Sken dokumentu · Title: Sken dokumentu Created Date: 4/13/2020 12:14:31 PM
Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko dokumentu...
Transcript of Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko dokumentu...
LATVIJAS REPUBLIKAS
VALSTS KONTROLE
Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko
dokumentu glabāšana?
Rīga, 2015
Revīzijas ziņojums
„Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko dokumentu glabāšana?”
Lietderības revīzija „Elektronisko dokumentu un datu saglabāšana Latvijas Nacionālajā arhīvā”
Revīzija veikta, pamatojoties uz Valsts kontroles Revīzijas un metodoloģijas departamenta
2015.gada 26.janvāra revīzijas uzdevumu Nr.2.4.1-5/2015.
E-dokumentu glabāšana
3
Cienījamais lasītāj!
Esam pabeiguši lietderības revīziju par
elektronisko dokumentu glabāšanu Latvijas
Nacionālajā arhīvā un sagatavojuši revīzijas
ziņojumu.
Pēc Latvijas Republikas neatkarības
atjaunošanas īpašu vērtību ieguva arhīva
fondi, kas glabāja Latvijas Republikas
iestāžu dokumentus, savukārt Latvijas
Nacionālais arhīvs kļuva par vienu no
nozīmīgākajiem neatkarību atguvušās valsts
tiesību avotiem - laikā no 1991.gada līdz
2008.gadam arhīva darbinieki sagatavoja un
izsniedza 777 549 arhīva izziņas, kas
apliecināja īpašuma tiesības, pierādīja
radniecību ar bijušajiem īpašniekiem,
apliecināja darba stāžu, dienestu bruņotajos
spēkos u.c.
Kopš mūsu ikdienā ir ienākuši elektroniskie
dokumenti ar līdzvērtīgu juridisko spēku
papīra dokumentam un kopš valsts pārvaldē
vairums procesu ir elektronizēti informācijas
sistēmās, arhīvam ir jauni izaicinājumi.
Lai saprastu, vai iedzīvotājs var paļauties, ka
pēc daudziem gadu desmitiem arhīvs spēs
sniegt izziņas jomās, kurās šodien viss tiek
apstrādāts elektroniskā veidā, esam veikuši
lietderības revīziju un novērtējuši
elektronisko dokumentu aprites un
glabāšanas jomas attīstību valstī.
Pateicamies Kultūras ministrijas, Latvijas
Nacionālā arhīva, Kultūras informācijas
sistēmu centra, Valsts ieņēmumu dienesta,
Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes,
Tiesu administrācijas, Uzņēmumu reģistra un
Rīgas rajona tiesas pārstāvjiem, kuri sniedza
informāciju un savu viedokli revīzijas laikā.
Ar cieņu
departamenta direktore
Lelde Dimante
E-dokumentu glabāšana
4
Saturs
Kopsavilkums .................................................................................................................................... 6
Motivācija .......................................................................................................................................... 6
Galvenie secinājumi .......................................................................................................................... 6
Būtiskākie ieteikumi, lai veicinātu elektronisko dokumentu glabāšanu ........................................... 8
Ziņojuma struktūra ............................................................................................................................ 8
Elektronisko dokumentu pastāvīga uzglabāšana – kas tiek uzglabāts, kāpēc, kurš par to atbild? .... 9
Revīzijas secinājumi, konstatējumi un ieteikumi ............................................................................ 12
1. Vai LNA darbības elektronisko dokumentu glabāšanā ir mērķtiecīgas un elektroniskie
dokumenti arhīvā ir pieejami? ......................................................................................................... 12
1.1. Vai LNA ir noteicis, kāda informācija ir nozīmīga un uzglabājama mūžīgi? ...................... 12
1.2. Vai LNA uzglabā pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus? .................................. 16
1.3. Vai vispār valstī ir elektroniskie dokumenti, ko nepieciešams glabāt? ................................ 20
Ieteikumi ...................................................................................................................................... 23
2. Vai resursi elektronisko dokumentu glabāšanas jomā tiek izlietoti efektīvi?............................. 25
2.1. Vai LNA ir izveidota infrastruktūra elektronisko dokumentu pieņemšanai un
uzglabāšanai? ............................................................................................................................... 25
2.2. Vai VVAIS izstrādē ieguldītās izmaksas kādreiz tiks atpelnītas? ........................................ 29
Ieteikumi ...................................................................................................................................... 32
Kultūras ministrijas viedoklis .......................................................................................................... 33
Revīzijas raksturojums .................................................................................................................... 35
Ziņojumā izmantotie saīsinājumi ................................................................................................. 35
Revīzijas mērķis........................................................................................................................... 35
Revīzijas apjoms .......................................................................................................................... 35
Revīzijas juridiskais pamatojums ................................................................................................ 36
Valsts kontroles revidentu atbildība ............................................................................................ 37
Kultūras ministrijas un tās padotībā esošo institūciju atbildība .................................................. 37
1.pielikums. LNA sniegtā informācija par pieņemto dokumentu skaitu un dokumentu glabāšanas
izmaksām ......................................................................................................................................... 38
2.pielikums. Revidenta aplēse „VVAIS programmatūras izstrādē ieguldīto izmaksu attiecība pret
arhīvā pieņemto dokumentu apjomu” ............................................................................................. 39
3.pielikums. Revidenta aplēse „Lietu, kurām vairs nav arhīviskās vērtības, glabāšanas izmaksas
arhīvā” ............................................................................................................................................. 40
E-dokumentu glabāšana
5
4.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu aprites izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu
īpatsvaram pret papīra dokumentiem” ............................................................................................ 41
5.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu glabāšanas izmaksas, mainoties elektronisko
dokumentu īpatsvaram pret papīra dokumentiem” ......................................................................... 42
6.pielikums. KM darba plānos noteiktie atbildīgie par uzdevumu izpildi saistībā ar VVAIS ........ 43
7.pielikums. Normatīvie akti elektronisko dokumentu pārvaldībā ................................................. 44
8.pielikums. Valsts plānošanas dokumentos un tiesību aktos paredzētās aktivitātes elektronisko
dokumentu arhivēšanai .................................................................................................................... 46
9.pielikums. VVAIS projektā realizējamie e-pakalpojumi ............................................................. 49
10.pielikums. Infografika ................................................................................................................ 50
Saraksts ar atsaucēm ........................................................................................................................ 51
E-dokumentu glabāšana
6
Kopsavilkums
Motivācija
Pēc Latvijas Republikas neatkarības atjaunošanas īpašu vērtību ieguva arhīva
fondi, kas glabāja Latvijas Republikas (1918-1940) iestāžu dokumentus. Latvijas
Nacionālais arhīvs (turpmāk – LNA) kļuva par vienu no nozīmīgākajiem
neatkarību atguvušās valsts tiesību avotiem. Laikā no 1991.gada līdz 2008.gadam
arhīva darbinieki sagatavoja un izsniedza 777 5491 arhīva izziņas, kas apliecināja
īpašuma tiesības, pierādīja radniecību ar bijušajiem īpašniekiem, apliecināja darba
stāžu, dienestu bruņotajos spēkos u.c.
Kopš mūsu ikdienā ir ienākuši elektroniskie dokumenti ar līdzvērtīgu juridisko
spēku papīra dokumentam un kopš valsts pārvaldē vairums procesu ir
elektronizēti informācijas sistēmās, arhīva loma ir kļuvusi neskaidra - vai
iedzīvotājs var paļauties, ka pēc daudziem gadu desmitiem arhīvs spēs sniegt
izziņas jomās, kurās šodien viss tiek apstrādāts elektroniskā veidā.
Revīzija par elektronisko dokumentu glabāšanu veikta, lai novērtētu elektronisko
dokumentu aprites un glabāšanas jomas attīstību valstī, ņemot vērā šādus
apstākļus:
- elektronisko dokumentu apritei un glabāšanai iestādēs vairs nevajadzētu būt
nākotnes izaicinājumam, bet ikdienai, jo kopš elektronisko dokumentu likuma
stāšanās spēkā ir pagājuši 12 gadi;
- elektronisko dokumentu aprite un glabāšana kopumā ir vairākas reizes lētāka
nekā papīra dokumentu glabāšana.
Galvenie secinājumi
LNA veic nozīmīgu funkciju Latvijas dokumentārā mantojuma uzglabāšanai.
Pētnieki, studenti, valsts pārvaldes iestādes un iedzīvotāji ir biežākie arhīva
klienti, kas arhīvā vēršas uzmeklēt noteiktu informāciju. Vai šī informācija būs
pieejama, ir atkarīgs no vairākiem faktoriem – vai tā tiks saglabāta, vai to būs
iespējams identificēt (uzmeklēt), vai tā būs salasāma. Arhīvā ir plašas iespējas
elektronisko dokumentu glabāšanas pilnveidošanai.
Viens no priekšnoteikumiem ir skaidra vīzija par to, kas veido Latvijas nacionālo
dokumentāro mantojumu, lai resursus koncentrētu uz svarīgāko dokumentu atlasi
un uzglabāšanu.
Revīzijā konstatējām, ka šajā jomā trūkst vienotas izpratnes. Arhīvs ir izstrādājis
paraugnomenklatūru dokumentiem iestādes darbības atbalsta procesos, kurā
noteicis, ka jāuzglabā dokumenti saistībā ar publiskiem iepirkumiem,
grāmatvedību, personālu, rīkojumi. Savukārt par pārējo pastāvīgi uzglabājamo
informāciju, kas tiek uzglabāta valsts informācijas sistēmās, nav vienotas
Kāpēc Valsts
kontrole uzsāka
revīziju?
12 gadu laikā
valstī neesam
būtiski
pavirzījušies uz
priekšu.
E-dokumentu glabāšana
7
izpratnes. Arhīvā nav vienotas izpratnes, tieši kuri valsts informācijas sistēmās
uzglabātie dati un to atribūti veido elektronisko dokumentu un ir atlasāmi
nodošanai arhīvā.
Neziņā ir arī iestādes, kurām jāatlasa un jānodod elektroniskie dati uzglabāšanai
arhīvā, kā rezultātā elektroniskie dokumenti no valsts informācijas sistēmām
netiek nodoti arhīvam un turpinās uzglabāšana iestādē, lai gan arhīvs jau ir
izvērtējis, ka 108 valsts informācijas sistēmas satur datus ar arhīvisko vērtību.
Situācija, ka iestādes turpina uzglabāt elektroniskos datus un tie netiek nodoti
arhīvam, liecina, ka valsts plānošanas dokumentos noteiktās prioritātes un
uzdevumi saistībā ar elektronisko dokumentu arhivēšanas jomu nav īstenoti un
rada risku, ka LNA nākotnē varētu zaudēt elektronisko dokumentu un datu
glabāšanas funkciju un faktiski iestāžu arhīvi pildīs LNA uzdevumu.
Elektroniskie dokumenti LNA tiek uzglabāti niecīgā apjomā, kas veido tikai
0,27% no kopējā trīs gadu laikā glabāšanā pieņemto lietu skaita - galvenokārt par
iestādēm, kuras ir likvidētas. Viens no iemesliem nelielajam elektronisko
dokumentu apjomam arhīvā ir tas, ka valsts pārvaldē elektronisko dokumentu
aprite nestrādā – 49% iestāžu savā starpā sarakstās papīra veidā2. Palielinot
elektronisko dokumentu apriti pat par vienu procentu, valsts katru gadu
ieekonomētu līdz 113 tūkstošiem euro.
Pāreja no papīra dokumentu uzglabāšanas procesa uz prioritāti - elektronisko
dokumentu pieņemšanu un uzglabāšanu - ir izaicinoša tehnoloģiskā ziņā. Arhīvs
jau desmit gadus īsteno projektu elektronisko dokumentu saņemšanas un
uzglabāšanas infrastruktūras izveidei. Valsts kontrole neapšauba projekta
nepieciešamību un nozīmību arhīva funkciju īstenošanai, lai nodrošinātu
mūsdienīgu darbu ar iestādēm un pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem, tomēr
virzība un panāktais progress ir nepietiekams.
Par četriem miljoniem euro izstrādātā VVAIS programmatūra nav ieviesta, un
iestādes nav uzsākušas tās lietošanu. Iedzīvotājiem un komersantiem nav pieejami
izstrādātie e-pakalpojumi. Jāatzīmē, ka VVAIS ieviešana atrisinās tikai tehnisko
pusi iestāžu elektronisko dokumentu saņemšanai LNA, tomēr konceptuāli
nepieciešama vienota izpratne par valstī uzglabājamiem elektroniskajiem
dokumentiem un datiem ar arhīvisko vērtību, kas ir priekšnosacījums, lai efektīvi
izmantotu LNA un iestāžu ierobežotos resursus.
Analizējot elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumus, identificēti vairāki
problēmjautājumi paša arhīva pamatprocesos, kas tiešā veidā ietekmē visa veida
dokumentu uzglabāšanu un ar to saistītās nepieciešamās izmaksas - līdzvērtīgu
dokumentu glabāšanas termiņi iestādēs ir noteikti dažādi un lieki resursi tiek
tērēti, arhīvā uzglabājot lietas, kuru glabāšanas termiņš ir mainījies un tām vairs
nav arhīviskās vērtības.
E-dokumentu glabāšana
8
Būtiskākie ieteikumi, lai veicinātu elektronisko dokumentu
glabāšanu
Kopumā revīzijā sniegti 14 ieteikumi arhīva procesu un sadarbības pilnveidošanai,
lai veicinātu izpratni par elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumiem,
nodrošinātu, ka LNA ilgtermiņā veic dokumentu glabāšanas funkciju un veicinātu
izstrādātās VVAIS sistēmas izmantošanu.
Ziņojuma struktūra
Informācija ziņojumā izklāstīta šādā secībā:
elektronisko dokumentu pārvaldības jomas raksturojums;
revīzijas secinājumi, konstatējumi un ieteikumi par elektronisko dokumentu
glabāšanas jomu;
ziņojumā izmantotie saīsinājumi;
revīzijas vispārējs raksturojums (revīzijas mērķis, apjoms, juridiskais
pamatojums, Valsts kontroles un revidējamās jomas atbildība).
Katras nodaļas ievadā ir sniegts Valsts kontroles viedoklis, norādot būtiskāko, kas
tālāk tekstā ir pamatots ar revīzijas konstatējumiem.
14 ieteikumi
uzlabojumiem
E-dokumentu glabāšana
9
Elektronisko dokumentu pastāvīga uzglabāšana – kas tiek
uzglabāts, kāpēc, kurš par to atbild?
Ikviens sabiedrības loceklis var iegūt un izmantot valsts arhīvā uzkrātos
dokumentus un informāciju savu tiesību un interešu aizstāvībai, kā arī Latvijas
politiskās, sociālās un kultūras vēstures jautājumos3.
Arhīvā tiek uzkrāti papīra un elektroniskie dokumenti ar arhīvisko vērtību4, kuri
atlasīti pastāvīgā valsts glabāšanā (mūžīgi). Dokumenta arhīvisko vērtību nosaka
attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā5, ievērojot šādus kritērijus:
dokuments atklāj publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un
īstenošanu;
dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu
un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;
dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;
dokuments atklāj notikuma vai fakta īpašo raksturu;
dokumenta autora nozīmīgums.
LNA mājas lapā6 publicēts skaidrojošs materiāls par arhīviski vērtīgo
dokumentu noteikšanu institūcijās.
Elektroniskais dokuments7 ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai
saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību
īstenošanai un aizsardzībai. Uz elektronisko dokumentu attiecas gan papīra, gan
elektronisko dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu regulējošie normatīvie
akti8. Tāpat kā papīra dokuments, arī elektroniskais dokuments ir jāparaksta, jo
prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir
izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un laika
zīmogs vai elektroniskais paraksts, ja puses par to ir attiecīgi vienojušās9.
Elektroniskie dokumenti tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā LNA ne vēlāk kā
piecu gadu laikā pēc to radīšanas10
.
Elektronisko dokumentu arhivēšanas jautājumi tiek pieminēti dažādos politikas
plānošanas un stratēģiskās plānošanas dokumentos jau kopš 2002.gada (1.attēls),
kā arī ir noteikta kārtība, kādā pastāvīgi glabājamie elektroniskie dokumenti
jānodod valsts glabāšanā (7.pielikums).
Kādi dokumenti
jāuzglabā mūžīgi?
Kur noteiktas
prasības nodošanai
arhīvā?
E-dokumentu glabāšana
10
1.attēls. Kuros plānošanas dokumentos ir noteikta elektronisko dokumentu
glabāšanas joma?
Arī turpmākajos valsts politikas plānošanas dokumentos ir paredzētas aktivitātes
elektronisko dokumentu arhivēšanai - normatīvo aktu sakārtošana un arhīvu
sistēmas izveide, ieviešana un pilnveidošana. Tomēr aktuālajā valsts politikas
plānošanas dokumentā, kas izstrādāts 2014.gadā, ir norādīts, ka sabiedrība
joprojām neuzticas elektroniskai videi, jo to kavē neizpratne par elektronisko datu
un dokumentu ilgstošu glabāšanu un nodošanu arhīvam11
.
Elektronisko dokumentu pārvaldībā ir iesaistītas vairākas iestādes (2.attēls):
par e-pārvaldi un elektronisko dokumentu aprites nodrošināšanu atbild
VARAM, kas ir vadošā valsts pārvaldes iestāde arī informācijas sabiedrības,
elektroniskās pārvaldes un valsts informācijas un komunikācijas tehnoloģiju
pārvaldībā, izstrādājot šīs jomas politiku;
par elektronisko dokumentu parakstīšanu - Satiksmes ministrija, kas ir
vadošā valsts pārvaldes iestāde transporta un sakaru nozarēs, savukārt
sakaru nozare ietver arī elektroniskos sakarus. Satiksmes ministrija ir valsts
kapitāla daļu turētāja valsts akciju sabiedrībā „Latvijas valsts radio un
televīzijas centrs”, kura, izpildot Ministru kabineta lēmumu par sertifikācijas
pakalpojumu nodošanu citai institūcijai, kopš 2009.gada 1.jūnija ir
pārņēmusi visas sertifikācijas pakalpojumu (eParaksts) sniegšanas saistības
no valsts akciju sabiedrības „Latvijas Pasts” un kļuvusi par šī pakalpojuma
oficiālo sniedzēju;
par elektronisko dokumentu glabāšanu arhīvā - KM, kas ir arhīvu nozares
vadošā pārvaldes iestāde. KM pārraudzībā atrodas LNA, kas pieņem
glabāšanā un glabā dokumentus ar arhīvisko vērtību, nodrošina arhīva
dokumentu izmantošanu, uzrauga dokumentu pārvaldības kārtības
ievērošanu un veic pārbaudes institūcijās, sniedzot metodisko palīdzību
dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, izveido un uztur nepieciešamās
informācijas sistēmas noteikto funkciju veikšanai.
2002.-2010.gads - Latvijas e-pārvaldes koncepcija
2005.-2009.gads - Elektroniskās pārvaldes attīstības programma
2011.–2013.gads - Elektroniskās pārvaldes attīstības plāns
2014.-2020.gads - Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādnes
VARAM
e-dokumentu aprite
LRVTC
e-parakstu izsniegšana
LNA
e-dokumentu glabāšana
E-dokumentu glabāšana
11
Arhīvu nozarē daļa informācijas un komunikācijas tehnoloģiju funkciju ir
deleģētas KISC. KISC, sadarbojoties ar LNA, īsteno ERAF projektus vienotās
valsts arhīvu informācijas sistēmas izveidei.
2.attēls. Vai ir noteiktas atbildīgās institūcijas un to kompetence elektronisko
dokumentu pārvaldības jomā?
KM (arhīvu
nozare)
Kultūrpolitikas departamenta
Bibliotēku un arhīvu nodaļa KISC
Projekta vadītājs un grupa
LNA
Attīstības plānošanas nodaļa
Satiksmes
ministrija
(e-paraksts)
VARAM
(e-pārvalde)
Latvijas Valsts
kinofotofonodokumentu
arhīvs
Arhīvu inspekcija
Institūciju dokumentu un
arhīvu pārvaldības
departaments
Citas iestādes
Par arhīvu atbildīgās
personas
Informācijas tehnoloģiju
nodaļa
E-dokumentu glabāšana
12
Revīzijas secinājumi, konstatējumi un ieteikumi
1. Vai LNA darbības elektronisko dokumentu glabāšanā ir
mērķtiecīgas un elektroniskie dokumenti arhīvā ir pieejami?
1.1. Vai LNA ir noteicis, kāda informācija ir nozīmīga un uzglabājama
mūžīgi?
Lai gan LNA ir izstrādājis paraugnomenklatūras un dokumentu glabāšanas
termiņu paraugsarakstus, nosakot, kuri iestāžu atbalsta funkciju (grāmatvedība,
personāls, iepirkumi) dokumenti jāuzglabā pastāvīgi, LNA nav noteicis, kura
informācija ir nozīmīga un atbilstoši tam - kuriem dokumentiem nosakāma
pastāvīga valsts glabāšana.
Arhīvs ir izvērtējis lielāko daļu iestādēs uzturēto valsts informācijas sistēmu un
konstatējis, ka 70% no tām satur datus ar arhīvisko vērtību, tomēr nav vienotas
izpratnes par to, kurš datu kopums veido elektronisko dokumentu, būtu atlasāms
no iestādes informācijas sistēmas un nododams tālākai glabāšanai LNA.
Valstī nav arī vienotas pieejas līdzvērtīgu dokumentu glabāšanas termiņu
noteikšanai, kā rezultātā lietu nomenklatūrās konstatēti dažādi līdzvērtīgu
dokumentu uzglabāšanas termiņi. Tādējādi pastāv risks, ka tiek radītas
nelietderīgas glabāšanas izmaksas vai arī - tieši pretēji – tiek iznīcināti un netiek
glabāti sabiedrībai nozīmīgi dokumenti.
Saskaņā ar nolikumu12
LNA īsteno nacionālā dokumentārā mantojuma uzkrāšanu
un sadarbojas ar nacionālā dokumentārā mantojuma veidotājiem. Normatīvie akti
neparedz LNA pienākumu identificēt un noteikt, kuriem dokumentiem nosakāma
arhīviskā vērtība un nodrošināma mūžīga uzglabāšana. Pienākums veikt
dokumentu izvērtēšanu, lai noteiktu pastāvīgi glabājamos dokumentus, saskaņā ar
Arhīvu likuma 4.panta otro daļu noteikts institūcijai (3.attēls).
Lai sistematizētu iestādēs veidojamās lietas un to glabāšanas termiņus, tiek
izstrādātas lietu nomenklatūras, kuras tiek saskaņotas reizi trijos gados13
. Iestādēs
izveidotās lietu nomenklatūras un lietu glabāšanas termiņus izvērtē un saskaņo
LNA Dokumentu un arhīvu pārvaldības ekspertu komisijas14
.
LNA ir izstrādājis paraugnomenklatūras un dokumentu glabāšanas termiņu
paraugsarakstus15
, nosakot, kuri iestāžu atbalsta funkciju (grāmatvedība,
personāls, iepirkumi) dokumenti jāuzglabā pastāvīgi. Revīzijā LNA norādījis, ka
nav lietderīga un iespējama katras nozares paraugnomenklatūru izstrāde, ņemot
vērā, ka saskaņā ar ekonomiskās darbības klasifikāciju NACE, sabiedrības darbība
dalās vairāk kā 6000 nozarēs. Valsts kontrole piekrīt, ka katrai apakšnozarei
paraugnomenklatūŗa un dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksti nav
LNA – īsteno.
Iestāde izvērtē un
nosaka, kurus
dokumentus uzglabāt
mūžīgi.
E-dokumentu glabāšana
13
nepieciešami, tomēr tas vēl vairāk apliecina LNA kā vadošās iestādes lomu
nacionālā dokumentārā mantojuma noteikšanā.
3.attēls. Pastāvīgi glabājamo dokumentu noteikšanas process – kāds tas ir
šodien un kādu to redz Valsts kontrole.
Revīzijā konstatētas arī nepilnības, izvērtējot un nosakot pastāvīgi uzglabājamos
elektroniskos datus iestāžu pārziņā esošajās valsts informācijas sistēmās. Latvijā ir
reģistrēta 18116
valsts informācijas sistēma, kuras lietojot, tiek nodrošināta valsts
funkciju izpildei nepieciešamās informācijas ierosināšana, radīšana, apkopošana,
uzkrāšana, apstrādāšana, izmantošana un iznīcināšana.
Lai apzinātu nododamo elektronisko dokumentu un datu apjomu, jau 2002.gadā
LNA tika uzsākta valsts un pašvaldību institūciju īpašumā esošo informācijas
sistēmu izvērtēšana, lai informācijas sistēmās identificētu dokumentus ilgstošai un
pastāvīgai glabāšanai. Kopš 2008.gada iestādēm lietu nomenklatūrās ir jāveic
atzīme par lietu izveidi elektroniskā formā. 2014.gadā ir noteikti uzdevumi17
izstrādāt norādījumus par informācijas sistēmu iekļaušanu iestāžu lietu
nomenklatūrās un veikt valsts nozīmes informācijas sistēmu izvērtēšanu.
LNA nav izvērtējis visas valsts informācijas sistēmas, jo analīze veikta par 154
sistēmām no 18118
valsts informācijas sistēmas. LNA konstatējis, ka lielākā daļa
(70%) valsts informācijas sistēmu satur datus ar arhīvisko vērtību. Savukārt par 21
valsts informācijas sistēmu LNA un iestādes nav vienojušās, vai valsts
informācijas sistēma satur datus ar arhīvisko vērtību.
Izvērtējumā nav identificēti konkrēti datu vienumi un tiem nepieciešamie atribūti,
kas ir ļoti nozīmīgi, ņemot vērā to, ka valsts informācijas sistēmās tiek uzkrāts
108
25
21
ar arhīvisko vērtību
bez arhīviskās vērtības
nav pilnībā novērtēts
Valsts IS
E-dokumentu glabāšana
14
milzīgs datu apjoms, parasti vairāku funkciju realizēšanai, un ne visas no tām ir
saistītas ar informācijas radīšanu, kurai ir arhīviskā vērtība. Piemēram, ja
Uzņēmumu reģistra informācijas sistēma ir izvērtēta detalizēti, nosakot pastāvīgi
glabājamās elektroniskās lietas, tad VID Nodokļu informācijas sistēmai šāds
statuss ir noteikts visai sistēmā esošajai informācijai (4.attēls).
4.attēls. Vai Uzņēmumu reģistra un Valsts ieņēmumu dienesta lietu
nomenklatūrā ir identificējams informācijas sistēmas datu sadalījums?
Izvērtējot ar LNA saskaņotās lietu nomenklatūras par 32 iestādēm (no 159 lietu
nomenklatūrām, kas saskaņotas ar LNA Institūciju dokumentu un arhīvu
pārvaldības departamentu pēc 2013.gada), konstatēts, ka ir noteikti atšķirīgi
līdzvērtīgu dokumentu glabāšanas termiņi (1.tabula).
LNA vērsis uzmanību, ka Arhīvu likums19
ļauj palielināt dokumentu
glabāšanas termiņu, ja ir nozīmīgs tā autors.
1.tabula
Vai līdzvērtīgiem dokumentiem iestādēs ir noteikti vienādi glabāšanas termiņi?
Iestāde Glabāšanas termiņš
Ierēdņu un darbinieku amatu apraksti
Labklājības ministrija Pastāvīgi
Pārtikas un veterinārais dienests 75 gadi
Uzņēmumu reģistrs 75 gadi
Amatu vietu saraksti
Valsts ieņēmumu dienests Pastāvīgi
Lauku atbalsta dienests 75 gadi
Nodarbināto saraksti
Latvijas Zinātņu akadēmija Pastāvīgi
Sociālās aprūpes centrs „Stella Maris” 75 gadi
Materiālo vērtību pieņemšanas un nodošanas akti
Tiesu administrācija Pastāvīgi
Rīgas Stradiņa universitāte Līdz beidzas pielietojuma nepieciešamība
Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienests 5 gadi
LNA ir saskaņojis
atšķirīgus glabāšanas
termiņus
līdzvērtīgiem
dokumentiem.
E-dokumentu glabāšana
15
Konstatēta vienu un to pašu dokumentu saņemšana no vairākām iestādēm un
uzglabāšana LNA. Piemēram, saskaņā ar Valsts kontroles nomenklatūru pastāvīgi
tiek uzglabātas revīziju lietas, kuras satur arī revīzijas ziņojumu un atzinumu. Tajā
pašā laikā arī revidējamajās vienībās (piemēram, Latvijas Bankā, Vides
aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijā, Sējas novada pašvaldībā), kurās
veiktas revīzijas, Valsts kontroles atzinumiem un ziņojumiem noteikts
uzglabāšanas termiņš „pastāvīgi”.
Izvērtējot LNA izstrādātos metodiskos norādījumus20
dokumentu glabāšanas
termiņiem, konstatēts, ka aktuālajos metodiskajos norādījumos vairāki dokumentu
veidi vairs nav jāuzglabā pastāvīgi, piemēram:
amatu aprakstiem mainīts glabāšanas termiņš no „pastāvīgi” uz „75 gadi”;
inventarizācijas sarakstiem mainīts glabāšanas termiņš no „pastāvīgi” uz „10
gadiem”;
pamatlīdzekļu pieņemšanas-nodošanas aktiem mainīts glabāšanas termiņš
no „pastāvīgi” uz „5 gadiem”.
LNA nevar sniegt informāciju par kopējo apjomu, kādā dokumenti ar mainītu
arhīvisko vērtību ir saņemti LNA un tiek turpināta to uzglabāšana.
Piemēram, Valsts ieņēmumu dienesta centrālais aparāts un Valsts kase no
1994. līdz 1999.gadam bija nodevuši LNA uzglabāšanā 3899 lapas ar
pamatlīdzekļu inventarizācijas sarakstiem. Šo dokumentu bez turpmākās
arhīviskās vērtības uzglabāšana ik gadu LNA izmaksā 11,70 euro.
Pieņemot, ka pamatlīdzekļu inventarizācijas saraksti tika nodoti LNA no
visām 3842 iestādēm, pēc revidenta aplēses (3.pielikums) šo dokumentu
uzglabāšana katru gadu LNA izmaksā 1153 euro. (5.attēls).
5.attēls. Kādas ir lietu, kurām nav arhīviskās vērtības, uzglabāšanas izmaksas?
0
5
10
15
20
25
30
35
1 gadā 2 gados 3 gados 4 gados 5 gados
Gla
bā
šan
as
izm
ak
sas,
tūk
sto
ši e
uro
1 lieta visās iestādēs 3 lietas visās iestādēs 6 lietas visās iestādēs
E-dokumentu glabāšana
16
1.2. Vai LNA uzglabā pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus?
Lai īstenotu valsts plānošanas dokumentā noteikto prioritāti elektronisko
dokumentu izveides un glabāšanas jomā, 12 gadu laikā veiktās darbības nav
bijušas pietiekamas un nav rezultējušās ar panākumiem. LNA netiek uzglabāti
nozīmīgi dati no valsts informācijas sistēmām, lai gan ir identificēta 108 valsts
informācijas sistēma, kurās tiek apstrādāti dati ar arhīvisko vērtību, tātad ir
nododami arhīvam pastāvīgai glabāšanai.
Tā kā iestādes var neierobežoti pagarināt dokumentu glabāšanas termiņus,
iedzīvotājiem nozīmīgi dokumenti ilgtermiņā netiek uzkrāti vienkopus. Pēc gadiem
iedzīvotājam dokuments būs jāmeklē institūcijā, kurā tas ir izsniegts, un, lai
vērstos atbilstošā iestādē, iedzīvotājam jāpārzina iestāžu funkcijas un
izsniedzamie dokumenti. Līdz ar to dokumentu glabāšanas funkcija ir
sadrumstalota un LNA ilgtermiņā var zaudēt dokumentu glabāšanas funkciju, jo
faktiski iestāžu arhīvi daļēji pildīs LNA uzdevumu – īstenot dokumentārā
mantojuma uzkrāšanu, uzskaiti un glabāšanu.
Elektroniskie dokumenti jānodod pastāvīgā valsts glabāšanā LNA ne vēlāk kā
piecu gadu laikā pēc to radīšanas21
.
Vērtējot pagātnē iedzīvotāju pieprasīto informāciju LNA22
, konstatēts, ka laikā no
2012. līdz 2014.gadam visvairāk informācija pieprasīta par izmaiņām uzņēmumu
nosaukumā, dienestu padomju armijā, represijām un darba stāžu (2.tabula).
2.tabula
Ko iedzīvotāji visbiežāk meklējuši arhīvā pēdējo trīs gadu laikā?
Lietas Arhīvā meklētās lietas Atrašanās vieta šodien
saskaņā ar LNA informāciju 2012. 2013. 2014.
Mantojuma apliecība 39 41 19 Mantojumu reģistrs
Izpildkomitejas lēmums 77 47 39 -
Darba alga 102 112 95 Nodokļu informācijas sistēma
Biogrāfiskie dati 69 142 200 Adopcijas reģistrs,
Civilstāvokļa aktu reģistrācijas
sistēma
Tiesas spriedums 195 127 201 Tiesu informatīvā sistēma
Mācības 318 143 107 Valsts izglītības informācijas
sistēma
Darba stāžs 270 260 239 Sociālās apdrošināšanas
informācijas sistēma
Represijas 304 258 216 -
Dienests 255 302 245 Informācija pieejama
Aizsardzības ministrijā
Nosaukuma maiņa 648 681 668 Uzņēmumu reģistra
informācijas sistēma
Iespējams, ka
ilgtermiņā LNA
zaudēs dokumentu
glabāšanas funkciju.
E-dokumentu glabāšana
17
Attīstoties e-pārvaldei, lielākā daļa dokumentu tiek apstrādāta elektroniskā veidā
informācijas sistēmās, piemēram, informāciju par darba algu Valsts ieņēmumu
dienests saņem Elektroniskās deklarēšanas sistēmā un uzglabā Nodokļu
informācijas sistēmā; biogrāfiskos datus par dzimšanu, laulībām un miršanas faktu
uzkrāj Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde Civilstāvokļa aktu reģistrācijas
informācijas sistēmā, par adopciju - Labklājības ministrijas Adopcijas reģistrā, par
darba stāžu - Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūras Sociālās apdrošināšanas
informācijas sistēmā.
Revīzijas uzsākšanas brīdī ne no vienas valsts informācijas sistēmas, kurās tiek
uzkrāta iedzīvotāju biežāk meklētā informācija, nebija nodoti elektroniskie dati
uzglabāšanai LNA. Šīs informācijas iegūšanai iedzīvotāji vēršas iestādē, kurā par
maksu vai bez maksas iegūst ne tikai aktuālo, bet arī vēsturisko informāciju.
LNA revīzijā apstiprinājis, ka process, institūcijām izsniedzot
informāciju iedzīvotājiem, no to izveidotām informācijas sistēmām, ir
lētāks nekā LNA, izsniedzot informāciju no glabāšanai pieņemtajiem
datiem.
Revīzijā konstatēts, ka tikai no divām valsts informācijas sistēmām ir saņemti dati
uzglabāšanai LNA – no Centrālās statistikas pārvaldes informācijas sistēmas un
Pilsonības iegūšanas un zaudēšanas informācijas sistēmas.
Attiecībā uz elektroniskiem dokumentiem revīzijā konstatēts, ka tikai 133 iestādes
ir nodevušas elektroniskos dokumentus glabāšanai LNA, galvenokārt – likvidētās
iestādes. Tā kā LNA nav apkopota informācija, cik iestādēs un cik elektronisko
dokumentu lietām ir noteikta pastāvīga glabāšana, nav iespējams noteikt, no cik
iestādēm elektronisko dokumentu lietas nav saņemtas. Kopumā LNA strādā ar
3842 iestādēm.
Arī LNA sniedzis informāciju23
, ka vairāki iedzīvotājiem būtiskie dokumenti ar
arhīvisko vērtību, kas ir līdz pat 19 gadus veci, tiek glabāti iestādēs un nav nodoti
LNA pastāvīgā glabāšanā, piemēram, informācija par darba stāžu – no 1996.gada
informāciju sniedz Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūra no savas datubāzes.
Revīzijā ietvertās iestādes24
apstiprināja, ka vismaz kopš 1995.gada LNA nav
nodoti uzglabāšanai nedz papīra, nedz elektroniskā veidā dokumenti, kuriem
noteikta arhīviskā vērtība (piemēri 3.tabulā).
3.tabula
Kuru informāciju arhīvā atrast nevarēsim?
Iestāde Arhīvam nenodotās lietas Gads, no kura lietas
nav nodotas
Valsts ieņēmumu dienests Nodokļu maksātāju lietas < 1995.g.
Zemesgrāmata Nekustamā īpašuma lietas 1990.g.
Uzņēmumu reģistrs Komersantu lietas 1990.g.
Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde Personu lietas 1991.g.
Iestādes arhīvam
nenodod pastāvīgi
glabājamos
dokumentus.
Arhīvā nav
nozīmīgas
informācijas.
E-dokumentu glabāšana
18
LNA paskaidrojis, ka nekustamā īpašuma lietas un Komersantu lietas
netiek arhivētas, jo praktiski nekad netiek slēgtas, nodokļu maksātāju
lietas netiek pieņemtas resursu trūkuma dēļ, savukārt PMLP personu
lietas nav nododamas arhīvam.
Iestādes nenodod datus, pamatojot to ar nepieciešamību turpināt tos izmantot
iestādes funkciju un uzdevumu pildīšanai. Normatīvais akts paredz, ka iestāde
iesniedz arhīvā iesniegumu glabāšanas termiņa pagarināšanai un LNA izsniedz
atļauju glabāšanas termiņa pagarināšanai, kas nav ilgāks par desmit gadiem25
.
Normatīvie akti neierobežo dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanas
maksimālo reižu skaitu. Situācija ir analoģiska arī saistībā ar papīra dokumentu
nodošanu uzglabāšanai LNA.
Vienlaikus iestādes vērsa uzmanību uz iestādēs izveidotajām milzīgajām
dokumentu glabātuvēm papīra dokumentu uzglabāšanai (6.attēls).
Valsts ieņēmumu dienesta arhīvs
jau ir 79 km garumā, no tām 1.8
km – LNA nododamie dokumenti
Uzņēmumu reģistra arhīvs
aizņem 300 m2 platību
6.attēls. Kādi ir arhīvu apjomi iestādēs?
Revīzijā, veicot intervijas Valsts ieņēmumu dienestā, Uzņēmumu reģistrā, Tiesu
administrācijā un Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē par elektronisko
dokumentu glabāšanas jautājumiem, konstatēts, ka aptaujātās iestādes nav
nodevušas elektroniskos dokumentus LNA, jo ir nepieciešama informācija:
par elektronisko dokumentu aprakstīšanu;
par datu eksportu no iestādē izmantotajām informācijas sistēmām;
Iestādes veido savas
liela apjoma
dokumentu
glabātavas.
Rīgas pilsētas Vidzemes priekšpilsētas tiesas
zemesgrāmatu nodaļas arhīvā glabājas
325 918 nekustamā īpašuma lietas
12 gadus pēc
normatīvo aktu
stāšanās spēkā
iestādēm nav
izpratne, ko un kā
nodot arhīvam
elektroniskā veidā.
E-dokumentu glabāšana
19
par datu struktūru;
par elektronisko dokumentu nodošanu LNA un rīcību ar elektroniskajiem
dokumentiem pēc to nodošanas arhīvam u.c.
Papildus normatīvajos aktos noteiktajām prasībām elektronisko dokumentu
arhivēšanas jomā LNA nav izstrādājis rokasgrāmatas vai vadlīnijas elektronisko
dokumentu nodošanai, kā arī nav noteikta kārtība, kā iestādēm rīkoties ar
elektroniskajiem dokumentiem pēc to nodošanas arhīvam, tādējādi neveicinot
iestāžu izpratni par elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumiem.
Saskaņā ar LNA nolikumu un reglamentu tā funkcijās ietilpst konsultāciju un
metodiskās palīdzības sniegšana institūcijām dokumentu un arhīvu pārvaldības un
dokumentu uzkrāšanas jautājumos. Tomēr revīzijā aptaujātās iestādes (Valsts
ieņēmumu dienests, Uzņēmumu reģistrs, Tiesu administrācija un Pilsonības un
migrācijas lietu pārvalde) sniegušas informāciju, ka LNA nesniedz pietiekamu
metodisko un praktisko atbalstu par elektronisko dokumentu glabāšanas
jautājumiem. Turklāt saistībā ar elektroniskajiem dokumentiem iestāžu kuratori
konsultācijas nesniedz, bet aicina iestādes vērsties LNA Latvijas Valsts
kinofotofonodokumentu arhīva Elektronisko dokumentu nodaļā26
, kas atbild par
metodiskās palīdzības sniegšanu elektronisko datu un dokumentu glabāšanā.
2014.gadā LNA bija nodarbināti 418 darbinieki27
, no tiem metodisko un praktisko
palīdzību iestādēm sniedza (7.attēls):
dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumos - 43 darbinieki - eksperti;
jautājumos par elektronisko dokumentu pieņemšanu, glabāšanu un
izmantošanu - četri darbinieki.
7.attēls. LNA darbinieki, kuri veic dokumentu pieņemšanu un konsultēšanu
arhīvu jomas jautājumos.
26
43 4
345
Papīra dokumentu
pieņemšana
Konsultāciju sniegšana par
papīra dokumentiem
Elektronisko dokumentu
pieņemšana un
konsultāciju sniegšana
Pārējie LNA darbinieki
E-dokumentu glabāšana
20
Lielākā daļa arhīva darbinieku ir nodarbināta Latvijas Valsts arhīvā, Latvijas
Vēstures arhīvā, Personāla dokumentu valsts arhīvā, 11 zonālajos arhīvos, kur
veic dokumentu pieņemšanu, uzglabāšanu un meklēšanu, un administrācijā.
LNA sniedzis informāciju, ka kopš ekonomiskās krīzes 2008.gadā, arhīva
darbinieku skaits ir samazinājies par 40% (no 697 uz 422
nodarbinātiem), kā arī pašreiz esošais finansējums sastāda tikai 60% no
pirmskrīzes budžeta. Arhīva darbu ietekmēja arī ilgstošais Arhīvu
likuma izstrādes process (no 1997.gada), kā arī nozares ilgstoša un
pilnīga reorganizācija, kas pabeigta tikai 2011.gadā.
1.3. Vai vispār valstī ir elektroniskie dokumenti, ko nepieciešams glabāt?
Viens no iemesliem nelielajam elektronisko dokumentu apjomam, ko LNA saņem
no iestādēm, ir tas, ka valsts pārvaldē elektronisko dokumentu aprites līmenis vēl
arvien ir zems. Palielinot elektronisko dokumentu apriti starp iestādēm un
samazinot papīra dokumentu skaitu pat par vienu procentu, valsts katru gadu
ieekonomētu līdz 113 tūkstošiem euro. Palielinot glabājamo elektronisko
dokumentu skaitu un samazinot papīra dokumentu skaitu, ietaupījums dokumentu
glabāšanai veidotos arī LNA.
Revīzijā konstatēts, ka no 2012.gada līdz 2014.gadam LNA glabāšanā ir pieņēmis
632 738 vienības28
, no tām tikai 0,27% jeb 1738 ir elektronisko dokumentu
vienības (8.attēls).
8.attēls. Vai LNA uzglabāto elektronisko dokumentu īpatsvars ir nozīmīgs pret
papīra dokumentu daudzumu?
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
20122013
2014
169000
370000
92000 573 620
545
Papīra dokumenti Elektroniskie dokumenti
E-dokumentu glabāšana
21
Revīzijā, izvērtējot 32 iestāžu nomenklatūras no 3248 iestāžu ar LNA
saskaņotajām lietu nomenklatūrām29
(saskaņotas laikā no 2013.gada līdz
2015.gadam), konstatēts, ka lielākajā daļā revīzijā skatīto iestāžu pastāvīgi
glabājamās lietas galvenokārt ir veidotas papīra formā. No izskatītajās
nomenklatūrās ietvertajām 2829 pastāvīgi glabājamām lietām 18% ir veidoti
elektroniskā formā, 74% ir veidoti papīra formā, bet 8% ir hibrīdlietas.
Revīzijā konstatēts, ka tikai trijās iestādēs (Valsts asinsdonoru centrs, Uzņēmumu
reģistrs, Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienests) no 32 iestādēm elektroniskās
lietas veido vairāk par 50% no pastāvīgi uzglabājamām lietām (9.attēls).
9.attēls. Vai pastāvīgi glabājamās elektronisko dokumentu lietas veido būtisku
daļu no iestāžu pastāvīgi glabājamām lietām?
Tādās iestādēs kā Valsts ieņēmumu dienests, Vides aizsardzības un reģionālās
attīstības ministrija, Labklājības ministrija, Augstākā tiesa, Pārtikas un
veterinārais dienests elektronisko dokumentu lietu skaits neveido vairāk kā 8% no
patstāvīgi glabājamo lietu skaita.
Lai gan pastāvīgi glabājamo elektronisko lietu skaits ir neliels pret iestādēs
veidoto papīra lietu skaitu, nav iespējams precīzi noteikt elektronisko lietu
apjomu. Saskaņā ar LNA pārstāvja sniegto informāciju elektroniski nododamais
dokumentu apjoms jāvērtē katrā iestādē individuāli.
VARAM pētījumos 2010.gadā un 2011.gadā30
secināts:
49% valsts iestāžu un pašvaldību savā starpā saraksti veic papīra veidā, un
elektronisko dokumentu aprites līmenis iestādēs vēl joprojām ir zems;
tikai vienu piekto daļu sarakstes dokumentu veido elektroniskie dokumenti.
Aptaujātajās 85 iestādēs konstatēts, ka valsts pārvaldes iestādes ir
saņēmušas un nosūtījušas 19 miljonus dokumentu, no kuriem elektroniskie
dokumenti veido 20%;
viena papīra dokumenta aprites izmaksas (materiāls un dokumenta
nosūtīšana) veido 0,81 euro, savukārt elektroniskā dokumenta aprites
izmaksas (dokumenta elektroniska parakstīšana un nosūtīšana) ir 0,23 euro.
13 iestādēs
8 iestādēs
8 iestādēs
3 iestādēs
0%-8%
10%-21%
24%-43%
56% un vairāk
E-dokumentu glabāšana
22
Ņemot vērā VARAM pētījumu par ministriju un to padotības iestāžu dokumentu
aprites procesiem, pēc revidenta aplēses (4.pielikums), palielinot elektronisko
dokumentu apriti un proporcionāli samazinot papīra dokumentu apriti pat par
vienu procentu, valsts katru gadu ieekonomētu 113 tūkstošus euro.
Dubultojot elektronisko dokumentu īpatsvaru no patlaban apritē esošajiem
20% līdz 40%, valsts katru gadu ieekonomētu aptuveni 2,2 miljonus euro
(10.attēls).
10.attēls. Vai pāreja uz elektronisko dokumentu apriti samazina izmaksas?
Elektronisko dokumentu glabāšanas apjomi ir tiešā veidā saistīti ar elektronisko
dokumentu aprites līmeni valstī.
Ņemot vērā to, ka elektronisko dokumentu aprites līmenis ir zems, laikā no
2012.gada līdz 2014.gadam31
LNA glabāšanā pieņemti 1738 elektronisko
dokumentu lietas un 631 000 papīra dokumentu lietu.
Saskaņā ar LNA veikto aprēķinu32
, ņemot vērā 10 gadu periodu un izmantotos
datu masīvus, vidējās elektronisko dokumentu glabāšanas izmaksas arhīvā 100
lapu biezai lietai ir 10 reizes lētākas nekā papīra dokumentu lietai (1.pielikums) -
papīra dokumentiem 0,3 euro/gadā, bet elektroniskajiem dokumentiem (.pdf, .tiff,
.xml un .docx) no 0,002 līdz 0,11 euro/gadā.
Pēc revidenta aplēses (5.pielikums), pieaugot glabāšanā pieņemto elektronisko
dokumentu lietu skaitam un proporcionāli samazinoties papīra dokumentu lietu
skaitam, arhīvs var būtiski samazināt nepieciešamo līdzekļu apmēru dokumentu
glabāšanai (11.attēls), piemēram, samazinot glabāšanai pieņemto papīra lietu
skaitu par 20%, kopējās izmaksas gadā samazinātos par 11 358 euro.
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
Izm
aksa
s gad
ā, m
iljo
ni
euro
Elektronisko
dokumentu
īpatsvars
Elektronisko dokumentu
aprite šobrīd
Elektronisko
dokumentu
glabāšana ir līdz pat
10 reizēm lētāka.
Elektronisko
dokumentu aprite
un glabāšana ir
ievērojami lētāka.
E-dokumentu glabāšana
23
11.attēls. Vai pāreja uz elektronisko dokumentu apriti samazina LNA
dokumentu glabāšanas izmaksas?
Ieteikumi
Lai nodrošinātu mērķtiecīgu nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu un
organizētu elektronisko dokumentu saņemšanu normatīvajos aktos noteiktajos
termiņos, vienlaikus nodrošinot efektīvu budžeta līdzekļu izmantošanu:
LNA noteikt informāciju ar arhīvisko vērtību, kura tiek uzkrāta iestādēs;
LNA sagatavot darba plānu sadarbībai ar iestādēm, lai valsts informācijas
sistēmās identificētu konkrētus datu vienumus un ar to nolasāmību un
juridisko spēku saistītos datu atribūtus;
izstrādāt vadlīnijas iestādēm valsts informācijas sistēmās esošo elektronisko
datu izvērtēšanai, atlasei un nodošanai glabāšanai arhīvā;
LNA veikt pasākumus LNA atbildīgo darbinieku (ekspertu) kvalifikācijas
pilnveidošanai par elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumiem.
Lai LNA ilgtermiņā spētu izpildīt savu funkciju, kas saistīta ar nacionālā
dokumentārā mantojuma uzkrāšanu, uzskaiti un glabāšanu, izvērtēt iespējas:
LNA apzināt elektronisko dokumentu un datu apjomu, kāds varētu tikt
nodots arhīvam, vienlaikus izvērtējot LNA tehnisko resursu pietiekamību,
kā arī sadarbībā ar iestādi izvērtēt piemērotāko risinājumu pastāvīgi
glabājamo elektronisko datu glabāšanā;
pārņemt tādu iestāžu arhīvus, kuras divas un vairāk reizes ir saņēmušas
LNA izsniegto atļauju dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanai;
izvērtēt iespēju noteikt maksimālo reižu skaitu, cik iestāde var saņemt
atļauju dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanai.
0
10
20
30
40
50
60
70
Izm
aksa
s gad
ā ,
tūkst
oši
eu
ro
Dokumentu (papīra un elektronisko) glabāšanas izmaksas šobrīd
E-dokumentu glabāšana
24
Lai samazinātu nelietderīgas izmaksas dokumentu glabāšanai un atslogotu
dokumentu glabātuves LNA:
izvērtēt arhīvā pieņemto dokumentu, kuriem saskaņā ar LNA
paraugsarakstu ir mainījies glabāšanas termiņš, turpmākās glabāšanas
nepieciešamību;
pārskatīt noteiktos glabāšanas termiņus, nodrošinot valstī vienotas pieejas
īstenošanu līdzvērtīgu dokumentu uzglabāšanas termiņā;
izstrādāt pieeju, lai konstatētu un novērstu iespējamu dokumentu dublēšanos
arhīvā.
Lai samazinātu dokumentu glabāšanas izmaksas, LNA izstrādāt pasākumu plānu
sadarbībai ar citām atbildīgajām iestādēm elektronisko dokumentu aprites
veicināšanai valsts pārvaldē.
E-dokumentu glabāšana
25
2. Vai resursi elektronisko dokumentu glabāšanas jomā tiek
izlietoti efektīvi?
2.1. Vai LNA ir izveidota infrastruktūra elektronisko dokumentu
pieņemšanai un uzglabāšanai?
Desmit gadu garumā īstenotais VVAIS projekts vēl nav vainagojies ar
panākumiem. Izvērtējot LNA izveidoto infrastruktūru, secināms, ka par četriem
miljoniem euro izstrādātā programmatūra netiek izmantota, lai no valsts un
pašvaldību institūcijām uzglabāšanā saņemtu elektroniskos dokumentus, kā arī
plānotie e-pakalpojumi nav pieejami sabiedrībai.
Tā kā, lai atjaunotu VVAIS darbību pēc avārijas serveru telpā, pagāja deviņi
mēneši, netiek nodrošināta normāla, nepārtraukta sistēmas darbība. Tādējādi
iestāžu un iedzīvotāju uzticēšanās elektronisko datu nodošanai un pieejamībai
LNA vēl vairāk ir apdraudēta.
Saskaņā ar nolikumu33
LNA uztur un attīsta arhīva darbībai nepieciešamo
infrastruktūru.
LNA 2005.gadā uzsāka VVAIS izstrādes projektu. Tā mērķis bija izveidot vienoto
valsts arhīvu informācijas sistēmu, lai nodrošinātu valsts arhīvu informācijas
resursu pieejamību sabiedrībai un valsts un pašvaldību institūciju elektronisko
dokumentu un datu uzkrāšanu un glabāšanu (12.attēls).
12.attēls. Ko ietver VVAIS projekts?
VVAIS
programmatūras
izstrādē ieguldītie
līdzekļi pašreiz nav
atmaksājušies.
E-dokumentu glabāšana
26
Projekts tika īstenots divās kārtās, kuru vadību nodrošināja valsts aģentūra
„Kultūras informācijas centrs” sadarbībā ar LNA. Abās kārtās kopā izlietoti
8 653 573 euro programmatūras izstrādei un infrastruktūras izveidei.
Izvērtējot 4 098 105 euro34
vērto VVAIS programmatūras izstrādi, konstatēti
vairāki trūkumi, kas norāda uz ieilgušām gan tehniskām, gan organizatoriskām
problēmām, lai programmatūras izveidē ieguldītie līdzekļi atmaksātos.
Lai gan pirmajā kārtā izstrādātā programmatūra nodota ekspluatācijā 2011.gada
27.jūnijā un otrajā kārtā izstrādātā programmatūra – 2013.gada novembrī, revīzijā
netika konstatēts, ka tā tiktu izmantota darbā ar iestādēm, piemēram,
nomenklatūru iesniegšanai, klasifikācijas shēmu saskaņošanai un elektronisko
dokumentu saņemšanai. To, ka programmatūra ir izstrādāta un atbilst
funkcionālajām prasībām, apstiprina ārpakalpojuma sniedzēja veiktās
akcepttestēšanas rezultāti35
. Akcepttestēšanā netika konstatētas augstas prioritātes
kļūdas, kuru dēļ funkcionalitātes lietošana nebūtu iespējama.
LNA izstrādātais VVAIS ieviešanas plāns paredz veikt pilotprojektus iestādēm
par dokumentu aprakstīšanu, analīzi, iestāžu portāla vadību, lietvedību, bet
viennozīmīgi neparedz veikt pilotprojektus par elektronisko dokumentu nodošanu,
pieņemšanu, aprakstīšanu, glabāšanu un izmantošanu.
Kopš 2015.gada 1.janvāra izdoti rīkojumi izmantot darbā VVAIS ietvaros
izstrādāto funkcionalitāti LNA iekšējo dokumentu apritei starp LNA
struktūrvienībām, ienākošo un izejošo dokumentu reģistrācijai, kā arī LNA iekšējā
darba organizēšanai (klientu pieprasījumu un izpildes reģistrācijai, lasītavu
apmeklētāju reģistrācijai, arhīva glabātavu aprakstu (atbildīgais par glabātavu,
glabātavas adrese, nosaukums, veids, platība, ietilpība, faktiskā noslodze)
aktualizēšanai, LNA uzraudzībā esošo iestāžu datu pārbaudei). Saskaņā ar LNA
sniegto informāciju moduli lieto 360 LNA darbinieki.
Par visu projekta ietvaros izstrādāto funkcionalitāšu izmantošanas uzsākšanu
rīkojums nav izdots.
LNA darbinieki turpina izmantot veco informācijas sistēmu „Avoti”, kurā tiek
uzskaitīts ekspertu darbs ar iestādēm, piemēram, iestādes, nomenklatūru
saskaņošanas datumi, sniegtās konsultācijas u.tml. Lai gan koncepcijā36
bija
paredzēta datu migrācija no vecās sistēmas uz izstrādāto VVAIS, revīzijas laikā
konstatēts, ka datu migrācija nav veikta pilnā apjomā. Iemigrēti ir dati, kas uzkrāti
līdz 2009.gadam. Saskaņā ar LNA sniegto informāciju šobrīd vēl neviens nav
ievadījis vecos datus VVAIS, tas notiks pamazām, tiklīdz tiks dots rīkojums, kad
katrs kurators sakārtos un papildinās savu iestāžu datus. Rīkojums izdots
2015.gada 9.jūnijā37
.
Viens no projekta mērķiem bija radīt vidi datu centralizētai uzkrāšanai un
pieejamību, lai veicinātu e-pārvaldes funkcionēšanu un e-pakalpojumu pieejamību
sabiedrībai. Projektā bija paredzēts realizēt 11 e-pakalpojumus (9.pielikums), ar
E-dokumentu glabāšana
27
kuru palīdzību tiktu organizēts iestāžu darbs ar LNA dokumentu nodošanā, kā arī
iedzīvotājiem vienkāršotu LNA izziņu saņemšanu dažādās jomās.
Revīzijā konstatēts, ka e-pakalpojumi ir izstrādāti, bet uz revīzijas veikšanas brīdi
nebija pieejami nedz vienotajā publisko pakalpojumu portālā www.latvija.lv, nedz
arī VVAIS portālā vvais.arhivi.gov.lv.
LNA apstiprināja, ka tehnisku iemeslu dēļ nav iedarbināta VVAIS ārējā vide,
tai skaitā e-pakalpojumi un LNA portāls.
Revīzijas saskaņošanas laikā LNA sniedza informāciju38
, ka pakalpojumi
iedzīvotājiem nodoti lietošanai kopš 2015.gada 1.augusta. LNA portālā
arhivi.gov.lv ir pieejami seši pakalpojumi iedzīvotājiem, no tiem četri
pieejami publisko pakalpojumu portālā latvija.lv.
VVAIS projekta ietvaros informācijas saņemšanas un uzglabāšanas risinājumam
par 126 654 euro39
tika iegādāts disku masīvs. Ņemot vērā to, ka VVAIS nav
nodots ekspluatācijā, disku masīvs netiek izmantots saņemto datu glabāšanai
paredzētajos apjomos.
Revīzijā konstatēts, ka ārējos normatīvajos dokumentos nav noteikts termiņš, kādā
iestādes uzsāk elektronisko dokumentu nodošanu LNA, izmantojot izstrādāto vidi.
VVAIS funkcionalitātes izmantošana ir viens no trīs iespējamiem veidiem, kā
nodot elektroniskos dokumentus pastāvīgā glabāšanā LNA – papīra veidā, ārējā
datu nesējā vai VVAIS. Nenosakot obligātu prasību elektronisko dokumentu
saņemšanas veidam, pastāv augsts risks, ka iestādes turpinās izmantot līdzšinējo
veidu, iesniedzot elektroniskos dokumentus datu nesējos.
Vērtējot VVAIS pieejamību, konstatēts, ka sistēma ilgstoši nav bijusi pieejama.
LNA serveru telpā 2014.gada jūlijā notika tehniska avārija (13.attēls), kā rezultātā
visi VVAIS serveri tika izslēgti. Lai problēmu novērstu:
līdz 2014.gada decembrim LNA serveru telpā tika pārvilkta elektrība;
līdz 2015.gada aprīlim tika pārkonfigurēti VVAIS serveri un atjaunota
VVAIS iekšējās vides darbība.
13.attēls. VVAIS pieejamības problēmas.
Normatīvie akti
neveicina pāreju uz
VVAIS.
E-dokumentu glabāšana
28
Revīzijas laikā konstatēts, ka VVAIS izstrādātie funkcionālie bloki var tikt
izmantoti arhīva iekšējo funkciju veikšanai, tomēr vēl turpinās VVAIS ārējās
vides konfigurēšana, kas nodrošinātu iestāžu piekļuvi VVAIS un tās funkciju
izmantošanai.
Vērtējot ieilgušo VVAIS darbības atjaunošanu, konstatētas nepilnības VVAIS
uzturēšanā.
ERAF projekta ietvaros izstrādātā VVAIS programmatūra un iegādātā
serveru tehnika tika uzstādītas LNA serveru telpās, bet saskaņā ar
pamatlīdzekļu uzskaites kartītēm programmatūra un serveru tehnika atrodas
KISC bilancē.
Sadarbības organizēšanai VVAIS projekta izstrādes gaitā starp LNA un KISC
noslēgts līgums40
, kas noteica, ka pēc projekta īstenošanas KISC nodrošina
visu izveidoto projekta rezultātu uzturēšanu piecus gadus pēc projekta
īstenošanas, savukārt LNA nodrošina projekta rezultātu, kas atrodas faktiskā
LNA lietošanā, uzturēšanu piecus gadus pēc projekta īstenošanas (4.tabula).
4.tabula
Kādas ir LNA un KISC tiesības un pienākumi VVAIS ieviešanā?
LNA tiesības un pienākumi KISC tiesības un pienākumi
Projekta īstenošanas laikā
Sniegt KISC nepieciešamo
dokumentāciju, informatīvo atbalstu un
tehniskās konsultācijas.
Deleģēt noteiktas kompetences personas
projekta pārvaldības struktūrās.
Sniegt informāciju par projekta īstenošanu
publiskajā telpā, informējot mājaslapā par
iespējām, ko sniegs īstenotās aktivitātes.
Piedalīties KISC publicitātes pasākumos.
Veikt projekta īstenošanu.
Nodrošināt organizatorisko jautājumu koordinēšanu.
Sniegt visu LNA nepieciešamo dokumentāciju un
informatīvo atbalstu, kas saistīts ar projekta
īstenošanu.
Savlaicīgi informēt LNA par Projekta Uzraudzības
padomes un Darba grupas sanāksmēm.
Nodrošināt informācijas un publicitātes pasākumus.
Pēc projekta īstenošanas
Nodrošināt projekta ietvaros izveidoto rezultātu,
kas atrodas LNA faktiskā lietošanā, uzturēšanu 5
(piecus) gadus pēc projekta īstenošanas.
Nodrošināt visu Projekta ietvaros izveidoto
Projekta rezultātu uzturēšanu 5 (piecus) gadus
pēc projekta īstenošanas.
Izvērtējot projekta gaitā iegādātās tehniskās infrastruktūras nodošanu LNA,
konstatēts, ka bezatlīdzības lietošanā, noslēdzot patapinājumu līgumu41
, ir
nodotas:
datortehnika un digitalizācijas tehnika;
VVAIS informācijas saņemšanas un uzglabāšanas risinājuma tehniskā
infrastruktūra.
VVAIS tehniskās
problēmas joprojām
nav atrisinātas.
E-dokumentu glabāšana
29
Lai gan saskaņā ar reglamentu LNA Informācijas tehnoloģiju nodaļas funkcijās
ietilpst nodrošināt VVAIS uzturēšanu un veikt saistītos nepieciešamos
pasākumus, projekta ietvaros izstrādātā programmatūra un infrastruktūra (VVAIS
informācijas pārvaldības un piekļuves risinājuma tehniskā infrastruktūra) pilnā
apjomā LNA netika nodota.
2.2. Vai VVAIS izstrādē ieguldītās izmaksas kādreiz tiks atpelnītas?
Valsts kontrole neapšauba VVAIS projekta nepieciešamību un nozīmību LNA
funkciju īstenošanai, lai nodrošinātu mūsdienīgu darbu ar iestādēm un
pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem. Tomēr, izvērtējot VVAIS programmatūras
izmaksas pret arhīvā nododamo elektronisko dokumentu lietu apjomu, secināms,
ka, saglabājoties esošajam elektronisko dokumentu pieņemšanas apjomam,
ieguldītās izmaksas VVAIS izstrādē atpelnīsies pēc 22 tūkstošiem gadu.
Lai veicinātu atdevi no programmatūras un infrastruktūras izstrādē ieguldītajiem
līdzekļiem, nepieciešama mērķtiecīga rīcība gan Kultūras ministrijā, gan LNA,
darba uzdevumus koncentrējot uz VVAIS ieviešanu. Patlaban nav izstrādāts
detalizēts darba plāns VVAIS funkcionalitātes pilnīgai ieviešanai un darbības
uzsākšanai valsts pārvaldes iestādēs, kā arī KM darbības plānošanas dokumentos
nav noteikta VVAIS ieviešana kā prioritārs mērķis, radot risku, ka ieviešana var
ieilgt. Līdz šim darba uzdevumi ir bijuši orientēti uz VVAIS projekta īstenošanu,
neparedzot aktivitātes ieviešanai.
Vērtējot VVAIS ieviešanu, Kultūras ministrijas darba plānos ietverti vairāki darba
uzdevumi – līdz 2014.gadam darba uzdevumi bija orientēti uz VVAIS projekta
turpināšanu, savukārt 2014.gadā izvirzīts uzdevums ieviest VVAIS ietvaros
izveidotos e-pakalpojumus, kā arī turpināt datu ievadi un aktualizāciju sistēmas
pilnvērtīgas darbības nodrošināšanai (skatīt attēlā). Kultūras ministrijas 2015.gada
darba plānā vairs nav paredzēti uzdevumi saistībā ar VVAIS ieviešanu (14.attēls).
Kultūras ministrija sniegusi skaidrojumu42
, ka saskaņā ar
normatīvajiem aktiem43
Kultūras ministrija 2015.gada darbības plānu
izstrādāja ievērojot apstākļus, ka Kultūras ministrija ir atsevišķa,
pastāvīga institūcija, nevis resors, tādā veidā neietverot padotības iestāžu
gada plānos norādītos pasākumus.
VVAIS uzturēšana un attīstība plānota kā aktivitāte LNA stratēģijā 2015.-
2020.gadam. Uz revīzijas veikšanas brīdi stratēģija vēl nebija apstiprināta.
Kultūras ministrijas darba plānos (6.pielikums) atsevišķu VVAIS ieviešanas
uzdevumu izpildē par atbildīgām ir noteiktas vairākas iestādes – gan LNA, gan
KISC, gan Latvijas Nacionālā bibliotēka, nenodalot katrā iestādē konkrēti
veicamo uzdevumu.
Nav nodrošināta
pietiekama VVAIS
ieviešanas plānošana
un uzraudzība
Saglabājoties
esošajiem apjomiem,
VVAIS izmaksas tik
drīz neatmaksāsies.
E-dokumentu glabāšana
30
14.attēls. Vai Kultūras ministrijas darba plānos ir definēti uzdevumi VVAIS
ieviešanai?
Izvērtējot LNA ikgadējos darba plānus no 2011.gada līdz 2015.gadam, tika
konstatēti vairāki darba uzdevumi saistībā ar VVAIS projekta īstenošanu un
ieviešanu. Uzdevumi ir orientēti uz procesu, nenosakot sasniedzamo rezultātu un
uzdevuma izpildes termiņu (15.attēls)
15.attēls. Kuriem uzdevumiem darbu plānos saistībā ar VVAIS projekta
īstenošanu nav noteikti sasniedzamie rezultāti un izpildes termiņi?
ERAF nacionālās programmas projekta VVAIS pilotprojekts sadarbībā ar institūcijām
2014 Fondu migrācijas rezultātu pārbaude, fonda apjomu un virsrakstu precizēšana (VVAIS)
Dokumentu uzskaites sarakstu precizēšana un ievade (VVAIS).
2015
Attīstīt VVAIS projektu 2010.gads,
2011.gads
Attīstīt VVAIS projektu
Apmācīt VVAIS lietotājus
2013.gads Turpināt VVAIS projektu
2014.gads
2015.gads
Turpināt VVAIS projektu
Nodrošināt VVAIS ieviešanu un tehnisko
uzturēšanu
Ieviest e-pakalpojumus
Turpināt datu ievadi
Uzdevumi nav noteikti
2015.gada
1.jūnijs VVAIS pilnā apjomā nav ieviests
Uzdevumiem nav
noteikti izpildes
termiņi un rezultāti
nav identificējami.
E-dokumentu glabāšana
31
Izvērtējot LNA darba plānu izpildes pārskatus no 2011.gada līdz 2013.gadam,
konstatēts, ka pēc pārskatiem nav skaidri identificējami visu uzdevumu izpildes
rezultāti, piemēram, LNA 2013.gada pārskatā nebija ietverta informācija par
rezultātiem:
uzdevumam „Elektronisko datu un dokumentu saglabāšanas komisijas
darbs”;
uzdevumam „VVAIS attiecīgā moduļa izstrāde un ieviešana”.
Revīzijā konstatēts, ka nav LNA ir aprakstīti iekšējie procesu apraksti par
elektronisko dokumentu glabāšanu un pārbaudi VVAIS, bet tie līdz galam nav
pārbaudīti, noformēti un apstiprināti.
Plānojot projekta aktivitāšu mērķus un rezultātus, tiem netika izvirzīti
sasniedzamie rezultatīvie radītāji, saskaņā ar kuriem pēc projekta īstenošanas
sniegt funkcijas izpildes uzlabošanās novērtējumu un izvērtēt, kādā mērā projekta
aktivitātes nodrošina noteiktā mērķa sasniegšanu un vai projektā līdzekļi ieguldīti
ekonomiski (rezultāts sasniegts ar mazāko ieguldījumu, saglabājot kvalitāti).
ERAF projektā kā sasniedzamie rezultāti tika paredzēts izveidot 11 e-
pakalpojumus, kuru mērķauditorija atkarībā no pakalpojuma veida būtu visi
iedzīvotāji (saskaņā ar Centrālās statistikas pārvaldes datiem ERAF projekta
izstrādes laikā tie bija 1 958 585 iedzīvotāji), uzņēmumi (66 997 komersanti
saskaņā ar Lursoft datiem), valsts un pašvaldību iestādes (4390 iestādes saskaņā ar
arhīva datiem).
Tā kā revīzijas pārbaudes laikā e-pakalpojumi nebija pieejami izmantošanai,
nebija iespējams novērtēt to faktisko izmantošanas apjomu un intensitāti, tāpēc
revīzijas laikā ieguldījumu atdeves novērtēšanai izmantota aplēse, kas pamatota
uz līdzšinējo elektronisko dokumentu apjomu, kurš nodots glabāšanā LNA, kā arī
uz kopējo LNA ik gadu saņemto papīra dokumentu apjomu, pieņemot, ka ar laiku
notiks pāreja uz elektronisko dokumentu apriti.
Pieņemot KISC sniegto informāciju, ka VVAIS funkcionalitāte elektronisko
dokumentu glabāšanai ir izmaksājusi 382 290 euro un ņemot vērā, ka saskaņā ar
LNA aprēķinu vienas elektroniskās lietas glabāšanas izmaksas ir 0.03 euro/gadā,
lai glabāšanas izmaksas sasniegtu VVAIS izstrādē ieguldītās izmaksas, VVAIS
sistēmā ir nepieciešams uzglabāt gandrīz 13 miljonus elektronisko dokumentu
lietu (2.pielikums).
Ar līdzšinējo elektronisko dokumentu lietu pieņemšanas apjomu, nevērtējot
sociālekonomiskos ieguvumus un mainīgo datu apjomu vienā elektroniskā
dokumenta lietā, VVAIS funkcionalitātē elektronisko dokumentu glabāšanai
izstrādē ieguldītās izmaksas tiks apgūtas pēc 22 tūkstošiem gadu. Savukārt,
pieņemot, ka līdz šim arhīvā pieņemtās papīra lietas, turpmāk tiks iesniegtas
elektroniski - lai nosegtu elektronisko dokumentu glabāšanas izstrādes izmaksas,
nepieciešami 60 gadi.
E-dokumentu glabāšana
32
Ieteikumi
Lai nodrošinātu veiksmīgu VVAIS ieviešanu un izmantošanas uzsākšanu un
veicinātu VVAIS izstrādē ieguldīto līdzekļu ekonomisko atdevi:
izstrādāt scenārijus un veikt VVAIS funkcionalitātes testēšanu dažādām
VVAIS lietotāju grupām, sākot no elektronisko dokumentu un elektronisko
datu iesniegšanas (iestādes funkcijas) līdz pat meklēšanai (iedzīvotāja
vajadzība);
izstrādāt pasākumu plānu VVAIS funkcionalitātes ieviešanai LNA un valsts
pārvaldes iestādēs, kā arī paredzēto e-pakalpojumu darbības uzsākšanai;
KISC un LNA vienoties par atbildību VVAIS uzturēšanai, nodrošinot
VVAIS darbības nepārtrauktību un pieejamību.
E-dokumentu glabāšana
33
Kultūras ministrijas viedoklis
Par veikto revīziju
Valsts kontroles izvēlētais lietderības audits
saistībā ar arhīva sistēmas gatavību
elektroniska veida dokumentu saņemšanas un
uzglabāšanas nodrošināšanu ir aktuāls temats
kā Latvijā tā arī citās Eiropas Savienības
valstīs, ņemot vērā digitalizācijas attīstību.
Elektroniskā veidā esošas, tajā skaitā, e-
pārvaldes attīstības rezultātā izveidotās,
informācijas uzglabāšanas nodrošināšana ir
izaicinājums valsts pārvaldei kopumā, kā arī
valstu arhīvu sistēmu speciālistiem daudzās
valstīs, jo tiešā veidā ir saistīts ar jaunu
tehnoloģiju strauju attīstību un ieviešanu gan
valsts pārvaldes darbībā, gan ikviena
iedzīvotāja ikdienā. Līdz ar to situācija prasa
nepārtrauktu sistēmas attīstību un
pilnveidošanos, tam paredzot gan finanšu,
gan personāla resursus. Tādi fundamentāli
jautājumi kā dokumentu izvērtēšana un
atlases kritēriju noteikšana pastāvīgai
glabāšanai valsts arhīvos, dokumentu un
arhīvu pārvaldībā strauji ienākot IT
tehnoloģijām, ir viens no karstākajiem
diskusiju priekšmetiem ne tikai
profesionāļiem Latvijā, bet arī visā pasaulē.
Tomēr jāatzīmē, ka revīzijai izvēlētais laiks
nebija pārāk veiksmīgs, jo Vienotās valsts
arhīvu informācijas sistēmas (turpmāk -
VVAIS) 2. kārta faktiski tika pabeigta tikai
šogad un līdz ar to vēl ir pāragri sniegt
vērtējumu par tās darbības efektivitāti.
Par revīzijas secinājumiem
Kultūras ministrija uzskata, ka revīzijā
konstatētās nepilnības ir identificētas un
arhīvu sistēmas attīstības virzieni ir definēti
kultūrpolitikas pamatnostādņu 2014.-
2020.gadam „Radošā Latvija" (apstiprināta
MK 29.07.2014.rīkojums Nr. 401) Arhīvu
nozares darbībai noteikto prioritāšu ietvaros.
Auditējamā periodā arhīvu sistēmas attīstību
būtiski ietekmēja divi faktori. Pirmais saistīts
ar ilgstošu Arhīvu likuma izstādes procesu
(kopš 1997.gada), kura rezultātā notika
nozares darbības pilnīga reorganizācija, kas
tika pabeigta tikai 2011.gadā. Līdz ar to, tikai
no 2012.gada novembra ir izveidots
normatīvais regulējums, kas pilnībā nosaka
visas dokumentu, t.sk., elektronisko
dokumentu veidošanas un arhivēšanas
procedūras.
Otrs faktors saistīts ar 2008.gadā veikto kraso
finanšu un personāla resursu samazinājumu.
Kopumā arhīva darbinieku skaits
salīdzinājumā ar 2008.gadu ir samazinājies
par 40% (no 697 līdz 422 nodarbinātiem), kā
arī pašreiz 2015.gadā pieejamais finansējums
veido tikai 60% no pirmskrīzes budžeta
finanšu resursiem.
Uzskatām, ka ir nekorekti izteikt viedokli, ka
VVAIS funkcionalitātes elektronisko
dokumentu glabāšanas izstrādē ieguldītās
izmaksas tiks pilnībā atpelnītas pēc 22 tūkst.
gadiem, jo elektronisko dokumentu aprite
starp iestādēm pēdējos divos gados ir strauji
pieaugusi. Norādām, ka saskaņā ar Arhīvu
likuma nosacījumiem, iestādē elektroniski
izveidotie dokumenti jānodod valsts
glabāšanā pēc 5 gadiem. Tādejādi revidējamā
periodā arhīva glabāšanā nododamie
elektroniskie dokumenti tika izveidoti laika
posmā līdz 2010.gadam, kad to izmantošana
bija salīdzinoši zema. Pēdējos gados
vērojamā tendence norāda uz strauju
elektronisko dokumentu, t.sk., foto, audio un
video dokumentu, apjoma pieaugumu.
E-dokumentu glabāšana
34
Revīzijā veiktajā aprēķinā nav sniegts
salīdzinājums, cik izmaksātu jaunu glabātavu
izveide, ja minētie dokumenti būtu jāglabā
analogā formātā.
Norādām, ka VVAIS projekta ietvaros tika
veikti aprēķini ar mērķi identificēt ar
elektroniskā arhīva ieviešanu saistītos
sociālekonomiskos ieguvumus un noteikt to
kvantificēto vērtību. Tika identificēts, ka,
ieviešot elektroniskā arhīva un e-
pakalpojumus, tiks būtiski ietaupīts arhīva
pakalpojumu saņemšanai (piemēram,
dokumentu kopiju, izziņu saņemšanai u.c.)
nepieciešamais laiks. Saskaņā ar SIA
„Ernst&Young Baltic” 2010.gadā veiktajiem
aprēķiniem kopējais sociālekonomisko
ieguvumu apjoms mērāms 12,9 milj. EUR
apmērā periodā līdz 2025.gadam.
Par revīzijas ieteikumiem
Revīzijas rezultātā sniegtie ieteikumi arhīvu
sistēmas darbības pilnveidošanai saskan ar
„Arhīvu nozares stratēģija 2015.-2020.gadam.
Dokumentu un arhīvu pārvaldība. Nacionālais
dokumentārais mantojums”, kas apstiprināta
Arhīvu padomē (03.06.2015.protokols Nr.2)
un tie palīdzēs uzlabot Latvijas Nacionālā
arhīva darbību.
Par revīzijas ieteikumu ieviešanu
Kultūras ministrijas turpmākās darbības
saistītas ar Valsts kontroles revīzijas
ieteikumu ieviešanas laika grafikā noteikto
pasākumu realizēšanas nodrošināšanu.
Papildus veicamajām darbībām, pieejamo
finanšu resursu ietvaros, tiks veicināta LNA
atbildīgo darbinieku (ekspertu) kvalifikācijas
pilnveidošana par elektronisko dokumentu
saglabāšanas jautājumiem.
E-dokumentu glabāšana
35
Revīzijas raksturojums
Ziņojumā izmantotie saīsinājumi
KM – Kultūras ministrija.
LNA – Latvijas Nacionālais arhīvs.
KISC – Kultūras informācijas sistēmu centrs.
VVAIS – Valsts vienotā arhīvu informācijas sistēma.
Revīzijas mērķis
Revīzijas mērķis ir gūt pārliecību šādos jautājumos:
Politikas plānošanas dokumentos ir pausta skaidra nostāja elektronisko
dokumentu arhivēšanas jomā (ietverts sadaļā Elektronisko dokumentu
pastāvīga uzglabāšana – kas tiek uzglabāts, kāpēc un kurš par to ir
atbildīgs?);
KM un LNA ietvaros ir izveidoti, plānoti un uzraudzīti ar elektronisko
dokumentu arhivēšanu saistītie procesi un tam nepieciešamie resursi;
LNA ir veicinājis iestāžu izpratni elektronisko dokumentu glabāšanas jomā.
Revīzijas apjoms
Revīzija ir veikta saskaņā ar Latvijas Republikā atzītiem starptautiskajiem
revīzijas standartiem. Revīzija ir plānota un veikta tā, lai iegūtu pietiekamu
pārliecību, ka revīzijas mērķis ir sasniegts un iegūtie pierādījumi ir pietiekami,
atbilstoši un ticami.
Revīzija aptvēra laika posmu no 2014.gada 1.janvāra līdz 2015.gada 30.jūnijam,
tomēr VVAIS un citu procesu raksturojošo rādītāju salīdzināšanai tika izmantoti
arī dati ārpus norādītā laika posma.
Tā kā revidējamais laiks ietvēra Latvijas Republikas nacionālās valūtas – lata
nomaiņu uz euro, revīzijas ziņojumā visas skaitliskās vērtības ir izteiktas euro,
piemērojot valūtas kursu – viens euro ir 0,702804 lati.
Revīzijā veiktās
pārbaudes
E-dokumentu glabāšana
36
Revīzija ietvēra šādus jautājumus un kritērijus:
vai valsts plānošanas dokumentos noteiktās prioritātes un uzdevumi saistībā
ar elektronisko dokumentu arhivēšanas jomu ir izpildīti (ietverts sadaļā
Elektronisko dokumentu pastāvīga uzglabāšana – kas tiek uzglabāts, kāpēc
un kurš par to ir atbildīgs?);
vai atbildīgo iestāžu arhivēšanas jomā darbības ir vērstas uz elektronisko
dokumentu glabāšanu un izmantošanu nākotnē;
vai LNA ir ieviesti nepieciešamie procesi un pietiek resursu elektronisko
dokumentu glabāšanai;
vai arhīvu informācijas sistēmas izstrādē ieguldītie līdzekļi ir izlietoti
lietderīgi;
vai LNA sadarbojas ar iestādēm elektronisko dokumentu glabāšanas
jautājumos un ir veicinājis iestāžu izpratni elektronisko dokumentu
glabāšanas jomā;
vai elektronisko dokumentu aprite un glabāšana ir ekonomiski pamatota.
Revīzija galvenokārt tika veikta LNA, tomēr pārbaudes par dažu procesu norisi
veiktas arī KM un KISC.
Par jautājumiem elektronisko dokumentu glabāšanā papildus intervijas tika
veiktas Tiesu administrācijā, Uzņēmumu reģistrā, Valsts ieņēmumu dienestā,
Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē.
Revīzijā ir iegūti pietiekami un atbilstoši revīzijas pierādījumi, un, pamatojoties
uz revīzijas pierādījumiem, ir sagatavots revīzijas ziņojums.
Revīzijas juridiskais pamatojums
Saskaņā ar Valsts kontroles likuma 2.pantu, Valsts kontroles 2015.gada darba
plānu un Revīzijas un metodoloģijas departamenta 2015.gada 26.janvāra revīzijas
uzdevumu Nr.2.4.1-5/2015 ir noteikta lietderības revīzija „Elektronisko
dokumentu un datu saglabāšana Latvijas Nacionālajā arhīvā”.
Revīziju uzdots veikt informācijas sistēmu auditoriem Valdim Kaļupniekam,
Mārtiņam Švirkstam un Līgai Naglei. Par revīzijas norisi ir atbildīga Revīzijas un
metodoloģijas departamenta direktore Lelde Dimante un sektora vadītāja Ingrīda
Kalniņa-Junga.
Stratēģiski plānota
Īstenota un uzraudzīta
Koordinēta
E-dokumentu glabāšana
37
Valsts kontroles revidentu atbildība
Valsts kontroles revidenti ir atbildīgi par revīzijas ziņojuma sniegšanu, kas
pamatojas uz revīzijā gūtiem atbilstošiem, pietiekamiem un ticamiem revīzijas
pierādījumiem.
Kultūras ministrijas un tās padotībā esošo institūciju atbildība
KM un tās padotībā esošās institūcijas ir atbildīgas par normatīvo aktu ievērošanu
un revidentiem sniegtās informācijas patiesumu.
E-dokumentu glabāšana
38
1.pielikums. LNA sniegtā informācija par pieņemto dokumentu
skaitu un dokumentu glabāšanas izmaksām
Nr.p.k.
(r.)
Raksturlielumi Formula Papīra
dokumenti
Elektroniskie dokumenti
1. 2012.gadā pieņemto
dokumentu skaits44
- 169 000 573
2. 2013.gadā pieņemto
dokumentu skaits45
- 370 000 620
3. 2014.gadā pieņemto
dokumentu skaits46
- 92 000 545
4. Pieņemto
dokumentu skaits
(kopā)
1.r.+2.r.+3.r. 631 000 1738
5. Pieņemto
dokumentu skaits
vidēji gadā
4.r./3 210 333 579
6. Darbinieku skaits,
kuri nodrošina
dokumentu
pieņemšanu
glabāšanai arhīvā47
- 26 4
7. 100 lapu biezas
dokumentu lietas
glabāšanas
izmaksām gadā
(euro)48
- 0,3 Formāts Izmaksas Vidēji
.tiff 0,11 0,03
.pdf 0,003
.xml 0,002
.docx 0,002
E-dokumentu glabāšana
39
2.pielikums. Revidenta aplēse1 „VVAIS programmatūras izstrādē
ieguldīto izmaksu attiecība pret arhīvā pieņemto dokumentu apjomu”
Nr.p.k.
(r.) Raksturlielumi Formula Rezultāts
VVAIS programmatūras I kārtas uzskaites vērtība (euro) - 1 445 599
VVAIS programmatūras II kārtas uzskaites vērtība (euro) - 2 652 506
VVAIS programmatūras kopējās izmaksas (euro) - 4 098 105
1.
VVAIS funkcionālo bloku izmaksas (euro), kas tiešā veidā
attiecināmas2 uz elektronisko dokumentu glabāšanu, skaits:
Datu sagatavošanas un nodošanas modulis;
Datu saņemšanas modulis;
Uzglabāšanas un vadības sistēma;
Starparhīvs;
Karantīnas un kontrolpārbaužu zona.
- 382 290
2. Vienas elektronisko dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā
(euro) - 0,03
3. Vidējais pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaits gadā3
skatīt
1.pielikuma
5.rindu
579
4. Glabāšanas vienību skaits, lai segtu izstrādes kopējās izmaksas 1.r./2.r. 12 743 000
5.
Gadu skaits, lai nosegtu elektronisko dokumentu glabāšanas
izstrādes izmaksas, pieņemot, ka saglabājās vidējais līdzšinējais
arhīvā pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaits
4.r./3.r. 22 009 gadi
6. Papīra un elektronisko dokumentu vidējais pieņemto lietu skaits
gadā
skatīt
1.pielikuma
5.rindu
210 913
7.
Gadu skaits, lai nosegtu elektronisko dokumentu glabāšanas
izstrādes izmaksas, pieņemot, ka līdz šim arhīvā pieņemtās papīra
lietas, turpmāk tiks iesniegtas elektroniski
4.r./6.r. 60 gadi
1 Izmaksu aplēsē nav ņemti vērā sociālekonomiskie ieguvumi, kuri vērtējami pēc pilnas VVAIS
funkcionalitātes ieviešanas. 2 Detalizēti nav identificējamas izmaksas, kas attiecināmas uz elektronisko dokumentu glabāšanas un
pieejamības funkcionalitātes izstrādi, kas veikta VVAIS 1.kārtā (piemēram, dokumentu klasificēšanai un
shēmu izstrādei), kā arī otrajā kārtā VVAIS informācijas pārvaldības un piekļuves risinājuma izstrādes
ietvaros, piemēram, integrētu e-pakalpojumu izstrādei un nepieciešamās informācijas apmaiņai starp
portālu un VVAIS komponentēm. VVAIS funkcionālo bloku elektronisko dokumentu glabāšanai un
pieejamībai izmaksas identificētas saskaņā ar KISC sniegto vērtējumu. 3 Izmaksu aplēsē nav ņemti vērā iespējamie mainīgie datu apjomi vienā elektroniskā dokumenta lietā.
Izmantota LNA sniegtā informācija par pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaitu no 2012.-
2014.gadam.
E-dokumentu glabāšana
40
3.pielikums. Revidenta aplēse „Lietu, kurām vairs nav arhīviskās vērtības, glabāšanas izmaksas arhīvā”
Nr.p.k.(r.) Raksturlielumi Formula Rezultāts
1. Iestāžu skaits, ar kurām strādā LNA49
- 3842
2. Laikā no 1994.gada līdz 1999.gadam LNA pieņemtie Valsts kases pamatlīdzekļu inventarizācijas saraksti
(lapas) - 1326
3. Laikā no 1994.gada līdz 1999.gadam LNA pieņemtie Valsts ieņēmumu dienesta pamatlīdzekļu
inventarizācijas saraksti (lapas) - 2573
4. Kopējais glabāšanā saņemtais Valsts kases un Valsts ieņēmumu dienesta pamatlīdzekļu inventarizācijas
sarakstu lapu skaits laikā no 1994.gada līdz 1999.gadam 2.r.+3.r. 3899
5. Vienas papīra dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā (euro) - 0,3
6. Lapu skaits papīra lietā - 100
7. Glabāšanā saņemto Valsts kases un Valsts ieņēmumu dienesta pamatlīdzekļu inventarizācijas sarakstu laikā
no 1994.gada līdz 1999.gadam uzglabāšanas izmaksas (euro) 4.r.*5.r./6.r. 11,70
8. Vienas lietas glabāšanas izmaksas visās iestādēs vienā gadā (euro) (1.r.*5.r.) 1153
9. Trīs lietu glabāšanas izmaksas visās iestādēs vienā gadā (euro) 8.r.*3 lietas 3458
10. Trīs lietu glabāšanas izmaksas visās iestādēs vienā gadā (euro) 8.r.*6 lietas 6916
11. Lietu glabāšanas izmaksas 5 gadu periodā visās iestādēs (euro)
1 gadā 2 gados 3 gados 4 gados 5 gados
1 lieta 1153 2305 3458 4610 5763
3 lietas 3458 6916 10 373 13 831 17 289
6 lietas 6916 13 831 20 747 27 662 34 578
E-dokumentu glabāšana
41
4.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu aprites izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram pret
papīra dokumentiem”
Nr.p.k. (r.) Raksturlielumi Rezultāts
1. Valsts pārvaldes iestādēs saņemto un nosūtīto dokumentu skaits 19 484 916
2. Viena papīra dokumenta aprites izmaksas - materiāls un dokumenta sūtīšana (euro) 0,81
3. Viena elektroniskā dokumenta aprites izmaksas – dokumenta sūtīšana (euro) 0,23
4. Dokumentu aprites izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram pret papīra dokumentiem, bet nemainoties kopējam LNA pieņemto
lietu skaitam
Papīra lietu samazinājums Papīra lietu
skaits
Papīra lietu
glabāšanas izmaksas
(euro)
Elektronisko
lietu skaits
Elektronisko lietu
glabāšanas
izmaksas (euro)
Kopējās
izmaksas
(euro)
Starpība
(euro)
Viss papīrā 19 484 916 15 802 986 0 0 15 802 986 -
samazinot par 1% 19 290 067 15 644 957 194 849 44 359,26 15 689 316 113 671
samazinot par 10 % 17 536 424 14 222 688 1 948 492 443 592,60 14 666 280 1 136 706
samazinot par 20% 15 587 933 12 642 389 3 896 983 887 185,21 13 529 574 2 273 412
samazinot par 30% 13 639 441 11 062 091 5 845 475 1 330 777,81 12 392 868 3 410 118
samazinot par 40% 11 690 950 9 481 792 7 793 966 1 774 370,41 11 256 162 4 546 824
samazinot par 50% 9 742 458 7 901 493 9 742 458 2 217 963,02 10 119 456 5 683 530
samazinot par 60 % 7 793 966 6 321 195 11 690 950 2 661 555,62 8 982 750 6 820 236
samazinot par 70 % 5 845 475 4 740 896 13 639 441 3 105 148,22 7 846 044 7 956 942
samazinot par 80 % 3 896 983 3 160 597 15 587 933 3 548 740,83 6 709 338 9 093 648
samazinot par 90 % 1 948 492 1 580 299 17 536 424 3 992 333,43 5 572 632 10 230 354
Viss elektroniski 0 - 19 484 916 4 435 926,03 4 435 926 11 367 060
E-dokumentu glabāšana
42
5.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu glabāšanas izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram
pret papīra dokumentiem”
Nr.p.k. (r.) Raksturlielumi Formula Rezultāts
1. Vienas elektronisko dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā (euro) - 0,03
2. Vidējais pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaits gadā Skat. 1.pielikuma 5.rindu 579
3. Vienas papīra dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā (euro) - 0,.3
4. Pieņemto papīra dokumentu skaits vidēji gadā Skat. 1.pielikuma 5.rindu 210 333
5. Dokumentu glabāšanas izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram pret papīra dokumentiem, bet nemainoties kopējam LNA pieņemto
lietu skaitam
Papīra lietu samazinājums Papīra lietu
skaits
Papīra lietu glabāšanas izmaksas
(euro)
Elektronisko
lietu skaits
Elektronisko lietu
glabāšanas
izmaksas (euro)
Kopējās
izmaksas (euro)
pašlaik 210 333 63 100 579 17,38 63 117
samazinot par 1% 208 230 62 469 2683 80,48 62 549
samazinot par 10 % 189 300 56 790 21 613 648,38 57 438
samazinot par 20% 168 267 50 480 42 646 1279,38 51 759
samazinot par 30% 147 233 44 170 63 679 1910,38 46 080
samazinot par 40% 126 200 37 860 84 713 2541,38 40 401
samazinot par 50% 105 167 31 550 105 746 3172,38 34 722
samazinot par 60 % 84 133 25 240 126 779 3803,38 29 043
samazinot par 70 % 63 100 18 930 147 813 4434,38 23 364
samazinot par 80 % 42 067 12 620 168 846 5065,38 17 685
samazinot par 90 % 21 033 6310 189 879 5696,38 12 006
viss elektroniski 0 0 210 913 6327,38 6327
E-dokumentu glabāšana
43
6.pielikums. KM darba plānos noteiktie atbildīgie par uzdevumu
izpildi saistībā ar VVAIS
Aktivitāte Atbildīgais
Kultūras ministrijas darba plāns 2010.-2011.gada 1.puse
Attīstīt informācijas komunikāciju tehnoloģiju un
digitalizācijas projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas
2.kārta”.
Valsts aģentūra „Kultūras informācijas
sistēmas”, Latvijas Nacionālā bibliotēka,
Stratēģijas un reģionālās kultūrpolitikas
nodaļa
Kultūras ministrijas darba plāns 2012.gadam
Attīstīt informācijas komunikāciju tehnoloģiju un
digitalizācijas projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas
2.kārta”.
Valsts aģentūra „Kultūras informācijas
sistēmas”, Latvijas Nacionālā bibliotēka,
Latvijas Nacionālais arhīvs, Stratēģijas un
reģionālās kultūrpolitikas nodaļa
Īstenot tālākizglītības kursus un apmācības atmiņas institūciju
darbiniekiem
- LNB Mācību centrā – īstenot 550 akadēmiskās stundas,
apmācīt 600 dalībniekus.
- Īstenot tālākizglītības kursus un apmācības atmiņas
institūciju darbiniekiem.
KIS:
Īstenot 2 līmeņu (13 un 18 stundu) mācību programmu
publisko bibliotēku bibliotekāriem „Bibliotēkas interešu
pārstāvniecība”; plānotais apmācīto skaits 1600
Latvijas un ārzemju datu bāzu apmācības un informatīvie
semināri akadēmisko, publisko un skolu bibliotēku
bibliotekāriem; plānotais apmācīto skaits 500
Nacionālā muzeju krājuma kopkataloga informācijas
sistēmas administratoru apmācības; plānotais apmācīto
skaits 111
Nacionālā muzeju krājuma kopkataloga informācijas
sistēmas gala lietotāju – muzeju darbinieku apmācības par
sistēmas lietošanu; plānotais apmācīto skaits 300
Kultūras ministrijas darbinieku apmācības NMKK
sistēmas Muzeju darbības efektivitātes pārraudzības
moduļa izmantošanā; plānotais apmācīto skaits 10
Muzeju darbinieku apmācības digitalizācijas aparatūras
administratora prasmju apguvei; plānotais apmācīto skaits
120.
Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas administratoru
un gala lietotāju apmācības; plānotais apmācīto skaits 250.
Muzeju un vizuālās mākslas nodaļa,
Bibliotēku nodaļa, LNA, KIS, LNB
Kultūras ministrijas darba plāns 2013.gadam
Turpināt ERAF projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas
2.kārta”.
Kultūras informācijas sistēmu centrs, Latvijas
Nacionālā bibliotēka, Latvijas Nacionālais
arhīvs
Kultūras ministrijas darba plāns 2014.gadam
Turpināt ERAF projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas
2.kārta”.
Kultūras informācijas sistēmu centrs, Latvijas
Nacionālā bibliotēka, Latvijas Nacionālais
arhīvs
Nodrošināt VVAIS 2. kārtas ieviešanu un tehnisko
uzturēšanu, ieviest sistēmas ietvaros izveidoto e-
pakalpojumus, turpināt datu ievadi un aktualizāciju sistēmas
pilnvērtīgas darbības nodrošināšanai.
Kultūras informācijas sistēmu centrs, Latvijas
Nacionālā bibliotēka, Latvijas Nacionālais
arhīvs
E-dokumentu glabāšana
44
7.pielikums. Normatīvie akti elektronisko dokumentu pārvaldībā
Nr. Normatīvais akts Normatīvā akta prasības Spēkā no
1 2 3 4
Dokumenta izveide
1. Dokumentu juridiskā
spēka likums
Nosaka prasības dokumenta oriģināla, atvasinājuma
(noraksts, izraksts vai kopija) un dublikāta izstrādāšanai
vai noformēšanai, lai tas iegūtu juridisku spēku.
01.07.2010.
2. 28.09.2010. Ministru
kabineta noteikumi
Nr.916 „Dokumentu
izstrādāšanas un
noformēšanas kārtība”
Nosaka dokumentu noformēšanas prasības un
dokumentu pārvaldes sistēmā ietilpstošos dokumentus un
to grupas.
15.10.2010.
3. Elektronisko dokumentu
likums
Nosaka elektroniskā dokumenta un elektroniskā paraksta
tiesisko statusu.
01.01.2003.
4. 28.06.2005. Ministru
kabineta noteikumi
Nr.473 „Elektronisko
dokumentu
izstrādāšanas,
noformēšanas,
glabāšanas un aprites
kārtība valsts un
pašvaldību iestādēs un
kārtība, kādā notiek
elektronisko dokumentu
aprite starp valsts un
pašvaldību iestādēm vai
starp šīm iestādēm un
fiziskajām un
juridiskajām personām”
Nosaka elektronisko dokumentu izstrādāšanas,
noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtību valsts un
pašvaldību iestādēs un kārtību, kādā notiek elektronisko
dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai
starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām
personām.
02.07.2005.
Dokumentu apstrāde, reģistrācija un uzglabāšana
5. 13.04.2010. Ministru
kabineta noteikumi
Nr.357 „Kārtība, kādā
iestādes sadarbojoties
sniedz informāciju
elektroniskā veidā, kā arī
nodrošina un apliecina
šādas informācijas
patiesumu”
Nosaka kārtību, kādā iestādes sadarbojoties sniedz
informāciju elektroniskā veidā, kā arī nodrošina un
apliecina šādas informācijas patiesumu.
29.04.2010.
6. 06.11.2012. Ministru
kabineta Nr.748
„Dokumentu un arhīvu
pārvaldības noteikumi”
Nosaka dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību
institūcijās, tai skaitā tehniskās prasības dokumentu
glabāšanai institūciju arhīvos.
09.11.2012.
E-dokumentu glabāšana
45
Nr. Normatīvais akts Normatīvā akta prasības Spēkā no
1 2 3 4
Dokumentu izvērtēšana
7. 02.03.2004. Ministru
kabineta noteikumi
Nr.117 „Noteikumi par
elektronisko dokumentu
izvērtēšanas veidu,
saglabāšanas kārtību un
nodošanu valsts arhīvam
glabāšanā”
Nosaka elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu,
saglabāšanas kārtību un termiņu, kādā tie nododami
valsts arhīvam glabāšanā.
06.03.2004.
8. 02.04.2002. Ministru
kabineta noteikumi
Nr.141 „Informācijas
sistēmās esošo
dokumentēto datu un
elektronisko dokumentu
arhivēšanas noteikumi”
Nosaka informācijas sistēmu arhivēšanas tiesiskās,
organizatoriskās un tehniskās pamatprasības, uzkrājot un
glabājot sistēmās elektroniskos dokumentus, kā arī
kārtību, kādā ilgstoši vai pastāvīgi glabājamie
dokumenti, reģistru informācijas resursi vai to daļas
jānodod valsts glabāšanā.
06.04.2002.
(zaudē
spēku
01.07.2010.)
Dokumentu nodošana arhīvam
9. Arhīvu likums Nosaka nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu,
izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu,
īstenojot atbilstošu dokumentu un arhīvu pārvaldību, kā
arī institūciju pienākumus, veicot dokumentu pārvaldību.
01.01.2011.
10. 06.11.2012. Ministru
kabineta noteikumi
Nr.749 „Kārtība, kādā
nodod dokumentus
pastāvīgā valsts
glabāšanā Latvijas
Nacionālajā arhīvā”
Nosaka, kā institūcija nodod dokumentus un uzziņu
sistēmu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā
arhīvā.
09.11.2012.
E-dokumentu glabāšana
46
8.pielikums. Valsts plānošanas dokumentos un tiesību aktos paredzētās aktivitātes elektronisko dokumentu
arhivēšanai
Nr.p.k. Dokuments Dokumentā noteiktās darbības
1 2 3
1.
Elektronisko dokumentu likuma
anotācija
(http://helios-
web.saeima.lv/bin/lasa?LP1017_0,
resurss skatīts: 27.07.2015.)
Anotācija50
noteikts, ka:
- likums veicinās jaunu informācijas tehnoloģiju izmantošanu valsts pārvaldes sektorā tiesisko darbību veikšanai, kas
ievērojami uzlabos valsts sniegto pakalpojumu kvalitāti un palielinās efektivitāti tiesisko jautājumu risināšanā.;
- elektronisko dokumentu izmantošana dos iespēju iesniegt un saņemt dokumentus valsts un pašvaldību iestādēs
elektroniskā veidā, tādējādi ietaupot laiku un līdzekļus, vienkāršos administratīvo procedūru kārtošanu;
- samazinoties papīra dokumentu plūsmai, ar laiku varētu tikt samazināts ierēdņu skaits.
2.
Arhīvu likuma koncepcija
(apstiprināta ar Ministru kabineta
11.02.2004. rīkojumu Nr.102 „Par
Arhīvu likuma koncepciju”)
Arhīvu likuma koncepcija51
, uz kuras pamata izstrādāts Arhīvu likums, jau 2004.gadā paredzēja:
- dokumentu apritē līdztekus tradicionālajiem informācijas nesējiem arvien nozīmīgāku vietu ieņem elektroniskie
dokumenti, palielinās nepieciešamība nodrošināt elektroniskās informācijas saglabāšanu un izmantošanu;
- nerisinot pastāvošās problēmas, sabiedrībai nebūs bez maksas pieejami dokumenti, kas veidojas, īstenojot
programmas e-Latvija un e-pārvalde;
- arhīvu darbības modeļa izstrādē jāņem vērā Latvijas e-pārvaldes koncepcija un Elektronisko dokumentu likums.
3.
Latvijas e-pārvaldes koncepcija
(apstiprināta ar Ministru kabineta
11.09.2002. rīkojumu Nr.496 „Par
Latvijas e-pārvaldes koncepciju”)
Latvijas e-pārvaldes koncepcija52
, kas tika pieņemta 2002.gadā un kuras mērķis ir paust valdības nostāju (politiku) e-
pārvaldes sakarā un apliecināt valdības gatavību īstenot izvirzītos uzdevumus, paredzēja:
- Latvijas valdība par prioritāru uzdevumu (misiju) izvirza valsts pārvaldes modernizācijas jeb e-pārvaldes izveides
programmas īstenošanu, nodrošinot sabiedrisko pakalpojumu kvalitātes un efektivitātes uzlabošanu;
- e-pārvaldes izveides konkrētie mērķi ir pakāpeniska sabiedrisko pakalpojumu sniegšanas elektronizācija līdz
2007.gadam;
- lai sabiedrisko pakalpojumu sniegšana, izmantojot internetu un nākotnē citus elektroniskos saziņas līdzekļus, vispār
būtu iespējama (nepieciešamie priekšnoteikumi), ir nepieciešama likumdošanas bāzes izveide un dokumentu
arhivēšanas jautājumu atrisināšana – tas ir arī tehnisks jautājums (elektronisko dokumentu glabāšanai arī ir
nepieciešami resursi, tie ir jāarhivē, jānodrošina piekļuve tiem utt.).
4.
Elektroniskās pārvaldes attīstības
programma 2005.-2009.gadam
(apstiprināta ar Ministru kabineta
29.09.2005. rīkojumu Nr.623)
Elektroniskās pārvaldes attīstības programma 2005.-2009.gadam53
, kas izstrādāta, pamatojoties uz Latvijas e-pārvaldes
koncepciju, paredz:
- viens no principiem, kas jāievēro, veicot ar šīs programmas ieviešanu saistītos pasākumus, ir, ka elektroniskie valsts
pārvaldes pakalpojumi ir droši, t.sk. iedzīvotājiem ir elektroniski pieejama informācija par sevi;
E-dokumentu glabāšana
47
Nr.p.k. Dokuments Dokumentā noteiktās darbības
1 2 3
- jāuzlabo esošās informācijas sistēmas, jo programmas izstrādes laikā identificētas būtiskas problēmas esošajās valsts
informācijas sistēmās, t.sk. arhīvu informācijas sistēmā – novecojusi, nespēj pieņemt elektroniskos dokumentus un
sniegt arhīva saturu tiešsaistē. Esošo sistēmu uzlabošana tiek veikta, balstoties uz attiecīgās nozares politikas
prioritātēm;
- VVAIS jāizveido (jāattīsta) līdz 2006.gada decembrim.
5.
Ziņojumi par „Elektroniskās
pārvaldes attīstības programmas
2005.-2009.gadam” īstenošanas
gaitu
Analizējot ziņojums par minētās attīstības programmas īstenošanas gaitu, konstatēts:
- līdz 2007.gada 1.jūlijam ir sagatavots informatīvais ziņojums par valsts informācijas sistēmu attīstības projektiem un
par priekšlikumiem to attīstībai, norādot problēmas un priekšlikumus to risināšanai54
. Minētajā informatīvajā
ziņojumā55
norādīts, ka vēl norit ERAF projekta „Vienotā valsts arhīvu informācijas sistēma” norise, kurā paredzēts
nodrošināt valsts arhīvu resursu pieejamību sabiedrībai, kā arī valsts un pašvaldību iestāžu elektronisko dokumentu
un datu uzkrāšanu un saglabāšanu (finansējums 1 398 256 euro);
- līdz 2008.gada 1.jūlijam ir veikta56
elektronisko dokumentu glabātavas pilnveidošana (piegādāts seifs datu nesēju
glabāšanai, uzstādīta mikroklimata uzturēšanas sistēma), kā arī VVAIS ietvaros nodrošināta elektronisko dokumentu
pieņemšana un glabāšana. Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvā esošā Elektronisko dokumentu nesēju
glabātava ir vienīgā valsts elektronisko dokumentu krātuve Latvijā, kas nodrošina elektronisko dokumentu
pieņemšanu valsts glabāšanā, uzskaiti, saglabāšanu un pieejamību57
.
6.
Elektroniskās pārvaldes attīstības
plāns 2011.–2013.gadam
(apstiprināts Ministru kabineta
17.05.2011. sēdē, Nr.31, 40.§)
Elektroniskās pārvaldes attīstības plāns 2011.–2013.gadam58
, lai turpinātu e-pārvaldes attīstību un lai nodrošinātu
elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.-2009.gadam pēctecību, paredz, ka valsts informācijas sistēmu un IKT
infrastruktūras attīstības ietvaros līdz 2012.gada otrajam ceturksnim ERAF projekta „Vienotās valsts arhīvu informācijas
sistēmas izstrādes un ieviešanas 2.kārta” ietvaros tiks veikta VVAIS attīstība (t.sk. elektronisko datu un dokumentu
saglabāšana un pieejamības nodrošināšana, jaunu moduļu un funkcionalitātes pilnveidošana). Publiski pieejamos resursos
nav atrodami ziņojumi vai pārskati par šī plāna faktisko izpildi.
7.
Informācijas sabiedrības attīstības
pamatnostādnes 2014.-2020.gadam
(apstiprinātas ar Ministru kabineta
14.10.2013. rīkojumu Nr.468)
Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādnes 2014.-2020.gadam59
vēl joprojām paredz:
- informācijas sabiedrības attīstībai svarīgs aspekts ir uzticēšanās elektroniskai videi, kuru kavē arī neziņa un
neizpratne par elektronisko datu, t.sk. elektronisko dokumentu, ilgstošas glabāšanas iespējām. Nav skaidrs, kā nodot
elektroniskos datus arhīvā, līdz ar to tiek traucēta arī e-pakalpojumu attīstība kopumā;
- lai veicinātu sabiedrības iekļaušanos informācijas sabiedrībā, radot uzticību elektroniskajai videi, jānodrošina
praktiski funkcionējoša un ērta elektronisko datu ilgstošas glabāšanas iespēja, tādējādi mazinot sabiedrības neziņu un
neuzticību e-dokumentiem un e-pakalpojumiem. Jāizvērtē iespēja pilnveidot ar elektronisko datu arhivēšanu saistīto
tiesisko regulējumu un jāveicina praktiskā sadarbība ar LNA.
8.
Valsts kultūrpolitikas vadlīnijas
2006.-2015.gadam
(apstiprinātas ar Ministru kabineta
Valsts kultūrpolitikas vadlīnijās 2006.-2015.gadam, kas nosaka kultūras jomas prioritātes un stratēģiskos mērķus, kā viens
no vidēja termiņa prioritārajiem uzdevumiem60
ir KM veidot mūsdienīgu, uz zināšanu sabiedrības vajadzībām orientētu
arhīvu sistēmu, t.sk. nodrošināt elektronisko dokumentu pieņemšanu un saglabāšanu.
E-dokumentu glabāšana
48
Nr.p.k. Dokuments Dokumentā noteiktās darbības
1 2 3
18.04.2006. rīkojumu Nr.264)
9.
Valsts kultūrpolitikas vadlīniju
2006.-2015.gadam starpposma
novērtējums
Valsts kultūrpolitikas vadlīniju 2006.-2015.gadam starpposma novērtējumā 2012.gadā KM norāda61
, ka elektronisko
dokumentu pieņemšana un glabāšana valstī tiek realizēta uz Valsts kinofotofonoarhīva bāzes veidotajā glabātavā, kā arī
turpinās darbs pie VVAIS izstrādes un situācija kopumā vērtējama kā pozitīva.
10. KM darbības stratēģija 2007.-
2009.gadam
KM darbības stratēģijā 2007.-2009.gadam62
kā jauna politikas iniciatīva tika paredzēta e-pārvaldes mērķu sasniegšana un
digitālo dokumentu pieejamība, arhīvu sistēmas modernizācija (arhīvu sistēmas funkciju nodrošināšana atbilstoši
informācijas sabiedrības vajadzībām un pieņemto normatīvo aktu prasībām, kā rezultātā sabiedrībai būs pieejami e-
pakalpojumi un uzlabosies arhīva darba kvalitāte).
11. Kultūras ministrijas darba plāni
2010.-2014.gadam
Kultūras ministrijas ikgadējos darba plānos63
katru gadu kopš 2010.gada elektronisko dokumentu arhivēšana atsevišķi
netiek izcelta, bet tiek paredzēts, ka ir jāīsteno VVAIS 2.kārta un LNA ir jāsniedz iestādēm metodiskā palīdzība un
konsultācijas, jāsagatavo informatīvie materiāli, jānodrošina dokumentu saglabāšana LNA atbilstoši piešķirtajam
finansējumam, kā arī jāveic valsts institūciju arhīvu un dokumentu pārvaldības uzraudzība un kontrole.
12. Satiksmes ministrijas informatīvie
ziņojumi
SM savos informatīvajos ziņojumos 2011. un 2012.gadā par e-paraksta ieviešanas gaitu norāda:
- iestādes vērš uzmanību64
uz elektronisko dokumentu arhivēšanas risku, kas kavē sekmīgu un drošu elektronisko
dokumentu pārvaldības attīstību un liek būt piesardzīgiem attiecībā uz plašu ar e-parakstu parakstītu dokumentu apriti
valsts pārvaldē. LNA kapacitāte metodiskā darbā ar elektronisko dokumentu arhivēšanu rada šaubas par iestāžu
nepieciešamajiem papildu resursiem elektronisko dokumentu arhivēšanas procesa nodrošināšanai;
- daudzi valsts sektorā izvairās lietot e-dokumentus65
, jo nezina, kā tos nodot LNA, bet pats arhīvs nespēj noteikt, kā
tiks nodrošināta elektronisko dokumentu arhivēšana, saglabāšana un atvēršana pēc daudziem gadiem.
E-dokumentu glabāšana
49
9.pielikums. VVAIS projektā realizējamie e-pakalpojumi
Nr. E-pakalpojums Apraksts66
Pakalpojumi sabiedrībai
1. Arhīva izziņu sociālos un
tiesiskos jautājumos
pasūtīšana un saņemšana
LNA izsniedz sociāli tiesiskās izziņas par darbu, mācībām, dienestu
bruņotajos spēkos, īpašumu piederību, civilstāvokļa aktiem u.c.
2. Arhīva izziņas pasūtīšana
un saņemšana
Juridiskām un fiziskām personām tiek izsniegtas arhīva izziņas,
dokumentu kopijas, arhīva dokumentu izraksti un noraksti Latvijas
sabiedriskās, politiskās, ekonomiskās un kultūras vēstures, dzimtas un
cilvēkvēstures jautājumos.
3. Audiovizuālo, skaņas un
foto dokumentu kopiju
saņemšana
LNA izsniedz juridiskām un fiziskām personām arhīvā glabāto
audiovizuālo, skaņas un foto dokumentu kopijas.
4. Papīra dokumentu kopiju
pasūtīšana un saņemšana
LNA izsniedz juridiskām un fiziskām personām arhīvā glabāto
dokumentu kopijas.
5. Atļaujas saņemšana
darbam lasītavā
Fiziska persona, kas vēlas iepazīties ar arhīva dokumentiem LNA
lasītavās, reģistrējas un saņem atļauju.
6. Dokumentu pasūtīšana
darbam lasītavā
Pētnieks, kas saņēmis atļauju darbam LNA lasītavās, var pasūtīt arhīva
dokumentus darbam lasītavā uz konkrētu laiku.
Pakalpojumi iestādēm
7. Arhīva konsultāciju
pieprasīšana un
saņemšana
LNA sniedz konsultācijas dokumentu un arhīvu pārvaldības
jautājumos arhīva uzraudzībā esošajām valsts un pašvaldību
institūcijām.
8. Dokumentu klasifikācijas
shēmu un glabāšanas
termiņu saskaņošana
LNA uzraudzībā esošās valsts un pašvaldību institūcijas saskaņo ar
arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas un dokumentu glabāšanas
termiņus.
9. Aprakstīšanas shēmas un
dokumentu aprakstu
izstrādāšana un
saskaņošana
LNA uzraudzībā esošās valsts un pašvaldību institūcijas, izmantojot
VVAIS funkcionalitāti, izstrādā dokumentu aprakstīšanas shēmas un
dokumentu aprakstus un saskaņo tos ar arhīvu.
10. Nodošanas-pieņemšanas
aktu sagatavošana
dokumentu nodošanai
arhīvā
LNA uzraudzībā esošas valsts un pašvaldību institūcijas sagatavo
arhīvam nododamo dokumentu sarakstus un dokumentu nodošanas-
pieņemšanas aktu.
11. Elektronisko dokumentu
nodošana arhīvā
LNA uzraudzībā esošās valsts un pašvaldību institūcijas elektroniskos
dokumentus un dokumentus, kuros ietverto informāciju veido attēls vai
skaņa, nodod pastāvīgā valsts glabāšanā LNA piecus gadus pēc to
radīšanas.
E-dokumentu glabāšana
50
10.pielikums. Infografika
E-dokumentu glabāšana
51
Saraksts ar atsaucēm 1 www.arhivi.lv/sitedata/ZURNALS/zurnalu_raksti/Valda_Petersone.pdf .
2 VARAM pētījumi „Par ministriju un to padotības iestāžu dokumentu aprites procesiem 2011.gadā” un
„Dokumentu aprites procesi valsts pārvaldē 2010.gadā”
(http://www.varam.gov.lv/lat/publ/petijumi/pet_Eparv/?doc=17673, resurss skatīts 06.05.2015.).
3 Interneta resurss: http://www.km.gov.lv/lv/nozares_info/arhivi.html (resurss skatīts 29.07.2014.).
4 Arhīvu likuma 1.pants, 6.panta pirmā un otrā daļa.
5 Arhīvu likuma 8.pants.
6 LNA skaidrojums „Dokumentu glabāšanas termiņi” (interneta resurss skatīts: 15.09.2015.
https://www.arhivi.gov.lv/content.aspx?id=579&mainId=269). 7 Elektronisko dokumentu likuma 1.panta trešā daļa.
8 VARAM 17.11.2011. „Elektronisko dokumentu noformēšanas un aprites vadlīniju” 1.1.apakšpunkts.
(http://www.varam.gov.lv/lat/publ/met/?doc=13575, resurss skatīts:224.07.2015.)
9 Elektronisko dokumentu likuma 3.panta piektā daļa.
10 Arhīvu likuma 6.panta otrā daļa, Ministru kabineta 02.03.2004. noteikumu Nr.117 „Noteikumi par
elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”
18.punkts.
11 „Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādņu 2014.–2020.gadam (informatīvā daļa)” 5.7.3.sadaļa.
(apstiprinātas ar Ministru kabineta 2013.gada 14.oktobra rīkojumu nr.486)
12 Ministru kabineta 28.12.2010. noteikumu Nr.1234 „Latvijas Nacionālā arhīva nolikums” 3.punkts.
13 Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumu Nr.748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” 2.2.
apakšpunkta un 43.punkts.
14 LNA 21.05.2013. reglaments Nr.4 „Latvijas Nacionālā arhīva Dokumentu un arhīvu pārvaldības
ekspertu komisijas reglaments”.
15 Dokumentu glabāšanas termiņi un paraugnomenklatūras (resurss skatīts 24.07.2015.
https://www.arhivi.gov.lv/content.aspx?id=466&mainId=127). 16
Interneta resurss: https://visr.eps.gov.lv/visr/default.aspx?action=2&type=8 (resurss skatīts
22.05.2015.).
17 Latvijas Nacionālā arhīva 01.12.2014. rīkojums Nr.86 „Par Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību
2014.gada pārskata un 2015.gada darba plāna iesniegšanu”.
18 Interneta resurss: https://visr.eps.gov.lv/visr/default.aspx?action=2&type=8 (resurss skatīts
22.05.2015.).
19 Arhīvu likuma 8.panta pirmā daļa.
20 Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas „Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu
saraksts” (apstiprināts: 27.12.1996., zaudējis spēku 01.01.2006.), LNA 01.07.2013. rīkojums Nr.74 „Par
personāla tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksta apstiprināšanu”, LNA 20.11.2014.
rīkojums Nr.78 „Par grāmatvedības tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksta
apstiprināšanu”.
21 Arhīvu likuma 6.panta otrā daļa, Ministru kabineta 02.03.2004. noteikumu Nr.117 „Noteikumi par
elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”
18.punkts.
22 LNA Pieprasījumu reģistrs 2012, LNA Pieprasījumu reģistrs 2013, LNA Pieprasījumu reģistrs 2014.
23 LNA 07.04.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.
24 Intervijas 23.04.2015. Tiesu administrācijā, 27.04.2015. Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē,
29.04.2015. Valsts ieņēmumu dienestā, 06.05.2015. Uzņēmumu reģistrā.
E-dokumentu glabāšana
52
25
Arhīvu likuma 6.panta 1., 2. un 3.daļa, Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumu Nr.749 „Kārtība, kādā
nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā” 30. un 32.pants.
26 31.08.2012. Latvijas Nacionālā arhīva saskaņotā Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīva
reglamenta 23.5. apakšpunkts.
27 LNA 2014.gada publiskā pārskata 5.sadaļa „Personāls” (interneta resurss:
http://www.arhivi.lv/index.php?&26, resurss skatīts: 24.07.2015.).
28 LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.
29 Rīgas domes Izglītības, kultūras un sporta departamenta, Pārtikas un veterinārā dienesta, Sējas novada
pašvaldības, Rīgas pašvaldības sabiedrības ar ierobežotu atbildību „Rīgas nami” (reģ.nr. 40003109638) ,
Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas, Studiju un zinātnes administrācijas, Augstākās
tiesas, Valsts vides dienesta Lielrīgas reģionālās vides pārvaldes, Latvijas Zinātņu akadēmijas,
Konkurences padomes, Labklājības ministrijas, Rīgas brīvostas pārvaldes, Sociālās aprūpes centra „Stella
Maris”, Ķekavas novada pašvaldības, Valsts ieņēmumu dienesta, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes,
Tiesu administrācijas, Valsts sociālās aprūpes centra „Rīga”, Rīgas apgabaltiesas zvērināta notāra, Valsts
asinsdonoru centra, Rīgas Stradiņa Universitātes, valsts akciju sabiedrības „Latvijas dzelzceļš” (reģ.nr.
40003032065), valsts aģentūras „Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra”, Uzņēmumu reģistra, Rīgas
domes, Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienesta, Veselības inspekcijas, Latvijas Bankas, Lauku
atbalsta dienesta, akciju sabiedrības „Sadales tīkls” (reģ.nr. 40003857687), Valsts darba inspekcijas un
sabiedrības ar ierobežotu atbildību „Lattelecom” (reģ.nr. 40003052786) lietu nomenklatūras (ar LNA
saskaņotas laikā no 2013.gada līdz 2015.gadam).
30VARAM pētījums „Par ministriju un to padotības iestāžu dokumentu aprites procesiem 2011.gadā”,
pētījums „Dokumentu aprites procesi valsts pārvaldē 2010.gadā”
(http://www.varam.gov.lv/lat/publ/petijumi/pet_Eparv/?doc=17673, resurss skatīts 06.05.2015.).
31 LNA 31.03.2015. e-pasta vēstule „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.
32 LNA 13.03.2015. e-pasta vēstule „Pārskati par VIS izvērtēšanu un dokumentu glabāšanas izmaksām”.
33 Ministru kabineta 28.12.2010. noteikumu Nr.1234 „Latvijas Nacionālā arhīva nolikums” 3.punkts.
34 Pamatlīdzekļa uzskaites kartītes Nr.NL0025, NL0086, NL0108.
35 SIA „Corporate Solutions” (reģ.nr. 40003861875) 25.10.2013. akcepttestu protokols „VVAIS
informācijas pārvaldības un piekļuves risinājuma funkcionālo prasību akcepttestēšana”; 24.10.2013.
akcepttestu protokols „VVAIS informācijas saņemšanas un uzglabāšanas risinājuma funkcionālo prasību
akcepttestēšana”.
36 SIA „IT Sistēmas” 2006.gada „Valsts vienotā arhīvu informācijas sistēmas „Sistēmas darbības
koncepcijas versija 2.0”” 3.2 sadaļa „Nepieciešamo izstrāžu apraksts”, 3.2.1.10. sadaļa „Datu migrācija
no eksistējošām sistēmām” un 4.1. sadaļa „Programmatūras izstrādes organizācija”.
37 LNA 09.06.2015. rīkojums Nr.LV_LNA-1.4.2./51-2015 „Par institūciju datu pārbaudi un aktualizēšanu
Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā".
38 LNA 17.09.2015. e-pasts “FW: Papildus informācija: e-pakalpojumi”.
39 11.01.2013. Papildu vienošanās Nr.227.5.3-1/2010/ERAF/VVAIS/2 pie 2010.gada 20.augusta
patapinājuma līguma Nr.227.5.3-1/2010/ERAF/VVAIS.
40 06.11.2009. sadarbības līgums starp LNA un KISC Nr.227.5.1-2/2009/ERAF/VVAIS.
41 20.08.2010. patapinājuma līgums starp KISC un Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekciju Nr.227.5.3-
1/2010/ERAF/VVAIS un papildu vienošanās, noslēgtas 01.09.2011., 11.01.2013., 06.01.2014.
42 Kultūras ministrijas 11.09.2015. vēstule Nr.2.1.4/2505 „Par Revīzijas ziņojuma projektu revīzijas lietā
Nr.2.4.1/2505”.
43 Ministru kabineta 02.12.2014. noteikumu Nr.737 „Attīstības plānošanas dokumentu izstrādes un
ietekmes izvērtēšanas noteikumi” 56.punkts, Valsts pārvaldes iekārtas likuma pirmais pants.
44 LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.
E-dokumentu glabāšana
53
45
LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.
46 LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.
47 LNA 29.04.2015. e-pasts „Re: Par informācijas sniegšanu” un 25.05.2015. e-pasts „Re: Par
informācijas nepieciešamību”.
48 LNA 13.03.2015. e-pasta vēstule „Pārskati par VIS izvērtēšanu un dokumentu glabāšanas izmaksām”.
49 LNA 07.04.2015. e-pasts „Re: no arhīva”.
50 Tieslietu ministrijas tiesību akta projekta „Elektronisko dokumentu likums” anotācija.
51 Kultūras ministrijas „Arhīvu likuma koncepcijas Informatīvā daļa” (apstiprināts ar Ministru kabineta
11.02.2004. rīkojumu Nr.102 „Par Arhīvu likuma koncepciju”).
52 „Latvijas e-pārvaldes koncepcijas” (apstiprināta ar Ministru kabineta 11.09.2002. rīkojumu Nr.496 „Par
Latvijas e-pārvaldes koncepciju”) 1.1.7., 3.4.1., 4.1.2., 4.2.2., 5.6.4.2., 5.7.1., 5.7.1.1., 5.7.2.1.punkts.
53 „Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.-2009.gadam” (apstiprināta ar Ministru kabineta
29.09.2005. rīkojumu Nr.623) 6., 7.8., 8., 11.punkts.
54 IUMEPLS 14.12.2007. Informatīvā ziņojuma „Par Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.
– 2009.gadam izpildes gaitu” 8.punkts.
55 IUMEPLS 24.09.2007. Informatīvais ziņojums „Par īstenotajiem valsts informācijas sistēmu attīstības
projektiem un par priekšlikumiem valsts informācijas sistēmu attīstībai” (pieņemts zināšanai Ministru
kabineta 16.10.2007. sēdē, Nr.58, 28.§).
56 IUMEPLS 11.12.2008. Informatīvais ziņojums „Par Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas
2005. – 2009.gadam izpildes gaitu”.
57 RAPLM 23.03.2010. „Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.-2009.gadam izpildes
novērtējuma ziņojums” (pieņemts zināšanai Ministru kabineta 23.03.2010. sēdē, Nr.15, 51.§).
58 VARAM 25.05.2011. „Elektroniskās pārvaldes attīstības plāns 2011.–2013.gadam” (apstiprināts
Ministru kabineta 17.05.2011. sēdē, Nr.31, 40.§).
59 VARAM 14.10.2013. „Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādnes 2014.–2020.gadam
(informatīvā daļa)” (apstiprinātas ar Ministru kabineta 14.10.2013. rīkojumu Nr.468).
60 Kultūras ministrijas ilgtermiņa politikas pamatnostādņu „Valsts kultūrpolitikas vadlīnijas 2006.-
2015.gadam. Nacionāla valsts” 6.5.nodaļa (apstiprinātas ar Ministru kabineta 18.04.2006. rīkojumu
Nr.264).
61 Kultūras ministrijas „Valsts kultūrpolitikas vadlīnijas 2006.-2015.gadam. Nacionāla valsts. Starpposma
novērtējums”, 5.5., 5.5.1., 5.5.2.nodaļa.
62 Kultūras ministrijas „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darbības stratēģija 2007. – 2009.gadam”.
63 Kultūras ministrijas 12.05.2014. „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2014.gadam”,
Kultūras ministrijas 15.03.2013. „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2013.gadam”,
Kultūras ministrijas „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2012.gadam”, Kultūras
ministrijas „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2010.-2011.gada 1.pusei”.
64 Satiksmes ministrijas 13.11.2012. informatīvais ziņojums „Par priekšlikumiem elektroniskā paraksta
plašākas lietošanas nodrošināšanai” (pieņemts zināšanai Ministru kabineta 11.12.2012. sēdē, Nr.70, 41.§).
65 Satiksmes ministrijas 22.02.2011. informatīvais ziņojums „Par eParaksta praktiskās ieviešanas reālo
situāciju un problēmām tā ieviešanā” (pieņemts zināšanai Ministru kabineta 22.02.2011. sēdē, Nr.11,
67.§).
66 06.02.2014. vienošanās Nr.3DP/3.2.2.1.1/08/IPIA/IUMEPLS/016 grozījumu Nr.8 1.pielikuma 2.10.
sadaļa „Aprakstīt projekta ietvaros izveidoto/uzlaboto e-pakalpojumu”.