Fjern parter til at søge efter dokumentparter eller sagsparter (foreksempel når du registrerer oplysninger på et sagsdokument eller opretter en ny sag). Dissehandlinger er beskrevet i Tilføj/fjern dokumentparter og Opret ny sag til dit dokument trin 1-6.

Bemærk:


l Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse1.

Felt Beskrivelse

Søg efterordene

Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender hele navnet,indtast da en del af navnet.Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn ellerefternavn.


Søg i Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Medarbejdere.


Navn 1 Indtast personens fornavn eller fornavne.

Navn 2 Indtast personens efternavn.

Adresse 1 Indtast vejnavn.

By Indtast by.

30

Onlinehjælp

Arbejde med Outlook-elementerGem Outlook-elementer på sager 32Opret nye sager 35Registrer dokumentoplysninger 38Indsæt sagsdokumenter og links 41Se sager og dokumenter 43Tilpas Outlook 47Søgning 49

31


Gem Outlook-elementer på sager

Med WorkZone for Office kan du gemme dine Outlook-elementer, som for eksempel afsendteeller modtagne beskeder eller aftaler fra din Outlook-kalender, på sager sammen med deresvedhæftninger, brugerdefinerede formularer og oplysninger om afsender og modtagere.

Bemærk: Du kan kun gemme aftaler fra Kalenderen og Opgavepanelet (det vil sige, du kanikke gemme mødeindkaldelser og svar, for eksempel fra Indbakke eller Udbakke-mapperne).

Du kan gemme et Outlook-element på en eksisterende sag eller oprette en ny sag til det. Nårdu skriver en ny e-mail, kan du også vælge en sag, som denne e-mail automatisk gemmes på,efter du har sendt den.Alle vedhæftninger (hvis der er nogen) på dine gemte Outlook-elementer gemmes automatiskpå den samme sag som bilag.

Bemærk: Senere kan du tilføje eller fjerne bilag fra en e-mail gemt i WorkZone Client ellerCaptia Web Client. Kun dokumenter, som blev hentet, da denne e-mail blev åbnet, tilføjes somvedhæftede filer.

Når du gemmer flere Outlook-elementer ad gangen, kan du redigere deres fælles metadata(for eksempel, vælg værdier i en eller flere af de brugerdefinerede obligatoriske felter udenstandardværdier) direkte i dialogboksen Gem flere Outlook-elementer.

Bemærk: For at kunne redigere fælles metadata for flere gemte Outlook-elementer, skal duførst aktivere denne indstilling på din server. For flere oplysninger om dette og om tilpasning afobligatoriske felter, se Developer's Guide to WorkZone for Office.

Når du gemmer dine e-mails eller kalenderaftaler på en sag, prøver WorkZone for Office atsammenligne oplysninger om afsender og modtager med andre kontakter og sagsparter.Relevante resultater foreslås, så du kan tilføje dem i registreringspanelet. Se Registering afdokumentoplysninger for flere oplysninger.

Tip: Du kan også gemme en ny sag fra Outlook uafhængigt af om du gemmer Outlook-elementer. For flere oplysninger, se Opret en ny sag.

GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG

1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme.

2. På fanen Startside, klik Gem elementet.En liste med følgende menupunkter vises:

l En liste over senest anvendte sager.

l Søg efter sag.

l Opret ny sag.


l Vælg en sag fra listen over seneste sager, som du vil gemme dit Outlook-elementpå. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises.

–Eller–

32

http://help.scanjour.dk/wzo/3.1/DeveloperGuides#Customisation/WorkZone_for_Office_Customising_Views_and_Dialogs.htm

Onlinehjælp

l Vælg Søg efter sag i listen. Dialogboksen Vælg sag vises:

a. Indtast eller vælg relevante søgekriterier. For flere oplysninger, se Søg-ning.

b. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i den nederste rude.

c. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises.

4. Registrer dokumentoplysninger.

Tips:

l Du kan vælge en sag ved at højreklikke på Outlook-elementet og vælge Gem Element> Søg.

l Afsender- og modtageroplysninger bruges til at slå andre kontakter og sagsparter op forat registrere dem på Outlook-elementet. For flere oplysninger, se Registrering afdokumentoplysninger.

GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN NY SAG


2. På fanen Startside, klik Gem elementet > Opret ny sag. Dialogen Ny Sag vises.


4. Vælg facetter til din nye sag (hvis relevant).

5. Tilføj sagsparter.

6. Angiv adgangsrettigheder.

7. Klik Opret Sag eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes, og dialogen Gem Out-look Elementet vises.


Tips:

l Du kan oprette en ny sag ved at højreklikke på Outlook-elementet og vælge GemElement > Opret ny sag.

l Du kan oprette en ny sag fra Outlook uafhængigt af om du gemmer Outlook-elementer.For flere oplysninger, se Opret en ny sag.

GEM FLERE OUTLOOK-ELEMENTER

1. Hold Ctrl-tasten nede og klik på hver e-mail eller aftale, som du vil gemme.

2. Gør et af følgende:

l Højreklik > Gem element.–Eller–

l Kun for e-mails: Klik Gem elementet på Outlook-båndet.

33


3. Vælg en af disse muligheder.

l Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager.

l Klik Vælg sag – søg efter en sag og klik OK.

l Klik Opret ny sag – opret en ny sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin 2-9.

Dialogboksen Gem flere Outlook-elementer vises.

Vigtigt: Dialogboksen Gem Flere Outlook-elementer vises kun, hvisfunktionaliteten til registrering af flere elementer er aktiveret og konfigureret iWorkZone for Office. For flere oplysninger, see Developer's Guide to WorkZonefor Office.

4. Vælg relevante værdier i de obligatoriske felter og klik Gem.

Bemærk:

l De valgte e-mails eller aftaler gemmes som hoveddokumenter, hvor vedhæftede filergemmes som bilag.

l Dokumenthenvisninger gemmes kun, hvis Cachelagret Exchange-tilstand eraktiveret.

l Kontakter fra felterne Til, Fra og Cc gemmes kun på sagen, hvis de findes ikontaktregisteret.

GEM E-MAIL, NÅR DU SENDER

1. Opret en e-mail.

2. På fanenMeddelelse, klik Vælg sag. En liste vises.

3. I listen skal du vælge den sag, du vil gemme e-mailen på.

4. Skriv din e-mail og klik Send. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises.

5. Klik Gem for at gemme dine e-mails på den valgte sag.

Tips:

l Du kan foretage ændringer i dialogboksen Gem Outlook-element, se Registrering afdokumentoplysninger.

l Hvis du senere vil gemme en sendt e-mail på en sag, så åbn mappen Sendt post oggem den på sagen.

GEM OUTLOOK-ELEMENT MED VEDHÆFTNINGER

Når du gemmer et Outlook-element med vedhæftninger på en sag, gemmes de automatisk påsamme sag som bilag. Du kan se og administrere dem ligesom andre bilag franavigationsruden under mappen Sager & Dokumenter. For flere oplysninger, se Åbn etdokument fra listen.

Bemærk: Hvis du senere tilføjer eller fjerner nogle bilag fra den gemte e-mail i WorkZoneClient eller Captia Web Client, vil kun de dokumenter, som blev hentet, da denne e-mail blevåbnet, blive tilføjet som vedhæftede filer.

34

http://help.scanjour.dk/wzo/3.1/DeveloperGuides#Customisation/WorkZone_for_Office_Configuring_Server_Settings.htm

Onlinehjælp

Opret nye sager

Med WorkZone for Office kan du oprette nye sager fra Outlook, uden at du behøver gemmeOutlook-elementer.Som regel har du behov for at angive en sagstitel, vælge en eller flere sagstyper fra journalplanenog angive relevante sagsparter og adgangskriterier. Hvis facetter er installeret i WorkZoneContent Server kan du vælge facetter, når du opretter nye sager.Når du opretter en ny sag fra en e-mail, prøver WorkZone for Office at sammenligne oplysningerom afsender og modtager med andre registrerede kontakter. Resultater foreslås, så du kan tilføjedem i registreringspanelet. For flere oplysninger, se Tilføj foreslåede kontakter.

OPRET NY SAG

1. På fanen Sag, klik Ny sag.–Eller–På fanen Startside, vælg Nye Elementer > Sag.Dialogen Ny Sag vises.

2. Indtast sagens titel i feltet Titel.

3. Følg en af disse procedurer for at angive standardsagsgruppe:

a. Klik . Dialogboksen Vælg sagsgruppe vises.

b. Vælg en sagsgruppe og klik OK. Feltet Undernr. fremhæves, hvis enundergruppe er obligatorisk.

–Eller–

a. Angiv en sagsgruppe, helt eller delvist, eller sagsnummeret i feltet Sags-gruppe. En liste over sagsgrupper, der indeholder søgeordet, vises.

b. Vælg en sagsgruppe. Undernr. fremhæves, hvis et undernummer erobligatorisk.

4. Hvis en undergruppe er obligatorisk, skal du vælge en undergruppe fra Undernr. -listen.

5. Vælg eventuelt facetter til en ny sag. For flere oplysninger, se Vælg facetter til en nysag.Bemærk: Du kan ikke vælge facetter, hvis facetter ikke er installeret som del afWorkZone Content Server.

6. Klik OK.

7. Tilføj sagsparter.

8. Angiv adgangsrettigheder.

9. Klik Opret Sag eller tryk Enter.Dialogboksen Ny Sag lukkes og der vises en besked med oplysninger om den sag, duhar oprettet.

35


Tips:

l For at se sagen skal du følge de trin, der er beskrevet i Se sags- ellerdokumentdetaljer i WorkZone Client eller Captia Web Client.

l Du kan også oprette en ny sag, når du gemmer et Outlook-element. For flereoplysninger, se Gem element på en ny sag.



1. Åbn dialogboksen Ny Sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin 1-5.

2. I feltet Facetter, klik .Dialogen Vælg facetter vises. Mulige obligatoriske facetgrupper er fremhævede.Facetter, som er slået fra, fremstår nedtonede.

3. Dobbeltklik på den facet, som du vil tilføje. Gentag dette trin, hvis for at vælgeflere facetter.

4. Klik OK.Dialogboksen Vælg facet lukkes og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dia-logboksen Ny sag.

5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag, trin 6-9.

Bemærk:



l Dobbeltklik eller tryk DEL for at fjerne en facet.

TILFØJ SAGSPARTER

1. I panelet Parter på sagen i dialogboksen Ny sag, klik Vælg. Dialogboksen Vælgparter vises.

2. Indtast søgekriterier i et eller flere af disse felter:

l Søg efter ordene

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By

3. Klik Søg.

4. I den nederste venstre rude, vælg en part og klik på . Gentag dette trin for hverpart.

36

Onlinehjælp

5. Angiv om nødvendigt roller for parterne.

6. Klik OK.

Tips:

l Klik Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste fire felter synlige i dialogboksenVælg parter.

l For flere oplysninger om at bruge søgedialogerne, se Søgning.

ANGIV ADGANGSRETTIGHEDER

Som standard kan sager, du har oprettet, læses af alle i din organisation, med mindre der erdefineret adgangsbegrænsning på sagsgruppen for hele organisationen. Du kan yderligerebegrænse adgang på disse niveauer:

l Afdeling – kun din afdeling har adgang til at se og redigere sagen.

l Personlig – kun du har adgang til sagen.

Angiv adgangsrettigheder

1. I dialogboksen Ny Sag, klik Adgang til sagen.

2. Vælg Fuld (standard), Afdeling eller Personlig.

37



Når du gemmer et Outlook-element på en sag, efter du har valgt en eksisterende sag elleroprettet en ny sag, skal du registrere dokumentoplysninger.Når du gemmer dine e-mails eller kalenderaftaler på en sag, prøver WorkZone for Office atsammenligne oplysninger om afsender og modtager med andre registrerede kontakter.Relevante resultater vil enten blive tilføjet automatisk eller foreslået i dialogboksen GemOutlook-elementet, så du kan tilføje dem.

Bemærk:

l Systemet vil ikke foreslå at tilføje kontakter ud fra Cc-modtagere.

l Registerede kontakter, der matcher afsender, modtager og Cc-modtagere, tilføjesautomatisk til Afsender- ogModtager-listen.

l Øvrige kontakter kan automatisk tilføjes eller foreslås, hvis systemet registrerer etforhold mellem disse kontakter.

l Hvis afsender eller modtager i Outlook-elementet kan matches unikt med en sagspartpå den sag, du gemmer på, så tilføjes den part automatisk i registreringspanelet.

Registrering af dokumentoplysninger indebærer disse opgaver:

VÆLG DOKUMENTER, DU VIL GEMME

Outlook-elementet og dets vedhæftninger vises på en liste øverst i dialogboksen somdokumenter, der skal gemmes. Alle vedhæftninger (inklusive e-mailmeddelelsen ellerkalenderaftalen) vælges automatisk.

1. Hvis du vil ekskludere et dokument, så marker afkrydsningsfeltet.

2. Gentag trin 1 for hvert uønsket dokument.

3. Angiv et hoveddokument.–Eller–Vælg alle dokumenter som hoveddokumenter.

REDIGER BREVDATO

Når du gemmer et Outlook-element, kan du redigere dets Brevdato. Som standard

1. Gør et af følgende:

l Indsæt en dato i feltet Brevdato i formatet DD-MM-YYYY.

-Eller-l Klik på Kalender-ikonet og vælg en dato.

ANGIV HOVEDDOKUMENT.

Hoveddokumentet er et dokument, der er gemt direkte på sagen. Alle andre dokumentergemmes som bilag til hoveddokumentet. Outlook-elementet, som du gemmer, bliverautomatisk hoveddokument medmindre du vælger et andet hoveddokument.Følg disse trin, hvis du vil have et vedhæftet dokument til at blive hoveddokument på sagen:

38

Onlinehjælp

1. Vælg et dokument. Dokumentet er fremhævet.

2. Klik Vælg som hoveddokument.

VÆLG ALLE DOKUMENTER SOM HOVEDDOKUMENTER

Hvis du vil gemme alle vedhæftninger til dit Outlook-element som hoveddokumenter på sagen,klik Gem alle som hoveddokumenter. Alle dokumenter er fremhævede.Hvis du ikke gør dette, bliver Outlook-elementet selv hoveddokument på sagen.


Kontakterne angivet i felterne Til, Cc og Fra på det gemte Outlook-element bruges automatisksom dokumentparter. Desuden, når du gemmer et Outlook-element på sagen eller opretter en nysag, vil systemet lede efter yderligere matchende kontakter at bruge i registreringen.

1. Vælg en sag som beskrevet i Gem Outlook-element på eksisterende sag.

2. Under Afsender- og modtageroplysninger, klik Vælg. Dialogboksen Vælg partervises.


l Søg efter ordene

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By


4. Klik Søg.


6. Angiv om nødvendigt roller for parterne.

7. Klik OK.

Fjern en dokumentpart

1. Vælg den dokumentpart, du vil fjerne, i panelet Valgte.


3. Klik OK.

TILFØJ FORESLÅEDE KONTAKTER

Du kan tilføje eller ignorere foreslåede kontakter til sager eller sagsdokumenter.

39


1. Klik på informationspanelet i den relevante dialog, der fortæller dig, at der er fun-det nye kontakter, der matcher med adresser fra Outlook-elementet.Dialogboksen Tilføj Parter vises med listen over foreslåede parter, deres e-mailadresser og relevante ikoner, der viser konteksten for hver part (fundet påsagen eller kontakten).

2. Vælg en eller flere parter fra listen.

3. Klik Tilføj.–Eller–Dobbeltklik på den part, du vil tilføje fra listen.

4. Dialogboksen Tilføj Parter lukkes, og de kontakter, du har valgt, er tilføjet.

40

Onlinehjælp

Indsæt sagsdokumenter og links

Når du arbejder med WorkZone for Office kan du indsætte dokumenter, der er gemt på sager, inye e-mails, aftaler eller møder, enten som vedhæftninger, PDF'er eller links.Tips:

l Gennem Microsoft Outlook kan du også se detaljer om sager eller dokumenter i WorkZoneClient eller i Captia Web Client. For flere oplysninger, se Se detaljer om sager eller doku-menter i WorkZone Client eller Captia Web Client.

l For oplysninger om at søge, når du indsætter dokumenter, se Søgning.

INDSÆT DOKUMENT ELLER LINK I EN NY E-MAIL

1. Opret ny e-mail.

2. På fanenMeddelelse, klik Vedhæft dokument i gruppen Sag.

3. Vælg et dokument fra listen. En kopi af dokumentet indsættes i mødet.–Eller–Klik Søg dokument. Dialogboksen Vedhæft dokument vises.

4. Hvis du valgte den anden mulighed i trin 3, så indtast søgekriterier og klik Søg.

5. Vælg et dokument.

6. Klik Indsæt for at åbne en liste med følgende muligheder:

l Indsæt – indsætter dokumentet i mødet aller aftalen.

l Indsæt som link – indsætter et link til Captia Web Client eller WorkZone Cli-ent og et link til hentning.

l Indsæt som PDF – hvis der er PDF-dokumenter blandt søgeresultaterne,kan du vælge denne mulighed.


8. Klik Send.

INDSÆT DOKUMENT ELLER LINK I EN MØDEINDKALDELSE ELLER AFTALE

1. Opret nyt møde eller aftale.–Eller–Åbn eksisterende møde eller aftale i din kalender.

2. I gruppen Sag på fanenMøde eller Aftale, klik på Vedhæft dokument.

3. Vælg et dokument fra listen.En kopi af dokumentet indsættes i mødet.–Eller–Klik Søg dokument.Dialogboksen Vedhæft dokument vises.

4. Hvis du valgte den anden mulighed i trin 3, så indtast søgekriterier og klik Søg.

41


5. Vælg et dokument.

6. Klik på Indsæt for at åbne listen med disse elementer:

l Indsæt – indsætter dokumentet i mødet eller aftalen.

l Indsæt som link – indsætter et link til WorkZone Client eller Captia WebClient og et link til hentning.

l Indsæt som PDF – hvis der er sagsdokumenter i PDF-format blandtsøgeresultaterne, kan du vælge denne mulighed.


8. Gem eller send den opdaterede mødeindkaldelse eller aftale.

42

Onlinehjælp

Se sager og dokumenter

Med WorkZone for Office kan du foretage de vigtigste handlinger via knapper på Outlook-båndet.Dette omfatter at åbne dokumenter i Word, Excel eller PowerPoint, besvare dokumenter, tilføjenye dokumenter, regneark eller præsentationer til sagerne, og at dele links til sager ogdokumenter.Alle disse handlinger er tilgængelige fra båndet, når du vælger en sag eller et dokument fra enliste i mappen Sager & Dokumenter. Denne folder er tilføjet til navigationsruden første gang, duåbner Microsoft Outlook efter installation.Nogle af disse handlinger er tilgængelige fra båndet, hvis du har valgt et Outlook-element, som ergemt på en sag.

TILFØJ LISTE OVER SAGER ELLER DOKUMENTER

Du kan tilføje forskellige sags- og dokumentlister til mappen Sager & Dokumenter inavigationsruden. Som andre foldere i Outlook kan du fjerne dem senere.

1. På fanen Sag, klik Tilføj Liste i gruppen Foldere.–Eller–Højreklik på rodmappen og vælg Ny sags- eller dokumentliste.Dialogboksen Tilføj liste åbnes og viser navne og beskrivelser af de lister, du kan til-føje.

2. For hver liste, du vil tilføje, vælg det tilhørende afkrydsningsfelt.

3. Klik Tilføj. De listeelementer, du har valgt, vises som undermapper i mappen Sager& Dokumenter i navigationsruden.

Tip: For at slette et listeelement, højreklik på det og vælg Slet mappe i menuen.

SØG I SAGS- ELLER DOKUMENTLISTER

Du kan let filtrere sager eller dokumenter vist i lister, der er tilføjet til navigationsruden.Du kan også sortere viste sager eller dokumenter ved at klikke på den relevante kolonne.

1. I navigationsruden under Sager & Dokumenter, klik på en sags- eller doku-mentliste. Sagerne eller dokumenterne vises.

2. I Søgelinjen skal du indsætte filtreringskriterier.Sager/dokumenter, der matcher dine filtreringskriterier, vises.

Tips:

l Listen over sager eller dokumenter filtreres, sålænge du skriver i Søgelinjen.

l For at rydde den nuværende søgning, klik .

ÅBN ET DOKUMENT FRA LISTEN.

Du kan åbne et dokument eller bilag fra sags- og dokumentlisterne, der er tilføjet inavigationsruden.

43


1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter, klik på en sags- ellerdokumentliste.Sagerne eller dokumenterne vises.

2. Dobbeltklik på sagen for at se dens dokumenter.

3. Hvis der er bilag, vises knappen . Klik på den for at udvide dokumentlisten og sebilag.

4. Dobbeltklik det dokument eller bilag, du vil åbne.Dokumentet åbnes i det program, der blev brugt til at oprette det, for eksempelOutlook, Word, Excel eller PowerPoint. Her kan du redigere metadata og gemmeændringer til dokumentet i Dokumentregistreringspanelet.

Tips:

l Trin 2: Du kan returnere til sagslisten ved at klikke på listens titel.

l Trin 3: Hvis du klikker på , skjules dokumentlisten.

OPRET ET NYT DOKUMENT PÅ EN SAG

I Outlook kan du oprette nye Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter og tilføje dem tilsagen i WorkZone Content Server.

1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter, vælg den sag, du viloprette et nyt dokument på, eller vælge et dokument fra.

2. På fanen Sag, vælg Tilføj på sag > Nyt dokument (eller Nyt regneark, ellerNy præsentation).Et nyt Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument åbnes.

3. Rediger og gem nyt Word-dokument (eller Excel-regneark, eller PowerPoint-præ-sentation).Nyt Word-dokument (eller Excel-regneark, eller PowerPoint-præsentation) ergemt på den sag, du valgte i trin 1.

Vigtigt: Knappen Nyt Dokument (eller Nyt Regneark, eller Ny Præsentation) erdeaktiveret, hvis det tilsvarende modul ikke er installeret.

DEL LINK TIL EN SAG ELLER ET DOKUMENT

Du kan hurtigt sende et link til sager eller dokumenter i en e-mail.

1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter, vælg en sag eller etdokument fra den sag, du vil dele et link til.

2. På fanen Sag, klik Send Link i gruppen Besvar.Et nyt e-mailvindue åbnes med et emne og linket til den sag eller dokument fra trin1 indsat automatisk.

OPRET EN MØDEINDKALDELSE RELATERET TIL EN SAG ELLER ET DOKUMENT

44

Onlinehjælp

Du kan oprette en mødeindkaldelse relateret til sager eller dokumenter.

1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter, vælg en sag eller et doku-ment fra den sag, du vil oprette et link til i mødeindkaldelsen.

2. På fanen Sag, klik Nyt møde i gruppen Besvar.Et nyt aftalevindue åbnes med et emne og linket til sagen eller dokumentet fra trin 1indsat automatisk.

BESVAR DOKUMENT

Du kan besvare dokumenter på samme måde som du besvarer et brev. Når du besvarer etdokument, åbner Microsoft Word, og du skal vælge et tomt dokument eller en skabelon. Sagen,dokumentparterne og dokumenthenvisninger relateret til det oprindelige dokument tilføjesautomatisk til dit svardokument.

Vigtigt: Denne funktionalitet er kun tilgængelig i Microsoft Outlook 2010 og senere versioner.

1. I navigationsruden under Sager & Dokumenter, åbn en dokumentliste, for eksempelDokumenter.Dokumenterne vises.

2. Vælg det dokument, du vil besvare, fra listen.

3. På fanen Sag, klik Besvar.Word åbner, og dialogboksen Ny vises.

4. Dobbeltklik på ikonet Tomt Dokument.–Eller–Vælg en skabelon til det nye dokument.Et nyt dokument med følgende oplysninger fra dit oprindelige dokument åbner i Doku-mentregistreringspanelet:

l Dokumenttypen er Udgående.

l Afsendere af det oprindelige dokument bruges som Modtagere.

l En dokumenthenvisning oprettes fra dit oprindelige dokument.

5. Tilføj indhold til det nye dokument.

6. Udfyld de obligatoriske felter og klik Gem på Sag i Doku-mentregistreringspanelet.

Tip: Hvis dokumentet, du vil besvare, er en e-mail gemt på en sag, skal du simpelthen vælge e-mailen i stifindervisning og klikke Besvar.

VIS SAGS- ELLER DOKUMENTDETALJER I CAPTIA WEB CLIENT ELLER WORKZONE

CLIENT

Du kan se sager eller dokumenter i WorkZone Client eller Captia Web Client via Outlook-båndet.

1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter skal du vælge en sag elleret dokument.

45


2. På fanen Sag, klik Vis Profil.WorkZone Client eller Captia Web Client åbner i en web browser, og den relevantesags- eller dokumentdetaljeside vises.

46

Onlinehjælp

Tilpas Outlook

I WorkZone for Office kan du tilføje flere kolonner til dine e-mailmapper og se flere oplysningerom dine Outlook-elementer som sager eller hoveddokument-ID uden at åbne Outlook-elementeteller visningsruden. Du kan opsætte regler for betinget formattering med farver, fremhævningeller forstørrelse af de mest eller mindst vigtige beskeder.

Tips:

l Du kan også tilpasse dine Søgemapper til at vise de Outlook-elementer, som du hargemt på en sag. Du gør det på samme måde, som du tilpasser enhver anden folder iOutlook.

l Du kan også tilpasse dine beskeder til at rydde op i e-mails og aftaler gemt på en sag. Dugør det på samme måde, som du tilpasser andre meddelelsesregler i Outlook.

TILFØJ KOLONNER TIL E-MAIL-MAPPE

Du kan tilføje kolonner med Sagsnummer og Dokumentnummer til dine e-mailmapper for at seflere oplysninger om dine e-mails eller aftaler.Sagsnummer-kolonnen viser, hvilke Outlook-elementer, dine sager gemmes på, ogDokumentnummer-kolonnen viser ID'er for de hoveddokumenter, der er tildelt dine gemteOutlook-elementer.

Forudsætning: Læseruden skal deaktiveres før du kan se de tilføjede kolonner. På fanen Vis klikLæserude > Deaktiveret.

1. Klik på din e-mail folder (for eksempel Indbakke).

2. På fanen Vis, vælg Vis Indstillinger > Kolonner.Vinduet Vis Kolonner vises.

3. Vælg Brugerdefinerede felter i Indbakken fra listen Vælg tilgængelige kolon-ner fra.En liste over tilgængelige kolonner vises.

4. Vælg den kolonne, du vil tilføje, for eksempel Sagsnummer, fra listen Tilgængeligekolonner og klik Tilføj ->.Sagsnummer er flyttet til listen Vis disse kolonner i denne rækkefølge.

5. Klik OK.Kolonnen Sagsnummer vises i mappen Indbakke.

Bemærk: Hvis du tilføjer en kolonne til en anden mappe end Indbakke, så hedder menupunktetBrugerdefinerede felter i mappe.

TILPAS UDSEENDET AF OUTLOOK-ELEMENTER, DER ER GEMT PÅ SAGER

Ved at tilføje dine egne tilpasninger, kan du få de Outlook-elementer, du har gemt på en sag, vist imail-listen i den valgte skrifttype, farve, størrelse og/eller effekt.

47


1. Klik på din e-mailmappe, for eksempel Indbakke.

2. På fanen Vis, vælg Vis Indstillinger > Betinget formattering.Vinduet Betinget formattering vises.

3. Klik Tilføj for at oprette en ny betinget formatteringsregel.En ny regel er tilføjet til listen Regler for denne visning: list.

4. Angiv en titel til din regel (for eksempel 'E-mails, der er gemt på sager').

5. Klik Skrifttype for at angive skrifttype, farve, størrelse og/eller effekt for denneregel og klik OK.

6. Klik Betingelse for at angive filtre for denne regel og klik OK.E-mails i din postliste vises i overensstemmelse med de nye regelindstillinger.

Bemærk: Du kan tilføje så mange betingede formatteringsregler, du vil, men den øversteregel har altid førsteprioritet.

48

Onlinehjælp

Søgning








49
















^ Hat (circum-flex)




50

Onlinehjælp




|OR


Tekstfelter:|



|AND


Tekstfelter:AND





~Not Not





51





l Dokumentnr.

l Titel

Vælg parter:

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By

Vælg sag:

l Sagsnr.

l Titel

FRITEKSTSØGNING









Eksempel :


52

Onlinehjælp


STOPORD




Søg i dialogbokse



Brug dialogen Vælg sag til at søge efter sager, når du gemmer Outlook-beskeder.For at åbne dialogen Vælg Sag skal du følge disse trin:


2. På fanen Hjem, klik Gem element > Vælg Sag.

Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene





Sagsbehandler



SØG I DIALOGBOKSEN INDSÆT DOKUMENTER FRA ARKIV.

53


Brug dialogen Indsæt Dokument fra Arkivet til at søge efter dokumenter, der er gemt iarkivet.For at åbne dialogboksen Indsæt dokument fra arkiv skal du følge disse trin:

1. Opret en e-mail, hvori du kan indsætte et dokument fra arkivet.

2. I gruppen Sag, vælg Vedhæft Dokument > Søg Dokument.Dialogen Vedhæft dokument vises.

Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene






Sagsbehandler



SØG I DIALOGBOKSENE TILFØJ/FJERN PARTER OG DOKUMENTPARTER

Brug dialogboksen Tilføj/Fjern Parter til at søge efter sagsparter. For at søge efterdokumentparter, brug dialogboksen Dokumentparter.

Åbn dialogboksen Tilføj/Fjern parter

1. Gem et Outlook-element på en ny sag som beskrevet i Gem element på en ny sag,trin 1-5.–Eller–Opret en ny sag som beskrevet i Opret ny sag, trin 1-6.

2. I ruden Parter på sagen i dialogboksen Ny sagw , klikVælg.

Åbn dialogboksen Dokumentparter

1. Vælg en sag som beskrevet i Gem element på eksisterende sag.

2. Under Afsender- og modtageroplysninger, klik Vælg. Dialogboksen Vælg par-ter vises.

54

Onlinehjælp

Bemærk:


l Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse 1.

Felt Beskrivelse

Søg efterordene

Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender hele navnet,indtast da en del af navnet.Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn eller efternavn.







By Indtast by.

55

Onlinehjælp

Arbejde med PowerPoint-dokumenterOpret dokumenter på sager 57Arbejd med dokumenter gemt på sager 61Arbejde med dokumentversioner 64Registrer dokumentoplysninger 66Søgning 68

56

























57

Onlinehjælp



























58




Vælg facetter






Bemærk:




OPRET BILAG









59

Onlinehjælp




l Send som PDF

l Send som XPS






60

























3. Klik Søg.



61

Onlinehjælp























–Eller–



62










63

Onlinehjælp






















64























65

Onlinehjælp




















l Søg efter ordene

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By


4. Klik Søg.

66




7. Klik OK.




3. Klik OK.






l Søg efter ordene

l Dokumentnr.

l Sagsbehandler

l Titel


4. Klik Søg.



7. Klik OK.




3. Klik OK.

67

Onlinehjælp

Søgning








68
















^ Hat (circum-flex)




69

Onlinehjælp




|OR


Tekstfelter:|



|AND


Tekstfelter:AND





~Not Not





70





l Dokumentnr.

l Titel

Vælg parter:

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By

Vælg sag:

l Sagsnr.

l Titel

FRITEKSTSØGNING









Eksempel :


71

Onlinehjælp


STOPORD




Søg i dialogbokse




Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene





Sagsbehandler





72


Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene






Sagsbehandler





Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene








By Indtast by.

73

Onlinehjælp

Arbejde med Word-dokumenterOpret dokumenter på sager 75Arbejd med dokumenter gemt på sager 79Arbejde med dokumentversioner 82Registrer dokumentoplysninger 84Arbejd med skabeloner 86Arbejde med fraser 88Søgning 90Søg efter fraser 96

74

























75

Onlinehjælp



























76




Vælg facetter






Bemærk:




OPRET BILAG









77

Onlinehjælp




l Send som PDF

l Send som XPS






78

























3. Klik Søg.



79

Onlinehjælp























–Eller–



80










81

Onlinehjælp






















82























83

Onlinehjælp




















l Søg efter ordene

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By


4. Klik Søg.

84




7. Klik OK.




3. Klik OK.






l Søg efter ordene

l Dokumentnr.

l Sagsbehandler

l Titel


4. Klik Søg.



7. Klik OK.




3. Klik OK.

85

Onlinehjælp

Arbejd med skabeloner

Du kan oprette dine egne skabeloner og genbruge eksisterende skabeloner, for eksempelbrevskabeloner og informationsskabeloner. Du kan også hente og indsætte oplysninger på sager,dokumenter og kontakter, eller opdatere registrerede dokumentoplysninger.

OPRET EN BREVSKABELON

Brevskabeloner indeholder normalt adressatoplysninger, men kan også indeholde oplysninger omsager og dokumenter. Du kan oprette en brevskabelon ved at bruge dokument- eller sagsfletfelter(indholdskontrolelementer).

1. Åbn Microsoft Word.

2. På fanen Indsæt, klik Kontaktegenskab for at indsætte fletfelter (ind-holdskontrolelementer), for eksempel navn eller adresse.

3. Hvis du vil indsætte fletfelter for sager og dokumenter, så klik Sagsegenskab ellerDokumentegenskab.

4. Vælg en egenskab og en rolle, for eksempel Modtager.

5. Klik på fanen Filer.

6. Vælg Gem som. Dialogboksen Gem som vises.

7. I feltet Filtype, klik og vælgWord-skabelon.

8. Vælg en placering og klik Gem.

OPRET EN OPLYSNINGSSKABELON

Oplysningsskabeloner indeholder normalt oplysninger om sager og dokumenter, men kan ogsåindholde kontaktoplysninger. Du kan oprette en oplysningsskabelon ved at indsætte fletfelter forsager og dokumenter.

1. Åbn Microsoft Word.

2. På fanen Indsæt, klik Dokumentegenskaber for at indsætte fletfelter, for eksempelsagsbehandler og brevdato.–Eller–Klik Sagsegenskaber for at indsætte fletfelter, for eksempel sagsnummer og sagsti-tel.

3. Vælg egenskaber.

4. Klik på fanen Filer.

5. Vælg Gem som. Dialogboksen Gem som vises.

6. I feltet Filtype, klik på og vælgWord-skabelon.

7. Vælg en placering og klik Gem.

OM AT FLETTE OPLYSNINGER FRA SAGER, DOKUMENTER OG KONTAKTER

86


Når du opretter en skabelon, kan du indsætte fletfelter, der repræsenterer sagsdokument- ogkontaktegenskaber (metadata). For eksempel sagsbehandler og dokumentgruppe.Når et fletfelt er indsat i en skabelon, kan du få oplysninger fra egenskaberne ved at brugeFlet-knappen på fanen Startside.

Vigtigt: Nogle fletfelter har to muligheder:

o Hvis navnet på en egenskab slutter på (kode), for eksempel Sagsbehandler(kode), henviser den til en tre-cifret kode, der identificerer sagsbehandleren.

o Hvis navnet på en egenskab slutter på (tekst), for eksempel Sagsbehandler(tekst), henviser den til sagsbehandlerens fulde navn.

INDSÆT SAGS-, DOKUMENT- OG KONTAKTOPLYSNINGER

Før du kan foretage fletning, skal fletfelter være indsat i skabelonen, og dokumentoplysningervære registreret. For flere oplysninger, se Registrering af dokumentoplysninger.

1. Åbn skabelonen.

2. På fanen Startside, klik Flet.

FJERN SAGS-, DOKUMENT- OG KONTAKTOPLYSNINGER

1. På fanen Startside, klik på pilen ved siden af knappen Flet.

2. Vælg Ryd fletning. Oplysninger indsat gennem fletfelter ryddes.

Vigtigt: Brevskabeloner med mere end én adressat kan ikke ryddes efter fletning.

OPDATER OPLYSNINGER REGISTRERET PÅ DOKUMENTER

Du kan opdatere registrerede dokumentoplysninger ved at redigere indholdet af dine fletfelter:

l Titel

l Brevdato

l Svarfrist

For eksempel, hvis du ændrer dokumenttitlen i fletfeltet Titel, opdateres dokumenttitlen ipanelet Dokumentregistrering automatisk.

Vigtigt: Hvis du ændrer oplysninger i panelet Dokumentregistrering, skal du klikke på Fletfor at opdatere dokumentet.

87

Onlinehjælp

Arbejde med fraser

Når du arbejder med et Word-dokument, kan du indsætte standardfraser. En frase kan være etenkelt ord, en sætning eller et tekstafsnit på op til 4000 tegn. Brug af standardfraser medvirker tilat sikre ensartethed på tværs af tekster og reducerer risikoen for fejlkommunikation.Standardfraser bliver vedligeholdt i Captia Web Client. Du skal have et særlige adgangsrettighederfor at oprette og vedligeholde fraser.

Vigtigt: Denne funktionalitet er kun tilgængelig, hvis frasemodulet er installeret.

INDSÆT FRASER GENNEM PANELET FRASER

Du kan søge efter fraser i panelet Fraser og indsætte dem i din tekst. Fraserne er grupperet eftertre adgangsniveauer:

l Organisationens fraser – alle i organisationen har adgang til fraserne.

l Enhedens fraser – afdelingens medlemmer har adgang til fraserne.

l Personlige fraser – kun du har adgang til fraserne.

Følg disse trin for at indsætte en frase gennem panelet Fraser:

1. Placér markøren der, hvor du vil indsætte en frase.

2. På fanen Indsæt, klik på pilen for at åbne panelet Fraser.

3. Vælg en frase i ruden med fraser.–Eller–Søg efter en frase i feltet Søg fraser, som beskrevet i Søg efter en frase. Listen oversøgeresultater vises i den nederste rude under feltet Søg i.

4. Dobbeltklik på den relevante frase. Frasen indsættes.

5. Formatér frasen, så den passer til dokumentets layout.

INDSÆT FAVORITFRASE GENNEM WORD-BÅNDET

Du kan indsætte favoritfraser i dit dokument gennem listen af favoritfraser i Word-båndet.

1. Placér markøren der, hvor du vil indsætte en frase.

2. På fanen Indsæt, klik Indsæt frase. En liste over favoritfraser vises.

3. Vælg en frase fra listen. Frasen indsættes.

4. Formatér frasen, så den passer til dokumentets layout.

Bemærk: Før du starter, skal du sikre dig, at du har tilføjet én eller flere favoritfraser. For flereoplysninger, se Tilføj eller fjern favoritfraser.

TILFØJ ELLER FJERN FAVORITFRASER

Du kan indsætte op til 10 favoritfraser i din liste over favoritfraser i Word-båndet.

88


1. På fanen Indsæt, klik . Panelet Fraser åbner.

2. Vælg en frase.

3. Klik Føj til favoritter for at tilføje en frase til listen over favoritfraser eller klikSlet fra favoritter for at fjerne en frase fra listen over favoritfraser.

ADMINISTRER FRASER I CAPTIA WEB CLIENT

Fraser håndteres i Captia Web Client af medarbejdere med særlige adgangsrettigheder. Følgdisse trin for at se Captia Web Client-onlinehjælpen om, hvordan du håndterer fraser:

1. Åbn Captia Web Client.

2. Tryk Ctrl+F1 for at åbne onlinehjælpen til Captia Web Client.

3. Søg på emnetManaging phrases.

89

Onlinehjælp

Søgning








90
















^ Hat (circum-flex)




91

Onlinehjælp




|OR


Tekstfelter:|



|AND


Tekstfelter:AND





~Not Not





92





l Dokumentnr.

l Titel

Vælg parter:

l Navn 1

l Navn 2

l Adresse 1

l By

Vælg sag:

l Sagsnr.

l Titel

FRITEKSTSØGNING









Eksempel :


93

Onlinehjælp


STOPORD




Søg i dialogbokse




Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene





Sagsbehandler





94


Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene






Sagsbehandler





Bemærk:



Felt Beskrivelse

Søg efterordene








By Indtast by.

95

Onlinehjælp

Søg efter fraser

Du kan søge efter fraser i ruden Fraser i stedet for at gennemse listen af fraser. Det er relevant,hvis din organisation har et stort frasebibliotek med mange undergrupper og opdelinger.For at sikre konsistens mellem fraser på din lokale computer og databasen, hvor fraserneadministreres, skal du opdatere din fraseliste regelmæssigt.

SØG EFTER EN FRASE

1. På fanen Indsæt i gruppen Fraser, klik på for at åbne ruden Fraser.

2. I feltet Søg fraser skal du indtaste et søgeord, en del af et ord eller en frase.

3. For at begrænse din søgnings omfang, skal du vælge en af mulighederne i feltet Søgi:

l Organisatoriske fraser – fraser, der er tilgængelige for alle i orga-nisationen.

l Enhedens fraser – fraser, der er tilgængelige for medlemmerne af dinenhed.

l Personlige fraser – fraser, der kun er tilgængelige for dig.

l Alle – alle ovennævnte.

4. Tast Enter. Søgeresultaterne vises i Frasedetaljer.

OPDATER FRASELISTE

1. På fanen Indsæt i gruppen Fraser, klik på for at åbne ruden Fraser.

2. Under sektionen Frasedetaljer, klik Opdater .Fraselisten opdateres.

96


Vilkår og betingelser

IMMATERIELLE RETTIGHEDER

Dette dokument er ScanJours ejendom. Oplysningerne heri må ikke kopieres, bruges ellervideregives uden for denne sammenhæng til andet end forretningsmæssige formål eller tilteknisk evaluering. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, hvisde er fremskaffet på en måde, hvor der ikke er angivet nogen begrænsninger.

ANSVARSFRASKRIVELSE

Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for atvære korrekte og retvisende, ScanJour kan dog ikke garantere for dette. ScanJour forbeholdersig ret til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel. ScanJour ogdokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar.

ScanJour er et indregistreret varemærke, der anvendes af ScanJour A/S på licens. Alle øvrigelogoer, varemærker og servicemærker tilhører de respektive tredjeparter.

Copyright © ScanJour A/S 2013. Alle rettigheder forbeholdes.

97

WorkZone for Office - Online Helphelp.scanjour.dk/wzo/3.1/OnlineHelp/da/Content/... ·...

Documents

Transcript of WorkZone for Office - Online Helphelp.scanjour.dk/wzo/3.1/OnlineHelp/da/Content/... ·...