ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

ÜNİVERSİTELERDEÜNİVERSİTELERDESTANDART DOSYA PLANISTANDART DOSYA PLANI

Mevzuat ve prosedürlerMevzuat ve prosedürler

3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun.

16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik.

2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi.

BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, 2009.

YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, 31.03.2010 tarihli ve B.20.0.YDB.0.01-805.01.01-88 sayılı yazısı.

2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)

Belge YönetimiBelge Yönetimi

Modern işletmecilik tekniklerini kullanarak, kurumlarda kayıtlı bilgiyi kontrol altında tutup, ihtiyacı olana en az maliyetle, en kısa zamanda ve bütünlük içerisinde sunmaktır.

Belgelerin Yaşam DöngüsüBelgelerin Yaşam Döngüsü

Belge üretimi

Değerlendirme

Tasfiye

Belgelerin dağıtımı

KullanımDosyalama

Belge Yönetimi FonksiyonlarıBelge Yönetimi Fonksiyonları Üretim Yazışmalar Formlar Raporlar Dağıtım Kurum içi Aynı kurumun farklı birimleri Kurumlar arası Kullanım Karar yapma Sorumluluklar Bürokratik işlem Hukuki zorunluluk Dosyalama (Muhafaza ve Düzenleme) Dosyalama Dosya Planları çıkarma Tekrar erişim

Saklama Değerlendirme Ayıklama Tespit Tasfiye İmha Arşiv

Tanım ve kullanımTanım ve kullanım

Dosyalama: Belge yığınlarını bölümlere ayırmak olup, bir konu veya vakayla ilgili olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir araya getirmektir.

Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması.

Örnek Dosya Planı ve KodlamasıÖrnek Dosya Planı ve Kodlaması

Konu başlıkları ile onu ifade eden kodlardan meydana gelir.

Örnek Plan100 Genel İş ve İşlemler200 Temel Sağlık Hizmetleri…900 Personel işlemleri

Örnek Uygulama

900 Personel İşlemleri910- İşe Alma920- Atama920.01- Naklen Atama…930- Terfi…

Kavramlar:- Dosya Tasnif Planı- Dosya Planı- Dosyalama Sistemi- Konu Başlıkları Şeması- Dosya Listesi

Örnek Dosya Planı ve KodlamasıÖrnek Dosya Planı ve Kodlaması

Örnek Plan100 Genel İşler200 Esas Fonksiyonlar…900 Personel işlemleri

Örnek Uygulama

900 Personel İşlemleri910- İşe Alma920- Atama920.01- Naklen Atama…930- Terfi…

Dosya planı,Dosya planı,

Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında,

Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda,

Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri alanlarında kullanılır.

Kullanım - belgeKullanım - belge

T.C.İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ

Edebiyat Fakültesi Dekanlığı

Sayı : B.30.2.İST.0.11.70.71 – 902.02 – 2467 12/03/2010

Konu : Personel alım izinleri

Kullanım – belge – birim koduKullanım – belge – birim kodu

T.C.İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ

Edebiyat Fakültesi Dekanlığı

Sayı : 72591126 – 902.02 – 2467 12/03/2010

Konu : Personel alım izinleri

Kullanım - dosyaKullanım - dosya

T.C.İstanbul

Üniversitesi

B.30.2.İST.0.12.70.71

902.02

Açıklama notu:

PERSONEL ALIM İZİNLERİ

2008

Edebiyat Fa. Personel Şef.

Yer no:Depo no: 01Raf no: 22Kutu no: 143

F

T.C.İstanbul

Üniversitesi

B.30.2. İST.0.12.70.71

Edebiyat Fa. Personel Şf.

902.02PERSONEL ALIM

İZİNLERİAçıklama notu:

2008F

Arşiv yer no:Depo: 01Raf : 22Kutu: 135

Kullanım- elektronik dosyaKullanım- elektronik dosya

Kağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibiKağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibi

Elektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya koduElektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya kodu

Başbakanlık Standart Dosya PlanıBaşbakanlık Standart Dosya Planı

Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi.

Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi.

YÖK’ün 2010 yılında yayınladığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı.

AlanlarAlanlarPlan, desimal anlayışla geliştirilmiştir.

000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır.

000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini,

100-599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

Ana konular:Ana konular:

000 GENEL KONULAR100 ANA HİZMETLER200 ANA HİZMETLER300 ANA HİZMETLER400 ANA HİZMETLER500 ANA HİZMETLER600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ700 BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM800 İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI1 GENEL KONULAR 000-099

2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599

2.1 Eğitim-Öğretim İşleri 100-1992.2 Akademik Personel ve Kariyer İşleri 200-2992.3 Öğrenci İşleri 300-3992.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri 400-499

3DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER

600-699

3.1Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri

600-619

3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-6393.3 Hukuk İşleri 640-6593.4 Teftiş İşleri 660-679

4YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER

700-999

4.1 Bilgi-İşlem İşleri 700-7194.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 720-7494.3 Emlak ve İnşaat İşleri 750-769

4.4Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri

770-789

4.5 İdari İşler 800-8194.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri 820-8394.7 Mali İşler 840-8694.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-8894.9 Personel İşleri 900-9294.10

Satınalma ve Satış İşleri 930-949

4.11

Sivil Savunma İşleri 950-969

4.12

Sosyal İşler ve Sağlık İşleri 970-999

Üniversiteleri Kodları(özet)Üniversiteleri Kodları(özet)

101.03 Bölüm Kurulması109 Bologna Süreci201.02 Dekan Seçimi ve Ataması300 Öğrenci İşleri302 Öğrenci Özlük İşleri302.01 Yeni kayıt İşlemleri304 Burslar, Krediler, Stajlar304.03 Stajlar400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme404.01 Soru Kitapcığı

YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI

SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATISAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

GENEL İŞLER

Saklama Süresi

Saklama Kodu

000 Genel

010 Mevzuat İşleri

01 Kanunlar

02 Tüzükler

03 Yönetmelikler

04 Yönergeler

05 Tebliğler

06 Genelgeler

01 İç Genelgeler

02 Dış Genelgeler

07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler

01 Talimatlar

02 Duyurular

03 Sirkülerler

08 Rehber, Kılavuz

09 Standartlar

99 Diğer



Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ

Saklama Süresi

Saklama Kodu

100 Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)

101 Üniversite ve Akademik Birimlerin Kurulması

01 Üniversite

01 Devlet Üniversiteleri 15 A

02 Vakıf Üniversiteleri

01 Mütevelli Heyeti B A

02 Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması B A

03 Devlet Yardımları 20 A

04 Öğrenci Bilgileri 10 D

05 Akademik Personel Bilgileri B D

02 Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul, MYO

15 A

01 Fakülte

02 Enstitü

03 Konservatuar

04 Yüksekokul

05 Meslek Yüksekokulu



Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ

Saklama Süresi

Saklama Kodu

200 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri

201 Seçim ve Atama İşleri 15 A

01 Rektör Seçimi ve Ataması

02 Dekan Seçimi ve Ataması

03 Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması

04 Temsilci Seçim İşleri

01 Profesör Temsilcisi

02 Doçent Temsilcisi

03 Yrd. Doç. Temsilcisi

04 Asistan Temsilcisi

99 Diğer 15 C

202 Öğretim Elemanı Yetiştirme

01 1416’ya göre 15 C

02 2547’ye göre 15 C



Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

ÖĞRENCİ İŞLERİ

Saklama Süresi

Saklama Kodu

300 Öğrenci İşleri (Genel)

301 Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri 10 D

01 ÖSYS

01 Duyurular

02 Kontenjanlar

03 Başvurular

04 Sınavlar

05 İtirazlar

02 Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı

03 Dikey Geçiş

04 Ek Yerleşme

05 Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı

06 Yatay Geçiş

07 Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş

08 Açıköğretime Sınavsız Geçiş

09 Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş



Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ

Saklama Süresi

Saklama Kodu

400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel)

401 Sınav Takvimi 10 D

402 Sınav Başvurusu

01 Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları 10 D

02 Sınav Kılavuzu 15 A

03 Aday Başvuru İşlemleri

01 Aday Başvuru Bilgi Formları B D

02 Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri 1 D

03 Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri

01 Transkripli Adaylar

02 TÜBİTAK Ödüllü Adaylar

03 Milli Sporcular 100 Gün

D

04 Engelli Adaylar 10 C

99 Diğer



Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ

Saklama Süresi

Saklama Kodu

600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel)

601 Teşkilatlanma İşleri

01 Kuruluş, Yapılanma

02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği

03 Yönetimi Geliştirme

04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar

01 Teşkilat Şemaları

02 Norm Kadro Çalışmaları

01 Görev/İş Tanımları

02 Norm Kadro Pozisyonları

99 Diğer

602 Plan ve Program İşleri

01 Kalkınma Planı

01 Hazırlık Çalışmaları

02 İzleme ve Değerlendirme

02 Orta Vadeli Plan/Program



Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER

Saklama Süresi

Saklama Kodu

620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)

621 Basın İşleri

01 Basın Toplantıları

02 Basına Verilen Demeçler

03 Tekzipler

04 Basında Yer Alan Haberler

05 Basın Özetleri

99 Diğer

622 Talep, Şikayet, Görüşler

01 Talep ve Şikayetler

02 Görüş ve Teklifler

03 Bilgi ve Bilgi Talepleri

99 Diğer

639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

Planın Kullanımı ve Kurallar 1Planın Kullanımı ve Kurallar 1

Bir vaka yada konuyla ilgili belgeler için Dosya Planında hangi konuya ait olduklarına bakılarak dosya açılır.

Dosyalama işi belge üretilirken başlar.

İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılabilir.

Planın Kullanımı ve Kurallar Planın Kullanımı ve Kurallar

DOSYA AÇMA (GENEL/ÖZEL)

- Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Genel kural, bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa, ayrıntı düzeyler için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede dosya açılır.

- Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır.

- Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır.

- Personel Daire Bşk. / Personel Özlük Bürosu18235917-903- (Personel özlük genel)18235917-903.09- (Sicil işleri)18235917-903[546]- (… ait personel özlük dosyası) 18235917-915- (Sendika işlemleri)


- Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir

Özlük Bürosu 18235917-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)

Yazı İşleri Bürosu 32736717-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)

Mali İşler Bürosu 52283671-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)

Yeni kod açma: 99- DiğerYeni kod açma: 99- Diğer

99-Diğer

Bir faaliyetle ilgili olarak planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilir.

Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır.

Yeni kod açma: 99- DiğerYeni kod açma: 99- Diğer

Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri

756 Taşınmaz İşlemleri 756.99 Diğer 756.99.01 Abonelikler 756.99.01[01] İSKİ 756.99.01[02] İGDAŞ 756.99.01[03] AYEDAŞ


İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi

Plandaki 903 (Personel özlük ), 604.01 (Araştırma projeleri), 641.04 (İdari davalar) vb. konu kodları ile eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir.


İlişki:Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2011/266 numaralı

KİK numaralı ihale ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu 934.01, ile 2011/266 ihale numarası [] (köşeli parantez) kullanarak 934.01[2011/266] şeklinde birleştirilir.

Sayı: B…….00-934.01[2011/266] -256

ÖrneklerÖrnekler

Öğrenci Özlük Dosyası:302[03430019]Konu kodu[Öğrenci numarası]

Proje Dosyası:604.01[112K014]Konu kodu [Proje numarası]

Personel Özlük Dosyaları:903[2355]Konu kodu [Personel sicil numarası]

İhale Dosyaları: (Mal alımı)934.01[2011/19]Konu kodu [İhale numarası]

Tahakkuk ve Ödeme İşleri841.02.17

Personel Tahakkuk841.02.17[01]

Bordro Tahakkuk (Maaş)841.02.17[01.01]Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk]

Eczane ödemeleri841.02.17[03.09.09]Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]


Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili “2005/26”, mahkeme dosyası

için ise “2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu şekilde gösterilir.

934.01[2005/26;2007/152]


BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN BELGELER

Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır.

Planın Kullanımı ve KurallarPlanın Kullanımı ve Kurallar

Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren “görevlendirme evrakı” gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir.

Vaka dosyasıVaka dosyası

Kayıt yenileme

302.02

Öğrenci Dosyası

302[03430019]

Katkı payları

302.03

Öğrenci belgesi

302.10

Yeni kayıt

302.01

Konu dosyasıKonu dosyası

Kayıt yenileme

302.02

Öğrenci Dosyası

302[03430019]

Katkı payları

302.03

Öğrenci belgesi

302.10

Yeni kayıt

302.01

ÖğrenciBelgeleri

302.10

Belgeleri bağımsız dosyalamaBelgeleri bağımsız dosyalama

MakamOluru

934.01

İhaleDosyası

934.01[2011/5]

İhale Komisyonu

Kararı

934.01

KİKOnayı

934.05

Şartnameler

030.04

İhaleŞartname

934.08

Olurlar

020

Gölge dosyalarGölge dosyalar

Görevlendirme

903.07

Personelözlük

303[142/18]

Aile yardım bildirimi903.10

Görevlendirmeler

903.07

Atama

903.02

İzinler

903.05

Gölge dosyalarGölge dosyalar

Görevlendirme

903.07

Personelözlük

303[142/18]

Aile yardım bildirimi903.10

Atama

903.02

İzinler

903.05

Dışardan gelen belgelerDışardan gelen belgeler

Görevlendirme

903.07

Personelözlük

303[142/18]

DilekçeAtama

903.02

Askerlik yazısı


Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur.


Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda; fakat, aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır.

Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır.


Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve saklama planına göre yapılır.

Teşekkü[email protected]

ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

Documents

Transcript of ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI