YOUR HEADING HERE 10.05.2011

Setting standards for sustainability

Today’s webinar   29th October 2013 Strategic report regula.ons: guidance for companies and investors 

Presenters:  Colleen Theron, Director of CLT envirolaw Tim Barker, Director of Route 2 Sustainability  

Webinar road map 

•  The webinar recording is available at h;p://clt‐envirolaw.com/ghangout/strategic‐report‐regulaDons‐guidance‐for‐companies‐and‐investors/  

•  The webinar does NOT begin unDl minute 0:16:40  

•  Intros: 0:16:40 – 0:20:00  •  RegulaDon Intro (What’s Happening/ What’s Required): 0:20:00‐ 0:33:35  •  RegulaDon In Force / ImplicaDons of Non‐Compliance:0: 33:35 – 0:38:45  •  RegulaDon DefiniDon of Materiality: 0:38:45 – 0:40:00  •  The Process: Defining Materiality and What ‘Robust’ Looks Like: 0:40:00 – 

0:51:00  •  ESG Risk Themes, R2S Risk DiagnosDc Output + CLT Risk Register: 51:00 – 

1:00:00  •  Summary, Q&A & Close: 1:00:00 – 1:14:00  

 ExperDse 

Agenda 

•  Strategic report regula.ons:  what, when, how and non‐compliance 

•  Prac.cal guidance on: 1.  How to determine whether a non‐financial risk is ‘material’ and 

should therefore be disclosed? 2.  Why are investors interested? 3.  What kind of process do you need? 4.  How does the strategic report overlap with voluntary reporDng 

standards such as Integrated ReporDng and the Global ReporDng IniDaDve?  

5.  What steps should you take next?  

•  Q & A 

 Poll quesDon 

•  What is your key interest in the subject today? 1)  Compliance 2)  PracDcal steps 3)  Or both 

What’s happening?

 •  UK government: renewed focus on ensuring that directors’ social and environmental duDes have been covered in company reports 

•  The Companies Act 2006 (Strategic Report and Directors’ Report) RegulaDons 2013 came into force on 1st October 2013  

•  duty to produce a strategic report  •  Financial ReporDng Council (FRC) issued Exposure Drah: Guidance on the Strategic Report in August 2013 

   What is a strategic report? 

•  ‘business review’  replaced •  not to be confused with the Director’s report •  be approved by the board of directors •  includes more strategic informaDon •  forms part of the narraDve report 

 

What companies do the regulaDons apply to? 

•  ALL companies that: o are UK‐incorporated and  o are not exempted by the small companies regime 

•  must disclose: o a fair review of the company’s business; o a descripDon of principle risks and uncertainDes ; o an analysis of the development and performance of the company's business, including environmental and employee ma;ers; 

o using financial Key Performance Indicators (KPIs) and, if large, non‐financial KPIs 

   What’s required? 

•  quoted companies: o descripDon of the strategy and business model o main trends and factors affecDng the company o comply or explain ‐ informaDon about and policies for ‐  each of the following:  o   environment o   employees o   social, community and human rights issues 

o   diversity staDsDcs at different organisaDonal levels •  assurance required under the Companies Act and 

InternaDonal Standards on AudiDng (ISA) 720 and 250  

 Human rights 

•  new requirement •  driven by adopDon on UN Guiding principles for business and human rights  

•  indicators can include employee training on human rights policies and pracDces 

•  supply chain risk 

CommunicaDon principles •  complement, supplement and provide the 

context of related financial statements •  signpost the locaDon of supporDng 

material •  be fair, balanced, understandable, concise, 

forward‐looking, enDty‐specific and link reports 

•  cover trends and factors that could influence performance 

•  disclosure in the process •  summary of key non financial metrics to 

inform the process 

Strategic reporDng requirements: when? 

•  Requirement comes into place for company reporDng years ending on or aher 30th September 2013  

Your usual financial year   

Your first repor.ng year under  the regula.ons 

1 January to 31 December  1 January 2013 to 31 December 2013 

1 April to 30 March   1 April 2013 to 30 March 2014 

1 October to 30 September  1 October 2012 to 30 September 2013 

What are the regulatory  implicaDons of non‐compliance? 

•  3 Companies Act offences •  penalDes •  negligent misstatement •  Financial ReporDng Council Conduct Commi;ee 

enforcement: voluntary first and then through the courts •  third party complaints: eg. Investors •  reputaDonal impact from commi;ee references and 

public noDces 

What is required for compliance  on the non‐financial side? 

•  only material informaDon  •  ‘to the extent necessary’ •  excluded  if it will seriously prejudice the company •  definiDons: 

–  Companies Act 2006 –  InternaDonal Financial ReporDng Standard 

When can an ESG risk have material financial implicaDons? 

RISKS WITH FINANCIAL 

IMPLICATIONS: REPUTATIONAL, CONTRACTUAL, REGULATORY, 

RESOURCE COSTS, OPERATIONAL 

 

ESG CATEGORIES: ENVIRONMENTAL, 

EMPLOYEE, SOCIAL, 

COMMUNITY AND HUMAN RIGHTS 

 

DISCLOSURE RQUIREMENTS: INFORMATION ABOUT ESG CATEGORIES THAT COULD AFFECT THE DECISION 

TO INVEST IN THE COMPANY 

 Not gerng it right 

•  are you confident that you have an informed disclosure? 

•  do you have a procedure in place to gather and evaluate  all the necessary informaDon?   

 

 

What are the elements of a robust ESG risk process? 

Stakeholder Engagement: Throughout The Process 

1st stage: workshop with senior management to understand acDviDes, processes, and views on ESG themes. IdenDficaDon and evaluaDon of key stakeholders.   2nd stage: engagement with other key stakeholders on ESG themes 

Material Issues: IdenDficaDon 

With regard to business strategy, full value chain business footprint and stakeholder input Covering a comprehensive list of relevant  ESG themes 

Material Issues: PrioriDsaDon & Impact 

Exposure to ESG risks / opportuniDes Significance of business’ full value chain economic, environmental and social impact  Influence of the business’ value chain impacts on relevant stakeholders  

Risk MiDgaDon Coverage of ESG risks on exisDng company risk register IdenDficaDon and prioriDzaDon of management procedures  Development of an acDon plan, budget and program Development of KPIs and reporDng procedure 

Disclosure KPIs linked to material issues  Strategic informaDon in strategic report. Supplementary informaDon in sustainability report. 

   

 ESG risk themes 

 •  Risk themes supported by risk primers to support internal understanding and external communicaDon 

•  Alignment to GRI G4 ‘material aspects’ to support disclosure 

•  Flexible approach allows screening of some to most to all themes as required 

BC3

Government Transfers (Incl. Taxation)

Economic Impact

Employment Terms & Conditions (Working Hours & Location)

Employment Terms & Conditions (Working Environment)

Solid Waste Generation

Non Renewable Resources

Air Pollution Ozone Depletion

Water Usage Water Pollution

Material Intensity & Source

R&D/Innovation

Reputation Transformation (Employment)

Environmental Accidents

FINANCIAL CAPITAL

Product Use (Environmental Impacts)

Product Use (Material Intensity

Renewable Resources

Land use – Land Cover Change

Financial Services (Access to Financial Services & Capital)

Product Use (Material Intensity)

Equal Opportunity

Employee Training & Development

Product Use (Defects)

Product Use (Harmful)

Employment Terms & Conditions (Employee Rights)

Employment Terms & Conditions (Financial Conditions)

Stakeholder Engagement

Transformation (Enterprise Development/Procurement)

Environmental Mitigation Expenditure

Employee Profile (Juvenile Employment)

Employee Profile (War for Talent)

Corporate Governance (Structures & Processes)

Corporate Governance (Performance)

Climate change

Employee Profile Wellness Regulatory Exposure Energy

Management

BUILT CAPITAL SOCIAL CAPITAL HUMAN CAPITAL NATURAL CAPITAL

SUSTAINABILITY RISK THEMES FOCUS THEMES

Product Use (Energy Intensity)

NC1 NC2

NC3 NC4

NC5 NC6

NC7 NC8

NC9 NC10

HC1 HC2

HC3 HC4

HC5 HC6

HC7 HC8

HC9 HC10

HC11

SC1 SC2

SC3 SC4

SC5 SC6

SC7 SC8

SC9 SC10

SC11

BC2

FC1 FC2

FC3 FC4

BC1

Crime Mitigation Costs

BC4

Risk diagnosDc: idenDfying value chain exposure 

•  Overall Risk Score indicate weighted  exposure  to all relevant risk themes 

•  ParDcipaDon Risk indicates whether risk exposure driven by the country (of operaDon or procurement)or the sector (of operaDon or procurement) 

•  Value Chain Risk indicates whether exposure risk is a;ached to the direct operaDons or sits within the supply chain  

Which themes are relevant? 

Benchmark / Peer Set Company

Risk diagnosDc: risk prioriDsaDon The risk matrix helps communicate an organizaDon's material risks and opportuniDes  ‐ risks in the top right hand quadrant represent the most material risks based on exposure to that risk and the esDmated financial impact of that risk / opportunity. Subject to tesDng with relevant stakeholders – these  risks / opportuniDes should be prioriDzed for risk miDgaDon acDons and consideraDon when reviewing an organizaDon's  strategy and operaDons  

 Risk register 

Can compliance be converted into  a compeDDve advantage? 

•  objecDve process for disclosure •  robust ESG process •  clear understanding of risk themes •  enhanced reputaDon from stakeholders  

•  a;ract new business and investment •  enhanced stakeholder relaDonships •  reduce resource costs •  enhanced procedures (e.g. risk register to manage risks) 

•  benchmark against best pracDce standards 

Ready for take‐off? 

 Poll quesDons 

1.  Do you have a material ESG risk idenDficaDon and management process in place? 

2.  Does it quanDfy potenDal financial impacts and cover your supply chain?  

3.  Does it include any form of stakeholder engagement (internal or external)? 

4.  Do you have a risk register that covers ESG risk? 5.  Will you be taking any acDon aher today’s 

webinar?   

 Q & A 

 Who to call? 

 For more informaDon or advice call: •  Colleen Theron     Mobile: +44 (0) 7714 979 936   E‐mail: colleen.theron@clt‐envirolaw.com 

•  Tim Barker  Mobile: +44 (0) 7867 473 983 

   E‐mail: Dmb@route2sustainability.com 

 

www.clt-envirolaw.com