Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi
-
Upload
shilmi-nisa -
Category
Education
-
view
8.315 -
download
8
description
Transcript of Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI
Kelompok 2
Raisa Nirmala (2012150023)
Shilmi Haeron Nisa (2012150008)
A. GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI
• Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang.
• Transaksi keuangan dibagi menjadi dua macam, yaitu :
Transaksi keuangan eksternal→ penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan.
Transaksi keuangan internal → depresiasi aktiva tetap, aplikasi tenaga kerja, aplikasi bahan baku, aplikasi overhead proses produksi, dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.
SIKLUS TRANSAKSI
• Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan, yaitu :
1.Siklus Pengeluaran (The Expenditure Cycle) → pengeluaran sebagai ganti dari sumber daya.
2.Siklus Konversi (The Conversion Cycle) → menyediakan nilai tambah melalui produk atau jasanya.
3.Siklus Pendapatan (The Revenue Cycle) → menerima pendapatan dari sumber luar.
SIKLUS TRANSAKSITENAGA KERJA
BAHAN BAKU
PABRIK
SIKLUS PENGELUARAN
SUBSISTEM :
PEMBELIAN/UTANGPENGELUARAN KASPENGGAJIANAKTIVA TETAP
SIKLUS KONVERSI
SUBSISTEM :
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSIAKUNTANSI BIAYA
SIKLUS PENDAPATAN
SUBSISTEM :
PEMROSESAN PESANAN PENJUALANPENERIMAAN KAS
PELANGGAN
BARANG JADI
KAS
BA
RA
NG
JAD
I
KA
S
B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL
• Mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi (accounting record) yang digunakan dalam siklus transaksi. Beberapa hal yang diperlukan yaitu:
1.DOKUMEN
2.JURNAL
3.BUKU BESAR
B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL
• DOKUMEN:
1.Dokumen Sumber
2.Dokumen Produk
3.Dokumen Perputaran
DOKUMEN
PENGUMPULAN DATA
DOKUMEN SUMBER
PESANAN PEMBELIAN
SISTEM PENJUALANTAGIHAN
INFORMASI PEMBAYARAN
SISTEM PENERIMAAN KAS
INFORMASI PEMBAYARAN
PEMERIKSAAN
PELANGGAN
PESANAN PELANGGAN
B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL
• JURNAL
Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis.
1. Jurnal Khusus. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Misalnya, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian, dan jurnal penggajian.
2. Register. Istilah ini mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus.
3. Jurnal Umum. Perusahaan mencatat jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama.
JURNAL KHUSUS & UMUM
B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL
• BUKU BESAR
Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per jenis akun.
1. Buku Besar Umum (General Ledger)
2. Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)
BUKU BESAR UMUM & PEMBANTU
B. PENCATATAN AKUNTANSIJEJAK AUDIT
• Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit trail) untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Di antara berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun.
• Auditor eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis yang terbuka atas nama pemegang sahamnya dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.
B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM BERBASIS KOMPUTER
• JENIS FILE :
1. File Master → Buku Besar Umum & Pembantu
2. File Transaksi → Pesanan Penjualan, Penerimaan Persediaan, & Penerimaan Kas
3. File Referensi → Daftar Nama Pegawai & Daftar Nama Pemasok Yang Diotorisasi
4. File Arsip → Jurnal, Informasi Penggajian Periode Sebelumnya, Buku Besar Periode Sebelumnya & Catatan Nama Akun Yang Dihapus.
B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM BERBASIS KOMPUTER
• JEJAK AUDIT DIGITAL :
1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali Piutang Dagang di file master.
2. Rekonsiliasikan angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.
3. Pilih sampel dari ayat-ayat yang diperbarui pada akun di buku besar pembantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan (file arsip).
4. Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasikan dokumen sumber fisik yang dapat ditarik dari file-file ini dan diverifikasi. Jika perlu, auditor bisa mengkonfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen sumber ini dengan cara menghubungi pelanggan-pelanggan yang dipertanyakan.
JEJAK AUDIT DIGITAL
PESANAN PENJUALAN PEMASUKAN DATA KE
KOMPUTER
PE
SA
NA
N
PE
NJU
ALA
N
PROGRAM PEMBARUAN
FIL
E
KS
ELA
HA
N
JUR
NA
LF
ILE
C
RE
DIT
BU
KU
BE
SA
R U
MU
MA
KU
N P
EN
GE
ND
ALI
- P
IUT
AN
G D
AG
AN
G-
PE
RS
ED
IAA
N-
HA
RG
A P
OK
OK
P
EN
JUA
LAN
- P
EN
JUA
LAN
BU
KU
P
EM
BA
NT
U
PIU
TA
NG
D
AG
AN
G
BU
KU
P
EM
BA
NT
U
PE
RS
ED
IAA
N
NERACAPIUTANGDAGANG
1
2
3
4
DOKUMENSUMBER
FILE REFERENSI
FILE ARSIP
FILE TRANSAKSI
FILE UTAMA
C. TEKNIK DOKUMENTASIDIAGRAM ARUS DATA
• Diagram arus data (data flow diagram – DFD) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.
• Entitas dalam DFD adalah objek-objek eksternal dalam sistem yang dimodelkan, misalnya pelanggan dan pemasok. DFD digunakan untuk menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat umum ke yang sangat terperinci. DFD menunjukkan tugas logis yang sedang dilakukan, namun tidak menunjukkan cara melakukannya atau siapa yang melakukannya.
DIAGRAM ARUS DATA
SETUJUI PENJUALAN
LOG PENYIMPANAN
PELANGGAN KIRIM BARANG PENGIRIM
TAGIH PELANGGAN
SIAPKAN PIUTANG DAGANG
CATATAN KREDIT
PESANAN PEMBELIAN
CATATAN PIUTANG DAGANG
PELANGGAN
PESANANPEMBELIAN
TAGIHAN PELANGGAN
PESANAN PEMBELIANYANG DISETUJUI
PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN
PENGELUARANBARANG
SLIPPENGEMASAN
BUKUKAN DATA
C. TEKNIK DOKUMENTASIDIAGRAM RELASI ENTITAS
• Diagram relasi entitas (entity relationship – ER) adalah teknik yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Entitas (entity) adalah sumber daya yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data.
• Simbol bujur sangkar mewakili entitas dalam sistem. Garis penghubungnya mewakili sifat hubungan kedua entitas. Tingkat hubungannya disebut kardinalitas (cardinality). Ini adalah pemetaan numerik antara contoh-contoh entitas. Hubungannya bisa satu ke satu (1:1), satu ke banyak (1:M), atau banyak ke banyak (M:M).
DIAGRAM RELASI ENTITAS
PESANANPENJUALAN
LOG PENGIRIMAN
CATATATNKREDIT
CATATANPIUTANGDAGANG
PELANGGAN
1 M
1 1
1
M
DITUGASI
MENEMPATKAN
C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR
• Bagan alir (flowchart) adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir dokumen (document flowchart) digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen tersebut.
C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR
• BAGAN ALIR DOKUMEN
Aturan dan konvensi tertentu yang perlu diamati dalam Bagan Alir Dokumen:
1. Bagian alur harus diberi label untuk secara jelas mengidentifikasi sistem yang diwakilinya.
2. Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili entitas dalam sistem tersebut.
3. Semua simbol dalam bagan alir harus diberi label.
4. Garis-garis harus memiliki kepala panah untuk secara jelas menunjukkan arus proses dan urutan peristiwa.
5. Jika suatu proses yang rumit memerlukan penjelasan tambahan, teks penjelasan harus dimasukkan dalam bagan alir atau dilekatkan dalam dokumen yang dirujuk oleh bagan alir tersebut.
BAGAN ALIR DOKUMENBAGAN ALIR DOKUMEN
DEPARTEMEN KREDIT
GUDANGDEPARTEMEN PENGIRIMAN
DEPARTEMEN PENJUALAN
PELANGGAN
PESANAN PELANGGAN
SIAPKAN PESANAN
PELANGGAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN 1 YG DI TTD
DISTRIBUSI PESANAN
PENJUALAN DAN FILE
N
PESANAN PELANGGAN
PESANAN PENJUALAN 1 YG DI TTD
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
N
PESANAN PENJUALAN
1
PERIKSA KREDIT
PERIKSA CATATAN KREDIT
PESANAN PENJUALAN 1 YG DI TTD
A
PESANAN PENJUALAN
2
AMBIL BARANG
CATATAN STOK
PESANAN PENJUALAN
2
A
PESANAN PENJUALAN
4 PESANAN PENJUALAN
3
AMBIL BARANG
PESANAN PENJUALAN
2
PELANGGAN
PESANAN PENJUALAN
4PESANAN
PENJUALAN3
N
C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR
• PEMROSESAN BATCH
Pemrosesan batch (batch processing) memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa (misalnya pesanan penjualan) yang diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama.
Keunggulan umum dalam pemrosesan batch :
1. Organisasi bisa meningkatkan efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam batch daripada memproses setiap peristiwa secara terpisah.
2. Pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas pemrosesan transaksi.
C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR
• BAGAN ALIR SISTEM
Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas. Semuanya hampir sama dengan bagan alir dokumen. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa sistem ini memiliki departemen operasi komputer dan tidak memiliki departemen kredit.
Menyajikan Fakta Tertulis ke Dalam Format Visual. Semuanya hampis sama dengan bagan alir dokumen. Namun, aktivitas sekarang diotomatisasi dan simbol proses manual telah diganti dengan simbol terminal komputer.
BAGAN ALIR SISTEMBAGAN ALIR SISTEM
DEPARTEMEN OPERASI
KOMPUTERGUDANG
DEPARTEMEN PENGIRIMAN
DEPARTEMEN PENJUALAN
PELANGGAN
PESANAN PELANGGAN
TERMINAL
PESANAN PELANGGAN
N
PEMERIKSAAN KREDIT DAN
EDIT
FILE SEJARAH KREDIT
PESANAN PENJUALAN
PROGRAM PEMBARUAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
PESANAN PENJUALAN
FILE AR
PERSEDIAAN
A
PESANAN PENJUALAN
1
PESANAN PENJUALAN
3 PESANAN PENJUALAN
2
AMBIL BARANG
AMBIL BARANG
PESANAN PENJUALAN
1
PESANAN PENJUALAN
1
PESANAN PENJUALAN
3PESANAN
PENJUALAN2
CATATAN STOK
N
PELANGGAN
A
C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR
• BAGAN ALIR PROGRAM
Bagan alir program menunjukan relasi antara dua program komputer, file yang digunakan, dan output yang dihasilkan. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian operasional yang kadang-kadang diperlukan. Setiap program yang disajikan dalam bagan alir sistem harus memiliki sebuah bagan alir program pendukung yang mendiskripsikan logikanya.
BAGAN ALIR PROGRAM
MULAI
BACA RECORD
EOF BERHENTI
KESALAHAN
KESALAHAN
KESALAHAN
RECORD BURUK
TANDAI RECORD BURUK
TANDAI RECORD BURUK
TANDAI RECORD BURUK
TULIS DI FILE KESALAHAN
TULIS DI FILE YANG
DIEDIT
YA TIDAK
YA
TIDAK
TIDAK
TIDAK
YA
YA
TIDAK
YA
C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR
• Diagram tata letak record (record layout diagram) digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data.
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
• PERBEDAAN ANTARA SISTEM BATCH DAN REAL-TIME
KARAKTERISTIK PEMBEDA METODE PEMROSESAN DATA
BATCH REAL-TIME
Kerangka Waktu Informasi Terdapat jeda antara waktu
terjadinya kegiatan ekonomi dengan
waktu pencatatannya.
Pemrosesan dilakukan ketika
kegiatan ekonomi terjadi.
Sumber Daya Umumnya, lebih sedikit sumber daya
(peranti keras, pemrograman,
pelatihan) yang dibutuhkan.
Lebih banyak sumber daya yang
dibutuhkan daripada pemrosesan
batch.
Efisiensi Operasional Record tertentu diproses setelah
peristiwa terjadi untuk menghindari
penundaan operasional.
Semua record yang berkaitan dengan
peristiwa diproses segera.
Efisiensi vs Efektivitas Jika akses segera ke informasi saat ini penting bagi kebutuhan pengguna,
maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis. Ketika jeda waktu
dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan terhadap
kinerja pengguna dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui pemrosesan
data secara batch, maka pemrosesan batch merupakan pilihan yang tepat.
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF
• SISTEM WARISAN VS SISTEM MODERN
Sistem warisan memiliki fitur berikut ini : memiliki aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk menyimpan data, namun basis data hierarki dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang lebih maju.
Sistem modern cenderung berbasis klien-server dan memproses transaksi secara real-time. Namun perlu disadari bahwa masih banyak sistem modern yang menggunakan pemrosesan batch. Sistem modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional. Keuntungannya adalah bahwa proses proses bisa diintergrasikan dan data bisa saling dibagi dalam organisasi.
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF
• PEMBARUAN FILE MASTER DARI TRANSAKSI
Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengatuh dari suatu transaksi.
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF
• PROSEDUR PEMBUATAN CADANGAN BASIS DATA
Pendekatan pembaruan destruktif tidak menyediakan salinan cadangan dan file master yang asli. Hanya nilai saat ini yang tersedia bagi pengguna. Jika file utama saat ini rusak, maka tidak akan ada cadangan untuk mengkonstruksi kembali file tersebut. Untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai prosedur pembuatan cadangan harus diimplementasikan.
PROSEDUR PEMBUATAN CADANGAN BASIS DATA
TRANSAKSI
PROGRAM PEMBARUAN
MASTER
PROGRAM PEMULIHAN
PROGRAM PEMBUATAN CADANGAN
BUAT CADANGAN MASTER
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPEMROSESAN BATCH DENGAN MENGGUNAKAN PENGUMPULAN DATA
SECARA REAL-TIME
• Pendekatan pemrosesan data yang populer adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya ialah file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan yang lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi operasional.
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
PEMROSESAN REAL-TIME
• Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditransmisikan secara elektronik, dokumen sumber fisik bisa dieliminasi atau dikurangi.
SENARAI BUKU ACUAN
• Hall, James A. Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information Systems). Buku 1. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat, 2011.