PUCALLPA PERU

2014

CURSO:ADMINISTRACION DE EMPRESASCATEDRATICO:LIC. KAREN PICON FERMINCICLO:IVALUMNOS:JULIO DAVILA SALDAÑANAOMI CHAMORRO CLAUDIOJULIA GUERRA REATEGUIBETSY VELA CACHIQUECLENDI VALQUI CARDENASLEVIS PIMCHIS PANDURO

14

UNIVERSIDAD CATÓLICA LOS ANGELES DE CHIMBOTE

Facultad de Derecho y Ciencias Politicas

ESCUELA PROFESIONAL DE DERECHO

ORGANIGRAMAS

14

INTRODUCCIÓN

El organigrama es una representacion grafica que expresa en terminos concretos y accesibles la estructura, jerarquia e interrelacion de las distintas areas que componen una empresa u organización, resulta muy comveniente que todos los que las componen conozcan cual es su definicion de este sencillom pero valioso recurso.

Los organigramas, tambien conocidos como carta o graficas de organización, son representaciones graficas de la estructura firmal de una organización, que deben ser muy claros, por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y puestos.

Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan:"La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."

14

CAPITULO I

1. EL ORGANIGRAMA

1.1.Concepto:El Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Se le denomina también: organigrama, diagrama de organización, diagrama de estructura, pirámide de cargos, etc.

1.2.ImportanciaLa importancia de estos esquemas radica en que mediante ellos, se puede conocer en forma precisa el sitio o lugar que le corresponde a cada individuo dentro de la organización; así, tanto los altos ejecutivos como el resto del personal, (especialmente el recientemente incorporado), podrá apreciar dónde encaja en la organización dónde está ubicado, cuál es la estructura general de la empresa, a quiénes tiene en un nivel superior y a quiénes tiene bajo su nivel; es decir, a quien debe obedecer y a quiénes puede mandar, facilitando la orientación con respecto a lo que serán sus relaciones de interacción laboral, determinando las jerarquías existentes en la organización.

Es importante para toda empresa, porque indica el papel o rol que va a desempeñar todo integrante al precisar a cada individuo, el lugar que le corresponde dentro de la organización general. Para cumplir con mayor efectividad esta función en un organigrama, sea cual fuere su tamaño, deberá hacerse una exhibición del organigrama en un lugar visible para todo el personal. Esta exhibición además de cumplir con su misión principal y primordial de orientar al personal, permitirá a la vez orientar a aquellas personas, clientes, visitas que tienen alguna relación con la empresa.

Es un esquema que toda empresa (grande, mediana o pequeña; industrial, comercial o de servicio; estatal, privada o de propiedad social), debe tener porque representa su estructura administrativa, proporcionando una imagen formal de la organización, siendo fuente de consulta e información.

Es decir, que a través de los organigramas se indican entre otras cosas, la desagregación y el agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerárquicos, la naturaleza de las unidades orgánicas, las relaciones de autoridad-responsabilidad, los canales formales de comunicación, las jefaturas y las relaciones entre los cargos, etc. Como es obvio, su utilidad es variada:

- Para analizar y mejorar la organización;- Para comprender los procesos y tomar decisiones;- Como elemento instructivo y de divulgación.

En resumen, se puede decir que la importancia de los organigramas, radica en que:- Da a conocer con sencillez, claridad y precisión. el sitio que ocupa un cargo o dependencia, dentro del conjunto organizado;- Permite visualizar los niveles jerárquicos y de ejercicios del poder de decisión;

14

- Identifica a través de nomenclaturas, las unidades, (oficinas, secciones, departamentos, divisiones, etc.) y a los cargos;- Se utiliza como medio de estudio y consulta a efecto de analizar los aspectos convenientes o inconvenientes de la estructura.- Ayuda a descubrir posibles repeticiones o vacíos existentes.

Al punto de vista de la asignación de personal es importante porque además del organigrama oficial, éste permitirá exhibir otro similar, donde se indique los nombres y apellidos del personal que labora en cada dependencia graficada. En algunos casos, se le agrega hasta el número del Anexo telefónico que se utiliza interiormente dentro de la empresa.

1.3.Tipos de Organigramas

A. Por la extensión:· Analíticos: Contiene todas las unidades hasta el último nivel jerárquico.· Sintéticos: Contiene sólo las unidades básicas (hasta el tercer nivel).

B. Por el Contenido :· Estructural: Representa las diversas unidades orgánicas según su naturaleza.· Funcional: Contiene las funciones de cada órgano.· Personal: Incluye el nombre de las personas que integran cada unidad orgánica. (por lo menos el nombre del jefe)· Mixta: Combina el estructural con cualquier otro.

C. Por la disposición: (o forma)· Vertical: La línea de mando va en forma descendente.· Horizontal: La línea de mando va de izquierda a derecha.· Circular: Las unidades orgánicas se representan en círculos concéntricos (de adentro-afuera) según su jerarquía.· Semicircular: Es una derivación del anterior en base a semicírculos.· Radial: Se asigna según un sector circular a cada tipo de órgano, en el cual se grafican todas sus unidades dependientes.· Escalar: Mediante rectángulos de manera descendente de acuerdo al nivel jerárquico de cada unidad orgánica.

14

Organigrama Vertical

Organigrama Horizontal

14

Semicircular

Organigrama Circular

14

Algunos organigramas circulares no traen los círculos concéntricos que representan los niveles jerárquicos cuando la posición de los órganos (en rectángulos o círculos) define por sí misma los niveles de la organización.

1. Presidencia del consejo2. Fabricación3. Finanzas4. Ventas5. Relaciones públicas6. Investigaciones y estudios7. Servicio comercial8. Personal9. Compras10. Estudios de mercado11. Especificaciones y estándares12. Compras13. Fabricación14. Planeación de construcciones15. Preparación del trabajo16. Control de órdenes de producción17. lanzamiento18. Producción en serie19. Transporte20. Control de producción21. Control de métodos22. Coordinación del mercado23. Control de calidad24. Seguridad25. Servicios financieros26. Presupuestos27. Control financiero28. Finanzas externas29. Seguros30. Patentes31. Aplicación de las leyes32. Licencias33. Relaciones con órganos públicos34. Empleados35. Accionistas36. Comunicaciones37. Nuevos canales de distribución38. Estudios y control

14

39. Diseño de nuevos productos40. Oficina41. Construcción e instalaciones42. Mantenimiento de material43. Información y promoción44. Canales de distribución45. Precios46. Estudio de mercado47. Dirección y control48. Formación del personal49. Remuneración y asuntos sociales50. Contratación, reclutamiento51. Relaciones sindicales

1.4.Elaboración de Organigramas

1.4.1. Pautas Generales:-Todas las líneas de los rectángulos tienen el mismo grosor, las del más alto nivel jerárquico deben ser de trazo más acentuado.-La línea de mando (canal jerárquico) debe ser ligeramente más gruesa que la de los rectángulos para diferenciar el canal o cadena de mando.-Utilizar rectángulos de igual tamaño para unidades de igual rango o nivel jerárquico, independiente de su ubicación en el organigrama. Identificar y ubicar debidamente las relaciones de autoridad (arriba abajo), de responsabilidad (abajo arriba), apoyo (izquierda), asesoría (derecha).-Para un diseño más sobrio y de mayor simplicidad se debe evitar:· El entrecruzamiento de líneas o el uso de líneas oblicuas.· El uso de diversos colores o el sombreado de algún rectángulo.· La tipografía de difícil lectura.-Todo organigrama debe llevar en la parte superior y con mayúsculas un título que indique el tipo de organigrama y el nombre de la entidad.-Asimismo en cada rectángulo debe precisarse el nombre de la unidad respectiva.-De ser necesario elaborar una pequeña leyenda en la parte inferior.

1.4.2. Símbolos

Representa unidad orgánica, cargos, funciones o personas

Representa relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinación

14

Órgano de funcionamiento periódico o estacional

Órgano por crearse, o en proyecto

Representa desconcentración de órganos

1.4.3. Tamaño: Variable, dependiendo del empleo que se desea dar. En papel A-4 el rectángulo superior (órgano de mayor nivel) debe medir 40mm x 20mm e ir reduciendo en 2mm por lado en cada nivel jerárquico inferior, sucesivamente.

1.4.4. Representación: La relación entre rectángulo se hace siempre con líneas rectas, horizontales y verticales, uniendo los puntos medios de sus respectivos lados.

Con el fin de ahorrar espacios, horizontal o verticalmente, o cuando no se necesita representar toda la estructura se puede simplificar así:

Se pueden diseñar representaciones equivalentes de la siguiente manera:

14

Es necesario diferenciar un órgano adjunto (sin capacidad decisoria) de un órgano con autoridad, responsabilidad y funciones propias. Ejemplo:

1.4.5. Tipos de Órganos:En la administración pública peruana se ha institucionalizado un tipo de departamentalización funcional representando órganos especializados según el tipo de función prioritaria que realicen.

DIRECCION GENERAL

DIRECCION GENERAL ADJUNTA

DIRECCION GENERAL

SUB DIRECCION

Es diferente a

14

Adicional a estos órganos y dependiendo del tamaño, importancia, ámbito y complejidad de la entidad se pueden representar otros órganos como:

Las unidades estructurales de mayor jerarquía. Se colocan en la parte más alta de los espacios funcionales. Sin embargo, confeccionar un organigrama implica algo más que la graficación de funciones y responsabilidades; en este sentido. Las Unidades que por lo general forman parte de una organización, son las siguientes:- Órganos de Dirección.- Órganos de Línea u Operación.- Órganos Técnico-Administrativos.- Órganos de Ejecución.- Órganos de Control,- Órganos Consultivos,- Órganos de Asesoramiento,- Órganos de Apoyo,

14

14

CAPITULO II

2. LOS MANUALESToda empresa bien organizada, debe contar necesariamente con diversos documentos de carácter normativo, técnicamente elaborados, en las cuales se establezcan las políticas, se describan la organización y funciones, los procedimientos, así como los derechos, obligaciones y deberes de los integrantes de la misma, con los cuales se busca dar una mayor eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos.

2.1.ELABORACIÓNPara su elaboración se deben tener en cuenta algunas pautas en base al objetivo o naturaleza del mismo:1. Ubicar la fuente de información a utilizar: normas legales, reglamentos, organigramas, descripción de puestos, descripción de procedimientos, formularios, informes, catálogos, folletos, etc.2. Se debe elaborar por partes y someter a su aprobación por parte de los responsables de su aplicación.3. La redacción debe ser la más sencilla posible, acompañando gráficos como organigramas, flujogramas, etc.4. El tamaño lo más práctico y manuable 23x 17cm. (1/2 A4) preferentemente con hojas movibles. (Anillado)5. Hacer siempre una adecuada distribución, de ser posible en forma individual, así como su periódica actualización.

2.2.FINES QUE SE PERSIGUENLos fines que persiguen los manuales dependerán de lo que se pretende llevar a cabo; por ejemplo puede haber un Manual General en el que se incluyen los aspectos de organización y funciones; pueden haber otros manuales que específicamente tratan un sólo aspecto administrativo, técnico, contable, de personal, etc.Los manuales deben estar siempre presentes en cualquier tipo de empresa, pero es más apremiante su necesidad en las empresas grandes, debido a que su Administración es más compleja, los niveles y las divisiones son más numerosas, ya que un ser humano, el empleado, se siente más aislado que en las empresas pequeñas, sintiendo la necesidad de tener algo que lo guíe y eso es el manual.Además, la Dirección o Gerencia mediante estos instrumentos sustituyen el contacto personal por un medio más formal y puede controlar el desempeño de los hombres basándose en el cumplimiento de lo indicado en el manual.Es necesario que la Dirección o Gerencia tenga en cuenta la necesidad de un manual, que éste sea bien estructurado en su contenido, con lo que se podrá lograr 'lila situación Ideal, donde todos hablen el mismo lenguaje, piensen y actúen en forma sincronizada y tengan presente la misión que se persigue para la empresa o repartición.Diversos son los fines que cumplen estos documentos, así:

14

Al ser utilizados como medios de comunicación en toda la entidad, sirven para proporcionar instrucciones e informaciones para el desarrollo de las actividades institucionales.

Pueden servir como medios de adiestramiento y orientación del personal al precisar funciones, definir ámbitos jurisdiccionales o jerárquicos y estandarizar procedimientos.

Permiten armonizar el funcionamiento institucional. Permite controlar el desempeño y la evaluación, así como el mantenimiento de la

disciplina laboral.

2.3.VENTAJAS Y DESVENTAJASa. Ventajas- Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.- Ayudan a institucionalizar y a hacer efectivos los procedimientos. Las normas no escritas son por lo general de difícil institucionalización. En cambio, no ocurre lo mismo si están incluidas en el manual. ya que nadie podrá aducir su desconocimiento.- Facilitan la fijación de estándares.- Posibilitan la normalización de actividades.- Evitan discusiones y malentendidos, hechos frecuentes en aquellas organizaciones en las cuales no se ha establecido por escrito la «versión” oficial de la organización, sobre los temas susceptibles de entrar en conflicto.- Aseguran continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo.- Uniforman la terminología técnica básica del trabajo administrativo.- Son herramientas utilísimas en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados; así como también de todos aquellos ascendidos de categorías o asignados a cumplir funciones en otros sectores de la misma.- Aumentan la eficacia en la realización de actividades.- Su utilización trae aparejado importantes reducciones de tiempo inactiva.- Son una guía de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta.- Incentivan la moral del empleado, ya que al ubicar sus actividades dentro del procedimiento. le permite ver cómo contribuye a la obtención del producto total.- Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas seguimiento por parte del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.- Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas institucionalizadas.- Al estar claramente establecido por escrito qué es lo que hay que hacer, existe una mayor predisposición por parte del personal a asumir responsabilidades.- Son un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa.- Son un freno importante para la improvisación. En sus distintas manifestaciones.- Posibilitan un ahorro real de tiempo al evitar las preguntas de rutina. Ya que la respuesta rápida a las mismas se obtiene a través de la lectura del manual.

14

b. Desventajas- Constituyen una herramienta, pero no la solución para los problemas administrativos que se pueden presentar.- Su mala o poco cuidadosa preparación, trae aparejado serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones.- El costo de confección y de revisión puede ser alto.- Si no se los actualiza permanentemente, pierden vigencia con rapidez.- Son en general poco flexibles.- Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.- Muy sintéticos, carecen de utilidad; muy detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos.- Quitan discrecionalidad al personal, convirtiéndose muchas veces en un freno para la iniciativa individual.- Una redacción mala o deficiente, puede hacer muy engorroso su uso.

c. De análisis de las ventajas e inconvenientes de la utilización de manuales podemos concluir que para que los mismos cumplan con eficiencia sus propósitos, deberán llenar los siguientes requisitos:(1) Que su preparación tenga por objeto la satisfacción de una necesidad real.(2) Que tengan una diagramación adecuada y su redacción sea clara y sencilla.(3) Que su utilización sea racional y que se actúe con flexibilidad cuando las circunstancias así lo requieran.(4) Que se revise continuamente su contenido, con el objeto de mantenerlo actualizado.(5) Que se Instruya al personal para obtener los mejores resultados de su contenido.

“Los manuales son muy importantes porque permiten un buen trabajo dentro de la empresa”

2.4. TIPOS DE MANUALESSobre este aspecto no existe una clasificación precisa. Sin embargo, a fin de metodizar su clasificación se puede considerar:

a. Manuales Generales (de propósitos múltiples)Llamados también Reglamento Interno o Manual de Normas Generales. Son de aplicación muy general, de uso en empresas o reparticiones de estructura simple y en él, se incluyen todas las actividades por realizarse, debido a que no se justificaría la preparación y utilización de manuales especializados.

Los Manuales Generales son elaborados por una entidad o empresa donde se incluyen todas las normas generales y disciplinarías que deben de observar todos los integrantes de la empresa, sin

14

excepción. Incluyen normas como por ejemplo: Todos los empleados de la empresa, (sean estables o eventuales), deberán cumplir con las disposiciones siguientes:

1. El horario de ingreso y salida para todo el personal es el siguiente:De……………………….. a. .. .. .. .. .. .. . . . . . . .. ..

2. El horario de refrigerio o almuerzo es:De. ... .... ... .... .. a. .. .. .. . .. . .. .. . .. .. .. .

3. Todo empleado deberá registrar su hora de ingreso y salida correspondiente Tomando como referencia la estructura general dada por Carlos Terry (Administración y Control de Organismos), y adecuándola a nuestras necesidades se podría tomar como modelo, el siguiente:

a. 1. Titulo, Prólogo, Importancia e Instrucciones para su Uso:Esta parte es muy importante porque se aprovecha para informar al lector, porque el contenido le interesa, qué necesidad va a satisfacer y cómo él podrá alcanzar los beneficios con su aplicación.

Aquí se informa al lector el por qué y los propósitos básicos que dieron origen al manual y la forma cómo debe ser empleado correctamente.

a. 2. Índice de materia:Es la enumeración detallada de los distintos Capítulos e ítems que comprende el manual, con la especificación del número de página, Es el índice que podemos encontrar en cualquier libro o texto, Cuanto más detallado sea, más rápida será la localización de la información deseada.

a. 3. Historia y antecedentes de la empresa:Aunque no es muy necesaria su inclusión, es de muy buen efecto hacer un recuento histórico de la empresa o repartición y visualizar en forma cronológica cómo ha sido su desarrollo y la base legal que lo originó.

a. 4. Política General de la empresa:Se fija la Misión y los Objetivos que se pretende alcanzar, los resultados que se esperan y la participación de los hombres en estos objetivos y resultados, así como la actitud de la Dirección para lograrlos.

a. 5. Estructura Orgánica de la empresa:Es un párrafo muy importante porque da idea muy clara del total de la empresa, de cómo está estructurada su Dirección, con los elementos de ayuda personal, los elementos individuales y corporativos de este nivel y si existe Grupo Asesor de Coordinación, (Staff o Estado Mayor); de cómo está estructurado el nivel ejecutivo, con sus departamentos, divisiones, secciones y unidades de trabajo, las líneas de coordinación necesarias, los elementos planeados pero que no

14

están en funciones, así como la diferencia de autoridad entre el nivel Ejecutivo y el de Asesoramiento, la terminología y las denominaciones a emplearse.

a. 6. Procedimiento General de Trabajo:Especificaciones para cada tipo de trabajo, las funciones, los procedimientos, normas y sistemas a emplear, la responsabilidad y autoridad a tenerse y la obligación en el cumplimiento de tareas y funciones. En forma específica para la tramitación de la documentación, la línea de autoridad o responsabilidad que debe seguirse y la actuación de los jefes de cada nivel para su opinión o simple tramitación.

a. 7. Procedimientos de documentación:Términos para dirigirse en los documentos, al personal que está subordinado o que es superior en jerarquía o categoría; formato a usarse en los oficios o cartas; numeración, siglas, distribución, flujogramas, etc.

a. 8. Procedimiento de Personal:Se incluyen algunos principios disciplinarios en el trato diario entre personal, deberes y obligaciones para con la empresa y de la empresa para con el personal, uso de unidades de asistencia social y derechos Inherentes al empleo de instalaciones y servicios.

a. 9. Solución de Conflictos Jerárquicos:Cuando se crean como consecuencia de una mala coordinación o por una deficiente delimitación de límites de autoridad y responsabilidad.

a. 10. Varios (Otros problemas Administrativos]:Esto es, cuando hay algunos aspectos no tratados en los párrafos anteriores y que sea necesario contemplados para un mejor funcionalismo dentro de la empresa o repartición.

b. Manuales EspecializadosSon formulados para aplicarse en aspectos específicos o en algunas dependencias de la empresa, de acuerdo a sus propias necesidades, siendo los más utilizados:- Manual de Organización y Funciones.- Manual de Políticas.- Manual de Procedimientos y Normas.- Manual para Especialistas.- Manual del Empleado. etc.Algunas características de ellos, son las siguientes:

b. 1. Manual de Organización y Funciones (MOF)El manual de organización recapitulará la estructura y las funciones en forma de cuadros con un resumen de los objetivos, del papel de las responsabilidades de cada división, departamento,

14

sección y unidad; definirá criterios de evaluación de los resultados y describirá las tareas para cada puesto de la dirección y las subdivisiones que de él dependen.

Es el texto que contiene la estructura orgánica y las funciones de las unidades orgánicas de más alto nivel de apoyo o profesional especializado, de apoyo general y de los órganos de línea.

Es la versión detallada por escrito de la organización formal, tomando como base las funciones establecidas en el Reglamento Orgánico a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura, es decir, normando estos objetivos.

Para que este manual cumpla con eficiencia los objetivos para los cuales ha sido creado, deberá contener:

Organigrama o Diagrama de Estructura de la Organización, o sea la representación gráfica simplificada de la estructura formal. Podrá contener uno o más diagramas de acuerdo con el grado de detalle y extensión de los mismos.Una definición clara de los objetivos generales (misiones), de la organización, así como también, los objetivos básicos de las áreas departamentales. Funciones a ser cumplidas en los distintos puestos de trabajo. Es decir, se debe dar respuesta en forma genérica al qué se debe describir, qué debe hacer cada persona, en cada nivel de todas las dependencias de la Organización, para cada cargo o puesto que se prevea.Descripción detallada de las atribuciones y limitaciones correspondientes a los distintos miembros del personal jerárquico, en aspectos tales como: Jerarquía, funciones, alcance de la autoridad que recibe y puede delegar responsabilidad asignada, su integración en el sistema de información, relaciones de línea y staff que los vincule con otros sectores de estructura. etc. Algunas veces es necesario preparar un flujograma en el que se precise el proceso general para formular este tipo de manual.

Su presencia se hace imprescindible en organizaciones de considerable magnitud, donde son fenómenos comunes la superposición de tareas y funciones, los conflictos de autoridad y la dilución de responsabilidades.

En este documento se describe detalladamente la estructura y funciones de una entidad (si es pequeña) o de cada dependencia (Gerencia, Área, Oficina de Ministerio) llegando

hasta el nivel de cargo, especificando sus objetivos, la organización interna, las funciones y las relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinación inherentes.

14

Objetivos: Este documento cumple diversos objetivos en la entidad, a saber:

o Describe las funciones generales de cada dependencia, delimitando su amplitud y naturaleza.o Describe las funciones específicas de cada cargo.o Determina la ubicación de los cargos dentro de la estructura.o Precisa los límites jurisdiccionales y jerárquicos de cada unidad orgánica, estableciendo las interrelaciones funcionales.

Ventajas: En concordancia con estos objetivos presenta una serie de ventajas, entre otras:· Ofrece una visión panorámica de la estructura, funciones y cargos.· Evita duplicidades, interferencias o superposiciones.· Permite la orientación y capacitación al personal nuevo.· Posibilita el control de la ejecución de las actividades.· Define con precisión el canal jerárquico o línea de mando.

En síntesis, es un instrumento de ordenamiento organizativo y de control para toda entidad.

2.5. Esquema del Manual Todo Manual de Organización y Funciones (MOF) debe contener información referente a:

ObjetivosEstructuraFunciones GeneralesFunciones EspecíficasLas Relaciones Funcionales

2.6.Manual de PolíticasEs la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la toma de decisiones, para el logro de los objetivos.

Una correcta definición de políticas seguida de un registro efectivo de las mismas en el manual correspondiente, permitirá:

a. Agilizar el proceso decisorio;b. Facilitar la descentralización. al suministrar a los niveles intermedios, lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.c. Servir de base para una constante y efectiva revisión.Es conveniente que este manual contenga, además de las políticas generales, aquellas que se relacionen con aspectos específicos. en áreas tales como: finanzas, personal, comercialización, investigación, producción, relaciones externas, etc.

14

2.7.Manual de Procedimientos y NormasRecordará todos los principios en vigor para orientar al personal de mando en las decisiones que debe tomar diariamente con el fin de asegurar la marcha normal de la empresa; son verdaderos cuadros de señales que facilitan sobremanera la marcha de la empresa.

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, así como también la enunciación de normas de funcionamiento básicas, a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. Evitan la repetición constante de Instrucciones y órdenes de rutina por parte de los jefes o superiores.

En el manual de procedimientos (llamado también Guía de Procedimientos o Procedimiento Operativo Vigente: POV), se describen las distintas operaciones o pasos del proceso en forma LÓGICA, SECUENCIAL, CRONOLÓGICA ORDENADA y DETALLADA, de manera que pueda ser utilizado por las diferentes unidades orgánicas a través de acciones correctas, para la ejecución de tareas, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Los elementos constitutivos de un manual o guía de este tipo son:a. Normas o Guía de Procedimientos: Es la relación secuencial y detallada de los procedimientos que constituyen -el aparato circulatorio de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales, los mismos se desenvuelven.Acá se debe dar respuestas en forma clara y precisa al CUÁNDO, al DÓNDE y al CÓMO, deben realizarse cada una de las funciones específicas en el Manual de Organización y Funciones, para lo cual será necesario emplear Anexos y/o Apéndices.

b. Formularios: Todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro del circuito administrativo. Es de utilidad, adicionar a la descripción escrita de las características de los mismos, ejemplos que permitan una más rápida individualización y aplicación. Generalmente se incluye al final del manual, a manera de Anexos.

c. Flujogramas: Llamados también Cursogramas. Son gráficos de los distintos procedimientos descritos, conocidos también como Diagramas de Procedimientos.

d. Tiene una serie de ventajas, entre las que se pueden anotar:- Facilita la supervisión y control de las acciones.- Provee elementos de juicio para la realización de estudios de Racionalización de Métodos y Simplificación de Trabajos.- Sirve como medio de capacitación e información para el personal que interviene en el procedimiento, eliminando los INDISPENSABLES.- Contribuye a la ejecución correcta de las tareas asignadas y propicia la uniformidad de métodos de trabajo.- Ahorra tiempo y esfuerzo en la ejecución de trabajos, evitando repeticiones constantes de instrucciones y órdenes de rutina.

14

2.8. Manual para Especialistas

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación específica a determinado tipo de actividades o tareas, como «Manual del Vendedor», «Compendio de la Secretaria», etc. Se puede decir que es un Manual Técnico.

La preparación de este tipo de manuales, por parte de la misma empresa, sólo es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. De otra parte, por su carácter de generalidad, (a pesar de ser manuales para especialistas), muchos autores y editores han dado a estos manuales cierto carácter de comercialización.El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, así como también servir de elemento de consulta para la realización de tareas asignadas.

2.9. Manual del EmpleadoSe observa cada vez con mayor frecuencia, la tendencia en ciertas empresas de envergadura, a entregar a los empleados que se incorporan a las mismas, un tipo especial de manual, que tiene por objeto lograr una rápida asimilación del personal nuevo, así como también su posterior entrenamiento.

Los manuales de este tipo contienen información, generalmente referente a lo siguiente:a. Actividades desarrolladas por la empresa.b. Breve reseña histórica.c. Objetivos generales que se persiguen.d. Autoridades.e. Régimen de Incentivos.f. Derechos y obligaciones de los empleados en general.g. Régimen de sanciones y sus causales.h. Instancias a seguir ante conflictos que se presentan.i. Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.j. Servicios que la empresa presta a sus empleados, etc.

Este manual, a veces se presenta en forma de «cartillas» y es especialmente útil para niveles intermedios e inferiores. En general se imprimen en sistema offset, poniendo especial atención en la diagramación y terminación.

Por lo común, la entrega del mismo se realiza el día del ingreso. Es una forma de dar la bienvenida a los empleados nuevos y tratar de crear una buena predisposición para con la empresa.

14

El uso de modernas técnicas de redacción, como son la introducción de gráficos sencillos y de diálogos y dibujos humorísticos, da excelentes resultados, ya que proporciona toda la información necesaria en forma amena, lo cual, en general, es una garantía de su total lectura.

“Los manuales son muy importantes porque permitenun buen trabajo dentro de la empresa”

14

3. CONCLUSIÓN

El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.

El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización.En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.

Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organización.

Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es de la dirección.

14

BIBLIOGRAFÍA● Crosby Philip B. y otros. Gestión, Calidad y Competitividad”. IRWIN – Tomo I y II. 1990● Espinoza Salcedo Máximo. Manual de Administración de Empresas. 2004.● Chiavenato, Idalberto. Administración. Mc Graw Hill. 3a edición. 2002.● Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración. Mc Graw Hill. 3a edición. 2002.● Marthans Garro, César. Racionalización empresarial. San Marcos. 2002.● Neira Aguirre, Pablo; Fernández Espinoza, Diego. Colección Gestión Competitiva para una mediana y pequeña empresa. Tomos 1, 2, 6, 8. 2000.● Otoniel Alvarado, Oyarce. Elementos de Administración General. Editorial UDEGRAF. 1999.● Ruiz Marquillo, Darwin. Organización y Administración de Empresas. Talleres Gráficos papeles de Viento. Segunda edición.● Stoner, James A. F.

___________________________________________________