Specifikacija MoReq2Forum e-Ured

J. Ivanović1, M. Lukičić2

1Hrvatski državni arhiv,Marulićev trg 21, 10000 Zagreb, Hrvatska

jivanovi@arhiv.hr

2Ericsson Nikola TeslaKrapinska 45, 10000 Zagreb, Hrvatskamarko.lukicic@ericsson.com

Sadržaj• HRN ISO 15489

– Koncept upravljanja spisima (uredskog poslovanja) prema HRN ISO 15489 - Upravljanje spisima

– Odnos prema domaćim konceptima uredskog poslovanja– Terminologija

• MoReq2 – Kontekst i svrha ‘norme’– Osnovni i opcionalni moduli– Ključni funkcionalni zahtjevi i model podataka– Odnos prema Uredbi

• OAIS referentni model– Funkcionalne cjeline– Povezivanje s ERMS i drugim izvorima sadržaja

• Predviđeno trajanje: 90 minuta.

HRN ISO 15489• Upravljanje spisima = područje upravljanja odgovorno za učinkovit i

sustavan nadzor nad stvaranjem, zaprimanjem, čuvanjem, korištenjem i stavljanjem na raspolaganje spisa, uključujući postupke za bilježenje i čuvanje dokaznog sredstva i informacija o poslovnim aktivnostima i transakcijama, u obliku spisa

• Spisi = informacije koje, kao dokazno sredstvo i informaciju, stvara, zaprima i čuva neka organizacija ili osoba u izvršenju svojih zadaća ili u obavljanju posla

• Svrha spisovodstvenog sustava:– Podržati učinkovito i odgovorno obavljanje posla – Podržati dosljednost, kontinuitet i odgovornost u upravljanju i pružanju usluga– Zaštititi interese organizacije i drugih strana– Učinkovito gospodarenje i korištenje informacijskih resursa– Jačati poslovni, osobni i kulturni identitet

• Što se normira:– Učinak i funkcije, ne procesi

Zadaće spisovodstvenog sustava• Odrediti koji spisi trebaju nastajati i sve ih zahvatiti u sustav• Odrediti u kojem obliku i kojom tehnologijom trebaju nastajati• Odrediti metapodatke o spisima, način i mjesto njihova zahvaćanja

u sustav• Odlučiti kako spise treba biti moguće pretraživati i pronalaziti• Odlučiti kako ih treba organizirati• Definirati procese u dokumentacijskom ciklusu• Procijeniti rizike od izostanka ili gubitka spisa• Osigurati kontinuirano čuvanje i dostupnost• Osigurati sukladnost s pravnim i normativnim okruženjem te

očekivanjima organizacije i okoline• Čuvati spise i njihovu iskoristivost dok god je potrebno• Postići racionalnost i visoku učinkovitost upravljanja spisima

Spisovodstvene funkcije• Utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima,• Oblikovanje, uvođenje i održavanje spisovodstvenog sustava,• Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju,• Određivanje rokova čuvanja,• Utvrđivanje evidencijskog sustava, odnosno metapodataka o spisima i

spisovodstvenim funkcijama,• Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima,• Evidentiranje i opis,• Organizacija i klasifikacija spisa,• Upravljanje dokumentacijskim ciklusom,• Pohrana i čuvanje spisa,• Pristup i korištenje spisa,• Upravljanje rokovima čuvanja, izlučivanjem i predajom,• Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima,• Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima.

Koncepti uredskog poslovanja u HR

• Minimalistički pristup (Uredba): – Uredsko poslovanje kao case management– Svrha: praćenje predmetnih postupaka– Obuhvat: prepiska u obavljanju predmetnih postupaka

• Maksimalistički pristup (HRN ISO 15489):– Uredsko poslovanje kao upravljanje informacijskim i dokumentacijskim

resursima i procesima– Svrha: informacijska i dokumentacijska podrška poslovanju– Obuhvat: informacijski i dokumentacijski sadržaji, procesi i potrebe

• ‘Poslovni’ pristup:– Uredsko poslovanje kao sve što radi ured– Svrha: ostvarivanje poslovnih ciljeva– Obuhvat: komunikacija, organizacija, praćenje poslovanja, informacijska

podrška

Terminologija

• Uredsko poslovanje, upravljanje spisima, spisovodstvo, upravljanje dokumentima…

• Osnovna jedinica dokumentacije:– Zapis (record) i dokument (document) – posljedica prevođenja– Zapis (document) i dokument (record) – bolje odgovara HR tradiciji– Upis (record u bazi/evidenciji)

• Osnovna jedinica udruživanja:– Spis – Dosje

• Kriteriji udruživanja u više jedinice:– Isti postupak: predmetni spis (case file)– Ista stvar, osoba, mjesto i sl: dosje dokumenata (file ili subfile) ili dosje

spisa (file ili class)– Ista vrsta dokumenta ili drugo formalno obilježje: serija dokumenata

DLM Forum• 14.11.1991. - Council of the European Communities and the

Ministers of Culture adopted a resolution on arrangements concerning archives1

– Highlighted the importance of archives to the decision-making process in the public sector and the importance of archives to our cultural

– Invited the EC “to set up a group of experts appointed on the proposal of the Member States, for the purpose of examining to what extent greater coordination of archives policy and practice within the Community is desirable”.

• The Group of Experts compiled a report on the coordination of archives entitled ‘Archives in the European Union’

– Published in 1994 by the Office for Official Publications of the European Communities

– Became known as the ‘Black Book’

• Council Conclusions of 17.6.1994. concerning greater cooperation in the field of archives2

– Highlighted a number of actions that had been outlined in the Report and which the Council found to be of particular interest

– One such action was the organisation of “a multi-disciplinary forum to be held in the framework of the Community on the problems of the management, storage, conservation and retrieval of machine-readable data”.

(1) Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 (OJ No L 43, 15. 2. 1983, p. 1); Commission Decision No 359/83/ECSC (OJ No L 43, 15. 2. 1983, p. 14)(2) OJ C235 23.8.94 p.3

MoReq• 1996: DLM Forum: Da istražuje, promovira, i provodi nove načine za širu

ko-operativnost na području elektroničkih arhiva• 1996: Poziv; Ideja za izradu opsežne specifikacije zahtjeva za upravljanje

elektroničkim zapisima– EC prihvaća poziv, inicira i vodi razvoj specifikacije

• MoReq – model requirements for the management of electronic records• IDA programme (Interchange of Data between Administrations)• Opsežna specifikacija funkcionalnih i ne-funkcionalnih zahtjeva za

upravljanje elektroničkim zapisima• Ne opisuje način implementacije upravljanja zapisima već poželjne

karakteristike sustava kao preduvjet implementacije– Npr. ne opisuje formalni postupak zaprimanja, otvaranja i zavođenja dokumenta

» ali zahtjeva da se s dokumentom zavedu i meta podaci– Npr. ne opisuje formalni postupak dohvaćanja dokumenta iz sustava

» Ali zahtjeva evidentiranje svakog pristupa dokumentu u odgovarajućim evidencijama

• Uvjetno rečeno, tehnička specifikacija– U formi tablice kvalifikacijskog kriterija natječajne dokumentacije

MoReq i MoReq2

• MoReq (2001)– Funkcionalni zahtjevi (pregled ERMS zahtjeva, klasifikacijska shema, kontrola i

sigurnost, čuvanje i izlučivanje, prihvat zapisa, pretraživanje, dohvaćanje i prikaz, administrativne funkcije i ostale funkcionalnost)i

– Nefunkcionalni zahtjevi (samo ugrubo opisani)– “ERM should be introduced to all offices and operational staff involved in creation,

receiving and retrieving records” (records continuum)– Korištena širom svijeta– Problemi

• Preporuka, ne i standard• Nepostojanje dokaza o sukladnosti• Nije bilo nastavka rada nakon 2001• Pojava novih tehnologija• Neprovjereni prijevodi

• MoReq2 (2008)– Kolekcija obaveznih i opcionalnih funkcionalnih i ne-funkcionalnih zahtjeva– Započeti prijevodi: Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Russian (EOS),

Russian (RMG), Slovenian, Spanish, Ukraine, Catalan, Chinese, Czech, Dutch (Belgium), Estonian, French, German (Austria), German (Germany), Hungarian, Italian, Korean

MoReq2

Struktura specifikacije MoReq2• Osnovni modul

– Pregled ERMS zahtjeva• Opis terminologije i ključnih koncepata• ER model

– Klasifikacijska shema– Kontrola i sigurnost

• Pristup• Bilježenje aktivnosti• Backup i oporavak od kvara

– Čuvanje i izlučivanje• … transfer, izvoz i uništavanje

– Prihvat i deklaracija zapisa• Skeniranje, email, tipovi zapisa

– Referenciranje• Klasifikacijski kodovi• Sistemski identifikatori

– Pretraživanje, dohvaćanje i prikaz– Administrativne funkcije

• Opća administracija• Izvješćivanje• Izmjena, brisanje i redakcija zapisa

• Opcionalni moduli– Upravljanje fizičkim, ne-elektroničkim

zapisima– Izlučivanje fizičkih zapisa– Upravljanje dokumentom i kolaboracijski rad– Workflow– Casework– Integracija s CMS sustavima– Elektronički potpisi– Enkripcija– Digital Rights Management– Distribuirani sustavi– Offline i remote način rada– Integracija s telefaks uređajima– Sigurnosne kategorije

• Nefunkcionalni zahtjevi– Performanse, skalabilnost, jednostavnost

korištenja, …• Nulto (nacionalno) poglavlje• Model metapodataka• Testne procedure

Pregled ERMS zahtjeva

Pregled ERMS zahtjeva•Class (ili klasa) – osnovni građevni element razredbenog nacrta. Povezuju se u stablastu strukturu u kojoj svaka klasa ima jednu nadređenu klasu.•File (ili spis) – predstavlja ekvivalent dosjeu ili spisu iz Uredbe. Međutim, može služiti i kao dosje nepredmetne dokumentacije.•Sub-file (pod-spis) – logička podjela File-a. Ukoliko File predstavlja dosje, onda će Sub-file predstavljati spis. No ukoliko je File spis, onda se Sub-file može iskoristiti za logičku podjelu spisa (npr. u Sub-file je moguće spremati odgovarajuću korespondenciju i sl.)•Volume (ili svezak) – sekvencijalna dioba file-a (npr. izdana rješenja složena po mjesecima).•Record (ili zapis) – ekvivalent aktu i prilogu iz Uredbe•Component (ili komponenta) – niz bitova koji sam za sebe, ili u kombinaciji sa određenim drugim nizovima bitova čini Record (JPEG slika HTML dokumenta) •Document (ili dokument) – zapis koji je nastao u poslovanju ali ne mora imati status Record (poput ne-predmetne dokumentacije)

BM1 - Klasifikacija i organizacija spisa

• Klasifikacijska shema – osnovica svakog ERM sustava– Omogućava definiranje načina organizacije zapisa u repozitoriju

• Zahtjevi vezani uz uspostavljanje klasifikacijske sheme– The ERMS must support and be compatible with the organisation’s

business classification scheme.• This requirement is not testable in the general case; it is included as a

reminder to users of MoReq2 of the need to align the classification scheme used by an ERMS with the business needs of the organisation. These needs should be reflected by the arrangement of records external to the ERMS.

– The ERMS must be able to support a classification scheme which can represent files and records as being organised in a hierarchy of classes.

– The ERMS should support the definition and simultaneous use of multiple classification schemes.

BM1 - Klasifikacija i organizacija spisa

• Zahtjevi vezani uz class, file i volume; Zahtjevi vezani uz održavanje klasifikacijske sheme

– The ERMS should allow configuration of the classification code to include:• the format of the identifier associated with each level of the hierarchy, e.g. numeric,

alphabetic;• the first value of this identifier at each class, e.g. 1, 1000;• the interval to be used between successive classes, e.g. 1, 10;• the presence or absence of leading zeroes;• any global prefix, e.g. “corporate/”;• any global extension, e.g. country suffix;• the separator between each identifier, e.g. “/”, “-”.

– The ERMS must not impose any practical limit on the number of classes or files which can be defined.

– Whenever a new class or file is opened, the ERMS must automatically include in its metadata those attributes which are inherited due to its position in the classification scheme.

BM2 – Nadzor i sigurnost• Zahtjevi koji pružaju funkcionalnosti potrebne za osiguravanje karakteristika

zapisa definiranih u ISO 15489 normi (autentičnost, pouzdanost, cjelovitost, iskoristivost)

– The ERMS must not allow any person to carry out any action in the ERMS unless the person is an authorised user who is successfully identified and authenticated.

• Zahtjevi na bilježenje svih aktivnosti izvršenih nad zapisima i drugim objektima

– The ERMS must keep an unalterable audit trail capable of automatically capturing and storing information about:

• any action taken on any record; • any aggregate or the classification scheme;• the user undertaking the action;• the date and time of the action.

• Zahtjevi koji osiguravaju zaštitu zapisa i drugih objekata od sistemskih pogrešaka i kvarova– The ERMS must provide or allow automated backup and recovery

procedures that allow for regular backup of all or selected classes, files, records, metadata, administrative parameters, and the audit trail of the ERMS; and their recovery when needed.

BM3 – Čuvanje i izlučivanje• Pravila čuvanja i rasporedi izlučivanja definiraju koliko će se dugo

zapisi čuvati u ERM sustavu te na koji način će biti izlučeni

– When the retention period applicable to some record(s) because of a retention and disposition schedule reaches its end, the ERMS must automatically initiate the processing of the disposition decision.

– The ERMS must allow at least the following disposition actions for each retention and disposition schedule:

• retain permanently;• present for review;• destroy automatically;• destroy after authorisation from an administrative role;• transfer to an archive or another repository.

BM4 – Prihvat i deklariranje• Deklariranje zapisa – postupak stvaranja zapisa na temelju

dokumenta ili nekog drugog objekta pri kojem se stvaraju i svi meta podaci koji se moraju stvoriti u trenutku deklariranja

• Prihvat zapisa (iz drugih sustava ili uređaja) – obuhvaća i prihvat meta podataka koji su nastali u trenutku stvaranja zapisa– Npr. prihvat iz sustava za upravljanje elektroničkim porukama

– The ERMS must be able to capture metadata about records consistent with the MoReq2 metadata model.

– The ERMS must ensure that all mandatory metadata is present for every captured record.

– The ERMS must be capable of integration with at least one scanning solution.

BM5 - Referenciranje• Zahtjevi vezani uz klasifikacijske kodove i sistemske identifikatore

– The ERMS must ensure that all Fully-Qualified Classification Codes are unique within a classification scheme hierarchy.

– The ERMS should allow the formats of Classification Codes and Fully-Qualified Classification Codes to be specified by an administrative role at configuration time. It should allow the following features of Classification Codes to be defined, for each level of the hierarchy:

• numeric, alphabetic or alphanumeric;• presence or absence of leading zeroes;• minimum length (in the case of leading zeroes);• starting value;• increment.

– The ERMS should allow the separator characters in Fully-Qualified Classification Codes to be selected from, at a minimum:

• “ “ (space);• “-” (dash);• “/” (forward slash);• “.” (dot).

– The ERMS should use the UUID algorithm (as specified in ISO/IEC 9834-8 and ITU-T Rec. X.667) to generate globally unique System Identifiers.

BM6 – Pretraživanje, dohvaćanje i prikaz

• Zahtjevi na pretraživanje, prikaz, ispis i prezentaciju zapisa koji ne mogu biti ispisani

– No ERMS search or retrieval function must ever reveal to a user any information (metadata or record content) where the access and security controls prevent access by that user.

– The ERMS should be able to present records that the search request has retrieved without loading a software application associated with the record.

– The ERMS must be able to print the content of records and specified elements of their metadata.

BM7 – Administrativne funkcije• Zahtjevi na generalnu administraciju, izvješćivanje te izmjenu brisanje i

redakciju zapisa

– The ERMS must monitor available storage space, and notify administrative roles when action is needed because available storage is below a level set at configuration time, or because of another error condition.

– The ERMS must be able to provide reports on the total number and location of:• files, sub-files and volumes;• records, sorted by file format and version;• …

– The ERMS must allow a configuration option which prevents any record, once captured, from being deleted or moved by any administrative or user role

– The ERMS must allow administrative roles to create one or more redaction(s) of a record while retaining the original record.

Model meta podataka• MoReq2 metapodaci sadrže

– Informacije nužne za efektivno upravljanje zapisima• Minimum zahtjeva kao početna točka za prilagodbu i

proširenje– http://www.dlmforum.eu/index.php?

option=com_jotloader&view=categories&cid=10_f56391a0c9ea9456bf24e80b514f5dda&Itemid=36&lang=en

• Baziran na Dublin Core setu meta podataka– Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1,

http://dublincore.org/documents/dces/– Title, Creator, Subject, Description, Publisher, Contributor, Date,

Type, Format, Identifier, Source, Language, Relation, Coverage, Rights

Zahtjevi nad meta podacima• Upravljani sustavom i upravljani korisnikom

– Datum stvaranja zapisa ili opis zapisa• Obavezni i neobavezni

– Identifikator klase, opis klase• Alfabetski, alfanumerički, numerički, datumski i logički• Naslijedivi meta podaci• Format meta podataka

– DD.MM.GGGG• Uporaba kontroliranih rječnika

– Povezivanje na druge sustave• Uporaba šifrarnika

– Selekcija vrijednosti• Preuzimanje meta podataka• Validacija meta podataka

Objekti Uredbe

• dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka;

• elektronički dokument je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstva elektroničke isprave;

• elektronička isprava je isprava uređena sukladno posebnim propisima;• pismeno je podnesak ili akt;• podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj

zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog odustaje;• akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak

stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti;

• prilog je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja;

• spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu;

• dosje je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću;

MoReq2 - Uredba

• Moguća preslikavanja – ovisi o načinu klasifikacije

– Prijedlog – vidjeti kako je to učinjeno u Sloveniji• Oprez!

UredbaKlasaDosjeSpis (predmet)PismenoPodnesakAktPrilogDokumentElektronički dokumentElektronička isprava

MoReq2ClassFileSub-FileVolumeRecordComponentDocument

OAIS referentni model - kontekst

OAIS - funkcije

OAIS - Preuzimanje

OAIS - Pohrana

OAIS – Upravljanje podacima

OAIS – Administracija

OAIS – Upravljanje zaštitom

OAIS – Pristup

BSI,ISO• British Standards Institution, UK

– BSI odbor i ISO TC46 SC11 odbor• Arhivi i Records Management.

• ISO 15489 i ISO 30300 grupa standarda– U tijeku su izmjene na records management

standardima. • ISO 15489 standard se razmatra i biti će zamijenjen s novom

grupom standarda, 30300 grupom. • Zamjena dva dijela 15489 standarda:

– Principi RM-a, terminologija, čuvanje, opći zahtjevi, konverzija/migracija i drugo.

– Vremenski plan• Mogućnost: objava važnijih dijelova u drugom dijelu 2011

godine.

ICA, ISO• ICA specifikacija

– ICA (International Council of Archives)• 2008. - specifikacija za sustave za upravljanje elektroničkim zapisima• Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office

Environments• Djelomično konkurira specifikaciji MoReq2

– prepoznaje MoReq2 zahtjeve no objašnjava ih na nižem nivou detalja» 275 zahtjeva nasuprot MoReqovih 792» MoReq entiteti <-> ICA entiteti

– “Fast track” postupak za sva tri dijela• ISO standard pod nazivom ISO DIS 16175• vrlo vjerojatno s namjerom da postane standard iz ISO 30300 grupe• Trenutni radni ISO DIS 16175 dokumenti su identični objavljenoj ICA specifikaciji• Postupak je u fazi javnog komentiranja. Svatko čije nacionalno tijelo za

standardizaciju participira u TC46 SC11 može komentirati specifikaciju. "Fast track" postupak omogućuje glasanje uz odabir "accept" ili "reject".

• Predani komentari se uzimaju tek informativno. • Ukoliko se izglasa ICA specifikacija, postati će ISO standard unutar nekoliko

mjeseca iza lipnja.– ICA pros and cons.