UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS … · ICO relacionados con el Programa de ......

INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Tercer Cuatrimestre de 2018

Código: G1-S1-FO-28 Vigencia: 22 08 / 2018 Pagina: 1 de 33 Versión: 02

UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS Oficina de Control Interno


Tercer Cuatrimestre de 2018 La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 inciso 3° del artículo 9°, presenta el Informe Pormenorizado de Control Interno de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC - para el tercer cuatrimestre de la vigencia 2018, tomando como principal fuente de información la reportada por las áreas vinculadas en el desarrollo y consolidación del Sistema de Control Interno de la Entidad, en los términos que lo define la Ley 87 de 1993 (artículo 6º Responsabilidad del control interno). Es preciso señalar, que para construcción y presentación del siguiente informe se utilizó como referente el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG recientemente adoptado mediante el Decreto 1499 del 11 de Septiembre del 2017, Dimensión 7 Control Interno y sus componentes. La efectividad del sistema de control interno depende de la operatividad de las siete (7) dimensiones las cuales están articuladas con los componentes establecidos en el Modelo de Control Interno. Cada dimensión se desarrolla a través de una o varias de las políticas, tal como se puede resumir en el esquema presentado a continuación:




DIMENSIÒN 7: CONTROL INTERNO La séptima dimensión de MIPG, el Control Interno, se desarrolla a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, el cual fue actualizado en función de la articulación de los Sistemas de Gestión y de Control Interno que establece el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 (PND 2014-2018). Esta actualización se adopta mediante el Documento Marco General de MIPG. Tal como lo establece la Ley 87 de 1993, el Control Interno está integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, se lleven a cabo de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la alta dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL La entidad debe asegurar un ambiente de control que le permita disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno. Esto se logra con el compromiso, liderazgo y los lineamientos de la alta dirección y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Frente este componente, se presentan los siguientes avances:

a. Aprobación del estatuto de Auditoría Interna Mediante Resolución 1018 de noviembre de 2018, fue establecido el estatuto de auditoría de control interno en la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC”, mediante el cual se definió, entre otros aspectos, los siguientes.

Objeto y alcance de los servicios de auditoría y de asesoría




Principios orientadores del ejercicio del control interno

Campo de acción del equipo de auditoría de control interna

Roles, autoridades y responsabilidades en el marco de las auditorías internas

Instrumentos de auditoría de control interno

Efectos de los informes de la oficina de control interno

b. Código de ética del auditor de control interno Se adoptó como políitca institucinal del proceso Evalaución de la Gestión Institucional, el Código de ética del auditor de control interno, el cual establece los principios y reglas de conducta que deben aplicar los auditores internos de la Entidad.

c. Gestión del Talento Humano

El talento humano se concibe como el activo más importante con el que cuentan las entidades y, por lo tanto, como el gran factor crítico de éxito que les facilita la gestión y el logro de sus objetivos y resultados. Para su desarrollo y fortalecimiento, en la Entidad se han asumido las rutas de la gestión estratégica

Plan de Seguridad y salud en el trabajo Se aplica a todos los servidores de la entidad vinculados directamente o a través de contratos temporales de trabajo o por medio de contratos de aprendizaje y aquellos otros que la Ley establezca, en los diferentes puestos y áreas de operación, con el fin de implementar el plan, se cuenta con los siguientes recursos:

- ARL Positiva Compañía de Seguros Acompañamiento al Sistema de SG-SST para la implementación y realización de Programa que contribuyan los programas cardiovasculares, psicosocial, ergonómico.

- Entidad IPS para realización de exámenes de ingreso, egreso, periódicos - Presupuesto del SG-SST vigencia 2018




PLAN ANUAL DEL SG-SST USPEC 2018

PROGRAMA OBJETIVO GENERAL

OBJETIVO ESPECIFICO

ACTIVIDADES AVANCE

RIE

SG

O P

SIC

OS

OC

IAL

Programa de Vigilancia

Epidemiológica con énfasis en riesgo

psicosocial

Aplicar Batería en RPS para determinar

población expuesta

Establecer un programa para el

control de los factores de Riesgo Psicosocial

en la USPEC, que permita identificar,

monitorear, intervenir y hacer seguimiento a

los factores y sus posibles

consecuencias para la salud.

Se inicia la aplicación de la Batería de Riesgo Psicosocial a todos los funcionarios de la USPEC, para intervenir los factores de riesgo Psicosocial. Asistencia técnica en la implementación del PVE de Riesgo Psicosocial (ARL Positiva) Salida Funcionarios USPEC, para la capacitación en prevención de riesgo psicosocial, incluye Talleres de entrenamiento en competencias que involucren grupos de trabajadores y/o directivos( ARL Positiva)

45%

RIE

SG

O E

RG

ON

ÓM

ICO

Programa de Vigilancia

Epidemiológica Biomecánico

Disminuir el ausentismo de los

funcionarios públicos de la USPEC por

enfermedad general y prevenir las

Enfermedades laborales y

accidentes de trabajo ocasionadas por la exposición a

riesgos ocupacionales.

Disminuir la probabilidad de ocurrencia de

desórdenes por trauma acumulativo y

accidentes relacionados con el

factor de riesgo derivado de la carga

física y la higiene postural.

Implementación del programa Cardiovascular y demás programas de promoción y prevención en salud para los funcionario de la USPEC Implementación de programa de prevención en DME para los funcionarios de la USPE

50%

Programa de Pausas Activas

Mantener el programar de pausas activas en las instalaciones de la

USPEC

40%

Ausentismo

Analizar el ausentismo laboral que se ha presentado en la empresa, por causa de enfermedad general

100%




PLAN ANUAL DEL SG-SST USPEC 2018

PROGRAMA OBJETIVO GENERAL

OBJETIVO ESPECIFICO

ACTIVIDADES AVANCE

Programa de Inspecciones

Prevenir lesiones personales, daño a la propiedad, proporcionar ambientes de trabajo sanos, mediante programas de mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo, en los cuales se controla la exposición a los factores de riesgo ocupacionales.

Procurar un medio de trabajo seguro, identificar, evaluar y corregir condiciones que no cumplan apropiadamente con las normas de seguridad establecidas y que alteran el desarrollo normal de trabajo.

Actividad lúdica en prevención de AT y EL Asesoría y Asistencia Técnica en el diseño de reportes de condiciones de trabajo peligrosa. Entrega de material promocional en semana de la seguridad y salud en el trabajo. Realización de inspecciones de seguridad a todas las sedes a nivel nacional de USPEC.

60%

CA

PA

CIT

AC

IÓN

Y

EN

TR

EN

AM

IEN

TO

Programa de Capacitación y Entrenamiento

Brindar capacitación y entrenamiento a los Funcionario de USPEC, con la finalidad de fortalecer sus competencias laborales frente a sus conocimientos y habilidades y de esta forma generar una cultura de autocuidado.

Capacitación al Comité de Convivencia Laboral, Capacitación al Comité Paritario de SST Preparación, acompañamiento y evaluación de simulacro. Capacitación a la brigada de emergencias, entrenamiento en Pista.

40%

MA

TR

IZ D

E P

EL

IGR

OS

Y R

IES

GO

S

Programas de gestión de los

riesgos prioritarios, los cuales

provienen de la matriz de

identificación de peligros y

valoración de riesgos

Procurar un medio de trabajo seguro, Identificar, evaluar y corregir condiciones que no cumplan apropiadamente con las normas de seguridad establecidas y que alteran el desarrollo normal de trabajo en las oficinas de la USPEC.

Matriz de Peligros y Riesgos Seguimiento e intervención de los peligros identificados

50%

70%

MA

RC

O L

EG

AL

Matriz y procedimiento de identificación de

requisitos legales aplicables a la

USPEC

Dar cumplimiento a los requisitos

legales establecidos

Dar cumplimiento a los requisitos legales

establecidos y aplicables a la USPEC

Asistencia técnica en la implementación del SG SST

50%




El promedio de avance del Plan de implementación del Sistema de seguridad y salud en el trabajo es del 56%.

Clima organizacional Se inicia en el mes de julio la aplicación de la encuesta de medición del clima laboral,

Plan de bienestar Las actividades a realizar serán dirigidas a todos los servidores de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC y sus familias, entendiendo por estas al cónyuge o compañero (a) permanente, los padres del empleado y los hijos hasta los 25 años o discapacitados mayores que dependan económicamente de él. Para ello, se cuenta con las entidades que se describen a continuación:

- Alianzas Estratégicas con Universidades - Portafolio de Servicios Fondo Nacional del Ahorro, Constructoras y Bancos. - Reinversión ARL Positiva Compañía de Seguros - Portafolio de Servicios Cajas de Compensación Familiar - Portafolio de Servicios de las EPS - Presupuesto vigencia 2018.

Se expide la Resolución 0404 de 2018 que adopta el programa de bienestar social de la USPEC




Programa “Entorno laboral saludable” Acciones de promoción y prevención de la salud- Acciones de “Entorno laboral saludable”:

- Inicia la formulación del actualizar el Plan De Emergencias - salida de PYP en prevención del riesgo Psicosocial - Brigada de emergencias con Secretaria Distrital de Salud - Se inicia la actualización de la Política de Salud y Seguridad en el Trabajo - Se expide la Resolución 0404 de 2018 que adopta el programa de bienestar social de la USPEC - Actividad del OUTDOOR enfocada en Riesgo Psicosocial con la ARL Positiva

- Tabulación y análisis de la información - Manual del SST y matriz legal - Seguimiento a estudio previo para la contratación de los exámenes ingreso, egreso, periódicos en

proceso. - Seguimiento con las personas que están en el Programa de Promoción y Prevención de Riesgo

Cardiovascular - Brigada de Emergencia: reunión de compromisos y plan de trabajo - Conformación del comité de primeros auxilios - Inicio de la atención de los grupos prioritarios (fisioterapia) - Base de control de indicadores de la cobertura de cubrimiento. - Visita domiciliaria a los funcionarios que llevan más de 180 días y no han radicado sus incapacidades

médicas




- Definición de Indicadores de Ausentismo laboral y AT - Semana de la salud

Plan de Incentivos El del presupuesto para estimulos es de $15.000.000, para esta Vigencia: el 50% del presupuesto asignado se distribuirá en los niveles asistencial, técnico y profesional y el otro 50% en Grupos de trabajo, así:

NIVELES 50% Porcentaje % Valor

$ 7.500.000

Asistencial 40% $ 3.000.000

Técnico 35% $ 2.625.000

Profesional 25% $ 1.875.000

GRUPOS DE TRABAJO 50% $ 7.500.000

Total $ 15.000.000

Inducción y reinducción Esta labor se realizará en coordinación con el Grupo de Comunicaciones, informando periódicamente los avances en las áreas misionales a través de la web, correos electrónicos y la intranet con el fin de brindar de manera práctica capacitación a los servidores públicos. Actividades programadas:

- Visita a los Establecimientos de Reclusión, para los servidores de la sede Central de la USPEC. - Presentación de los Directivos ante los servidores y cuando no sea posible personalmente se hará a

través de los medios de comunicación interna de la USPEC. - Elaboración e implementación del cuadernillo de inducción virtual.

Programas pre-pensionados En el marco del Plan de Bienestar Social se realizó junto con el fondo de pensiones Protección, el primer taller para pre-pensionados, con el objetivo de sensibilizar a los funcionarios sobre su futuro pensional, bajo el lema “La Vida desde Hoy”.

Plan institucional de capacitación El plan institucional de capacitación se del programa de capacitaciones interinstitucionales y del Servicio de Capacitación.




El programa de capacitaciones interinstitucionales se ejecuta a través de las redes de capacitación interinstitucional sin costo, teniendo en cuenta las relacionadas con la capacitación, formación y entrenamiento de los servidores, entre ellas se encuentran instituciones como el SENA, la Escuela Superior de Administración Pública-ESAP, el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, la Comisión Nacional del Servicio Civil, el Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Justicia y del Derecho, ARL POSITIVA, COLSUBSIDIO, entre otras.

Para el Servicio de Capacitación, aante la Comisión de Personal el día 26 de febrero de 2018, se presentó el consolidado de necesidades de capacitación para la vigencia 2018:

Lineamiento Temático

Contratos de fiducias

Competencias básicas y comportamentales

Contratación en salud

Lineamiento temático TemaFecha de

ejecución

Entidad -

empresa

No. De

cupos

No. De

inscritos

Taller de liderazgo y trabajo en equipoFebrero 21 de

2018Esap 10 10

Curso: inducción y actualización para

altos directivos del estado

Febrero

marzoEsap 30 0

Curso virtual de evaluaciones de

desempeño y comisiones de personal Abril Cnsc 30 0

Diplomado en derechos humanos

aplicados al sistema penitenciario Abril Esap 30 1

Actualización normativa en contratación

estatal Mayo Esap 30 0

Curso de inglés principiantes , pre

principiantes Mayo y junio Sena 40 8

Curso virtual manipulacion de alimentos Mayo y junio Sena 30 0

Curso virtual de calidad Mayo y junio Sena 30 0

Curso virtual de ingles Mayo Sena N/a 1

Capacitación primeros auxilios Mayo Cruz roja 20 20

Charla de habilidades de desarrollo

personal y profesional Mayo

Sophya Grupo

Editores20 8

Seminario de contratacion estatal Junio Esap 30 -

Taller de cocina Junio Colsubsidio 25 45

Induccion a servidores públicos Junio Esap 30 4

Curso de office básico Julio Sena 40 13

Curso de excel básico Julio Sena 40 16

Curso de excel avanzado Julio Sena 40 35

Conferencia taller neuroliderazgo y

trabajo en equipo para alcanzar el éxitojun-27

Sophya Grupo

Editores25 0

Taller mindfulness jun-27 U. Central 25 23

Formulación y evaluación de proyectos

con enfoque metodología mga

Normas internacionales de información

financiera niif

Febrero y

marzo Algoap s.a.s 5 5

Contratación públicaFebrero y


Charla de acoso laboral 13 de marzo

Personeria

delgada para

la seguridad y

convivencia

10 10

Derecho administrativoFebrero y


Seminario de contratacion estatal Junio 28 y

julio 12Esap 11

Temas sindicalesCurso virtual de negociación colectiva

del sector publico en colombia

28 de marzo a

27 de abril de

2018

Esap 1 1

CAPACITACIONES GESTIONADAS INTERINSTITUCIONALMENTE 2018

Formación del capital

humano

Incorporación de

estándares

ocupacionales en la

gestión de recurso

humano

Desarrollo de

componentes de la

gestión jurídica

pública




Capacitación con el apoyo del INPEC - Convenio Interadministrativo No. 274 de 2015. El objetivo de este convenio, es aunar esfuerzos para lograr los fines de capacitación virtual o presencial, investigación y actividades de interés común encaminadas al fortalecimiento de las competencias de los servidores públicos de la USPEC, cuya vigencia es hasta el 31 de diciembre del año 2018. Proyectos de Aprendizaje en Equipo (PAE). El día 26 de julio mediante correo electrónico se solicitó a los servidores que asistieron a las capacitaciones de Contratación Estatal, Derecho Administrativo y NIIF, iniciar la transferencia de conocimiento a los servidores que hacen parte del equipo de trabajo, adjunto al correo se remitió el formato establecido en el SIGI para realizar dicha transferencia, a 30 de junio se recibió 1 formato diligenciado de la Oficina de Tecnología. A partir de la aprobación del plan de acción para la vigencia 2018 se comenzó a elaborar la suscripción de los Acuerdos de Gestión. Por iniciativa de la Dirección General, los acuerdos de gestión fueron suscritos por todo los integrantes del comité directivo de la entidad: directores, subdirectores y jefes de oficina. En la semana del 09 al 16 de julio, se llevó a cabo su actualización y evaluación del primer semestre de 2018.

d. Promoción de valores Con el apoyo de la ARL Positiva se realizó una actividad Outdoor, con énfasis en riesgo psicosocial, en la cual se abordaron temáticas como: trabajo en equipo, valores corporativos, comunicación asertiva, liderazgo, sentido de pertenecida, tolerancia y respeto.

e. Rendición de cuentas El 17 de julio se realizó la rendición de cuentas del Ministerio de Justicia en la que la USPEC participó activamente a través de un espacio para contar los logros de su gestión en la Unidad en los últimos meses. La rendición de cuentas fue transmitida en directo por el Canal Institucional y vía streaming a través de la página www.minjusticia.gov.co. Así mismo, se realizó la Audiencia de Rendición de Cuentas de la USPEC el día 24 de julio, con la participación del Director General del INPEC y de los Directivos de la Entidad.

http://www.minjusticia.gov.co/




En esta ruta también se suman las acciones implementadas en cuanto al programa de capacitación, el programa de bienestar, el plan de incentivos y las actividades de i Inducción y reinducción, ya abordados en el informe. Recomendaciones frente al Componerte Ambiente de Control

Adopción y desarrollo del MIPG: capacitaciones, plan de trabajo, seguimiento y presentación de informes de resultados

Desarrollar acciones de promoción de los valores y principios institucionales de manera permanente y en las jornadas de inducción y reinducción.

Fomentar la participación y el control ciudadano tanto en la planeación institucional como en los diferentes ejercicios de rendición de cuentas.

Continuar el fomento de los estándares de conducta y la práctica de los principios del servicio público, en el marco de integridad que propone el esquema de líneas de defensa de la Dimensión 7 Control Interno de MIPG

Socialización de las políticas institucionales

De conformidad con el artículo 2.2.10.7 del Decreto 1083 de 2015, no solo se debe realizar la medición el clima laboral, también definir, ejecutar y evaluar estrategias para su mejora continua.

Se recomienda evaluar la posibilidad de establecer una metodología de evaluación de desempeño del personal con vinculación provisional, en el marco del concepto 16516 de diciembre de 2008 de la Comisión Nacional del Servicio Civil.




2. EVALUACIÓN DE RIESGOS

Este segundo componente hace referencia al ejercicio efectuado bajo el liderazgo del equipo directivo y de todos los servidores de la entidad, y permite identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.

a. Seguimiento Mapa De Riesgos Institucional La Oficina de Control Interno presenta el informe de seguimiento a la eficacia en la ejecución de las acciones

de mejora definidas para la atención y mitigación de los riesgos identificados y valorados en las vigencias 2016

y 2017. La fecha de corte del informe es 29 de junio de 2018. El informe fue presentado a la Alta Dirección en

sesión del Comité Coordinación de Control Interno del 5 de julio de 2018.

Los riesgos institucionales identificados y valorados por proceso en la vigencia 2016, tienen las siguientes

connotaciones:

En total se identificaron 36 riesgos catalogados como institucionales, es decir, aquellos clasificados dentro de las zonas de exposición Alta o Extrema y que pueden afectar el cumplimiento de la misión institucional y objetivos de la entidad (Guía para la Administración del Riesgo. DAFP: Versión 03, Diciembre de 2014. Página 28).

Por tipo de procesos, se observa que el 36.1% de los riesgo se identificaron en los procesos estratégicos, el 33.3% de los riesgos se ubican en los procesos de apoyo y el 27.8% en los procesos misionales.

Por procesos, los primeros cuatro puestos corresponden a Gestión Administrativa y Financiera con el 25%, Gestión Estratégica Organizacional con el 16.7%, Gestión de Suministro de Bienes y Prestación de Servicios y Gestión Contractual con el 11.1% e Investigación y Aprendizaje para la Gestión Penitenciaria y Carcelaria con el 8.3%.

Para el proceso Gestión del Talento Humano no se identificaron riesgos institucionales

Los resultados del seguimiento se resumen a continuación:

Solo gestión Jurídica ejecutó el 100% de sus acciones y logró evidenciar control sobre el riesgo propuesto.

Los procesos Gestión Estratégica Organizacional, Gestión de Tecnologías, Gestión Contractual y Evaluación de la Gestión Institucional, alcanzaron un 100% en la ejecución de sus acciones de mitigación, pero su eficacia fue mucho menor (17%, 0%, 25% y 0%, respectivamente).

Solo el proceso de Gestión Interinstitucional no presentó avance en la ejecución y por consiguiente, en el cierre eficaz de sus riesgos identificados.




b. Seguimiento Mapa de Riesgos de Corrupción

Se realizó seguimiento con corte a 30 de octubre de 2018. Las principales conclusiones se resumen a

continuación.

Para los nueve riesgos de corrupción identificados se formularon 23 acciones de mejora.

El cierre de hallazgos es del 0%

Se han ejecutado de manera efectiva 6 acciones de mejora (26%)

Se reconoce un avance en la mitigación de los riesgos 58% - avance de acciones de mejora

SI PORCENTAJE SI PORCENTAJE

Evaluación de la Gestión Institucional 1 1 100% 0 0%

Gestión Administrativa y Financiera 9 4 44% 1 11%

Gestión Contractual 4 4 100% 1 25%

Gestión de la Comunicación Institucional 2 1 50% 1 50%

Gestión de la Infraestructura 2 1 50% 0 0%

Gestión de las Tecnologías de la Información 2 2 100% 0 0%

Gestión de Suministro de Bienes y Prestación de Servicios 4 2 50% 0 0%

Gestión Estratégica Organizacional 6 6 100% 1 17%

Gestión Interinstitucional 2 0 0% 0 0%

Gestión Jurídica 1 1 100% 1 100%

Investigación y Aprendizaje para la Gestión Penitenciaria y

Carcelaria 3 1 33% 0 0%

TOTALES 36 23 64% 5 14%

PROCESOEFICACIAACCIONES EJECUTADASTOTAL

RIESGOS

Riesgos Accioness Cerradas Avance Mitigación

Gestión Administrativa y Financiera 2 3 0 50% 0

Gestión Contractual 2 7 2 46% 0

Gestión de la Infraestructura 3 8 3 37% 0

Gestión de las Tecnologías de la Información 1 3 0 74% 0

Gestión Jurídica 1 2 1 85% 0

TOTALES 9 23 6 58% 0

PROCESOEJECUCIÓN ACCIONES DE

RIESGOS CERRADOSRIESGOS DE CORRUPCIÓN




PROCESO RIESGO ACCIONES DE MEJORA AVANCES OBSERVACIONES

Gestión Jurídica

Alteración o dilación

de los procesos

disciplinarios para

favorecer intereses

particulares

• Fortalecer la Revisión por parte

del Jefe de la Oficina Asesora

Jurídica para verificar el

cumplimiento de los términos

legales.

70% • Se documentó el procedimiento

Procesos Disciplinarios (Código: A2-PR-

02 Versión 02 de mayo de 2018)

• Se identifican tres puntos de control para

Verificar que se hayan cumplido con

todos los requisitos procesales y legales

• El en procedimiento no se observa la

actividad de verificación de términos de

cumplimiento

• Verificar periódicamente el

cumplimiento de términos y el

contenido sustancial de los autos

y fallos dentro de la investigación

disciplinaria

100% • Mediante memorando I-2018-010864 de

10/09/2018 se informó al Jefe de la

Oficina de Control Interno el estado de

los 25 procesos disciplinarios que se

encuentran en trámite

• Continuar la verificación

AVANCE PROMEDIO MITIGACIÓN RIESGO 85%


Gestión de

Tecnologías de

Información

Acceso no

autorizado de

particulares a

información

reservada.

• Validar la aplicación de las

Políticas y procedimientos de

Seguridad de la Información.

60% • Actualización de Riesgos de Seguridad

de la Información a través de la

consultoría con la firma Password

Consulting Services – Formalizar y

socializar

• Finalizar Índice de información clasificada

y reservada

• Validar el funcionamiento de las

restricciones de acceso a los

correos electrónicos

personales.

80% • Se inicia la aplicación de restricción de

correos personales

• Se requiere evaluación de la aplicación

de los controles

• Consolidar y mantener

actualizados los permisos de

acceso a las carpetas de los

funcionarios, contratistas y

dependencias.

80% • Se implementa control para compartir

carpetas

• Se requiere evaluación de la aplicación

de los controles






Gestión Administrativa

y Financiera

Vincular personal sin

el lleno de requisitos

establecidos en el

Manual de Funciones

• Establecer formato para

entrevista

50% • Formatos documentados: A4-FO-50 Plantilla

Entrevista Nivel Asistencial y A4-FO-51 Plantilla

Entrevista Nivel Técnico y Profesional para

encargos

• Actualización del formato A4-FO-03 Evaluación

de Hoja de Vida.

• 04 de octubre de 2018, se solicita actualización

de formatos para vinculación de personal.

• El procedimiento Vinculación de Personal

(Código: A4-PR-01) solo establece vinculación

por concurso de carrera y no contempla

provisionalidad ni encargo.

• Verificar legalidad de los

documentos aportados,

realizar entrevista y prueba

al aspirante del cargo a

proveer

0% • Sin evidencias

• Recomendable realizar verificación de hojas de

vida actuales (autoevaluación) (Hallazgo 36/2016

CGR)


Reconocimientos o

pagos realizados sin

tener en cuenta la

fecha de radicación de

las cuentas en

Tesorería para

favorecer a un

determinado

beneficiario.

• Registro y número de

radicación dado a todas y

cada una de las cuentas

que cumplen con los

requisitos para pago.

70% • En trámite eliminación formatos de Registro

Órdenes de Pago y Revisión Cuentas para el

Trámite de Pago, los cuales no están siendo

utilizados por la Tesorería.

• Se publican ordenes de pago y asignación de

turnos de enero a octubre de 2018.

• En auditoría interna al procedimiento Tramite De

Cuentas Por Pagar se evidenciaron debilidades

relacionadas con la verificación de soportes de

pago


Gestión

Contractual

Generar informes

de seguimiento a

los contratos con

datos falsos,

incompletos o

ajustados para

favorecer a un

tercero

• Implementar formatos estándar para ver

avances y estado de los contratos

0% • No se evidencian formatos ni Informe de

contratos revisados

• Adelantar jornadas de sensibilización del

Estatuto Anticorrupción y Decreto Anti

trámites.

50% • Capacitaciones realizadas en le marco de la

expedición de la nueva versión del manual de

interventoría y supervisión

• No se evidencian capacitaciones en Estatuto

Anticorrupción y Decreto Anti trámites

• Publicación de la ejecución de los

contratos en SECOP, con periodicidad

mensual vencida.

100% • Implementación de la publicación de los

procesos en SECOP II a partir de enero de 2018

• El cierre del procesos es en línea en tiempo

real (las propuestas deben ser publicadas por el

oferente en SECOP II).

• Los procesos de obra, continúan realizándose

por SECOP I, lo cual es respaldado por el

procedimiento de "Numeración, fechado y

publicación en el SECOP de documentos

relacionados con los procesos de selección,

contratos y sus modificatorios" (Código: M3-PR-

11)





Recomendaciones frente al Componerte Evaluación del Riesgo

La gestión de riesgos sigue siendo una asignatura pendiente en la entidad: tanto a nivel conceptual como metodológico y de comprensión.

En todos los procesos y dependencias es necesario actualizar la identificación y evaluación de los riesgos relacionados con posibles actos de corrupción en el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos, así como en la prestación del servicio y/o relacionados con el logro de los objetivos. Implementan procesos para identificar, disuadir y detectar fraudes; y revisan la exposición de la entidad al fraude con el auditor interno de la entidad.

La definición de acciones de mejora debe partir de un adecuado análisis de causas para proponer acciones pertinentes, realizables, medibles y efectivas.


Gestión

Contractual

Suministrar

cualquier tipo de

información que

pueda dar

ventaja(s) a una(s)

firma(s) en

particular, antes de

la divulgación oficial

del pliego de

condiciones, en

cualquiera de sus

etapas previas.

• Definir una estrategia de seguridad de la

información para la elaboración y custodia

de los estudios previos, pliegos de

condiciones y demás documentos

utilizados en la etapa pre contractual.



• Se recomienda revisar y actualizar estrategia de

seguridad en los procedimientos por

modalidades de contratación.

• Establecer especificaciones para la

instalación de una sala de evaluación

monitoreada con circuito cerrado de tv,

grabación y restricciones de sacar o entrar

documentos y uso de celular.

0% • Sin evidencias. Se pide aceptar reformulación

de la acción.

• Diseñar protocolo de seguridad y control

de las propuestas presentadas.

0% • Se requiere protocolo de seguridad para

mayores garantías con los contenidos de los

documentos objeto de revisión y devolución a

las áreas técnicas.

• Publicar de manera Oportuna en el

SECOP y en la Página Web de la Unidad.



• El cierre del procesos es en línea en tiempo

real (las propuestas deben ser publicadas por el

oferente en SECOP II).

• Los procesos de obra, continúan realizándose

por SECOP I, lo cual es respaldado por el

procedimiento de "Numeración, fechado y

publicación en el SECOP de documentos

relacionados con los procesos de selección,

contratos y sus modificatorios" (Código: M3-PR-

11)

AVANCE PROMEDIO MITIGACIÓN RIESGO 42,5%


Gestión de la

Infraestructura

Realizar supervisión

orientada a favorecer

a los contratistas de

los Procesos de

Infraestructura.

• Carpeta digital para reporte de

informes de supervisión.

100% • Carpeta digital creada e implementada

• Instructivo con los pasos y registros

mínimos de supervisión

0% • No se ha finalizado el instructivo

• Formato de Informe de Supervisión y

Seguimiento Mensual.

100% • Formato de Informe de Supervisión y

Seguimiento Mensual - M2-FO-17 Versión

03

• Formato de seguimiento financiero y

avance de obra

100% • Formato Ficha Contratos de Obra e

Interventoría, el cual hace el seguimiento

financiero y avance de obra Código M2-FO-

21 - Versión 02





El seguimiento permanente a las acciones de mejora definidas y a las actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos estratégicos y de proceso, es una tarea permanente en todas las dependencias, en todos los procesos, proyectos y programas institucionales.

Es necesario integrar la noción de riesgos en seguridad digital en los términos de la nueva Guía del DAFP

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

El tercer componente hace referencia a la implementación de controles, esto es, de los mecanismos para dar tratamiento a los riesgos, asegurar los resultados definitivos en el Direccionamiento Estratégico y alcanzar los objetivos institucionales.

a. Informe de Control Interno Contable La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Resolución 357 de julio de 2008 “por el cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, llevó a cabo el diligenciamiento, evaluación y envío a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública - CHIP mediante el formulario CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE, correspondiente a la Evaluación al Control Interno para la vigencia 2017. Con el fin de hacer seguimiento a la autoevaluación de cada una de las actividades del proceso contable, asociados con etapas de reconocimiento, de revelación y otros elementos de control, se solicitó la información a la Subdirección Financiera y se evaluaron las evidencias documentales asociadas al proceso contable durante la vigencia 2017. Los resultados por etapas se relacionan a continuación.

Resultados Evaluación Control Interno Contable 2017

Etapas de Evaluación Vigencia 2017

Etapa De Reconocimiento 3.6

Identificación 3.15

Clasificación 4.5

Registro y ajuste 3.16

Etapa de Revelación 3.61

Elaboración de estados contables 4.57

Análisis, interpretación y comunicación 2.66

Otros elementos de control 2.81

NOTA FINAL 3.34 Fuente: Reporte CHIP- Contaduría General de la Nación

b. Informe de Seguimiento a la Gestión de PQR

Con el fin de verificar el cumplimiento del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, del Decreto 2641 de 2012 y de las Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se adelantó la validación de la gestión de requerimientos ciudadanos para el segundo semestre de 2017 y primer semestre de 2018.




Se presenta la información consolidada correspondiente al primer semestre de 2018, comparada con la del primer y segundo semestre de 2017. Lo anterior con el fin de evidenciar las variaciones y/o comportamiento de la atención de PQRD en la USPEC En el I semestre de 2018 fueron recibidas un total de 804 PQRD de las cuales el 84% corresponden a peticiones, seguido del 10% que fueron quejas. Se observa que para éste periodo, la Oficina de Atención al Ciudadano incluyó una nueva tipología “Consulta”, la cual es agrupada con comentarios y sugerencias sumando una cantidad de 29 solicitudes, es decir el 3,6% del total. En el análisis de los canales de atención, se observa que el canal escrito (correo postal) desplazó al correo institucional en el I semestre de 2018, pasando de 37% al 48% respecto al II semestre de 2017, no obstante continúan siendo los de mayor preferencia por la ciudadanía. En cuanto al uso del aplicativo PQRD, se ve una mejoría en su uso con un 12%, el cual puede ser debido a campañas de comunicación, su disponibilidad en la página web de la USPEC y el seguimiento que puede hacer el usuario al trámite de su requerimiento.

DATOS PQRD CONSOLIDADO I SEM 2017 II SEM 2017 I SEM 2018

Clasificación por Tipo

Petición 1.047 911 676

Queja 30 20 83

Denuncia 19 10 10

Comentario 0 6 19

Reclamo 0 5 6

Sugerencia 5 4 3

Felicitación 0 2 0

Consulta 0 0 7

TOTAL 1.101 958 804

Gestión de las PQR

Finalizadas en Término 1.046 906 753

Finalizadas fuera de Término 55 52 51

TOTAL 1.101 958 804

Canales de atención

Correo institucional 648 519 292

Correo postal 397 353 384

Chat 22 68 24

Aplicativo PQRD 33 14 99

Atención personalizada 1 4 1

Atención telefónica 0 0 4

TOTAL 1.101 958 804

Clasificación por área

responsable

Dirección de Logística 467 393 327

Dirección de Infraestructura 401 346 243

Dirección Administrativa y Financiera 97 128 131

Dirección de Gestión Contractual 63 55 17

Oficina Asesora Jurídica 60 29 20

Dirección General 9 6 9

Oficina de Control Interno 4 0 0

Oficina Asesora de Planeación 0 1 0

Oficina de Tecnología 0 0 1

ELIMINADAS (PRUEBAS) 0 0 56

TOTAL 1.101 958 804

Fuente: Informe PQR Control Interno I semestre de 2018




Gestión de PQR Corte 30 de Octubre d e2018

Se observa una disminución en la presentación de PQR para el segundo semestre de 2018 (Noviembre 13) del 16,2%.

Principalmente en quejas y peticiones (77% y 41% menos).

Se incrementa en reclamos (más del 2000%)

Por dependencias es notorio en incremento en la Oficina Jurídica (845%)

Por canales, se incrementa el uso del correo electrónico (pasa del 36% al 50%) y sigue siendo bajo el uso del aplicativo PQR en la web (pasa del 12% al 9%)

La atención telefónica es casi nula, lo cual puede obedecer a un subregistro de los requerimientos ciudadanos.

Baja la finalización en términos frente al total de PQR: en el primer semestre fue del 94% y en lo corrido del segundo semestre es del 80%.

Las prórrogas bajan del 35% al 28%.

c. Informe de seguimiento a procesos judiciales en el sistema EKOGUI

Este seguimiento se reporta ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, sobre la verificación de la información registrada en el aplicativo EKOGUI, que consolida toda la actividad litigiosa de la Nación.

Petición 676 393 -41,9

Queja 83 19 -77,1

Denuncia 10 29 190,0

Comentario 19 1 -94,7

Reclamo 6 167 2683,3

Sugerencia 3 0 -100,0

Felicitación 0 0 0,0

Consulta 7 16 128,6

Solicitud de Información 0 45 100,0

ELIMINADAS 0 4 100,0

TOTAL 804 674 -16,17

Cerradas 753 538 -28,6

Abiertas 51 136 166,7

TOTAL 804 674 -16,17

Sin Prorroga 526 482 -8,4

Con Prórroga 278 192 -30,9

TOTAL 804 674 -16,17

Correo institucional 292 334 14,4

Correo postal 384 277 -27,9

Chat 24 4 -83,3

Aplicativo PQRD 99 58 -41,4

Atención personalizada 1 0 -100,0

Atención telefónica 4 1 -75,0

TOTAL 804 674 -16,17

Dirección de Logística 327 226 -30,9

Dirección de Infraestructura 243 112 -53,9

Dirección Administrativa y Financiera 131 74 -43,5

Dirección de Gestión Contractual 17 22 29,4

Oficina Asesora Jurídica 20 209 945,0

Dirección General 9 8 -11,1

Oficina de Control Interno 0 0 0,0

Oficina Asesora de Planeación 0 1 100,0

Oficina de Tecnología 1 0 -100,0

ELIMINADAS 56 22 -60,7

TOTAL 804 674 -16,17

Gestión de las PQR

Clasificación por área responsable

I SEM 2018 II SEM 2018 VARIACIÓN %DATOS PQRD CONSOLIDADO

Clasificación por Tipo

Canales de atención




Se generó certificación del estado de la información reportada en eKOGUI para el segundo semestre de 20217 y primer semestre de 2018. A continuación se presentan los resultados relevantes de la evaluación del primer semestre de 2018:

Calificación de Procesos judiciales o solicitudes de conciliación prejudicial para la Entidad

durante la vigencia de la certificación

% de cumplimiento

Verificar que los procesos judiciales activos que tiene a cargo la entidad están radicados en el sistema.

72.9%

Verificar que los procesos arbitrales activos que tiene a cargo la entidad están radicados en el sistema.

100%

Verificar que las solicitudes de conciliación extrajudicial allegadas a la entidad están radicados en el sistema.

100%

Verificar que los procesos judiciales y arbitrales que se terminaron procesalmente tienen registrado en el sistema el sentido del fallo (favorable/desfavorable).

100%

Verificar que las solicitudes de conciliación extrajudiciales analizadas por la entidad tienen registrado en el sistema si procedió la conciliación o no.

0%

Verificar que los procesos judiciales y arbitrales en contra de la entidad registrados en el sistema tengan incorporada la provisión contable.

0%

Verificar que los procesos arbitrales registrados en el sistema tengan incorporada el documento que soporte la actuación respectiva.

100%

Verificar que los casos estudiados en sede del Comité de Conciliación tengan sus fichas registradas en el sistema.

32%

Fuente: certificación Ekogui I semestre 2018

2.5 Seguimiento al Plan anticorrupción y de atención al ciudadano

Se presentaron los informe correspondiente al tercer cuatrimestre de la vigencia 2017, primer y segundo cuatrimestre de 2018. El seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano arroja los siguientes resultados por componentes para el segundo cuatrimestre de 2018:

COMPONENTE AVANCE PRIMER REPORTE 2018

AVANCE SEGUNDO REPORTE 2018

Gestión del Riesgo de la corrupción 5,5% 33,3%

Rendición de cuentas 17,0% 43,4%

Racionalización de tramites No Aplica No Aplica

Atención al Ciudadano 28,6% 44,4%

Transparencia y Acceso a la Información 43,2% 49,6%

PROMEDIO GENERAL 23,6% 42,7%

Fuente. Oficina de Control Interno

d. Informes de seguimiento a las medidas de austeridad en el gasto

Informes mensuales para los meses de diciembre de 2017 y los informes mensuales de enero a julio de 2018. Se presentó también el reporte del último trimestre de 2017 y primer y segundo trimestre de 2018.




El informe se realiza sobre los siguientes ítems.

Gastos de personal: nómina, horas extras, pago de honorarios y servicios técnicos remunerados

Gastos de Publicaciones: impresos, publicidad, fotocopias, entre otros.

Servicios administrativos: telefonía celular y fija; adecuaciones, compra o arriendo de inmuebles

Vehículos: combustible y mantenimiento Los reportes son presentados al Director Administrativo y Financiero y los reportes trimestrales a la Dirección General.

e. Informe de Seguimiento Plan de Mejora Archivística

La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento y reporte del cumplimiento del plan de mejoramiento archivístico al Archivo General de la Nación correspondiente primer y segundo trimestre de 2018, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 18 Parágrafo 2° Decreto 106 de 2015. El avance promedio pasó del 46.3% al 23.5%, al revisarse nuevamente las evidencias y encontrándose deficiencias en la ejecución de las acciones de mejora:

HALLAZGO AVANCE I

TRIMESTRE 2018

AVANCE II TRIMESTRE

2018

Culminar TRD y Cuadros de Clasificación Documental 33% 66%

Adopción Programa de Gestión Documental 85% 23%

No existe Inventario Único Documental 10% 7%

Control de la Unidad de Correspondencia 70% 45%

No se ha Convalidado la Conformación de Archivos Públicos 0% 0%

No se aplican Criterios de Organización Archivos de Gestión 50% 33%

No se Cuenta con Sistema de Integración para la Conservación y Preservación Documental SIC

70% 12%

Incumplimiento del Acuerdo 008 de 2014 referente a contratos de servicios archivísticos

5% 2%

AVANCE PROMEDIO 40,38% 23,50%

Recomendaciones frente al Componente Actividades de Control

Establecer controles asociados al proceso contable de acuerdo con lo establecido en el procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable, adoptado por la Contaduría General de la Nación para la vigencia correspondiente, con el propósito de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad que trata el Plan General de la Contabilidad Pública.

Definir un plan de capacitación permanente en lo referente a Régimen de Contabilidad Publica en Colombia y actualización en temas tributarios y actualización contable. Documentar la totalidad de los procesos que se realizan en el área contable.




Aplicar las políticas contables para todo el proceso contable y preparar la información contable para el reporte 2018 con base en la implementación de las NISCP

Fortalecer el comité de sostenibilidad contable como un ente asesor del proceso del área contable

Diseñar e implementar las respectivas actividades de control. Esto incluye reajustar y comunicar políticas y procedimientos relacionados con la tecnología y asegurar que los controles de TI son adecuados para apoyar el logro de los objetivos.

4. INFORMACIÒN Y COMUNICACIÒN

En este tercer componente del control se verifica que las políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés.

a. Reporte índice de Transparencia Activa – Ley 1712 de 2014

El objeto de la Ley 1712 de 2014, conocida como la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, es regular el derecho de acceso a la información pública que tienen todas las personas, los procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho fundamental así como las excepciones a la publicidad de la información pública.

La Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014 consagró el Derecho de Acceso a la Información Pública como

un derecho fundamental que tienen todas las personas para conocer de la existencia y acceder a la información

pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados, consiste en la posibilidad real que tiene toda persona

para conocer acerca de la existencia y poder acceder a la información pública que tengan en posesión o bajo

control los sujetos obligados

Se realizó la verificación se realiza para los 10 módulos y sus enlaces, definidos en el link Transparencia y

acceso a la información. Los resultados se muestran en la siguiente tabla por módulo y sus categorías, junto

con las observaciones respectivas:

RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN

MÓDULO Calificación Módulo

CUMPLIMIENTO PORCENTUAL

CATEGORÍAS Calificación Categoría

OBSERVACIONES

Mecanismos de contacto con el sujeto obligado

10 100% Mecanismos para la atención al ciudadano

2.5 Algunos enlaces direccionan no hipervínculan al sitio exacto de la información. Es el caso del link Política de Protección de Datos Personales.

Localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al público

2.5

Correo electrónico para

2.5




notificaciones judiciales

Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales

2.5

Información de interés

7.78 77.8% Datos abiertos 1.1 No se encuentra información de Calendario de eventos y fechas clave, relacionadas con los procesos misionales de la entidad. Tampoco se registra Información general o adicional útil para los usuarios, ciudadanos o grupos de interés.

Estudios, investigaciones y otras publicaciones.

1.1

Convocatorias 1.1

Preguntas y respuestas frecuentes

1.1

Glosario 1.1

Noticias 1.1

Calendario de actividades

0.0

Información para niñas, niños y adolecentes

1.1

Información adicional

0.0

Estructura orgánica y talento humano

8.65 86.5% Misión y visión 1.25 Es necesario actualizar la información de las líneas telefónicas. No se tiene información sobre agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés.

Funciones y deberes

1.25

Procesos y procedimientos

1.25

Organigrama 1.25

Directorio de información de servidores públicos y contratistas

1.15

Directorio de entidades

1.25

Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés.

0.0

Ofertas de empleo

1.25

Normatividad 10.0 100% Normatividad del orden nacional

3.33 Se recomienda diseñar un buscador avanzado teniendo en cuenta filtros de palabra clave, tipo de

Normatividad del orden territorial

3.33

Otros sujetos obligados

3.33




norma y fecha de expedición

Presupuesto 10.0 100% Presupuesto general asignado

3.33

Ejecución presupuestal histórica anual

3.33

Estados financieros

3.33

Planeación 8.89 88.9% Políticas, lineamientos y manuales

1.67 Plan de gasto público para cada año fiscal debe incluir: objetivos, estrategias, metas, responsable. Se requiere precisar área responsable de los mecanismos o procedimientos de participación ciudadana en la planeación y control la gestión institucional.

Plan de gasto público

1.11

Programas y proyectos en ejecución

1.67

Metas, objetivos e indicadores de gestión y/o desempeño

1.67

Participación en la formulación de políticas

1.11

Informes de empalme

1.67

Control 10.0 100% Informes de gestión, evaluación y auditoría

1.67

Reportes de control interno

1.67

Planes de Mejoramiento

1.67

Entes de control que vigilan a la entidad y mecanismos de supervisión

1.67

Información para población vulnerable

1.67

Defensa judicial 1.67

Contratación 10.0 100% Información Contractual

2.00

Publicación de la información contractual

2.00

Publicación de la ejecución de contratos

2.00




Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras

2.00

Plan Anual de Adquisiciones

2.00

Trámites 10.0 100% Trámites y servicios

10.0 En julio de 2015 el DAFP informa que la USPEC se encuentra en el inventario de entidades de la rama ejecutiva a las cuales no les aplica la política de racionalización de trámites (Radicado 20155010129941 del 31/07/2015)

Instrumentos de gestión de información pública

7.88 78.8% Información mínima

1.00 No se cuenta con el Índice de información Clasificada y Reservada, con las siguientes características el cual debe cumplir con los requisitos definidos en Ley 1712 de 2014 (Art.20) y Decreto 103 de 2015 (Arts. 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 39 Y 40) No se tiene el Plan para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, elaborado según lineamientos del Decreto 2609 de 2012. No se reporta en el informe PQR el Número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

Registro de Activos de Información

1.00

Índice de Información Clasificada y Reservada

0.00

Esquema de Publicación de Información

1.00

Programa de Gestión Documental

1.00

Tablas de Retención Documental

1.00

Registro de publicaciones

1.00

Costos de reproducción

1.00

Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado

1.00

Informe de PQRS

0.88




Recomendaciones frente al Componente Información y Comunicación

En el ITA se debe incluir el módulo PQR

Es preciso revisar los enlaces de direccionamiento a la información para garantizar el acceso efectivo a la misma y no a través de otros sub-links.

No se encuentra información de Calendario de eventos y fechas clave,

Tampoco se registra Información general o adicional útil para los usuarios, ciudadanos o grupos de interés.

Incluir reporte de consultas de información negadas

Es necesario actualizar la información de las líneas telefónicas.

Definir roles y responsabilidades para la verificación de contenidos, imagen institucional y soporte técnico de la información publicada.

Formular el plan de comunicaciones : interna y externa

No se cuenta con el Índice de información Clasificada y Reservada, con las siguientes características el cual debe cumplir con los requisitos definidos en Ley 1712 de 2014 (Art.20) y Decreto 103 de 2015 (Arts. 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 39 Y 40). Para la configuración de este índice, e debe tener en cuenta que debe cumplir con los siguientes aspectos y características:

- En formato Excel y disponible en datos abiertos. - Disponible en el portal www.datos.gov.co. - Nombre o título de la categoría de información. - Nombre o título de la información. - Idioma. - Medio de conservación (físico, análogo y/o digital). - Fecha de generación de la información. - Nombre del responsable de la información.




- Objetivo legítimo de la excepción. - Fundamento constitucional o legal. - Fundamento jurídico de la excepción. - Excepción total o parcial. - Fecha de la calificación. - Plazo de clasificación o reserva.

5. MONITOREO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Este tipo de actividades se pueden dar en el día a día de la gestión institucional o a través de evaluaciones periódicas (auditorías), y su propósito es valorar: (i) la efectividad del control interno de la entidad pública; (ii) la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; (iii) el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; (iv) los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad pública.

a. Procedimiento de auditoría de control interno Se inicia la actualización del procedimiento, ahora denominado Auditorías Internas, Seguimientos Y Evaluaciones De Control Interno. Se establece como objetivo principal el Establecer los lineamientos para la planificación, ejecución y seguimiento de las Auditorías Internas, los Seguimientos y las Evaluaciones independientes desarrolladas por la Oficina de Control Interno, a través de la valoración del grado de conformidad de los requisitos de implementación del Sistema de Gestión Institucional de la entidad, bajo los parámetros Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, que integra los anteriores sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, con el Sistema de Control Interno; y las bases para las auditorías de los sistemas de gestión normalizados implementados en la Entidad. El procedimiento para desarrollar las Auditorías Internas, los Seguimientos y las Evaluaciones independientes, se establece partiendo de la programación anual de actividades de la Oficina de Control Interno, para posteriormente realizar la planeación de las auditorías y seguimientos, sobre la base de análisis de riesgos relevantes, su ejecución, la comunicación de resultados y el seguimiento a las acciones de mejora. El esquema general se muestra a continuación:




b. Programa de auditorías internas 2018 La Oficina de Control Interno definió el Programa de Auditoria de Control Interno para la vigencia, precisando su objetivo, alcance y desarrollo metodológico. El programa fue aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno en su sesión del 04 de abril de 2018. Como objetivo general del programa se estableció el seguimiento, evaluación y verificación de la Gestión Institucional para el cumplimiento de los objetivos misionales y el adecuado desarrollo del Sistema de Control Interno, que conlleve a la identificación de oportunidades de mejora. En el alcance definido se precisó que la auditoría interna se realizaría a procesos estratégicos, misionales y de apoyo que componen el modelo de operación por procesos definido en el Sistema Integrado de Gestión Institucional y a las áreas responsables de su desarrollo. La verificación tomará en cuenta resultados de la gestión de la vigencia 2017 y la planeación y avances de la gestión de la vigencia 2018. La metodología se fundamenta en la Guía de Auditorías para Entidades Públicas del DAFP y se desarrolla a través de las etapas de planeación, ejecución e informes con un componente transversal como lo es la comunicación. El avance en la ejecución del programa de auditorías de control interno vigencia 2018 es del 80% (corte a 30 de noviembre de2018):

Programa de Auditorías,

Seguimientos y Evaluaciones

Aprobación

Informes de Auditorías

Seguimientos y Evaluaciones

Auditoría in Situ

Reunión de Cierre

Planeación Ejecución Resultados

Presentación y Publicación

AnálisisConclusiones

ReuniónDe apertura

Revisión Documental

Comunicación De resultados

Plan e Auditoría yCronograma

de Seguimientos

Formulación de Acciones de Mejoramiento

Mejora

Autoevaluación /Retroalimentación

Seguimiento a las acciones de

Mejora




A continuación se precisan los avances por cada auditoría de procesos:

80%

100%

70%

100%

100%

100%

40%

40%

100%

70%

85%

85%

85%

100%

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

Subproceso Atención al Ciudadano

Subproceso Gestión de Recursos Físicos

Subproceso Gestión del Talento Humano

Proceso Gestión Jurídica

Procedimiento Facturación Servicio de Alimentación

Procedimiento Facturación Servicio de Salud

Proceso Gestión Contractual

Proceso Gestión Estratégica Organizacional

Subproceso Gestión Documental

Proceso Gestión de las Tecnologías de Información

Subproceso Gestión Financiera

Proceso Suministro de Bienes y Prestación de Servicios

Proceso Gestión de la infraestructura

Elaboración Programa de Auditorías Interna

AVANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS 2018 POR PROCESOS




Auditoría Acciones Adelantadas Pendientes Avance

Gestión de la Infraestructura

• Apertura• Revisión documental:• Listas de verificación• Visutas ERON : 26 • Informes de alerta: 11• Informes preliminares: 21• Informes definitivos:

- Grupo 1: 7 ERON- Grupo 2: 7 ERON- Grupo 3: 4 ERON

• Informes preliminares: 2 ERONInfraestructura grupo 4

• Informes definitivos: 8

85%

Gestión de suministro de bienes y prestación de servicios - Servicio de salud

• Apertura• Revisión documental:• Listas de verificación• Visutas ERON : 26 • Informes de alerta: 11• Informes preliminares: 21• Informes definitivos:

- Grupo 1: 7 ERON- Grupo 2: 7 ERON- Grupo 3: 4 ERON

• Informes preliminares: 2 ERON

• Informes definitivos: 885%Gestión de suministro de

bienes y prestación de servicios - Servicio de alimentación


Proceso gestión administrativa y financiera - Gestión financiera

• Apertura• Revisión documental• Listas de verificación• Prueba de recorrido y entrevistas• Informes : Cuentas por Pagar, BDME, caja

menor

• Informe Impuestos 85%

Proceso gestión administrativa y financiera - Gestión Recursos Físicos

• Apertura• Revisión documental• Listas de verificación• Prueba de recorrido y entrevistas• Informes definitivos: Viáticos y Gastos de

desplazamiento

• Plan de Mejoramiento Viáticos y Gastos de desplazamiento

100%

Proceso gestión administrativa y financiera - Gestión Documental

• Apertura• Revisión documental• Listas de verificación• Pruebas de recorrido• Informe definitivo

• Informe preliminar y definitivo: programa de gestión documental

100%

Proceso gestión administrativa y financiera – Atención al ciudadano

• Apertura• Revisión documental• Listas de verificación• Prueba de recorrido• Informes I y II Semestre 2018

• Informe Medición de la satisfacción ciudadana

80%




Recomendaciones frente al Componente Monitoreo y evaluación independiente

Se requiere mayor atención por parte de los líderes de procesos y de sus colaboradores, para agilizar los procesos de auditoría en curso: no cambiar constantemente los enlaces, facilitar el acceso a la información, mejorar los tiempos de respuesta a listas de verificación y de informes preliminares de auditoría.

Se requiere finalizar la formulación de los planes de mejora para las auditorías con informe definitivo entregado y adelantar su implementación.


Proceso Gestión del Talento Humano

• Apertura• Revisión documental• Listas de verificación• Informe SIGEP

• PIC, Evaluación de desempeño, Vacaciones 2013 (indemnizaciones)

70%

Gestión Jurídica

• Apertura• Revisión documental• Listas de verificación• Informe procesos judiciales I semestre• Informes: políticas de prevención del daño

antijurídico y seguimiento defensa judicial• Pruebas de recorrido• Informe definitivo

• Plan de mejoramiento 100%

Gestión Contractual

• Apertura• Revisión documental contrato vigilancia

electrónica• Listas de verificación• Análisis de información

• Prueba de recorrido• Informes

40%

Gestión de tecnologías de la información

• Apertura• Revisión documental• Listas de verificación• Matriz verificada Ley 1712 de 2015• ITA diligenciado

• Prueba recorrido PETI 70%


Gestión Estratégica Organizacional

• Auditoría externa SGC• Listas de verificación

• Informes: proyectos de inversión, Plan de acción, adopción MIPG

40%

Auditoría Especialprocedimiento Verificación de Facturación Servicio Alimentación

• Apertura• Revisión documental• Verificación de criterios• Informe preliminar• Informe definitivo

100%




Ejecución y seguimiento a las acciones de mejora definidas en el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República y los planes de mejoramiento de procesos derivados de las auditorías internas de control interno.

Las evaluaciones continuas constituyen operaciones rutinarias que se integran en los diferentes procesos o áreas de la entidad, las cuales se llevan a cabo en tiempo real por parte de los líderes de proceso para responder ante un entorno cambiante. En ese orden de ideas se busca que cada líder de proceso, con su equipo de trabajo, verifique el desarrollo y cumplimiento de sus acciones, que contribuirán al cumplimiento de los objetivos institucionales. Se convierte, entonces, la autoevaluación en el mecanismo de verificación y evaluación, que le permite a la entidad medirse a sí misma, al proveer la información necesaria para establecer si ésta funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operación, que afecten su propósito fundamental.

Jose Jorge Roca Martínez

Jefe Oficina de Control Interno

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