Johdanto toiminnanohjaukseen

Tommi Turunen

“Jokaisella yrityksellä on joka tapauksessa käytössään jonkinlainen menetelmä operatiivisen toiminnan ohjaukseen, vaikka mitään

varsinaista tietojärjestelmää ei käytössä olisikaan.”

Tommi Turunen

2

Orientaatio opintojaksoon – tehtävä 1

Oletko tällä hetkellä töissä opiskelusi ohella? Missä? (Voit pohtia myös aiempia työpaikkojasi.)

Millä osastolla? Mieti toimenkuvaasi.

Käytätkö työssäsi tietokonetta/kassapäätettä/tietojärjestelmää? Voitaisiinko työtäsi tehdä ilman sitä?

Tiedätkö järjestelmän nimeä/toimittajaa? Onko se valmisohjelmisto?

Mikä tapahtuma käynnistää oman työsi?

Mitä tiedoille tapahtuu oman osuutesi jälkeesi?

Pystytkö hahmottamaan koko tapahtumien ketjun eli prosessin?

Tommi Turunen

3

Orientaatio opintojaksoon – tehtävä 1

Jos/kun käytät työssäsi tietotekniikkaa:

Millä tavalla?

Mikä tapahtuma käynnistää työsi?

Mihin tiedot etenevät jälkeesi? prosessin seuraavat vaiheet yhteydet muihin toimijoihin tai muihin prosesseihin

prosessin aiempi vaihe (heräte, trigger)

väline, järjestelmä

Tommi Turunen

4

Orientaatio opintojaksoon – tehtävä 2

Mielipidekirjoitus HS 28.8.2007

Pohtikaa yksin/pareittain/pienryhmissä

Millaisia syitä löydätte huonoon asiakaspalvelun tasoon?

Mitkä tekijät voivat siihen vaikuttaa?

Mitä ratkaisuja kirjoittaja ehdottaa?

Tommi Turunen

5

Liiketoiminnan toimivuus

1. K

uljetu

s

4. Jn

e. jne.

3. T

iedotu

s

2. T

ietotek

niik

ka

Kirjastotoiminnan prosessit

1. Kokoelman muodostaminen ja hoito

2. Käyttöönasettaminen

AS

IAK

AS

3. Asiakkaiden palvelu

Ydinprosessit:

Tukiprosessit:

PROSESSIEN KEHITTÄMINEN

HENKILÖSTÖ TEKNIIKKA PROSESSI

Tommi Turunen

6

Mistä tällä opintojaksolla on kyse?

Enterprise Resource Planning = toiminnanohjaus (erppi)

Google 36 300 000 osumaa, 12/2010

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla integroidaan yrityksen eri toimintoja

kokonaisuus perustuu yhteisiin tietokantoihin

eri toimintojen reaaliaikaiset seurantamahdollisuudet

3.6.2013

Front Office, CRM

Back Office, ERP

B2B

B2C

Tommi Turunen

8

Yrityksellä useita eri tietojärjestelmiä ERP

Pahimmillaan esim. samat asiakas- tai tuotetiedot useassa eri tietokannassa hankala hallita

Tieto tallennetaan vain yhteen tietokantaan, jota yrityksen eri toiminnot käyttävät

ERPin historia

Tommi Turunen

9

Manufacturing Resource Planning (tuotannon resurssi-suunnittelu)

Material Requirements Planning (materiaalien tarvelaskenta)

10

ERPillä tehdään (myyntipuolella) tarjouspyyntö tai tarjous ja siitä eteenpäin tietoa käsitellään eri sovelluksissa aina ketjun loppuun asti eli tavaran toimittamiseen ja taloushallinnon puolella kirjanpitoon asti

”tilaus–toimitus –ketju”

erillisiä CRM- ja HR-järjestelmiä on kehitetty ERP-järjestelmien rinnalla erikoistumaan omiin tarpeisiinsa.

Valmisohjelmien hyödyt ymmärretään nykyään laajasti, ja räätälöidyt ERP-järjestelmät alkavatkin siirtyä historiaan. Yrityksille on kustannustehokkaampaa muuttaa omia prosesseja kuin lähteä räätälöimään ohjelmia toimintaa vastaaviksi.

Voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ja käyttäjämäärää lisäten

laajennettavuus, skaalautuvuus

taloushallinto usein ensin!

Tommi Turunen

(Inka Vilpola, Ilkka Kouri (toim.): Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI -menetelmän avulla.)

Tommi Turunen

11 Ajan ja kustannusten säästö

Va

lm

iu

sa

ste

Tuotekehitys

Käyttöönotto-

projekti

Perinteinen

pakettiohjelmisto

Paketti-

ohjelmisto

Käyttöönotto-

projekti

Paketti-

ohjelmisto

Lokalisointi

Käyttöönotto-

projekti

Räätälöity

ohjelmisto

Paketti-

ohjelmisto

Lokalisointi

Toimiala-

kohtaiset

Käyttöönotto-

projekti

Lokalisoitu Toimialakohtaiset

piirteet

(Ari Kulku/Solteq 2005)

Itse tehty vs. valmistuote

Asiakkaat Tuotteet Toimittajat

Nykyiset + potentiaaliset uudet asiakkaat

Nykyiset asiakkaat

ERP

Markkinointi – Myynti – Palvelu Prosessit:

Sopimus

Tarjous

Myyntitilaus

Tilausvahvistus

Työmääräin

Poimintalista

Valmistuksen kuittaus

Ostotilaus Ostolaskukirjaus

Reskontrat (myynti/osto) Lasku

Varastokirjanpito

Saatavuuden tarkistus

Kirjanpito, tilikartta

Lähetyslista

Reklamaatiohyvitys

Luottotiedot Bill Of Material (BOM) = Tuoterakenne

Material Requirements Planning (MRP) = materiaalien tarvelaskenta Supply Chain Management (SCM)

= Toimitusketjun hallinta

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (OVT) = EDI (engl.)

Prospekti

Sopimus

Tarjous

Myyntitilaus

Reklamaatiotapahtuma

Asiakaspalaute

Liidi Mahdollisuudet

Kampanjat

Asiakassuhteet, asiakashistoria

Toimittajasuhteet

Kalenteri Segmentointi

Point of Sales/Service (POS) = Myynti-/Palvelupiste

Key Account Manager (KAM) = Avainasiakaspäällikkö

Kilpailijaseuranta Asiakaspalvelukeskus

Käsitteitä:

Myynti – Tuotanto – Varasto – Lähettämö – Toimitus – Laskutus – Taloushallinto Prosessit:

Käsitteitä:

CRM (Asiakkuuden

hallinta)

Parametrointi

ERPit ovat mahdollisimman ”yleispäteviä” valmisohjelmistoja, jotta ne soveltuisivat mahdollisimman monelle yrityksille

miten mahdollista?

sovitetaan valmisohjelmiston ominaisuuksia vastaamaan yrityksen omia tarpeita = parametroidaan

parametroinnilla ohjataan - toiminnallisuutta - prosesseja

13

Tommi Turunen

Heli Lankinen

14

Lokalisointi

Tuotteen sovittaminen paikallisiin olosuhteisiin

Paljon muutakin kuin kääntämistä paikalliselle kielelle, huomioitava esimerkiksi:

Lainsäädäntö

Vakiintuneet tavat

Hinnoitteluesimerkkejä (Microsoft Finland, 11/2010)

Lisenssit + ylläpitomaksu MS Dynamics NAV: n. 2650€/yhtäaikainen käyttäjä + 16%/vsi

ylläpitomaksu

Pilvipalvelut (tulossa), ei enää ylläpitomaksua MS Dynamics NAV: n. 100 €/kk/nimetty käyttäjä

em. hinta 1-10 käyttäjälle, isoimmat yritykset saavat jopa puoleen hintaan

Tommi Turunen

15

Tommi Turunen

16

ERP-järjestelmän hankintaprojekti

ERP:n käyttöönotto on iso liiketoiminnan kehittämishanke. Kysymys ei ole vain tietojärjestelmien uusimisesta vaan muutoksesta toimintatapoihin ja -prosesseihin. Yrityksen koko toimintamalli on tarkastelun kohteena.

ERP -hankintaprojektin vaiheet ovat: 1. Yrityksen päätös hankkeesta 2. Vaihtoehtoisiin järjestelmiin (toimittajiin) perehtyminen ja vaatimusten määrittely esim. konsulttien avulla 3. Järjestelmän ja toimittajan valinta 4. Järjestelmän muokkaus ja testaus 5. Käyttöönoton suunnittelu 6. Käyttäjien kouluttaminen 7. Järjestelmän käyttöönotto ja muokkaus 8. Järjestelmän käyttö ja hyödyntäminen

(Inka Vilpola, Ilkka Kouri (toim.): Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI -menetelmän avulla.)

Liiketoimintaprosessien

kuvaukset

Alan palvelut työllistävät

Lisenssi- tai pilvipalvelun myynti

Konsultit oman osa-alueensa asiantuntijoita

Projektipäälliköt koordinoivat käyttöönottoprojekteja

Kouluttajat Käyttöönotto (implementointi) on vaativaa ja työlästä. Monesti koulutus

maksaa enemmän kuin itse järjestelmä. Lähes aina yrityksen prosesseja joudutaan muokkaamaan järjestelmän toiminnallisuuden mukaiseksi.

Erilaiset IT-palvelut ja -tekniikat

Tommi Turunen

17

Tommi Turunen

18

Tiedot ovat jo vanhentuneita, mutta tällaisia raportteja on erittäin hankalaa/kallista saada.

ERP-järjestelmiä voidaan tarkastella kahdesta eri näkökulmasta:

1. Toimintonäkökulma

2. Prosessinäkökulma

3.6.2013

19

1. Toimintonäkökulma

3.6.2013

20

Prosessit = ”tarinat”

Markkinointi & Myynti

(~CRM)

Logistiikka (SCM)

Taloushallinto (F/A)

Henkilöstöhallinto (HRM)

3.6.2013

21

Toimintonäkökulma: Kaikki ERP-toiminnallisuus jaetaan ao.

pääalueisiin, jotka löytyvät kaikista ERPeistä.

Mieti: kun kaupan kassalla vedetään tuotteen viivakoodi lukulaitteen läpi ja lisäksi asiakkaan kanta-asiakaskortti, mitä tietoa siitä kertyy näille osa-alueille?

Toimintonäkökulma NAVissa:

Osastot > Myynti ja markkinointi (~CRM)

Osastot > Henkilöstöhallinto (HRM)

HR on NAVin heikkous, siksi aiheesta ei harjoituksia

Osastot > Ostot (Logistiikka)

Osastot > Varasto (Logistiikka)

Osastot > Tuotanto (Logistiikka)

Osastot > Taloushallinto (F/A)

Dimensiot eli summatasot tärkeitä laskennassa/raportoinnissa

ym.

Tommi Turunen

22

Juoksevan kirjanpidon pitämisen tuloksena syntyvät kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja Päiväkirjassa liiketapahtumat ovat tositenumero - eli aikajärjestyksessä

Pääkirjassa samat liiketapahtumat esitetään järjestettyinä tileittäin

Kirjausketju eli audit trail ”Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys

tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa.” (Kirjanpitolaki, 2. luku, 6§)

Tilikartta (Chart of Accounts)

yrityksen kirjanpitotilit luettelona

tilit päivittyvät reaaliaikaisesti kirjaustapahtumien yhteydessä 23

Pääkirja = engl. General Ledger (G/L)

Lähde: http://www.taloushallintoliitto.fi/tilitoimistot/kirjanpidon_abc/

Toimintonäkökulma: Taloushallinto

2. Prosessinäkökulma

3.6.2013

24

Tommi Turunen

25

ERP-järjestelmä - Prosessinäkökulma

Yrityksen tietojärjestelmä, jonka avulla pyritään tehostamaan liiketoimintaprosessien hallintaa

Prosessilähtöinen ajattelutapa

hoidetaan kokonaisia prosesseja eikä yksittäisiä toimintoja

Järjestelmän eri toimintojen (~yrityksen eri osastojen) välinen integraatio tehostuu

käyttäjän huomioitava ajatusmalli, jossa järjestelmän tehtäviä ei välttämättä tehdäkään itseä varten vaan prosessille

joissakin organisaation toiminnoissa työmäärä saattaa lisääntyä muutosvastarinta

26

Prosessinäkökulma - yksittäiset toiminnot saavat merkityksen - asiakas mukana

Tommi Turunen

Asiakas-näkökulma

ERPin rooli prosessissa

Microsoft Dynamics NAVin valinta HAAGA-HELIAn opetukseen

Vuonna 2010 yli 1 250 000 käyttäjää yli 77 000 yrityksessä ja yli 150 maassa.

Valmiit integraatiot muihin Microsoft-tuotteisiin, kuten Excel, Outlook, Word, SharePoint, SQL ja Windows lisäävät integroidun kokonaisratkaisun arvoa järjestelmän loppukäyttäjille.

NAV markkinajohtaja pk-yrityksillä Suomessa

SAP markkinajohtaja Suomen 100 suurimmassa yrityksessä

SAP yhä HAAGA-HELIAn tarjonnassa valinnaisissa opinnoissa

NAV on ERPpien ”kevyimmästä” päästä

Kun ymmärtää yhtä ERPpiä, helppo omaksua muitakin

Tommi Turunen

27

Microsoft Dynamics NAVia käyttävien yritysten määrä

Tutkimus: Microsoft Dynamics ostajien suosikki Suomessakin

Lähde: Aaran

tutkimus

IT-Viikossa

1.10.2008

Microsoft Dynamics NAV -asiakkaita