Módulo de ArquivologiaValoração de documentos

Professor Francisco Carlos

Valoração de Documentos

Para aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivos, deve-se identificar os seus valores primários e secundários.

A) Valor Primário – Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe tendo em vista seu uso para fins legais e fiscais

A-1) Valor Administrativa – Valor que possuem os documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismos,no desempenho de suas funções;

A-2) Valor Legal ou Jurídico – Valor que possuem os documentos que envolvemos direitos a curto ou a longo prazo,tanto do governo, quanto de terceiros e que possuem caráter probatório (comprovação).

A-3) Valor Fiscal – Valor que possuem os documentos relativos a operações e a comprovação de despesas e receitas.

B) Valor Secundário – Refere-se a possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados. O documento passa a ser fonte de pesquisa e informações para o próprio a serviço e de terceiros ( informações caráter histórica ou vital)

Paralelo Entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo

Único exemplar;

Assunto Específico;

Conjunto orgânico;

Doc.administrativo;

Doc.produzido;

Doc.basicamente em suporte de papel.

Biblioteca

Objetivo cultural;

Compra, doação ou

permuta;

Peças isoladas;

Vários exemplares;

Órgão colecionador;

Conceito de Guia Instrumento de pesquisa destinado à

orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo

Classificação quanto a função da GUIA

-Guia Primária – Indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;- Guia Secundária – Indica uma subdivisão da primária;- Guia Subsidiária – Indica uma subdivisão da secundária;- Guia Especial – Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência;- Guia Fora – É a que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta de arquivo.

Método Alfabético

Regras de Alfabetação

1- Os nomes de pessoas físicas,considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo:

Maria Cândida Medeiros

Medeiros,Maria Cândida

2 –Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem não se separam.

Exemplo:João Monte Claro - Monte Claro, João

Mário Pau-Ferro - Pau-Ferro, Mário

3- Os sobrenomes formados com palavras Santa,Santo ou Expressão religiosa,seguem as regras dos sobrenomes compostos por adjetivo e um substantivo.

Exemplo;Luiz Carlos Santo Afonso – Santo Afonso, Luiz Carlos

Terezinha Albuquerque Sant”Ana – Sant”Ana, Terezinha Albuquerque

4 – As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo:

M. Santana - Santana, M

Mateus Vieira - Vieira, Mateus

5 – Os artigos e preposições,tais como a,o, de, do (em letra minúscula ) não são considerados não acompanham o (sobrenome).

Exemplo:

Paulo Roberto dos Santos

Santos, Paulo Roberto dos

Luciana Dias d’Alencar

Alencar, Luciana Dias d”

6- Sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Sobrinho, Júnior,Jr , Neto, são considerados parte integrante do último sobrenome.

ExemploSérgio Roberto Neto - Roberto Neto, Sérgio

Cristiane Gomes Sobrinha – Gomes Sobrinha, Cristiane

7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo

Doutor Theo Marques Leite

Leite, Theo Marques (Doutor)

8- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.

ExemploJean Paul Sartre - Sartre, Jean Paul

Washington Carr Schmidt – Schmidt, Washigton Carr

9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser considerados. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escrita com letra maiúscula.

Exemplo

Marcos Dias D”Ávila – D”Ávila, Marcos Dias

John Adam O”Brien – O”Brien, John Adam

10 – Os nomes Espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

Exemplo

Miguel Oviedo y Pina – Oviedo y Pina, Miguel

Carmem Gonzáles los Rios – Gonzáles los Rios,Carmem

11- Os nomes orientais ou árabes não se alteram e não possuem vírgula.

Exemplo

Lhing Ping Kazu – Lhing Ping Kazu

Muramed Azir Mustafat – Muramed Azir Mustafat

12 – Os nomes de empresas, firmas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não são considerados,porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Casa da Banha - Casa da Banha

Tintas Color - Tintas Color

A Insinuante - Insinuante ( A)

13 – Nos títulos de congressos,conferências, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos,romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo

II Congresso Interamericano de Psicologia.

Congresso Interamericano de Psicologia (II)

Primeira Feira de Matemática

Feira de Matemática ( Primeira)

Método Geográfico

Poderá ser apresentado pelo arquivamento do Estado ou da Cidade

Arquivamento pelo nome do ESTADO.

Deve-se colocar em ordem alfabética os nomes dos estado, caso se repita o nome do estado, a ordem deve seguir o nome da cidade que o acompanha. Mas se o nome da cidade for a capita do referido estado, o mesmo terá prioridade na sua sequência.

Arquivamento por Cidades

Nesse caso segue sequência normal da ordem alfabética dos nomes das Cidades.

Quando o nome da cidade se repetir, busca-se a ordem alfabética do estado a que se refere ao cidade.

Método NuméricoPoderá ser apresentado por

Método Numérico Simples

Método Numérico Cronológico

Método Numérico Dígito-terminal

Método Numérico Simples

Segue a ordem numérica (simples )de entrada, não há preocupação com a relação nominal que a segue.

Quando um dos elementos numéricos for retirado da pasta de arquivo, a mesma (numeração) poderá ser substituída.

Método Numérico CronológicoNeste método, além da ordem numérica,tem-se observar a data – Dia , Mês e Ano, compondo a numeração, acompanhada do nome, tal qual no método numérico simples.

Caso tenha necessidade de substituir o elemento ( nome ), só prevalecerá a numeração, se tal procedimento for no mesmo dia.

A numeração composta pelo método numérico, recebe o nome de processo.

Método Dígito-TerminalEsse método é utilizado para arquivar documento com numeração grande, e possibilitando diminuir a margem de erros no arquivamento e facilidade no desarquivamento de documentos.

No primeiro momento deve-se separar o número em partes de dígitos da direita para a esquerda.Caso o número tenha cinco ou menos dígitos, deve-se completá-los com zero a esquerda.

O arquivamento se dá em ordem numérica da direita para a esquerda, caso o numero seja igual, busca-se o pares da coluna secundária para o devido desempate.

Método VariadexEsse método associa o arquivamento de nomes e cores.Principais Passos:a)Aplica-se a regra de alfabetação;

b)Identifica-se a segunda letra do sobrenome;

c)Busca-se na tabela de cores, a que cor pertence a letra, dentro do conjunto da mesma.

Quadro de Letra Quadro de Cores

A,B,C,D Ouro

E,F,G,H Rosa

I,J,K,L,M,N Verde

O,P,Q, Azul

R,S,T,U,V,W,X,Z Palha