Watermark yhk3aubv ktr22tuz
-
Upload
- -
Category
Art & Photos
-
view
29 -
download
0
Transcript of Watermark yhk3aubv ktr22tuz
บทที่ 9การเขียนหนังสือราชการ
การเขยีนหนังสือราชการ เปนการเขียนจดหมายของหนวยงานที่เปนราชการพื่อใชติดตอกบัหนวยงาน องคกรของรัฐบาล รัฐวิสาหกิจ หรือบริษัท หางรานที่เปนธุรกิจ ตลอดจนบุคคลทัว่ไป การเขียนหนังสือราชการตองยึดถือรูปแบบของหนังสือราชการตามระเบียบสํ านักนายกรัฐมนตรวีาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เพื่อเปนแบบอยางเดียวกัน ซ่ึงแตละรูปแบบของหนังสือราชการก็มีรายละเอียดหรือขอปฏิบัติทั้งที่คลายคลึงกันและแตกตางกันออกไป บางครั้งในทางธุรกจิกน็ยิมใชรูปแบบของหนังสือราชการภายนอก และหนังสือราชการภายในเปนแบบอยางในการเขยีนจดหมายธุรกิจเชนเดียวกัน
ตามระเบียบสํ านักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (นิวัฒน วชิรวราการและธงชัย นิติธรรม 2538 : 148) ไดกลาววา “หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ไดแก
1. หนงัสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ2. หนงัสอืที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่มีไปถึง
บุคคลภายนอก3. หนงัสอืทีห่นวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงสวน ราชการ4. เอกสารที่ทางราชการจัดทํ าขึ้นเพื่อเปนหลักฐานในราชการ5. เอกสารที่ทางราชการจัดทํ าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ”และในระเบียบดังกลาว ไดแบงหนังสือราชการออกเปน 6 ชนิด คือ1. หนังสือภายนอก2. หนังสือภายใน3. หนังสือประทับตรา4. หนังสือส่ังการ5. หนังสือประชาสัมพันธ6. หนงัสอืที่เจาหนาที่ทํ าขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ
KKU Libra
ry
158
หนังสือภายนอกหนงัสอืภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑเปน
หนังสือติดตอระหวางสวนราชการหรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํ าของเจาของเรื่องตามที่กํ าหนดไวทับเลขทะเบยีนหนงัสือสง สํ าหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกํ าหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตามความจํ าเปน เชน ที่ นร 1905/ว 104
2. สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเปนเจาของเรื่องหนังสือนั้น และโดยปกติใหลงที่ตั้งไวดวย เชน
กรมประชาสัมพันธซอยอารียสัมพันธ ถนนพระราม 6เขตพญาไท กทม. 10400
3. วนั เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เชน 27 มีนาคม 2547
4. เร่ือง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เปนหนงัสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม เชน
เร่ือง การขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี5. คํ าขึ้นตน ใหใชคํ าขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคํ าขึ้นตน
สรรพนาม และคํ าลงทายที่กํ าหนดไว แลวลงตํ าแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือบุคคลในกรณทีีม่ีถึงตัวบุคคลที่ไมเกี่ยวกับตํ าแหนงหนาที่ เชน
เรียน ผูอํ านวยการสถานีวิทยุกระจายเสียง/วิทยุโทรทัศน6. อางถึง (ถาม)ี ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผูรับ
หนงัสอืไดรับมากอนแลว จะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยใหลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปพุทธศักราชของหนังสือนั้น
การอางถึง ใหอางถึงหนังสือฉบับสุดทายที่ติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตมีเร่ืองอื่นที่เปนสาระสํ าคัญตองนํ ามาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะใหทราบดวย เชน อางถึง หนังสือ ที่ นร 1905/ว 102 ลงวันที่ 11 มกราคม 2544
7. ส่ิงที่สงมาดวย (ถามี) ใหลงชื่อส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สงไปพรอมกับหนงัสอืนัน้ ในกรณีที่ไมสามารถสงไปในซองเดียวกันไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด เชน
KKU Libra
ry
159
ส่ิงที่สงมาดวย สํ าเนาหนังสือสํ านักราชเลขาธิการ ที่ รล 0003/4079 ลงวันที่ 16 มีนาคม 2547
8. ขอความ ใหลงสาระสํ าคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงคหลายประการใหแยกออกเปนขอ ๆ เชน
ตามหนังสือที่อางถึง กรมประชาสัมพันธไดแจงการขานพระนามาภิไธย“สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี” ที่ถูกตอง ทั้งนี้ เพื่อถือปฏิบัติ อางอิง และเผยแพรใหเปนแบบอยางเดียวกัน ความละเอียดแจงแลวนั้น
ในการนี้ สํ านักราชเลขาธิการ ไดขอแกไขเกี่ยวกับการขานพระนามาภิไธย“สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี” ดังนี้ “สม-เด็ด-พระ-เทบ-พะ-รัด-ราด-สุ-ดา-สะ-หยาม-บอ-รม-มะ-ราด-ชะ-กุ-มา-รี”
จงึเรยีนมาเพื่อโปรดทราบ และกรุณาแจงใหผูที่เกี่ยวของทราบและถือปฏิบัติตอไปดวย จะขอบพระคุณยิ่ง
9. คํ าลงทาย ใหใชคํ าลงทายตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคํ าขึ้นตนสรรพนาม และคํ าลงทายที่กํ าหนดไว เชน ขอแสดงความนับถือ
10. ลงชื่อ ใหลงลายมือช่ือเจาของหนังสือ และใหพิมพช่ือเต็มของเจาของลายมือไวใตลายมือช่ือตามรายละเอียดที่กํ าหนดไว
11. ตํ าแหนง ใหลงตํ าแหนงของเจาของหนังสือ เชน อธิบดีกรมประชาสัมพันธ12. สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออก
หนงัสอื ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ เชน กองงานคณะกรรมการกิจการวิทยุกระจายเสียงและวิทยุโทรทัศนแหงชาติ
13. โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนงัสอืและหมายเลขภายในตูสาขา (ถามี) ไวดวย เชน โทร. 618-2323 ตอ 1804-1805
14. สํ าเนาสง (ถาม)ี ในกรณีที่ผูสงจัดทํ าสํ าเนาสงไปใหสวนราชการหรือบุคคลอื่นทราบและประสงคจะใหผูรับทราบวาไดมีสํ าเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพช่ือเต็มหรือช่ือยอของสวนราชการหรือช่ือบุคคลที่สงสํ าเนาไปใหเพื่อใหเปนที่เขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมีรายช่ือที่สงมาใหพิมพวาสงไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปดวย
KKU Libra
ry
160
แบบหนังสือภายนอกช้ันความลับ (ถามี)
ช้ันความเร็ว (ถามี) ที่ ………………………… (สวนราชการเจาของหนังสือ)
(วัน เดือน ป)
เรื่อง ………………………………………………
(คํ าขึ้นตน) ………………………………….…….
อางถึง (ถามี) …………………………………….
สิ่งที่สงมาดวย (ถามี) …………………………….
(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(คํ าลงทาย)
(ลงช่ือ) (พิมพช่ือเต็ม) (ตํ าแหนง)
(สวนราชการเจาของเรื่อง)โทร. ………………………….โทรสาร ……………………...สํ าเนาสง (ถามี)
ช้ันความลับ (ถามี)
KKU Libra
ry
162
หนังสือภายในหนงัสอืภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปน
หนงัสอืตดิตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความและใหจดัตามแบบที่กํ าหนดไว โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. สวนราชการ ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอยีดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับตํ่ ากวากรมลงมาใหลงช่ือสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือสวนราชการเจาของเรื่องพรอมทั้งหมายเลขโทรศัพท (ถามี) เชน ฝายกิจการพิเศษ โทร. 1931
2. ที ่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํ าของเจาของเรื่องตามที่กํ าหนดไวทับเลขทะเบยีนหนงัสือสง สํ าหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกํ าหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตามความจํ าเปน เชน ที่ ทม 0501.1.13/ว 136
3. วนั เดอืน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เชน 18 กุมภาพันธ 2545
4. เร่ือง ใหลงเร่ืองยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เปนหนงัสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม เชน เร่ือง การขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาสยามบรมราชกุมารี
5. ค ําขึน้ตน ใหใชคํ าขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคํ าขึ้นตนสรรพนาม และคํ าลงทายที่กํ าหนดไว แลวลงตํ าแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือบุคคลในกรณทีีม่ตีวับคุคลที่ไมเกี่ยวกับตํ าแหนงหนาที่ เชน เรียน คณบดีคณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร
6. ขอความ ใหลงสาระสํ าคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงคหลายประการใหแยกออกเปนขอ ๆ ในกรณีที่มีการอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันหรือมีส่ิงที่สงมาดวยใหระบุไวในขอนี้ เชน
ดวยในปจจบุนัพบวาในการพิธีตาง ๆ ของคณะและหนวยงานในมหาวิทยาลัยยงัมีการขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี ไมตรงตามก ําหนดของสํ านักราชเลขาธิการ ดังนั้น เพื่อความถูกตองสงางามของพิธีกรในสถาบันอุดมศึกษาจึงขอสงสํ าเนาหนังสือกรมประชาสัมพันธ ที่ นร 1905/ว 104 ลงวันที่ 27 มีนาคม 2544 เร่ือง การขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี มาเพื่อโปรดเผยแพรใหทราบทัว่กนั โดยเฉพาะอยางยิ่งผูทํ าหนาที่พิธีกรโฆษกและผูบริหารซึ่งมักจะมีโอกาสกลาวขานพระนามาภิไธยตอสาธารณชน
KKU Libra
ry
163
จงึเรยีนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดํ าเนินการ จักเปนพระคุณยิ่ง7. ลงชือ่และต ําแหนง ใหลงชื่อและตํ าแหนงเชนเดียวกับหนังสือภายนอก
ในกรณทีีก่ระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจะกํ าหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพือ่ใชตามความเหมาะสมก็ใหกระทํ าได
KKU Libra
ry
164
แบบหนังสือภายใน
ช้ันความลับ (ถามี)
ช้ันความเร็ว (ถามี) บันทึกขอความ
สวนราชการ………………………………………………………………………………………………………ท่ี……………………………………………………………….วันที่……………………………………………เร่ือง………………………………………………………………………………………………………………
(คํ าขึ้นตน)
(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(ลงช่ือ) (พิมพช่ือเต็ม) (ตํ าแหนง)
ช้ันความลับ (ถามี)
KKU Libra
ry
166
หนังสือประทับตราหนงัสอืประทับตรา คือ หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการ
ระดบักรมขึน้ไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปเปนผูรับผิดชอบลงชื่อกํ ากับตรา
หนงัสอืประทับตราใหใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเร่ืองสํ าคัญ ไดแก
1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม2. การสงสํ าเนาหนังสือ ส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสาร3. การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสํ าคัญหรือการเงิน4. การแจงผลงานที่ไดดํ าเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ5. การเตือนเรื่องที่คาง6. เร่ืองซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกํ าหนดโดยทํ าเปนคํ าสั่งใหใชหนังสือ
ประทับตราหนงัสอืประทับตรา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทํ าตามแบบที่กํ าหนดไว โดยราย
ละเอียด ดังนี้1. ที ่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํ าของเจาของเรื่อง ตามที่กํ าหนดไวทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง เชน ที่ รถ 011 (ปชส)/ว 652. ถึง ใหลงชื่อสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง เชน
ถึง สํ านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแกน3. ขอความ ใหลงสาระสํ าคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย4. ช่ือสวนราชการที่สงหนังสือออก ใหลงชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก เชน
ราชบัณฑิตยสถาน5. ตราชือ่สวนราชการ ใหประทับตราชื่อสวนราชการดวยหมึกแดง และใหผูรับผิด
ชอบลงลายมือช่ือยอกํ ากับตรา6. วนั เดือน ป ใหลงเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออก
หนงัสือ เชน 7 พฤศจิกายน 25387. สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องหรือหนวยงานที่ออก
หนงัสอื เชน ฝายชวยอํ านวยการและประชาสัมพันธ สํ านักงานเลขานุการกรม8. โทร. หรือที่ตั้ง ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่องและหมายเลข
KKU Libra
ry
167
ในตูสาขา (ถามี) ดวย ในกรณีไมมีโทรศัพท ใหลงชื่อที่ตั้งของสวนราชการเจาของเรื่อง โดยใหลงต ําบลที่อยูตามความจํ าเปนและแขวงไปรษณีย (ถามี) เชน โทร. 2226159, 2227315 โทรสาร2249910
แบบหนังสือประทับตราช้ันความลับ (ถามี)
ช้ันความเร็ว (ถามี) ที่ ……………………………….
ถึง ………………………………….
(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(ช่ือสวนราชการที่สงหนังสือออก) (ตราชื่อสวนราชการ)
(ลงช่ือยอกํ ากับตรา) (วัน เดือน ป)
(สวนราชการเจาของเรื่อง)(โทร. หรือ ที่ต้ัง)
ช้ันความลับ (ถามี)
KKU Libra
ry