Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 3)

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1

Chương 3

Khởi Tạo Quản Lý

Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội

dung sau:

Cách khởi tạo danh sách phòng ban (bộ phận) trong công ty.

Thiết lập cơ cấu tổ chức công ty (tổng cty, chi nhánh,…) trên eTimeGold.

Quản lý sự biến đổi cơ cấu tổ chức trong công ty theo thời gian.

Cách khởi tạo danh sách chức vụ trong công ty.

Quản lý sự thay đổi danh sách chức vụ trong công ty theo thời gian.

Cách khởi tạo danh sách chức danh trong công ty.

Phân cấp chức danh theo cấp bậc quản lý.

Quản lý sự thay đổi danh sách chức danh theo thời gian.

Hiệu lực chức danh theo phân cấp phòng ban.

Tạo mã văn bản phát sinh tự động theo quy định quản lý của công ty.

Định dạng phần tử chạy và phần tử cố định của mã văn bản.

Lập kế hoạch phát mã văn bản cho thời gian sắp tới.

Tìm kiếm quy định phát mã văn bản đã được áp dụng ở thời điểm quá khứ nhằm hỡ trợ truy vết, tham

khảo.

Định nghĩa các yếu tố đặc trưng cho từng nhân viên thuộc từng chi nhánh.

Khai báo giá trị thuộc tính để làm căn cứ quản lý và áp dụng chính sách, phúc lợi cho nhân viên.

Để bắt đầu với việc quản lý trên eTimeGold thì người sử dụng cần phải khởi tạo ra một hệ thống cơ cấu tổ chức

để có thể quản lý hệ thống đó từ trên xuống dưới theo các phòng ban thực tế.



A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN

I. Khởi tạo phòng ban (bộ phận) trong công ty

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành

Nội dung thực hành: Tạo mới phòng ban có tên [Phòng Kinh Doanh] với mã phòng ban [PKD].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban].

2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo.

3. Nhập các thông tin liên quan trong phần khởi tạo.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên phòng ban] nhập “Phòng Kinh Doanh”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã phòng ban] nhập “PKD”.

Bắt buộc nhập liệu.

Không cho phép nhập trùng.

Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt .

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).


Không nên nhập trùng.

Được sử dụng Unicode .

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode).

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



c. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi

tạo khác.

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.



II. Chỉnh sửa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Mã phòng ban] từ [PKD] thành mã [KinhDoanh].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Kinh Doanh].

3. Chọn [Cập nhật] để hiện ra form chỉnh sửa. 4. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã phòng ban] sửa “PKD” thành “KinhDoanh”.

5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành chỉnh sửa.

Xem tài liệu chương I để biết cách xem và chọn theo cấu trúc [Cây thư mục].

Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách Đăng nhập hệ thống và Phân bổ chức năng.



III. Xóa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa phòng ban [Phòng Kinh Doanh] với mã phòng ban [KinhDoanh].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Kinh Doanh].

3. Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa phòng ban.

GHI CHÚ:

Khi xóa phòng ban, nhân viên thuộc phòng ban bị xóa sẽ thuộc về phòng ban liền kề trước theo thứ tự

thời gian.

Ví dụ:

NV A thuộc [Phòng kế toán] từ ngày 1/1/2011.

Đến ngày 1/2/2012 chuyển sang [Phòng kinh doanh].

Ngày 4/4/2012 thực hiện xóa phòng ban [Phòng kinh doanh]

Sau khi xóa [Phòng kinh doanh] thì NV A sẽ thuộc về [Phòng kế toán].


Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách Đăng nhập hệ thống và Phân bổ chức năng.



IV. Đăng ký chuyển phòng ban (bộ phận) và hiệu lực

Có 03 cách thực hiện thay đổi thông tin phòng ban cho nhân viên


Nội dung thực hành: Thay đổi phòng ban cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Phòng Kế Toán] thành [Phòng

Nhân Sự].

Cách 1: Thay đổi phòng ban trong hồ sơ nhân viên

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ sơ nhân viên].

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 5000.

3. Tại cột [Mã phòng ban] trong phần tab [Thông Tin Công Ty] click chọn nút lookup để hiện ra form

chọn phòng ban.

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự].

5. Chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn phòng ban cần chuyển đổi.

6. Click nút [Cập Nhật], chọn [OK] để hoàn tất chuyển đổi phòng ban trong hồ sơ nhân viên.


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu.

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

1. Click nút [Danh Sách].

2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm.

3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 5000.

4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




Cách 2: Thay đổi phòng ban tại chức năng khởi tạo phòng ban


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự].

3. Click [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên phân bổ

vào [Phòng nhân sự].


GHI CHÚ:





4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] là 5000.

5. Chọn nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:

Sau khi thay đổi thông tin phòng ban ở chức năng này thì thông tin phòng ban trong hồ sơ nhân viên

cũng thay đổi theo.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu.



Cách 3: Nhập phiếu đăng ký chuyển phòng ban.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Phòng Ban].

2. Click chọn [Tạo Mới].

3. Tại cột [Mã phòng ban mới] chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn phòng ban…].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự] , chọn [Thực hiện].

5. Đặt trỏ tại cột [Mã chứng từ] nhập “CPNS_001”.

6. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang phòng nhân sự ”.

7. Click chọn tab [Nhân Viên], click chọn nút lookup tại cột [Mã AC], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra

cho phép người dùng chọn nhân viên vào phiếu chuyển.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Chuyển Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




8. Chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] là 5000.

9. Click chọn [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển phòng ban.

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển phòng ban] cho nhân viên thì thông tin phòng ban (bộ phận) của nhân viên

sẽ được tự động cập nhật theo phòng ban (bộ phận) đã được nhập liệu tại phiếu chuyển.

Những nhân viên thay đổi thông tin phòng ban (bộ phận) theo cách 3 này thì Ngƣời dùng sẽ không

được phép thay đổi thông tin phòng ban (bộ phận) theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2

(chức năng Khởi tạo phòng ban) nêu trên. Cách chỉnh sửa thông tin phòng ban (bộ phận) là tạo thêm

một phiếu chuyển mới.

GHI CHÚ:




V. Khởi tạo chức vụ trong công ty


Nội dung thực hành: Khởi tạo mới tên chức vụ là [Trƣởng Phòng] có mã chức vụ là [TP].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ].



a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã Chức Vụ] nhập “TP”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên Chức vụ] nhập “Trưởng Phòng”.



Được sử dụng Unicode.

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode).





GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




c. Cột [Kiểm thẻ ra], [Kiểm thẻ vào]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

d. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.


tạo khác.


Xem tài liệu chương 6 để hiểu mối liên hệ giữa thông tin cột [Kiểm thẻ ra], [Kiểm thẻ

vào] và Chấm công.



VI. Chỉnh sửa chức vụ đã khởi tạo


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa mã chức vụ [TP] thành mã [TruongPhong].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Trƣởng Phòng]. 3. Chọn [Cập nhật] để hiện ra form chỉnh sửa.

4. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chức vụ] sửa “TP” thành “TruongPhong”.

5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành chỉnh sửa.

GHI CHÚ:





VII. Xóa chức vụ đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa chức vụ [Trƣởng Phòng] với mã chức vụ [TruongPhong].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Trƣởng Phòng]. 3. Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa chức vụ.

GHI CHÚ:





VIII. Đăng ký chuyển chức vụ và hiệu lực

Có 03 cách thực hiện thay đổi thông tin chức vụ cho nhân viên


Nội dung thực hành: Thay đổi chức vụ cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Kế Toán] thành [Nhân Viên].

Cách 1: Thay đổi chức vụ trong hồ sơ nhân viên



3. Click chọn tab [Thông Tin Công Ty], tại cột [Mã chức vụ], click chọn nút lookup , màn hình hiển thị

form [Chọn chức vụ].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên].

5. Chọn nút [Thực Hiện].

6. Click nút [Cập Nhật], chọn [Ok] để hoàn thành chuyển đổi chức vụ trong hồ sơ nhân viên.

GHI CHÚ:


Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

a. Click nút [Danh Sách].

b. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm.

c. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có [Mã AC] là 5000.

d. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới.

GHI CHÚ:





Cách 2: Thay đổi chức vụ trong chức năng khởi tạo chức vụ


2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên].

3. Click [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ], người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




4. Chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] là 5000.

5. Chọn nút [Thực hiện] để phân bổ chức vụ mới cho nhân viên này.

GHI CHÚ:

Sau khi thay đổi thông tin chức vụ thì thông tin chức vụ trong hồ sơ nhân viên cũng thay đổi theo.

GHI CHÚ:




Cách 3: Phiếu đăng ký chuyển chức vụ.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Chức vụ].


3. Tại cột [Mã chức vụ mới] chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Chức Vụ…].

4. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên].

5. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CCV_001”.





GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Chuyển Chức Vụ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




6. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang chức vụ nhân viên ”.

7. Click chọn tab [Nhân Viên], tại cột [Mã AC] click chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn

Nhân Viên].


9. Click chọn [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển chức vụ.

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển Chức Vụ] cho nhân viên thì thông tin chức vụ của nhân viên sẽ được tự

động cập nhật theo chức vụ đã được nhập liệu tại phiếu chuyển.

Những nhân viên thay đổi thông tin chức vụ theo cách 3 này thì Ngƣời dùng sẽ không được phép thay đổi thông tin chức vụ theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2 (chức năng Khởi tạo

chức vụ) nêu trên. Cách chỉnh sửa thông tin chức vụ là tạo thêm một phiếu chuyển mới.

GHI CHÚ:




IX. Khởi tạo chức danh trong công ty


Nội dung thực hành: Khởi tạo chức danh tên [Nhân Viên] có mã chức danh [NV].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức Danh].



a. Tại ô [Tên chức danh] nhập “Nhân Viên”.

b. Tại ô [Nhân Viên] nhập “NV”.







Được sử dụng Unicode.


GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu

cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



c. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.


tạo khác.




X. Chỉnh sửa chức danh đã khởi tạo


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa mã chức danh [NV] thành mã [NhanVien].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [Nhân Viên].

3. Chọn [Cập nhật] để hiện ra form chỉnh sửa.

4. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chức danh] sửa “NV” thành “NhanVien”. 5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành chỉnh sửa.


GHI CHÚ:





XI. Xóa chức danh đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa chức danh [Nhân Viên] với mã chức danh [NhanVien].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [Nhân Viên].

3. Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa chức danh.


GHI CHÚ:





XII. Đăng ký chuyển chức danh và hiệu lực

Có 03 cách thay đổi chức danh của nhân viên


Nội dung thực hành: Thay đổi chức danh cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Nhân Viên] thành [NV Văn

Phòng].

Cách 1: Thay đổi chức danh trong hồ sơ nhân viên



3. Tại cột [Mã chức danh ] trong phần tab [Thông Tin Công Ty] click chọn nút lookup để hiện ra form

[Chọn chức danh…].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [NV Văn Phòng].

5. Chọn nút [Thực Hiện].

6. Click nút [Cập Nhật], chọn [OK] để hoàn thành chuyển đổi chức danh trong hồ sơ nhân viên.

GHI CHÚ:


Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau:

a. Click nút [Danh Sách]. b. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm. c. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 5000. d. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới.

GHI CHÚ:





Cách 2: Thay đổi chức danh trong khởi tạo chức danh

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức danh ].

2. Chọn tên chức danh [NV Văn Phòng].

3. Click nút [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên.


GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh], người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu




5. Chọn nút [Thực hiện] để phân bổ chức danh mới cho nhân viên này.

Cách 3: Phiếu đăng ký chuyển chức danh .

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Chức danh ].


3. Tại ô [Mã chức danh mới], click chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Chức Danh…].

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Chuyển Chức Danh] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Sau khi thay đổi chức danh ở cách này thì thông tin chức danh trong chức năng hồ sơ nhân viên cũng

thay đổi theo.



4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [NV Văn Phòng], chọn nút [Thực Hiện].

5. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CCD_001”.

6. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang chức danh nhân viên văn phòng ”.

7. Click chọn tab [Nhân Viên] click chọn nút lookup tại ô [Mã AC], màn hình hiển thị form [Chọn

Nhân Viên…].

8. Chọn nhân viên 5000, click nút [Thực Hiện].

9. Click chọn nút [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển chức danh .

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển chức danh] cho nhân viên thì thông tin chức danh của nhân viên sẽ được tự

động cập nhật theo chức danh đã được nhập liệu tại phiếu chuyển.

Những nhân viên thay đổi thông tin chức danh theo cách 3 này thì Ngƣời dùng sẽ không được phép

thay đổi thông tin chức danh theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2 (chức năng Khởi tạo

chức danh) nêu trên. Cách chỉnh sửa thông tin chức danh là tạo thêm một phiếu chuyển mới.

GHI CHÚ:








B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO

I. Thiết Lập Cơ Cấu Tổ Chức Khái niệm Cây thƣ mục sẽ hỗ trợ người dùng thiết lập cơ cấu tổ chức phục vụ cho mục tiêu quản lý theo phân

cấp trách nhiệm hoặc chi nhánh.


Nội dung thực hành: Thiết lập cơ cấu tổ chức phòng ban theo 2 chi nhánh [Chi Nhánh TpHCM], [Chi Nhánh

Hà Nội].

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm cấu trúc [Cây thƣ mục].

.




2. Click chọn [Tạo Mới], form mới hiện ra cho phép dùng tạo mới phòng ban.

3. Đặt trỏ tại cột [Tên phòng ban] nhập “Chi Nhánh TpHCM”. 4. Đặt trỏ tại cột [Mã phòng ban] nhập “CNTPHCM”. 5. Click chọn [Lƣu & Tạo Mới] và tiếp tục khai báo.

6. Đặt trỏ tại cột [Tên phòng ban] nhập “Chi Nhánh Hà Nội”. 7. Đặt trỏ tại cột [Mã phòng ban] nhập “CNHN”. 8. Chọn [Lƣu Trữ].

GHI CHÚ:





9. Bắt đầu kéo thả các phòng ban để phân chia cho 2 chi nhánh. a. Click chọn tên phòng ban [Phòng Nhân Sự] và song song Drag (rê chuột) thả lên tên phòng ban

[Chi Nhánh TpHCM].

b. Kết quả.

10. Tương tự kéo thả để sắp xếp cho 2 chi nhánh theo hình bên dưới.



II. Quản lý mã văn bản tự động Mã văn bản hay còn gọi là mã tự động. Đây là phần ký hiệu thường xuyên được sử dụng trong các loại văn bản,

giấy tờ, hợp đồng bảo hiểm...

Mã tự động được thiết lập bao gồm các thành phần cố định và các thành phần biến động. eTimeGold cung cấp

giao diện để Ngƣời dùng thiết lập mã văn bản tùy theo nhu cầu quản lý.


Nội dung thực hành: Thiết lập mã tự động để khởi tạo phiếu Chuyển phòng ban có phát sinh mã quyết định tự

động có hiệu lực từ ngày 1 tháng 2 năm 2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa Mã].

2. Click chọn [Tạo Mới], form mới hiện ra cho phép dùng khởi tạo một mã chức từ mới.

3. Thực hiện điền các thông tin trong form.

a. Tại cột [Ngày hiệu lực], click chọn ngày “1/2/2012”.

b. Tại cột [Phần Cố Định 1] nhập “DN\CPB\”

c. Tại cột [Phần Chạy 1] chọn biểu tượng và chọn [Kiểu Số].

d. Tại cột [Định dạng 1] nhập “000”.

e. Tại cột [Mục Đích] nhập “Mã Chuyển Phòng Ban”.

f. Các cột còn lại trên form giao diện có thể bỏ qua, không nhập liệu.

Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn ngày tháng theo lịch của hệ thống.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Định Nghĩa Mã] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




4. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất khai báo mã.

Biến động mã

Trong quá trình vận hành hệ thống sẽ sự biến động mã văn bản. eTimeGold hỗ trợ giao diện để người dùng khai

báo thông tin biến động mã văn bản. Ở đây người dùng sẽ nhìn thấy toàn bộ quá trình vận hành và thay đổi mã

văn bản.

Nội dung thực hành: Khai báo thông tin biến động mã chuyển phòng ban có ngày hiệu lực từ 01 tháng 03 năm

2012 với định dạng mã: DNSC/PB/MMyy/xxx với DNSC/PB là phần cố định, MMyy là phần chạy 1 định dạng

thời gian theo dạng MMyy, xxx là phần chạy 2 định dạng kiểu số (3 chữ số) phát sinh tăng dần.



1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa Mã ].

2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mục Đích Sử Dụng] là “Mã Chuyển Phòng Ban”.

3. Tại vùng [BIẾN ĐỘNG MÃ], Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột, cho người dùng

khai báo.

a. Tại cột [Ngày hiệu lực], click chọn ngày “1/3/2012”.

b. Tại cột [Phần Cố Định 1] nhập “DNSC/PB/”.

c. Tại cột [Phần Chạy 1] chọn biểu tượng và chọn [Kiểu Ngày].

d. Tại cột [Định dạng 1] nhập “MMyy”.

e. Tại cột [Phần Cố Định 2] nhập “/”.

f. Tại cột [Phần Chạy 2] chọn biểu tượng và chọn [Kiểu Số].

g. Tại cột [Định dạng 2] nhập “000”.

h. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Biến Động Mã Chuyển Phòng Ban từ ngày 01 tháng 03 năm 2012”.

i. Các cột còn lại trên form giao diện có thể bỏ qua, không nhập liệu.

Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn ngày tháng theo lịch của hệ thống.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Định Nghĩa Mã] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




j. Click nút [Lƣu Trữ].

4. Kết quả sau khi lưu trữ thông tin.



III. Khởi tạo quy định phiếu Chuyển phòng ban, Chuyển

chức vụ, Chuyển chức danh. Sau phần khởi tạo này người sử dụng sẽ biết được cách áp dụng mã tự động cho các phiếu luân chuyển, tùy

chỉnh template báo cáo.

Giao diện làm việc của các chức năng là tương tự nhau vì vậy các bước hướng dẫn sau đây sẽ áp dụng được

chung cho các chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban], [Khởi Tạo Chuyển Chức Vụ], [Khởi Tạo Chuyển

Chức Danh].

Khởi tạo các thuộc tính ban đầu


Nội dung thực hành: Thiết lập mã tự động và template mẫu trong chức năng Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban].

2. Tại phần [Mã Tự Động] click chọn biểu tượng để chọn mã tự động đã khởi tạo bên phần chức năng

[Định nghĩa mã].

3. Chọn mã tự động tương ứng đã khởi tạo trước đó, click chọn [Mã chuyển đổi phòng ban], chọn [Thực

hiện].

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để

hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



4. Tại phần [Chọn Template] click chọn biểu tượng để chọn các template mẫu.

5. Click chọn template cTemp_ChuyenPhongBan2.repx, chọn [Thực hiện] để hoàn thành bước chọn

template.

6. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn thành.

Template báo cáo


Nội dung thực hành: Xem template báo cáo đã chọn, thực hành lưu template đã chọn về máy tính và upload

một template khác .

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban].

2. Click chọn nút [Xem Template] để xem mẫu template cTemp_ChuyenPhongBan2.repx đang chọn.

3. Click chọn nút [Download Template] để lưu mẫu cTemp_ChuyenPhongBan2.repx đang chọn về máy

tính của người sử dụng, chọn nơi lưu trữ và click chọn nút Save để thực hiện thao tác lưu.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để

hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

CHÚ Ý:

Các phần khởi tạo [Khởi tạo chuyển chức vụ], [Khởi tạo chuyển chức danh] cũng sẽ có các bước

khởi tạo tương tự với [Khởi tạo chuyển phòng ban].

Để có thể sử dụng mã phát sinh tự động trong báo cáo người sử dụng phải chọn loại mã tự động trong

phần khởi tạo, nếu không thì trong quá trình khai báo chứng từ, người dùng phải nhập mã thủ công.



4. Upload file template lên hệ thống.

a. Chọn nút [Browse] cửa sổ chọn file hiện ra.

b. Chọn đường dẫn tới file template cần upload lên.

c. Click chọn file Temp_ChuyenPhongBan1.repx, chọn [Open] để chọn file.

5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc upload template.

CHÚ Ý:

Các phần xem và xử lý template ở [Khởi tạo chuyển chức vụ], [Khởi tạo chuyển chức danh] tương

tự với [Khởi tạo chuyển phòng ban].

Việc download và upload template là chức năng giúp người sử dụng có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo

riêng cho cty của mình.



IV.Khởi tạo thuộc tính mở rộng eTimeGold dùng khái niệm thuộc tính mở rộng để hỗ trơ người dùng khai báo các thuộc tính, đặc điểm quản lý

đặc trưng của mỗi doanh nghiệp.

Đặc điểm kiểu dữ liệu của thuộc tính mở rộng

Với 7 kiểu dữ liệu thường dùng, phù hợp cho người dùng khai báo các thuộc tính quản lý đặc trưng cho mỗi

doanh nghiệp.

Kiểu dữ liệu Ghi chú

Lựa chọn Định nghĩa nhiều giá trị thuộc tính, khi khai báo, người dùng sẽ click

chọn để cập nhật thông tin.

Số Kiểu số nguyên hoặc số thập phân.

Ký tự Nhập ký tự (text) khi khai báo và cập nhật thông tin.

Ngày + giờ Ghi nhận thời gian theo định dạng yyyy/MM/dd HH:mm.

Boolean Nhận giá trị dạng True/False.

Ngày Ghi nhận thời gian theo định dạng yyyy/MM/dd.

Giờ Ghi nhận thời gian theo định dạng HH:mm.


Nội dung thực hành: Khởi tạo thuộc tính mở rộng Tiền Phụ Cấp Khi Chuyển Công Việc cho thông tin hồ sơ

nhân viên, với kiểu lựa chọn là Kiểu Số và số tiền có thể nhập là từ 1 đến 1.000.000

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thuộc Tính Nhân Viên Mở Rộng].

2. Click nút [Tạo Mới].

3. Khởi tạo thông tin

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “MRNV01”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Tiền Phụ Cấp Khi Chuyển Công Việc”.

c. Tại cột [Kiểu dữ liệu], Click biểu tượng , chọn [Kiểu số].

d. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị (min)], nhập 1.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Thuộc Tính Nhân Viên Mở Rộng] người dùng tham khảo tài liệu chương 2

để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



e. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị (max)], nhập 1000000.

4. Kết quả sau khi thực hiện lưu trữ.

5. Khai báo thông tin trong hồ sơ nhân viên

a. Đăng nhập hệ thống và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]

b. Chọn hồ sơ nhân viên có Mã Ac=1, chọn tab [Thuộc tính mở rộng].

c. Đặt trỏ chuột tại cột [MRNV01] nhập “500000”.

d. Click nút [Cập nhật], click nút [OK].



V. Ngày Xem Hồ Sơ Tại mỗi thời điểm người dùng thực hiện các thao tác khởi tạo mới, hay xóa một khởi tạo thì hệ thống eTimeGold

đều lưu vết lịch sử các thời điểm đó.

Để quản lý được sự thay đổi này thì hệ thống eTimeGold cho phép người sử dụng xem lại lịch sử này bằng cách

click chọn mốc thời gian theo ngày tháng hệ thống.


Nội dung thực hành: Xem lại lịch sử của chức năng khởi tạo phòng ban.

1. Đăng nhập vào hệ thống quản lý của eTimeGold, chọn chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban].

2. Tại phần [Ngày Xem Hồ Sơ] click chọn biểu tượng để mở ra chức năng cho phép người dùng chọn

ngày.

3. Lần thứ nhất chọn ngày 2/1/2012 hoặc nhập vào “1/2/2012”.

4. Lần thứ hai chọn ngày 13/1/2012 hoặc nhập vào “1/13/2012”.

Hình minh họa: : Cây thư mục phòng ban xem đến ngày 13/01/2012

Hình minh họa: : Cây thư mục phòng ban xem đến ngày 02/01/2012



VI. Quy trình chứng từ chuyển phòng ban, chức vụ, chức

danh.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện quy trình chứng từ chuyển phòng ban,

chức vụ, chức danh.

1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].

2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user hay chưa. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm

quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt).

GHI CHÚ:

Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình

chứng từ xem tại chương 2.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình chuyển phòng ban, chức vụ, chức danh.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Soạn thảo.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Vụ] với quyền Soạn thảo.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Danh] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Chuyển Tiếp.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Vụ] với quyền Chuyển Tiếp.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Danh] với quyền Chuyển Tiếp.



User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Xét Duyệt.

User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Vụ] với quyền Xét Duyệt.

User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Danh] với quyền Xét Duyệt.

Quy trình chứng từ


Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ chuyển phòng ban cho nhân viên có mã AC là 5000 sang phòng bảo

vệ ở cấp quản lý của user SoanThao, sau đó nộp chứng từ lên cho user ChuyenTiep, cuối cùng chứng từ sẽ

được chuyển tiếp lên cho user Quanly để duyệt chứng từ.

KINH NGHIỆM SỬ DỤNG:

Quy trình chứng từ [Chuyển Chức Danh], [Chuyển Chức Vụ] cũng giống với quy trình [Chuyển Phòng

Ban].

Sau khi các chứng từ chuyển này được duyệt thì người dùng sẽ không thể chỉnh sửa được thông tin tương

ứng trong hồ sơ nhân viên và trong khởi tạo.

GHI CHÚ:

Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2.

Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24.



Soạn thảo chứng từ chuyển phòng ban

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài [SoanThao].

2. Mở chức năng [Chuyển Phòng Ban – Soạn].

3. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo.

4. Tại cột [Mã phòng ban mới] click chọn biểu tượng để mở ra form mới cho phép chọn những phòng

ban đã khởi tạo.

5. Chọn [Phòng Bảo Vệ] click [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn lựa.

6. Tại ô [Mã Chứng Từ] nhập “CPB_001”.

7. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Chứng từ chuyển sang phòng bảo vệ”.

8. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC] để mở ra form [Chọn Nhân Viên].



9. Chọn nhân viên 5000 và click nút [Thực hiện].

10. Chọn [Cập nhật] để lưu lại chứng từ vừa soạn thảo.

GHI CHÚ:

Cách lọc nhân viên theo điều kiện trên lưới dữ liệu xem thêm tại chương 1.



11. Chọn [Nộp], click [Ok] để đưa chứng từ lên cấp trên là user ChuyenTiep.

Chuyển tiếp chứng từ chuyển phòng ban

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep].

2. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CPB_001.

4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok chuyển”.

5. Chọn [Chuyển Tiếp] để đưa chứng từ này lên cấp user QuanLy.

GHI CHÚ:

Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.



Duyệt chứng từ chuyển phòng ban

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [QuanLy].

2. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.


4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok Duyệt”.

5. Chọn [Duyệt] để hiệu lực chứng từ và kết thúc quy trình chứng từ.

GHI CHÚ:

Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.



Quản lý và xem lịch sử chứng từ chuyển phòng ban

Sau khi chứng từ được duyệt thì những chứng từ này sẽ được lưu vào lịch sử.

Người quản lý có thể dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] đối với chứng từ [Chuyển Phòng Ban] để xem và có thể

trả lại những chứng từ đã duyệt cho cấp user SoanThao.

Ở cấp user SoanThao có thể theo dõi được vị trí chứng từ đang nằm ở cấp nào hay đã được duyệt thông qua

quyền [Xem Lịch Sử].

Quản lý lịch sử chứng từ chuyển phòng ban

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ chuyển phòng ban đã duyệt, đồng

thời có quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.

User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Phòng ban] với quyền Quản lý lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy].

3. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - QL].




GHI CHÚ:




Xem lịch sử chứng từ chuyển phòng ban.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Xem

lịch sử.


3. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - Xem].


GHI CHÚ:




5. Xem lịch sử chứng từ ở phần [Ghi chú].



Trả lại chứng từ chuyển phòng ban khi đã đƣợc duyệt

1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Phòng ban] với quyền Quản

lý lịch sử.


3. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - QL].


Nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt

GHI CHÚ:




5. Click nút [Trả Lại], click nút [OK].

Kết quả tại user SoanThao:

Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.

Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 3)

Business

Transcript of Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 3)