Virtu.fi ammattilaispalvelut Ohje tiedonsiirtopalveluiden käyttöön

Sisältö

1  Virtu.fi - Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen esittely................................................ 2 2  Kirjautuminen eKollega asiantuntijapalveluun ................................................................................. 2 3  Tiedonsiirron lähettäminen ................................................................................................................. 3 4  Vastaus lähetettyyn tiedonsiirtoon..................................................................................................... 3 5  Tiedonsiirron vastaanottaminen eKollega työlistalla ....................................................................... 4 6  Viestien kommentointi eKollega työlistalla ....................................................................................... 7 7  eKollegan päänäkymän muut ominaisuudet ..................................................................................... 7 8  Viestien ja lomakkeiden dokumentointi ............................................................................................. 9 9  Ongelmatilanteet ja tekninen tuki ....................................................................................................... 9 10  Sähköinen asiakasneuvonta ja tietoturva .......................................................................................... 9  Ohje päivitetty 07/2015.

2

1 Virtu.fi - Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen esittely

www.virtu.fi Virtuaaliseen sosiaali- ja terveyspalvelukeskukseen on koottu Lapin maakunnan alueella käytössä olevia sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisiä palveluja. Palveluita tuotetaan sekä kansalaisille että ammattilaisille. Virtu.fi -palveluissa tietosuojavaatimukset on otettu huo-mioon. Verkkoneuvonta- ja ohjaus- sekä tiedonsiirtopalveluissa käyttäjä tunnistetaan luotet-tavasti mobiilivarmenteella, verkkopankkitunnuksilla tai sähköisellä henkilökortilla ja ammatti-lainen käyttäjätunnus-salasanaparilla tai toimikortilla. Tiedonsiirto tapahtuu salatussa yhtey-dessä, joten palvelussa voidaan siirtää tietoja, joka sisältävät myös henkilökohtaisia tai muita yksilöityjä tietoja. Tiedonsiirtopalvelu ammattilaisten kesken on osa virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelu-keskuksen asiantuntijapalvelua, linkki palvelun esittelykorttiin: http://www.sosiaalikol-lega.fi/virtu.fi/ammattilaiset/tiedonsiirto/tiedonsiirto%20kuntiin%20ja%20kuntayhtymiin

2 Kirjautuminen eKollega asiantuntijapalveluun

Olet saanut käyttöoikeudet eKollega asiantuntijapalvelun käyttöön. Kirjaudu sisään virtuaali-seen sosiaali- ja terveyspalvelukeskukseen www.sosiaalijaterveyspalvelut.fi/asiantuntijat käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai toimikortilla.

Kuva 1. eKollegan kirjautumissivu

Ensimmäisellä kirjautumiskerralla järjestelmä pyytää sinua täydentämään yhteystietojasi ja muodostaa henkilökohtaisen asiointitilin (vastaukset). Nimesi näkyy sivulla automaattisesti. Täydennä sähköpostiosoitteesi ja/tai matkapuhelinnumerosi niille varattuihin kenttiin. Yh-teystietojasi tarvitaan, jotta sinulle voidaan ilmoittaa saapuneista vastauksista. Kirjautumisen jälkeen olet asiantuntijapalveluiden etusivulla.

Kuva 2. Asiantuntijapalvelun etusivu

3

3 Tiedonsiirron lähettäminen

Valitse vasemmasta sivupalkista Siirrä tietoa kuntiin/kuntayhtymiin. Valitse kunta tai kuntayhtymä Valitse palvelu, mihin haluat tietoa siirtää. Sivulla näet tiedonsiirtojen vastaanottajat, joten

tiedät, kenelle lähettämäsi tieto menee. Täytä tiedonsiirtolomake Lähetä lomake Jos käytit tiedonsiirtopalvelua www.virtu.fi/ammattilaiset tiedonsiirron palvelukorttien kautta, saat heti auki tiedonsiirtolomakkeen kirjautumisen jälkeen.

Kuva 3.Tiedonsiirtopalvelun kuntavalikko

Lähetetyt viestit ja lomakkeet tallentuvat henkilökohtaiselle ”Vastaukset” asiointitilille.

Kun olet lähettänyt viestin poistu palvelusta painamalla ”Kirjaudu ulos” -painiketta. Virtuaali-sen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen asiantuntijasivu kirjaa käyttäjän ulos tietoturvasyistä automaattisesti puolen tunnin kuluessa, jos sivulla ei tapahdu mitään toimintoa.

4 Vastaus lähetettyyn tiedonsiirtoon Saat heräteviestin sähköpostiisi/matkapuhelimeesi, kun tiedon vastaanottaja on vastannut viestiisi. ”Olet saanut vastauksen lähettämääsi kysymykseen tai tiiedonsiirtoon. Voit lukea vas-tauksen kirjautumalla osoitteessa https://www.sosiaalijaterveyspalvelut.fi/asiantuntijat” Kirjaudu saamillasi tunnuksilla. ja valitse vasemmasta sivupalkista Vastaukset.

. Kuva 4. Vastaukset asiointitili

Viesti avautuu klikkaamalla tekstin päältä. Halutessasi voit tehdä jatkokysymyksen/tiedonsiir-ron, päättää keskustelun ja voit myös poistaa ko. viestiketjun. Voit myös tulostaa viestiketjun valitsemalla ”Tulosta (PDF)”.

4

Ei vastattu viesti on tilassa ”lähetetty”. Kun vastaanottaja avaa viestisi ja ottaa sen käsittelyyn, vaihtuu viestin tilaksi ”käsittelyssä”. Kun viestiisi on vastattu, viestin tila on ”vastattu”, lisäksi näet myös viestiin vastanneen henkilön nimen. Kun olet lukenut saamasi vastauksen poistu palvelusta painamalla ”Kirjaudu ulos” -paini-ketta. Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen asiantuntijasivu kirjaa käyttäjän ulos automaattisesti puolen tunnin kuluessa, jos sivulla ei tapahdu mitään toimintoa.

5 Tiedonsiirron vastaanottaminen eKollega työlistalla

Voit toimia tiedonsiirron vastaanottajana, jos olet vastaajana yhdessä tai useammassa palve-lussa (palvelujonossa). Kun käyttäjä on lähettänyt tiedonsiirron, saat heräteviestin sähköpos-tiisi saapuneesta tiedonsiirrosta. ”Uusi tiedonsiirto odottaa käsittelyä 6. heinäkuuta 2015 9:39:38 Kirjaudu eKollegaan osoitteessa http://www.sosiaalijaterveyspalvelut.fi/asiantuntijat ottaaksesi tiedonsiirron käsittelyyn.” (Mikäli olet valinnut yhteydenottomuodoksi omista ase-tuksistasi tekstiviestin, saat ilmoituksen saapuneesta tiedonsiirrosta myös puhelimeesi.) Asiantuntijapalveluiden etusivulla on kuvake ”eKollega-työlista”, josta näet, montako viestiä palvelujonoihisi on tullut

Valitse ”Avaa eKollega, lausetta klikkaamalla pääset verkkoneuvonnan vastaajaan pääsivulle.

eKollega - sivu avautuu uuteen selainikku-naan.

Asiantuntijapalvelun etusivu jää auki internet-se-laimen toiseen selainikkunaan

Kuva 5. eKollega työlista Heräteviestit ja automaattinen allekirjoitus

Ennen kuin tiedonsiirron vastaanotto aloitetaan, on syytä tarkistaa omien tietojen oikeellisuus. Tarkistettavia kohteita on kaksi, automaattinen allekirjoitus ja heräteviestien aktivoiminen

Kuva 6 eKollegan asetukset

Automaattisen allekirjoituksen laatiminen

Klikkaa ”asetukset” -painiketta, ja valitse siitä oma henkilökortti Korttiin täytetään ammatti ja työnantaja, muuta ei tarvitse täyttää. Tallenna täyttämäsi tiedot. Tiedosta muodostuu automaattinen allekirjoitus vas-taamiisi kysymyksiin

Heräteviestien aktivoiminen

Valitse ”asetukset” -painike Valitse heräteviestit Laita ruksit ”sähköposti”- kohtaan. Tallenna Sulje lomake

Kuva 7 Heräteviestien asetukset

5

Tiedonsiirron avaaminen Viestin voi avata viemällä hiiren kyseisen kysymyksen kohdalle ja klikkaamalla kerran. Viesti voi olla kirjoitettu viesti, jossa on liitetiedostoja tai/ja liitelomake.

Kuva 8. eKolle-gan päänä-kymä

Kun olet lukenut viestin ja tarvittaessa tallentanut liitteet, voit toimia kahdella tavalla. •voit kommentoida viestiä muille palvelujonossa oleville vastaajille •voit ottaa tiedonsiirron käsittelyyn vastataksesi viestin lähettäjälle

Tiedonsiirron käsittelyyn ottaminen

Tiedonsiirron vastaaminen aloitetaan klikkamalla ota käsittelyyn –painiketta tai klikka-maalla Vastaus.. Näin viestiketju lukittuu sinun käsiteltäväksesi, eivätkä muut palvelujonon vastaajat voi vastata yhtä aikaa.

Kuva 9. Avattu viestilomake

6

Jos otat tiedonsiirron käsittelyyn, mutta et vastaakaan siihen, sulje viesti Sulje-napista lomak-keen alareunasta tai punaisesta ruksista lomakkeen yläreunassa. Näin lomake ei jää ”vara-tuksi” sinun tunnuksillesi, ja muut vastaajat pääsevät käsittelemään viestiä.

Liitteiden ja lomakkeen tallentaminen

Voit tallentaa viestin liitteenä saamasi lomakkeen esim. tulostamalla sen paperille valitsemalla Tulosta liite (PDF). Lomake kannattaa tallentaa ennen vastaamista, jos tallennat vain loma-ketiedon. Koko viestiketjun eli lomakkeen ja vastauksen voi tallentaa vastauksen antamisen jälkeen avaamalla saapuneen lomakkeen uudelleen ja valitsemalla sivun yläreunasta Tulosta (PDF). Voit myös tallentaa osia tiedoista ns. kopio- liitä menetelmällä, missä maalataan hiirellä haluttu alue, kopioidaan ja liitetään asiakastietojärjestelmään. Varmista, että tallennat PDF-muodossa olevat tiedot tietoturvalliseen paikkaan esim. suojatulle verkkoasemalle.

Tiedonsiirtoon vastaaminen Vastauksien kirjoittamisessa/ työstämisessä voi käyttää ns. kopioi–liitä -menetelmää eli voit kopioida vaikkapa olemassa olevasta mallivastauksesta tai asiakastietojärjestelmästä tekstiä ja liittää sitä vastauskenttään. Kun vastauksesi on valmis, voit lähettää vastauksen lähettäjälle klikkaamalla ”Lähetä vastaus” -painiketta. Järjestelmä antaa kuittauksen, kun vastaus on lä-hetetty onnistuneesti.

Kuva 10. Avattu viestilomake vastaustilassa Järjestelmä laittaa vastauksen alle automaattisesti verkkoneuvojan nimen, ammattinimikkeen ja työnantajan, jotta asiakas tietää aina, kuka hänen viestiinsä on vastannut. Lähettäjälle voi myös lähettää samaan viestiin useamman vastauksen. Viesti otetaan uudes-taan käsittelyyn ja annetaan tarkentava vastaus. Uusi vastaus ketjuuntuu aikaisemman vas-tauksen perään asiakasnäkymässä. Kun kysymykseen vastataan, järjestelmä lähettää muille palvelujonon vastaajille heräteviestin: Vastaus annettu Posken testijonon kysymykseen ”Maarit Pirttijärvi antoi 8. elokuuta 2015 16:34:31 vastauksen palvelussa poske_testijono”. Myös viestin lähettäjälle lähtee heräteviesti saapuneesta vastauksesta.

7

6 Viestien kommentointi eKollega työlistalla

Mikäli huomaat, että viestiin vastaaminen kuuluu tällä kertaa selvästi jollekin toiselle palvelu-jonon vastaajalle ja haluat kommentoida asiaa, kirjoita asiasta kommentti klikkaamalla uusi sisäinen kommentit -painiketta.

Kuva 1..Avattu uusi sisäinen kommentti Tallenna kommentti klikkaamalla ”Tallenna kommentti” -painiketta. Tämä ominaisuus on hyö-dyllinen. Kommentoimalla omat mielipiteet ja tiedot välittyvät kaikkien palvelujonoon kuuluvien nähtäviksi ennen vastauksen antamista. Sisäiset kommentit eivät välity asiakkaalle, vaan nä-kyvät ainoastaan muille palvelujonon vastaajille.

7 eKollegan päänäkymän muut ominaisuudet

Päänäkymässä on näkyvillä kaikki avoimena olevat, vastaamattomat viestit. Avoimista vies-teistä näkyy viestien saapumisaika, aihe, palvelujonon nimi sekä tieto siitä, kuinka pitkään viesti on ollut alustalla odottamassa vastausta. Päänäkymässä avoinna olevien viestien kohdalla olevien ”liikennevalojen” avulla käyttäjä saa nopeasti käsityksen sen hetkisestä tilanteesta. Punaisella palkilla oleviin viesteihin kannattaa vastata välittömästi, koska ne ovat olleet avoimena jo pitkään. Keltainen palkki on merkkinä siitä, että viestiin tulisi vastata mahdollisimman pian. Vihreä palkki osoittaa, että viesti on tullut viimeisempinä.

8

Kuva 12.eKollega päänäkymän ”Näytä” valikko eKollegan päänäkymästä löydät monenlaista tietoa

Tapahtumalokista kaikki palvelujonon vastaajat voivat käydä katsomassa yhteen viestiin liittyvät toiminnot esim. ketkä ovat avanneet kysymyksen. Tapahtumalokin saa auki klikkaamalla suurennuslasi kuvaketta.

Vastattuja viestejä ja annettuja vastauksia voi käydä katsomassa valitsemalla eKolle-gan päänäkymästä ”Näytä” esim. Viimeisen 7 vrk:n aikana käsitellyt -valinnan, näin saat käsitellyt kysymykset näkyviin.

”Näytä” Ei nähdyt valinta antaa tietoa vastauksista, jotka tiedonsiirron lähettäjä on lukenut, ja mitkä vastaukset ovat vielä lukematta.

”Näytä” Parhaillaan käsiteltävänä (muut) näyttää ne kysymykset, jotka ovat jollain muulla palvelujonon vastaajalla käsiteltävänä.

Jos viet hiiren osoittimen Jono nimen päälle esim: poske_testijono, näet niiden henki-löiden nimilistan, jotka ovat vastaajina tässä palvelujonossa.

Päänäkymän ominaisuuksia ovat myös

Hakuehdot”-painiketta klikkaamalla kautta pääset hakemaan aikaisemmin käsiteltyjä viestejä

Palautteet”-painikkeen kautta pääset selaamaan viestien lähettäjän antamaa pa-lautetta. Palautetta voidaan kerätä joka vastauksen yhteydessä.

”Tilastot”-painikkeen kautta voit katsoa oman palvelusi tilastoja itse valitsemaltasi aikajaksolta. Näet mm. kuinka monta viestiä on saapunut, viestien tilan, vastausajan keskiarvon ja minä viikonpäivänä, kuukautena ja mihin aikaan viestit ovat saapuneet.

”Lomakkeet” -painikkeen kautta voit katsoa omien sähköisten lomakkeittesi tilasto-tietoja itse valitsemaltasi aikajaksolta.

Jos klikkaat Päivämäärä painiketta voit muuttaa kysymysten päivämäärän esittämis-järjestystä.

Kuva 8. eKolle-gan päänä-kymä

9

eKollegan sulkeminen

Kirjaudu ulos eKollegasta klikkaamalla Kirjaudu ulos painiketta. eKollga ei sulkeudu itsestään.

Kuva 15. eKollegan sulkeminen

8 Viestien ja lomakkeiden dokumentointi

Henkilötietolain (HetiL) 3§:n mukaan henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallettamista, käyttöä sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Hen-kilötietojen keräämistä ja tallentamista on henkilötietolaissa rajoitettu siten, että HetiL 7§:n mukaan henkilötietoja ei saa tarpeettomasti kerätä ja säilyttää tallentamalla niitä esimerkiksi erilaisiin rekistereihin tai tietokantoihin. Henkilötietolain mukaan henkilötietoja voidaan kuiten-kin kerätä ja tallettaa asiakkaan luvalla tai viranomaistehtävissä lakiin perustuen (HetiL 8§). Tallenna tarvittavat tiedot asiakastietojärjestelmään tai arkistoon.

9 Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Hyvä verkkopalvelu on sellainen, joka on asiakkaiden käytettävissä ympärivuorokautisesti kaikkina viikonpäivinä. Jotta palvelu toimisi kitkattomasti, niin pyydämme teitä aina ilmoitta-maan välittömästi, mikäli huomaatte jonkin palvelussa esiintyvän teknisen vian. Ilmoittakaa siis aina kaikista verkkoneuvontaan liittyvistä teknisistä ongelmista, jotka havaitsette tai joista saatte muuten tiedon. Verkkoneuvonnassa tällaiset ongelmat olivat äärimmäisen harvi-naisia, mutta niitä voi kuitenkin joskus esiintyä. Jotta järjestelmiä voitaisiin kehittää parem-miksi, tekninen tuki tarvitsee tiedon kaikista murheista, joita järjestelmissä esiintyy.

Kirjautuminen ei onnistu

Mikäli kirjautuminen verkkoneuvontaan ei onnistu, voi syynä olla se, että käyttäjätunnus ja salasana eivät täsmää. Tarkista tällöin, oletko kirjoittanut käyttäjätunnuksen ja salasanan oi-kein. Ole tarkkana pienten ja isojen kirjainten kanssa, sillä niillä on merkitystä kirjautuessasi. Kannattaa tarkistaa, ettei Caps Lock (isot kirjaimet) ole päällä. Jos olet unohtanut käyttäjätun-nuksen tai salasanasi, ota yhteys tekniseen tukeen mahdollisimman pian.

Teknisen tuen yhteystiedot Mikäli kirjautumisessa tai palvelun käytössä on ongelmia tai haluat esittää palvelun kehittämi-seen liittyviä ideoita, niin ota yhteys Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskukseen sähköpostilla osoitteeseen: poskelappi@poskelappi.fi tai seuraaviin henkilöihin: suunnittelija Maarit Pirttijärvi suunnittelija Maria Martin puh. 040 544 0524 puh. 040 732 9843 maarit.pirttijarvi@poskelappi.fi maria.martin@poskelappi.fi

10 Sähköinen asiakasneuvonta ja tietoturva

10

Sähköiset neuvontapalvelut voidaan jakaa sähköpostipalveluun, sähköiseen opastavaan pal-veluun, sähköiseen vuorovaikutteiseen asiointipalveluun sekä puhelinpalveluun. Sähköisen neuvontapalvelun järjestämisessä on otettava huomioon tietosuojalainsäädäntö sekä henkilötieto- ja julkisuuslakien säännökset, mikä rajoittaa viranomaisten mahdollisuuk-sia vastata tietyntyyppisiin neuvontapyyntöihin. (Voutilainen 2006, 225). Lakisääteiset ra-joitukset aiheuttavat sen, että tavanomaisen sähköpostin kautta saapuneisiin kysymyksiin voi-daan vastata sisällöllisesti vain yleisellä tasolla ottamatta kantaa kysyjän henkilöön liittyviin asioihin. Sähköpostitse lähetetyissä vastauksissa ei saa käsitellä henkilötietoja, arkaluontei-sia, asianosaisjulkisuuden kuuluvia tai salassa pidettäviä tietoja. Esimerkiksi jo tieto henkilön sosiaali- tai terveydenhuollon asiakkuudesta on arkaluonteinen tieto, jota ei voida ilmaista sähköpostiviestissä. Näin ollen sähköpostitse saapuviin henkilökohtaisiin tiedusteluihin ja ky-symyksiin vastaamiseen tulee suhtautua lähtökohtaisesti kielteisesti. (Voutilainen 2006, 231). Lisätietoa sähköpostin käytöstä sosiaalihuollossa: http://www.tietosuoja.fi/material/at-tachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6JfqFHt2y/Sahkopos-tin_kaytosta_sosiaalihuollossa.pdf (Tietosuojavaltuutetun toimisto). Virtuaalisessa sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksessa tieto suojavaatimukset on otettu huomi-oon. Asiakas tunnistetaan luotettavasti mobiilivarmenteella, verkkopankkitunnuksilla tai säh-köisellä henkilökortilla ja ammattilainen käyttäjätunnus-salasanaparilla tai toimikortilla. Tie-donsiirto tapahtuu salatussa yhteydessä. Tämän ansiosta palvelussa voidaan siirtää tietoja, joka sisältää myös henkilökohtaisia tai muita yksilöityjä tietoja. Tiedonsiirrossa voidaan hyö-dyntää esimerkiksi asiakkaasta olevia asiakastietoja.

Tietoturvalla suojataan yksityisyyttä Tietoturva on noussut keskeiseksi kysymykseksi Internetin käytön yleistyessä. Tietoturvalli-suudella tarkoitetaan tietojen, järjestelmien, palveluiden ja tietoliikenteen asianmukaista suo-jaamista sekä normaali- että poikkeusoloissa hallinnollisilla, teknisillä ja muilla toimenpiteillä. (Valtiovarainministeriö 2013: Henkilöstön tietoturvaohje, 17)Tietoturvalla pyritään suojaa-maan tärkeät tiedot ulkopuolisilta. Tietoturvalle on asetettu tiettyjä tavoitteita ja laatukritee-rejä, joita ovat tietojen luottamuksellisuus, eheys, kiistämättömyys, pääsynvalvonta, saata-vuus ja tarkastettavuus. Luottamukselliset tiedot saavat olla vain niihin oikeutettujen henkilöi-den käytössä. Varsinkin sosiaali- ja terveysalalla asiakkaiden yksityisyyden turvaaminen on tärkeää ja lakisääteinen velvollisuus (Valtiovarainministeriö 2013: Henkilöstön tietoturvaohje, 19). Tietoturvallisuus perustuu mm. viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain ja asetuksen lisäksi sähköisestä asioinnista säädettyihin lakeihin. Tietoturvalla toteutetaan yksi-tyiselämän suojaa ja julkisuusperiaatetta, jotka ovat perustuslain tasolla säädeltyjä perusoi-keuksia. Tiedoilla ja dokumenteilla on turvaluokitus, joka määrittelee sen, kenellä on oikeus tietojen käyttöön, säilytykseen ja tuhoamiseen. Huonosti toteutetun tietoturvan mahdollisia seurauksia ovat mm. virusten tai ulkopuolisten henkilöiden tunkeutumiset tietojärjestelmiin, niiden sisäl-tämien tietojen väärinkäytökset tai ilkivaltaiset tuhoamiset. Oletus siitä, ettei kukaan pääse toisen koneelle kannattaa unohtaa ja noudattaa organisaation antamia yleisohjeita työaseman kannettavan tietokoneen ja mobiililaitteiden tietoturvalliseen käyttöön liittyen. (Valtiovarainmi-nisteriö 2013: Henkilöstön tietoturvaohje, 29) Verkkoneuvonnassa tiedonsiirto asiakkaan ja viranomaisen välillä tapahtuu SSL -suojatun tie-toliikenneyhteyden kautta. SSL on salausprotokolla, jolla voidaan salata tunnistus käyttäjän ja palvelimen välillä (Viestintävirasto 2013: Internet-palveluiden turvallinen käyttö). SSL-suojauksen olemassaolo Internet-selaimissa ilmaistaan lukon kuvalla joko selainikkunan ala-palkissa tai osoiterivin lopussa. SSL-protokollaa käytetään verkkoneuvonnan lisäksi muun muassa pankkipääteyhteyksien suojausmenetelmänä. Kansalaisen vahvan tunnistautumisen (Vetuma) ja SSL-suojatun yhteyden ansiosta ulkopuoliset eivät pääse katselemaan verkko-neuvonnan kautta lähetettyjä kysymyksiä eivätkä niihin annettuja vastauksia. (Viestintävirasto 2015: Vahva sähköinen tunnistaminen)

Salasana ja sen säilyttäminen Tietojärjestelmät tarvitsevat aina käyttöoikeuden. Käyttöoikeus on henkilökohtainen ja se on yhdistetty henkilöllisyyteen ja työtehtävään. Käyttöoikeus määrittelee, mihin tietoihin kenellä-kin on oikeus päästä käsiksi. Jokaiselle verkkoneuvontaan osallistuvalle ammattihenkilölle an-netaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joilla pääsee kirjautumaan verkkoneu-

11

vontaan. Tietojärjestelmiin pääsyä ja niissä olevien tietojen säilymistä luottamuksellisina val-votaan käyttäjälokien avulla. Tietoturvan huomioinnissa ja noudattamisessa perusasia on, ettei omia salasanoja ja käyttäjätunnuksia anneta kenenkään muun käyttöön. (Val-tiovarainministeriö 2013: Henkilöstön tietoturvaohje, 13). Salasanoja pitää käsitellä erittäin huolellisesti. Salasanaa ei saa kirjoittaa paperilapulle, tie-dostoon tai vastaavaan. Samalla käyttäjän täytyy kuitenkin varmistaa, että hän muistaa sala-sanan. Salasanojen huolellisen käytön tarkoituksena on pienentää ulkopuolisten mahdolli-suutta läpäistä organisaatioiden tietoturvajärjestelmiä ja vähentää tietoturvavuotoja. Salasa-naa ei pidä näppäillä toisten nähden. Älä luovuta henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja sala-sanojasi toisen henkilön käyttöön, älä edes atk-henkilöstölle, koska he eivät niitä tarvitse. (Val-tiovarainministeriö 2013: Henkilöstön tietoturvaohje, 31) Mikäli unohdat salasanasi tai käyttä-jätunnuksesi, ota yhteys verkkoneuvonnan tekniseen tukeen (ks. luku 8 Tekninen tuki ja on-gelmatilanteet).

Sisään- / uloskirjautuminen ja selaimen tyhjennys

Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen käyttö aloitetaan sisäänkirjautumisella, jol-loin kirjautumissivulla oleviin kenttiin kirjoitetaan verkkoneuvojan henkilökohtainen käyttäjä-tunnus ja salasana. Työskentelyn päätteeksi on muistettava kirjautua ulos. Uloskirjautuminen onnistuu milloin tahansa klikkaamalla vasemmassa reunassa olevaa ”Kirjaudu ulos” -paini-ketta. Kirjautumalla oikealla tavalla ulos poistutaan sekä järjestelmästä että päätetään suojattu yhteys palveluun. Näin varmistetaan, etteivät asiattomat pääse näkemään tai muuttamaan tietoja järjestelmässä. Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskus sulkeutuu automaattisesti tietoturvasyistä puolen tunnin kuluttua, jos käyttäjä ei tee mitään toimintoa esim. liikuta tai klikkaa hiirtä. Web-sivustoja selatessa niiden sisältö tallentuu selaimen välimuistiin, jotta sivuston käyttö olisi nopeampaa. Internet-selaimen käytön jälkeen kannattaa tyhjentää sivuhistoria ja tietoko-neen välimuisti, jos selainta ei ole määritetty itseään tyhjentäväksi. Tällä tavoin toimien kukaan ei pääse katselemaan millä sivuilla on viimeksi käyty, ja tietoturva säilyy.

12

Lähteet

Talentia 2013: Arki, arvot, elämä, etiikka. Sosiaalialan ammattilaisen eettiset ohjeet. Sosiaa-lialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry. Ammattieettinen lautakunta. Helsinki. http://www.talentia.fi/files/558/Etiikkaopas_2013_net.pdf Tietosuojavaltuutetun toimisto 2010: Sähköpostin käytöstä sosiaalihuollossa http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoi-misto/oppaat/6JfqFHt2y/Sahkopostin_kaytosta_sosiaalihuollossa.pdf Valtiovarainministeriö 2013: Henkilöstön tietoturvaohje http://www.2014.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/05_valtionhallinnon_tieto-turvallisuus/20131122Henkil/Vahti_4_2013_A5.pdf Viestintävirasto 2015: Vahva sähköinen tunnistaminen https://www.viestintavirasto.fi/kyberturvallisuus/sahkoinentunnistaminenjaallekirjoitus.html Viestintävirasto 2013: Internet-palveluiden turvallinen käyttö https://www.viestintavi-rasto.fi/kyberturvallisuus/palveluidenturvallinenkaytto/verkkopalveluidenturvallinen-kaytto.html Voutilainen, Tomi 2006: Hyvä sähköinen hallinto. Edita Publishing Oy. Aiheesta lisää myös seuraavissa julkaisuissa:

Nikunlassi, Yrjö 2008: Sosiaalihuollon sähköinen neuvonta. Lapin yliopisto. Rovaniemi.