Time Tech - Manual de uso

2013 Sage SRL

TimeTech SQLControl de Tiempo y Asistencia

Tabla de Contenidos0

Parte I Generalidades 4................................................................................................................................... 41 Que es el sistema TimeTech ?

......................................................................................................................................................... 4Inteligencia distribuida

......................................................................................................................................................... 4Funciones del TimeTech

Parte II Usando el TimeTech 5................................................................................................................................... 51 Proceso de Login ................................................................................................................................... 62 Ventana del sistema ................................................................................................................................... 63 Tareas habituales ................................................................................................................................... 74 Fin de usuario (LogOut) ................................................................................................................................... 85 Opciones de seguridad

Parte III El men 9

Parte IV Archivos base 10................................................................................................................................... 101 Generalidades ................................................................................................................................... 112 Manejo de usuarios ................................................................................................................................... 123 Manejo de relojes ................................................................................................................................... 124 Archivo de horarios

......................................................................................................................................................... 13Definiciones

......................................................................................................................................................... 16Horarios rotativos

......................................................................................................................................................... 17Horarios Mixtos

......................................................................................................................................................... 20Horarios personales ................................................................................................................................... 225 Archivo de Personal

......................................................................................................................................................... 28Horario Alternativo ................................................................................................................................... 316 Archivo de feriados ................................................................................................................................... 317 Archivo de causas de ausentismo ................................................................................................................................... 328 Control de ausentismo ................................................................................................................................... 349 ABM de tareas (opcional) ................................................................................................................................... 3510 Cdigos x Ficha de Horas ................................................................................................................................... 3911 ABM de sectores ................................................................................................................................... 4012 ABM de equipos ................................................................................................................................... 4013 ABM de claves adicionales ................................................................................................................................... 4114 ABM de Sitios ................................................................................................................................... 4215 Supervisores

......................................................................................................................................................... 42Definiciones

......................................................................................................................................................... 45Procedimientos

Parte V Procesos 46

TimeTech SQL - Control de tiempo y asistenciaI

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................................................................................................................................... 461 Resumen de procesos

................................................................................................................................... 472 Lectura y puesta en hora de relojes

................................................................................................................................... 483 Lectura relojes remotos desde archivo

................................................................................................................................... 494 Listado de registros

................................................................................................................................... 495 Procesamiento

................................................................................................................................... 496 Cdigo de registraciones

................................................................................................................................... 507 Fuera de estndar

................................................................................................................................... 518 Verificador de registros

................................................................................................................................... 539 Cambio de Causa de Ausentismo

Parte VI Impresin y consultas 56................................................................................................................................... 561 Generalidades de impresin ................................................................................................................................... 582 Seleccin de impresoras ................................................................................................................................... 593 Propiedades de la impresora ................................................................................................................................... 594 Previsualizacin ................................................................................................................................... 605 Listados y reportes del TimeTech

......................................................................................................................................................... 60Listados y reportes, resmen

......................................................................................................................................................... 62Listado del Personal

......................................................................................................................................................... 62Listado de tardes y ausentes

......................................................................................................................................................... 65Listado de Personal Presente

......................................................................................................................................................... 65Listado de entradas y salidas

......................................................................................................................................................... 66Listado de entradas y salidas previstas (Por da)

......................................................................................................................................................... 67Ficha individual

......................................................................................................................................................... 68Ficha de horas

......................................................................................................................................................... 72Auditoria

......................................................................................................................................................... 73Suspendidos y licencias

......................................................................................................................................................... 74Control de Horarios Flexibles

......................................................................................................................................................... 75Listado de horarios

Parte VII Herramientas 76................................................................................................................................... 761 Herramientas del TimeTech ................................................................................................................................... 762 Registraciones no procesadas ................................................................................................................................... 783 Importar datos de personal desde archivo XLS ................................................................................................................................... 814 Asigna Perfil Supervisor por Sector ................................................................................................................................... 845 Usuarios activos

Parte VIII Relojes 84................................................................................................................................... 841 Definicin de Relojes

Parte IX Men ayuda 86................................................................................................................................... 861 Ayuda ................................................................................................................................... 862 Acerca de

Parte X Componentes visuales 86

IIContenidos

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................................................................................................................................... 861 Generalidades

................................................................................................................................... 872 Men contextual

................................................................................................................................... 883 La barra de herramientas

................................................................................................................................... 884 Listas desplegables

................................................................................................................................... 895 El calendario

Parte XI Salir del sistema 90

Parte XII Registracin 90

Indice 0

TimeTech SQL - Control de tiempo y asistenciaIII

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4Generalidades

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1 Generalidades1.1 Que es el sistema TimeTech ?1.1.1 Inteligencia distribuida

El sistema TimeTech cuenta con inteligencia distribuida, dado que la informacin acerca de las habilitaciones de ingresose encuentra en la memoria interna de cada uno de los relojes electrnicos existentes en su empresa.

Los relojes se encuentran distribudos por las instalaciones de la empresa, y se comunican con el sistema TimeTechutilizando el cableado de red existente (o un cableado RS232 especfico). Esto permite agregar un reloj en cualquier puntoque cuente con una conexin a la red de PCs.Hoy en da es posible incluso comunicar los relojes mediante un Pendrive, red WiFi y GPRS.

Cada Reloj cuenta con la informacin necesaria para aceptar o rechazar los accesos a las puertas bajo su control.

Los Relojes continan procesando los accesos de acuerdo a las reglas establecidas, an cuando no puedan comunicarsecon el TimeTech. Al restablecerse las comunicaciones, se realizan automticamente todas las actualizacionesnecesarias.

1.1.2 Funciones del TimeTech

TimeTech SQL es la nueva versin del sistema Sage de Control de Horario y Asistencia pensada parainstalaciones complejas o distribuidas

Al igual que las versiones anteriores, el sistema TimeTech est diseado para permitir el gil y completo controlde todos los aspectos relacionados con la asistencia y la puntualidad del personal, as como automatizar losclculos de horas trabajadas, tardanzas y ausencias. TimeTech contina con la linea de la version 3.24 delsistema Sage y, como aquel, est pensado para su aplicacin en empresas con mucho personal, instalacionescon varios relojes y clculo de horas extras multiconvenio.

Las caractersticas del TimeTech SQL se resumen en los siguientes puntos:

Control de ausentismo mediante cuenta corriente de causas. Por ejemplo: Control de das de vacaciones gozados,licencias por exmen, etc.

Capacidad de utilizacin multiusuario. Archivo de auditora para seguimiento de cambios efectuados manualmente en el sistema. Automatizacin de los procedimientos de lectura y procesamiento de registraciones y sincronizacin de bases de datos

biomtricas. Acceso a los datos restringido por supervisor, permitiendo que cada supervisor de rea o sector modifique o consulte

slo los datos del personal a su cargo. Tabla de tarjetas habilitadas e inhabilitadas por reloj (segn modelo). Manejo centralizado de bases de datos biomtricas con capacidad de enrolamiento desde cualquier dispositivo de la

red de controladores o relojes. Achivo constante de los ltimos N das (N configurable) de cada empleado en forma standard, con parametrizacin de

la cantidad de das de resguardo, permitiendo as la obtencin de resmenes estadsticos de perodos anuales. Emisin de resumen de tardes y ausentes. Deteccin de falta de fichada a la entrada o a la salida. Emisin de ficha y resumen de horas por empleado, con separacin de la horas en normales, extras y nocturnas. Emisin de reporte de salidas excesivas, para control del horario de almuerzo. Capacidad de manejar tiempos flexibles (FLEX-TIME), turnos generales, horarios por empleado y turnos rotativos. Cantidad ilimitada de horarios posibles. Emisin de ficha individual por empleado con sus entradas y salidas para cualquier rango de fechas dentro de lo

indicado en el parmetro de das de resguardo (usualmente los ltimos 500 das). Generacin de archivos de intercambio (ASCII secuenciales, Excel, PDF, RTF y HTML) de toda la informacin

contenida en el sistema. Compatible con los sistemas de sueldos y jornales de Bejerman, Tango, Buenos Aires Software, Buxis, Meta4, etc. Compatible con bases de datos MySQL, Oracle, MS SQL Server y FireBird

Para los procesos de carga de datos y uso del TimeTech siga por:

5 TimeTech SQL - Control de tiempo y asistencia

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Archivos del TimeTech

2 Usando el TimeTech2.1 Proceso de Login

Lo primero que debe hacerse para poder acceder al sistema es identificarse.El proceso de identificacin del usuario (llamado usualmente Login) consiste en ingresar un usuario (que debe estarpreviamente definido) y a continuacin una contrasea.

El sistema se entrega inicialmente configurado con dos usuarios bsicos: Usuario Admin con contrasea SysAdmin. Este usuario tiene acceso a todas las opciones del sistema.

Se recomienda reemplazar su contrasea ni bien se comience a utilizar el sistema. Usuario User con contrasea User. Es un usuario con acceso a las opciones habituales de trabajo.

Los nombres de usuario y contrasea no discriminan maysculas de minsculas.

De acuerdo al perfil definido para cada usuario, el mismo solo podr ver en los diferentes menes del sistema aquellasfunciones que le fueron asignadas.Si el nombre de usuario y/o la contrasea no son vlidos, no se podr acceder al sistema.Para ms informacin sobre el manejo de usuarios, ver Manejo de usuarios.

Una vez que Ud. ingres un nombre de usuario vlido y su clave, puede presionar el botn Aceptar para ingresar a laventana principal del sistema.En cualquier otro caso, TimeTech le presentar un mensaje de error, indicndole como proceder.

AVISO: Al instalar TimeTech, y antes de que pasen 30 das, deber registrar su producto, o el mismo dejar defuncionar.Clickee sobre el link de arriba para conocer mas acerca de este procedimiento

6Usando el TimeTech

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2.2 Ventana del sistema

Al ingresar al sistema (Login), se accede a la pantalla principal, como se puede ver en la figura:

En la zona superior de la ventana se indica la versin del TimeTech instalada (TimeTech SQL) , el motor de base dedatos activo (MYSQL en el ejemplo) y la base de datos a la que est conectado el sistema (En este casodesarrollo\ttech)

A continuacin se muestra el men del sistema, que posee una lista de ttulos (menes) cada uno de los cuales contieneuna o mas opciones del sistema (submenes).

El espacio central de la ventana ser la zona de trabajo del sistema, donde se abrirn todas las ventanas del mismo

Finalmente, abajo a la derecha, se indica la fecha y hora del servidor de datos, que ser utilizada por el TimeTech a todoslos efectos de sincronizacin de procesos.

Desde esta ventana se accede a todas las funciones del TimeTech, ya sea mediante el teclado, los menes o la barra debotones.El comportamiento del TimeTech es similar al de cualquier aplicacin Windows, siendo posible abrir tantas ventanascomo sea necesario, trabajar en ellas y cerrarlas de acuerdo a sus necesidades.

2.3 Tareas habituales

Una vez realizada la carga inicial de datos del TimeTech (ver archivos base), el uso cotidiano del TimeTech essumamente sencillo.

Los procesos a ser realizados en forma cotidiana (o con la frecuencia que el usuario requiera), est agrupados en la zonasuperior del submen Procesos


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La secuencia consiste en recorrer cada una de las opciones, en el orden en que se sugiere desde el men:

Lectura de relojes: Se transmiten los registros desde cada uno de los relojes hacia una base de datos en la PCdefinida como central del sistema.

Lectura relojes remotos desde archivo: Se utiliza para importar registros a partir de un archivo. Listado de registros (Opcional): Permite visualizar o imprimir los datos tal como se han almacenado en los relojes,

previo a cualquier procesamiento. Procesamiento: Es el ncleo de la operatoria del sistema, en este paso se evala cada registro y se inserta en el

empleado correspondiente, generando los errores vinculados a fallas de comunicaciones o a credenciales noreconocidas. Una vez realizado este paso, se puede acceder a la nueva informacin desde el resto del sistema.

Fuera de estndar: Este reporte permite visualizar los errores tpicos de marcacin, adems de las inconsistencias enlos registros, se trata de un resmen de los arreglos que debern realizarse manualmente para poder procesar enforma correcta la informacin.

Verificador de registros: Todas las modificaciones manuales a los registros del sistema se llevan a cabo desde estanica ventana. Desde ella se pueden cambiar las marcaciones de una persona (generando los registros de auditorapertinentes), modificar los horarios de un da, justificar ausencias, etc.

Cambio de causas de ausentismo: Se utiliza para asignar masivamente una causa de ausentismo. Se deber utilizar elmismo con precaucin.

Para comprender en detalle el uso de cada uno de los procesos resumidos, le recomendamos leer los pargrafosespecficos de cada uno de ellos, en los captulos Procesos, Impresin y consultas y Archivos base.

Nota sobre automatizacin de procesos en la versin Cliente/Servidor:En la versin Cliente/Servidor, los procdimientos de lectura de relojes y procesamiento de datos se han automatizado, demodo que se efectan en forma contnua y programada en segundo plano.Pese a ello, el usuario siempre puede solicitar la lectura y el procesamiento de datos en cualquier momento, lo que lebrindar una actualizacin al momento de su pedido.

2.4 Fin de usuario (LogOut)

Cuando un usuario termina sus tareas, y no desea finalizar el uso del TimeTech, la forma correcta de cerrar su sesin detrabajo es mediante la opcin de Fin de Usuario (LogOut), desde el men de usuarios.

Mediante esta opcin se vuelve a presentar la ventana de Login, debiendo el nuevo usuario registrar su nombre y clavepara acceder al TimeTech.

8Usando el TimeTech

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Mientras no exista un usuario vlido, el TimeTech no puede utiilzarse en esa terminal.

2.5 Opciones de seguridad

Opcionalmente, es posible implementar un conjunto de opciones para aumentar el nivel de seguridad del acceso alsistema.

En caso de haber contratado esta opcin, la seguridad puede ser activada / descativada y configurada desde una opcinespecial del men de archivos "Opciones de seguridad"


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La primer opcin proporcionada por esta pantalla es la activacin o desactivacin del sistema de seguridadampliada.

Una vez tildada esta lnea, se pueden activar y parametrizar los dems atributos, de acuerdo al siguientedetalle:

Obliga al cambio de contrasea en el primer log:Todos los usuarios debern cambiar su contrasea al entrar por primera vez al sistema.

La contrasea debe tener un mnimo de xx carcteres:Permite determinar el tamao de la contrasea.

Maysculas, minsculas y dgitos obligatorios:Permite indicar que atributos de la contrasea son obligatorios para aumentar su seguridad.

El nombre de usuario debe ser distinto de la contrasea:Permite descartar la posibilidad de que un usuario use su nombre como contrasea.

No se pueden repetir contraseas:Para impedir que un usuario use la misma contrasea al finalizar su perodo de validez.

Eliminar usuarios con mas de xx dias de inactividad:Activa un procedimiento de limpiezaa de usuarios inactivos en base al tiempo de inactividad.

Obligar al cambio de contrasea cada xx das:Si este valor es mayor a cero, los usuarios debern cambiar su contrasea pasados los dias indicados.

Bloquear permanentemente ante xx intentos fallidos de acceso:Rechaza el logueo de un usuario luego de xx intentos denegados. Solo el administrador del sistema podrdesbloquearlo.

Desconectar automticamente a los xx minutos de inactividad:Cierra la sesin del TimeTech pasados xx minutos sin que el usuario lo use.

3 El menComo toda aplicacin Windows, este sistema puede manejarse integramente desde sus menes.

Mediante los menes, Ud. acceder a cada una de las funciones del TimeTech. La agrupacin de funciones se harealizado de modo de mantener dentro del mismo submen a conjuntos funcionalmente agrupados.Para desplegar un men, se puede hacer click sobre l con el mouse, o bien utilizar la tecla seguida con la letrasubrayada en el ttulo de dicho men.Al desplegar un men, se visualizan las opciones contenidas dentro del mismo (submen) , indicando mediante unsubrayado la tecla de acceso rpido a cada opcin.Cuando un submen posea un nivel adicional de apertura, se le har notar mediante el smbolo adjunto a la opcincorrespondiente.El men de ayuda, indicado con el smbolo '?', permite acceder al ndice del sistema de ayuda del TimeTech, el culpuede invocarse en forma contextual presionando en cualquier momento la tecla .

Las opciones del men principal son:

Cada una de estas opciones se encuentra descripta en la seccin correspondiente del manual y de este sistema deayuda.

ArchivosListadosProcesosHerramientasRelojesUsuarios? = Ayuda

10Archivos base

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4 Archivos base4.1 Generalidades

Para ingresar la informacin bsica del sistema, o para ajustar su comportamiento a sus necesidades, Ud. puede accedera ventanas especficas con los datos de cada componente del TimeTech.

En cada una de las ventanas se podrn cargar, consultar, modificar o eliminar los datos, seleccionando de listadosdesplegables toda aquella informacin previamente ingresada.

Todas las pantallas de ingreso de datos cuentan con una barra de navegacin (ver Barra de herramientas) mediante lacual se pueden recorrer los datos ya cargados de forma sencilla. En la misma barra de herramientas, cada archivo cuentacon botones para llevar a cabo las tareas comunes (grabar el registro actual, eliminarlo, cancelar las acciones, etc.)

En todas las pantallas de carga de datos puede activarse un men contextual (presionando el botn derecho del mouse)para realizar operaciones especiales, en el que podrn adems verse las teclas asociadas a cada operacin.

Para facilitar la carga inicial de datos, se sugiere que los mismos sean ingresados en forma ordenada, siguiendo unasecuencia que se describe a continuacin. Esta secuencia est ideada para facilitar las tareas de carga, evitando lainterrupcin del trabajo en una ventana para completar informacin en otra.No obstante, nada le impedir a Ud. realizar esta tarea de otro modo, cargando los datos de acuerdo a su propio criterio onecesidad.

La secuencia sugerida de carga responde a la lista que sigue:

HorariosArchivo de feriadosArchivo de causas de ausentismoSectores/Equipos/C.CostosSupervisoresDefinicin de SitiosArchivo de Empleados

Para ver los detalles de cada archivo, vea el captulo especfico, a continuacin.


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4.2 Manejo de usuarios

El sistema TimeTech permite la definicin de un nmero ilimitado de usuarios.Cada usuario posee su identificacin para acceder al sistema, asignada por un administrador o por un usuario conatribuciones para esta tarea.Adicionalmente cada usuario posee una contrasea personal, la que puede ser cambiada por el mismo usuario o por eladministrador.Cada usuario tiene definido un perfil, lo que determina cual es el conjunto de opciones del sistema a las que tiene acceso.Las opciones no asignadas a un usuario directamente no aparecen en el men.

Para la generacin de nuevos usuarios y la asignacin de sus funciones, se accede mediante la opcin Usuarios delmen del sistema.

Manejo de usuarios

Este proceso solo ser visible para los usuarios con el nivel de acceso mas alto (administradores y sus equivalentes).

El mtodo que TimeTech utiliza para la asignacin de tareas a cada usuario es el de Perfiles. En ste mtodo, eladministrador del sistema genera los perfiles, dando un nombre (Supervisor, Consultas, Administrador, etc.) a cadaconjunto de funciones que desee poder asignar a los diversos usuarios.

Lo primero que debe hacer el administrador es la definicin de los perfiles necesarios para cubrir las necesidades de cadausuario del sistema, asignando sus nombres, y tildando, en la ventana de la derecha, cada opcin que desee activar paralos mismos (el smbolo indica que esa funcin est vedada) .En la figura se han habilitado hasta el momento dos perfiles (Administradores, y Usuarios).Para habilitar nuevas funciones de un perfil, se hace doble click sobre el signo de admiracin adjunto a cada opcin, conlo que pasa a estar tildada.Cuando un men posee submenues, los mismos se desplegan al hacer click sobre el signo .

12Archivos base

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Una vez que se han generado los perfiles, se puede acceder a la parte inferior de la ventana, en la que se cargan losusuarios, a los que se puede asignar cualquiera de los perfiles existentes.Para ingresar un nuevo usuario vease Carga de datos en listas.Adems, en esta ventana se define la contrasea original para cada usuario. Esta constrasea podr posteriormente sermodificada por cada usuario, desde el men Usuarios.Por ltimo, puede ingresarse una observacin a modo de comentario para el administrador.

Cuando un usuario ingresa al TimeTech, al momento de verificarse su existencia y su clave, el TimeTech personalizarlas barras de menes, de modo que solo sern visibles las opciones habilitadas en este proceso.

Nota: Si un usuario con acceso a esta opcin modifica los accesos o elimina usuarios, estos quedarn deshabilitadospara dichas tareas. Esta opcin debe ser usada solo por personal autorizado y con el debido cuidado.Si ud. es el administrador del TimeTech, asigne esta opcin solo a las personas con el nivel de acceso apropiado.

4.3 Manejo de relojes

Los relojes activos para ser leidos desde el TimeTech se definen en una opcin especial del men:

Ver Archivo de relojes.

4.4 Archivo de horarios


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4.4.1 Definiciones

En un sistema de tiempo y asistencia (como es el caso de TimeTech), HORARIO es la franja (o franjas) horaria/s diaria/s,para las cuales la persona DEBE ESTAR PRESENTE EN LA EMPRESA.

En TimeTech Ud. puede definir tantos horarios potenciales como desee, asignando luego a cada empleado un horario enparticular en su Archivo de Personal .De este modo, TimeTech podr calcular las llegadas tarde, las ausencias y las horas extraordinarias, comparando elhorario dispuesto para cada da, con las registraciones efectivamente realizadas.

La definicin de horarios se ajusta a la realidad de la empresa y podr ser modificada permanentemente.

El sistema funciona definiendo un cierto grupo de horarios (tantos como sean necesarios para incluir en alguno de ellos acada integrante del personal de la empresa) y luego asignando a cada empelado el horario que le corresponde.

Horarios Semanales:

Por ejemplo, un horario posible es el siguiente:

De lunes a viernes: desde las 8:00 hs. hasta las 16:00 hs. Tolerancia de ingreso: 5 minutos

Este es un tpico horario corrido administrativo, expresado en la forma usual.Las personas que deban cumplir este horario deben entrar entre las 08:00 y las 08:05, y pueden salir despus de las16:00.Si alguien entra luego de las 08:05 se le cuentan tantos minutos tarde como la diferencia entre su hora real de entrada ylas 8:00 hs.Si alguien sale antes de las 16:00 se le cuentan tantos minutos de salida anticipada como la diferencia entre la hora desalida real y su horario de salida.

En TimeTech la definicin de cada horario se lleva a cabo eligiendo la opcin Horarios Semanales del men deArchivos, como se ve en la figura:La sigla ABM, que aparece varias veces en este men, quiere decir "Altas, Bajas y Modificaciones".Alta quiere decir ingresar datos a un archivo, baja es cuando se borra la informacin contenida en un archivo ymodificaciones se refiere a la grabacin de cambios sobre la informacin existente.

En el campo Cdigo se debe asignar un nombre a cada horario que se defina, por ejemplo 08 a 16.En el campo Descripcin, puede ingresarse una identificacin para clarificar el tipo de horario que se est definiendo, porejemplo "DE 8 A 16".Ahora concentrmonos en la parte contenida en el recuadro.El sistema permite definir hasta tres pares de entradas y salidas por da, con una tolerancia tambin distinta para cadauna.El caso que describimos ms arriba es sencillo de transcribir a la pantalla y sera el que aparece en la figura.

14Archivos base

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El sistema toma en cuenta la tolerancia de ingreso, de forma que el personal que ingrese a su lugar de trabajo entre lahora de ingreso y la hora de ingreso ms su tolerancia, no saldr en el reporte de llegadas tarde.

Si una persona se excede de lo que le permite su horario llegando ms tarde de la tolerancia especificada, saldr en ellistado de tardes. Los minutos tarde se calculan restando la hora de fichada de la de entrada prevista (en el ejemploanterior las 8:00 hs.).La tolerancia de salida funciona en forma similar a la de entrada e indica la cantidad de minutos que se le dan alempleado para que se retire antes de su hora de salida sin que aparezca en el listado de tardes como salida anticipada.

Si no desea darse tolerancia para alguna de las registraciones basta con no escribir nada en la columna de la registracincorrespondiente (como se hizo para la salida en el ejemplo de la figura anterior.)

Si no se desea controlar el horario para uno de los accesos de un horario debe colocarse un - (signo menos) en la casillade tolerancia correspondiente.En ese caso las entradas tarde o salidas anticipadas correspondientes a ese acceso no saldrn en el listado de tardes.(Esta marca tiene un efecto prcticamente igual al de colocar una tolerancia muy grande).

NOTA: La tolerancia se define en minutos, los valores permitidos van entre los 0 y 255 minutos. Ingresando un valor entre 251 y 255 minutos, el sistema asume tolerancia ilimitada y al grabarlo TimeTech lotraduce en '---' Posicionando el cursor sobre el campo "Tolerancia", el sistema despliega un mensaje indicando los valores aasignar para crear una tolerancia ilimitada.

Un caso ligeramente ms complicado de horario es el que se muestra en la figura y corresponde a un horario cortadotpico con una hora de almuerzo entre las 12:00 y las 13:00 hs.


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Las registraciones (entradas y salidas) descriptas en las planillas de horario deben estar en orden cronolgico y sincolumnas en blanco entre registraciones.Esto es porque una columna en blanco se interpreta como la hora 0:00 y as una planilla como la de la figura que sigue,expresara un horario en el cual un empleado debe entrar a las 8 de la maana, salir a las 24 hs., volver a entrar a las 24y salir a las 5 de la tarde. Lo que es claramente ilgico.

El ltimo caso de horario que mostraremos como ejemplo es tal vez el ms complicado que se presenta y corresponde alhorario nocturno de un empleado que de lunes a viernes ingresa a su lugar de trabajo a las 22 hs. y sale a las 6 de lamaana del da siguiente. La forma correcta de expresar este horario es el que se muestra en la figura.Ntese el orden en que estn escritas las entradas y salidas. La nica peculiaridad de este horario radica en que asignala salida como si fuera del da anterior. Por ejemplo, la salida que corresponde a las 6:00 hs del sbado est escrita en elda viernes. No obstante sto, las registraciones as descriptas respetan el orden cronolgico y esta planilla es casi latranscripcin literal de la frase "de lunes a viernes de 10 de la noche a 6 de la maana".

16Archivos base

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Todos estos casos corresponden a los llamados Horarios Semanales, que son los ms comunes.Sin embargo, es posible que por el esquema de horarios en su empresa, Ud. necesite manejar otros tipos de horarios.TimeTech contempla tambin los conocidos Horarios Rotativos y, para los casos de personal que permanentementevara su horario, los Horarios Personales.

4.4.2 Horarios rotativos

En el caso del personal que cumple con turnos rotativos, el ingreso de datos a la pantalla es similar al ya visto, la principaldiferencia radica en la manera de definir correctamente la rotacin y en el posterior "enganche" de cada empleado a suturno y al da correspondiente dentro del ciclo.La pantalla para el ingreso de estos horarios es igual a la anterior, pero con diferentes columnas para la carga de loshorarios:

Observe las columnas primera y ltima de esta pantalla.


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La primera columna indica la cantidad de das correlativos que le corresponden a cada horario, mientras que la ltimacolumna (que es llenada por la computadora), va indicando los das acumulados del ciclo completo.

En este tipo de horario no importa el nombre del da (si se trata de un lunes o de un viernes), sino su orden dentro delciclo de la rotacin. Si una persona trabaja 5 das de maana, luego descansa 2 das y pasa al turno tarde, repite luego lasecuencia para el turno noche, y finalmente reinicia el turno maana, en esta pantalla se deber cargar:

De este modo TimeTech sincronizar automticamente la informacin de la rotacin con los diferentes horarios de laspersonas asignadas a este horario.

El sistema permite llenar hasta 5 pantallas del tipo de la que se muestra, para cada horario rotativo.

Ser necesario tener mucho cuidado al definir cada horario, para verificar que el mismo pueda encadenarseautomticamente.

La insercin de un empleado en un determinado horario rotativo (en cualquier da del ciclo) se realiza al generar (omodificar) sus datos, como se explica en el tem siguiente.

4.4.3 Horarios Mixtos

Este tipo de horarios es una combinacin de horario rotativo con horario general, pues permite definir una rotacin en lacual el horario de cada da de la rotacin depender del da de la semana (lunes, viernes, etc).

En el caso del personal que cumple con turnos mixtos el ingreso de datos a la pantalla, la forma de definircorrectamente la rotacin y el posterior "enganche" de cada empleado a su turno y al da correspondiente dentro del ciclo,es similar al ya visto para los turnos rotativos; la principal diferencia radica en que, en cada da de la rotacin sedefine un cdigo de horario general/semanal en lugar de una franja horaria; por lo que depender del da de lasemana en que caiga ese da de la rotacin.

La pantalla para el ingreso de estos horarios es igual a la anterior, pero con diferentes columnas para la carga de loshorarios:

18Archivos base

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Al igual que el los turnos rotativos la primera columna indica la cantidad de das correlativos que le corresponden a cadahorario, mientras que la ltima columna (que es llenada por la computadora), va indicando los das acumulados del ciclocompleto.

En la columna central se ingresa un cdigo de horario general/semanal, que indica el horario que cumplir dependiendode si ese da de la rotacin cae en lunes, martes, ..., sbado domingo.

Este horario se selecciona de la lista de horarios generales ya definidos.

Si una persona trabaja 6 das en turno noche (definido en el horario con cdigo "Noche") , luego descansa 1 da y pasa alturno tarde (definido en el horario con cdigo "Tarde"), descansa 1 da, y finalmente reinicia el turno noche, en estapantalla se deber cargar:


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Si el horario "Noche" vara segn el da de la semana: lun a jue de 20:00 a 03:30 y Vie a Dom de 21:00 a 04:30

Entonces, el horario para el 1er da de la rotacin del turno mixto "Mixto1" ser de 20:00 a 03:30 si cae lun, mar, mie ajue; y ser de 21:00 a 04:30 si cae en vie, sab dom.

Por ejemplo si se le asigna el horario "Mixto1" a un empleado a partir del 1/10/2009 con da de perodo igual a 1, como el1/10/2009 es jueves, le corresponder trabajar de 20:00 a 03:30.

20Archivos base

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De este modo TimeTech sincronizar automticamente la informacin de la rotacin y el da de la semana con losdiferentes horarios de las personas asignadas a este horario.

El sistema permite llenar hasta 5 pantallas del tipo de la que se muestra, para cada horario mixto.

Ser necesario tener mucho cuidado al definir cada horario, para verificar que el mismo pueda encadenarseautomticamente.

La insercin de un empleado en un determinado horario mixto (en cualquier da del ciclo) se realiza al generar (omodificar) su ficha, como se explica en el tem Archivo de Empleados.

4.4.4 Horarios personales

Existen casos de empleados cuyos horarios son definidos cada semana, contemplando el horario que realizarn lasemana siguiente.Estos empleados pueden pasar varias semanas o meses hasta que repitan un horario, haciendo imposilble su insercinen una rotacin.

Para estos casos particulares existen los Horarios Personales o Especiales.

Mediante la pantalla de horarios personales es posible seleccionar un empleado y asignarle horarios para cada da, hasta30 das a futuro.

Sin embargo, para poder utilizar los horarios personales es necesario que el empleado tenga predefinido un horariosemanal o rotativo, para cubrir en caso de que no se carguen horarios personales.

A continuacin observamos un empleado al que quisieramos cambiarle el horario de la semana que viene:


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Como se ve en la figura, segn su horario asignado (GEN - horario semanal), debera cumplir una jornada de 09:00 a17:00. Esto aparece en la tabla Horario predefinido.Para modificar su horario de la semana siguiente, simplemente ingresamos en la tabla Cambios de horarioprogramados, y colocamos el nuevo horario deseado en el da correspondiente:

Con este nuevo esquema, el horario vigente ser el programado y no el predefinido.

Siempre que no se cargue un horario programado se utilizar el predefinido, y siempre que se cargue un horarioprogramado, este tendr prioridad sobre el predefinido.

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4.5 Archivo de Personal

En esta pantalla se ingresan los datos de cada persona de la empresa que se desee incorporar al sistema de asistencia.

Veamos con detenimiento lo que el sistema espera que se grabe en cada campo del archivo de personal.Nmero de Empleado

Es el nmero por el que se reconoce al trabajador o empleado actualmente en la empresa.El sistema permite ingresar para este campo nmeros entre 1 y 99999999 (ocho dgitos numricos).No utilice barras, puntos, ni guiones.El nmero de empleado no podr ser modificado en el futuro, por lo que debe ser permanente.Nota Importante: PARA EQUIPOS BIOMETRICOS, ESTE NMERO SE UTILIZAR COMO IDENTIFICADOR DELUSUARIO EN LOS RELOJESNuestra sugerencia es que se utilice el DNI como nmero del empleado, ya que eso asegura:

a) Que el empleado lo conozca -para ser uitilizado eventualmente en los equipos biomtricos-b) Que sea UNICO para cada trabajador, independientemente de otros criterios de identificacin dentro

de la empresa.

Nota sobre los trminos LEGAJO / EMPLEADO / TRABAJADOR:En versiones anteriores del TimeTech este campo se denominaba "LEGAJO".Esta identificacin fu sustituda por "Empleado" "Nmero de Empleado" a partir de la versin SQL, dadoque en ciertas estructuras de empresas puede haber personal con el mismo nmero de legajo y esto no esadmitido por el TimeTech.El uso del trmino "Legajo" se contina aplicando como sinnimo de Empleado / Trabajador, y hacereferencia al conjunto de los datos de cada persona.Como "Personal" nos referiremos al conjunto de trabajadores.

Nombre:Utilice la forma que le resulte ms cmoda (sugerimos apellido y nombre).Tiene lugar para 30 caracteres.Los 3 puntitos a la derecha del campo con el nombre, permiten abrir una ventana de consulta alfabtica deempleados.


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Credencial:Este nmero permite asignarle a cada empleado una credencial de proximidad que podr ser utilizada comoalternativa o como complemento al uso de sus datos biomtricos. Para el caso de relojes de banda magntica o proximidad, es el nmero impreso en la tarjeta, compuesto de 8

dgitos. Para los relojes biomtricos, si solo se utilizar la identificacin biomtrica, este campo debe ser dejado en blanco

o con un CERO, ya que el sistema utilizar el nmero del empleado (DNI segn nuestra sugerencia) comoidentificador del usuario biomtrico.

Si se usa este dato, una vez grabados los empleados, revise el contenido de este campo cuidadosamente porquedebe coincidir con el dato que proviene del reloj.Si hay errores en los nmeros de tarjeta, las registraciones se asignarn incorrectamente.

Procedimientos para la correcta asignacin de credenciales a los empleados.Hay 2 formas habilitadas para la asignacin de una credencial a un usuario.

Mtodo 1: Asignacin mediante lectura de la credencial en un relojEs posible acceder al men de administracikn de usuariuos de un reloj, y asignar credenciales a los usuarios queasi lo requieran, mediante la aproximacin de la misma al lector.Este procedimiento resulta el mas apropiado, cuando se encuentra un usuario con dificultades en el reconocimientode su huella, y se desea finalizar su enrolamiento mediante la asignacin de una credencial.

Cuando el TimeTech efecte la prxima lectura y sincronizacin de datos de relojes, tomar el nmero de credencialasociado al empleado y lo asignar en el campo CREDENCIAL correspondiente. El nmero de credencial servisible a partir de este momento en la pantalla de ABM de personal.Si el empleado tiene habilitados mas relojes, la credencial se transmitir a cada uno de los relojes habilitados en losprximos procesos de comunicacin. (ver Asignacin del SITIO de registro, mas adelante en este mismo captulo)NOTA: Para que esto ocurra, el empleado deber existir en la base de datos del sistema, al menos identificadomediante su nmero de empleado.Importante: Si al leer un reloj el sistema encuentra usuarios que no existen en las bases del TimeTech, los borrar dela memoria del reloj (esto ser asi tanto para huellas como para caras, pines y credenciales)

Mtodo 2: Asignacin desde la pantalla de ABM de PersonalSi se ingresa en el campo Credencial el nmero de 8 cifras impreso en la credencial, esta ser transmitida a cadauno de los relojes habilitados en el prximo proceso de lectura y sincronizacin.(ver Asignacin del SITIO de registro, mas adelante en este mismo captulo).

Procedimiento para la remocin de credenciales a los empleados.Para eliminar una credencial, el procedimiento consiste en ingresar el nmero -1 (Menos uno) en el campoCredencial.Esto fuerza al sistema a eliminar la credencial asignada a este empleado de todos los relojes en los que estuvierahabilitado.

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Procedimientos para el reemplazo de una credencial.

Mtodo 1: Reasignacin mediante lectura de la credencial en un relojAplica el procedimiento descripto para la asignacin, con una diferencia importante: Previamente, HAY QUE PONEREN CERO LA CREDENCIAL EN EL SISTEMAEl sistema solo acepta un cambio de credencial desde un reloj, si en las bases de datos dicho dato est en CERO

Mtodo 2: Asignacin desde la pantalla de ABM de PersonalSi se ingresa en el campo Credencial el nuevo nmero, el cambio de credencial ser transmitido a cada uno de losrelojes habilitados en el prximo proceso de lectura y sincronizacin.(ver Asignacin del SITIO de registro, mas adelante en este mismo captulo).

Ocupacin/Categora:Se usa slo a fines informativos.Puede grabarla o no. Si decide hacerlo tiene lugar para 20 caracteres.

Convenio:En caso de poseer un mdulo de clculo de horas extras (que se provee por separado) este campo permiteindividualizar el convenio de liquidacin de horas de cada empleado.Los convenios son propios de cada cliente, por eso se definen con el mismo en el momento de la instalacin delsistema.

Asignacin del SITIO de registro

Debe especificarse para cada empleado, en que reloj o conjunto de relojes tiene permitido fichar.Para ello, debe seleccionarse un SITIO mediante la lista desplegable

Nota:Puede especificarse al momento de la configuracin del sistema, que todos los empleados pueden registrar en todoslos relojes, en cuyo casdo este campo puede quedar en blanco

Si es necesario AGREGAR O QUITAR relojes del sitio base especificado, esto puede hacerse mediante el botn

que se encuentra junto al campo SITIOAl presionar este botn, se podr ver la lista completa de relojes, con la preseleccin correspondiente al SITIOactualmente seleccionado.


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La lista contiene la totalidad de los relojes, y muestra en NEGRITA los relojes incluidos en el SITIO activo para elempleado.

Para agregar o quitar relojes, solo basta con tildar o destildar cualquier reloj de la lista.El resultado de quitar o agregar un reloj se muestra en la siguiente figura

En rojo se muestran los relojes que pertenecen al SITIO pero se descartan para este empleado.En verde se muestran los relojes que NO pertenecen al SITIO pero se incluyen para este empleado.

Sector:Este campo permite agrupar bajo una clave ("sector") a un conjunto de legajos.Este agrupamiento de trabajadores bajo una clave permite organizar los listados para facilitar el anlisis de lainformacin contenida en los mismos.

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Pueden utilizarse hasta 6 caracteres alfanumricos.El campo sector puede cargarse manualmente, o definirse previamente desde el ABM de Sectores.

Equipo y Centro de Costo:Aplican las mismas consideraciones que lo dicho para el campo "Sector"

Perfil Supervisor/2do Perfil Supervisor: El perfil Supervisor permite asignar a cada empleado uno o dos supervisores quienes tendrn acceso a sus datos. De este modo, cada Supervisor asignado en esta pantalla podr acceder a la informacin del personal bajo sucontrol, y no tendr acceso al resto de los trabajadores. Para conocer ms acerca del manejo de supervisores, verSupervisores

PIN:Si resulta necesario asignarle a un empleado una clave para poder registrar (por ejemplo para personas con dificultadescon la huella dactilar), la clave puede ingresarse desde el sistema, en este campo, o bien desde el men de configuracinde cualquiera de los equipos.Los mtodos para la activacin y desactivacin de PINES es el mismo que para la asignacin de credenciales, descriptomas arriba en este captulo.

Cumple horario:Si un empleado no cumple horario, no saldr nunca en los listados como "TARDE" aunque el sistema s controlarsu ausencia o asistencia.Un caso tpico de para no cumplir horario son los programadores y el personal "free-lance".

Cobra horas extras:Este campo indica si se desea que la totalizacin de horas extras para este empleado aparezca en el listado de Totalde Horas.Un caso posible para no cobrar extras, sera el del personal de categora que no cobra extras o el del personal "full-time".

En las cuatro solapas adicionales de esta ventana, se pueden ingresar datos adicionales para cada empleado:

Solapa - Horarios:En la solapa Horarios debe definirse el horario a cumplir por el empleado.

Principal.En este campo se le indica al sistema el nombre del horario que le corresponde a este empleado.El sistema reconoce automticamente si se trata de un horario general o rotativo.

Vigente desde el.Este campo define la fecha a partir de la cual vale el horario principal, en particular se utiliza para la definicin dehorarios rotativos. Si no se ingresa este dato, el horario tendr vigencia desde el da del alta del mismo.

Da perodo.Este campo slo debe completarse para el caso de turnos rotativos. Indica el da del perodo de rotacin del horarioen el que se encuentra el empleado en el da cargado en el campo anterior.Debe quedar claro que distintas personas pueden tener el mismo horario rotativo, pero desempearse en distintoshorarios debido al da perodo asignado a cada uno.

PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL DIA-PERIODO EN FORMA GRAFICA:

El campo "Vigente desde el" debe tener la fecha en la que el empleado inicia tareas en ese horario rotativo.

Se debe presionar la tecla verde

Aparecer en pantalla la siguiente ventana:


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Observe en esta tabla un ciclo completo de un dado Horario Rotativo (si es necesario use la barra derecha para scroll).Las bandas de distintos colores muestran para cada color un perodo con el mismo horario (Esas bandas de color lasgener TimeTech cuando Ud. cre ROT1 desde el Archivo de Horarios Rotativos).Supongamos que Ud. quiera asignar al empleado para que el da en cuestin (10-01-2008 en el ejemplo) desarrolletareas en el turno de 14:00 a 22:00 pero en el segundo da de ese tramo horario.

Para ello lleve el mouse hasta y oprima el botn superior hasta hacer que el tramo horario en cuestin esteal tope de la tabla, como vemos en la figura:

Al apretar , TimeTech automticamente asigna el DaPerodo correspondiente.

Horario Alternativo.

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Si se conoce de antemano un cambio de horario, o, en el caso de horarios rotativos, cuando se prevea un cambio en larotacin, puede ingresarse en este campo el nombre del horario que reemplazar al vigente, y completar los doscampos siguientes (vigente y fecha perodo) de modo que el sistema realice la reasignacin del horario en formaautomtica, ver Horario Alternativo.

Solapa - Flex Time:Esta hoja slo debe ser utilizada cuando la empresa utiliza dicho procedimiento (cuenta corriente de horas).

Horas Std. diarias.En este campo se le indica al sistema la cantidad de horas standard por da que debe trabajar el empleado. Se tomacomo base para la columna "Hs Previstas" del listado "Control de Horarios Flexibles", combinndolo con el horariodefinido (para que funcione correctamente el Flex-Time, se deber asignar una horario principal en el ABM dePersonal). Ej: Si se tiene un horario definido de Lun. a Vier. entonces, para esos das con horario, asignar como "HsPrevistas" las "Horas Std. Diarias". Para ver un ejemplo, ir a la seccin Listados: Control de Horarios Flexibles.

Los campos que se explican a continuacin, se aplican cuando se utiliza el FlexTime con cierre de saldo. Este es unopcional que agrega la posibilidad de realizar el cierre de saldo de horas de FlexTime al emitir el listado. Se guardan enestos campos las horas que quedaron en el saldo (Exceso Horas) con la fecha y hora para que en la emisin delprximo listado se tome ese dato como base y no se vuelvan a calcular las horas anteriores a la "Fecha clculo" y"Hora clculo":

Exceso horas.Este campo indica la cantidad de horas mensuales en ms o en menos que el empleado trabaj en el ltimo perodocalculado.

Fecha clculo.Como el propsito del Flex Time es llevar una cuenta corriente de la cantidad de horas trabajadas por mes por cadaempleado; mes a mes se calcula la cantidad de horas trabajadas de ms o de menos. Este campo indica la fecha enla cual se hace el pasaje de este valor al mes siguiente.

Hora clculo.En este campo el sistema informa la hora en la que se realiz el ltimo cmputo de horas.

Solapa - Suspensiones y licencias:Esta hoja permite el ingreso de las fechas para las que esta persona se encontrar ausente, ya sea por licencias opor suspensiones. Solo tiene sentido el ingreso de licencias o suspensiones en forma anticipada (o sea antes dellegar a la fecha de las mismas). De ser necesario su ingreso con posterioridad, se ingresarn mediante la opcincambio de causa de ausentismo del men de procesos, o desde el verificador de registraciones.

4.5.1 Horario AlternativoEn ABM de Personal, dentro de la solapa de Horarios se puede definir el Horario Alternativo para cada empleado:

Solapa - Horarios: Horario Alternativo.

Alternativo:Si se conoce de antemano un cambio de horario, o, en el caso de horarios rotativos, cuando se prevea un cambioen la rotacin, puede ingresarse en este campo el nombre del horario que reemplazar al vigente, y completar lostres campos siguientes (vigente desde, vigente hasta y fecha perodo) de modo que el sistema realice lareasignacin del horario en forma automtica.

El sistema reconoce automticamente si se trata de un horario general o rotativo.


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Vigente desde el:Este campo define la fecha a partir de la cual vale el horario alternativo (que pasa en esa fecha a ser principal), enparticular se utiliza para la definicin de horarios rotativos.

Vigente hasta el: Este campo define la fecha a partir de la cual pierde el valor el horario alternativo, tomando prioridad nuevamente elhorario principal.

Da perodo:Este campo slo debe completarse para el caso de turnos rotativos. Indica el da del perodo de rotacin del horarioen el que se encuentra el empleado en el da cargado en el campo anterior.Debe quedar claro que distintas personas pueden tener el mismo horario rotativo, pero desempearse en distintoshorarios debido al da perodo asignado a cada uno.

PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL DIA-PERIODO EN FORMA GRAFICA:

El campo "Vigente desde el" debe tener la fecha en la que el empleado inicia tareas en ese horario rotativo.

Se debe presionar la tecla verde

Aparecer en pantalla la siguiente ventana:

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Observe en esta tabla un ciclo completo de un dado Horario Rotativo (si es necesario use la barra derecha para scroll).Las bandas de distintos colores muestran para cada color un perodo con el mismo horario (Esas bandas de color lasgener TimeTech cuando Ud. cre ROT1 desde el Archivo de Horarios Rotativos).Supongamos que Ud. quiera asignar al empleado para que el da en cuestin (10-01-2008 en el ejemplo) desarrolletareas en el turno de 14:00 a 22:00 pero en el segundo da de ese tramo horario.

Para ello lleve el mouse hasta y oprima el botn superior hasta hacer que el tramo horario en cuestin esteal tope de la tabla, como vemos en la figura:

Al apretar , TimeTech automticamente asigna el DaPerodo correspondiente.


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4.6 Archivo de feriados

El ingreso de feriados permite hacer conocer al sistema aquellos das no laborables que no se encuentran descriptos enel conjunto de horarios.Los das ingresados como feriados sern no laborables para el conjunto de los trabajadores y esas fechas no saldrn enlos listados de ausentes.La pantalla de ingreso de feriados se muestra en la figura:

Ingrese las fechas en formato DD-MM-AAAA separando da, mes y ao con guiones; completando los valores a dosdgitos y usando las ltimas dos cifras del ao.Si se desea, presionando la flecha hacia abajo, se accede al calendario, dentro del cual se puede realizar la seleccin.Antes de guardar un cambio, es necesario bajaruna lnea (esta queda vaca) y luego presionar el botn para grabar.

4.7 Archivo de causas de ausentismo

Cuando una persona est ausente un cierto da, el sistema permite asociar a ese da un cdigo de causa de ausentismo.

Este cdigo se elige de una tabla que debe ser ingresada al sistema.

El ingreso de esta tabla no merece mayores comentarios siendo en todo similar a los ingresos que ya se han realizado.

El ingreso de las causas de ausentismo se lleva a cabo eligiendo la opcin "Causas de ausentismo" del men de Manejode archivos.La pantalla de ingreso de tablas de ausentismo es la que se muestra en la figura.

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Pueden definirse hasta 90 causas diferentes. El cdigo de la causa puede tener hasta 6 caracteres alfanumricos. La descripcin puede tener hasta 30 caracteres.

Como siempre, aconsejamos que elija los cdigos de forma que resulten lo ms explicativos posible.

En esta pantalla se pueden ingresar algunos datos adicionales para definir mejor las caractersticas del ausentismo:Cada uno de los datos figura en una columna:

Abreviatura:En esta campo se ingresa una abreviatura (de hasta 3 caracteres) la cual permitir identificar cada causa de ausentismoen una estadstica anual.NOTA: este campo slo tiene aplicacin si se cuenta con el OPCIONAL de planilla anual de ausentismo.

Justificado:Una causa puede ser justificada o no, ingresar aqu lo que corresponda.

Ctrl:Chequeando en este campo, la causa correspondiente puede ser controlada, llevando una cuenta corriente de dasprevistos y gozados para cada causa.

Presentismo:Una causa puede descontar o no presentismo, ingresar aqu lo que corresponda.NOTA: este campo slo tiene aplicacin si se cuenta con el OPCIONAL de clculo de presentismo.

xRes Aus:Este campo indica o no si la causa se muestra en la planilla de Resumen de Ausentismo (17 causas como mximo).NOTA: este campo slo tiene aplicacin si se cuenta con el OPCIONAL de Resumen de Ausentismo.

C. Interface:En caso de tener un sistema de sueldos en conexin con TimeTech, en esta columna se indica el cdigo que dichosistema utiliza para la causa en cuestin.Para ms detalles respecto a la utilizacin de un sistema de sueldos con TimeTech, ver Ficha de Horas.

4.8 Control de ausentismo

El control de ausentismo permite llevar una contabilidad de las ausencias por causa.Para ello debe generarse primeramente las causas necesarias como se vi en Archivo de causas de ausentismo,asignando a cada causa a controlar un tilde en la columna Ctrl.


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Carga de la planificacin

Como segundo paso se debe asignar la cantidad de dias disponibles para cada concepto de ausentismo.Para ello abrimos la ventana Control de Ausentismo en el men de Archivos:

Se ingresa el nmero del empleado y se elige la Causa a programar. En la solapa Programacin se fija la validez de unaprogramacin de ausentismo, pudiendo la misma expresarse en dias, meses o aos.En Fecha inicial se consigna el inicio de la validez, y Dias expresa la cantidad de ellos que se asigna en el periodo devalidez dada.En el ejemplo de arriba la persona puede tomar dos dias por mudanza en el ao fijado.

Este ejemplo muestra una causa con frecuencia anual pero no acumulativa, esto quiere decir que al terminar el ao losdias no gozados no se trasladan al ao siguiente.

Para el caso de causas con acumulacin de ao a ao, el campo Validez se deja en blanco y el sistema controlar portiempo ilimitado y acumular los dias a gozar perodo a perodo.Veamos este ejemplo:

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Esto significa que la persona ingres a la empresa el 01/01/2011 y durante el primer ao gozar de 7 dias de vacacionesA partir del 01/01/2012 gozar de 14 dias adicionales de vacaciones cada 6 meses, en forma indefinida.

4.9 ABM de tareas (opcional)

La Tarea es un dato adicional que se puede agregar a cada una de las registraciones (fichadas) ya procesadas por elsistema.

Este cdigo se elige de una tabla que debe ser ingresada al sistema.

El ingreso de esta tabla no merece mayores comentarios siendo en todo similar a los ingresos que ya se han realizado.

El ingreso de las Tareas para registraciones se lleva a cabo eligiendo la opcin "Tareas x Registraciones" del men deManejo de archivos.La pantalla de ingreso de la tabla de tareas es la que se muestra en la figura.


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Hay lugar para indefinida cantidad de tareas.El cdigo de la tarea puede tener hasta 8 caracteres alfanumricos.Como siempre, aconsejamos que elija los cdigos de forma que resulten lo ms explicativos posible.

La descripcin puede tener hasta 40 caracteres.

Para aplicar las tareas a las registraciones, se utilizar el Verificador de registros.

4.10 Cdigos x Ficha de Horas

En caso de emitir el listado de Ficha de Horas en formato de Interface con sueldos, pueden modificarse los cdigos paracada concepto desde el ABM de Cdigos x Ficha de Horas.Al abrir la ventana por primera vez, se observar que la tabla se encuentra vaca (figura 1).

Para proceder a cargarla, debe presionarse el botn , ubicado en la parte superior derecha de la ventana y aceptarsela confirmacin.Una vez inicializada, la tabla carga los valores por defecto, que podrn se modificados para ajustarse al sistema desueldos (figura 2).

Figura 1 - Tabla vaca, sin inicializar:

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Figura 2 - Tabla inicializada:


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La columna "Concepto en Archivo Interface son Sueldos" contiene los cdigos que sern emitidos por la Ficha de Horasen el archivo de interface.Una vez modificados los cdigos, no olvide guardar los cambios (ejemplo en figura 3).

Figura 3 - Ejemplo de cdigos modificados:

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Ntese que no se han modificado las columnas "Convenio", "Nro. Columna" y "Ttulo de la columna en Ficha de Horas",ya que las mismas determinan el funcionamiento del listado.No altere estas columnas a no ser que reciba la indicacin.


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4.11 ABM de sectores

Este ABM permite generar los sectores que sern luego asociados a cada empleado.Para agregar un nuevo sector, presione la flecha "abajo" del teclado, o la tecla Insertar (Insert).

Puede agregar tantos sectores como requiera, y podr luego seleccionarlos desde el campo Sector en el ABM dePersonal, mediante la lista desplegable.

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4.12 ABM de equipos

Este ABM permite generar los equipos que sern luego asociados a cada empleado.Para agregar un nuevo equipo, presione la flecha "abajo" del teclado, o la tecla Insertar (Insert).

Puede agregar tantos equipos como requiera, y podr luego seleccionarlos desde el campo Equipo en el ABM dePersonal, mediante la lista desplegable.

4.13 ABM de claves adicionales

De acuerdo a la configuracin activa del TimeTech, pueden existir otros criterios de agrupacin para los legajos.

Como se trata de criterios configurables, los rtulos pueden variar de acuerdo a la implementacin (llamndose Centrosde Costo, Areas, etc.)

El manejo es como el de todas las tablas simples, mediante el acceso a una grilla.


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4.14 ABM de Sitios

A efectos de especificar en que reloj o conjunto de relojes puede fichar cada empleado, se cuanta con unaestructura que hemos denominado SITIOS

Un sitio puede constar de UNO o MAS relojesUn sitio puede, adicionalmente, agrupar a otros, formando una estructura jerrquica como se muestra en la figura.

El procedimiento para armar la estructura de sitios consta de 3 pasos, y debe ser realizado luego de la carga delos relojes, como se vi en Manejo de relojes

El primero, que se muestra en esta pantalla, consiste en generar la lista de todos los sitios, con su estructura tipo rbol enel caso de haber sitios subordinados a otros sitios (lista de la izquierda de la figura)

El segundo, consiste en asignar CADA RELOJ su sitio (parte derecha de la figura)

El ltimo paso consistir en asignarle a cada empleado su SITIO (ver Archivo de Personal )

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4.15 Supervisores4.15.1 Definiciones

El mdulo de supervisores permite asignar a cada USUARIO del TimeTech un conjunto de empleados que quedan bajosu exclusivo control.De este modo, cada usuario del sistema podr acceder a la informacin del personal bajo su control, y no tendr accesoal resto del mismo.

Esta funcionalidad se implementa mediante una estructura jerrquica de perfiles de supervisin, la que se descirbe eneste captulo.Gracias a la estructura jerrquica, pueden definirse perfiles que abarquen otros perfiles, brindando la posibilidad de definirusuarios con acceso a la totalidad del personal.

NOTA:Si su empresa es pequea, o si las tareas de control del personal son llevadas a cabo por una sola persona, este captulono le resultar de utilidad.Lo mismo ocurre si el personal encargado de verificar y generar los reportes de asistencia tiene acceso irrestricto a todoel personal bajo su control.

Implementando el mdulo de supervisores:

Para ser un Supervisor debe estar primero ingresado en el men como usuario.Recordemos que el manejo de usuarios define de que funciones del sistema TimeTech dispone cada usuario, mientrasque con el perfil de supervisores se definir que parte del personal de la empresa se supervisa.


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Quienes esten registrados como usuarios podrn posteriormente registrarse como supervisores.

Las tareas de definicion y asignacin de perfiles de supervision se lleva a cabo desde la opcion: Supervisores del menude archivos:

En la figura de arriba, en el panel de la izquierda , tenemos una estructura jerrquica desplegable, como ejemplo.Quien est arriba (MASTER), dispone de acceso a todos los sectores.

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En el ejemplo se dividi la empresa en tres reas: Fbrica, Laboratorio y Oficina (los cdigos son de hasta 6 caracteres).El supervisor de Oficina acceder al personal vinculado a su sector y, adicionalmente a Fbrica, por estar en un nivelinferior.Sin embargo, el supervisor de Laboratorio accede nicamente al personal bajo su supervisin, no pudiendo modificarOficina ni Fbrica.

En el panel de la derecha, los nombres provienen de la definicin de Usuarios, y en la columna "Perfil" se les asigna superfil de Supervisin.Observese que es posible asignar un mismo perfil de supervisor a ms de un usuario.

De este modo, el usuario ROMINA (al que se asigno el perfil LAB), puede ver, modificar e imprimir la informacion de losempleados asignados al perfil LAB unicamente.

Para completar la funcionalidad del Archivo de Supervisores, se debe ir al Archivo de Personal y vincular a cadaempleado con un perfil de supervisin, pueden existir hasta dos supervisores para cada empleado:

Veamos un ejemplo:

Si la estructura de supervisores es la de la figura:

El empleado de la figura de abajo podr ser supervisado SOLAMENTE por los usuarios con perfil SUPER1 SUPER2 (yaque los supervisores SUP1,SUP2, SUP3 y SUP4 estn por debajo de los asignados.

Procedimientos para generacon de perfiles


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4.15.2 ProcedimientosPara generar el archivo de Supervisores se parte de la opcion Supervisores del menu Archivos.

La ventana Manejo de Supervisores se abre la primera vez con el panel Perfiles de Supervisin en blanco, y el panelAsignacin a Usuarios con los nombres definidos en Perfil de usuarios, como se ve arriba.

Al presionar Nuevo perfil aparece el cuadro Definicin de perfil, a ser completado.Para cada ingreso se debe decidir si quien tenga ese perfil ser autnomo (tendr una nueva rama), o estar debajo deotra.Una vez completado el cuadro queda as:

Una facilidad de este componente es que se puede usar DRAG & DROP para desplazar los conos de cada cdigo yconstruir la jerarqua tal como se desea.Si deseo vincular por ejemplo OFICIN directo a MANAGE, voy con el mouse sobre OFICIN y con botn izquierdopresionado lo llevo sobre MANAGE y lo suelto.Con el botn derecho del mouse podre editar, borrar o crear nuevos perfiles.

Por ltimo, se debe asignar a cada Usuario un perfil de Supervisor:En el cuadro derecho se elije de una lista desplegada el Perfil buscado para cada usuario, como se ve en la figura deabajo:

46Archivos base

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Cuando este completo, recuerde grabarlo.

5 Procesos5.1 Resumen de procesos

Llamaremos procesos del TimeTech a todas aquellas funciones que conforman el ncleo de las tareas cotidianas delsistema.

Las mismas se encuentran resumidas en el submen de Procesos del sistema:

En los pargrafos siguientes se describe en detalle cada una de estas funciones.

Lectura de relojesLectura relojes remotos desde archivoListado de registrosProcesamientoFuera de estndarVerificador de registros


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Nota sobre automatizacin de procesos en la versin Cliente/Servidor:En la versin Cliente/Servidor, los procdimientos de lectura de relojes y procesamiento de datos se han automatizado, demodo que se efectan en forma contnua y programada en segundo plano.Pese a ello, el usuario siempre puede solicitar la lectura y el procesamiento de datos en cualquier momento, lo que lebrindar una actualizacin al momento de su pedido.

5.2 Lectura y puesta en hora de relojes

Lectura:

En la versin SQL del TimeTech, los procfesos de lectura y procesamiento de datos se efectan en formaautomtica.

Opcionalmente, y solo cuando el usuario necesite una actualizacin inmediata de la informacin, puedeaccederse en forma manual.

En este proceso la computadora se comunica con los relojes y stos transmiten las registraciones que tienenacumuladas, quedando listos para recibir ms registraciones.

La lectura de los relojes se lleva a cabo desde la opcin del men de Procesos, o mediante el botn ubicado en el panellateral de la ventana principal de TimeTech.Se trata de un proceso automtico, que simplemente reportar al usuario el avance de las comunicaciones, y losmensajes de error, si los hubiera.Si se trata de ms de un reloj, el sistema se comunicar en forma automtica con cada uno de ellos.Durante la lectura, se visualizan en la pantalla los datos de cada reloj y el contenido abreviado de los datos transmitidosa la PC.

A partir de la versin SQL, el proceso incluye adems:

a) La sincronizacin de las bases de datos biomtricas, consistente en la deteccin de nuevas huellas en cualquiera delos relojes vinculados al sistema, su actualizacin en la Base de Datos Central, y su retransmisin a el o los relojes en losque el propietario de dichos datos est habilitado a fichar.b) El procesamiento de los registros recibidos de cada reloj, incorporndolos a las bases de datos del sistema

Puesta en Hora:El proceso de lectura, lleva a cabo tambin, y en forma automtica la puesta en hora de los relojes definidos en elsistema.La puesta en hora se realiza basndose en la FECHA Y HORA DEL SERVIDOR DE LA BASE DE DATOS

Transmisin de Habilitaciones:Si en el proceso de ABM de Personal se asignaron SITIOS de registro a cada trabajador, en el proceso de lectura

48Procesos

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automtica, se efectua la actualizacin de los permisos de registro de cada empleado en cada reloj.

Esto vale para los SITIOS de registro y sus excepciones, asignadas mediante el botn , de la pantalla deABM de Personal

5.3 Lectura relojes remotos desde archivo

La lectura de remota de relojes desde archivo se utiliza en caso de realizar la bajada de datos del reloj mediante pendrive.Se debe seleccionar la opcin correspondiente al modelo de reloj (SAGE, SageUSB, Sucursales, REI (ITK). Cronos,DigiCard, Facial USB).

Luego, mediante el botn buscar el archivo que solicita la pantalla: ubicado en elpendrive.

Una vez abierto dicho archivo, se deber presionar el botn hasta finalizar el proceso. Porltimo salir de esta pantalla y realizar el procesamiento de los datos.


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5.4 Listado de registros

Una vez ledos todos los relojes, el sistema habr generado un archivo que es copia de todas las registraciones sinningn tipo de proceso intermedio.

Es posible emitir un listado de este archivo y a tal fin el sistema ofrece el Listado de Registros, dentro del men Procesos.

El proceso posterior de datos efecta pruebas de consistencia sobre stos y lleva a cabo un primer paso demodificaciones. Simultneamente, se generan los archivos sobre los que se basa el resto de las emisiones del sistema.

Durante el proceso de datos el archivo de registraciones se destruye, por lo que slo existe un intervalo -el que mediaentre la lectura de los relojes y el proceso de datos- en el que se puede emitir el listado de registros.

El listado de registros no cumple ningn rol fundamental dentro del sistema pero aconsejamos emitirlo como un medio decontrol.

Este listado se puede emitir por Pantalla, Impresora o Archivo.

5.5 ProcesamientoCaractersticas del procesamiento

A partir de la versin SQL, el procesamiento de los registros se efecta en forma automtica, cada vez que se leen losregistros de los relojes.

Si el registro recibido contiene inconsistencias en cualquiera de sus datos, no puede ser procesado y se guarda en unarchivo especial para su posterior ajuste y procesamiento o bien para su eliminacin.

En el caso en que el procesamiento detecte registros no procesables, pueden verse los mismos en el menHerramientas, opcin Registraciones no procesadas:

Nota: El motivo ms usual de registro no procesable es la aparicin de tarjetas (credenciales) no registradas o deusuarios biomtricos no asignados a ninguna persona en la base de datos.

Pudiera ser tambin que se haya entregado una nueva tarjeta a un empleado sin modificarle el nmero en el archivo.Una vez que identifique a quin corresponde la tarjeta desconocida o el usuario biomtrico correspondiente y corregido elerror, deber Ud. ingresar las registraciones al sistema en forma manual como ya veremos en el procedimiento deverificacin de registraciones.

En caso de tener Registros no Procesables, la disposicin final de los mismos (su eliminacin o su reprocesamiento) seefecta desde el menu Herramientas, en la opcin Registraciones no procesadas.

5.6 Cdigo de registracionesTodas las registraciones que se almacenan en el reloj, lo hacen en un formato standard que contiene los datosnecesarios para el posterior procesamiento de la informacin. Estos cdigos consisten en una serie de dos dgitos, de los cuales el primero indica el tipo de registracin y el segundoel sentido de la misma, el operador del sistema slo utiliza el tipo de registracin "2" (acceso normal).El primer digito representa:

1. Acceso visitante2. Acceso normal3. Acceso horas extras4. Acceso comedor5. Acceso especial 16. Acceso especial 27. Acceso especial 38. Acceso especial 4

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9. Acceso personal suspendido

y el segundo :

0. Entrada1. Salida2. Entrada sin tarjeta3. Salida sin tarjeta

Ejemplos: 20 Entrada normal 31 Salida horas extras

5.7 Fuera de estndar

Es posible que las registraciones realizadas en el reloj tengan inconsistencias de diversos tipos. Por ejemplo una personapuede no marcar a la entrada o a la salida, o hacer ms marcaciones que las que su horario permite.

Todas estas inconsistencias, y algunas otras, se conocen en el sistema como "registraciones fuera de standard".El listado de registraciones fuera de standard emite un resumen que contiene slo las registraciones que poseen algntipo de inconsistencia, permitiendo as su correccin mediante el proceso de verificacin de registraciones.

El listado de Fuera de Standard es la opcin 5 del men de Procesos, y su pantalla de emisin es la que se muestra en lafigura.


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Los campos de esta pantalla son iguales a los de otras emisiones. El nico campo que merece nombrarse es eldenominado "Fecha a procesar".En estos campos debe ingresarse el rango de fechas que se desea analizar en bsqueda de inconsistencias. Puede sercualquiera en el rango de los ltimos 500 das corridos anteriores a la ltima lectura de reloj.

Ejemplo de listado:

Las primeras cinco columnas no merecen mayores comentarios.Las columnas "Cod" y "Hora" contienen los datos de la registracin inconsistente.La interpretacin del cdigo deber realizarse de acuerdo a la tabla descripta anteriormente.La columna "MOTIVOS" contiene diagnsticos de las inconsistencias detectadas, siendo los ms usuales:

Entrada Inexistente - Se marcaron dos salidas consecutivas, se marco solamente Entrada o Salida.Salida Inexistente - Se marcaron dos entradas consecutivas, se marco solamente Entrada o Salida.Fuera de horario - El legajo registra movimientos no previstos en su horario.

Las dos primeras inconsistencias listadas impiden el correcto clculo de horas trabajadas, por lo tanto debern sercorregidas antes de emitir los dems listados del sistema.

Se sugiere imprimir un listado de Fuera de estandar por Impresora para poder corregir esosregistros desde el verificador de registros.

5.8 Verificador de registros

Este proceso es el nico que permite modificar, agregar o borrar registraciones, cambiar el horario que una persona debacumplir en un da ya procesado y agregar las respectivas causas de ausentismo.

Eligiendo un empleado (y una fecha).

De la misma forma que en las dems modificaciones de archivos, lo primero que se debe hacer es traer a la pantalla losdatos que se desean corregir.Esto se hace definiendo el nmero de empleado y la fecha del da a modificar.En caso de no recordarse el nmero del trabajador, puede accederse desde esta pantalla a una ventana, en la que semuestra un listado alfabtico de empleados.La forma de hacer sto es presionando el botn con los 3 puntos, adjunto al nmero de empleado.

Ud podra tambien recorrer los registros de un mismo empleado por fecha, usando las teclas

Una vez ingresados fecha y nmero de empleado, las registraciones de ese da para esa persona vendrn a la pantalla:

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Hora y cdigo de registracin:

Cada registracin queda identificada por su cdigo y la hora en que se produjo.Los cdigos usuales son 20 para entradas y 21 para salidas.

Diagnsticos:

Bajo la columna "Observaciones" puede verse la interpretacin que el sistema hace de cada registracin, indicndoseinconsistencias y diferencias entre la registracin y el horario establecido.Esta informacin es generada automticamente por el sistema y slo puede modificarse a travs del cambio de lasregistraciones.

Cmo modificar registraciones:

Para modificar registraciones, el mtodo es el mismo de siempre, se coloca el cursor sobre el campo deseado y seescribe encima.Una vez hechas las modificaciones Ud. podra chequear el efecto de esas modificaciones mediante el botn

que automticamente recalcula y muestra las observaciones que surgen del conjunto de registracionesmodificado.

Para que las modificaciones se agreguen al archivo, recuerde grabar la informacin presionando la tecla grabar (oCtrl+G).

Al grabar los cambios, los cdigos de las modificaciones realizadas se reemplazan por un cdigo interno, en color rojo.Esto nos indica que las registraciones no fueron traidas por el reloj, sino que fueron modificadas/ingresadas manualmente(Auditora).

Cmo agregar registraciones:

Las registraciones a agregar se escriben directamente a continuacin de las existentes.El sistema ordenar las registraciones cronolgicamente en el momento de la grabacin.

Cmo borrar registraciones:

La forma de borrar una registracin consiste en modificar su cdigo a 00.NOTA: La registracin queda definitivamente eliminada slo al grabar.

El control de los cambios. Auditora:

Para permitir el control sobre las modificaciones introducidas mediante este proceso, cada una de ellas genera un registroen un archivo particular de auditora.


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Este archivo contiene la informacin original y la modificada.

Cmo indicar una causa de ausentismo:

Es posible agregar una causa de ausentismo de la misma forma que se modifica una registracin, llevando el cursor alcampo titulado "Causa de Ausentismo" e ingresando all el cdigo de la causa.

Pueden seleccionarse las causas del archivo de causas, haciendo doble click sobre este campo.

Nota: La causa de ausentismo es, en ltima instancia, un mensaje que se agrega a un empleado en un cierto da ypuede utilizarse no slo para ausencias totales, sino para ausencias parciales, salidas en comisin, etc. En casode que sea ms de una causa en un da, se deber especificar que horario corresponde para cada causa en lascolumnas "Desde", "Hasta".

Los otros campos. Informacin adicional:

En el recuadro de la derecha de la ventana, el sistema muestra el horario que el empleado DEBIA CUMPLIR ese da.Este horario no necesariamente coincide con el que actualmente debe cumplir, como puede suceder, por ejemplo, si elhorario de esa persona ha sido cambiado recientemente.El clculo de horas se efecta de acuerdo al horario de cada da, y el programa de verificacin de registraciones permitecambiar ste para das ya procesados.La modificacin al horario de un da particular es similar a las dems; mueva el cursor al campo correspondiente,modifique los datos necesarios y vuelva a grabar la ficha.

5.9 Cambio de Causa de Ausentismo

Este proceso se usa para asignar cambiar causas, para un grupo de personas das, en das ya procesados.

Para poder asignar una causa a un grupo de personas en un da, o varios das, se usa la opcin "Cambio deCausas de ausentismo" del men "Procesos":

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En la pantalla deben seleccionar la causa a asignar, las fechas, y los empleados a quienes debe asignarse.


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Una vez aceptado el sistema mostrar en un memo, debajo de la pantalla de emisin, los empleados y lasfechas modificadas.

Este proceso es similar a ingresar en Verificador a cada DIA de cada empleado seleccionado y asignar la causadada.Por lo que luego se podr ver en Verificador el resultado:

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6 Impresin y consultas6.1 Generalidades de impresin

Todos los procesos de impresin del TimeTech poseen una interfaz comn de dilogo con el usuario.Excepto en casos muy elementales, donde no existen parmetros definibles para la impresin, se presentar una ventanasimilar a la siguiente:


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Cada conjunto de parmetros se encuentra definido en una zona demarcada de la ventana, (marco) de modo de hacerms sencilla su interpretacin.En el caso de la figura, el primer marco, permite acotar las fechas a ser includas en el reporte.

El marco siguiente (emitir los datos ordenados por), permite seleccionar entre las distintas formas de ordenar el listado.Puede seleccionarse una nica opcin de las posibles, que determinar el orden del reporte.En algunos casos, al solicitar el reporte ordenado por distintos criterios, se modifica la estructura del informe (en estecaso, si se recorren las visitas por visitante, aparecer un encabezamiento con los datos del visitante, seguido de la listade sus visitas. En cambio si se solicita el reporte ordenado por fecha, se emitir sin encabezados intermedios.

El tercer marco (rango de seleccin) cuenta con varias pestaas, de modo que en cada una de ellas se puede indicar unrango. El listado solo emitir los registros que satisfagan todas las restricciones ingresadas. Por defecto en esta zona seasume la opcin "Todos" , lo que indica que se emiten todos los datos existentes para las fechas del primer marco.

El ltimo marco permite definir el destino de la impresin: Las opciones Pantalla e impresora definen si el resultado seenva directo a la impresora o bien se realiza una previsualizacin. SI se opta por la ltima opcin (Archivo), el resultadodel reporte se podr almacenar en un archivo, previa seleccin del formato etre las siguientes alternativas:

Archivo de Texto (TXT) plano, visible en cualquier editor de texto. PDF genera un archivo que se puede leer desde el Acrobat Reader(r). HTML, formato para publicar en WEB o abrir mediante navegadores. RTF, (Rich text format), genera un archivo con el diseo completo del listado, accesible desde cualquier procesador de

textos. Excel (XLS), genera una planilla en formato Excel, con una columna por cada dato del listado.

El usuario ser interrogado (antes de generarse el archivo) acerca del nombre y la carpeta o unidad de disco donde sedesea realizar la grabacin.

Finalmente, esta ventana posee dos botones: Aceptar, para proceder a la emisin o previs

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