Workshop professor arquivologia
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Transcript of Workshop professor arquivologia
A classificação como função matricial da
gestão de documentos
por Renato Tarciso B. de Sousa
Qual a função social do arquivista?
Garantir o acesso à informação.
Qual a condição para o acesso à informação?
informação organizada
(classificada, avaliada e descrita).
Gestão de Documentos“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a eliminação e o recolhimento dos documentos para guarda permanente”
(Lei nº 8.159/1991)
Gestão de DocumentosProcessosISO 15489
1. Incorporação (criação) de documentos
2. Registro
3. Organização lógica para a recuperação: classificação e indexação
4. Classificação para a segurança e acesso
5. Armazenamento
6. Rastreabilidade
7. Disposição
Gestão de DocumentosInstrumentos de Gestão Específicos
ISO 15489 – e‐ARQ Brasil
1. Plano de classificação de documentos e
informações;
2. Tabela de temporalidade de documentos e
informações;
3. Manual de gestão arquivística de documentos;
4. Dicionário de termos controlados.
Arquivística
Conceito das
Três Idades
Avaliação
Descrição
Aquisição
Classificação
Criação
Preservação
Difusão
Espaço Interdisciplinar
Funções Arquivísticas
As bases da ArquivísticaA função matricial da Classificação
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com o Código de classificação de
documentos.
Referem-se ao tempo necessário para
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária.
Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.
Informações complementares e
justificativas necessárias à correta aplicação da tabela.
Configuração da Tabela de Temporalidade
Arquivo Carlos LacerdaDescrição – Nível Série
Exemplo
Série: Produção Intelectual Código: PIDatas: 1912-1977Dimensão: 4,22 metros linearesConteúdo: os documentos versam sobre a produção jornalística,
literária, teatral, as traduções de livros e peças de teatro,as adaptações de contos e romances para o rádio-teatro,biografias etc.
Sistema de Classificação: a série foi subdivida nas seguintes subséries: Discursos,
Palestras e Conferências, Jornalismo, Literatura, Teatro,Tradução, Biografias.
A Situação
pág. 14
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funçõesClassificação
1 - não existe um plano preestabelecido. Ausência de plano de classificação;
pág. 15
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções
Classificação
2 – classificação pelo ato de recebimento ou expedição;
Por exemplo:ofício expedido;ofício recebido;“fax” recebido;“fax” expedido.
pág. 16
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções
Classificação
3 – por inúmeros assuntos e dossiês fragmentários sem qualquer orientação sistemática.
Por exemplo:equipamentos de informática;tratamento médico;previdência complementar;recesso.
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A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções
Classificação
4 – Por espécie documental
Por exemplo: convite;relatório;projeto;pareceres;convênio.
pág. 18
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções
Classificação
5 – Em ordem numérica quando se trata de processos;
6 - a denominação dos dossiês e dos conjuntos documentais é criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que representam.
Por exemplo:informações gerais;relíquia;bochecho;documentos diversos;arquivo Sheila.
pág. 19
7 – A estrutura de diretórios e subdiretórios não é utilizada para a organização dos documentos eletrônicos;
pág. 20
8 – A denominação dos arquivos eletrônicos não segue nenhum tipo de rotina formalizada;
A classificação e seus ângulos
A classificação e seus ângulos
Leitura Dirigida
Classificação
Classificar é uma atividade humana;Os homens classificam sem que tenham consciência dessa operação;Não há uma classificação absoluta a ser descoberta;Não descobrimos, mas elaboramos classificação.
Fundamentos Teóricos da Classificação
Classificação
Latim classis
(grupos em que se dividia o povo romano)
+Latim Facere
(fazer)
Classificação – aspectos iniciais
Existem sistemas de classificação mais e menos elaborados:
Distinções dicotômicas (menos elaborados):
Pessoas ricas e pobres;
Políticos de direita ou de esquerda.
Distinções mais elaboradas (refinamento da percepção dos objetos):
Classe média, classe média alta, classe média baixa;
Políticos de centro, de centro‐esquerda, de centro‐direita;
Música erudita, música popular, música da cultura de massa.
Classificação
Classificação: o estado da arte
Para Jorge Luís Borges os animais dividem‐se em:
a) pertencentes ao imperador;b) embalsamados;c) amestrados;d) leões;e) sereias;f) fabulosos;g) cães soltos;h) incluídos nesta lista;i) que se agitam como loucos;j) inumeráveis;k) desenhados com um pincel finíssimo de pêlo de camelo;l) que acabam de partir o jarrão;m) que de longe parecem moscas.
Classificação Científica dos Seres VivosLineu (1735)
Reino (Animalia) Filo (Chordata)
Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Família (Giraffidae) Gênero (Giraffa)
Espécie (Girafa e Ocapi)
ClassificaçãoTabela Periódica de Elementos Químicos
Mendeleev (1869)
1A 8A
H 2A 3A 4A 5A 6A 7A He
Li Be |-----------ELEMENTOS DE TRANSIÇÃO-------------| B C N O F Ne
Na Mg 3B 4B 5B 6B 7B 8B 8B 8B 1B 2B Al Si P S Cl Ar
K Ca Sc Ti V Cr Mn Fe Co Ni Cu Zn Ga Ge As Se Br Kr
Rb Sr Y Zr Nb Mo Tc Ru Rh Pd Ag Cd In Sn Sb Te I Xe
Cs Ba La Hf Ta W Re Os Ir Pt Au Hg Tl Pb Bi Po At Rn
Fr Ra Ac Db Ji Rf Bh Hn Mt
Os princípios de classificação
a classificação é uma representação da realidade e como tal uma aproximação.
“a vida real é uma realidade demasiadamente vasta e bastante complexa para ser captada em sua totalidade pela mente humana”.
(Marcondes, 2001)
É necessário definir níveis de tolerância;Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão exaustiva que será capaz de englobar tudo);
Provisoriedade.
Os princípios de classificação
a classificação persegue um objetivo;
a classificação presume um agente classificador;
a classificação tem por trás um mecanismo classificador que executa as operações necessárias (denominação, hierarquia, subordinação);
a qualidade ou o atributo escolhido para servir de base à classificação ou à divisão chama‐se característica ou princípio de classificação ou princípio de divisão;
Princípios de Classificação
existem tantas classificações quantas forem as características possíveis de serem empregadas como base da divisão;
será preciso decidir, quando houver necessidade de se trabalhar com mais de um princípio de classificação, qual deles será utilizado em primeiro lugar, qual o princípio que será mais útil;
Possibilidades de Classificar
Coleção de LivrosCaracterística de Classificação: Tamanho
Livros de 20 centímetrosLivros de 30 centímetrosLivros de 40 centímetros
Característica de Classificação: CorLivros azuisLivros vermelhosLivros marrons
Possibilidades de Classificar
Coleção de LivrosCaracterística de Classificação: Língua do Texto
Livros em inglêsLivros em francêsLivros em português
Característica de Classificação: AssuntoLivros sobre MatemáticaLivros sobre FísicaLivros Química
Princípios de Classificação
o princípio de classificação é natural quando inerente ou inseparável do objeto a classificar;
o princípio de classificação é artificial quando ocasional, acidental e variável;
uma classificação artificial baseia‐se em características superficiais e fáceis de observar, mas que não representam relações verdadeiras. É uma classificação menos perene.
Princípios de ClassificaçãoNatural
Animais Racionais
Homem Mulher
Princípio de ClassificaçãoSexo
Princípios de ClassificaçãoArtificial
Mulher
Leves Pesadas
Princípio de ClassificaçãoPeso
Características da Divisão
Diferenciação – uma característica deve fazer a diferenciação de algumas de suas entidades, ou seja, deve dar origem a pelo menos duas classes;
Relevância – uma característica usada deve ser relevante para o propósito da classificação;
Características da Divisão
Verificabilidade – uma característica deve ser definitiva e verificável. Um universo de entidades pode ter muitas características relevantes. Mas nem todas elas são passíveis de verificação. Apenas as características verificáveis devem ser escolhidas para divisão do universo de entidades;
Permanência – uma característica usada continua a ser mantida enquanto não houver mudança no propósito da classificação;
Características da Divisão
Concomitância – duas características não podem ser concomitantes num esquema associado de características;
Sucessão Relevante – a sucessão de características no esquema associado de características deve ser relevante para o propósito da classificação;
Os princípios de classificaçãoa classificação é exercida sobre um conjunto finito de elementos. Ela provém de um único ponto de partida (conjunto inicial);
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
Feminino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
a característica (princípio) de divisão deve produzir no mínimo duas classes; Alunos
Masculino Feminino
Os fundamentos teóricos da classificação
podem existir quantas características (princípios de divisão) quantas forem necessárias, mas apenas um princípio de divisão deve ser usado de cada vez para produzir classes ou subclasses;
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
26‐41 anos
Feminino
Princípio de classificação: Sexo
Princípio de classificação: Faixa Etária
Os fundamentos teóricos da classificação
Referência Cruzada
Alunos
Masculino 18-25 anos Feminino
Dois princípios de classificaçãoSexo e Faixa Etária
Ordem de Construção
A ordem de aplicação das várias características utilizadas na classificação denomina‐se ordem de construção.
A ordem de construção determina a sequência em que serão utilizados os vários conceitos presentes.
Por exemplo: a Linguística apresenta a característica língua e a característica problema linguístico.
Qual deve ser utilizado primeiro?
Característica ‐ Língua
Linguística
Português
Etimologia Sintaxe Morfologia
Francês Inglês
Característica – Problema Linguístico
Linguística
Etimologia
Português Francês Inglês
Sintaxe Morfologia
as divisões não devem ser vazias, isto é, devem exaurir a totalidade do domínio (extensão) de cada nível de classificação;
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
Feminino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
Os fundamentos teóricos da classificação
Os princípios de classificaçãoa classificação tem como resultado um produto: o instrumento de classificação.
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
Feminino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
Classificação
A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento;
Tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre as
classes
Instrumento de ClassificaçãoEstrutura de Árvore
Conjunto
Unidade Unidade Unidade
Unidade Unidade Unidade
Unidade Unidade
Nível 2
Nível 3
Unidade de Classificação: conjunto reunido de acordo com um critério ou princípio de classificação.
Nível de Classificação: os vários graus de divisão do instrumento de classificação. A posição da unidade de
classificação em relação ao conjunto.
Nível 1
Os princípios de classificaçãoa relação entre os vários níveis (relação entre os conceitos) não pode se resumir ao modelo gênero/espécie;
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
Feminino
18 – 25 anos
Plano Piloto Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade
Relações entre ConceitosRelação hierárquica (gênero/espécie) – se dois conceitos diferentes possuem características idênticas e um deles possui uma característica a mais do que o outro, então entre eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie.
Árvore
Árvore Frutífera
Árvore de Nozes
macieira pessegueiro amendoeira nogueira
Relações entre ConceitosRelação partitiva (todo/parte) – a relação partitiva existe entre um todo e suas partes.
Árvore
Raízes Tronco Galhos Folhas
Relações entre Conceitos
Relações Funcionais – aplicam-se, sobretudo, a conceitos que expressam processos.
Produção → Produto → Produtor → Comprador
Relações entre ConceitosRelação de Oposição
as relações de oposição se aplicam a conceitos que expressam propriedades
Contradição – presente/ausenteContrariedade – preto/branco
A classificação e seus ângulos
O Problema.
Considerações sobre ClassificaçãoLiteratura arquivística Arranjo x Classificação
a confusão terminológica entre os dois termos (arranjo e classificação) expõe uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que não existe;são fases de um mesmo processo;o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades;questão a ser resolvida por uma outra função arquivística: a descrição.
Os Níveis de Classificação
Não existe consenso sobre as denominações dos níveis de classificação.
Código de Classificação de DocumentosConarq
Classe 000 – Administração Geral010 – Organização e Funcionamento020 – Pessoal030 – Material040 – Patrimônio050 – Orçamento e Finanças060 – Documentação e Informação070 – Comunicações080 – Pessoal Militar090 – Outros Assuntos
Uni
dade
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assi
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ão:
Subc
lass
e
64Princípio de classificação adotado: funções vinculadas às atividades-meio
Denominação dos Níveis de ClassificaçãoConarq, 1996
Seis níveis:Classe;Subclasse;Grupo;Subgrupo;Divisão;Subdivisão.
65
Denominação dos Níveis de ClassificaçãoNOBRADE, 2006
Cinco níveis:Seção;Série;Subsérie;Dossiê/Processo;Item documental.
66
Denominação dos Níveis de ClassificaçãoDaise Oliveira, 2001
Três níveis:Grupo;Subgrupo;Série.
67
Denominação dos Níveis de ClassificaçãoBellotto, 2004
Quatro níveis:Grupo ou Seção;Subgrupo ou Subseção;Série;Subsérie.
68
Considerações sobre ClassificaçãoLiteratura arquivística
Falta de clareza na utilização de três conceitos: classificação, ordenação e arquivamento
Processo de Organização dos Documentos de ArquivoTrês conceitos
Organização
Classificação Ordenação Arquivamento
Classificação de Documentos de Arquivo
“Determinação das categorias ou dos grupos entre os quais devem ser
distribuídos logicamente e sistematicamente os dossiês em grupos ou categorias de assuntos segundo uma
ordem para facilitar a utilização”.
Processo de Organização dos Documentos de Arquivo
Três conceitosOrdenação
“é a disposição metódica dos documentosdentro da unidade de classificação”
Ordenação
A definição do método de ordenação depende do uso que é dado aos
documentos
Métodos de Ordenação
Ordenação alfabética – seqüência das letras do alfabeto;Ordenação cronológica – sucessão temporal (data);Ordenação geográfica – unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.);Ordenação numérica – seqüência numérica atribuída aos documentos.
Processo de Organização dos Documentos de ArquivoTrês conceitosArquivamento
“é a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas
orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.”
Considerações sobre ClassificaçãoLiteratura arquivística
Confusão entre função e assunto.
Assunto x Função
As funções são atribuições próprias ou naturais de umaorganização;
Os assuntos são divisões artificiais, ligados às áreas doconhecimento humano, são as matérias de que tratam osdocumentos;
A confusão se estabelece por contarmos com palavrasidênticas para designar a função e o assunto.
Por exemplo:Saúde pode significar área administrativa de um Governo ou o tema,a matéria “saúde”, mas, se, enquanto tema poderá estar presente emdiversos fundos, enquanto função está ligada aos órgãos ou setoresque a desempenham.
Considerações sobre ClassificaçãoLiteratura arquivística
Supervalorização do Código
Código
“Conjunto de símbolos que, mediante convenção,representam um dado”
O objetivo da codificação é operacionalizar oprocesso de classificação, transformando termos(títulos das unidades de classificação) emsímbolos para agilizar a classificação, ordenaçãoe arquivamento dos documentos.
Código
Numérico;Alfanumérico; Código Decimal de Dewey;Bloco-Numérico de origem canadense.
Métodos de CodificaçãoMétodo Duplex
A documentação é dividida em classes principais. Cada Classe érepresentada por um número. As divisões das classes sãorepresentadas, também, por um número. A relação entre aspartes é indicada por um traço de união.
A documentação de uma determinada instituição foi dividida nasseguintes classes principais:
0 - Administração Geral1 - Pesquisas2 - Cursos3 - Assistência Técnica4 - Documentação e Informação
A classe 2 Cursos foi subdividida da seguinte forma:2-1 Formação2-2 Especialização2-3 Pós-Graduação
2-3-1 Mestrado2-3-2 Doutorado
Métodos de CodificaçãoMétodo Alfanumérico (USP)Este método adotado no plano de classificação da Universidade de São Paulo
identifica as classes principais por uma letra e as subdivisões por umnúmero composto por cinco algarismos.
Utilizando o exemplo anterior, teríamos a seguinte codificação:A00000 Administração GeralB00000 PesquisasC00000 CursosD00000 Assistência TécnicaE00000 Documentação e Informação
A classe C00000 Cursos foi subdividida da seguinte forma:C10000 FormaçãoC20000 EspecializaçãoC30000 Pós-Graduação
C30100 MestradoC30200 Doutorado
Métodos de CodificaçãoMétodo DecimalO método decimal é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
(1876).As dez primeiras divisões são denominadas classes, as dez seguintes,
subclasses, e, a seguir, respectivamente, divisões, grupos, subgrupos,seções, subseções etc.
Utilizando o exemplo anterior, teríamos a seguinte codificação:
000 Administração Geral100 Pesquisas200 Cursos300 Assistência Técnica400 Documentação e Informação
A classe 200 Cursos foi subdividida da seguinte forma:210 Formação220 Especialização230 Pós-Graduação
231 Mestrado232 Doutorado
Método de CodificaçãoBloco-Numérico de Origem Canadense
001 a 999 1.000 a 9.999
000-0
Série
Subsérie
Plano de Classificação
Atividades-Meio
Série
Subsérie Subsérie
Atividades-Fim
Série
Subsérie Subsérie
Método Duplex Método Alfanumérico USP
Método Decimal Método Bloco-Numérico
0 Administração Geral A00000 Administração Geral 000 Administração Geral 0100 Administração Geral
1 Pesquisas B00000 Pesquisa 100 Pesquisa 1000 Pesquisa
2 Cursos C00000 Cursos 200 Cursos 2000 Cursos
2-1 Formação C10000 Formação 210 Formação 2000-0 Política
2-2 Especialização C20000 Especialização 220 Especialização 2000-1 Generalidades
2-3 Pós-Graduação C30000 Pós-Graduação 230 Pós-Graduação 2000-2 Formação
2-3-1 Mestrado C30100 Mestrado 231 Mestrado 2000-3 Especialização
2-3-2 Doutorado C30200 Doutorado 232 Doutorado 2000-4 Pós-Graduação
2000-4-01 Mestrado
2000-4.02 Doutorado
3 Assistência Técnica D00000 Assistência Técnica 300 Assistência Técnica 3000 Assistência Técnica
4 Documentação eInformação
E00000 Documentação eInformação
400 Documentação eInformação
4000 Documentação eInformação
Código
Tamanho e Complexidade
Métodos de CodificaçãoSchellenberg
1 – o sistema deve ser simples sempre que o volume de documentos seja pequeno e restrito quanto ao alcance dos assuntos. Os símbolos (notação/código) aumentam em importância à medida que o volume e a complexidade dos documentos aumentam;
2 – o sistema deve ser flexível;
Métodos de CodificaçãoSchellenberg
3 – o sistema deve admitir expansões, possibilitando a inserção de novas unidades de classificação para atender aos documentos que resultem de novas atividades, bem como permitir a divisão das unidades de classificação à medida que os documentos relativos às unidades se tornem mais complexos.
Classificação de Documentos de Arquivo
A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento;
Tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre
as classes definidas para a organização da documentação
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificaçãodenominações
Plano de classificação;Quadro de classificação;Quadro de arranjo;Código de classificação;Arranjo;Tabela de classificação;Sistema de classificação;Esquema de classificação.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Conceitos vinculados ao Instrumento de classificação
Estrutura;Hierarquia;Distribuição lógica;Roteiro;Nível;Projeto.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificaçãodenominações
Quadro – 17 significados, nenhum delestraduzem com perfeição ascaracterísticas do instrumento;Situação, panorama, conjunto deempregados, área limitada, armação debicicleta,
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificaçãodenominações
Tabela – tem o sentido de rol, de umalista. A noção de estrutura não é muitoclara;Quadro em que se registram nomes depessoas ou objetos, lista com horário,relação de preços, placa de vidro(basquete), troca rápida de passes.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificaçãodenominações
Código – “sistema de sinaisconvencionais ou secretos utilizados emcorrespondências ou comunicações”.Coleção de leis, conjunto de normas,sistema cifrado de linguagem, senha.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificaçãodenominações
Esquema – esboço, resumo de figura oudiagrama. Esquema de um circuitoeletrônico. Programa. Já foi definido oesquema de segurança para o carnaval.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificaçãodenominações
Plano – aparece com o sentido derepresentação gráfica da estrutura ouda organização de algo.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Considerações sobre ClassificaçãoLiteratura arquivística
Ausência de método para a coleta de informações;Trata-se de um saber intuitivo e instrumental, mas não existe instrumentalização que não seja sustentada por bases teóricas e/ou metodológicas;Distribuição de classes a partir de características superficiais e mutáveis. O desconhecimento sobre a Teoria da Classificação;
Classificação de Documentos de Arquivo
Busca pelos princípios que norteiam a elaboração de um Plano de
Classificação
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio Arquivístico
Método histórico (Itália)Princípio de Procedência (Alemanha)Princípio de Respeito aos Fundos (França)Princípio da Proveniência (EUA)Princípio da Procedência (Espanha)Princípio da Proveniência (Canadá)
Princípio de Respeito aos Fundoscircular de 24/04/1841
“agregar os documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um
estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada
ordem os diferentes fundos”
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio da Proveniênciadefinição
“Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu”
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio da Proveniência
Patrimônio Documental
Fundo FundoFundo
Fundo Fundo Fundo
Fundo
FundoFundo
Fundo Fundo Fundo Fundo
Fundo Fundo Fundo
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio da Proveniência
1º Princípio de Classificação
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio da Proveniência
Fundo de Arquivo
O conceito de fundo é dependente e tributário do princípioda proveniência, ele só existe quando o princípio foi aplicado.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Fundocritérios de identificação
(Proposta Canadense)
uma identidade jurídica: o criador deve possuir sua própria denominação legal e ter uma existência jurídica própria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto etc.);um mandato oficial: o criador deve ter um mandato importante claramente definido que deve igualmente ser enunciado em um documento jurídico ou regulamentar;uma posição hierárquica definida: o local ocupado pelo criador na hierarquia administrativa deve ser claramente estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relações com outros níveis superiores da hierarquia devem ser claramente definidas;
Fundocritérios de identificação
(Proposta Canadense)
um vasto grau de autonomia: o criador de documentos deve possuir um órgão executivo que tenha o poder de tomar decisões independentes, de acordo com o seu nível hierárquico. Para ser considerado independente, um organismo deve ter poder de controlar suas próprias finanças e seu orçamento;estrutura: o criador deve possuir uma estrutura organizacional interna oficial;sistema de gestão dos documentos: o criador deve possuir um sistema de gestão de documentos independente.
Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériedefinições
“uma subdivisão de um fundo baseada na estrutura do criador ou da organização de suas atividades”. (Canadá – 1996/1997)
“Subdivisão de um fundo, compreendendo um conjunto de documentos relacionados, que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou quando tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou agrupamentos de documentos similares.” ISAD(G)
Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériedefinições
“Seção - Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidades administrativas com competências específicas”. (Dicionário Brasileiro de Terminlogia Arquivística, 2005)
Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsérieconsiderações
São quase fundos, que, em razão do critério de autonomia financeira, não se pode atribuir o status de fundo;O subfundo é um nível distinto de classificação, destinado a refletir a autonomia de um organismo ou de uma estrutura administrativa;As entidades que serão identificadas como subfundos dependem de um criador de fundos e são financiados por seu intermédio.
Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériecritérios
dois tipos de entidadesParte 1
Organismos que possuem uma identidade distinta daquela do criador de fundos. Eles têm um vasto grau de autonomia e operam à distância do criador de fundos. Devem apresentar, também, uma das seguintes características:
a. Uma denominação legal e uma existência jurídica própria estabelecida em uma lei, decreto etc.;
b. Uma existência legal especificada na lei da instituição maior;c. Um mandato ou uma existência mencionada na lei da
instituição maior;d. Um mandato ou uma existência que decorre de uma tal lei sem
mencionar o nome do organismo, mas que implica sua criação eventual para cumprir a missão descrita na lei.
Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériecritérios
dois tipos de entidadesParte 2
Unidades administrativas subalternas ao criador de fundos, mas que possuem um vasto grau de autonomia no exercício de seu mandato ou função.
A unidade administrativa tem esse nível de autonomia em razão de:
a. Seu papel único;b. Seu modo de financiamento;c. Sua estrutura de responsabilidade;d. Seu mandato.
Princípio da Proveniênciadesdobramento
Princípio da ordem primitiva;Princípio da estrutura interna dos fundos;Princípio da estrutura arquivística;Princípio da ordem original;Segundo grau do princípio da proveniência.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio do Respeito à Ordem Originalconsiderações
Todas as definições partem de uma premissafundamental: a condição do documento inscrito em umarealidade específica, isto é, o arquivo como conjuntoorgânico daqueles documentos;A importância que a ordem dos documentos têm naorigem;Ordem natural é a necessidade de manter a classificaçãoestabelecida pelo organismo;A classificação e não a ordenação, isto é, não tem sentidomanter um conjunto desorganizado porque dessa formaele chegou à idade permanente;A ordem natural não significa ordem material;A ordem natural dos documentos considera que adocumentação gerada por uma das unidades queintegram cada um dos fundos deve se manter separadasem ser misturada.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio da Ordem Original
não é a ordem física que os documentos tinhamno setor de trabalho;
é o respeito à organicidade;é a observância do fluxo natural e orgânico com
que foram acumulados os documentos.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Diferença
Ordem Natural
=Ordem Material
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio da Ordem Original
Arquivo
FunçãoFunçãoFunção
FunçãoFunçãoFunção
Função
FunçãoFunção
Função FunçãoFunçãoFunção
Função FunçãoFunção
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípio da Ordem Original
2º Princípio de Classificação
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princípios de ClassificaçãoInternos de um Arquivo
Categorias de Funções (meio e fim);
Áreas Funcionais;
Função;
Subfunção;
Atividade;
Subatividade;
Tarefa.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL
Área Funcional: Análise fiscal/financeira de entidades do setor públicoFunção: Acompanhamento das estatais e entidades da administração indiretaSubfunção: Coordenação dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresasAtividade: Acompanhar a empresa por meio do representanteÓrgão: DICOF ‐ Divisão de Acompanhamento de Conselhos FiscaisLegislação: Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96
Tarefas
01 ‐ Receber do conselheiro os documentos referentes à reunião de conselho fiscal. Expediente de encaminhamento de documentação da empresa estatal (R)Dossiê de demonstrações financeiras da empresa estatal (R)Dossiê de quitação de obrigações fiscais e financeiras (R)Estatuto social da empresa estatal (R)Parecer de conselho fiscal referente às atividades da empresa estatal (R)Relatório de conselheiro fiscal de empresa estatal (R)Relatório de auditoria de prestação de contas da empresa estatal (R)Relatório de auditoria interna em empresa estatal (R)Ata de reunião de conselho fiscal de empresa estatal (R)Ata de reunião de diretoria de empresa estatal (R)Memorando de solicitação de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal (R)
02 ‐ Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situação de adimplência da empresa.Listagem de verificação de registro de inadimplência no cadastro de créditos não quitados (CADIN) (R)
03 ‐ Alimentar o SIMOB com dados extraídos dos certificados e certidões de quitação de dívidas e das informações do CADIN. Banco de dados de controle de obrigações financeiras das empresas estatais (P)Formulário de controle do recolhimento das obrigações financeiras da empresa (P)
Plano de ClassificaçãoConsiderações sobre a elaboração
É essencial que as classes sejam formadas numa base a posteriori, e não a priori; O tamanho e a complexidade de uma entidade determinarão quantas classes devem ser criadas para a classificação de seus documentos;É a complexidade e extensão de uma classe que vão fundamentar a sua subdivisão. Os documentos não devem ser ultraclassificados;É importante que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de subdivisões de um sistema de classificação. Dessa forma, se a divisão primária é feita a partir da função então todas as divisões desse nível devem respeitar esse princípio;
Código de ClassificaçãoConsiderações sobre a elaboração
o fundamento da divisão deve se manter inalterado para todas as divisões realizadas no mesmo nível; As divisões não devem ser vazias, isto é, devem exaurir a totalidade do domínio (extensão) de cada nível de classificação;O princípio de divisão deve produzir no mínimo duas classes;Os títulos dos níveis ou categorias de classificação devem refletir as funções ou atividades, ou as operações às quais se relacionam. Deve-se evitar títulos como “generalidades” ou “miscelâneas”, pois encobrem grande número de “pecados”, em geral erros de classificação.
Classificação de DocumentosProcedimentos
o Passo 1 – A classificação do documentoo Ler o documento;o Identificar a função e atividade a qual o documento se relaciona;o Localizar o “assunto” no Código de Classificação;o Anotar, a lápis, no canto superior direito do documento o código de
classificação.o Passo 2 – O arquivamento do documento
o Colocar o documento em um material de acondicionamento (pasta suspensa, pasta A-Z, caixa-arquivo).
o Passo 3 – A ordenação do documentoo Verificar o método de ordenação utilizado para o conjunto documental;o Ordenar o documento de acordo com o método definido.
Acondicionamento(1º momento)
arquivamento dos documentos, de acordo com a ordenação selecionada, em “camisas”
As “camisas” deverão ser identificadas com os seguintes dados:
Entidadecódigo de classificação
título da unidade de classificaçãoconteúdo informacional
datas-limite
Acondicionamento(1º momento)
Modelo
Acondicionamento(2º momento)
Armazenamento
Perguntas?
Ele espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor de arquivo?
Será possível identificar o organismo produtor a partir do exame das diversas unidades do plano?
A hierarquização das unidades foi bem realizada?
As unidades definidas não se sobrepõem, em alguma medida?
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Roteiro
Há consistência na divisão (princípio de classificação adotado para subdividir as funções)?
As denominações são mnemônicas?
Há uma relação de coordenação entre as unidades?
Alguma função, subfunção ou atividade não aparece no plano?
Uma determinada função, subfunção ou atividade ainda existe?
Plano de Classificaçãocaracterísticas
Simplicidade (o plano não deve serpropriedade de especialistas);Flexibilidade (ele deve ser flexível paraintegrar funções futuras);Padronização (deve favorecer a padronizaçãoda classificação, da codificação, darecuperação e da terminologia).
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Código de ClassificaçãoDenominação das Unidades de Classificação
Deve ser representativa do conteúdo da unidade de classificação (mnemônica)
A estrutura não tem verbo, ela é nominalizada. O verbo é transformado em substantivo.
Exemplo:Subfunção: Controle de bens patrimoniais
estrutura substantivada
Atividades: Cadastro e Chapeamento (de bens patrimoniais)Registro de movimentação (de bens patrimoniais)Arrolamento e baixa (de bens patrimoniais) Relação
de subordinaçãoRelação
de coordenação
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Denominação das Unidades de Classificação
Comunicabilidade ‐ o termo empregado deve representar a linguagem utilizada pelo usuário;
Estimulação ‐ o termo deve induzir o usuário a criar uma representação do conjunto;
Compatibilidade ‐ o termo empregado deve representar o campo que está sendo organizado.
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Denominação das Unidades de Classificaçãoregras
Colocar‐se no lugar do usuário;
Selecionar apenas os aspectos significativos;
Não abreviar as palavras;
Evitar o uso de siglas. Exceção feita as de uso consagrado;
Respeitar as normas cultas da língua;
Não usar gírias;
Sempre representar o mesmo “conteúdo” a partir dos mesmos termos;
Evitar o preciosismo;
Não repetir informações.
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