GPN6 BPM

Gestor de Procesos de Negocio

“Una herramienta para automatizar rápidamente procesos de negocio”

“Procesos estándar como soluciones o procesos a medida de sus necesidades”

Febrero 2013

Contenidos

• Qué es un proceso• Calidad, productividad, eficiencia• GPN6 Soluciones• GPN6 Componentes• GPN6 en directo

QUÉ ES UN PROCESOEl enfoque y la visión de GPN6

Qué es un proceso de negocio

Proceso de negocio

Actividades, que se ejecutan de forma coordinada para lograr un resultado

Apertura tienda

Eventos, Campañas de marketing, promociones

Elaboración de presupuesto

Compras

Atención al cliente

Reclamaciones

Atención al empleado

Selección de personal

Etc…

Ejemplos de procesos

Definir un proceso

• Proceso de negocioEs una serie de actividades que se pueden definir por un conjunto de

• EstadosEstán contenidos entre uno inicial y otro final. En cada estado pueden realizarse

• OperacionesLas operaciones están predefinidas. Las realizan uno o varios

• RolesSon personas que tienen asignada una determinada función el proceso. Una operación especial es la

• Transición entre estadosPara la que deben cumplirse una serie de reglas y en la que pueden realizarse acciones o enviarse avisos

CALIDAD, PRODUCTIVIDIDAD Y EFICIENCIAEl enfoque y la visión de GPN6

VALOR NEGOCIO

Calidad

Definir procesos

Productividad

Ejecución tareas

Medir que ocurre

Eficiencia

Adaptación ágil

Competitividad

GPN6Organizar y automatizar

procesos de negocio

Claves de la necesidad• El trabajo en las empresas se

basa en los procesos– Los procesos, en muchas

ocasiones, no están descritos, están en la cabeza de las personas que los ejecutan y cada una de ellas los interpreta de forma diferente

– Cuando la persona abandona la organización se pierde conocimiento

Definir los procesos es un paso importante hacia la Calidad

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad• Automatizar procesos es

productivo– Cuando un proceso se

automatiza un porcentaje importante de las tareas (evaluación de reglas, cambios de estatus, envío de alertas) las realiza el propio sistema

– El sistema ayuda a los usuarios en la gestión y realización de sus tareas pendientes

Automatizar los procesos es un avance importante en la productividad

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad• El control y la medición

ayudan a evaluar– Un proceso normalizado es

susceptible de ser medido– Podemos definir indicadores

sobre las métricas de un proceso

– Los indicadores nos dan información sobre la eficiencia de un proceso

– Conociendo que va mal podemos actuar para corregirlo

Monitorizar los procesos mejora la eficiencia

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad• Las organizaciones

innovadoras necesitan reorganizar sus procesos para mejorarlos– Cada vez es más necesario

modificar la forma de trabajar para poder sobrevivir

– Es necesario permiten implementar cambios en los procesos sin grandes y costosos desarrollos

Implementar rápidamente cambios es imprescindible para la competitividad

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Propuesta de valor Aleph SoftwareGPN6, una herramienta BPM para la

Automatización de Procesos de Negocio.

Normalizar, organizar y automatizar procesos de negocio.

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

SOLUCIONES CON GPN6Soluciones estándar y soluciones a medida

Propuesta de valor

• GPN6 es una suite BPM que dispone de herramientas de Modelado, Ejecución de Procesos y Monitorización, y que permite  operar desde un entorno WEB, TABLET

• Soluciones específicas– GPN6 Atención al cliente– GPN6 Atención al ciudadano– GPN6 Incidencias Urbanas– GPN6 RRHH 

• Soluciones a medida– Ofertas comerciales– Gestión garantías– Contratos– …

GPN6

Atención al cliente

BPM

RRHH

Utilización por áreas

Financiera

Administración

RRHH

Fabricación

Operaciones

Marketing y Ventas

• I+D• Diseño• Producción• Control calidad

• Selección• Incorporación• Formación• Administración• Desempeño• Riesgos Laborales • Relación canal ventas

• Campañas marketing• Generación de leads• Pre-cualificación• Preventas• Negociación y cierre

• Contratos• Alquileres• Calidad procesos

• Recepción• Compras• Ventas• Envíos• Devoluciones

• Planificación• Presupuestos• Reporting• Solicitud inversión• Auditoria

Valor GPN6

Usuarios: centrarse en los trabajos en curso en los que están implicados

Expertos de negocio: diseñar procesos ágiles adaptables a las políticas que se necesitan de gestión

Responsables de TI: integrar sus sistemas actuales conectándolos con el BPM

Empresa: procesos definidos, controlados, medibles

GPN6 COMPONENTES “Para modelar y automatizar rápidamente procesos”

Mejora continua

GPN6

Análisis Procesos

Modelado

Ejecución

Feedback

DepartamentosUsuarios NegocioUsuarios TI

Usuarios NegocioUsuarios TI

Usuarios Centros

Usuarios Negocio

FACTORES CLAVE GPN6

ORIENTACION A PROCESOSAGILIDAD

CALIDADPRODUCTIVIDADEFICIENCIACOMPETITIVIDAD

Claves de la solución

Diseño procesos

Modelo de organización•Usuarios•Centros•Roles

Modelo de Procesos de negocio•Procesos, estados, transiciones

•Documentos y formularios

Ejecución Expedientes

Ejecutar procesos•Crear expedientes•Documentar expedientes•Cambiar de estado

Comunicar•Enviar avisos•Automatizar cambios•Recibir ordenes desde móvil

Monitorización Procesos

expedientes

Controlar los expedientes y su estado•Cuantos expedientes•En que estados•Tiempos previstos

Análisis rendimiento y cambios en el modelo•Replantear procesos•Reorganizar recursos

Diseñar

• Modelo de procesos• Qué procesos, qué requisitos, qué reglas de negocio

• Modelo de organización• Quiénes participan, con qué roles, qué

responsabilidades

Identificar necesidades de

proceso

• Documentar en GPN6 los procesos, los estados y las transiciones, las reglas de negocio

• Diseñar plantillas de documentos• Documentar en GPN6 el modelo de organización

Modelar Procesos

• Construir los formularios específicos• Programar reglas especificas• Prototipo para validación• Ajustes del modelo• Poner en producción

Construcción, prueba

22

Operar

• Acceso de usuarios a sus expedientes• Ejecución de las operaciones previstas en cada

expediente por cada usuarioExpedientes

GPN6

• Gestión automatizada de transiciones entre estados• Gestión de comunicación de avisos a las personas y

usuarios que participan en un expedienteAutomatización de

procesos

• Completar información asociada a los expedientes y que es empleada por los mismos

• Captura de datos desde otros sistemas

Mediante las aplicaciones corporativas

23

Monitorizar

• Procesos vivosMonitor GPN6

• Informes e indicadores de procesos• Evaluar reasignaciones• Controlar la calidad operacional

Business Performance

• Revisar plantillas de procesos• Mejora procesos• Redefinir procesos de negocio

Analizar

24

Algunas DefinicionesDefinición Descripción Ejemplo

Proceso de Negocio Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a automatizar.

Alta de un empleado, Liquidación de un empleado, Adquisiciones

Estados Conjunto de pasos que definen un proceso.Siempre hay un estado de inicio y otro de finalización

Factura emitida pendiente de visar, liquidación autorizada.

Operaciones Actividades que se realizan en un estado y que conforman las tareas a llevar a cabo en un proceso.

Firmar, documentar, dictaminar, rellenar cuestionario, aprobar, comentar, riesgo

Rol Función que desempeñan un conjunto de empleados en un proceso de negocio.

Gerente de centro, gerente regional, administrativo de ventas, jefe de compras,

Transición Variación controlada de un expediente cuando cambia de estado y que desencadena unas acciones y unos avisos de comunicación.

Enviar a departamento asociado, enviar a contabilidad., pasar al estado de confirmar

Expediente Caso real de un expediente que responde a un flujo de trabajo concreto.

La liquidación del empleado Nº1234, Garantía gestionada, compra realizada

Usuario Usuarios del sistema que interviene en los procesos de negocio en un estado concreto del expediente. Un usuario puede asumir más de un rol.

Usuario al cargo del registro. Jefe de sección, Gerente, mecánico, entrevistador

Personas/empresas Personas externas, empresa externas o personal interno que participan en el proceso pero no intervienen en la operativa

Personal convocado a cursos, candidatos selección , empresas transportistas, externos

Ejemplos de Procesos

EN DIRECTO“Una demostración de las capacidades de modelado y ejecución”

Demostración GPN6

• Ejemplo en web• Ejemplo en intranet

Cómo funciona

un proceso

• Modelo de organización

• Modelo de procesos

Cómo se modela un

proceso

PROCESOS

Modelado

ORGANIZACION

PERSONAS

USUARIOS

Sustituciones

Región

CENTRO

ROLES

GRUPOS DE USUARIOS

PROCESO

ESTADO

TRANSICION

Fases Documentos Riesgos Scores listas reglas avisos

Operaciones Roles Destinatarios Nombramientos

Reglas transición Acciones transición Avisos transición

PERSONAS/ EMPRESAS PAPEL que desempeñan

Directivos región

Directivos centro

Cuestionarios

Muchas Gracias

Puede ampliar información en http://www.gpn6.com

También pueden contactar con

Aleph Software, s.a.C/ Buganvilla 5, 1º Oficina A

+34 91 383 2224

GPN6 BPM

Gestor de Procesos de Negocio

“Una herramienta para automatizar rápidamente procesos de negocio”

“Procesos estándar como soluciones o procesos a medida de sus necesidades”

Febrero 2013