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U-GOV Gestione DocumentaleVerso un sistema integrato
di archiviazione e conservazione
White PaperGiugno 2010
Titolo White Paper: U-GOV Gestione Documentale – Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione Giugno 2010 S1-0 CINECA Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Email: [email protected] www.cineca.it Kion S.p.a. Via Cristoni, 84 40033 Casalecchio di Reno (BO) Tel: 051 6111411 Email: [email protected] www.kion.it © CINECA e KION, 2010-2012 Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA.
U-GOV Gestione Documentale – Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione CINECA
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Indice
1. INTRODUZIONE................................................................................................................................5
2. LA GESTIONE DOCUMENTALE IN ATENEO: IL PUNTO DI VISTA CINECA......................7
3. LA SOLUZIONE CINECA: U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE ............................................9
3.1 PRINCIPI ALLA BASE DELLA SOLUZIONE CINECA...................................................................................................................9
4. I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE: PANORAMICA E STATO DI AVANZAMENTO ........................................................................................................................................11
4.1 MODULI COMPLETATI E DISPONIBILI...................................................................................................................................... 11 4.2 MODULI IN FASE EVOLUTIVA .................................................................................................................................................. 12 4.3 MODULI IN FASE DI INTEGRAZIONE CON L’AREA GESTIONE DOCUMENTALE.................................................................. 13 4.4 MODULI IN FASE DI SVILUPPO................................................................................................................................................. 14
5. I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE NEL DETTAGLIO.................................15
5.1 PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE: TITULUS................................................................................ 15 5.2 LA GESTIONE DEGLI ORGANI COLLEGIALI: TITULUS ORGANI ............................................................................................. 20 5.3 L’AUTOMAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI: IL WORKFLOW DOCUMENTALE........................................................... 22
6. PIANO EVOLUTIVO DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE...............................................25
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1. Introduzione
Un sistema documentale è da sempre una delle colonne portanti del sistema
informativo sia per il supporto ai processi decisionali sia per la conservazione e
valorizzazione del patrimonio documentale.
In ogni processo interno all’Ateneo infatti sono coinvolti e al tempo stesso
generati documenti; un sistema documentale ha il compito di gestire, organizzare
e conservare questi documenti1.
Con l’acquisizione del software Titulus, CINECA ha inteso iniziare un percorso
finalizzato a proporre agli Atenei italiani un sistema di gestione documentale
interconnesso con le principali applicazioni gestionali.
L’integrazione di Titulus in U-GOV Gestione Documentale racchiude la volontà di
creare un’unica base informativa che venga alimentata, non solo dal protocollo, ma
da tutti gli applicativi gestionali dell’ateneo e che a sua volta si renda disponibile ad
altri soggetti (persone e applicativi) per mezzo di canali diversi.
1 Riteniamo valida l’accezione di documento fornita da Elio Lodolini: “Perché possa parlarsi di “documento” occorre […] che lo scritto sia stato prodotto nel corso dello svolgimento di quella che, possiamo indicare come un’attività amministrativa, nell’accezione più ampia del termine: amministrazione di uno Stato o di una qualsiasi altra collettività organizzata, di un’azienda, di una famiglia, od amministrazione di singoli settori, politici, giudiziari, finanziari, militari, […]”
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2. La gestione documentale in Ateneo: il punto di vista CINECA
Attorno al tema della gestione documentale si discute oramai da più di un
decennio.
La questione, oltre ad essere sempre al centro del dibattito come dimostrato dai
continui interventi del legislatore, coinvolge diverse professionalità e competenze.
Le scienze che tradizionalmente si sono occupate di gestione documentale, quali
l’archivistica e la diplomatica, sono state affiancate con l’avvento del digitale
dall’informatica.
L’apertura al digitale rappresenta senz’altro una enorme possibilità di sviluppo per
il mondo documentale; l’informatica è strumento capace di semplificare e
supportare l’organizzazione, velocizzare il reperimento e la circolazione dei
documenti.
Tuttavia, come individuato da Simon2 già nel 1947: “E’ impossibile separare
completamente i mezzi dai fini, perché i mezzi non sono mai neutrali rispetto ai
fini”; l’utilizzo del mezzo informatico necessita quindi di riflessioni complesse ed
approfondite in ambito di gestione documentale che tengano conto dei diversi
approcci alla disciplina e soddisfino i requisiti archivistici, tecnologici e organizzativi
nel rispetto della normativa vigente.
L’avvento delle nuove tecnologie da un lato ampia il potenziale dei tradizionali
mezzi di corredo dell’archivio, dall’altro implica un ripensamento dei tradizionali
mezzi di corredo utilizzati (Titolari, Massimari di scarto, Repertori dei fascicoli,
registri, ecc..) non una loro piatta trasposizione all’ambiente digitale né,
tantomeno, un loro accantonamento.
CINECA ha inteso approcciarsi alla gestione documentale facendo propria la
prospettiva interdisciplinare e attingendo, nel rispetto delle singole sfere di
competenza, da tutti gli ambiti coinvolti con la consapevolezza che un approccio
unilaterale possa portare ad una improduttiva miopia.
2 Herbert A. Simon, Il comportamento amministrativo, 1958, Il Mulino, Bologna
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3. La soluzione CINECA: U-GOV Gestione Documentale
La nuova area U-GOV Gestione Documentale nasce da un semplice
ragionamento: un sistema gestionale integrato non è completo senza un’adeguata
gestione documentale.
Gli interventi del legislatore, volti ad incentivare l’amministrazione digitale,
confermano la necessità di organizzare il sistema documentale di Ateneo perché
gestisca i documenti prodotti sin dalla loro nascita in formato elettronico, per poi
garantirne una adeguata conservazione nel tempo.
Un moderno sistema di gestione documentale deve disporre di adeguati strumenti
di interoperabilità, sia in termini di interazione con gli altri sistemi gestionali di
Ateneo (come evidenziato nella solution map di U-GOV), sia in termini di
comunicazione con sistemi di gestione documentali di altre amministrazioni o
organizzazioni. Gli strumenti di interoperabilità sono quindi indispensabili per
giungere ad una gestione integrata di documenti informatici, con conseguente
riduzione di tempi (di trasmissione, di imputazione, di reperimento delle
informazioni, ecc.) e costi diretti e indiretti (minori consumi di carta, minori costi
di stivaggio, minori costi di spedizione/trasmissione, riduzione di errori umani,
miglior qualità del lavoro, ecc.).
Per questo si è deciso di investire su una soluzione aperta che consentisse di
archiviare in un unico repository documentale qualsiasi documento prodotto o
acquisito nell’ambito dell’attività amministrativa dell’Ateneo.
A naturale completamento dell’attività di archiviazione si colloca la conservazione
digitale dei documenti informatici corredati da adeguati metadati, indispensabili a
garantire l’integrità, la non ripudiabilità e l’intelligibilità nel tempo dei documenti
informatici.
3.1 Principi alla base della soluzione CINECA Nell’adottare un sistema di gestione documentale e protocollo informatico
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CINECA ha cercato di individuare soluzioni che rispettassero alcuni principi
condivisi dall’intera piattaforma U-GOV, fra cui:
→ Standard aperti
L’uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo sviluppo delle
componenti applicative, consente di sviluppare la comunicazione fra i
diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure ed interoperabili.
L’uso dell’XML come formato di scambio dei contenuti rappresenta un
ulteriore sforzo verso l’adozione di standard aperti.
→ Architettura orientata ai servizi (SOA) e all’integrazione (web
services)
L’esposizione di uno strato di servizi per accedere alle unità informative
(documenti e fascicoli) e per la loro gestione, in modo trasparente e
riutilizzabile per le altre applicazioni, migliora la capacità di cooperazione
applicativa, facilitando le sinergie fra i diversi sistemi informativi.
→ Architettura Web-based
L’architettura del sistema garantisce i principali benefici delle applicazioni
web based: facilità di distribuzione ed aggiornamento, accesso
multipiattaforma, scalabilità.
→ Rispetto dei canoni archivistici
Il sistema rispetta i requisiti archivistici in termini di classificazione,
fascicolazione, tracciabilità, non ripudiabilità dei documenti informatici
prodotti nell’ambito di un sistema integrato di gestione documentale.
L’adozione del software Titulus è stata guidata dal rispetto dei principi sopra
descritti e dal fatto che sia stato adottato da parte di oltre 40 atenei italiani,
diventando di fatto uno standard nell’ambito universitario.
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4. I moduli di U-GOV Gestione Documentale: panoramica e stato di avanzamento
Di seguito vengono descritti i principali moduli previsti nella nuova area U-GOV –
Gestione Documentale.
I primi moduli Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale sono già disponibili,
mentre dei moduli Fascicolo di Personale e Fascicolo di Studente esistono solo alcune
funzionalità attive. Per i moduli Confirma e Conservazione Digitale, già operativi ed
integrati in altri contesti di U-GOV, è in corso l’analisi per l’integrazione con i
moduli dell’area U-GOV Gestione Documentale già disponibili. Infine, per il
modulo Archivio di Deposito sarà attivata una fase di analisi per recepire i requisiti
individuati da archivisti esperti dei processi di transizione fra archivio corrente ed
archivio di deposito, oltre ai processi di gestione dell’archivio di deposito stesso.
Figura 1 - I moduli di U-GOV Gestione Documentale
4.1 Moduli completati e disponibili I primi moduli già disponibili rappresentano le componenti di base del sistema,
indispensabili per l’utilizzo degli altri moduli dell’Area Gestione Documentale. Essi
sono:
- Titulus
- Titulus Organi
- Workflow documentale
Titulus è un applicazione web che copre l’intero processo di gestione dei
documenti all’interno dell’Ateneo: dalla protocollazione, passando attraverso la
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fascicolazione e la repertoriazione per finire con la chiusura del fascicolo e la sua
archiviazione. Assolve, quindi, tutte le funzionalità relative alla registratura di
protocollo e alla gestione dell’archivio corrente.
Titulus è in grado di gestire più registri di protocollo (uno per ogni AOO),
condividere i documenti tra i membri di una stessa AOO, facilitare la comunicazione
tra le AOO di uno stesso Ateneo, stampare allegati o elenchi di documenti, gestire e
monitorare gli accessi, storicizzare le operazioni eseguite su ogni singolo documento.
Titulus Organi è un’estensione di Titulus che permette di gestire tutto l’iter che
sottintende alla gestione degli organi accademici.
Il tracciamento ed il monitoraggio dei flussi documentali relativi a proposte e
comunicazioni, la gestione del calendario delle sedute, l’uso di modelli per la
produzione di ordine del giorno, lettere di convocazione, delibere e verbali, sono
tutti strumenti messi a disposizione da Titulus Organi. L’integrazione con Titulus
garantisce il tracciamento di tutte le azioni intraprese sui documenti, dalla loro
formazione in bozza fino alla loro registrazione a protocollo e repertoriazione.
Workflow Documentale è stato sviluppato per gestire iter più o meno complessi
legati alla vita di un documento o ad un intero procedimento amministrativo. Usato
da Titulus Organi per la definizione e la gestione dell’iter di presentazione di proposte
di delibera e comunicazioni, è in grado di gestire attività di workgroup su un singolo
documento (check-in e check-out di file, aggiunta di annotazioni, smistamento per
competenza o conoscenza, inserimento in fascicolo, ecc.), iter autorizzativi paralleli o
sequenziali, ed azioni che possano coinvolgere più documenti (registrazione
automatica documenti quali ricevute, comunicazioni ad altre amministrazioni, ecc.). Il
modulo è dotato di un componente denominato workflow designer tramite il quale
descrivere l’iter del workflow: attori autorizzati ad operare, azioni a loro disposizione
e funzioni da richiamare in corrispondenza delle azioni intraprese. Anche il motore di
workflow è integrato in Titulus ed è quindi fruibile direttamente da interfaccia di
Titulus e Titulus Organi.
Tutti i documenti inseriti in Titulus quindi sono potenzialmente ascrivibili ad un
workflow.
4.2 Moduli in fase evolutiva Questi moduli si riferiscono a funzionalità gestite all’interno di Titulus, per le quali
tuttavia sono previsti precisi scenari evolutivi di integrazione.
- Fascicolo di Studente
- Fascicolo di Personale
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La gestione del Fascicolo di Studente prevede l’integrazione con i sistemi
gestionali di Ateneo di segreteria studenti (ESSE3 e GISS in primis) per la creazione
automatica del fascicolo di studente (all’atto dell’immatricolazione dello stesso) e
l’inserimento automatico dei documenti inerenti la carriera dello studente all’interno
del fascicolo medesimo. La gestione del fascicolo di studente, in quanto fascicolo di
persona, rispetta particolari criteri archivistici che estendono i normali criteri di
gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al momento Titulus mette a
disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la gestione del fascicolo.
Manca tuttavia qualsiasi forma di integrazione con i sistemi gestionali di segreteria
studenti. Sono in corso attività di analisi, anche nell’ambito di progetti
interuniversitari finanziati dal Ministero della Pubblica Amministrazione e
l’Innovazione.
Il modulo Fascicolo di Personale prevede l’integrazione con i sistemi di gestione
del personale (U-GOV Risorse Umane in primis) per la creazione automatica del
fascicolo di personale (all’atto dell’entrata in servizio dello stesso) e l’inserimento
automatico dei documenti inerenti la carriera del personale all’interno del fascicolo
medesimo. Analogamente a quanto accennato per il fascicolo di studente, anche il
fascicolo di personale, in quanto fascicolo di persona, rispetta criteri archivistici che
estendono i normali criteri di gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al
momento Titulus mette a disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la
gestione dei fascicoli di personale. Non è ancora stata sviluppata una interfaccia di
integrazione con i sistemi di gestione delle risorse umane.
Sulla base dei risultati del progetto Cartesio in merito al massimario di selezione dei
documenti inerenti al fascicolo di personale (tecnico amministrativo), nei prossimi
mesi saranno analizzati i principali scenari di integrazione, con l’obiettivo di gestire la
registrazione automatica e conseguente fascicolazione dei documenti prodotti per
mezzo di U-GOV Risorse Umane.
4.3 Moduli in fase di integrazione con l’Area Gestione Documentale Per i seguenti moduli, già in uso per alcuni processi gestionali, sono in corso analisi
di approfondimento per l’integrazione con gli altri moduli dell’area (in particolare
Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale).
- Confirma
- Conservazione digitale
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Confirma rappresenta una piattaforma implementata in Java che consente di
apporre e verificare firme digitali a valore legale. Per poter far uso di Confirma è
sufficiente dotarsi di un dispositivo di firma e di un web browser. Per una
descrizione dettagliata del servizio di firma si rimanda al link:
http://www.cineca.it/pubblicazioni/notiziario/confirma.pdf
La produzione di documenti informatici firmati digitalmente (anche tramite
Confirma) comporta l’esigenza di gestire la conservazione di questi documenti. Per
questi fini è stato sviluppato il modulo di
Conservazione digitale, dedicato alla conservazione di documenti informatici.
Si rimanda alla prossima release di questo white paper per una descrizione più
dettagliata del modulo.
4.4 Moduli in fase di sviluppo Per il modulo di gestione dell’Archivio di Deposito sono in corso di definizione
le specifiche funzionali ed i casi d’uso. Requisiti del modulo:
• Integrazione con l’archivio corrente (Titulus)
• Integrazione con il modulo di Conservazione digitale
Per approfondimenti su questo modulo si rimanda a future versioni di questo
documento.
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5. I moduli di U-GOV Gestione Documentale nel dettaglio
Di seguito il dettaglio delle funzionalità dei singoli moduli già disponibili.
5.1 Protocollo informatico e gestione documentale: Titulus Il modulo Titulus è il core dell’intera area U-GOV Gestione Documentale, a cui viene
demandata la gestione dei documenti (funzionalmente strutturati e organizzati
secondo le buone prassi archivistiche) prodotti o acquisiti in Ateneo nell’esercizio
delle proprie funzioni.
Più specificatamente Titulus organizza i documenti in fascicoli, sottofascicoli,
repertori, controlla gli accessi ai medesimi, tiene memoria di tutte le operazioni
effettuate sui documenti, consente la registratura di protocollo a norma di legge.
Le nuove versioni di Titulus semplificano ed automatizzano l’interoperabilità tra le
AOO di un medesimo Ateneo, velocizzando e semplificando lo scambio e la
protocollazione di informazioni. Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus:
→ La registratura di protocollo
Titulus garantisce il completo rispetto della normativa. La generazione in
automatico dei numeri di protocollo, l’assegnazione automatica di data ed
ora di registrazione, l’immodificabilità dei campi secondo le disposizioni
del legislatore.
→ Gestione dei documenti in arrivo in partenza interni e non
protocollati
In Titulus è possibile inserire documenti in arrivo, in partenza, interni e
non protocollati, così da coprire ogni casistica di documento trattato.
→ Smistamento
Titulus consente di trasmettere i documenti registrati al personale
incaricato, attraverso strumenti di smistamento per competenza e
conoscenza. In particolare è possibile assegnare un documento:
- In responsabilità (RPA – Responsabile del Procedimento
Amministrativo)
- In co-responsabilità (CDS – Conferenza Di Servizi)
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- In copia (CC – Copia Conoscenza)
- Come operatore incaricato3
→ Accesso ai documenti
Attraverso una batteria di diritti piuttosto fornita, gestita
dall’amministratore di Titulus, l’accesso ai documenti registrati viene
autorizzato solo dopo un’attenta verifica dei diritti dell’utente e dei criteri
di smistamento definiti per ogni singolo documento. L’utente con i
privilegi più ristretti può consultare i soli documenti a lui smistati; i
privilegi possono essere aumentati, per ogni utente, estendendo la visione
a tutti i documenti smistati alla propria Unità Organizzativa (UO), a tutte
le UO sottostanti la propria, ad un elenco di UO definito, oppure
all’intera Area Organizzativa Omogenea (AOO)
→ Gruppi di utenti
Titulus gestisce assegnazioni trasversali rispetto all’organigramma.
Assegnando persone afferenti ad uffici diversi ad un medesimo gruppo (Es:
responsabili d’ufficio, Gruppo di lavoro sulla conservazione digitale, ecc.).
Un documento smistato ad un gruppo di utenti sarà visibile solo agli
appartenenti a tale gruppo.
→ Accesso riservato
Titulus dà la possibilità di attribuire ad un documento diversi livelli di
riservatezza (riservato, altamente confidenziale) tramite i quali
restringerne ulteriormente l’accesso.
Per poter consultare un documento riservato non sono sufficienti i diritti
standard ed il semplice smistamento: è indispensabile che sia esplicitato
per l’utente il diritto di accesso ai documenti riservati.
→ Controllo dei duplicati sui documenti in arrivo
In fase di registrazione di un documento in arrivo, sono stati predisposti
appositi controlli da parte di Titulus, per verificare e segnalare la presenza
di eventuali duplicati pervenuti in precedenza e già registrati (ad esempio
documenti giunti inizialmente tramite fax e successivamente pervenuti per
le vie ordinarie).
→ Metadati descrittivi
Ad integrazione delle informazioni di protocollo, Titulus prevede di
completare le informazioni descrittive del documento per mezzo di altri
metadati non obbligatori (tipologia del documento, annotazioni e note,
mezzo di trasmissione, autore del documento, ecc.). Queste ulteriori 3 Operatore Incaricato in Titulus è colui che non può avere il ruolo di RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) ma che agisce sul documento.
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informazioni, se riportate, potranno agevolare nella fase di consultazione
dell’archivio, consentendo ricerche mirate e non solo full text.
→ File associati alla registrazione
Una delle principali qualità di Titulus è proprio quella di integrare, già dalla
registrazione, strumenti per l’acquisizione ottica tramite scanner di
originali cartacei, oppure per l’associazione di file di qualunque formato.
Questi file, anche qualora non si tratti di documenti informatici originali,
già ora sono estremamente utili per la consultazione da parte degli utenti
di Titulus. Il primo traguardo raggiunto da Titulus è infatti rappresentato
da una forte riduzione delle copie fotostatiche dei documenti, diventate
praticamente inutili grazie agli strumenti di consultazione presenti in
Titulus.
→ Versioning
Nell’ambito della gestione documentale di Titulus è prevista la gestione
del versioning di ogni singolo file presente in Titulus. Attraverso funzioni
di check-out e check-in, più soggetti coinvolti possono contribuire alla
redazione del testo finale di un documento (relazione di un gruppo di
lavoro, testo di una proposta di delibera, bozza di documento soggetta ad
approvazione ed integrazione tramite workflow documentale, ecc.). Oltre
a mantenere tutte le versioni prodotte del documento, nel caso di file pdf
o odt (OpenOffice) Titulus propone uno strumento per mezzo del quale
evidenziare le differenze tra l’ultima versione di un file e le precedenti.
→ Voci di indice
Rappresentano uno strumento molto apprezzato di Titulus, per mezzo del
quale compilare automaticamente alcune informazioni obbligatorie in fase
di registrazione di un documento. In particolare tramite le voci di indice è
possibile impostare classificazione, criteri di smistamento, limiti minimi di
conservazione (oltre i quali procedere alla valutazione per lo scarto) e
oggetto del documento sulla base di uno o più oggetti precompilati.
Gestite dall’amministratore di Titulus, le voci di indice hanno dimostrato
di ridurre notevolmente il margine di errore umano nella registrazione di
documenti.
→ Fascicolo
Titulus gestisce tutti i fascicoli di affare, di attività e di procedimento nel
rispetto dei criteri archivistici individuati dall’omonimo progetto
coordinato dall’Università di Padova. La composizione del fascicolo può
essere semplice (un unico livello) o composta in più livelli: in base alla
prassi archivistica di norma ci si limita ad un massimo di quattro livelli
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(fascicolo, sottofascicolo, inserto, annesso).
→ Fascicolo di persona
Titulus gestisce due specie del fascicolo di persona propri degli Atenei: il
fascicolo di studente ed il fascicolo di personale (fascicolo inerente ciascun
dipendente dell’Ateneo). Anche in questo caso la classificazione detta la
modalità di sedimentazione dei documenti.
→ Ricerca nei record di registrazione
Titulus consente la ricerca su ogni campo compilato del documento.
Attualmente non esistono in Titulus campi che non siano ricercabili. Per
agevolare l’individuazione dei documenti di interesse è anche prevista la
possibilità di raffinare l’esito di una ricerca con un’ulteriore ricerca.
→ Ricerca nei file associati alla registrazione
Titulus consente la ricerca su ogni file associato alla registrazione purché
appartenga ad uno dei principali formati di office automation (PDF testuali,
Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice).
→ Operatori booleani
Ogni ricerca effettuata nell’applicativo Titulus supporta gli operatori
booleani: and, and not, or
→ Wildcard (caratteri jolly)
Sempre in fase di ricerca è possibile far uso di wildcard: “ * ” e “ ? ”. Ad
esempio (“Cine*”, “Cin?ca”, “?ineca”, ecc.)
→ Stampe
Titulus mette a disposizione degli utenti la possibilità di stampare elenchi
in formato PDF, valorizzando solo i campi richiesti. Le stampe più semplici
insieme alla distinta di consegna si possono effettuare dal menù stampe.
Un’interazione con la maschera di ricerca consente invece di stampare
pressoché tutti gli elenchi desiderati.
→ Controllo di gestione e reportistica
Attraverso il controllo di gestione Titulus fornisce alcune informazioni
statistiche: quanti documenti sono stati protocollati, quanti documenti
sono stati inviati da un determinato mittente, quali sono i mezzi di
trasmissione utilizzati e con quali frequenze, quanti sono i record che
hanno file associati, ecc…
Analogamente espone strumenti per la stampa di registro di protocollo,
repertori, distinta di consegna.
→ Interoperabilità fra sistemi di protocollo
In Titulus sono già previsti due modalità per favorire l’interoperabilità tra
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sistemi di protocollo:
- Interoperabilità con altre amministrazioni: Titulus è in
grado di gestire l’interoperabilità con altri sistemi di protocollo
con la semplice associazione di una casella PEC ad ogni AOO
dell’Ateneo. Attraverso le funzioni di interoperabilità è
possibile inviare e ricevere messaggi direttamente dall’interno
di Titulus, oltre alla possibilità di controllarne invio e ricezione
(comunicate dal gestore di posta tramite le ricevute).
Titulus cattura e gestisce le ricevute dei messaggi PEC
prodotte dai gestori di posta (ricevute di consegna e di invio)
oltre alle ricevute (file di segnatura, comunicazione di avvenuta
registrazione e di annullamento) prodotte dai sistemi di
protocollo informatico delle amministrazioni mittenti o
destinatarie e le archivia automaticamente fra i file associati alla
registrazione.
Figura 2 - Interoperabilità tramite PEC
- Interoperabilità tra AOO della stessa amministrazione:
Titulus garantisce l’interoperabilità tra AOO di uno stesso
Ateneo in modo semplice e veloce ed in maniera trasparente
all’operatore. A differenza dell’interoperabilità tra
amministrazioni, in questo caso Titulus fa uso di un canale
interno di comunicazione, evitando l’uso di Posta Elettronica
Certificata, non necessaria nel caso di corrispondenza fra AOO
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della stessa amministrazione.
5.2 La gestione degli organi collegiali: Titulus Organi Il modulo Titulus Organi è nato per gestire l’intero processo di produzione e
approvazione dei provvedimenti degli organi collegiali.
Destinato principalmente alla segreteria degli organi collegiali, questo modulo vede
coinvolti, nel corso del processo di redazione ed autorizzazione delle proposte di
delibera, anche gli altri uffici dell’Ateneo.
Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus Organi:
→ Configurazione degli organi
Uno strumento messo a disposizione degli amministratori di Titulus
Organi, consente di definire e configurare gli Organi Accademici che si
intendono gestire. Per ogni organo possono essere definiti modelli di
documento differenti (proposte, delibere, verbali) e tipologie di proposta
differenti (es. proposta standard, proposta fuori sacco, proposta senza
impegno di spesa, proposta con parere da ufficio legale, ecc.): ad ogni
tipologia di proposta può essere associato un workflow di autorizzazione
differente.
→ Definizione dell’iter autorizzativo
Per ogni tipologia di proposta viene predisposto un workflow di
autorizzazione. L’utilizzo del workflow documentale come strumento di
disegno dell’iter autorizzativo ne rende molto più semplice qualsiasi
modifica. Non esistono limiti al numero di workflow attivabili per ogni
organo.
→ Diritti specifici di Titulus Organi
Come per Titulus, sono stati predisposti appositi diritti che stabiliscono
chi possa operare e con quali privilegi in Titulus Organi. Per ogni utente è
possibile stabilire quali tipologie di proposte possa redigere e presentare e
su quali tipologie di proposta possa esprimere un parere.
→ Modello di proposta
È possibile predisporre un modello standard di proposta al quale tutti i
proponenti dovranno attenersi. Il modello viene messo a disposizione
nella pagina iniziale di Titulus Organi, con lo scopo di favorire la
standardizzazione degli stili di proposte e delibere.
→ Evidenza proposte in lavorazione
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Gli operatori della segreteria degli Organi Collegiali hanno sempre
evidenza del numero di proposte per le quali l’iter autorizzativo non sia
giunto a termine. Per ognuna di queste possono verificare lo stato di
avanzamento dell’iter, per sollecitare interventi da parte dei soggetti
interessati, oppure per forzarne l’inserimento all’ordine del giorno di una
seduta ancora aperta.
→ Calendarizzazione delle sedute
Attraverso Titulus Organi può essere definito il calendario delle sedute
(ordinarie e straordinarie) di ogni Organo.
→ Redazione automatica.
Titulus Organi contribuisce a standardizzare ed automatizzare la
produzione e la notifica di: lettera di convocazione ordine del giorno,
documento di comunicazione risultati di una seduta, delibere, verbale della
seduta.
→ Registrazione dei documenti
Ogni documento (proposta, delibera, verbale) gestito tramite Titulus
Organi viene archiviato all’interno del repository documentale di Titulus.
Una volta perfezionate, le proposte acquisiscono numero progressivo di
delibera (repertorio delle delibere dell’organo), oltre a data e numero di
protocollo. Anche ai verbali delle sedute di ogni organo, una volta
perfezionati, viene assegnato un numero progressivo annuale (repertorio
dei verbali dell’organo), data e numero di protocollo.
→ Comunicazione al proponente
All’atto dell’approvazione della proposta il proponente è automaticamente
avvisato dell’esito favorevole del voto e, terminato l’iter di approvazione
del testo definitivo della delibera, potrà averne visione accedendo dalla
scrivania personale in Titulus.
→ Ricerca
avvalendosi delle funzionalità di full text retrieval di Titulus, sono
disponibili opzioni di ricerca per organo, per seduta, per ogni campo
compilato e all’interno di ogni file associato alla proposta.
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5.3 L’automazione dei processi amministrativi: il workflow documentale Letteralmente workflow significa flusso di lavoro. In realtà il significato italiano va ben
oltre la mera traduzione e con il termine workflow si intende un modello processuale
atto a descrivere attività sequenziali e/o parallele che coinvolgono attori diversi al fine
di raggiungere un obiettivo comune.
Quindi un workflow è un modello astratto che guida e regola la prassi, per cui i casi
di specie sono definiti come istanze del workflow.
In Titulus il modello processuale viene descritto dagli amministratori attraverso un
semplice designer grafico, mentre le istanze sono avviate e gestite dagli utenti tramite
le interfacce di Titulus e Titulus Organi.
Il workflow di Titulus, derivato da un progetto open source, è stato sviluppato per
gestire le principali esigenze legate alla gestione documentale. Creare, rivedere,
completare, condividere, approvare, firmare, annullare, ecc. documenti e produrre
documenti in conseguenza ad attività legate ad un procedimento amministrativo
(comunicazione avvio procedimento, attivazione conferenza di servizi con altre
amministrazioni, ecc.).
Nel modello processuale è possibile differenziare le azioni disponibili in base agli
utenti e avviare iter diversi in base ai dati contenuti nel record di registrazione, ciò
garantisce, da un lato, la massima flessibilità del modello, dall’altro una gestione
efficiente semplice ed economica mirata a ridurre al minimo gli interventi di
manutenzione.
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Figura 3 - Esempio di workflow di autorizzazione di una proposta di delibera
Di seguito, illustriamo entrando nel dettaglio le potenzialità del motore di WF:
→ Controllo sugli attori
Le azioni possono essere rese disponibili solo a determinati utenti. Gli
utenti possono essere individuati in base al nome, all’ufficio, alla mansione,
al ruolo, all’appartenenza ad un gruppo, ad un diritto in ACL, ad un
profilo, ecc…. È possibile combinare uno o più di questi requisiti.
→ Condivisione di un documento
Integrando le funzioni di smistamento di Titulus, tramite workflow è
possibile smistare (per conoscenza o competenza) il o i documenti
oggetto del workflow ad una o più persone (analogamente a quanto
previsto da interfaccia Titulus).
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La condivisione può essere statica (Es: assegna il documento a Mario Rossi
o assegna il documento al responsabile dell’Ufficio x, oppure alla persona
con il ruolo ‘Direttore Amministrativo’ oppure a tutte le persone con
qualifica ‘Dirigente’) o dinamica (Es: Richiedi all’operatore di indicare chi
deve approvare il documento fra le persone appartenenti ad una
determinata unità organizzativa, oppure risali al responsabile dell’Area in
cui è collocata l’unità organizzativa dell’RPA del documento).
→ Smistamento
Un documento può essere smistato dal workflow in tutte le modalità
supportate da Titulus: per responsabilità, in co-responsabilità (Conferenza
di servizi), in copia conoscenza e come operatore incaricato.
→ Iter paralleli
Il motore di Workflow supporta le funzioni di Join e Split: in una qualsiasi
fase del workflow è possibile avviare due iter approvativi paralleli e poi
farli ricongiungere in una fase successiva.
→ Gestione di risultati condizionali e non condizionali
Ogni azione può portare, a seconda dei metadati contenuti nei documenti
o del soggetto che compie l’azione, a comportamenti (‘risultati’) diversi, se
previsti nel disegno del workflow. Ad esempio l’approvazione da parte di
un soggetto può essere sufficiente se l’ammontare da approvare non
supera una certa soglia, ma potrebbe richiedere la controfirma da parte di
un altro soggetto, nel caso in cui la superasse. Se tuttavia l’approvazione
fosse stata fatta direttamente dal secondo soggetto, non sarebbe
necessaria quella del primo. Queste condizioni possono essere gestite, nel
disegnare il workflow, attraverso la gestione di risultati condizionali (if…)
ai quali va sempre associato un risultato non condizionale (else…).
→ Gestione dei fascicoli
Attraverso il workflow documentale è possibile richiamare i metodi di
base di Titulus di creazione di un nuovo fascicolo e di inserimento di un
documento all’interno di un fascicolo già esistente.
→ Gestione degli allegati
Fra le funzioni richiamabili dall’interno del workflow sono previste quelle
di check-out e check-in dei file associati ad una registrazione in Titulus
(documento). Attraverso queste funzioni è possibile produrre una nuova
versione di uno o più file, oppure aggiungere un nuovo file all’elenco dei
file associati alla registrazione.
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6. Piano evolutivo di U-GOV Gestione Documentale
Come abbiamo visto, l’area gestione documentale si basa su moduli già in uso e
consolidati presso numerosi atenei. L’attuale limite di questi strumenti è dato dalla
loro ridotta integrazione con gli altri moduli di U-GOV. I prossimi scenari evolutivi
di U-GOV Gestione Documentale prevedono l’integrazione con gli altri moduli di
U-GOV.
Figura 4 – Scenario di integrazione di U-GOV Gestione Documentale
Di seguito si propone una visione generale dei principali scenari di
integrazione. Nelle prossime fasi di sviluppo avrà inizio l’attività di analisi, con
l’obiettivo di verificare la fattibilità delle soluzioni proposte, e definire le
relative analisi di dettaglio.
→ Integrazione con Confirma
L’integrazione con Confirma consentirà di fruire, oltre che degli strumenti
di firma, di funzioni per la verifica di validità del certificato di firma apposto
Protocollo informatico e
processi archivistici
U-GOV Contabilità Ricerca Didattica e studenti Risorse umane
Conservazione digitale
Applicativi verticali
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su un documento informatico in fase di registrazione (protocollazione) in
Titulus. Così facendo Titulus sarà automaticamente in grado di associare
un riferimento temporale al documento registrato, se e solo se tale
documento sarà dotato di firma digitale valida (non scaduta o non
revocata), certificando quindi la validità del documento all’atto della sua
registrazione all’interno del sistema di protocollo informatico.
→ Integrazione con modulo di Conservazione digitale
Qualsiasi documento informatico è soggetto a conservazione. Titulus,
attraverso il massimario di selezione e scarto, sarà in grado di individuarle
tipologie di documenti che, nel rispetto dei requisiti stabiliti dal
responsabile della conservazione, potranno essere trasmessi al modulo di
conservazione digitale corredati di metadati di classificazione e
fascicolazione. Il momento in cui inviare in conservazione i documenti
dipenderà dalla tipologia di documenti stessi. Solo in seconda battuta
saranno affrontate le problematiche di conservazione più restrittive
imposte sulla documentazione fiscale (fatture, libri contabili, ecc.).
→ Integrazione con ESSE3/GISS
Come accennato in precedenza, si deve porre particolare attenzione
all’integrazione con i sistemi gestionali di segreteria studenti, per una
corretta e ampia valorizzazione del fascicolo di studente. Al momento la
gestione del fascicolo elettronico di studente viene demandata alla buona
volontà del personale della segreteria studenti (che comunque è tenuta a
mantenere il fascicolo cartaceo di ogni studente).
Lo sviluppo del modulo Fascicolo di Studente deve puntare a
sedimentare all’interno del fascicolo elettronico tutte le informazioni (atti,
documenti, attestati, ecc.) riconducibili alla carriera dello studente
all’interno dell’Ateneo, nell’ambito del corso di studi intrapreso. Obiettivo
da perseguire, per gradi, sarà quello di giungere ad una gestione
completamente elettronica del fascicolo di studente. Molto probabilmente
saranno necessari passaggi intermedi nei quali all’interno dei fascicoli
elettronici saranno fatte confluire riproduzioni informatiche di documenti
originali cartacei; ma già la disponibilità di strumenti di consultazione, per
scopi amministrativi o informativi, che evitino di dover recuperare il
documento originale cartaceo potrà portare evidenti benefici in termini di
reperibilità delle informazioni.
Sempre nell’ambito di ESSE3/GISS potranno essere valutate possibili
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integrazioni anche in merito alla gestione dei verbali di Consigli di Facoltà
o Commissioni di Laurea. Sono inoltre in corso di approfondimento le
attività di produzione e gestione del foglio di congedo elettronico, oltre a
quelle di produzione e conservazione delle tesi di laurea elettroniche.
→ Integrazione con U-GOV Risorse Umane
Come per il fascicolo di studente, in questo caso si pone particolare enfasi
al fascicolo di personale. All’interno di questo fascicolo andranno a
confluire tutti i documenti, e gli atti prodotti e pervenuti
all’amministrazione, riferiti a personale dell’amministrazione stessa. È
prevista un’attività di analisi, nel secondo semestre 2010, nel corso della
quale saranno mappati i procedimenti ed i documenti prodotti o gestiti
tramite U-GOV Risorse Umane e censiti nell’ambito del progetto
Cartesio4. Anche per il fascicolo di personale valgono le stesse
considerazioni fatte per il fascicolo elettronico dello studente.
Altri ambiti di integrazione riguardano:
o Gestione missioni
o Gestione dell’anagrafica e della pianta organica tramite le
anagrafiche comuni di U-GOV
→ Integrazione con U-GOV Contabilità e U-GOV Documenti Gestionali
Rimanendo anche solo nell’ambito della gestione del ciclo attivo e del ciclo
passivo, tutti i documenti prodotti dall’interno di U-GOV (proposta di
acquisto, ordine, ordine di pagamento, ecc.) dovranno essere archiviati in
Titulus ed eventualmente mandati in conservazione secondo tempi e
modalità da definire documento per documento. Analogamente i
documenti pervenuti all’ufficio protocollo e registrati in Titulus (offerte,
DDT, fatture, note di accredito, ecc.), destinati ad essere elaborati tramite
U-GOV Contabilità, potranno essere visualizzati attraverso apposite
‘finestre’ in U-GOV. Tutti i documenti relativi al medesimo affare
dovranno confluire automaticamente all’interno del fascicolo dell’affare.
Questi rappresentano, a grandi linee, i primi obiettivi di integrazione della gestione
documentale in U-GOV. Non si esclude che debbano essere notevolmente
rivisitati, considerate le frequenti variazioni del quadro normativo di riferimento.
Resta il fatto che si sta concretizzando davanti ai nostri occhi uno scenario 4 Progetto Cartesio: progetto per la redazione di un Massimario di selezione per gli archivi degli atenei italiani aderenti a Titulus 97 http://www.unipd.it/archivio/progetti/cartesio/
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completamente nuovo e scarsamente esplorato di gestione e conservazione di
documenti informatici. Compito dell’Area Gestione Documentale è quello di
affiancare gli atenei nella sperimentazione, proponendo soluzioni pratiche,
funzionali e all’avanguardia che al tempo stesso tutelino l’Ateneo a garanzia della
reperibilità delle informazioni, siano queste cartacee o digitali.