Tinjauan Manajemen. Manajemen Lab 2014.docx · Web viewTinjauan ManajemenAgustus 2014Jurusan Hama...
Transcript of Tinjauan Manajemen. Manajemen Lab 2014.docx · Web viewTinjauan ManajemenAgustus 2014Jurusan Hama...
Tinjauan ManajemenAgustus 2014
Jurusan Hama dan Penyakit TumbuhanFakultas PertanianUniversitas BrawijayaMalang2014
MANAGEMENT REVIEW
NOTULA RAPAT
Judul Kegiatan Rapat Laboratorium Hama Tumbuhan
Tanggal 2 Januari 2014Jam 13.00 WIB s/d selesai
Tempat Ruang Sidang 1 Lantai 1 Jurusan HPT
Notulen Tita Widjayanti, SP., M.Si
No Nama Peran/Jabatan Inisial
1. Dr. Ir. Bambang Tri Rahardjo, SU Ketua Jurusan BTR2. Dr. Ir. Sri Karindah, MS Ketua Lab Hama SKD3. Dr. Ir. Toto Himawan, SU Sekretaris Jurusan THW4. Dr. Ir. Ludji Pantja Astuti LPA5. Dr. Ir. Gatot Mudjiono GMN
6. Dr. Ir. Aminudin Affandi AAF
7. Dr. Ir. Retno Dyah Puspitarini RDP
8. Rina Rachmawati, SP.,MP., M.Eng RRI
9. Moch. Syamsul Hadi, SP., MP MSH
10. Tita Widjayanti, SP., M.Si TWI
11. Silvi Ikawati, SP., M.Sc SIW
AGENDA RAPAT
No. Topik Meeting Kode
1. Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2013
2. Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPA Siklus 2 20133. Laporan Penelitian Kelompok Dosen Hama
i
Daftar Isi
I. Pelaksanaan________________________________________________________________________3
II. Lingkup Pembahasan______________________________________________________________3
III. Hasil dan Tindak Lanjut___________________________________________________________4
ii
I. Pelaksanaan
Hari, tanggal : Kamis/2 Januari 2014
Jam : 13.00-selesai
Tempat : Ruang Sidang HPT lt.1
Peserta : Anggota Lab. Hama Tumbuhan, HPT, FP, UB
II. Lingkup Pembahasan
2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2014
Sasaran Mutu Laboratorium Hama HPT FP UB disusun untuk tahun 2014, merupakan
beberapa indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-
target capaiannya untuk setiap akhir tahun dan mengacu pada RENSTRA FP UB. Sasaran
Mutu secara lengkap tertuang dalam Manual Mutu Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP
UB.
Dalam mengevaluasi tingkat ketercapaian Sasaran Mutu, tingkatan dan skor evaluasi
keberhasilan kegiatan dikelompokkan dalam 4 tingkatan yakni: (1) Kategori I dengan
tingkat keberhasilan 76-100% (dengan skor 4); (2) Kategori II dengan tingkat keberhasilan
51-75% (dengan skor 3); (3) Kategori III dengan tingkat keberhasilan 25-50% (dengan
skor 2); dan (4) Kategori IV dengan tingkat keberhasilan <25% (dengan skor 1).
Sedangkan formula yang digunakan untuk mengevaluasi tingkat keberhasilan adalah
sebagai berikut:
= ((∑Kategori Ix4)+(∑Kategori IIx3)+(∑Kategori IIIx2)+(∑Kategori IV x 1))/Total
kategori x 4
2.2 Evaluasi Kepuasan Pelanggan
Pelanggan Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP UB terdiri dari pelanggan utama
dan pelanggan lain. Pelanggan utama adalah Mahasiswa, dosen dan karyawan, sedangkan
masyarakat di luar kampus adalah pihak-pihak yang terkait dengan program dan kegiatan
Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP UB juga merupakan pelanggan pendukung dalam
proses bisnis yang ada di Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP UB.
2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM Siklus II
Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja Laboratorium Hama, Jurusan HPT Siklus
11, yang dilaksanakan menjelang Continual Assessment ISO 9001:2008. Laboratorium
3
Hama, Jurusan HPT FP UB menjadi salah satu auditee dalam AIM unit kerja fakultas
Siklus 11 tersebut.
2.4 Tindak Lanjut atas Temuan 4th Stage Assessment ISO 9001:2008
Setelah AIM Unit Fakultas Siklus II tahun 2013, Laboratorium hama sebagai bagian
dari FP UB tidak terpilih sebagai auditee saat 4th Stage Assessment ISO 9001:2008 dalam
rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk seluruh unit
kerja di UB. Namun demikian temuan yang ada pada laboratorium hama dan unit lain di
UB menjadi bahan pertimbangan untuk perbaikan item yang sama di Fakultas Pertanian.
2.5 Continual Improvement
Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk
peningkatan kinerja dan pengembangan laboratorium hama, Jurusan HPT FP UB di tahun-
tahun mendatang, khususnya dalam mengevaluasi capaian program kerja dan sasaran
mutu.
III. Hasil dan Tindak Lanjut
3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2014
Sesuai yang tertera didalam Manual Mutu Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya,
Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Fakultas Pertanian terdiri dari 2 hal yakni (1)
Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing dan (2) Penguatan tata kelola, akuntabilitas dan
pencitraan publik. Penguatan Sasaran mutu yang ada didalam dua kelompok tersebut
diuraiakan secara rinci pada matriks berikut lengkap dengan hasil penilaian yang dilakukan
oleh Tim UJM:
No Kegiatan Sub Kegiatan Rincian kegiatan
1 2 3 4
1 Peningkatan Mutu,
Relevansi dan Daya
Saing
Pengembangan
Kurikulum dan
Teknologi Pembelajaran
1. Pengembangan
kurikulum berbasis
kompetensi
1. Lokakarya kurikulum
2. Konsultasi dengan tenaga ahli
2. Penerapan problem 1. Penyusunan GBPP dan SAP
4
based learning
Peningkatan Mutu Dosen 1.peningkatan studi
lanjut dosen ke
luar negeri
2.peningkatan
kemampuan dosen
berbahasa asing
1. Kursus bahasa asing
3.peningkatan
kemampuan
komputer,
multimedia, dan
teknologi
pembelajaran bagi
Dosen
1. Pelatihan komputer dan
multimedia
2. peningkatan dana
penelitian
kompetitif
1. Pelatihan penyusunan proposal
hibah kompetisi
3. Peningkatan
kemampuan
dosen untuk
meneliti dan
menulis artikel
ilmiah tingkat
internasional
1. Pelatihan penulisan artikel
ilmiah tingkat internasional
2.
4. Peningkatan
kemampuan
dosen mengikuti
seminar/worksho
p/ penelitian
bersama/ menulis
luar negeri
1. Pemberian insentif
5
2. Peningkatan
kemampuan
mengajar bagi
dosen yunior
1. Pendampingan oleh dosen senior
3. Peningkatan
jumlah Guru
Besar
4. Peningkatan
team teaching,
tim riset dosen
dan mahasiswa
untuk
menjalankan
sebuah jalur
keilmuan di
bidangnya
Peningkatan Mutu
Penelitian
1. Sinergi riset di
bawah payung
penelitian
jurusan
1. Lokakarya payung penelitian
2. Pengembangan
sistem insentif
bagi peneliti
yang mampu
bersaing secara
nasional maupun
internasional,
dan yang
menghasilkan
paten/royalti.
6
3. Peningkatan
kemampuan
peneliti muda
1. Pelatihan penyusunan proposal
bagi peneliti muda
Pengembangan
Laboratorium
1. Peningkatan
kualitas dan
kuantitas sarana
laboratorium
1. Pengadaan dan perbaikan alat-
alat laboratorium
2. Peningkatan
pelayanan
laboratorium
1. Pelatihan teknisi/laboran
2. Rekrutmen laboran
3. Peningkatan
sarana
laboratorium
lapangan
1. Pengadaan peralatan minimal
untuk pengamatan hama dan
hama tanaman di setiap Kebun
Percobaan
Peningkatan Mutu
Publikasi Ilmiah
1. Peningkatan
jumlah publikasi
melalui jurnal
profesi yang
terakreditasi
1. Penyusunan SOP Artikel
Publikasi Ilmiah
2. Pembentukan Tim Editor Karya
Ilmiah Jurusan HPT
2. Peningkatan
jumlah buku,
jurnal, dan
publikasi lain
(elektronik,dll)
yang diterbitkan
dalam skala
nasional dan
internasional
1.
Peningkatan Mutu
Layanan Masyarakat
1. Peningkatan
pendidikan pada
masyarakat
1. Melakukan kegiatan
pendampingan
7
2. Peningkatan
pelayananan
kepada
masyarakat
1. Meningkatkan keterlibatan dosen
dalam Klinik Tumbuhan
3. peningkatan
kualitas SDM
berwawasan
interpreneurship
1. Pelatihan interpreneurship bagi
dosen dan mahasiswa
4. perluasan
kerjasama
penerapan hasil
riset dan
teknologi
1. Meningkatkan kerjasama dengan
Pemda, Provinsi maupun
Kabupaten/Kota
II Penguatan Tata Kelola,
Akuntabilitas, dan
Pencitraan Publik
2.1 Kelembagaan 1. Pengembangan
klinik tumbuhan
1. Penataan Organisasi Klinik
Tumbuhan
2. Meningkatkan Aktivitas Klinik
Tumbuhan
3. Peningkatan Kualitas Pengelola
Klinik Tumbuhan
4. Pengadaan Sarana Klinik
Tumbuhan
5. Pemasyarakatan Klinik
Tumbuhan
2.2 Peningkatan Sarana
Dan Prasarana
1. Penyempurnaan
fasilitas rumah
kaca
1. Pengadaan sarana sumber air
2. Perawatan rumah kaca
8
3.2 Tindak lanjut temuan Audit Internal Mutu (AIM) Siklus II Tahun 2013
Berdasarkan hasil temuan AIM siklus II untuk laboratorium hama tumbuhan, jurusan
HPT, perlu dilakukan perbaikan Tinjauan Manajemen baik berupa format maupun isi item
yang dijabarkan dalamnya. Terkait dengan hal tersebut pada Tinjauan Manajemen kali ini
laboratorium hama, jurusan HPT telah melakukan beberapa perbaikan format dan isi.
Borang hasil tinjauan AIM II Tahun 2013 dapat dilihat pada Lampiran 1. Diantaranya
terdapat beberapa temuan yang ada di AIM siklus II tahun 2013 untuk laboratorium hama,
jurusan HPT seperti:
1. Peningkatan pelayanan prima dengan menambahkan manual prosedur pengelolaan
keluhan dan indeks kepuasan masyarakat. Kemudian, merevisi format manual prosedur
pelayanan uji dengan menambahkan waktu pelayanan (timeline).
2. Temuan yang mendukung kegiatan peningkatan mutu memerlukan tindakan perbaikan
dengan target waktu dalam jangka panjang seperti pengadaan SDM sesuai dengan
kompetensi, perlunya uji banding produk/jasa lab dengan lab lain.
Hasil tindak lanjut AIM siklus II Tahun 2013 yang telah didiskusikan dalam rapat
intern laboratorium hama, jurusan HPT menghasilkan beberapa keputusan untuk beberapa
perbaikan diantaranya:
1. Pembuatan MP pengelolaan keluhan (Lampiran 2), perekrutan asisten praktikum
(Lampiran 3), borang IKM (Lampiran 4) dan pelayanan uji (Lampiran 5) kemudian
mengunggahnya ke laman jurusan.
2. Perbaikan visi misi laboratorium telah disesuaikan dengan visi misi universitas.
3. Peningkatan pelayanan laboratorium dengan menerapkan standarisasi pelayanan
laboratorium, pembuatan standar uji pelayanan dan jenis pengujian/layanan yang
selanjutnya diunggah ke laman jurusan.
4. Pengembangan laboratorium, penambahan alat yang mendukung kegiatan
laboratorium, realisasi tahun 2013 yaitu penambahan mikroskop binokuler 20 buah.
Dan pengajuan alat untuk pengadaan tahun 2014 yaitu deep freezer, insect growth
chamber, lemari dan kotak koleksi serangga, olfactometer dan Laminar air flow.
9
5. Perencanaan penambahan tenaga laboran/ Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP)
untuk sub lab (Entomologi, Akarologi, Patoser, Rearing) untuk melengkapi laboran
yang ada, pengajuan untuk tahun 2014-2018.
10
Lampiran 1. Borang Audit Internal Mutu Siklus II Tahun 2013
11
12
Lampiran 2. Manual Prosedur pengelolaan keluhan
MANUAL PROSEDUR
PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN LABORATORIUM HAMA TUMBUHAN
JURUSAN HAMA DAN PENYAKIT TUMBUHANFAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYAMALANG
2014
13
MANUAL PROSEDURPENANGANAN KELUHAN PELANGGAN LABORATORIUM
HAMA TUMBUHAN
Kode Dokumen :Revisi : 0Tanggal : 3 November 2014Diajukan Oleh : Ketua Lab. Hama
ttdDr. Ir. Sri Karindah, MS
Dikendalikan Oleh : Ketua UJM
ttdIr. Retno Mastuti, M.Agr.Sc., D. Agr.Sc
Disetujui Oleh : Ketua Jurusan Hama dan Penyakit Tumbuhan
ttdDr. Ir. Bambang Tri Rahardjo, SU
Daftar Isi
14
DAFTAR ISI...................................................................... i
Tujuan........................................................................................ 1
Ruang Lingkup............................................................................ 1
Definisi....................................................................................... 1
Dokumen.................................................................................... 2
Referensi.................................................................................... 2
Garis Besar Prosedur.................................................................. 2
Bagan Alir................................................................................... 4
Borang Keluhan Pelanggan........................................................ 5
MANUAL PROSEDURPenanganan Keluhan di Laboratorium Hama Tumbuhan
15
A. Tujuan1. Menjadi pedoman bagi penanganan dan tindak lanjut keluhan
pelanggan terkait dengan layanan yang diberikan oleh Laboratorium Hama Tumbuhan, Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya
2. Mengukur kepuasan pelanggan dengan menggunakan kuesioner
B. Ruang lingkup1. Berlaku untuk semua jenis layanan yang diberikan oleh
Laboratorium Hama Tumbuhan, Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya
2. Pengukuran kepuasan pelanggan ini ditujukan kepada pelanggan yang meliputi mahasiswa, dosen, peneliti ataupun pihak luar yang menggunakan layanan Laboratorium Hama Tumbuhan, Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya
C. Definisi dan Pihak-pihak terkait1. Pelanggan adalah semua pihak yang mendapatkan manfaat dari
layanan yang diberikan oleh laboratorium hama tumbuhan baik berupa jasa, barang, maupun tindakan administrasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, baik internal (mahasiswa, dosen, dan pegawai) maupun eksternal (rekanan, lembaga lain, maupun masyarakat luas).
2. Media penyampaian adalah perlengkapan baik nyata maupun virtual tempat pelanggan menyampaikan keluhan berupa kotak (Drop Box), alamat e-mail khusus, dan menu keluhan pelanggan pada website Jurusan HPT.
3. Subyek keluhan adalah jenis layanan yang dikeluhkan oleh pelanggan
4. Laboratorium hama tumbuhan adalah unit kerja yang berada di bawah jurusan Hama, terdiri dari 4 laboratorium dengan bidang yang berbeda yaitu laboratorium Entomologi, laboratoium Nematologi, laboratorium fisiologi dan toksikologi dan laboratorium rearing.
5. Mahasiswa, adalah mahasiswa jurusan hama yang mengambil mata kuliah Dasar Perlindungan Tanaman, ilmu Hama Tanaman, Hama dan Penyakit Penting Tanaman, Manajemen hama dan Penyakit Penting Tanaman, Entomologi dan Nematologi, Mahasiswa yang melakukan penelitian di Lab Hama dan Mahasiswa dari jurusan/fakultas lain yang melakukan penelitian di lab. Hama.
16
6. Kepala Laboratorium, sebagai pengelola laboratorium Hama7. Dosen Anggota Lab Hama8. Asisten Praktikum Lab Hama9. Laboran Lab Hama
D. Dokumen1. Lembar kritik dan Saran (terlampir)2. Lembar kuesioner laboratorium (terlampir)
E. Prosedur Penanganan keluhan pelanggan, pelanggan menyampaikan keluhan dengan cara:1. Masing-masing laboratorium hama tumbuhan membuat dan
mengelola media penyampaian berupa drop box, alamat e-mail, dan menu keluhan pada laman Jurusan HPT.
2. Drop box ditempatkan di depan ruang administrasi3. Laboratorium menyediakan borang keluhan pelanggan dan
ditempatkan bersama/disamping drop box. 4. Pelanggan menyampaikan keluhan dengan cara:
a. Mengisi borang keluhan dan memasukkan ke dalam drop box; atau
b. Mengisi dan mengirim borang keluhan pelanggan pada menu Keluhan Pelanggan dilaman Jurusan HPT.
5. Keluhan yang disampaikan harus mencantumkan:
a. Subyek keluhan
b. Uraian mengenai keluhan dan informasi mengenai peristiwa layanan yang dikeluhkan serta pihak yang memberikan layanan.
c. Usulan solusi
d. Nama pelanggan
e. Alamat e-mail
6. Apabila diperlukan, kerahasiaan identitas pelanggan yang menyampaikan keluhan dijamin oleh Kepala laboratorium.
7. Laboran (PLP) merekap dan menyerahkan hasil komplain kepada kepala laboratorium
8. Kepala laboratorium memeriksa dan mengklasifikasikan keluhan yang lengkap dan layak untuk ditindaklanjuti
17
9. Kepala laboratorium melakukan klarifikasi dan penyelesaian keluhan kepada masing-masing pelanggan yang memberikan keluhan
10. Apabila keluhan tidak dapat terselesaikan di tingkat laboran maupun kepala laboratorium maka akan diteruskan pada tingkat yang lebih tinggi
F. REFERENSI Manual Mutu
G. Diagram Alir
18
Mulai
Mengisi kuisoner di laman jurusan atau keluhan di dropbox (kotak kritik dan saran) (1 semester)
Memeriksa dan mendata keluhan (1 minggu)
Melakukan klarifikasi dan rencana tindakan perbaikan (1 minggu)
Membuat laporan kompilasi keluhan ke ketua jurusan (1 bulan)
Menindaklanjuti keluhan sesuai dengan jenis keluhan dan menyampaikan tanggapan (1 minggu)
SELESAI
Pelanggan
Asisten Dosen/ Dosen
penanggung
Rapat rutin lab hama
Ketua dan pengelola lab
Lampiran 1. Lembar Kritik dan Saran/ Borang keluhan pelanggan
Tanggal :
Nama Pelanggan :
Pekerjaan :
NIP/NIK/NIM :
Unit kerja/ Instansi :
Email :
No. HP :
Subjek Keluhan/ layanan yang dikeluhkan
:
Uraian keluhan :
Uraian Solusi :
19
Lampiran 2. Lembar Kuisoner laboratorium
KUISONER KEPUASAN PELANGGAN
LABORATORIUM HAMA TUMBUHAN
1. IDENTITAS DIRINama :NIM/NIP :Jurusan :Tanggal Peminjaman
:
2. KEPUASAN PENGGUNA LAB HAMA FP UB
No IndikatorSkala
Sangat Puas
Puas Kurang Puas
Tidak Puas
1 Kelengkapan koleksi fasilitas
2 Kecanggihan/spesifikasi fasilitas
3 Kemudahan akses informasi mengenai barang/fasilitas
4 Kemudahan peminjaman barang
5 Keramahan dan kesopanan petugas laboratorium dalam memberikan layanan
6 Kecepatan Pelayanan7 Kesesuaian biaya
pinjamanKeterangan: berilah tanda () pada kolom yang sesuai
20
Lampiran 3. Manual prosedur perekrutan asisten
Manual Prosedur Perekrutan Asisten Praktikum Jurusan HPT
o Dilakasanakan 2 minggu sebelum perkuliahan dimulaio Pendaftaran dilaksanakan dengan mengisi formulir di
administrasi HPTo Persyaratan mahasiswa sudah menempuh mata kuliah tersebut
dengan nilai minimal B
o Dilakukan dengan cara interview langsung kepada calon asisten untuk mengetahui kompetensi calon asisten praktikum
o Pengarahan dari Kajur, dosen, laboran serta administrasio Pengumuman mengenai jadwal pelaksanaan praktikumo Prosedur peminjaman alat dan bahan praktikumo Prosedur pengunaan laboratorium dan tata tertip praktikumo Dan sosialisasi prosedur dan tata tertip administrasi selama
pelakasanaan praktikum
o Sosialaisasi tata tertib praktikum dan jadwal pelaksanan praktikum
21
Pendaftaran
Seleksi Calon Asisten Praktikum
Pengumuman Hasil Seleksi Asisten Praktikum
Berifing PersiapanPraktikum
Berifing Oleh Asisten kePraktikan
PelaksanaanPraktikum
Lampiran 4. Kuisoner Indeks Kepuasan Masyarakat
Indeks Kepuasan Masyarakat
Laboratorium Hama Tumbuhan
Untuk meningkatkan kualitas layanan laboratorium hama dimasa yang akan datang, Kami sangat berterimakasih apabila anda berkenan meluangkan
waktu untuk mengisi kuesioner ini
Nama :…………………………………………………………………………
Alamat :………………………………………………………………..…..…….
Instansi :…………………………..……………………………………......……..
Jenis Pekerjaan : PNS/TNI/mahasiswa/swasta
Waktu sewa laboratorium :…………………………………………....................
Berilah tanda silang (x) pada satu dari piliha jawaban yang tersedia
1. Kemampuan dan kecekatan petugas/laboran
dalam memberikan layanan
2. Kelengkapan informasi tentang laboratoriumyang tersedia
3. Ketersediaan alat-alat dilaboratorium yangmemadai
4. Ketersediaan bahan-bahan dilaboratorium yangmemadai
5. Kebersihan dan kenyamanan ruang laboratorium
Saran dan Komentar
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Terimakasih atas partisipasi anda…!!!
22
23