PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE - CURITIBA - GP22

PMO EM LISARB

SOU LISARBIANO E NÃO DESISTO NUNCA

DISCIPLINA: PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE - CURITIBA - GP22

• EMPRESA: HIGGS PROJECTS

A HIGGS PROJECTS é uma empresa especializada em consultoria e

implantação de PMO – Project Management Office. Seus profissionais são

altamente qualificados e com grande experiência no mercado interno e

externo.

Já atuou na implementação de grandes escritórios de projetos em

diversas segmentos como metalurgia, montadoras de automóveis,

telecomunicações e prestação de assessoria em projetos e portfólios para

governos.

DIRETORIA DA HIGGS PROJECTS:

o DENIS CALVI BELTRAME

o EDILSON FERREIRA DA SILVA

o EDUARDO FERREIRA DE MELLO

o FRANCISCO MATEUS ANTÓNIO

o MARCELO DINIZ MARCONDES

FOTO DA DIRETORIA HIGGS

PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO

O Gerenciamento de Portfólio é o processo de gerenciamento

simultâneo de Projetos e Programas que buscam alcance das metas do

Planejamento Estratégico de uma organização.

O processo é caraterizado por uma criteriosa seleção dos projetos

através da aplicação de técnicas e processos preconizados pela PPM –

Project Portfólio Management.

Fazem parte do gerenciamento os seguintes processor:

- Identificação - Priorização

- Categorização - Balanceamento

- Avaliação - Aprovação

- Seleção

Para potencializar o alcance dos objetivo traçados o ciclo PDCA é

aplicado ao longo de todo portfólio

Projeto PMO Lisarb

Lema Portfólio: “ LISARB – NOSSO SONHO REALIZADO ”

Objetivo:

Propor a implantação de um PMO bem como um

Portfólio (conjunto de projetos e programas) que, se

realizado colocará LISARB entre os melhores países para

se viver.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LISARB

Convencido de que o acesso ao planejamento estratégico é o alicerce do

portfólio, o governo de LISARB disponibilizou para a HIGGS as informações

abaixo:

1- Aliança por um Lisarb mais justo

2- Política cidadã baseada em princípios e valores

3- Educação para a sociedade do conhecimento

4- Economia para uma sociedade sustentável

5- Proteção social

6- Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

7- Cultura e fortalecimento da diversidade

8- Política externa para o século 21

9- Combate a corruoção

IDENTIFICAÇÃO

É no processo de Identificação que os componentes do portfólio são

inventariados e documentados, produzindo como saída uma lista de projetos

A HIGGES identificou os seguintes projetos:

1- Lisa Paz 7 – Ar Limpo 12- Nova Escola

2- Fala Povo 8 – Minha Água 13- Museu do Futuro

3- Fala Mulher 9 – Juiz do Povo 14- Web Educa

4- Drogas Não 10 – Info Justiça 15- Dr. Online

5- Um só Povo 11- Dr. Online 16- Política Honesta

6 – Povo Seguro

CATEGORIZAÇÃO

O processo de Categorização tem como finalizada, agrupar os

projetos identificados em categorias que tenham finalidades

comuns. Os projetos extraídos do plano estratégico foram separados por áreas do

governo, onde serão desenvolvidos ao longo dos 4 anos de mandato com a

seguintes categorização e áreas envolvidas:

- Política Externa: Ministério das Relações Exteriores / Min. da Defesa

- Educação: Ministério da Educação / Min. da Cultura

- Justiça: Ministério da Justiça e Ministério da Educação

- Social: - Ministério da Saúde, Justiça e Educação

- Ambiental: Ministério do Meio Ambiente e Saúde e Educação.

- Segurança: Ministério da Justiça e Min da Defesa.

CATEGORIZAÇÃO

CATEGORIAS PROJETOS

Politica externa Lisa Paz

Social Fala Povo Drogas Não Fala Mulher Um só Povo

Educação Nova Escola Web Educa Museu do Futuro

Justiça Juiz do Povo Info Justiça Política Honesta

Saúde Dr. Online Vida Longa

Ambiental Ar Limpo Água Boa

Segurança Povo Seguro

Número Nome Categoria Orçamento Descrição da Categoria

1 Fala Povo 2.1 500.000,00 Social

2 Fala Mulher 2.2 500.000,00 Social

3 Drogas Não 2.3 400.000,00 Social

4 Um só Povo 2.4 250.000,00 Social

5 Nova Escola 5.1 583.000,00 Educação

6 Web Educa 5.3 340.000,00 Educação

7 Museu do Futuro 5.2 760.000,00 Educação

8 Juiz do Povo 4.1 300.000,00 Justiça

9 Info Justiça 4.3 778.000,00 Justiça

10 Política Honesta 4.2 240.000,00 Justiça

11 Dr. Online 6.1 580.000,00 Saúde

12 Vida Longa 6.2 250.000,00 Saúde

13 Ar Limpo 3.1 150.000,00 Ambiental

14 Água Boa 3.2 630.000,00 Ambiental

15 Lisa Paz 1.1 800.000,00 Política Externa

16 Povo Seguro 7.1 650.000,00 Segurança

AVALIAÇÃO

O processo de coleta de informações de cada componente do

portfólio dará subsídios ao processo de Seleção. Assim definimos os

seguintes índices:

- RSSI - Retorno Social Sobre o Investimento. RPSI = (número de pessoas que serão atingidas pelo projeto/custo do projeto)

- Duração – Tempo necessário para a conclusão do Projeto. Restrição do Portfólio: Todos os devem ser iniciados e concluídos durante a vigência

do mandato que é de 4 anos.

- Necessidade – Grau de carência sentida pela população.

- RP – Probabilidade x Impacto de desgaste da imagem Presidente.

Critério de priorização dos rojetos que não causem desgaste político a imagem do

Presidente.

AVALIAÇÃO

Para facilitar o processo de priorização, foram atribuídos os

seguintes para os índices escolhidos:

RSSI - 40%

Duração - 30%

RP - 30%

Pesos serão aplicados de acordo com sua relevância. As

notas terão valor entre 1 e 10.

AVALIAÇÃO

PESO DE CADA NOTA:

Foram considerados os seguintes valores:

- Risco Político, Índice de:

0 – maior risco; 5 – risco médio , 10 – menor risco.

- Duração, Tempo necessário para desenvolver o projeto

0 – maior tempo; 5 – tempo médio , 10 – menor tempo.

AVALIAÇÃO

PESO DE CADA NOTA:

- RSSI = Custo do Projeto/Habitante.

Nota 1 – Maior Custo/ Menor População

Nota 10 – Menor Custo / Maior População

- População = 100.000 habitantes.

- Projeto de maior custo = R$ 1000.000.00

- Projeto de maior custo = R$100.000.00

R$ - Moeda de Lisarb

AVALIAÇÃO

PESO DE CADA NOTA:

Com a média das notas x Necessidade de implantação do

projeto, usaremos uma tabela para avaliar quais projetos serão

executados, quais serão eliminados e quais ficarão sob atenção.

TABELA DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS

TABELA DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS

SELEÇÃO

Este é o processo que produz uma lista de componentes do portfólio,

representando os projetos que atingiram as metas dos critérios de avaliação

e alinha-los com a estratégia da organização.

SELEÇÃO

Considerando os critérios de Capacidade de Recursos Humanos, Capacidade

de Recursos Financeiros (Budget aprovado > Budget dos Projetos) e

Capacidade do Patrimônio – Infraestrutura Física e Equipamentos, a HIGGS e

o Presidente de Lisarb concluíram que é viável a execução de todos os

projetos listados acima.

PRIORIZAÇÃO

BALANCEAMENTO

BALANCEAMENTO

Após o processo de balanceamento, a Higgis percebeu que o portfólio está

desbalanceado.

- Existem extremos na distribuição de projetos, já que o objetivo estratégico

8 não foi contemplado com algum projeto e os objetivos estratégicos 7 e 5 e

4 têm 5, 3 e 3 projetos cada um respectivamente.

- Também notamos que entre as secretarias o mesmo fenômeno ocorre. A

Secretaria de Política Externa está sem projeto as Secretaria Social e Justiça

têm 4 e 3 projetos respectivamente.

Assim, há necessidade de re-balanceamento do portfólio.

O critério a ser utilizado orçamento e alinhamento com o planejamento

estratégico.

Alguns projetos de maior orçamento concentrados em determinadas

secretarias serão substituídos por novos projetos de menor valor e maior

prioridade e alocados nas secretarias com poucos projetos.

REBALANCEAMENTO

RE-BALANCEAMENTO

Foram realizadas várias iterações dentro do Grupo de Processos de

Alinhamento com o objetivo de melhorar a distribuição dos projetos e

programas dentro das Secretarias x Objetivos Estratégicos.

Para a correção do desbalanceamento percebido e dada a disponibilidade de

recursos financeiros, a HIGGS propôs e o Presidente de Lisarb aceitou a

criação de novos projetos.

Os novos projetos que integram o portfólio são:

- INTEGRAÇÃO REGIONAL - Finalidade ampliar a integração de Lisarb com

os países fronteiriços estimulado o comercio e o turismo de negócio.

- COMUNIDADE VERDE – Finalidade Criar políticas de proteção do meio

ambiente entre os países da região para fomentar o ecoturismo.

Este acréscimo de projetos elevou o Budget total em 7,8 milhões, não

ultrapassando o valor de 8,0 milhões já aprovados para o portfólio.

AUTORIZAÇÃO

Concluído o processo da fase de Balanceamento, o portfólio é submetido a

apreciação do Presidente de Lisarb que deve autoriza-lo, passando para o

próximo grupo de processos COMPONENTES, posteriormente a este grupo

de processos será executado o MONITORAMENTO E CONTROLE DO

PORTFOLIO.

AVALIAÇÃO DO NÍVEL DE MATURIDADE

O processo de avaliação do nível de maturidade em gerenciamento de portfólio

(programas e projetos) mostrou que Lisarb está no nível 2.

Neste nível, os aspetos predominantes são:

- Ausência de padronização da documentação do processos de GP básicos,

- Há apoio para a implementação do GP mas com baixo envolvimento.

- Métricas básicas para custo, tempo e performance técnica.

Diante deste quadro, a implantação de um PMO de nível 3 é indispensável e urgente

tendo como principais finalidades:

- Criação de padrões e melhorias dos processo de GP.

- Trabalhar a necessidade de envolvimento diretos dos principais stakeholders

(responsáveis pelas áreas contempladas com projetos) na qualidade de

patrocinadores para acompanhamento e controle financeiro dos projetos.

- Estabelecimento de métricas mais precisas para avaliação dos projetos, evitando

que que estes, não produzindo os resultados esperados e sejam abandonados.

BENEFÍCOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM PMO

Entre os benefícios esperados com a implantação do PMO, estão:

- Manter o alinhamento entre as metas estabelecidas no de planejamento estratégico e

os objetivos dos projetos.

- Criar uma cultura de gerenciamento de portfólio no nível da alta gestão de Lisarb e

disseminação das melhores práticas em gerenciamento de projetos.

- Orientar para a correta alocação de recursos humanos e budget.

- Auxiliar na correta distribuição de informação entres as diferentes áreas e

consolidação de um banco de informações sobre lições aprendidas.

- Aplicar o ciclo PDCA durante a fase de implantação do portfólio

NÍVEL HIERARQUICO ADOTADO

A implantação será realizada primeiramente no nível 3, conforme diagrama

abaixo.

FOCO ADOTADO

RESOURCE MANAGER, pois é necessário implantar a cultura de gerenciamento de

projeto básica, e desenvolver os projetos para criar experiência e posteriormente

implantar o GP em outros focos e níveis.

- Assim, o PMO terá o seguinte foco:

- Estabelecer os parâmetros de medição da evolução do portfólio e um adequado fluxo

de informações que assegure visibilidade sobre o andamento dos projetos.

- Trabalhar para o portfólio seja conduzindo dentro da estratégia “top down”, tendo os

responsáveis das secretarias contempladas como patrocinadores de seus projetos.

- Notificar o presidente de Lisarb sobre qualquer entrave que coloque em risco o

atendimento das metas estabelecidas assim como elabora um plano de contingência

para mitigar os riscos percebidos.

FUNÇÕES ADOTADAS

INTEGRAÇÃO COM O NEGÓCIO, para facilitar a tomada de decisão, todos

envolvidos tenham visão comum dos projetos, influenciar a probabilidade de

atingir objetivos do governo.

As principais funções a serem desenvolvidas pelo PMO são:

- Estabelecer padrões para gerenciamentos dos projetos e programas.

- Dar suporte sobre como seguir estes padrões.

- Reforçar os padrões definidos.

- Promover melhorias contínuas aos mesmos.

MODELO ADOTADO

Para desempenhar as funções elencadas acima, a HIGGS adotará um modelo

“Torre de Controle”.

Assim, o PMO:

- Fará o acompanhamento simples e reporte para a alta administração de

Lisarb sobre o andamento dos projetos.

- Definirá os parâmetros, frequência, formato e ferramentas para reporte.

- Responderá os questionamentos sobre progresso dos programas e projetos,

pagamentos efetuados até o momento, risco e principais problemas

detectados.

PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

Para suportar os projetos aprovados a HIGGS estabelecerá um PMO de nível 3

com o seguinte distribuição de tarefas hierarquia e atribuições:

PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

Os profissionais envolvidos terão as seguintes atribuições:

- Gerente de Portfólio: Interface com a alta administração de Lisarb,

reporta status da evolução do portfólio, gerencia conflitos entre

diferentes secretarias, avalia os riscos do portfólio e transmite para a

equipe do PMO as diretrizes chaves do negócio.

- Gerentes de Projetos: Provêm suporte para o gerenciamentos dos projetos

sob sua responsabilidade, reportam para Ger. de Portfólio a evolução dos

projetos ou programas.

- Especialistas: Provêm suporte aos Gerentes de Projeto da HIGGS e Lisarb

na condução dos projetos, estabelecimento de métricas e coleta de dados

dos sobre a evolução dos projetos.

- Assistentes: Provêm suportes aos gerenciamento dos projetos na

elaboração de documentação e relatórios sobre os projetos.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

1 – Diagnóstico dos Problemas .

2- Identificação dos Stakeholders

3- Plano e Orçamento

4- Obter Recursos humanos e Financeiros

5- Piloto

6- Roll Out

MÉTRICAS DE SUCESSO ADOTADA

1 – PRAZO DOS PROJETOS (PLANEJADO X REALIZADO)

2- CUSTOS ORÇADOS X REALIZADOS

3- PROBLEMAS EXECUTIVOS.

4 – AVALIAÇÃO DOS RISCOS ESPERADOS X MATERIALIZADOS

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

1 – PATROCÍNIO EXECUTIVO

2- ESTABELECER OBJETIVOS

3- DISSEMINAR RESULTADOS

4- PROPOR FOCO

OS DIRETORES DA HIGGS PROJECTS

AGRADECEM A OPORTUNIDADE