è IT-PROSJEKTER – EN RISIKOSPORTMange undervurderer både kompleksitetenog omfanget i store it-prosjekter – og havner derfor i uføre. Mye kan gå galt oggjør det desverre ofte. Rapporter fra ulikeanalyseselskaper, viser stygge tall når detgjelder feilprosenten i it-prosjekter.

• Ifølge Aberdeen Consultancy blir 90prosent av alle it-prosjekter levert sent.

• En undersøkelse gjort av Gartner vsierat it-prosjekter har en feilprosent påmer enn 50.

• Giga hevder at 40 prosent av alle soft-wareprosjekter ikke når de forretnings-messige målene.

STERIAS 12 PROSJEKTVETTREGLERProfesjonell styring er helt avgjørende forå lykkes med it-prosjekter, forteller avde-lingsleder for prosjekt- og testledelse iSteria, Remi Hansen. Her deler han rund-håndet av sine erfaringer og gir deg sinebeste tips for å lykkes som prosjektleder.

1. Ha toppledelsen på lag 2. Fokuser på mennesker3. Sett av nok til drift og opplæring 4. Sett klare krav og mål 5. Det opp prosjekter i faser6. Avklar roller og ansvar 7. Vit at ikke alt kan forutsees8. Styr risikofaktorene 9. Ikke vent med testing til slutt10. Følg opp krav og resultar 11. Prioriter knallhard 12. Synliggjør resultater

1. HA TOPPLEDELSEN PÅ LAGAlle deler av en virksomhet henger sammenog påvirker hverandre. Produktivitetenbestemmes av en rekke faktorer.Motstanden mot endringer kan være stor.Det nytter derfor Ikke å tro at en litenendring ett sted vil ha en betydelig inn-virkning på produktiviteten. Du må tenkeog jobbe helhetlig. Det krever involvering,spesielt fra toppledelsen. Bruk styrings-grupper.

2. FOKUSER PÅ MENNESKERIt-prosjekter omfatter alltid mer enn selveteknologien. De omfatter også menneskersom er mer eller mindre samarbeidsvilligeog åpne for forandringer. Hvordan duhåndterer relasjonene til disse mennes-kene er derfor helt avgjørende for om detverktøyet teknologien er, skal fungere ellerikke. Sørg for å involvere brukere og gjernevirksomhetens kunder. Det er for disse løs-ningene skal fungere, ikke it-avdelingen.

3. SETT AV NOK TIL DRIFT OG LÆRINGFokuser på å lage løsninger som er enkle ådrifte og hvor opplæringen kan gjøresenkelt. Avklar tidlig behov for opplæringog hvem som er ansvarlige. I følge under-søkelser - gjort av velrenommerte analyse-selskaper som Gartner Group, IDC og

è

Fra forskerhold hevdes det at mer enn 50 prosent av alle it-prosjekter skjærer seg. På samme måte som vi har fjellvettregler, bør derfor alle som er involvert i it og ledelselære seg noen prosjektvettregler.

Tema: Prosjektledelseè www.steria.no/guide

Slik lykkes du med it-prosjekter_

– Ensidig fokus på teknologi er engarantert vei til fiasko.

Bloor - er det ikke maskin- eller program-vareinvesteringer som spiser opp it-bud-sjettet. Det er driften, opplæringen og ved-likeholdet som virkelig koster.

4. SETT KLARE KRAV OG MÅLUklare mål og krav er en av de viktigsteårsakene til at mange it-prosjekter mislyk-kes. Ethvert it-prosjekt bør derfor ha enty-dige krav og mål. Bruk tid på å plukke utde personene som har de beste forutset-ningene for å få på plass disse. Bruk gjernereferansegrupper. Desto mer generelle målog krav er, desto vanskeligere er det åfokusere på de oppgavene og aktivitetenesom kreves for vellykket gjennomføring.

Målene bør også være målbare ogresultatorienterte. Hvis du ikke kan måledet du ønsker å oppnå, vil du heller ikkevite om du har oppnådd det. Beskriv måleti form av de resultater som skal oppnåssnarere enn i form av oppgaver som skalgjøres. Og kanskje viktigst av alt: målenebør ha en klar tidsfrist.

5. DEL OPP PROSJEKTER I FASERNøkkelen til å gjennomføre store prosjek-ter er å dele dem opp i mindre faser somnaturlig henger sammen. Ikke lag såmange detaljer at du mister oversikten.Lag delmål på vei til det endelige målet.Et viktig beslutningspunkt kan for eksem-pel være et viktig delmål. Når du har etablerte mål, kan du begynne å leggeplaner for hvordan og hvem som skal realisere målsetningene.

6. AVKLAR ROLLER OG ANSVARIkke fall for fristelsen til å etablere den teoretisk korrekte prosjektorganisasjonen.Tenk gjennom hvilke oppgaver prosjektetskal løse og organiser deretter. Juster graden av administrasjon i forhold til pro-sjektets størrelse og kompleksitet. Det er

de færreste prosjekter som skal resultere iet nytt Apollo-program. Beskriv roller ogansvar i et eget dokument.

7. VIT AT IKKE ALT KAN FORUTSEESI en god plan er det alltid rom for modifi-kasjoner underveis. Verden er i stadigendring, og når en minst forventer det inn-treffer situasjoner en ikke kunne forutse.Ikke på grunn av dårlig planlegging, menfordi det reelt sett var umulig å forutse.Kunder oppdager plutselig noe de ikke harsett eller forstått tidligere. Nye produkterdukker opp. Nye konkurrenter og leveran-

dører kommer med uventede innspill.Dette kan slå ut både positivt og negativt.

8. STYR RISIKOFAKTORENESelv om du gjerne skulle ønske det, er detikke mulig å sikre seg 100 prosent motproblemer. Alle endringsprosjekter inne-bærer en risiko. Det som er viktig, er at duhar en plan for hvordan håndtere uforut-sette ting og endringer i spesfikasjonene. Beskriv risiki og mulige effekter. Hva kangjøres på forhånd for å redusere risikofak-torer? Definer hva du absolutt må ha kon-troll over for å sikre et vellykket prosjekt.Etabler allerede fra starten av rutiner for åkontrollere de områdene du har definertsom avgjørende for prosjektet, og for åforeta eventuelle justeringer til planene.

9. IKKE VENT MED TESTING TIL SLUTTSørg for å ha en plan for testing underveisi prosjektet. Bryt ned testingen i faser. Deter bedre å kjøre flere hyppige og mindretester underveis, enn å vente med enendelig test helt mot slutten av prosjektet.

10. FØLG OPP KRAV OG RESULTATERManglende rapportering og oppfølging avmål gjør at mange it-prosjekter mislykkes.Beskriv hva rapportene skal inneholde oghvordan de skal se ut. Legg vekt på enkleog hyppige rapporter i stedet for komplekseog sjeldne rapporter. Etabler rutiner fornår det skal rapporteres og hvem det skalrapporteres til. Rapporteringen skal sørgefor at det ikke kommer noen overraskelser.Det er viktig at avvik følges opp spesielt,og at planene enkelt kan modifiseres.

11. PRIORITER KNALLHARDT I så å si alle sammenhenger er det bedre åkonsentrere seg om noen få viktige akt-viteter og gjennomføre disse først, snarereenn å bruke tid og krefter på mange småtrivialiteter. 80/20 regelen gjelder i de fleste sammenhenger. Konsentrer ressurserog tid på de områdene som gir de største

gevinstene. Løs disse utfordringene først.Gå deretter løs på de andre områdene.Dukker det opp uforutsette ting, bør prioriteringene revurderes og planene eventuelt

justeres. Kontroller og prioriter endringer.Sørg for å ha oversikt over konsekvenser.

12. SYNLIGGJØR GEVINSTERIt-spesialister har tradisjonelt vært liteflinke til å synliggjøre resultatene av sineit-prosjekter. Gevinstene er ikke bestandiglike åpenbare, og lar seg heller ikkebestandig måle. Da er det verdt å minneseg selv på at ledelsen som i sin tid ga sinstøtte til prosjektet, gjorde det av engrunn: for at du skulle skape resultater.Synliggjør gevinster og ha en plan forkommunikasjon og intern markedsføring.

JO FLERE KOKKER JO MER SØL: Vær oppmerksom på de spesielle krav som knytter seg til pro-sjekter der flere selskaper, spesielt utenlandske, er med. I slike prosjekter må det jobbes ekstramed koordinering og formalisering av prosesser, understreker Remi Hansen i Steria

© 2009 Steria AS. Versjon: 2009-02-11 Foto: Stone, Palo Alto

Remi Hansenavdelingsleder / test- og prosjektledelseE-post: rh@steria.no / Tlf: 918 65 925

Steria ASBiskop Gunnerus’ gate 14APostboks 2, N-0051 OSLO

è Gå inn på www.steria.no/guide og få tilgang til et helt bibliotek med gratis 3-minutters guider.

Kontakt_

– Jobber du med implementeringav smarte teknsiske løsninger,

må du samtidig få organsasjonentil å jobbe smartere.

– Enhver prosjektleder må kunne prioritere knallhardt.