Uvod u upravljanje projektima

Darko Jurekovid, PMP

Suradnici u učenju - Microsoft Hrvatska

14. 2. 2011.

Uvodne misli

• Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti!

• Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti.

• Potrebno je poznavati, prepoznavati i razlikovati barem osnovne pojmove i koncepte upravljanja projektima

Osnovni pojmovi u upravljanju projektima

O čemu govorimo ...

• Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti

• Definicija projekta – što projekt jest, što nije • Osnovni pojmovi upravljanja projektima:

projekt, program, portfelj, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta

• Što je proizvod projekta, odnosno projektna isporučevina

• Što je „Trokut prilagodbe“

Što je PROJEKT?

• Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim:

– jasnim i ostvarivim ciljem

– konačnim trajanjem

– raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva)

– željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda

Definicija projekta (PMBOK pojmovnik)

• Projekt – Vremenski ograničen pothvat poduzet radi stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata!

Razlika projekata i ostalih aktivnosti

• Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti.

• Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješda, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, pladanje računa

• Primjeri projekata: organizacija dana škole, organizacija državnog natjecanja, organizacija maturalnog izleta, upisi ...

Definicija PROGRAMA (PMBOK)

• Program je skup meĎusobno

povezanih projekata kojima se

koordinirano upravlja kako bi se

postigle prednosti koje ne bi bile

dostupne kad bi se njima pojedinačno upravljalo.

Što su PROGRAMI?

• Program = skup povezanih projekata

– usklađeno upravljanje pojedinim projektima

– koristi vede od zbroja koristi odvojenih projekata

– primjer: program “Suradnici u učenju” traje nekoliko godina i obuhvada projekte suradnje obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju u okviru pojedinih nastavnih godina

Definicija PORTFELJA (PMBOK)

• Portfelj je skupina projekata i/ili programa

i drugih poslova grupiranih zajedno s

ciljem poboljšanja upravljanja tim poslom,

a kako bi se postigli strateški poslovni

ciljevi organizacije.

• Projekti ili programi jednog portfelja ne

moraju biti u meĎuzavisnosti ili direktno vezani jedni uz druge

Što je CILJ projekta?

• Cilj projekta je NEŠTO

– čega prije realizacije projekta NIJE BILO,

– čega bez projekta NE BI bilo,

– vrijedno ulaganja u projekt.

• Dobro postavljeni ciljevi su:

– Jasno određeni (opisani)

– Mjerljivi

– Dostižni

– Ostvarivi

– Vremenski uokvireni

Što su to RESURSI projekta?

• Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni cilj ...

– Ljudi

– Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...)

– Vrijeme

• Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni!

Sudionici projekta

• Naručitelj(i) projekta • Sponzor(i) projekta • Ulagač(i) u projekt • Voditelj(i) projekta/projekata/programa • PROJEKTNI TIM - članovi tima

– Osobe zadužene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.

Naručitelji projekta

• Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje

• Određuju cilj projekta.

• Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja:

– postavlja zahtjeve za provedbom projekta

– odobrava rezultate projekta

– pokriva troškove projekta

– koristi se rezultatima projekta

• razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja:

– interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta

Voditelj projekta

• zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te

• odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta.

• Za vođenje projekta potrebno je imati:

– Komunikacijske vještine

– Stručnost u predmetnom području projekta

– Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

Sponzor projekta

• osoba koja svojim autoritetom i mogudnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta

• “najvažniji saveznik voditelja projekta”

• razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora:

– interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta

– eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi

Ulagači

• “stakeholders”

• svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac …

• osobe (pojedinci ili ustanove)

– kojima je u interesu uspješna realizacija projekta

– koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta

– koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe

• ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta

Nadzor projekta

• uspostavlja se zbog:

– pradenja provedbe projekta

– davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta

– izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja

• nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta

Vremenski okvir projekta

• Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj!

• Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta.

• Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti.

• Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

Podsjetimo se ...

• Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima

• Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. • Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj,

voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici.

• Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvode.

• Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

Ciljevi projekta trebaju biti …

S SPECIFIC SPECIFIČNI

M MEASURABLE MJERLJIVI

A ACHIVEABLE & AGREED UPON

DOSTIŢNI I

USUGLAŠENI

R REALISTIC REALISTIČNI

T TIME-ORIENTED VREMENSKI ODREĐENI

Školski primjer: JFK i Mjesec

• Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961

• “Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeda spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju”

• Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja možemo prepoznati?

Podsjetimo se ...

• što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren

• za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci

• Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt

Upravljanje projektima može:

• olakšati ono što radimo.

• unaprijediti način rada.

• ubrzati postizanje ciljeva/rezultata.

• sniziti troškove rada.

• potaknuti promjenu.

Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...

Projektni ciklus - procesni model

Prihvadeni projektni planovi

Dovršetak proizvoda

Potvrda o otklonjenim neispravnostima

Završetak implementacije

Prihvadena Vizija / Opseg projekta

MSF

Osmišljanje

Planiranje

Realizacija

Provjera (kontrola) i utvrđivanje eventualnih pogrješaka

Projektni proizvod se

uvodi u uporabu

Zašto projekti ne uspijevaju?

Kako najboljim namjerama popločati put do pakla sebi i drugima

Što je uspješan projekt?

Samo onaj koji:

• Završi u planiranom roku

• Ne prekorači planirani proračun (budžet)

• Ima kao rezultat ono što je naručitelj tražio, s očekivanom (unaprijed utvrđenom) razinom kakvode

Mjerila uspješnosti projekta

• rok

• troškovi

• kakvoda

Trokut prilagodbe

KAKVODA / KVALITETA

TROŠKOVI VRIJEME

Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju.

“Trgovanje” mjerilima uspješnosti

• Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvodu proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu.

• Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvedavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit de niža od unaprijed dogovorene.

• Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit de niža od unaprijed dogovorene.

Zašto projekti ne uspijevaju?

• Nejasni ili neusklađeni ciljevi

• Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača

• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopde ne završe)

• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora

• Loša procjena rizika

Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

Vedina projekata NIJE uspješna!

2000

1998

1995

1994

28% 23% 49%

26% 28% 46%

27% 40% 33%

16% 31% 53%

Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim

tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994.

Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group

International, Inc., 2000

Uspješni Problematični Propali

Jason Hiner, TechRepublic1

5 glavnih razloga za neuspjeh projekata:

• Neuspjeh promjene kulture poslovanja

• Nedostatak posvedenosti projektu

• Neuspjesi s prošlih projekata

• Neodgovarajude planiranje

• Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi

http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894

Mitch Betts, ComputerWorld Online Why IT projects fail 2

(Zašto ne uspijevaju IT projekti)

• Ljudi rješavaju probleme

• Ljudi stvaraju probleme.

• Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za rješavanje problema određuje hode li oni biti riješeni ili ne!

• Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima.

http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1

Michael Krigsman, IT Project Failures (Neuspjesi IT projekata) 3

• Složenost projekata

• Politički problemi

– osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata

• Organizacijski problemi

• Zatvaranje očiju pred problemima

http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036

http://community.mycrmcareer.com/showcase/podcast/view/77ae5a0b-3a66-4d54-8411-fb63baa00086?scroll=171

John McCormick, Baseline 4

NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU,

NEGO LJUDI!

http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5

• Opseg, opseg, opseg • Taštine • Loša komunikacija • Nedostatni proračuni • Zaboravljeni korisnici • Sponzor koji nestaje • Manjak planiranja • Dobra stara “viša sila”

http://www.certmag.com/print.php?in=1394

Judi Harris, “Zašto telekolaborativni projekti ponekad ne uspijevaju” 6

• Nedostatak potrebne podrške

• Izvanjski poticaj za projekt

• Usmjerenost tehnologiji, a ne sadržaju

• Previše složena ili opdenita vizija projekta

• Nedovoljno razrađen vremenski plan

• Nedostatak vremena potrebnog za realizaciju

http://virtual-architecture.wm.edu/Foundation/Articles/Failures.pdf

Zašto projekti ne uspijevaju? 7

• Nejasni ili neusklađeni ciljevi

• Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača

• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopde ne završe)

• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora

• Loša procjena rizika

Preuzeto iz sluţbenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji

“12 zlatnih pravila” 8 za uspješnije projekte, 1. dio

1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu)

2. izabrati najbolji mogudi tim

3. održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije

4. realistična procjena potrebnih resursa

5. realističan vremenski plan aktivnosti na projektu

Preuzeto iz knjige “The Complete Idiot's Guide to Project Management”, 3. izdanje,

Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker (izdanje prosinac 2003)

“12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio

6. ne izlaziti izvan opsega projekta

7. voditi računa o ljudima

8. stalna podrška sponzora

9. spremnost na promjene i inovacije

10. dobra međusobna komunikacija

11. stalno pradenje i procjenjivanje opasnosti (rizika)

12. potencijal za - vođenje

Geek & Poke

http://geekandpoke.typepad.com/.shared/image.html?/photos/uncategorized/2008/06/22/day019.jpg

Je li vaš projekt u dobrom stanju?

Očito jest

Počeli smo pred pet godina i još nas nitko nije

zaustavio

"Potpuno je

nepredvidivo – stalno

nailazimo na

nove probleme"

Komunikacija na projektu?

"Prekomplicirano je

za korištenje"

"Nismo dobili

informacije

potrebne

za obavljanje posla"

"Nismo znali

koliko rad

ostalih članova tima

utječe na naš rad"

"Projekt

je kasnio, a

proračun je

prekoračen"

"Stvoreno je ono

što

nam ne treba" "Ne udovoljava

našim očekivanjima –

nismo zadovoljni" "Nismo u potpunosti

razumjeli

što

trebamo raditi"

"Ne funkcionira

pravilno u našem

okruženju"

Projekti u školstvu

• Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti!

• Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti.

• Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

Zapažanja o nastavnicima na projektima, 1.

• Snažne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan

rad.

• Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na

projektu – komunikacijski i organizacijski problemi.

• Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim!

Zapažanja o nastavnicima na projektima, 2.

• Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često

dovodi do pogrešaka u

• postavljanju rokova i

• procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata te

• u predviđanju i procjeni rizika!

Zapažanja o nastavnicima na projektima, 3

• Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne

procjene vremena i troškova)

• Sklonost odustajanju pri prvim poteškodama!

• Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ PROBLEMA!

Pogreške nastavnika kao voditelja projekata

• Pogreške u komunikaciji: – Ne komuniciraju dovoljno niti redovito

• sa članovima projektnog tima te • sa ulagačima u projekt

– Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju

• Pogreške u planiranju: – Krive (preoptimistične) procjene vremena – Loša ili nikakva procjena rizika – Loša procjena potrebnih troškova

(inicijalno traženo daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)

Česte pogreške sponzora

• Uključivanje u rješavanje sukoba unutar projektnog

tima

(Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit dete optuženi za

favoriziranje ovog ili onog člana projektnog tima i za

razbijanje tima kao cjeline”)

Česte pogreške sponzora

• Davanje preporuka voditelju kod odabira članova

projektnog tima

(Savjet: “Izbjegavati! Može rezultirati paralelizmom

komunikacije voditelja i članova projektnog tima sa

sponzorom!”)

Česte pogreške sponzora

• Izostanak očekivane potpore voditelju projekta

(“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva. Ako

voditelj projekta to treba ili očekuje, dajte mu/joj

potrebne punomodi javno i pred svima!”)

Gdje griješe članovi projektnog tima

• Olako prihvadaju i preuzimaju obveze bez prethodnog promišljanja o tome mogu li ih zaista i izvršiti u zadanom (predviđenom) roku

• Ne smatraju potrebnim izvijestiti voditelja i ostale članove projektnog tima o kašnjenju sa realizacijom vlastitih zadataka

• Školske i druge obveze su redoviti izgovor i opravdanje kod kašnjenja s realizacijom – ovo govori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti na ljestvici poslova i zadataka

Dodatni uočeni problemi, 1.

• Međusobno nepovjerenje i sukobi članova projektnog tima – sukobi taština i “osobnih agendi”

• Nadmetanje u projektnom timu, umjesto suradnje

• Drugačije mišljenje doživljava se kao kritika

• Kritika se doživljava apriorno negativno

• Neslaganje se doživljava kao neprijateljstvo

Dodatni uočeni problemi, 2.

• Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh projekta

• Umjesto rješenja poteškoda traži se krivca/krivce

(rezultat je naravno - konflikt)

• Zajednička odgovornost za uspjeh povlači i pravo svih

da prime (podijele) priznanje za taj uspjeh

Savjeti o ulasku u projekte

• Život je naš najdragocjeniji resurs

• Ulažite ga promišljeno u sve, pa tako i u projekte

• Ulazite u projekte ako je to opravdano i svrhovito:

– Osobni i stručni izazov

– Predstavlja korist za učenike, školu, zajednicu

– Prilika za učenje i stjecanje novih znanja i vještina

– Ciljeve projekta prepoznajete kao “svoje”

– Postoje temeljni preduvjeti potrebni za uspješnost projekta (konsenzus o ciljevima, rokovima, resursima i kakvodi konačnog rezultata projekta)

Savjeti o pokretanju projekta, 1

• Vodite računa da ciljevi budu na samom

početku projekta jasno definirani, mjerljivi,

ostvarivi i realistični, vremenski uokvireni te da

su svi sudionici na projektu ved na samom

početku projekta suglasni oko ciljeva koji se

projektom žele postidi.

Savjeti o pokretanju projekta, 2

• Na početku – “Glave na hrpu!”

• Neka službeni početak projekta bude organiziran

kao prvi sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako

su članovi projektnog tima iz različitih škola i

dijelova Hrvatske).

• Kasnija komunikacija je moguda i “on line”.

Savjeti o planiranju projekta, 1

• Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i

planiranju prije nego što pristupite samoj

realizaciji projekta!

• Vrijeme uloženo u planiranje vrada se kroz

uštedu vremena u samoj realizaciji i kasnijem

ispravljanju pogrešaka

Savjeti o planiranju projekta, 2

• U planiranju vremena za realizaciju projekta

vodite računa o zbivanjima tijekom školske

godine tijekom kojih je otežana realizacija

projekta zbog pojačanog angažmana članova tima

na ispunjavanju svojih nastavnih obveza

(zaključivanje ocjena, upisi, natjecanja …)

Savjeti o planiranju projekta, 3

• Ako nije dio projektnog učenja,

projekt je izvannastavna aktivnost.

• Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi

nastavne godine (promjenjivog opteredenja tijekom

nastave) nastavnici ne mogu raditi na projektu stalnim

opteredenjem /intenzitetom.

Savjeti o planiranju projekta, 4

• Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju

“rezervno vrijeme”

• Kako de realizacija nekih aktivnosti na projektu

sigurno kasniti, “rezervnim vremenom” štitite

svoj tim i projekt od kašnjenja projekta u cjelini!

Savjeti o planiranju projekta, 5

• Kada napravite svoj projektni proračun, povedajte

prije razgovora s naručiteljem iznos za 10%-20%

• Kako ste zbog manjka iskustva vjerojatno ispustili

neki od stvarnih troškova, ovim povedanjem

omogudavate njihovo pokrivanje

Savjeti o formiranju tima, 1.

• Prvo definirajte potrebne uloge u timu i

kompetencije potrebne za svaku ulogu, a tek

tada razmišljajte o tome tko bi od kolega

odgovarao pojedinoj ulozi.

Savjeti o formiranju tima, 2.

• Za članove tima birajte zainteresirane i

motivirane kolege. Ne namedite i ne

postavljajte ljude u uloge u kojima se sami ne

vide ili ne osjedaju ugodno.

Savjeti vezani uz timski rad, 1

• Pokušajte izbjedi krute hijerarhijske strukture

projektnih timova

(jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i

rade)

Savjeti vezani uz timski rad, 2

• Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i

odgovornost svih članova tima.

• U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh

pojedinog člana, ved samo ukupni uspjeh ili

neuspjeh čitavog projektnog tima!

Savjeti vezani uz timski rad, 3

• Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne

trebaju biti jasno podijeljene (i odijeljene).

• Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to

treba napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini.

Savjeti kod procjene rizika

• Uvijek se može dogoditi da netko od kolega

zbog nepredviđenih događanja (bolovanje, npr)

ne može više sudjelovati na projektu.

• Pokušajte za svaku ulogu pronadi / osigurati

barem još jednog (“zamjenskog”) kandidata ili

člana tima.

O projektnoj dokumentaciji

• Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju

urednom i točnom.

• Početno ulaganje vremena u ovaj posao vrada se

kroz:

– Olakšanu komunikaciju s ulagačima

– Korištenje dokumentacije na sljededim projektima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima

• Naučite redi NE!

• Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem!

• Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati

uvjete pod kojima se on odvija to se neizbježno

odražava na njegov uspjeh i traži promjene u

početnim planovima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima

• Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za

promjenom opsega ili rokova osigurati i dodatne

resurse (ili produljenje vremena ili suglasnost s

nižom kvalitetom konačnog proizvoda), projekt

ne može završiti uspješno!

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta?

• Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh

zajednička, onda i uspjeh pripada svima.

• Ako je projekt bio uspješan, nemojte zaboraviti

pohvaliti i istaknuti sve koji su sudjelovali na

njemu.

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta?

• Održite zaključni sastanak na kojem dete projekt proglasiti formalno zaključenim!

• Održite ga mjesec dana nakon što su radovi na projektu završili. Do tada de se strasti i eventualni konflikti unutar tima stišati.

• Formalno zatvaranje projekta potrebno je i zbog članova projektnog tima i zbog vanjskih ulagača u projekt te korisnika

Što ako se projekt prekine prije završetka?

• Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima.

• Objasnite im što se dogodilo i što je još potrebno

napraviti do formalnog zatvaranja, a što se od

planiranog nede realizirati.

• Izbjegnite raspravu o krivnji i krivcima.

Što ako se projekt prekine prije završetka?

• Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju

dokumentaciju o stanju realizacije u trenutku

prekida (potrebno i korisno za mogudi novi

projekt a ujedno je i potvrda o učinjenom)

• Procijenite gdje i kako bi se ved ostvareno na

projektu ipak moglo iskoristiti.

Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na uspješnost projekata

• Definicija projektnog neuspjeha,

(Definition of Project Failure,

Kris Johnson):

uspjeh projekta i uspješnost njegovih

rezultata nisu isto

Dodatni sadržaji i literatura

Na hrvatskom jeziku

• Udruga za projekt menadžment PMI Hrvatska – http://www.pmi-croatia.hr

• PMBOK rječnik (prijevod na hrvatski jezik): – http://www.pmi-croatia.hr/fgs.axd?id=164

• Hrvatska udruga za upravljanje projektima – http://www.capm.hr

• http://www.projektura.org, by Ratko Mutavdžid • MSF dokumentacija na hrvatskom jeziku:

– http://pil.mscommunity.net/msf

Na hrvatskom jeziku

• Članci o upravljanju projektima na portalu: www.ucitelji.hr i u digitalnom časopisu Pogled kroz prozor:

• http://www.ucitelji.hr/Obrazovnisadržaji/Zbirkaobrazovnihsadržaja/Upravljanjeprojektima/tabid/320/language/hr-HR/Default.aspx

• Članci Daliborke Pašid: – Upustiti se u projekt – Upustiti se u projekt – svrha i ciljevi – Upustiti se u projekt – funkcije na projektu

Na engleskom jeziku

• Project Management Institute (PMI): – http://www.pmi.org

• International Institute for Learning (IIL): – http://www.iil.com/pm/

• MSF stranice na Microsoft.com: – http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msf/default.

mspx

Dodatni resursi, 2.

• Standish Group, http://www.standishgroup.com/, preuzeto 20.1.2009 (ključni pojam za pretraživanje: Extreme Chaos)

• TechRepublic Webcasts, Jason Hiner, Top Five Reasons why Project Management fails http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894 preuzeto 20.1.2009

• Mitch Betts, ComputerWorld Online, Why IT projects fail http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1 preuzeto 20.1.2009

• Michael Krigsman, ZDNET; IT Project Failures http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036 preuzeto 20.1.2009

Dodatni resursi, 3.

• John McCormick, Baseline, Projects Don’t Fail, People Do http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/ preuzeto 20.1.2009

• David Garrett, Certification Magazine, 10 Reasons That Projects Fail (And How to Avoid Them); http://www.certmag.com/print.php?in=1394 , preuzeto 20.1.2009

• Harris, J. (2000). Taboo topic no longer: Why telecollaborative projects sometimes fail. Learning and Leading With Technology, 27(5), 58-61. http://virtual-architecture.wm.edu/Foundation/Articles/Failures.pdf , preuzeto 20.1.2009

• Kris Johnson, Definition of Project Failure, http://c2.com/cgi/wiki?DefinitionOfProjectFailure prezeto 20.1.2009

Upravljanje projektima iz manje stresnog kuta

• Dilbert, ili, duhovito o ozbiljnom i svakodnevnom i u projektima i

u tvrtkama: http://www.dilbert.com (materijal zaštićen i korištenje

bez naknade ograničeno na osobnu uporabu)

• Geek & Poke, One Year in a IT Project,

http://geekandpoke.typepad.com/geekandpoke/one_year_in_a_it

_project/ (korištenje moguće u skladu s licencijom Creative

Commons)

• Grantland, Project Cartoons to improve Project Management 1,

http://www.grantland.net/project1.htm (korištenje ilustracija u

prezentacijama se naplaćuje)

Complete Idiot’s Guide to Project Management

PMBOK, četvrto izdanje

Microsoft Solutions Framework Essentials

Practical Project Initiation

Obratite pozornost na ...

• Najave bududih webinara, forum te informacije i članke o upravljanju projektima i o natječajima za projekte na koje se škole i nastavnici mogu prijavljivati u 2011, na portalu:

http://www.ucitelji.hr

Umjesto ZAKLJUČKA

• Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata.

• Postoje znanja koja im mogu pomodi da budude projekte rade i vode lakše i uspješnije.

• Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči.

• Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.