Servizio per la fatturazione elettronica · La Fattura Elettronica è un file con un tracciato...
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Servizio per la fatturazione elettronica
FATTURE E NOTIFICHE SDI
FAQ FATTURE E NOTIFICHE
Che cos’è la Fattura Elettronica? La Fattura Elettronica è un file con un tracciato definito dal Legislatore. La FatturaPA è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SdI) per la trasmissione delle fatture elettroniche. Ha le seguenti caratteristiche:
• il contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato definito dalla legge, unico accettato da SdI.
• l' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni (http://indicepa.gov.it)
• la trasmissione avviene attraverso lo SdI
Quali informazioni sono previste nella FatturaPA? Il contenuto informativo della FatturaPA prevede informazioni da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria di informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Tra le informazioni obbligatorie c’è il Codice Univoco dell’Ufficio, destinatario della fattura. Per avere informazioni di dettaglio sul formato della fattura è possibile consultare il sito www.fatturapa.gov.it.
Quale codice dell'Amministrazione deve essere inserito nella fattura elettronica? Tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Il codice è indispensabile per consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie. I codici sono consultabili sull’IPA, www.indicepa.gov.it, che rappresenta l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica.
Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI)? Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema informatico deputato alla ricezione delle fatture elettroniche, all’esecuzione di controlli sui file ricevuti e alla trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni. Il Sistema di Interscambio
non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
Come si trasmette una fattura elettronica? Il file XML preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, deve essere inviato al Sistema di Interscambio, che provvede a recapitarlo alla PA destinataria e fornisce notifiche relative allo stato di avanzamento del recapito.
Come posso verificare se le mie Fatture PA sono state inviate a destinazione?
Il servizio evidenzia lo stato di lavorazione delle fatturePA nel campo “stato”.
Nella tabella che segue il significato dei vari stati possibili in caso di COMPILAZIONE
MANUALE delle fatturePA e le possibili notifiche provenienti da SdI
STATI FatturaPA da compilazione manuale
DESCRIZIONE DOCUMENTI
NOTIFICHE CORRELATE ALLA FATTURAPA
Redazione FatturaPA in elaborazione da parte dell’utente
Nessuno
Completata FatturaPA completata dall’utente
File .xml generato dal sistema Eventuali allegati
Pronta per la firma FatturaPA presa File .xml generato dal
Campo “Stato”
in carico dal servizio
sistema. File .xml generato e controllato dal sistema Eventuali allegati
Scartata FatturaPA scartata dal servizio (è necessaria una correzione dati da parte
dell’utente)
File .xml generato dal sistema. File .xml scartato dal sistema Eventuali allegati
Scartata FatturaPA scartata da SdI (è necessaria una correzione dati da parte dell’utente)
File .xml generato dal sistema. File .xml.p7m scartato da SdI Eventuali allegati
NS: notifica di
scarto
Firmata Firmata File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
In spedizione In trasmissione a SdI
File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
Spedita Spedita a SdI File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
Consegnata Consegnata da SdI alla PA destinataria
File .xml generato dal sistema File .xml generato,
controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
RC: Ricevuta di
consegna
Attesa di consegna In attesa di consegna da
parte di SdI
File .xml generato dal sistema
File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
MC: mancata consegna
Non recapitata Non recapitata
da SdI
File .xml generato dal
sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
AT: notifica
impossibilità di recapito
Nessuna risposta Nessuna risposta da PA
File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
DT: notifica
decorrenza termini
Rifiutata Rifiutata contabilmente da PA
File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
NE: notifica esito
(rifiuto)
Accettata Accettata contabilmente da PA
File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
NE: notifica esito (accettazione)
Nella tabella che segue il significato dei vari stati possibili in caso di UPLOAD FILE .XML
oppure .ZIP e le possibili notifiche provenienti da SdI
STATI FatturaPA da File .xml o .zip 1
DESCRIZIONE DOCUMENTI
NOTIFICHE CORRELATE ALLA FATTURAPA
Ricezione FatturaPA in elaborazione da parte dell’utente
File .xml oppure file .zip
Ricevuta 1 FatturaPA completata dall’utente
File .xml inviato dall’utente
Pronta per la firma FatturaPA presa in carico dal servizio
File .xml inviato dall’utente. File .xml controllato dal sistema
Scartata FatturaPA scartata dal servizio (è necessaria una correzione dati
da parte dell’utente)
File .xml inviato dall’utente File .xml scartato dal sistema Eventuali allegati
Scartata FatturaPA scartata da SdI (è necessaria
una correzione dati da parte dell’utente)
File .xml inviato dall’utente File .xml.p7m scartato
da SdI Eventuali allegati
NS: notifica di scarto
Firmata Firmata File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
In spedizione In trasmissione a SdI
File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
Spedita Spedita a SdI File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
Consegnata Consegnata da SdI alla PA destinataria
File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m)
RC: Ricevuta di consegna
Eventuali allegati
Attesa di consegna In attesa di
consegna da parte di SdI
File .xml inviato
dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
MC: mancata
consegna
Non recapitata Non recapitata da SdI
File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
AT: notifica impossibilità di recapito
Nessuna risposta Nessuna risposta da PA
File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
DT: notifica
decorrenza termini
Rifiutata Rifiutata contabilmente
da PA
File .xml inviato dall’utente
File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
NE: notifica esito (rifiuto)
Accettata Accettata contabilmente da PA
File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati
NE: notifica esito
(accettazione)
1Il file .zip può contenere diversi file . xml. Il servizio provvede a scompattarlo e genera una
pubblicazione FatturaPA per ogni file .xml contenuto nel file .zip
Quali sono le Notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA che hanno inviato fatture
elettroniche?
Le notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA sono le seguenti:
NS - Notifica di scarto inviata da SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto. La PA non lo riceve e la segnalazione dell’errore formale al fornitore è rapida.
RC - Ricevuta di consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo
MC – Notifica di Mancata Consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente in caso di esito negativo, il SdI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo prestabilito
AT – Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura a SdI con impossibilità di recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1)
In aggiunta, la PA destinataria – non dietro obbligo di legge, bensì su base volontaria – può trasmettere al SdI una notifica in cui comunica al suo fornitore di aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura (in sigla: NE). Se questo non avviene, è il SdI a generare una notifica che viene inviata sia al fornitore sia alla PA interessata: si tratta della Notifica di decorrenza del termine (DT) per comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura.
Dove visualizzo le notifiche provenienti da SdI?
Ci sono due possibilità.
1) Il Pannello di controllo espone una sezione “Messaggi SdI”
Facendo doppio click su una delle righe il sistema propone un filtro di ricerca
messaggi utilizzabile per individuare i messaggi di interesse:
MESSAGGI SdI
2) E’ possibile accedere al menù Gestione fatture, voce “Ricerca messaggi”
Voce
ricerca
messaggi
e richiamare il filtro di ricerca per i messaggi:
Quali provvedimenti devo adottare in caso di risposte non affermative dello SdI?
Di seguito uno schema dei provvedimenti da parte del fornitore
SIGLA
NOTIFICA DESCRIZIONE
FATTURA
EMESSA
FATTURA
RICEVUTA
DA PA AZIONI DA PARTE DEL FORNITORE
NS Notifica di scarto NO NO
Stornare eventuale registrazione IVA
effettuata all'atto della formazione
del documento, eliminazione errore e
riemissione fattura corretta
MC
Notifica di mancata
consegna SI NO
attendere entro 10 gg. l'esito dei
tentativi dello SDI di recapitare la
fattura alla PA
DT Notifica decorrenza termini SI SI Nessuna
AT
Attestazione di avvenuta
trasmissione della fattura
con impossibilità di
recapito SI NO
Trasmettere l'attestato alla PA per
richiederne il pagamento
Che differenza c’è tra “notifica” e “messaggio”?
Il servizio gestisce messaggi di diversa natura, ad esempio messaggi relativi all’invio via
PEC delle fatturePA a SdI. Una parte di questi messaggi contiene notifiche provenienti da
SdI
Il servizio gestisce documenti diversi da FatturePA?
Sì, è possibile gestire allegati alla Fattura PA.
Nel caso di inoltro al sistema di file.xml, gli eventuali allegati alla fattura risultano inseriti nel
tracciato del file .xml.
Nel caso di compilazione manuale della fattura, gli eventuali allegati vanno inseriti
accedendo all’apposito tab.
Il documento XML archiviato è visualizzabile/stampabile "in chiaro"?
Il documento XML è visualizzabile e stampabile attraverso il foglio di stile .xls (secondo lo standard predisposto da SdI).
Che significato hanno i colori dei campi nella compilazione manuale delle FatturePA
ROSSO: il campo è obbligatorio
ROSSO PUNTINATO: il campo è obbligatorio solo se si compila il blocco di dati di
appartenenza del campo. Il blocco di dati potrebbe non essere obbligatorio, ma se si
compila anche solo un campo presente nel blocco, sarà obbligatorio compilare tutti i
campi evidenziati dal rosso puntinato
VIOLA: viene utilizzato per i campi per i quali è prevista una possibile alternativa (es.
persona fisica/persona giuridica nel blocco di dati “Cedente/Prestatore”). E’ necessario
scegliere l’alternativa di interesse (es. persona fisica) e compilare obbligatoriamente i
campi evidenziati in viola e non riempiti dal grigio
VIOLA PUNTINATO: viene utilizzato per i campi per i quali è prevista una possibile
alternativa. Il campo è obbligatorio solo se si compila il blocco di dati di appartenenza
del campo. Il blocco potrebbe non essere obbligatorio (es. il blocco Rappresentante
Fiscale), ma se si compila anche solo un campo presente nel blocco, sarà obbligatorio
compilare tutti i campi evidenziati dal viola puntinato e non riempiti dal grigio
Cosa fare se la PA destinataria della fattura non ha PARTITA IVA, ma solo codice fiscale?
Si consiglia di NON COMPILARE il campo ID PAESE e ID CODICE (Partita IVA) nel blocco di
dati relativi al cessionario/committente. Compilare invece il campo “Codice Fiscale”.
Cosa fare se il Cedente/Prestatore non ha Partita IVA ma solo il Codice Fiscale?
La segreteria Tecnica SdI ha risposto che la Partita IVA è un elemento obbligatorio
(previsto dalla normativa IVA – DPR 633/72) per i documenti fattura ed assimilati (note di
credito o debito, parcelle etc.). Pertanto se in precedenza venivano emessi documenti
che non contenevano partita IVA, questi non rientrano nelle fattispecie per le quali la
normativa ha introdotto l’obbligo di emissione e trasmissione in formato elettronico.