Tutorial Mailmerge
-
Upload
fisabilillahlover8787 -
Category
Documents
-
view
334 -
download
1
description
Transcript of Tutorial Mailmerge
Oleh: Eri Teguh K S, S.Si
T
U
T
O
R
I
A
L
MEMBUAT
MAIL MERGE
Membuat Mailmerge
PENDAHULUAN
Dahulu ketika saya kerja di Perusahaan swasta, saya pernah disuruh sama Bos untuk
mengirim surat kepada 500 Konsumen dengan Nama, Alamat, No.Telepon, Alamat Kavling,
Jumlah Tagihan, dan Tanggal pembelian yang berbeda. Waduuuuuh pusing! Gimana
caranya? Masa mau manual tiap surat untuk konsumen saya ganti Nama, Alamat,
No.Telepon, Alamat Kavling, Jumlah Tagihan, dan Tanggal pembeliannya ??? bisa-bisa
selesai bulan depan. Kalo gini caranya, maka Cuma saya doang yang gak naik gaji.
Tapi untung pertolongan dari sahabat saya datang. Mengajari saya penggunaan mail merge.
Ternyata kita tidak usah repot-repot mengganti tiap item konsumen. Hanya dengan dengan
beberapa klik maka selesailah sudah persoalan ini. Akhirnya Bos saya tersenyum lebar,
“Kamu memang bisa diandalkan” .
Berbagi ilmu itu harus tidak harus selalu ahli. Bagi saya pribadi “ketika kita telah Terima ilmu
dari seseorang, maka kita Kasih kepada orang lain. Itulah namanya Terima Kasih.
Akhirul kalam, semoga tutorial singkat ini sangat bermanfaat untuk pembaca sekalian.
Penulis
Membuat Mailmerge
HAL YANG MUNGKIN PERLU
Saya akan jelaskan pada mail merge pada Operating System Microsoft Windows XP dan
Microsoft Word 2007. Sebelumnya ada baiknya kita check Regional And Language Option
pada Control Panel. Kemudian pilih pada Region Option, pilihlah Indonesian. Hal ini berguna
untuk menyamakan persepsi antara koma “,” dengan titik “.”
CARA MENGGUNAKAN MAILMERGE
Setelah persiapan selesai, maka buatlah data base bisa diambil dari program database
seperti SQL, MySQL, ACCESS, Excel dll. Namun kali ini saya akan menjelaskan membuat
“database” sederhana dari Excel. Selain mudah, juga sudah familiar di kalangan pebisnis,
pendidik maupun mahasiswa.
Misal bagi seorang guru harus memberikan surat pemberitahuan nilai kepada siswanya yang
berjumlah 40 murid. Maka langkah pertama adalah ia harus mengolah nilai dulu hingga
Membuat Mailmerge
diperoleh NILAI AKHIR. Setelah memperoleh NILAI AKHIR, maka simpanlah dengan nama
apa saja, misal “database.xslx”.
kemudian simpan di folder
mana saja. Saya contohkan
di My Document seperti
pada gambar di samping.
Dari sinilah kita mulai
membuat format dokumen
mail merge. Seperti yang
pernah saya sebutkan di
atas. Misal seorang guru ingin memberikan surat pemberitahuan nilai kepada murid-
muridnya.
Membuat Mailmerge
Maka guru tersebut harus membuat dahulu formatnya. Sebenarnya hal ini bisa dilakukan
belakangan namun saya merekomendasikan agar lebih mudah buatlah terlebih dahulu
suratnya baru memulai mailmerge.
Gambar diatas adalah contoh sederhana dengan tujuan hanya ingin menambahkan “NAMA”
setelah kalimat “SELAMAT KEPADA” dan “Nilai_Akhir” setelah kalimat “ANDA
MENDAPATKAN NILAI ULANGAN”.
Setelah anda
membuat contoh surat diatas, maka
bukalah tab Mailings
Kemudian klik Start Mail Merge pada
ribbon Start Mail Merge. Maka ada
menu dropdown list. Lalu pilihlah
Step by Step Mail Merge Wizad…
Maka kita akan diajak setahap demi
setahap untuk membuat mailmerge.
Membuat Mailmerge
Disebelah kanan
document kita akan
terdapat mailmerge
option yang akan
membantu kita
mengarahkan
pembuatan mailmerge.
Pertanyaan pertama
adalah : What type of
document are you
working on ? pilih option
dengan Letters. Lalu pilih
Next: Starting document
Pertanyaan kedua adalah
: How do you want to set
up your letters? Lalu piih
option use the current
document. Pertanyaan
selanjutnya Select recipient, yang ditujukan untuk “database” yang telah kita buat
sebelumnya yaitu file database.xslx. maka pilihlah browse untuk mencari file tersebut.
Setelah file database.xslx ditemukan, maka akan ada dialogue box
Membuat Mailmerge
Karena pada file database.xslx nilai akhir pada Sheet 1, maka pilihlah OK. Kemudian akan
ada Mail Merge Recipients untuk memilih daftar penerima surat, apabila ada nama yang
tidak kita inginkan maka unchecklist-lah ().
pilihan Next: Write Your Letter. Barulah kita mulai menulis suratnya. Karena pada kasus ini
kita sudah menuliskan terlebih dahulu maka kita skip saja dan langsung memilih Insert
Merge Field .
Seperti gambar disamping bisa kita lihat terdapat Merge
Field NO,F2,NAMA,NILAI,NILAI_KOMA. Klik pada NAMA
setelah kalimat “SELAMAT KEPADA” dan “NILAI_KOMA”
setelah kalimat “ANDA MENDAPATKAN NILAI
ULANGAN”.
Sejauh ini, Hasilnya kerja anda dapat dilihat pada gambar
dibawah ini.
Membuat Mailmerge
Setelah itu klik Next: Preview your letters.
Maka akan terlihat seperti gambar dibawah ini
namun, ada hal yang kurang kita ingin kan yaitu pada Merge Filed <<NILAI_KOMA>> yang
hasilnya menjadi 2,66666666666665. Padahal di file excel tertulis 2,67. Lalu masalahnya
apakah ? ketika saya tanya kepada sahabat saya, maka dia menjelaskan bahwa kolom
NILAI_AKHIR pada file excel adalah rumus, dan kolom tersebut berupa angka. Maka perlu
penyesuaian pada field codes.
Membuat Mailmerge
Langkah selanjutnya adalah kita menyeleksi
pada merge field <<NILAI_KOMA>> yang berisi
2,6666666666667 pada surat tersebut.
Kemudia klik kanan dan memilih Toggle field
Codes.
Atau kita bisa mengarahkan kursor pada angka
2,666666666666667 lalu memijit Shift + F9
secara bersamaan, maka formatnya akan
berubah menjadi
{MERGEFIELD NILAIKOMA}. trik selanjutnya adalah menambahkan \#
sebelum kurung kurawal belakang “}” sehingga kode lengkapnya menjadi {MERGEFIELD
NILAIKOMA \# 0,00}
lalu pertanyaannya adalah kenapa harus ditambahkan 0,00 ????
Jawabannya adalah karakter \# adalah field code untuk numeric (angka) dan 0,00 adalah
mewakili format hasilnya dengan berapa banyak angka dibelakang koma yang akan kita
gunakan. Dalam contoh ini saya hanya ingin dua angka dibelakang koma.
Jadi bila sebelumnya hasil dari mergefield <<NILAI_KOMA>> adalah 2,6666666666667 maka
saya ingin menjadi 2,67.
Setelah selesai maka pijitlah Shift + F9 lagi untuk melihat hasilnya.
Membuat Mailmerge
Bila anda ingin melihat hasil dari mailmerge, maka klik tombol segitiga kanan atau kiri.
Bila anda telah telah puas dengan hasilnya dan ingin segera mencetaknya maka pilihlah
Finish & Merge. Maka anda akan dibawa pada dialogue box
Pilihan All untuk mencetak surat untuk seluruh recipient atau penerima. Dalam kasus ini
adalah 44 siswa.
Pilihan Current record untuk mencetak surat pada penerima yang sedang tampil di layar
Pilihan From……To:……. Adalah untuk mencetak surat berdasarkan range. Misal dari 23 To:
30 maka akan dicetak surat sebanyak 7 surat.
Membuat Mailmerge
PENUTUP
Inilah sekelumit tentang kegunaan mailmerge yang masih jarang digunakan oleh pengguna
Microsoft Word. Sebenarnya masih banyak feature yang belum kita optimalkan
penggunaannya.
Saya menyadari banyak kekurangan dan kekhilafan dalam pembuatan tutorial ini, namun
penulis memberanikan diri untuk menulis tutorial singkat ini hanya untuk men”share” ilmu
yang masih sedikit.
Silahkan kritik dan saran bisa dialamatkan ke [email protected]
Wassalamu’alaikum Wr Wb