SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN DAN KEMUDAHAN DI JPM …app.jpm.gov.my/Speck/modules/Manual...
Transcript of SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN DAN KEMUDAHAN DI JPM …app.jpm.gov.my/Speck/modules/Manual...
SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN
DAN KEMUDAHAN DI JPM (SPECK)
SEKSYEN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
BAHAGIAN INOVASI DAN PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
JABATAN PERDANA MENTERI
PENGENALAN
Sistem Permohonan Cuti, Elaun dan Kemudahan (SPECK) adalah sistem permohonan
secara online bagi memudahkan permohonan dan proses kelulusan cuti, elaun dan
kemudahan. Pengguna utama sistem ini Seksyen Pengurusan Sumber Manusia, BIPSM
Jabatan Perdana Menteri (JPM) dan agensi di bawah JPM.
Sistem ini terdiri daripada 6 modul iaitu:
i. Bayaran Insentif Tugas Kewangan
ii. Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor
iii. Cuti Sakit Tambahan
iv. Cuti Sakit Lanjutan
v. Cuti Separuh Gaji
vi. Cuti Sakit Barah
TUJUAN
Tujuan penyediaan Manual Pengguna ini adalah untuk membantu Penyedia memahami
proses kerja Penyedia. Dokumentasi ini akan menerangkan dengan terperinci bagaimana
modul ini berfungsi dan memberi gambaran kepada Penyedia bagaimana untuk
menggunakan modul tersebut.
OBJEKTIF
i. Menyediakan sistem permohonan cuti, elaun dan kemudahan secara online
ii. Memudahkan proses permohonan cuti, elaun dan kemudahan di JPM
iii. Menyediakan laporan-laporan berkaitan untuk tujuan pengurusan.
SKOP & FUNGSI
i. Sistem ini mempunyai 6 modul utama iaitu Bayaran Insentif Tugas Kewangan,
Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor, Cuti Sakit Tambahan, Cuti Sakit
Lanjutan, Cuti Separuh Gaji dan Cuti Sakit Barah.
ii. Mewujudkan kawalan capaian setiap proses bagi memastikan pegawai
bertanggungjawab sahaja dibenarkan membuat capaian.
iii. Mewujudkan ID mengikut peranan dan fungsi kemasukan katalaluan
1. Pendaftaran Masuk
Untuk memulakan operasi, Penyedia perlu daftar masuk terlebih dahulu dengan
memasukkan no kad pengenalan dan kata laluan yang betul pada paparan utama
sistem seperti dalam Rajah 1 berikut:
Rajah 1
2. Profil Pemohon
Setelah butang Masuk diklik, paparan seperti Rajah 2 di bawah akan dipaparkan.
Seterusnya, Penyedia boleh melihat dan mengemaskini profil.
Rajah 2
3. Kemaskini Maklumat Pemohon
Rajah 3 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia menekan butang Kemaskini.
Seterusnya Penyedia boleh mengemaskini profil dan klik butang simpan untuk
mengemaskini maklumat atau butang batal untuk membatalkan pengemaskinian profil.
Rajah 3
Apabila Penyedia menekan butang simpan, popup seperti di bawah akan di paparkan.
Klik OK.
4. Permohonan Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK)
Modul permohonan terbahagi kepada enam(6) bahagian iaitu Permohonan Bayaran
Insentif Kewangan (BITK), Permohonan Bayaran Insentif Tugas Pengurusan
Stor (BITPS), Permohonan Cuti Sakit Tambahan (CST), Permohonan Cuti Sakit
Lanjutan (CSL), Permohonan Cuti Separuh Gaji (CSG) dan Permohonan Cuti
Sakit Barah (CSB).
Borang Permohonan BITK mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,
Maklumat Perkhidmatan dan Perakuan.
Rajah 4
Rajah 4
Rajah 4 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon BITK yang perlu diisi. Penyedia wajib
mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 5 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh Penyedia.
Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.
Rajah 5
Rajah 6
Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di
Rajah 6 di atas. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan
butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan BITK akan disimpan dan emel
notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika
maklumat permohonan BITK berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di
bawah akan dipaparkan. Klik OK.
5. Permohonan Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor (BITPS)
Borang Permohonan BITPS mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,
Maklumat Perkhidmatan dan Perakuan.
Rajah 7
Rajah 7 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon BITPS yang perlu diisi. Penyedia wajib
mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 8 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh Penyedia.
Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.
Rajah 8
Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di
Rajah 9 di bawah. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 9
Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan
butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan BITPS akan disimpan dan emel
notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika
maklumat permohonan BITPS berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di
bawah akan dipaparkan. Klik OK.
6. Permohonan Cuti Sakit Tambahan (CST)
Borang Permohonan CST mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,
Maklumat Perkhidmatan dan Perakuan.
Rajah 10
Rajah 10 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon CST yang perlu diisi. Penyedia wajib
mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 11 di di bawah pula memaparkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh
Penyedia. Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.
Rajah 11
Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di
Rajah 12 di bawah. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 12
Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan
butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CST akan disimpan dan emel notifikasi
kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika maklumat
permohonan CST berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan
dipaparkan. Klik OK.
7. Permohonan Cuti Sakit Lanjutan (CSL)
Borang Permohonan CSL mempunyai dua(2) kategori iaitu Permohonan Cuti Sakit
Lanjutan (CSL) dan permohonan Cuti Sakit Lanjutan Baru. Permohonan CSL adalah
lanjutan dari permohonan CST. Sekiranya data CST pemohon tiada dalam rekod,
Penyedia perlu membuat permohonan melalui Permohonan CSL Baru bagi pemohon.
Rajah 13
Permohonan Cuti sakit Lanjutan (CSL):
Klik pada Permohonan CSL seperti yang ditunjukkan di Rajah 14 untuk membuat
permohonan CSL.
Rajah 14
Rajah 15 akan dipaparkan. Penyedia perlu memasukkan nombor kad pengenalan
pemohon untuk membuat permohonan CSL dan tekan butang Semak untuk
mendapatkan maklumat permohonan pemohon.
Rajah 15
Rajah 16 di bawah akan dipaparkan sekiranya data pemohon wujud di dalam sistem.
Klik pada nama pemohon untuk memaparkan maklumat pemohon.
Rajah 16
Apabila Penyedia klik pada nama pemohon, Maklumat Pemohon akan dipaparkan seperti
Rajah 17 di bawah.
Rajah 17
Rajah 18
Rajah 18 di atas pula memaparkan Maklumat Perkhidmatan pemohon. Penyedia wajib
mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di
Rajah 19 di bawah. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 19
Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan
butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSL akan disimpan dan emel notifikasi
kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika maklumat
permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan
dipaparkan. Klik OK.
Permohonan Cuti Sakit Lanjutan Baru (CSL Baru):
Rajah 20
Penyedia boleh memilih borang permohonan CSL Baru seperti yang di paparkan dalam
Rajah 20 di atas.
Rajah 21 di bawah menunjukkan Maklumat Pemohon CSL Baru yang perlu diisi.
Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 21
Rajah 22 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh
Penyedia. Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.
Rajah 22
Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di
Rajah 23 di bawah. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*)
Rajah 23
Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan
butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSL akan disimpan dan emel notifikasi
kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika maklumat
permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan
dipaparkan. Klik OK.
8. Permohonan Cuti Sakit Separuh Gaji (CSG)
Borang Permohonan CSG mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,
Maklumat Perkhidmatan dan Perakuan.
Rajah 24 di bawah memaparkan Maklumat Pemohon CSG yang perlu diisi. Penyedia
wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 10
Pemohon dikehendaki mengisi maklumat perkhidmatan bagi permohonan cuti sakit
lanjutan dengan betul dan lengkap, Pemohon wajib mengisi semua maklumat yang
bertanda (*).
Rajah 24
Rajah 25 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh
Penyedia. Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.
Rajah 25
Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di
Rajah 26 di bawah. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 26
Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan
butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSG akan disimpan dan emel notifikasi
kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika maklumat
permohonan CSG berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan
dipaparkan. Klik OK.
9. Permohonan Cuti Sakit Barah (CSB)
Borang Permohonan CSB mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,
Maklumat Perkhidmatan dan Perakuan.
Rajah 27
Rajah 27 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon CSB yang perlu diisi. Penyedia wajib
mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Rajah 28 di bawah pula memaparkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh
Penyedia. Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.
Rajah 28
Rajah 29
Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di
Rajah 29 di atas. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).
Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan
butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSB akan disimpan dan emel notifikasi
kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika maklumat
permohonan CSB berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan
dipaparkan. Klik OK.
10. Kemaskini Permohonan Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK)
Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik BITK. Senarai permohonan BITK yang
perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 30.
Rajah 30
Penyedia boleh membuat tindakan sama ada mengemaskini atau memaparkan
permohonan dan membuat cetakan.
Rajah 31, 32 dan 33 akan dipaparkan apabila Penyedia klik pada tindakan Kemaskini.
Penyedia boleh mengemaskini Maklumat Pemohon, Maklumat Perkhidmatan dan
Perakuan.
Rajah 31
Rajah 32
Rajah 33
Penyedia boleh menekan butang <<Kembali untuk membatalkan pengemaskinian.
Apabila Penyedia menekan butang Simpan & Hantar, maklumat kemaskini permohonan
BITK akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada
Penyedia akan dihantar. Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Jika
maklumat kemaskini permohonan BITK berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup
seperti di bawah akan dipaparkan. Klik OK.
Paparan seperti di Rajah 34 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia memilih
Tindakan Papar Permohonan & Cetak. Penyedia boleh mencetak butiran permohonan
dengan menekan butang Cetak.
Rajah 34
11. Kemaskini Permohonan Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor (BITPS)
Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik BITPS. Senarai permohonan BITPS yang
perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 35.
Rajah 35
Penyedia boleh membuat tindakan sama ada mengemaskini atau memaparkan
permohonan dan membuat cetakan.
Rajah 36, 37 dan 38 akan dipaparkan apabila Penyedia klik pada tindakan Kemaskini.
Penyedia boleh mengemaskini Maklumat Pemohon, Maklumat Perkhidmatan dan
Perakuan.
Rajah 36
Rajah 37
Rajah 38
Penyedia boleh menekan butang <<Kembali untuk membatalkan pengemaskinian.
Apabila Penyedia menekan butang Simpan & Hantar, maklumat kemaskini permohonan
BITPS akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada
Penyedia akan dihantar. Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Jika
maklumat kemaskini permohonan BITPS berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup
seperti di bawah akan dipaparkan. Klik OK.
Paparan seperti di Rajah 39 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia memilih
Tindakan Papar Permohonan & Cetak. Penyedia boleh mencetak butiran permohonan
dengan menekan butang Cetak.
Rajah 39
12. Kemaskini Permohonan Cuti Sakit Tambahan (CST)
Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CST. Senarai permohonan CST yang
perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 40.
Rajah 40
Penyedia boleh membuat tindakan sama ada mengemaskini atau memaparkan
permohonan dan membuat cetakan.
Rajah 41, 42 dan 43 akan dipaparkan apabila Penyedia klik pada tindakan Kemaskini.
Penyedia boleh mengemaskini Maklumat Pemohon, Maklumat Perkhidmatan dan
Perakuan.
Rajah 41
Rajah 42
Rajah 43
Penyedia boleh menekan butang <<Kembali untuk membatalkan pengemaskinian.
Apabila Penyedia menekan butang Simpan & Hantar, maklumat kemaskini permohonan
CST akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada
Penyedia akan dihantar. Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Jika
maklumat kemaskini permohonan CST berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup
seperti di bawah akan dipaparkan. Klik OK.
Paparan seperti di Rajah 44 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia memilih
Tindakan Papar Permohonan & Cetak. Penyedia boleh mencetak butiran permohonan
dengan menekan butang Cetak.
Rajah 44
13. Kemaskini Permohonan Cuti Sakit Lanjutan (CSL)
Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CSL. Senarai permohonan CSL yang
perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 45 di bawah.
Rajah 45
Penyedia boleh membuat tindakan sama ada mengemaskini atau memaparkan
permohonan dan membuat cetakan.
Rajah 46, 47 dan 48 akan dipaparkan apabila Penyedia klik pada tindakan Kemaskini.
Penyedia boleh mengemaskini Maklumat Pemohon, Maklumat Perkhidmatan dan
Perakuan.
Rajah 46
Rajah 47
Rajah 48
Penyedia boleh menekan butang <<Kembali untuk membatalkan pengemaskinian.
Apabila Penyedia menekan butang Simpan & Hantar, maklumat kemaskini permohonan
CSL akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada
Penyedia akan dihantar. Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Jika
maklumat kemaskini permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup
seperti di bawah akan dipaparkan. Klik OK.
Paparan seperti di Rajah 49 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia memilih
Tindakan Papar Permohonan & Cetak. Penyedia boleh mencetak butiran permohonan
dengan menekan butang Cetak.
Rajah 49
14. Kemaskini Permohonan Cuti Separuh Gaji (CSG)
Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CSG. Senarai permohonan CSG yang
perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 50 di bawah.
Rajah 50
Penyedia boleh membuat tindakan sama ada mengemaskini atau memaparkan
permohonan dan membuat cetakan.
Rajah 51, 52 dan 53 akan dipaparkan apabila Penyedia klik pada tindakan Kemaskini.
Penyedia boleh mengemaskini Maklumat Pemohon, Maklumat Perkhidmatan dan
Perakuan seperti di bawah akan terpapar setelah butang kemaskini di klik untuk
tindakan kemaskini. Pemohon boleh mengemaskini maklumat pemohon, perkhidmatan
dan perakuan sekiranya ingin membuat perubahan pada maklumat tersebut.
Rajah 51
Rajah 52
Rajah 53
Penyedia boleh menekan butang <<Kembali untuk membatalkan pengemaskinian.
Apabila Penyedia menekan butang Simpan & Hantar, maklumat kemaskini permohonan
CSL akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada
Penyedia akan dihantar. Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Jika
maklumat kemaskini permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup
seperti di bawah akan dipaparkan. Klik OK.
Paparan seperti di Rajah 54 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia memilih
Tindakan Papar Permohonan & Cetak. Penyedia boleh mencetak butiran permohonan
dengan menekan butang Cetak.
Rajah 54
15. Kemaskini Permohonan Cuti Sakit Barah (CSB)
Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CSB. Senarai permohonan CSB yang
perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 55 di bawah.
Rajah 55
Penyedia boleh membuat tindakan sama ada mengemaskini atau memaparkan
permohonan dan membuat cetakan.
Rajah 56, 57 dan 58 akan dipaparkan apabila Penyedia klik pada tindakan Kemaskini.
Penyedia boleh mengemaskini Maklumat Pemohon, Maklumat Perkhidmatan dan
Perakuan seperti di bawah akan terpapar setelah butang kemaskini di klik untuk
tindakan kemaskini. Penyedia boleh mengemaskini maklumat pemohon, perkhidmatan
dan perakuan sekiranya ingin membuat perubahan pada maklumat tersebut.
Rajah 56
Rajah 57
Rajah 58
Penyedia boleh menekan butang <<Kembali untuk membatalkan pengemaskinian.
Apabila Penyedia menekan butang Simpan & Hantar, maklumat kemaskini permohonan
CSB akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada
Penyedia akan dihantar. Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Jika
maklumat kemaskini permohonan CSB berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup
seperti di bawah akan dipaparkan. Klik OK.
Paparan seperti di Rajah 59 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia memilih
Tindakan Papar Permohonan & Cetak. Penyedia boleh mencetak butiran permohonan
dengan menekan butang Cetak.
Rajah 59
16. Status Permohonan
Penyedia boleh melihat status permohonan dengan menekan tab Status. Status
permohonan boleh diperiksa berdasarkan kategori perkhidmatan, bulan dan tahun.
Terdapat 6 kategori utama dalam Sistem Permohonan Elaun, Cuti dan Kemudahan
(SPECK) seperti yang dipaparkan di Rajah 60 di bawah.
Rajah 60
Penyedia dapat melihat senarai permohonan yang dipilih berdasarkan kategori
perkhidmatan, bulan dan tahun permohonan didaftarkan seperti yang ditunjukkan di
Rajah 61 di bawah.
Rajah 61
17. Talian Bantuan
Sekiranya Penyedia memerlukan bantuan berkaitan sistem, Penyedia boleh
menghubungi pegawai – pegawai seperti yang dipaparkan di Rajah 62 di bawah.
Rajah 62
18. Keluar (Selesai mengguna sistem)
Setelah selesai menggunakan sistem, keluar dari sistem ini dengan klik pada tab Keluar
seperti yang ditunjukkan di Rajah 63 di bawah. Ini bagi mengelakkan akaun anda
diakses tanpa kebenaran.
Rajah 63