TEORI DASAR AUDIT MUTU INTERNALbpma.bsi.ac.id/wp-content/uploads/2020/02/MATERI-1-TEORI...TEORI...
Transcript of TEORI DASAR AUDIT MUTU INTERNALbpma.bsi.ac.id/wp-content/uploads/2020/02/MATERI-1-TEORI...TEORI...
TEORI DASAR AUDIT MUTU INTERNAL
Dr. Ir. Hisar Sirait, M.AKETUA TIM PAKAR MUTU LLDIKTI 3
PELATIHAN CALON AUDITOR AMI BERBASIS SPMI
UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
JAKARTA, 7-8 FEBRUARI 2020
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
2
PILIHAN
DASAR HUKUM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL
• PASAL 5 AYAT (1) DAN (2) PERMENRISTEKDIKTI NO 62 TAHUN2016 TENTANG SISTEM PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI
1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:a) penetapan Standar Pendidikan Tinggi,b) pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggic) evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggid) pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggie) peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.
2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)huruf c dilakukan melalui audit mutu internal.
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
Penilaian Penjaminan Mutu dalam IAPT 3.0
Elemen INDIKATOR
SKOR
4 3
C.2.4. D. SistemPenjaminanMutu
A. Ketersediaan dokumenformal SPMI yangdibuktikan dengankeberadaan 5 aspeksebagai berikut:1) organ/fungsi SPMI,2) dokumen SPMI,3) auditor internal,4) hasil audit,5) bukti tindak lanjut.
Perguruan tinggi telahmenjalankan SPMIyang dibuktikandengan keberadaan 5aspek, memilikistandar yangmelampaui dari
SNDIKTI, danmenerapkan SPMIberbasis resiko(Risk Based Audit)atau inovasilainnya.
Perguruan tinggitelah menjalankanSPMI yangdibuktikan dengankeberadaan 5 aspekdan memilikistandar yangmelampaui dariSNDIKTI.
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
APA KATA IAPT 3.0 – LED tentang Evaluasi Pencapaian Kinerja
Berisi deskripsi dan analisiskeberhasilan dan atauketidakberhasilan pencapaian standaryang telah ditetapkan. Capaian kinerjaharus diukur dengan metoda yangtepat, dan hasilnya dianalisis sertadievaluasi. Analisis terhadap capaiankinerja harus mencakup identifikasiakar masalah, faktor pendukungkeberhasilan dan faktor penghambatketercapaian standar, dan deskripsisingkat tindak lanjut yang akandilakukan institusi.
1. LATAR BELAKANG
2. KEBIJAKAN
3. STANDAR PERGURUAN TINGGI STRATEGI PENCAPAIAN STANDAR
4. INDIKATOR KINERJA UTAMA
5. INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN
6. EVALUASI PENCAPAIAN KINERJA
7. PENJAMINAN MUTU
8. Kepuasan Pengguna
9. Simpulan Hasil Evaluasidan Tindak Lanjut
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
APA KATA IAPS 4.0 – LED tentang Evaluasi Pencapaian Kinerja
Berisi deskripsi dan analisiskeberhasilan dan/atauketidakberhasilan pencapaian standaryang telah ditetapkan. Capaian kinerjaharus diukur dengan metoda yangtepat, dan hasilnya dianalisis sertadievaluasi. Analisis terhadap capaiankinerja harus mencakup identifikasiakar masalah, faktor pendukungkeberhasilan dan faktor penghambatketercapaian standar, dan deskripsisingkat tindak lanjut yang akandilakukan UPPS.
1. LATAR BELAKANG
2. KEBIJAKAN
3. STANDAR PERGURUAN TINGGI STRATEGI PENCAPAIAN STANDAR
4. INDIKATOR KINERJA UTAMA
5. INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN
6. EVALUASI PENCAPAIAN KINERJA
7. PENJAMINAN MUTU
8. Kepuasan Pengguna
9. Simpulan Hasil Evaluasidan Tindak Lanjut
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL
Audit Mutu Internal
adalah proses pengujian yang sistematik, mandiri,dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaankegiatan di PT sesuai prosedur dan hasilnya telahsesuai dengan standar untuk mencapai tujuaninstitusi
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
AUDIT MUTU INTERNAL BERBASIS SPMI
Adalah AMI merupakan suatu pemeriksaan yangsistematis untuk menentukan apakah kegiatanmenjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakansecara efektif sesuai dengan standar pendidikantinggi (Standar Dikti) yang telah ditetapkan untukmencapai tujuan perguruan tinggi
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
FILOSOFI DASAR PELAKSANAAN AMI• AMI dilaksanakan bukan mencari KESALAHAN
• AMI dilaksanakan bukanlah INTEROGASI,PENYIDIKAN ataupun PENYELIDIKAN.
• AMI dilaksanakan untuk MEMBANTU UKI dansegenap pihak yang terlibat untuk mencapaitujuannya dengan cara mengevaluasi kecocokanpelaksanaan dengan ketentuan/dokumen SPMI.
• AMI dilaksanakan untuk menemukan ruangperbaikan dalam rangka mendorong peningkatanproses untuk mencapai TUJUAN.
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
• Catatan:
• AUDIT MUTU bukanlah asesmen/penilaian melainkanpencocokan KESESUAIAN antara pelaksanaan denganperencanaan suatu kegiatan/program.
• JADI AMI DIJALANKAN BUKAN UNTUK MENCARIKESALAHAN TETAPI MENDORONG TAAT AZAS DANTERTIB PROSEDUR (kepatuhan terhadap STANDARSPMI yang telah ditetapkan).
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
Tujuan Audit Mutu Internal
1. Memastikan implementasi sistem manajemen sesuai dengansasaran/tujuan
2. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu
3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu
4. Memastikan sistem manajemen memenuhi standar/ regulasi
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
Manfaat Audit Mutu Internal
Membantu PT mencapai tujuannya dengan caramengevaluasi dan mendorong adanya peningkatanmelalui proses:
1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yangditetapkan PT dan nilai-nilai yang telah ditetapkan.
2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar
3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
JENIS AUDIT
Audit internalAudit yang dilakukan untuk menentukan tingkatkesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap standar mutuorganisasi sendiri (standar Internal.
Audit eksternal
Audit yang dilakukan untuk menentukan tingkatkesesuaian terhadap standar eksternal
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
Tahapan Pelaksanaan Audit
Audit DOKUMEN
dilakukan oleh auditor untuk memeriksa dokumenyang dimiliki teraudit.
Audit LAPANGAN
dilakukan untuk memverifikasi potensi temuan yang telah dipersiapkan pada daftar tilik (checklist
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
Lingkup audit
meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruhterhadap mutu layanan, di antaranya:
Dokumen sistem mutu
Organisasi
Komitmen (tanggung jawab) manajemen
Sumber daya
Proses dan pengendaliannya
Evaluasi dan perbaikan
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
TERMINOLOGI AUDIT
Klien(Client):
organisasi/perorangan yang mempunyai hak untuk mengatur atau hakkontrak untuk meminta audit
Teraudit(Auditee):
Organisasi/ unit kerja/ orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagaiklien.
Auditor:
orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit
Area audit
Area AMI adalah bagian/unit/seksi/laboratorium/perpustakaan yangmenjadi obyek audit
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
TERMINOLOGI AUDIT
Check list (Daftar Tilik):
daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumenuntuk diverifikasi lebih lanjut dalam auditlapangan/visitasi/kepatuhan.
Temuan Audit (Audit Findings):
hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yangberlawanan dengan kriteria audit.
Kesimpulan audit
rangkuman atau hasil gabungan dari proses audit yang dibuatoleh tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit dansemua temuan audit.
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
TERMINOLOGI AUDIT
Tindakan Koreksi
Tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaianyang dikenali/situasi lain yang tidak dikehendaki.
Tindakan Pencegahan
Tindakan untuk menghilangkan kemungkinan penyebabketidaksesuaian/ kemungkinan situasi yang tidak dikehendaki.
Verifikasi
Tindakan memastikan, melalui ketetapan tentang buktiobyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah terpenuhi.
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
Klasifikasi Temuan Audit
Untuk temuan yang belum mencapai dan menyimpang dari standar makatemuan tersebut dikategorikan Observasi (OB) atau Ketidaksesuaian (KTS).
Observasi (OB):
Temuan yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian atau temuan yang dapat segeradiperbaiki
Ketidaksesuaian: Temuan yang belum mencapai, menyimpang dan tidak sesuaidengan standar atau persyaratan yang ditentukan PT
• Ketidaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampakterbatas terhadap sistem mutu.
• Ketidaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luasterhadap sistem mutu.
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
TEMUAN AUDIT – PERMINTAAN TINDAKAN
MencapaiStandar
Standar ditingkatkan
Melampaui
Belummencapai
Menyimpang
Standar ditingkatkan
Perlu tindakan koreksi
Perlu tindakan koreksi
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI
Permintaan perbaikan kepada auditee atas dasar laporanaudit agar auditee menghilangkan KTS atau penyebab KTS
TINDAKAN KOREKSI
Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebabketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidakdiinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-haldi atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secaraberkelanjutan.
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
Cara mendapatkan Tindakan Koreksi
Identifikasi akar masalah dari KTS.
Analisis semua penyebab terjadinya KTS.
Pilih metode yang sesuai untuk perbaikan danmencegah pengulangan KTS.
Terapkan langkah pengendalian.
Dokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.
LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA
TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA