Boletín 6 - Edición especial julio 2014

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¡La excelencia la construimos todos!

“Yo creo que la convivencia y el clima lo hacen las personas y depende de cada uno de nosotros dar el mejor apoyo y la mejor disposición para cada una de nuestras labores, ya sea con nuestra área como para con las demás, porque hay que tener en cuenta que somos una sola UNIDAD”

Miembro de la UNGRD

En días pasados la Oficina Asesora de Comunicaciones adelantó un encuesta a todos los miembros de la UNGRD, con el fin de conocer sus percepciones sobre varios aspectos de clima y cultura organizacional.

La encuesta contó con la participación del 70% de los miembros de la UNGRD, una muestra significativa que nos lleva por y hacia el camino de la excelecia.

Lo que se destacaMás de la mitad del personal tiene 1 año o menos de pertenecer a la Unidad. Esto se convierte en una oportunidad de posicionamiento institucional y de reconocimiento de nuestro misión y visión que incrementará la apropiación por la UNGRD.

Los miembros de la UNGRD se sienten a gusto y ven de forma positiva el estilo directivo de sus líderes. Generando articulación y trabajo en equipo que se ve reflejado en el alcance de los objetivos de la entidad.

Los canales de comunicación interna cuentan con una alta aceptación, por lo que con la participación de todos los miembros de la UNGRD se continuará en el fortalecimiento y enriquecimiento de sus contenidos.

Se destaca la comunicación y trabajo en equipo de cada dependecia, lo que con el compromiso de todos se verá reflejado en la articulación y coordinación entre todas las áreas de la UNGRD.

La resolución de diferencias laborales fortalecen la articulación del trabajo conjunto y promueve el alcance de objetivos institucionales.

Los miembros de la UNGRD se sienten complacidos y a gusto con las actuales instalaciones, por lo que es un compromiso y deber de todos cuidarlas y darles el uso adecuado.

Tu opinión es importante, por eso le damos respuesta

... y, ¿qué es la EXCELENCIA?

La excelencia, es la característica de ser bueno, de hacer las cosas de manera óptima.

Cuando somos excelentes, hacemos las cosas bien sin ninguna excusa, sobresalimos de la mediocridad, estamos por delante de los que hacen todo “a medias”.

La excelencia nos impulsa a ser mejores cada día, y no por competir con otros, sino por ponernos en reto a nosotros mismos para crecer, para llegar más lejos.

Las siguientes sugerencias fueron planteadas por los miembros de la UNGRD. Todas fueron revisadas y consultadas con la dependencia que correspondia y estas son sus respuestas:

1. Es necesaria la actualización de los equipos de cómputo de algunas áreas

R/ El Coordinador o Jefe de área debe solicitar la actualización o cambio del equipo que no cuenta con lo requerido por el funcionario

2. Se requiere un archivo más grande

R/ Las nuevas instalaciones de la UNGRD cuentan con un archivo general y cada dependencia cuenta con su archivo independiente, adicional a esto se están realizando las adecuaciones para el archivo de la Subdirección para la Reducción del Riesgo, Oficina Asesora Jurídica y Gestión Contractual.

3. Sitios de trabajo para las personas que regularmente no están en la UNGRD

R/ Los sitios habilitados son: Sala G, Oficina AuxiliarCentro Copiado, mesa de trabajo frente ala Oficina de Jurídica y mesa de trabajo frente a la Subdirección de Manejo

4. Cultura de uso del baño con la empresa con la cual compartimos el piso

R/ Se tramitará con la administración del edificio la implementación de una campaña de orden y aseo

5. Televisores subutilizados que deberían estar dentro del comedor central

R/ Los televisores en este espacio (comedor central) están prohibidos por la administración por ser un área común del edificio. Adicionalmente no se pueden bajar por riesgo de golpes en la cabeza.

6. Exceso de aire acondicionado

R/ El sistema de ventilación es mecánico y NO es manejado por la UNGRD. Se trata de la circulación del aire del exterior. (Si hace frio el aire que circula en el interior es frio; si el día es soleado el aire es más cálido).

7. Capacitación en gestión del riesgo y fortalecimiento de equipos de trabajo en los diferentes temas inherentes a la misión de la UNGRD, en los procesos de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de desastres, así como en los instrumentos y mecanismos del Sistema Nacional

R/ Atendiendo a estas sugerencias se diseñará y desarrollará un sistema de capacitación misional a los empleados de la Unidad, el cual será coordinado por la Subdirección General en lo temático y con la Secretaría General en los aspectos administrativos.

8. Mayor comunicación entre áreas. Mayor trabajo en equipo. Las áreas tienden a competir no a complementarse.

R/ Desde la OAC se implementarán actividades de reconocimiento de los compañeros y sus labores, articulación de acciones y la importancia del trabajo en equipo entre las dependencias, apalancadas en el trabajo sinérgico de cada área.

10. En cuanto a la comunicación interna se debe actualizar o hacer más seguido los boletines colgados en las carteleras, sería ideal contar con una INTRANET.

R/ La OAC pasó el requerimiento de la Intranet a la Oficina Asesora de Planeación e Información, desde allí se dará trámite en el aspecto de disponibilidad de plataforma y posterior construcción de la misma, de la cual ya se cuenta con una estructura inicial. En cuanto a la frecuencia del boletín interno Unidad Express, se determinó que es mensual con el fin de no saturar con los distintos canales de comunicación interna.

11. En cuanto a la comunicación, llegan a diario tantas notas de último minuto, entre otras, a la cuenta de correo, que terminan saturándolo.

R/ La OAC ha determinado que se enviará un máximo de 5 correos diarios entre Notas de Último Minuto, Monitoreo de Medios, Comunicados de Prensa, Semana en Imágenes, Unidad Express y Sistema al Día, con el fin de no saturar y promover la lectura de los mismos entre los integrantes de la UNGRD.

¿y cómo alcanzamos la EXCELENCIA?

La excelencia se contruye día a día, se transforma y está en mejora continua, para esto solo debes tener en cuenta aspectos como: ser puntual, resolver problemas de forma propositiva, trabajar en equipo, aprovechar el tiempo, esforzarse, tener objetivos y metas claras, trabajar con amor.

¡Ser el mejor en lo que haces!

12. Campañas para sentido de pertenencia y trabajo en equipo.

R/ El Grupo de Apoyo de Talento Humano realizará actividades de refuerzo de valores, adaptación al cambio y fortalecimiento de la imagen institucional. Así mismo se programarán conferencias sobre administración efectiva del tiempo, resolución de conflictos y liderazgo.

Todo lo podemos lograr, basta el aporte que cada uno hagamos.

¡Vamos por la excelencia!

Estos son nuestros canales de comunicación interna. ¡TODOS LOS AYUDAMOS A CONSTRUIR!

BOLETÍN EXTERNO SISTEMA AL DÍA

BOLETÍN INTERNO UNIDAD EXPRESS

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Por este medio se socializan las acciones que realizan las entidades miembro del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y que fortalecen la Gestión del Riesgo en el país.

Informa sobre las acciones que realiza la UNGRD mensualmente, fomenta el conocimiento de las acciones internas, compañeros nuevos y notas de interés general

Todos podemos contribuir con la elaboración de este boletín.Envíanos tus anuncios, noticias de interés y cultura general o imágenes al correo: jennifer.wilches@gestiondelriesgo.gov.co

Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres

Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - Colombia

Oficina Asesora de Comunicaciones

NOTAS DE ÚLTIMO MINUTO

SEMANA EN IMÁGENES / VIDEOS INSTITUCIONALES

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4PÁGINA WEB / CORREO ELÉCTRONICO INSTITUCIONAL

ROTAFOLIOS INSTITUCIONALES

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6En los televisores ubicados estratégicamente en la UNGRD, se proyectan imágenes y videos alusivos a las acciones de la entidad.

En la cual se proyecta información de interés para la comunidad en general sobre la misionalidad y gestión de la UNGRD. El correo institucional como medio de comunicación permanentemente.

Estos productos se realizan con fines específicos de divulgación de actividades propias de la UNGRD a nivel interno y externo.

Estas notas se emiten en el momento en que la UNGRD está llevando a cabo acciones y actividades.