Tổng hợp báo cáo dự án

Quy trình quản lý dự án và miền kiến thức

Miền tri thức

Các bước trong quy trình quản lý dự án

(Initiating process

group)Thiết lập dự án Lên kế hoạch cho dự án

Thực hiện dự án Giám sát và kiểm soát Kết thúc

4. Project Integration Manegement

4.1 Xây dựng biểu đồ dự án

4.2 Xây dựng kế hoạch quản lý dự án

4.3 Điều hành và quản lý việc thực thi kế hoạch dự án

4.4 Giám sát và kiểm soát công việc dự án 4.5 Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp

4.6 Kết thúc dự án/giai đoạn dự án

5. Project Scope Management (Quản lí phạm vi của dự án)

5.1 Thu thập yêu cầu 5.2 Định nghĩa phạm vi 5.3 Tạo WBS

5.4 Thẩm tra phạm vi dự án 5.5 Kiểm soát phạm vi dự án

6. Quản lý thời gian của dự án

6.1 Xác định các công việc 6.2 Lập thứ tự công việc 6.3 Ước tính thời gian cho công việc 6.4 Lập tiến độ 6.6 Kiểm soát tiến độ

7. Quản lý chi phí dự án

7.1 Ước tính chi phí 7.2 Xác định ngân sách 7.3 Kiểm soát chi phí

8. Project Quality Management (Kiểm soát chất lượng dự án) 8.1 Lập kế hoạch chất lượng

8.2 Thực hiện đảm bảo chất lượng

8.3 Thực hiện kiểm soát chất lượng

9.Project Human Resource Management (Quản lý nguồn nhân lực) 9.1 Kế hoạch nguồn nhân lực

9.2 Yêu cầu nguồn nhân lực 9.3 Phát triển nhóm dự án 9.4 Quản lý nhóm dự án

10. Project Communicatios Management ( Quản lý những kết nối trong dự án)

10.1 Xác định những người liên quan 10.2 Lập kế hoạch truyền thông

10.3 Phân phối thông tin 10.4 Quản lý kì vọng các bên liên quan

10.5 Báo cáo thực hiện

11. Project Risk Management (Quản lý rủi ro)

11.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro 11.2 Xác định rủi ro 11.3 Thực hiện phân tích rủi ro định tính 11.4 Thực hiện phân tích rủi ro định lượng 11.5 Lập kế hoạch ứng phó rủi ro

11.6 Giám sát và kiểm soát rủi ro

12. Project Procurement Management (Quản lý mua sắm của dự án)

12.1 Lập kế hoạch mua sắm/ mời thầu

12.2 Triển khai mua sắm 12.3 Quản lý mua sắm

12.4 Kết thúc mua sắm

3.3. Initiating Process Group (Thiết lập dự án)

Quá trình này bao gồm các hoạt động liên quan tới các giấy tờ nhắm thiết lập dự

án, chọn quản lý dự án…

3.3.1. Develop Project Charter (Xây dựng biểu đồ dự án)

Figure 3-6. Develop Project Charter: Inputs and Outputs

Quá trình xây dựng biểu đồ dự án có đầu vào là tuyên bố của dự án , vấn đề kinh

doanh, hợp đồng liên quan tới dự án, môi trường phát triển dự án, nguồn tài trợ

cho quá trình phát triển dự án và đầu ra cần đạt được là một biểu đồ dự án hoàn

chỉnh để chuẩn bị cho công việc tiếp theo.

3.3.2. Identify Stakeholders ( Xác bên hữu quan của dự án)

Xác bên hữu quan của dự án của dự án là xác định tất cả các cá nhân và tổ chức

và tài liệu của những bên hữu quan tác động lên dự án và quá trình thực hiện dự

án.

Figure 3-7. Identify Stakeholders: Inputs and Outputs

Đầu vào của quá trình xác định các bên hữu quan là điều lệ dự án, tài liệu về mua

sắm, những yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến sự thành

công của dự án, những tài sản liên quan đến cách thức của những tổ chức tham

gia vào dự án mà có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.

3.4. Planning Process Group (Lên kế hoạch cho dự

án)

Lập kế hoạch cho dự án là bước hết sức quan trong trong quản lí dự án bao gồm

các kế hoạch phạm vi, nguyên tắc phát triển hệ thống, phạm vi, lịch biểu, kế hoạch

nguồn lực , kế hoạch tổ chức và nhân viên, hay kế hoạch mua sắm….

3.4.1. Xây dựng kế hoạch quản lí dự án( Develop Project Management Plan).

Xây dựng kế hoạch là quá trình ghi lại các công việc cần thiết nhằm chuẩn bị,

phối hợp với các bên đề đư ra bản kế hoạch dự án, bản kế hoạch này sẽ là kim chỉ

năm cho mọi hoạt động phát triển dự án sau này.

Figure 3-9. Develop Project Management Plan: Inputs and Outputs

3.4.2. Thu thập yêu cầu( Collect Requirements)

Thu thập yêu cầu là định nghĩa và phân tích tài liệu của nhà đầu tư cần đạt tới

trong quá trình dự án.

Figure 3-10. Collect Requirements: Inputs and Outputs

Đầu vào của thu thập yêu cầu là điều lệ dự án và sổ tay ghi chép các bên liên quan

đầu ra là tài liệu yêu cầu, kế hoạch quản lý yêu cầu và bảng nguồn gốc yêu cầu.

3.4.3. Define Scope (Định nghĩa phạm vi)

Định nghĩa phạm vi dự án là định nghĩa những gì phải làm và không phải làm

trong dự án một cách rõ rằng.

Figure 3-11. Define Scope: Inputs and Outputs

3.4.4. Tạo (Create WBS)

Tạo WBS là quá trình chia nhỏ công việc thành những công việc nhỏ hơn để thực

hiện một cách nhanh gọn và dễ dàng quản lí.

Figure 3-12. Create WBS: Inputs and Outputs

3.4.5. Define Activities (Xác định các công việc)

Bước này xác định những công việc phải làm thường là 1 công việc gắn với một

mốc thời gian hoàn thành, ví dụ công việc A mất một ngày thì làm xong.

Figure 3-13. Define Activities: Inputs and Outputs

3.4.6. Sequence Activities (Chuỗi các công việc)

Là quá trình xác định và ghi lại các chuỗi công việc trong dự án cần phải làm.

Figure 3-14. Sequence Activities: Inputs and Outputs

3.4.7. Ước tính tài nguyên hoạt động

Ước tính tài nguyên hoạt động là quá trình ước tính các loại và số lượng

của vật chất, con người, thiết bị hay vật tư cần thiết để thực hiện mỗi hoạt

động.

Hình 3-15. Ước tính tài nguyên hoạt động: Đầu vào và đầu ra.

3.4.8. Ước tính thời hạn hoạt động

Ước tính thời hạn hoạt động là quá trình ước tính thời gian làm việc cần

thiết để hoàn thành các hoạt động riêng lẻ với tài nguyên dự kiến.

Hình 3-16: Ước tính thời gian hoạt động: Đầu vào và đầu ra.

3.4.9. Lịch trình triển khai

Lịch trình triển khai là quá trình phân tích các chuỗi hoạt động, thời hạn,

yêu cầu tài nguyên và những hạn chế để tạo ra tiến độ dự án.

Hình 3-17: Lập tiến độ: Đầu vào và đầu ra.

Inputs

1. Danh sách hoạt động

2. Các thuộc tính hoạt động

3. Lên lịch tài nguyên

4. Yếu tố môi trường của

doanh nghiệp

5. Quá trình tổ chức các tài

sản

Outputs

1. Các yêu cầu tài nguyên

hoạt động

2. Cấu trúc chi tiết về tài

nguyên

3. Cập nhật tài liệu dự án

Inputs




hoạt động


5. Phạm vi của dự án


doanh nghiệp


sản

Outputs

1. Ước tính thời gian hoạt

động


Inputs



3. Mạng sơ đồ tiến độ dự án

4. Yêu cầu tài nguyên hoạt

động


6. Ước tính thời gian hoạt

động

7. Phạm vi của dự án


doanh nghiệp


sản

Outputs

1. Lịch trình của dự án

2. Lịch trình của cơ bản

(baseline)

3. Lịch trình của dữ liệu


3.4.10. Ước tính chi phí

Ước tính chi phí là quá trình ước tính nguồn lực tài chính cần thiết để

hoàn thành các hoạt động dự án.

Hình 3-18: Ước tính chi phí: Đầu vào và đầu ra.

3.4.11. Xác định ngân sách

Xác định ngân sách là quá trình tập hợp chi phí ước tính của các hoạt

động riêng lẻ hoặc gói công việc để thiết lập giới hạn chi phí.

Hình 3-19: Xác định ngân sách: Đầu vào và đầu ra.

3.4.12. Kế hoạch cho chất lượng

Kế hoạch cho chất lượng là quá trình xác định yêu cầu chất lượng hoặc

các tiêu chuẩn cho các dự án và sản phẩm, và tài liệu dự án sẽ chứng

minh sự tuân thủ.

Inputs

1. Phạm vi cơ bản

2. Lịch trình của dự án

3. Kế hoạch tài nguyên con

người

4. Chỉ ra các nguy cơ


doanh nghiệp


sản

Outputs

1. Ước tính chi phí hoạt động

2. Ước tính cơ bản


Inputs

1. Ước tính chi phí hoạt động

2. Các ước tính cơ bản

3. Phạm vi của baseline

4. Tiến trình của dự án

5. Lịch của tài nguyên

6. Hợp đồng

7. Quá trình tổ chức tài sản

Outputs

1. Chi phí hiệu năng cơ bản

2. Các yêu cầu dự án tài trợ


Hình 3-20: Kế hoạch cho chất lượng: Đầu vào và đầu ra.

3.4.13. Kế hoạch triển khai nguồn nhân lực

Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực là quá trình xác định và lập hồ sơ dự

án, vai trò, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết, báo cáo các mối quan hệ và

tạo ra một bản kế hoạch quản lý nhân sự.

Hình 3-21: Kế hoạch triển khai nguồn nhân lực: Đầu vào và đầu ra.

3.4.14. Kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông là quá trình xác định nhu cầu thông tin liên quan

dự án và xác định một lương pháp tiếp cận truyền thông (giao tiếp) hợp

lý.

Inputs

1. Phạm vi cơ sở

2. Các bên liên quan

3. Chi phí hiệu năng cơ bản

4. Lịch trình cơ bản

5. Chỉ ra các rủi ro


doanh nghiệp


sản

Outputs

1. Kế hoạch quản lý chất

lượng

2. Số liệu chất lượng

3. Danh sách kiểm tra chất

lượng

4. Kế hoạch cải thiện quy

trình


Inputs


hoạt động


doanh nghiệp


sản

Outputs

1. Kế hoạch nguồn nhân lực

Hình 3-22: Kế hoạch truyền thông: Đầu vào và đầu ra.

3.4.15. Kế hoạch quản lý rủi ro

Kế hoạch quản lý rủi ro là quá trình xác định cách thức tiến hành các hoạt

động quản lý rủi ro cho một dự án.

Hình 3-23: Kế hoạch quản lý rủi ro: Đầu vào và đầu ra.

Inputs

1. Các bên liên quan

2. Chiến lược quản lý các

bên liên quan


doanh nghiệp


sản

Outputs

1. Kế hoạch quản lý truyền

thông


Inputs

1. Quy mô dự án

2. Kế hoạc quản lý chi phí

3. Kế hoạch quản lý lịch trình

4. Kế hoạch quản lý truyền

thông


doanh nghiệp


sản

Outputs

1. Kế hoạch quản lý rủi ro

3.5. Quy trình thực thi

Bao gồm các quy trình để thực hiện hoàn thành công việc được xác định trong

mục lập kế hoạch, đáp ứng các chị tiết kỹ thuật của dự án. Quy trình này bao

gồm việc phối hợp mọi người và các nguồn lực, cũng như tích hợp và thực hiện

các hoạt động của dự án sao cho phù hợp với lập kế hoach quản lý dự án.

3.5.1: Chỉ đạo và quản lý thực thi dự án

Là quá trình thực hiện công việc được xác định trong lập kế hoạch quản lý dự

án để đạt được mục tiêu của dự án.

3.5.2: Thực hiện đảm bảo chất lượng

Là trình thử nghiệm yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo kiểm tra chất

lượng để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng phù hợp và hoạt động được sử dụng.

Quản lý chất lượng

dự án (Thực hiện

đảm bảo chất

lượng)

Quản lý nguồn nhân

lực dự án (có được

nhóm dự án -> phát

triển nhóm dự án ->

quản lý nhóm dự

án)

Quản lý tích hợp

dự án (chỉ đạo và

quản lý thực thi dự

án)

Quản lý truyền

thông dự án (phân

phối thông tin ->

quản lí kỳ vọng

các bên liên quan)

Quản lý mua sắm

dự án (chỉ đạo

mua sắm)

Đầu vào

1. Kế hoạch quản lý dự án

2. Yêu cầu thay đổi được chấp

nhận

3. Nhân tố môi trường doanh

nghiệp

4. Tài sản quy trình tổ chức

Đầu ra

1. Sản phẩm

2. Thông tin hiệu suất công việc

3. Thay đổi yêu cầu

4. Cập nhật kế hoạch quản lý dự

án


3.5.3: Có được nhóm dự án

Là quá trình khẳng định nguồn lực sẵn có con người và có được đội cần thiết để

hoàn thành nhiệm vụ dự án.

3.5.4: Phát triển nhóm dự án

Là quá trình nâng cao năng lực, tương tác nhóm, và môi trường nhóm để nâng

cao hiệu suất của dự án.

3.5.5: Quản lý nhóm dự án

Là quá trình thực hiện theo dõi thành viên trong nhóm, cung cấp thông tin phản

hồi, giải quyết vấn đề và thay đổi quản lý để tối ưu hóa hiệu suất của dự án.

Đầu vào


2. Số liệu chất lượng

3. Thông tin hiệu suất công

việc

4. Phép đo kiểm tra chất lượng

Đầu ra

1. Cập nhật tài sản quy trình tổ

chức

2. Yêu cầu thay đổi


án


Đầu vào


2. Nhân tố môi trường doanh

nghiệp


Đầu ra

1. Nhiệm vụ nhân viên dự án

2. Lịch tài nguyên


án

Đầu vào



3. Lịch tài nguyên

Đầu ra

1. Đánh giá hoạt động nhóm

2. Cập nhật nhân tố môi trường

doanh nghiệp

Đầu vào



3. Đánh giá hoạt động nhóm

4. Báo cáo hiêu suất


Đầu ra

1. Cập nhật nhân tố môi trường

doanh nghiệp


chức

3. Yêu cầu thay đổi


án

3.5.6: Phân phối thông tin

Là quá trình làm cho thông tin liên quan có sẵn cho các bên tham gia dự án theo

kế hoạch.

3.6.7: Quản lý kì vọng của các bên liên quan

Là quá trình giao tiếp và làm việc với các bên liên quan để đáp ứng nhu cầu của

họ và giải quyết các vấn đề khi chúng xảy ra.

3.5.8: Quản lý mua sắm dự án

Là quá trình thu thập phản hồi người bán, lựa chọn một người bán và trao một

hợp đồng.

Đầu vào


2. Báo cáo hiêu suất


Đầu ra


chức

Đầu vào

1. Đắng kí các bên liên quan

2. Chiến lược quản lý các bên liên

quan


4. Vấn đề đăng nhập

5. Thay đổi đăng nhập


Đầu ra

1. Cập nhật tài sản quy trình tổ chức


3. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án


Đầu vào


2. Văn bản mua sắm

3. Tiêu chí lựa chọn ma nguồn

4. Danh sách người bán đủ điều

kiện

5. Đề xuất người bán

6. Quyết đinh làm hoặc mua

7. Thỏa thuận hợp tác


Đầu ra

1. Lựa chọn người bán


3. Procurement contract award


5. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án


3.6. Nhóm giám sát và kiểm soát tiến trình

Nhóm giám sát và kiểm soát tiến trình bao gồm những quá trình cần thiết để theo

dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ, hiệu suất của dự án; xác định những vùng kế

hoạch thay đổi; và bắt đầu thay đổi kế hoạch tương ứng. Các lợi ích quan trọng

của nhóm quá trình tiến độ của dự án là quan sát, đo thường xuyên, và nhất quán

xác định sai sót của quản lý lập kế hoạch dự án nhóm giám sát và kiểm soát tiến

trình bao gồm:

Kiểm soát thay đổi, và đề xuất hành động phòng ngừa với những dự đoán

vấn đề có thể xảy ra.

Giám sát liên tục hoạt động bất lợi quản lý kế hoạch dự án và nhiệm vụ cơ

bản của dự án.

Các yếu tố ảnh hưởng có thể phá vỡ kiểm soát thay đổi tích hợp vì vậy chỉ

có những thay đổi đã được chấp thuận mới được thực hiện.

Giám sát liên tục cung cấp cái nhìn sâu sắc về “sức khỏe” của dự án và xác định

bất kỳ lĩnh vực cần chú ý bổ sung. Nhóm giám sát và kiểm soát tiến trình không

chỉ giám sát và điều khiển các công việc đang được thực hiện trong một nhóm

quy trình, nó còn theo dõi và kiểm soát toàn bộ “nội lực” của dự án. Trong các

dự án nhiều giai đoạn, nhóm theo dõi và kiểm soát quá trình phối hợp các giai

đoạn của dự án để thực hiện các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa để đưa

dự án vào phù hợp với các kế hoạch quản lý dự án. Đánh giá này có thể được đề

nghị và chấp thuận cập nhật với bản kế hoạch quản lý dự án đã được phê duyệt.

Ví dụ, một ngày kết thúc hoạt động bị mất có thể yêu cầu điều chỉnh các kế hoạch

nhân sự hiện tại, phụ thuộc vào làm thêm giờ, hoặc cân đối giữa các mục tiêu

ngân sách và tiến độ.

3.6.1 Giám sát và kiểm soát công việc dự án

Theo dõi và kiểm soát công việc dự án là quá trình theo dõi, rà soát, điều chỉnh

và tiến độ để đáp ứng các mục tiêu thực hiện được xác định trong kế hoạch quản

lý dự án. Giám sát bao gồm báo cáo tình trạng, đo lường tiến độ, và dự báo. Báo

cáo thực hiện cung cấp thông tin về hoạt động của dự án liên quan đến phạm vi,

thời gian, chi phí, nguồn lực, chất lượng, và rủi ro, có thể được sử dụng như là

đầu vào cho các quá trình khác.

Hình 3-39 Giám sát và điều khiển công việc dự án

3.6.2 Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp

Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp là quá trình xem xét tất cả các yêu cầu thay

đổi, phê duyệt những thay đổi và quản lý thay đổi các phân phối, tài sản quy trình

tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án.

Hình 3-40. Thực hiện kiểm soát tích hợp

Inputs Outputs


2. Cập nhật kế hoạch

quản lý dự án



2. Báo cáo thực hiện

3. Yếu tố môi trường

doanh nghiệp

4. Tài sản quy trình tổ

chức

Inputs Outputs

1. Cập nhật trạng thái yêu

cầu thay đổi


quản lý dự án



2. Thông tin thực hiện

công việc


4. Yếu tố môi trường

doanh nghiệp


chức

3.6.3 Xác định phạm vi

Xác định phạm vi là quá trình chính thức hóa sự chấp nhận của các phân phối dự

án hoàn thành.

Hình 3-41. Xác định phạm vi

3.6.4 Kiểm soát phạm vi

Kiểm soát phạm vi là quá trình theo dõi tình trạng của dự án và phạm vi sản phẩm

và thay đổi quản lý trong cơ sở phạm vi.

Hình 3-42. Kiểm soát phạm vi

3.6.5 Kiểm soát tiến độ

Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật tiến độ

dự án và quản lý thay đổi để các cơ sở tiến độ.

Inputs Outputs

1. Phân phối được chấp

nhận




2. Yêu cầu tài liệu

3. Ma trận yêu cầu truy

xuất nguồn gốc

4. Phân phối hợp lệ

Inputs Outputs

1. Đánh giá thực hiện

công việc

2. Cập nhật tài sản quy

trình tổ chức



quản lý dự án




công việc

3. Yêu cầu tài liệu

4. Ma trận yêu cầu truy

xuất nguồn gốc


chức

Hình 3-43. Kiểm soát tiến độ

3.6.6 Kiểm soát chi phí

Chi phí kiểm soát là quá trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật ngân sách

và quản lý dự án thay đổi đối với cơ sở chi phí.

Hình 3-44. Kiểm soát chi phí

3.6.7 Thực hiện kiểm soát chất lượng

Thực hiện kiểm soát chất lượng là quá trình giám sát và ghi kết quả chất lượng

thực hiện các hoạt động để đánh giá hiệu quả và đề nghị thay đổi cần thiết.

Inputs Outputs


công việc


trình tổ chức



quản lý dự án



2. Tiến độ dự án


công việc


chức

Inputs Outputs


công việc

2. Dự báo chi phí


trình tổ chức



quản lý dự án



2. Yêu cầu tài trợ dự án


công việc


chức

Hình 3-45. Thực hiện kiểm soát chất lượng

3.6.8 Báo cáo thực hiện

Báo cáo thực hiện là quá trình thu thập và phân phối thông tin thực hiện bao gồm

cả báo cáo tình trạng, đánh giá tiến độ, và dự báo.

Hình 3-46. Báo cáo thực hiện

3.6.9 Giám sát va kiểm soát rủi ro

Theo dõi và kiểm soát rủi ro là quá trình thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro, theo

dõi các rủi ro đã được xác định, giám sát rủi ro còn lại, xác định những rủi ro mới,

và đánh giá hiệu quả rủi ro tiến trình trong suốt dự án.

Inputs Outputs

1. Đo kiểm tra chất lượng

2. Xác nhận thay đổi

3. Xác nhận phân phối


trình tổ chức



quản lý dự án


1. Kế hoạch quản lý dự án 2. Số liệu chất lượng

3. danh sách kiểm tra chất lượng

4. Thông tin thực hiện công việc

5. Yêu cầu thay đổi được chấp thuận

6. Phân phối


Inputs Outputs

1. Báo cáo hiệu quả


trình tổ chức




công việc


4. Dự báo chi phí


chức

Hình 3-47. Giám sát và kiểm soát rủi ro

3.6.10 Quản lý đấu thầu

Quản lý đấu thầu là quá trình quản lý các mối quan hệ đấu thầu, giám sát thực

hiện hợp đồng, và thực hiện thay đổi và điều chỉnh khi cần thiết.

Hình 3-48. Quản lý đấu thầu

Inputs Outputs

1. Cập nhật đăng ký rủi ro


trình tổ chức



quản lý dự án


1. Đăng ký rủi ro




Inputs Outputs

1. Tài liệu đấu thầu


trình của tổ chức



quản lý dự án

1. Tài liệu đấu thầu


3. Hợp đồng


5. Yêu cầu thay đổi được

chấp thuận


công việc

Nhóm thực hiện Công việc

Nguyễn Hữu Việt 3.3 và 3.4 (từ 3.4.1 -> 3.4.6)

Nguyễn Trung Vinh 3.4 (từ 3.4.7 -> 3.4.15)

Lê Duy Vũ 3.4 (từ 3.4.16 -> 3.4.20) và 3.7

Nguyễn Đức Việt 3.5

Nguyễn Thế Vinh 3.6

Tổng hợp báo cáo dự án

Documents

Transcript of Tổng hợp báo cáo dự án