Unit Kompetensi 29 Mengelola Risiko
Transcript of Unit Kompetensi 29 Mengelola Risiko
Mengelola Risiko
Unit Kompetensi 29
Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Jenjang Noerdahi Iskandar
Unit Kompetensi 29 – Mengelola Risiko
Penulis Sinta Posmaria
Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2
Informasi
Umum
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
PENDAHULUAN
•Memahami dan melakukan proses identifikasi risiko dalam pengadaan barang/jasa;
•Memahami perlunya pengelolaan risiko dan melakukan pengendalian risiko; dan
•Memonitor pelaksanaan program pengendalian risiko kinerja pengadaan barang/jasa
Tujuan Umum
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
MEMAHAMI DAN
MENGIDENTIFIKASI
RISIKO
6
Brainstorming ?
Apa definisi Risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Dampak ketidakpastian
terhadap pencapaian tujuan.
Dampak adalah deviasi dari apa
yang diharapkan, bisa bersifat positif
atau negatif”
– ISO 31000
“Kemungkinan akan terjadinya sesuatu yang
buruk atau tidak menyenangkan”
– Merriam-Webster
Kerugian yang dialami akibat
ketidakpastian”
- Perserikatan Bangsa-Bangsa
Risiko adalah kemungkinan
kerugian. Risiko adalah
ketidakpastian.
– Emmett J. Vaughan
Pengertian Risiko
“Kemungkinan terjadinya hasil yang tidak diinginkan”
– Chartered Institute of Procurement & Supply
Karakteristik Risiko
“ketidakpastian” dan
“kerugian”.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Tujuan,Strategi,Sasaran, dan/atau
Target
Yang membawaakibat yang tidak diinginkan, atas
Kemungkinan terjadinya
Ketidakpastian yang menimbulkan kemungkinan menguntungkan “peluang”
ketidakpastian yang menimbulkan akibat yang merugikan “risiko”.
Pengertian Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Peristiwa atau
Keadaan
Kemungkinanterjadi
DampakterhadapTujuan
Apa yang
mungkin terjadi Probabilitas terjadinya
peristiwa/keadaan
tersebut
Akibat dari
terjadinya peristiwa
/keadaan tersebut
Unsur Utama Risiko
Pengertian Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Perbedaan Risiko dengan Masalah
Risiko adalah sesuatu yang mungkin terjadi, sedangkan
Masalah adalah sesuatu yang telah terjadi.
Risiko“Jika saya terlambat makan, mungkin maag saya kambuh dan tidak bisa bekerja esok harinya.”
Masalah“Saya telat makan kemarin, jadi maag saya kambuh dan tidak masuk kerja hari ini.”
Pengertian Risiko
Risiko, dapat ditentukan kemungkinannya; (cukup data/informasi)
Ketidakpastian, tidak dapat ditentukan kemungkinan terjadinya
Perbedaan Risiko dengan Ketidakpastian
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
11
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
Apa risiko yang dapat terjadi dalam pembelian barangmelalui belanja online?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Sehingga ...
Pengelola Pengadaan perlu memahami Risiko, terutama pada
Pengadaan bersifat Kompleks dan Strategis
Risiko pada pengadaan:
Dapat terjadi pada setiap tahapan
Terdapat risiko dengan tingkatan tertentu dalam semua pengadaan
Setiap pengadaan memiliki risiko yang berbeda baik secara internal, eksternal, politik, strategis, ataupun operasional
Wujud risiko bisa berbagai macam, antara lain:
• Kerugian materiil atau finansial;• Tanggung jawab hukum;• Kegagalan pengadaan, kegagalan operasi, dsb.
Tidak dapat diabaikan, bahkan harus diperhatikan secara cermat apabila mengharapkan keberhasilan
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
13
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
Identifikasi Risiko:
Menemukan, mengenali (mengungkap)
dan mendeskripsikan risiko
Identifikasi Risiko
Analisa Risiko
Evaluasi Risiko
Penanganan Risiko
Monitoring Risiko
Pengelolaan Risiko:
ISO 31000: “Serangkaian kegiatan dan
metode secara terkoordinasi yang digunakan
untuk mengarahkan dan mengendalikan
risiko-risiko yang dapat berdampak pada
kemampuan untuk mencapai tujuan.”
Bertujuan untuk merencanakan dan
mengurangi (memitigasi) dampak /
masalah yang timbul dari risiko.
Merupakan proses penilaian (identifikasi,
analisa dan evaluasi) dan menangani hal-
hal yang menyebabkan timbulnya risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
Pengelolaan (Manajemen) Risiko:
Proses manajemen risiko meliputi 4 (empat) tahapan utama, yaitu:
1. Menetapkan Konteks dan Kerangka Manajemen;
2. Penilaian Risiko, yang terdiri dari:
4. Pemantauan dan Peninjauan Kembali.
(Monitoring dan Review)
3. Penanganan Risiko, yang meliputi:
Tanggapan dan Strategi Penanganan;
Penanganan/Pengendalian Risiko;
Identifikasi Risiko;
Analisa Risiko; dan
Evaluasi Risiko;
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
Mengungkap &
mendeskripsikan
risiko yang dapat
mempengaruhi
proyek atau
pencapaian hasil
Menentukan
penyebab,
kemungkinan,
dan dampak
dari tiap risiko
Melakukan penilaian
dan evaluasi tingkat
risiko (misalnya,
rendah, sedang,
atau tinggi) serta
menentukan prioritas
penanganan risiko
Menyusun rencana
penanganan dan mitigasi
risiko agar mencapai
tingkat yang dapat
diterima serta
mengimplementasikannya
Memantau,
menelusuri, dan
meninjau kembali
risiko yang dikelola
untuk memastikan
tetap berada pada
tingkat yang dapat
diterima
Lima Langkah Pengelolaan Risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
16
1. Memastikan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip pengadaan barang/ jasa selama proses pengadaan;
2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian/ekonomi biaya tinggi;
3. Meningkatkan kemungkinan pemenuhan kebutuhan yang tepat waktu;
4. Meningkatkan hasil pengadaan yang strategis;
5. Melindungi kredibilitas dan reputasi;
6. Memberikan perlindungan yang lebih baik bagi aset dan sumber daya manusia;
7. Mengurangi kemungkinan terjadinya tuntutan litigasi;
8. Meningkatkan kemampuan pengendalian ketidakpastian;
9. Mereduksi dampak risiko yang mungkin terjadi;
Manfaat Pengelolaan Risiko pada Pengadaan (1)
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
10. Meningkatkan kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan;
11. Memudahkan estimasi biaya yang lebih tepat dan realistis; dan
12. Meningkatkan komunikasi diantara tim pengelola dan para pihak.
Manfaat Pengelolaan Risiko pada Pengadaan (2)
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
1. Keputusan-keputusan pengadaan yang lebih cerdas dalam upaya mencapai manfaat aspek finansial maupun non-finansial;
2. Meminimalkan timbulnya kejutan (surprises), dan terpenuhinya harapan para pemangku kepentingan secara lebih baik; dan
3. Pencapaian hasil yang lebih optimal, bagi pihak pengguna (buyer) maupun pihak penyedia (supplier).
Manfaat Universal Pengelolaan Risiko Pengadaan (AS/NZS 4360:2004)
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Manfaat finansial:
Mengurangi dampak finansial dari risiko terhadap organisasi
Mendukung penentuan jadwal dan estimasi biaya yang lebih realistis
Manfaat operasional:
Memberikan informasi yang diperlukan, sehingga pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan lebih baik
Meningkatkan pengendalian atas ketidakpastian dalam proses pengadaan
Manfaat strategis:
Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian organisasi dan rusaknya
reputasi organisasi
Memampukan pengelola untuk menjunjung prinsip-prinsip dasar pengadaan
Manfaat Pengelolaan Risiko pada Pengadaan (3)
Pengelolaan risiko bermanfaat bagi organisasi secara finansial, operasional, dan strategis
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
Apakah mungkin kita menghilangkan semua risiko?
Tidak mungkin, bila kita ingin tetap melakukan pengadaan.
Risiko tidak mungkin sepenuhnya dihindari, dialihkan, atau bahkan
dimitigasi, tetapi risiko perlu dikelola agar tetap berada pada batas
yang masih bisa diterima.
Sehingga, sangatlah penting melakukan identifikasi dan pengelolaan
risiko, untuk memitigasi dampak yang dapat ditimbulkan oleh risiko.
Pengelola pengadaan dapat mengurangi dampak risiko melalui
identifikasi, perencanaan dan pengelolaan risiko secara efektif.
Jika Anda tidak mengelola risiko, risiko akan mengelola Anda!
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
Apakah semua Risiko harus ditangani dengan cara sama?
Kemungkinan dan dampak risiko sangat bervariasi
tergantung pada berbagai faktor, antara lain:
Barang/jasa apa yang dibeli?
Kapan barang/jasa itu dibeli?
Dari mana/siapa barang/jasa itu dibeli?
Lingkungan eksternal (misalnya, politik, pasar, iklim)
Pengelola Pengadaan menangani risiko dengan cara yang berbeda-
beda tergantung pada tingkat kemungkinan terjadinya risiko dan
tingkat dampaknya .
Sehingga, penting bagi pengelola untuk memahami risiko berdasarkan hasil penilaian risiko agar dapat melakukan penanganan secara efektif.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
21
Kapan pengelolaan risiko harus diterapkan dan dilakukan?
Pengelolaan risiko perlu dilakukan sejak awal:
Manajemen risiko dimulai di tahap paling awal, pada perencanaan pengadaan
Pengelola pengadaan harus merancang khusus perencanaan pengelolaan
risiko yang sesuai dengan kompleksitas pengadaan
Penerapan pengelolaan risiko sangat tergantung dari::
Jenis dan lokasi kemungkinan terjadinya risiko;
Sifat, nilai, dan kompleksitas dari barang/jasa yang menjadi obyek pengadaan;
Tingkat risiko dan dampak kerugian yang akan dihadapi (analisa biaya manfaat).
Meskipun penerapan “pengelolaan risiko” ditentukan a.l. hasil analisa biaya-manfaat,
tidentifikasi dini dan antisipasi/mitigasi risiko pada setiap pengadaan tetap diperlukan.
Identifikasi dini risiko pada perencanaan pengadaan penting untuk:
Memastikan kepatuhan/menghindari risiko pelanggaran terhadap prinsip-prinsip
pengadaan barang/jasa selama proses pengadaan; dan
Menentukan cara penanganan yang tepat untuk tercapainya tujuan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
22
Contoh Identifikasi Risiko dan Rencana Mitigasi
pada Proses Perencanaan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko
Jenis Risiko, dapat dikelompokkan dari berbagai aspek, antara lain:
Berdasarkan sifatnya;
Berdasarkan asal timbulnya; dan
Berdasarkan tanggapan dan perlakuan penanganannya.
1) Risiko berdasarkan sifatnya:
a. Risiko Murni (tidak disengaja, hanya kerugian atau tidak terjadi apa-apa);
b. Risiko Spekulatif atau Risiko Bisnis (sengaja, untuk keuntungan);
c. Risiko Fundamental (sebab/akibat non-individual, luas, fatal atau katastropik);
d. Risiko Khusus (peristiwa mandiri, sebab mudah diketahui dan bersifat lokal);
e. Risiko Dinamis (sebab kemajuan/dinamika teknologi, kontra statis: tua, mati);
f. Risiko Sistemik (spesifik perilaku/moral pelaku organisasi/pemerintahan).
2) Risiko berdasarkan asal timbulnya:
a. Risiko Internal (dari dalam lingkungan sendiri: mis. operasi dan pengelolaan);
b. Risiko Eksternal (dari lingkungan luar: fisik,sosek, polhukam,dll);
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko
Potensi Risiko (menggambarkan keseriusan atau keparahan suatu risiko)
Sering diistilahkan juga dengan: Tingkat, Level, Bobot atau Skala
Merupakan fungsi (penggabungan) dari kemungkinan terjadinya risiko dan
dampak akibat risiko tersebut
Potensi (Level) Risiko = (kemungkinan terjadinya risiko) x (dampak akibat risiko)
3) Risiko berdasarkan strategi potensial atau perlakuannya:
a. Risiko yang harus/dapat dihindari (jika ada alternatif lain);
b. Risiko yang dapat dikurangi (dapat dimitigasi/dicegah sebelum
menimbulkan masalah dalam pengadaan); dan
c. Risiko yang dapat dialihkan (dipertanggungkan ke pihak lain);
d. Risiko yang dapat diterima;.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko
1. Risiko Operasional (kegagalan operasional, paling luas dan pada umumnya, seperti
kesalahan eksekusi, pelanggaran hukum, kegagalan sistem);
2. Risiko Finansial (berdampak pada kinerja keuangan);
3. Risiko Hazard (akibat kondisi hazard, seperti kerugian akibat bencana/kerusakan);
4. Risiko Stratejik (terkait jakstra organisasi dan berdampak pada kelangsungan);
5. Risiko Kepatuhan (akibat penyimpangan peraturan/ketentuan/SOP);
6. Risiko Hukum (terkait kelemahan dokumen/penyimpangan ketentuan yang berakibat
adanya tuntutan hukum perdata/pidana);
7. Risiko Reputasi (terkait citra, reputasi dan kinerja organisasi).
Klasifikasi Risiko (umum):
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
26
Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko
1. Risiko Teknis (mengancam kualitas dan ketepatan waktu dan bisa berdampak pada
biaya. Prinsip terkait aspek kecukupan desain, spesifikasi, efisiensi operasional, dan
keandalan, termasuk keusangan teknologi);
2. Risiko Keuangan (berdampak pada kinerja dan kemampuan keuangan, misalnya
fluktuasi nilai mata uang, kebijakan/krisis moneter, krisis likuiditas, dll);
3. Risiko Administratif (termasuk kepatuhan/operasional, seperti kelalaian aspek
administrasi, kelengkapan dokumen, perijinan, dll yang dapat berdampak pada
keterlambatan pelaksanaan, kerugian, dan bahkan aspek hukum dan itigasi);
4. Risiko Pidana (termasuk klasifikasi hukum, antara lain karena aspek keamanan,
pencurian, perusakan/vandalisme, pencurian, penipuan, dan korupsi);
5. Risiko K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) dan Lingkungan (terutama secara
khusus pada konstruksi, termasuk klasifikasi operasional).
Kategori Risiko pada Pengadaan (1):Berdasarkan aspek terkait
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
27
Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko
Selain ke lima kategori tadi, dalam manajemen risiko pengadaan dikenal juga:
6. Risiko Proyek(terkait potensi ancaman terhadap keterlaksanaan proyek, mencakup
aspek strategi pengadaan, kualifikasi, kompetensi, pengalaman, pengendalian mutu
dan SDM, yang secara umum mengidentifikasi biaya, jadwal, personil, persyaratan
dan ketentuan, dan hubungan antar para pihak);
7. Risiko Bisnis (lebih bersifat operasional dan stratejik, yang berdampak pada
produk/jasa yang dihasilkan, atau pada kelanjutan operasional/bisnis);
8. Risiko Force Majeure (disebabkan kejadian luar biasa diluar kendali para pihak,
akibat faktor alam atau kondisi polkam, seperti perang, pemberontakan/terorisme).
Kategori Risiko pada Pengadaan (1): (lanjutan)
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
28
Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko
1. Tahap Perencanaan dan Persiapan
(Termasuk di dalamnya risiko yang terkait dengan kondisi barang/jasa atau produk
yang menjadi obyek pengadaan)
2. Tahap Pelaksanaan Pengadaan (Pemilihan Penyedia)
(Termasuk di dalamnya risiko yang terkait dengan kondisi penyedia barang/jasa)
3. Tahap Pelaksanaan Kontrak
(termasuk di dalamnya risiko terkait dengan kondisi pihak pengelola dan para pihak
yang terlibat)
Contoh risiko lihat Tabel pada slide berikutnya
Kategori Risiko pada Pengadaan (2): Berdasarkan Tahapan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Contoh Kategori Risiko pada Pengadaan (2):
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Contoh Kategori Risiko pada Pengadaan (2): (Lanjutan)
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Risiko dapat dibagi menjadi tiga Kategori Umum
• Dapat dicegah, yaitu risiko yang dapat dimitigasi dan dicegah sebelum
risiko tersebut menimbulkan masalah
Contoh: Dokumentasi yang tidak baik/lengkap, analisis pasar yang tidak memadai,
spesifikasi yang bias, dll.
• Strategis, yaitu risiko yang penanganannya harus berimbang dengan hasil,
kebutuhan, dan tujuan pengadaan (umumnya terkait tugas/fungsi organisasi).
Contoh: Biaya vs Kualitas, Anggaran, dll.
• Eksternal, yaitu risiko yang tidak dapat diprediksi atau dimitigasi, tetapi
harus diketahui oleh pengelola pengadaan
Contoh: Bencana Alam (Gempa atau Tsunami), Perubahan Peraturan, dll.
Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan
Berdasar Sifat Secara
Umum
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Para Pihak yang terlibat dalam Pengelolaan Risiko
(1) Pihak Internal:
Pihak yang berkepentingan langsung dengan pencapaian tujuan dan pemanfaat hasil pengadaan [Pemangku atau Pemilik (awal) Risiko], yang terdiri dari :
PA/KPA (Pengguna
Anggaran atau Kuasa Pengguna
Anggaran);
PPK(Pejabat Pembuat Komitmen);
ULP(Unit Layanan
Pengadaan), Pokja ULP/Pejabat
Pengadaan/Panitia Pengadaan
PPHP(Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan).
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Para Pihak yang terlibat dalam Pengelolaan Risiko
(2) Pihak Eksternal:
Pihak penyedia atau pihak lain yang berkaitan langsung atau tidak langsung dengan proses dan pencapaian tujuan/hasil pengadaan, dapat menerima pengalihan dan/atau pelimpahan sebagai pemilik risiko, antara lain:
Pihak Penyedia
Sub Kontraktor dan Penyedia Jasa Pendukung
Asosiasi/Kelompok Penyedia lainnya, yang dapat berpengaruh
Institusi/Otoritas pembuat kebijakan,
yang dapat berpengaruh; dan
Masyarakat/Kelompok Masyarakat/Asosiasi,
yang berpengaruh langsung/tidak
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
MELAKUKAN
PENGENDALIAN RISIKO
35
Siklus Manajemen Risiko
Sebutkan langkah-langkah utama dalam pengelolaan risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
36
Siklus
Manajemen
Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
37
Menetapkan Konteks
Identifikasi Risiko
Analisa Risiko
Evaluasi Risiko
Pengendalian Risiko
Rencana Penanganan RisikoInfo
rma
si d
an
Ko
mu
nik
asi
Mo
nito
rin
g d
an
Re
vie
w
PENILAIAN RISIKO
PENANGANAN RISIKO
Siklus Manajemen Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
38
Siklus Manajemen Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
39
Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan
Konteks/Rencana Pengelolaan
Hal-hal apa saja yang perlu dipahami dalam
perencanaan pengelolaan risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
40
Hal-hal yang perlu dipahami dalam perencanaan pengelolaan risiko:
1. Tujuan organisasi, renstra, prioritas, sumber daya dan kendala yang dihadapi dalam aspek operasional maupun bagi kegiatan pengadaan yang dilakukan;
2. Kompleksitas pengadaan;
3. Para pemangku kepentingan yang terlibat; dan
4. Output dari setiap langkah dalam proses pengelolaan risiko (5 langkah utama proses pengelolaan risiko)
Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan
• Berapa banyak waktu dan sumber daya yang harus dialokasikan;
• Bagaimana pengelolaan risiko harus dilakukan dan frekuensi kegiatannya;
• Siapa yang seharusnya terlibat; dan
• Kategori risiko dan kriteria/definisi penting yang digunakan dalam analisis risiko.
Hal-hal tersebut diperlukan untuk dapat menentukan:
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
41
Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan
Menentukan konteks
Sikap organisasi terhadap risiko menentukan pendekatan organisasi terhadap risiko secara umum dan memengaruhi penilaian terhadap risiko
Tujuan dan Prioritas Organisasi, sebagai informasi untuk perencanaan pengelolaan risiko
Contoh
toleransi risiko (seberapa besar penolakan atau seberapa toleran terhadap setiap risiko)
area fokus tertentu (contohnya, mengurangi penipuan dan korupsi, pengendalian biaya)
Sikap organisasi terhadap risiko menentukan bagaimana risiko akan ditangani
kemauan untuk mengasumsi risiko untuk menekan biaya
kemauan untuk membayar lebih banyak dan mengalihkan risiko kepada penyedia yang dikontrak
• Sebuah peristiwa tidak dianggap sebagai risiko bagi organisasi dalam konteks tertentu kecuali jika peristiwa itu berdampak terhadap tujuan organisasi
• Memastikan bahwa tujuan pengadaan selaras dengan tujuan organisasi yang lebih luas
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan
Konteks/Rencana Pengelolaan
Contoh Sumber Risiko
Kompleksitas Pengadaan Berbanding Lurus dengan Tingkat Risiko
Dampak pada Perencanaan
• Spesikasi pengadaan kadang sulit didefiniskan
• Mungkin diperlukan inovasi atau perancangan
secara khusus
• Penyedia terbatas dan kompetisi terbatas
• Melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan
• Lebih dari satu sumber dana
• Potensi banyaknya hubungan penyedia /
subpenyedia
• Lebih dari satu pemegang kontrak (misalnya,
dalam Kontrak Payung)
• Jadwal yang terlalu padat
Perlunya Rencana
Pengelolaan Risiko
Sumber daya (keuangan dan
manusia) yang diperlukan
untuk mengelola risiko selama
siklus hidup pengadaan dan
masa berlakunya kontrak
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan
Konteks/Rencana Pengelolaan
Kenali para pemangku kepentingan untuk menentukan siapa saja yang harus dilibatkan
Pikirkan risiko pengadaan dari perspektif pemangku kepentingan
Hubungi para pemangku kepentingan sambil mengumpulkan masukan untuk langkah-langkah identifikasi risiko
Pemangku Kepentingan yang terlibat:
Pihak Internal Pihak Eksternal
Institusi Pengguna Anggaran (PA/KPA)
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Unit/Pejabat Pelaksana Pengadaan
(ULP/Pokja/Pejabat/Panitia)
Panitia Penerima Hasil Pekerjaan
(PPHP)
Pihak Penyedia Barang/Jasa
Subkontraktor dan Penyedia Jasa Pendukung
Industri/Asosiasi/Kelompok Penyedia Lain
terkait dengan ketersediaan produk/ jasa
Institusi/Otoritas Pembuat Kebijakan/
Peraturan terkait produk dan harga
Masyarakat/Kelompok/Asosiasi yang bisa
berpengaruh pada proses pengadaan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
44
Seti
ap
Lan
gkah
Pen
gelo
laan
Ris
iko
Men
gh
asil
kan
Ou
tpu
t
Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan
Konteks/Rencana Pengelolaan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Isi Rencana Pengelolaan Risiko
Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan
Pendahuluan; (latar belakang, ruang lingkup, kriteria risiko, dan tujuan)
Tim Teknis; (menjelaskan siapa berperan, tugas dan tanggung jawab)
Metodologi; (gambaran pendekatan, teknik pelaksanaan, instrumen dan sumber data yang digunakan, serta output dari setiap langkah utama pengelolaan, meliputi)
Proses Identifikasi Risiko Proses Analisis dan Evaluasi Risiko Perencanaan Strategi dan Tanggapan terhadap Risiko Proses Pemantauan, Peninjauan, dan Pelaporan Risiko
Anggaran; Waktu; dan Lampiran (misalnya, daftar risiko, skala peringkat risiko, lembar skoring risiko,
definisi, kriteria)
Hasil-hasil tersebut dituangkan ke dalam Rencana Pengelolaan Risiko
• Rencana pengelolaan dirancang khusus per pengadaan yang memerlukan;• Alat-alat mencakup risiko prioritas, dampak, skoring, rencana penanganan,
status risiko, dll
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
46
Penyegaran ?
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
Apa yang dimaksud dengan
Identifikasi Risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
47
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
Analisa Risiko
Evaluasi Risiko
Penanganan Risiko
Monitoring Risiko
Identifikasi Risiko
Kegiatan:
Menemukan, mengenali, dan mendeskripsikan
risiko yang berpotensi menghalangi pencapaian
tujuan pengadaan, pekerjaan, atau organisasi
Tujuan: untuk mengidentifikasi:
Sumber dan kategori risiko; Peristiwa, apa yang mungkin terjadi; dan Dampak atau konsekuensi, yaitu akibat dari
terjadinya suatu peristiwa risiko
Hasil: Daftar risiko terkategori dan penanggung jawab risiko; Dokumentasi pemaparan organisasi terhadap risiko
dan ketidakpastian, termasuk informasi untuk penilaian risiko lebih lanjut; dan
Pengendalian yang sudah dilakukan, jika ada
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
Sumber risiko
Akibat yang mungkin ditimbulkan
Dimana peristiwa mungkin terjadi
Kapan peristiwa mungkin terjadi, atau
kapan akibat akan terealisasi
Bagaimana peristiwa dapat/mungkin terjadi
Apa penyebab terjadinya peristiwa tersebut
Apa akibatnya terhadap organisasi, tujuan
pengadaan/pelaksanaan; dan
Pengendalian yang ada
Identifikasi risiko harus dilakukan secara komprehensif untuk mendapatkan hasil yang diharapkan
Informasi apa yang dikumpulkan dalam proses identifikasi risiko?
Informasi ini tidak hanya berguna
untuk menyusun pernyataan risiko
(Jika/Maka), tetapi juga membantu
dalam menentukan:
• Skoring
• Metode penanganan
• Rencana penanganan
• Kepemilikan risiko, dan
• Sumber daya yang diperlukan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Apa saja contoh sumber risiko
yang mungkin teridentifikasi?
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
Sumber Risiko:
Risiko dalam pengadaan dapat berasal dari berbagai sumber dan
dapat dikelompokkan secara luas
Kategori dan sumber risiko dapat berbeda dalam
setiap pengadaan dan bersifat khusus
Operasional
• Eksekusi• Profesional• Fisik• Sistem; dan• Teknologi
Finansial Strategis Kepatuhan Reputasi
• Anggaran• Moneter• Likuiditas• VFM
• Tupoksi• Politik• Ekonomi• Sosial• Daya saing
• Hukum• Peraturan• Kontrak• Administrasi
• Masyarakat• Internal• Penyedia
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
1. Pemeriksaan Risiko Umum, menggunakan daftar risiko
yang umum terjadi dalam pengadaan barang/jasa;
Metode Identifikasi Risiko:
2. Identifikasi berdasarkan Tujuan, berfokus pada peristiwa
risiko yang dapat mengancam pencapaian tujuan;
Atau kombinasi/gabungan metode-metode tersebut. .
3. Identifikasi berdasarkan Skenario, mengembangkan
pendekatan/rencana alternatif untuk mencapai tujuan; dan
4. Identifikasi berdasarkan Taksonomi, mengklasifikasikan
sumber risiko dan membuat kuesioner;
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
Data historis atau pelajaran yang
relevan;
Saran ahli teknis terkait;
Tinjauan internal dan/atau eksternal;
Input dari para pemangku
kepentingan;
Hambatan aspek program (misalnya:
dari segi anggaran); dan
Pengalaman pengelolaan pengadaan
yang pernah dilakukan (anda sendiri).
Sumber-sumber yang dapat digunakan Teknik
Curah pendapat, menyertakan para pihak yang terlibat;
Kelompok Kerja;
Interviu;
Kuesioner;
Daftar Periksa (yang umum terjadi, dipilih yang relevan;
Analisa SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats)
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
Menyatakan risiko dengan benar, penting untuk pengelolaannya
Hindari: Kita tidak mendapatkan kompetisi.Seharusnya: Jika spesifikasi bias terhadap satu penawar, maka persaingan berkurang secara tidak adil.
Tentukan struktur pernyataan risiko
Nyatakan risiko dgn struktur “jika/maka”:• Jika (tulis peristiwa), maka (tulis dampak).• Jika kita tidak dapat mendefinisikan akibat/
dampak, (maka) peristiwa tsb bukan risiko
Hindari: Jika jadwal tidak direvisi, maka lelang akan gagal..Seharusnya: Uraikan ke beberapa risiko yang lebih spesifik:• Jika jadwal saat ini tidak direvisi, maka tim teknis tidak
punya cukup waktu mendeskripsikan kebutuhan.• Jika jadwal tidak direvisi, maka waktu perlu dipersingkat
dan tidak akan cukup waktu untuk menyiapkan proposal.
Nyatakan risiko dengan spesifik
Risiko yang didokumentasikan harus spesifik• Risiko yang dinyatakan terlalu umum sulit
untuk diberikan skor dan sulit ditangani.• Uraikan pernyataan risiko umum ke dalam
risiko lebih kecil, dapat dilaksanakan/diukur.
Pilih hanya risiko yang terkait
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Apa saja contoh risiko dalam
proses pengadaan?
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
55
PROSES PENGADAAN
SUMBER RISIKOyang Mungkin Terjadi
DAMPAKyang Mungkin Terjadi
Perencanaan Pengadaan
Pernyataan kebutuhan tidak memadai
Kebutuhan pengadaan tidak dipenuhi/tujuan tidak terpenuhi; dana umum terbuang sia-sia
Penyusunan Spesifikasi
Penyusunan spesifikasi yang bias Tanggapan yang tidak memadai dari industri; Pelanggaran terhadap prinsip pengadaan
Metode Pengadaan Pemilihan metode yang tidak tepat dalam pendekatan pasar
Pelanggaran peraturan; kegagalan dalam memperoleh nilai untuk uang
Penyusunan Dokumen Pengadaan
Penyediaan informasi yang tidak lengkap atau tidak memadai dalam dokumen
Semua penawaran tidak sesuai; perlu menyediakan informasi untuk klarifikasi/diskusi yang
akan menunda penetapan pemenang; perubahan kontrak setelah penetapan pemenang
Pemasukan Penawaran
Pelanggaran atas prinsip pengadaan karena adanya keberpihakan
Ketidakpercayaan dan keluhan dari penawar potensial; penarikan atau tidak adanya keputusan penawar; hilangnya kepercayaan dari pemangku kepentingan/
masyarakat umum Jumlah tanggapan yang tidak
memadai Perlunya pengulangan proses pemasukan penawaran,
peningkatan biaya, penundaan pelaksanaan
Evaluasi Penawaran Penawaran gagal memenuhi persyaratan.
Perlunya pengulangan pemasukan penawaran, peningkatan biaya, penundaan pelaksanaan
Evaluasi tidak adil. Sanggahan terhadap penawaran, temuan auditKeputusan Pemilihan Penawaran
Pemilihan barang/jasa yang tidak tepat.
Barang/jasa gagal memenuhi kebutuhan klien
Negosiasi dan Penetapan Pemenang
Tidak menyelaraskan kepentingan pembeli dan penjual dengan benar.
Perselisihan kontrak, penundaan pelaksanaan dan variasi biaya
Pengelolaan Kontrak Kegagalan dari salah satu pihak untuk memenuhi ketentuan kontrak.
Perselisihan kontrak, kegagalan dalam memenuhi kebutuhan, penundaan pelaksanaan dan intervensi hukum
Contoh Risiko dalam Proses Pengadaan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
56
Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko
Tanpa kejelasan pemilik/pemangku risiko
maka risiko memiliki kemungkinan yang
lebih besar untuk menjadi masalah.
Hal ini menyangkut:
Siapa yang bertanggung jawab atas
rencana penanganan risiko;
Siapa yang akuntabel terhadap jadwal
rencana penanganan; dan
Siapa yang akan melaporkan status risiko.
Menetapkan Penanggung Jawab Risiko
Hasil Identifikasi Risiko
Daftar Risiko dan Dampak yang terkategorisasi;
Penanggung jawab (pemilik/ pemangku risiko); dan
Informasi untuk penilaian risiko lebih lanjut.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
57
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko
Apa maksud dan tujuan
dari analisis risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
58
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko
58
Evaluasi Risiko
Penanganan Risiko
Monitoring Risiko
Identifikasi Risiko
Analisa Risiko
Kegiatan:
Menentukan kemungkinan
dan dampak setiap risiko
Hasil:
Kemungkinan dan dampak terdeskripsikan untuk setiap risiko yang teridentifikasi
Tujuan: Untuk menilai tingkat risiko, dengan:
Menyesuaikan analisis risiko berdasarkan pengadaan tertentu;
Memberikan skor pada kemungkinanterjadinya akar penyebab;
Mengidentifikasi kemungkinan akibat dalam hal kinerja, biaya, dan jadwal; dan
Mengidentifikasi tingkat risiko denganmenggunakan matriks risiko.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko
Catatan-catatan terdahulu;
Pengalaman kejadian yang relevan;
Literatur-literatur yang relevan;
Market test dan penelitian pasar.
Percobaan-percobaan dan prototipe;
Model ekonomi, teknik, atau model
lainnya; dan
Pendapat ahli atau pakar.
Sumber informasi yang dapat digunakan Hal-hal yang perlu diperhatikan
Waktu kejadian; dan
Hubungan antar kejadian.
Kejadian yang terpisah mungkin
memiliki risiko kecil, tetapi jika
digabungkan atau terjadi dalam
waktu yang bersamaan bisa
menjadi signifikan.
Demikian pula risiko yang dapat
mempengaruhi banyak unit, perlu
dikelompokkan dan dinilai secara
agregat
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
60
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko
Metode analisis risiko dapat bersifat subyektif
(kualitatif) atau obyektif (kuantitatif)
Metode Analisis Risiko:
Proses untuk menentukan skala deskriptif tingkat dan
prioritas risiko untuk analisis atau tindakan lebih lanjut
dengan menilai dan menggabungkan ”kemungkinan
kejadian” dan ”dampaknya”
Analisis numerik atas efek pada tujuan proyek
keseluruhan dari risiko yang teridentifikasi, dengan
mempertimbangkan nilai kemungkinan kerugian dan
kemungkinan terjadinya risiko tersebut
Analisis
Risiko
Kualitatif
Analisis
Risiko
Kuantitatif
kemungkinandampak
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
1. Analisis awal setiap risiko potensial, urutkan daftar risiko berdasarkan indikasi dampaknya terhadap pencapaian tujuan atau besarnya kerugian yang diakibatkan.
2. Buat matriks dan skala kemungkinan dan dampak, dan tentukan nilai/angka untuk setiap tingkatan/skala.
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kualitatif
Langkah Praktis Analisis Risiko Kualitatif
Matriks Kemungkinan dan Dampak
Penilaian Kualitas Data Risiko
Kategorisasi Risiko
Penilaian Tingkat/Level Kedaruratan (Dampak) Risiko
Instrumen dan Teknik Analisis Risiko Kualitatif
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kualitatif
3. Lakukan penilaian atau asesmen kualitas data risiko.
Langkah praktis Analisa Risiko Kualitatif (Lanjutan-1)
4. Tentukan tingkat/skala kemungkinan untuk setiap risiko berdasarkan
frekuensi kejadian atau prakiraan logis terbaik sesuai kondisi pengadaan.
Nilai Tingkat Kemungkinan
5 Hampir pasti Kemungkinan risiko terjadi SANGAT TINGGI
4Sangat Mungkin (Kemungkinan Besar) Kemungkinan risiko terjadi TINGGI
3Mungkin Terjadi / Mungkin Tidak Terjadi Kemungkinan risiko terjadi SEDANG
2Kadang Terjadi (Kemungkinan Kecil) Kemungkinan risiko terjadi RENDAH
1 Hampir Tidak mungkin Kemungkinan risiko terjadi SANGAT RENDAH
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kualitatif
Langkah praktis Analisa Risiko Kualitatif (Lanjutan-2)
5. Tentukan skala dampak berdasarkan kategori efek terhadap biaya, waktu/
jadwal dan kualitas atau kinerja
DAMPAK BIAYA WAKTU KUALITAS
5 SANGAT PARAH
Perlu tambahan dana substansial
Penundaan merusak proyek
Proyek tidak efektif dan tidak berguna
4 KRITIS Perlu tambahan dana signifikan
Gagal memenuhi target (deadline)
Gagal memenuhi para pemangku
3 SEDANG Perlu tambahan dana relatif kecil
Penundaan berdam-pak thd organisasi
Beberapa fungsi tidak dapat dimanfaatkan
2 KECIL Perlu tambahan dana minor
Agak menyimpang dari target
Gagal memenuhi janji pada organisasi
1 DAPAT DIABAIKAN
Dana mencukupi Agak menyimpang dari target
Kualitas berkurang tapi masih berfungsi
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
64
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kualitatif
Langkah praktis Analisa Risiko Kualitatif (Lanjutan-3)
6. Sesuaikan skala dampak
berdasarkan tujuan
organisasi dan tujuan
pengadaan.
7. Dokumentasikan tingkat risiko atau skor setiap risiko dalam daftar risiko.
8. Perbaharui daftar risiko berdasarkan kategori dan tingkat prioritasnya.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
65
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko – Metode Kualitatif Vs Kuantitatif
Metode analisa kuantitatif lebih obyektif, namun membutuhkan lebih banyak waktu dan keterampilan khusus, terutama di bidang statistik.
Analisa kuantitatif akan menghasilkan perkiraan dampak keuangan dengan penekanan hasil dalam bentuk persentase, nilai moneter, dan probabilitas.
Memberikan peluang untuk pengendalian yang lebih besar dan pemahaman lebih mendalam mengenai proses pengadaan.
Penggunaan teknik kuantitatif perlu dipertimbangkan untuk pengadaan yang bersifat kompleks dan tingkat paparan risiko yang signifikan, tetapi mungkin akan terlalu membebani untuk digunakan secara terus menerus.
Umumnya dilakukan analisa awal dengan menggunakan metode kualitatif, selanjutnya analisa kuantitatif dilakukan hanya bagi risiko-risiko yang dapat menimbulkan kerugian signifikan.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
66
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kuantitatif
Konsep statistik yang menghitung nilai moneter dan
memberikan jumlah bobot kemungkinan pembiayaan
Metode Analisis Risiko Kuantitatif, meliputi antara lain:
Mendeskripsikan situasi di bawah pertimbangan
tertentu, dan implikasi setiap pilihan yang tersedia dan
skenario yang mungkin terjadi
Pohon Keputusan
(Decision Tree)
Nilai Moneter yang
Diharapkan (Expected
Monetary Value)
Model statistik yang menganalisis ketidakpastian,
dampak potensialnya terhadap tujuan, dan bagaimana
keduanya dapat memengaruhi keseluruhan proyek
Memelajari bagaimana ketidakpastian dalam output
sebuah model atau sistem matematis dapat dibagi-bagi
untuk sumber ketidakpastian yang berbeda inputnya
Model dan Simulasi
(misal Simualsi Monte
Carlo)
Analisa Sensitifitas
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
67
EMV menghitung nilai moneter sebuah risiko
Langkah untuk melaksanakan analisis Nilai Moneter Yang Diharapkan atau
Expected Monetary Value (EMV) :
1. Tentukan probabilitas terjadinya kepada sebuah kejadian
2. Tentukan nilai moneter dari dampak yang dimiliki oleh risiko jika terjadi
3. Kalikan nilai (1) dan (2) untuk mendapatkan EMV.
Expected Monetary Value (EMV) = (Kemungkinan) x (Dampak)
KEJADIAN KEMUNGKINAN DAMPAK EMV
Cuaca Buruk 40% (-) IDR 500 Juta (-) IDR 200 Juta
Biaya bahan konstruksi merosot 15% (+) IDR 200 Juta (+) IDR 30 Juta
Pemogokan 10% (-) IDR 600 Juta (-) IDR 60 Juta
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kuantitatif
Sebuah ancaman diwakili oleh nilai negatif, dan peluang oleh nilai positif
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kuantitatif
Analisis Pohon Keputusan (Decision Tree)
Teknik analisis diagram yang
digunakan untuk membantu
pemilihan langkah terbaik
dalam situasi dengan hasil
yang tidak pasti
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
69
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kuantitatif
Simulasi Monte Carlo memberikan pengambil keputusan dengan serangkaian
kemungkinan hasil dan probabilitas hasil ini terjadi untuk alternatif apa pun.
Simulasi ini didefinisikan sebagai “sebuah teknik pemecahan masalah yang
digunakan untuk memperkirakan probabilitas hasil tertentu dengan menjalankan
beberapa percobaan pelaksanaan yang disebut sebagai simulasi, dengan
menggunakan variabel acak”.
Memperkirakan kemungkinan hasil keputusan dan menilai dampak risiko untuk
memungkinkan dibuatnya pengambilan keputusan yang lebih baik dalam
kondisi yang tidak pasti.
Program excel atau software simulasi diperlukan untuk melakukan simulasi ini.
Model Simulasi Monte Carlo
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kuantitatif
Teknik analisis ini menunjukkan
bagaimana hasil dipengaruhi oleh
perubahan nilai dari variabel khusus
Metode untuk memperkirakan hasil
keputusan apabila situasi ternyata
berbeda dari yang diperkirakan
Ada banyak metode analisis yang
tersedia
Analisis Sensitifitas
Contoh metode analisis sensitifitas:
Analisis sensitifitas parsial
(partial sensitivity analysis)
Skenario kasus terbaik dan
kasus terburuk (best-case
and worse case scenarios)
Analisis Break-even
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
71
Siklus Manajemen Risiko: Evaluasi Risiko
Apa yang dimaksud
dengan evaluasi risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
7272
Kegiatan:
Mengevaluasi skor risiko
dan menentukan risiko
prioritas untuk ditangani
Hasil:
Daftar risiko yang diprioritaskan berdasarkan skor sebelum penanggulangan/penanganan risiko
Tujuan:
Melihat dan memahami keseluruhan tatanan risiko
Memahami peringkat relatif setiap risiko
Menggunakan SDM dan keuangan untukmengurangi paparan terhadap risiko (exposure) yang dihadapi organisasi
Siklus Manajemen Risiko: Evaluasi Risiko
Penanganan Risiko
Monitoring Risiko
Identifikasi Risiko
Analisa Risiko
Evaluasi Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Evaluasi Risiko
Ada risiko yang besar; ada risiko yang kecil
Beberapa risiko harus dihindari; beberapa dapat diterima
Risiko dapat berpusat pada beberapa aspek tertentu atau tersebar di seluruh aspek pengadaan
Kepemilikan risiko (ownership) dapat tersebar secara merata di seluruh unit atau hanya terpusat di beberapa unit tertentu
Dalam pengadaan yang kompleks atau strategis, langkah pengkajian risiko secara obyektif penting dilakukan karena identifikasi/analisis risiko mungkin melibatkan banyak orang
Pengkajian risiko pada tahap ini dilakukan untuk memastikan bahwa Anda telah menerapkan pemikiran secara logis terhadap risiko dan menentukan skor risiko dengan sesuai
Pengelola harus mengevaluasi tatanan risiko secara obyektif
Apa yang terlihat dari daftar risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Evaluasi dan penentuan peringkat risiko membantu untuk:
74
Siklus Manajemen Risiko: Evaluasi Risiko
Menangani risiko yang paling mendesak; dan
Menentukan apakah nilai manfaat pengelolaan risiko lebih besar dari biayanya.
Pertimbangkan faktor kemungkinan dan dampaknya
Jika berfokus pada dampak, pengelolaan risiko yang lebih besar dapat tertunda dan biaya jadi meningkat
Jika fokus pada yang mudah, mungkin hanya risiko dengan prioritas rendah yang dikelola, tidak ada gunanya
Pertimbangkan penerapan Aturan 80/20 (efek Pareto), dan berfokus pada penanganan 20% risiko terbesar, untuk memperoleh 80% dari total manfaat pengelolaan risiko
Bagaimana menentukan prioritas risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Penggunaan Aturan 80/20 untuk menentukan prioritas risiko
75
Siklus Manajemen Risiko: Evaluasi Risiko
Bagilah risiko dalam matriks kemungkinan
dan dampak menjadi lima bagian, dari
yang terbesar sampai yang terkecil;
Kelola setiap risiko dari pojok kanan atas,
sampai ke kiri bawah;
Bekerjalah ke bawah, dengan menjaga
biaya pengelolaan setiap risiko di bawah
estimasi ukuran/nilai dampaknya; dan
Terus perbarui daftar risiko dengan risiko-
risiko baru yang teridentifikasi.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
76
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Apa tujuan perencanaan tanggapan dan
penanganan risiko?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
7777
Kegiatan:
Membuat rencana penanganan atau modifikasi
risiko untuk mengurangi tingkat risiko sampai
pada batas yang dapat diterima (toleransi)
Hasil:
Strategi penanganan/penanggulangan untuk setiap risiko (mengasumsi, mengurangi atau memitigasi, mentransfer, dll) dan implementasi pengendalian risiko
Tujuan:
Untuk menyusun rencana penanganan
yang dapat mengurangi paparan risiko
secara keseluruhan bagi organisasi
Monitoring Risiko
Identifikasi Risiko
Analisa Risiko
Evaluasi Risiko
Penanganan Risiko
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
78
Dalam penentuan tanggapan dan penanganan risiko, satu atau lebih pilihan tanggapan/penanganan dipilih dan dilaksanakan
Pada saat diimplementasi, penanganan akan dapat menjadi pengendalian atau memodifikasi pengendalian yang saat ini diterapkan (jika ada)
Pemilihan strategi penanganan dan tanggapan harus disesuaikan dengan risiko yang dihadapi
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Efisien dari segi biaya;
Proporsional, sepadan dengan tingkat paparan risiko dengan memperhatikan biaya dan manfaat;
SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time bound);
Ditujukan pada penyebab timbulnya risiko;
Bukan untuk mengurangi jumlah risiko, tetapi untuk menurunkan tingkat/level risiko;
Disepakati bersama, dengan para pihak yang terlibat; dan
Dikelola oleh seorang penanggung jawab.
Hindari
Mitigasi
Alihkan
Terima
Pada dasarnya rencana penanganan risiko harus ditujukan untuk mengurangi tingkat risiko berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
79
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Strategi Penerapan Contoh Penanganan
Menghindari
Sesuai untuk gangguan besar dan perbaikannya tidak mudah; termasuk memutuskan untuk tidak melanjutkan atau meneruskan kegiatan yang kemungkinan akan menimbulkan risiko (jika praktis untuk dilakukan).
Menghentikan kegiatan yang
dipengaruhi oleh risiko.
Mengurangi
(Mitigasi)
Sesuai untuk risiko yang biaya tindakan untuk pencegahannya lebih rendah dari pada nilai paparan yang diharapkan
Mengkaji syarat-syarat kontrak, meningkatkan persyaratan pengawasan, melakukan tambahan analisis pekerjaan, menggunakan rencana kontijensi, pengaturan penyedia alternatif, dll.
Mengalihkan
(Transfer)
Sesuai untuk risiko yang sebaiknya dikelola oleh pihak luar. Tergantung pada tingkat risiko, disarankan untuk mencermati kualifikasi pihak ketiga dengan penuh kehati-hatian dan dikontrak sejak awal.
Polis asuransi atau perjanjian kontraktual
Menerima
Sesuai untuk risiko yang dampaknya kecil atau tidak signifikan dan ketika tindakan untuk menerimanya lebih bernilai dari segi keuangan dll daripada jika risiko dikendalikan atau dihilangkan
Mengelola risiko menggunakan prosedur yang sudah ada.
Beberapa strategi penanganan/tanggapan lebih sesuai untuk beberapa risiko tertentu
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Ada pertimbangan untung rugi jika risiko dialihkan ke penyedia
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Risiko dapat dialihkan kepada penyedia. Namun, mitigasi
risikonya merupakan pertimbangan untung-rugi yang
dikalkulasikan.
Terlalu banyak mengalihkan risiko akan meningkatkan biaya
karena penyedia akan memperhitungkan biaya untuk
menanggung risiko yang lebih banyak
Kurangnya pengalihan risiko secara tepat dapat mengakibatkan
pemerintah menerima jumlah risiko yang tidak proporsional
padahal mungkin ada risiko yang lebih baik diterima dan
dikelola oleh penyedia
Risiko paling baik ditangani oleh seseorang atau pihak yang
memiliki kapabilitas, baik dalam hal keahlian, waktu, dan/atau
sumber daya, untuk mengelola risiko.
Mitigasi
Alihkan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
81
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Sumber Risiko Kemungkinan Penanganan
Kebutuhan pengadaan tidak
dinyatakan secara Memadai
Melakukan riset pasar dan analisis tambahan Menguasai area tanggung jawab Anda Menggunakan surat pernyataan minat atau permohonan informasi untuk mendapatkan informasi dari industri
penyedia barang/jasa
Spesifikasi yang bias Membutuhkan kajian tambahan tentang spesifikasi sebelum diumumkan Menggunakan spesifikasi fungsional dan kinerja
Metode pendekatan pasar
yang tidak tepat
Memahami anggaran dan tujuan program Mengetahui pasar barang/jasa Menggunakan penyedia tunggal secara hemat dan membatasi periode kinerja kontrak untuk penyedia tunggal
Informasi yang tersedia
dalam dokumen tidak
Lengkap / tidak Memadai
Mengkaji dokumen pengadaan sebelum menerbitkannya dan memastikan kriteria evaluasi berisi faktor-faktor penting yang akan mendasari evaluasi penawaran
Memastikan prosedur dan ahli teknis siap untuk menjawab pertanyaan dari penawar
Pelanggaran terhadap
prinsip pengadaan dengan
menunjukkan sikap
Keberpihakan
Memastikan bahwa mereka yang terlibat dalam proses pengadaan tidak memiliki konflik kepentingan Memastikan pelatihan yang cukup bagi tim evaluasi penawaran Meminta pertanyaan diserahkan dalam bentuk tulisan dan memastikan jawaban tertulis tersedia bagi penawar Memberikan penjelasan (debriefing) bagi penawar yang gagal memenangkan pekerjaan
Jumlah penawaran yang
masuk tidak Memadai
Menggunakan strategi publikasi yang tepat Terlebih dahulu menyediakan pengumuman permintaan penawaran Memberikan waktu yang cukup untuk penyerahan penawaran Memastikan kewajaran dan keadilan dalam persyaratan kebutuhan dan syarat-syarat kontrak • Meminta
umpan balik dari penyedia yang dikenal terkait alasannya tidak memberikan respon
Contoh tanggapan untuk
memitigasi tertentu (1)
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Sumber Risiko Kemungkinan Penanganan
Penawaran gagal
memenuhi persyaratan
Meningkatkan pengetahuan pasar Merevisi dokumen pengadaan Melakukan riset pasar Menyusun spesifikasi fungsional dan kinerja
Evaluasi tidak adil
Memastikan kriteria evaluasi mencakup faktor-faktor penting yang akan mendasari penilaian terhadap penawaran dan dapat diidentifikasi dengan jelas oleh penawar dalam dokumen penawaran
Memastikan kriteria evaluasi tepat dan dapat diukur Memastikan pengelola pengadaan sudah diberi pelatihan tentang cara melakukan evaluasi Memastikan anggota tim evaluasi menandatangani perjanjian terkait konflik kepentingan dan kerahasiaan
Produk yang dipilih tidak
tepat
Memastikan pengguna terlibat dalam proses evaluasi Meningkatkan prosedur evaluasi teknis dan melatih staff Menggunakan badan peninjau tata kelola (misalnya, Tim Reviu Pengadaan) untuk meninjau dokumen
pengadaan dan proses evaluasi sampai penetapan pemenang
Kurang selarasnya
keinginan pembeli dan
penjual
Meningkatkan komunikasi, termasuk memastikan rancangan kontrak sudah ada dalam dokumen pengadaan Memberikan pelatihan untuk staff tentang pemilihan jenis kontrak dan pengelolaan kontrak Berikan definisi istilah-istilah dengan jelas Mencatat kewajiban setiap pihak Memperjelas segala hal yang bersifat ambigu sebelum menandatangi kontrak
Kegagalan salah satu pihak
untuk memenuhi ketentuan
kontrak
Memastikan administrasi kontrak dan pengelolaan kinerja yang baik Melakukan inspeksi / pertemuan secara berkala dan memastikan penerimaan laporan perkembangan Memastikan semua staff mengetahui tanggung jawab dan syarat-syarat kontrak Memastikan pencatatan dan dokumentasi dilakukan dengan baik
Contoh tanggapan untuk
memitigasi tertentu (2)
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
83
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Jenis Jaminan Deskripsi
Jaminan Penawaran atau “bid bond”
Jaminan yang memastikan penawar tidak akan menarik penawarannya dalam periode tertentu untuk penerimaan penawaraan dan akan menjalankan kontrak serta menyerahkan jaminan apapun yang diperlukan dalam waktu yang ditetapkan terhadap penawaran.
Jaminan Pembayaran (Payment bond)
Memastikan pembayaran sebagaimana diatur dalam hukum bagi semua orang yang menyediakan tenaga kerja atau material sesuai tuntutan pekerjaan yang diatur dalam kontrak.
Jaminan Pelaksanaan (Performance bond)
Menjamin pelaksanaan dan pemenuhan kewajiban penyedia berdasarkan kontrak
Jaminan uang muka (Advance payment bond)
Menjamin pemenuhan kewajiban penyedia berdasarkan ketentuan pembayaran uang muka.
Jaminan penawaran tahunan (Annual bid bond)
Sebuah jaminan tunggal yang diberikan oleh penawar, menggantikan beberapa jaminan yang terpisah, yang menjamin semua penawaran (selain untuk kontrak pekerjaan konstruksi) yang memerlukan penyerahan jaminan dalam tahun anggaran tertentu yang ditetapkan Pemerintah
Jaminan pelaksanaan tahunan (Annual performance bond)
Sebuah jaminan tunggal yang diberikan oleh penyedia yang menerima kontrak,menggantikan beberapa jaminan pelaksanaan yang terpisah, untuk menjamin pemenuhan kewajiban penyedia di bawah kontrak (selain untuk pekerjaan konstruksi) yang memerlukan penyerahan jaminan dalam tahun anggaran tertentu yang ditetapkan Pemerintah.
Pendekatan lain untuk “mitigasi” dapat dilakukan dengan jaminan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
84
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Apa yang harus dilakukan terhadap
hasil perencanaan penanganan
risiko dan apa outputnya?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko
Lakukan validasi atas hasil penetapan strategi dan rencana penanganan risiko, dengan:
Menilai kembali risiko guna mengetahui skor dan peringkat risiko setelah tanggapan;
Asumsi bahwa rencana penanganan risiko telah sepenuhnya dilakukan dan mencapai hasil yang diperkirakan/diharapkan;
Identifikasi kemungkinan timbulnya risiko lain akibat dari penanganan yang dilakukan; dan
Buat skenario cadangan (kontinjensi) apabila risiko tetap terjadi, atau risiko tersisa/residual masih di atas batas yang dapat diterima.
Validasi Rencana Penanganan Risiko
Daftar risiko yang diperbarui;
Risiko tersisa (residual);
Risiko sekunder;
Kontrak;
Cadangan kontinjensi;
Input untuk revisi rencana pekerjaan; dan
Input untuk proses lainnya dalam organisasi.
Secara keseluruhan, output hasil perencanaan penanganan dan tanggapan risiko, menghasilkan:
Apabila asumsi tingkat risiko residual setelah penanganan menjadi berkurang dan berada dalam batas toleransi, rencana penanganan dianggap sudah tepat dan sesuai kebutuhan.
Pelaksanaan penanganan / pengendalian risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
86
Siklus Manajemen Risiko: Penanganan RisikoTentukan kembali skor dan peringkat setelah penanganan
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
MONITORING
PENGENDALIAN RISIKO
88
Monitoring dan Pelaporan Risiko
Apa tujuan monitoring, reviu
dan pelaporan risiko, dan apa
saja yang harus dicermati ?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
8989
Kegiatan:Memantau, menelusuri dan meninjau status serta tingkat risiko termasuk mengidentifikasi risiko baru yang timbul selama penanganan berlangsung, dan evaluasi keefektifan pengendalian yang dilakukan.
Hasil:Daftar risiko yang diperbarui secara terus menerus (penambahan/ penghapusan/perubahan risiko) dan rapat/laporan berkala.
Tujuan:
1. Memastikan bahwa pengendalian risiko telah sesuai dan tepat (efektif);
2. Memperoleh informasi lebih lanjut untuk meningkatkan kualitas penilaian risiko;
3. Menganalisa berbagai peristiwa yg terjadi,seperti perubahan kecenderungan (trend), keberhasilan dan kegagalan; dan
4. Mendeteksi perubahan (konteks internal & eksternal), termasuk kriteria dan prioritas risiko, dan risiko yang muncul.
Penanganan Risiko
Identifikasi Risiko
Analisa Risiko
Evaluasi Risiko
Monitoring Risiko
Monitoring dan Pelaporan Risiko: Monitoring Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Fokus pemantauan:
Kecukupan dan efektivitas pengendalian internal;
Dimonitor, ditinjau dan dilaporkan untuk setiap tindakan pengendalian risiko. Hal ini penting untuk peningkatan program manajemen risiko selanjutnya.
Profil dan kondisi risiko;
Dipantau untuk mengetahui perbaikan strategi tanggapan dan rencana penanganan yang diperlukan, atau bila perlu dihentikan karena risiko telah usang.
Realisasi pelaksanaan manajemen risiko;
Kemajuan dari pelaksanaan manajemen risiko itu sendiri perlu dipantau untuk bahan evaluasi kebijakan dan perbaikan desain/operasional program, dan untuk keperluan pembinaan lebih lanjut.
Pemantauan
risiko
mendukung
pengelolaan
risiko yang
efektif,
Monitoring dan Pelaporan Risiko: Monitoring Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
91
Pemantauan risiko mendukung pengelolaan yang efektif
Dengan melakukan pemantauan risiko, maka pengelola pengadaan
dapat mengetahui apakah ........ ?
Apakah penanganan risiko telah dilaksanakan sesuai rencana;
Apakah asumsi-asumsi dalam rencana penanganan masih berlaku;
Apakah rencana penanganan dan tanggapan sudah tepat dan
efektif, atau apakah perlu dibuat rencana penanganan baru;
Apakah ada perubahan tingkat risiko, baik karena kemungkinannya
maupun skala dampaknya;
Apakah risiko telah terjadi dan menjadi masalah, dan apa
pemicunya; dan
Apakah ada risiko baru yang sebelumnya tidak teridentifikasi.
Monitoring dan Pelaporan Risiko: Monitoring Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
92
Monitoring dan Pelaporan Risiko
Metode pemantauan risiko
apa yang bisa digunakan?
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Beberapa metode pemantauan bisa digunakan, disesuaikan dengan frekuensi penggunaannya dan area yang menjadi fokus pemantauannya
Monitoring dan Pelaporan Risiko: Monitoring Risiko
monitoring risiko dapat memberikan informasi
mengenai tindakan yang diperlukan, a.l. :
Permintaan perubahan pekerjaan (untuk risiko baru);
Perubahan kontrak;
Penyesuaian jadwal;
Penyesuaian biaya/anggaran;
Tambahan sumber daya;
Tindakan korektif;
Tanggapan risiko alternatif; dan
Close out (pengakhiran) risiko.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
94
• Pengelola risiko harus mengkomunikasikan temuan kepada tim teknis serta pemangku kepentingan melalui laporan & pernyataan.
• Format pelaporan monitoring disesuaikan dengan sistem yang berlaku di setiap unit, tidak ditentukan/dibatasi sepanjang berisi:
Daftar risiko yg diperbaiki secara berkala;
Laporan penunjang lainnya, termasuk:
Laporan Status Pekerjaan Laporan Pelaksanaan Pengendalian Informasi terkait perubahan yang terjadi Laporan Keuangan Laporan Khusus
Pelaporan risiko menggunakan data yang dikumpulkan selama pemantauan risiko
Digunakan untuk kepentingan:
Bahan evaluasi kecukupan proses manajemen risiko & pertimbangan peningkatan/ perbaikan manajemen risiko;
penyusunan kebutuhan
pelatihan bagi pengelola
risiko;
Penyusunan rencana atau
pelaksanaan tindak lanjut
penanganan yg diperlukan.
Monitoring dan Pelaporan Risiko: Pelaporan Risiko
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
Setiap perubahan/penyimpangan
risiko yang terjadi dan rekomendasi
atas hasil-hasil pemantauan risiko
lainnya, perlu ditindak lanjuti untuk
memastikan ketepatan/kesesuaian
program pengendalian risiko, dan
menjamin terlaksananya proses
manajemen risiko yang efektif.
Tindak lanjut pengendalian risiko
Tindak lanjut dapat didasarkan atas hal-hal sebagai berikut:
Monitoring dan Pelaporan Risiko: Tindak Lanjut
Pengendalian Risiko
Berdasarkan status dan tingkat
risiko;
Berdasarkan konteks internal
proses manajemen risiko;
Berdasarkan aspek operasional.
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
TES DAN
LATIHAN
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
TES PRAKTIK
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o
UK 29M e n g e l o l a R i s i k o