Schritt für Schritt das Programm Lexwar e lohn + gehalt ...
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Lohn und Gehalt mit Lexware Schritt für Schritt das Programm Lexware lohn + gehalt erklärt. Firmenstammdaten erfassen, Mitarbeiter anlegen, Krankenkassen verwalten, Lohnarten anlegen, Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile, Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge, Urlaubszeiten, Erzeugen von Lohnabrechnungen, SV-Meldungen, Monatsabschluss, Lohnsteuerbescheinigung, u.v.m. Ursula Rohrlack
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Lohn und Gehalt mit Lexware
Schritt für Schritt das Programm Lexware lohn + gehalt erklärt. Firmenstammdaten erfassen, Mitarbeiter anlegen, Krankenkassen verwalten, Lohnarten anlegen, Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile, Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge, Urlaubszeiten, Erzeugen von Lohnabrechnungen, SV-Meldungen, Monatsabschluss, Lohnsteuerbescheinigung, u.v.m.
Ursula Rohrlack
Lohn und Gehalt mit Lexware. Schritt für Schritt das Programm Lexware lohn + gehalt erklärt. Fir-menstammdaten erfassen, Mitarbeiter anlegen, Krankenkassen verwalten, Lohnarten anlegen, Ein-malzahlungen, geldwerte Vorteile, Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge, Urlaubszeiten, Erzeu-gen von Lohnabrechnungen, SV-Meldungen, Monatsabschluss, Lohnsteuerbescheinigung, u.v.m.
Hinweis: In dieser Druckversion wird mit der Softwareversion Lexware financial office 2021 Version 25.03 gear-beitet.
Autorinnen:Ursula RohrlackFreie Dozentin für Rechnungswesen sowie Lohn und Gehaltan verschiedenen Berliner Volkshochschulen und anderen Bildungsträgern
Silke GeislerDipl.-Kauffrau, Dozentin für Finanzbuchführung und Lohnabrechnung mit Lexware- und DATEV-Programmen.
1. Auflage, Druckversion vom 26.02.2021, POD-21.0
Verlag: EduMedia GmbH, Ziegelhüttenweg 4, 98693 IlmenauRedaktion: Julia KoschigLayout, Satz und Druck: Schlötel GmbH, Arnoldstraße 13, 04299 LeipzigPrinted in Germany
Bildquellen: Alle Bildschirmfotos stammen aus dem Programm „Lexware lohn + gehalt“.Alle Abbildungen in Kapitel 2 „Übungsfälle“: Copyright 2011 Benutzung unter Lizenz von shutterstock.com.
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ISBN 978-3-86718-810-4
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Lernen leicht gemacht!
Für Ihren optimalen Lernerfolg enthält dieses Buch …
Basiswissen zur Programmbedienung:Erklärt alle wichtigen Programmfunktionen desLexware-Programms.
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Was Sie wissen sollten ...
Im Buch werden die Programmfunktionen von Lexware lohn + gehalt und von Lexware financial office erklärt. Bei anderen Lohnprogrammen von Lexware (z. B. lohn + gehalt plus/Premium, Business Office) können einzelne Bedienungsschritte abweichen. Aufgrund der weitgehend gleichen oder sehr ähnlichen Gestaltung der Programmfunktionen kann das vorliegende Buch jedoch auch als Lernhilfe für diese ab-weichenden Programmversionen von Lexware verwendet werden.
Achten Sie bitte darauf, dass Sie aus den Firmen, die Sie nur zu Übungszwecken anlegen, niemals Daten an Institutionen (Finanzamt, Krankenkassen u. a.) übersenden! Um ein versehentliches Senden der Daten auszuschließen, kennzeichnen Sie diese Firmen als Testfirmen.
Damit unsere Unterrichtsmaterialien lebendig und lesbar bleiben, haben wir in dem vorliegenden Band auf Wortungetüme wie „LeserInnen“ u. ä. verzichtet und stattdessen die männliche Form verwendet. Bitte haben Sie Verständnis für unser Vorgehen, liebe Leserin. Sie sind selbstverständlich ebenso gemeint, wenn wir z. B. von „dem Arbeitgeber“ oder „dem Beschäftigten“ sprechen.
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Inhaltsverzeichnis I
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung in die Lohnabrechnung mit Lexware . . . . . . . . . . . . . . . .7
1.1 Systemvoraussetzungen ............................................................................................................. 8
1.2 Die Lexware-Zentrale .................................................................................................................. 8
Aufbau der Programmzentrale ...........................................................................................................8
Arbeitstechniken ................................................................................................................................9
Lexware Scout ..................................................................................................................................10
1.3 Das Anlegen einer Firma .......................................................................................................... 11
1.4 Lexware Lohn + Gehalt ............................................................................................................. 25
1.5 Die Berufsgenossenschaft bearbeiten ..................................................................................... 27
Berufsgenossenschaften allgemein ..................................................................................................28
Berufsgenossenschaften aktuelle Firma ...........................................................................................28
Berufsgenossenschaften-Fusionen ...................................................................................................30
1.6 Die Krankenkassen bearbeiten ................................................................................................ 30
Krankenkassenangaben allgemein ..................................................................................................31
Krankenkassenangaben aktuelle Firma ...........................................................................................34
1.7 Die Feiertage verwalten ........................................................................................................... 36
1.8 Mitarbeiter anlegen und bearbeiten ....................................................................................... 37
Mitarbeiter neu anlegen ..................................................................................................................37
Mitarbeiterdaten bearbeiten ............................................................................................................52
1.9 Die Erfassung der Lohndaten ................................................................................................... 53
Erfassungsmöglichkeiten .................................................................................................................53
Das Abrechnungsfenster ..................................................................................................................57
Die Lohnangaben ............................................................................................................................58
Die betriebliche Altersvorsorge ........................................................................................................66
Die Fehlzeiten und Textfelder .........................................................................................................71
Die Vorträge .....................................................................................................................................78
1.10 Die Lohnartenverwaltung ........................................................................................................ 83
Lohnarteneigenschaften ansehen ...................................................................................................84
Lohnarten bearbeiten ......................................................................................................................85
Lohnarten neu anlegen ...................................................................................................................85
Lohnarten löschen ...........................................................................................................................87
1.11 Der Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent ................................................................ 88
1.12 Die Berichte ................................................................................................................................ 93
Die Funktion Berichte drucken .......................................................................................................93
Der Menüpunkt Berichte .................................................................................................................94
Die Berichtzentrale ..........................................................................................................................96
Der Menüpunkt Datei - Drucken .....................................................................................................96
1.13 Die Datenübermittlung ............................................................................................................. 97
Die Antwortzentrale ........................................................................................................................97
Der Datenversand ............................................................................................................................98
Der Datenaustausch mit dem Finanzamt ........................................................................................98
Der Datenaustausch mit den Krankenkassen und den Berufsgenossenschaften ............................99
Die Verarbeitungsprotokolle .........................................................................................................101
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InhaltsverzeichnisI
1.14 Der Monatswechsel ................................................................................................................. 101
Die vorbereitenden Arbeiten .........................................................................................................101
Die Datensicherung .......................................................................................................................103
Der Monatswechsel .......................................................................................................................104
1.15 Die Datensicherung ................................................................................................................. 105
Die Datensicherung .......................................................................................................................105
Die Rücksicherung .........................................................................................................................105
1.16 Der Korrekturmodus ................................................................................................................ 106
Die Korrektur von Mitarbeiterstammdaten ...................................................................................106
Die Korrektur von Abrechnungsdaten ..........................................................................................107
Die Korrekturabrechnung ..............................................................................................................108
Die Korrektur von Krankenkassen-Stammdaten ...........................................................................109
1.17 Der Jahreswechsel ................................................................................................................... 109
Der Lohnsteuerjahresausgleich .....................................................................................................109
Der Jahreswechsel ..........................................................................................................................109
1.18 Die Übertragung der Buchungsliste ....................................................................................... 112
Die Kontenverwaltung ..................................................................................................................112
Die Übertragung ............................................................................................................................113
2 Übungsfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117Hinweise zu den Übungs- / Prüfungsaufgaben ............................................................................. 118Firmenstammblatt .........................................................................................................................118
Personalstammblatt .......................................................................................................................118
Krankenkassenstammblatt ............................................................................................................118
Krankenkassenstammdaten für Übungsfälle .................................................................................119
1. Fall: Bürofachhandel ................................................................................................................. 121Lösungen zum 1. Fall .....................................................................................................................126
2. Fall: Fahrradeinzelhandel .......................................................................................................... 139
Lösungen zum 2. Fall .....................................................................................................................143
3. Fall: Kleintransporte .................................................................................................................. 160
Lösungen zum 3. Fall .....................................................................................................................165
4. Fall: Fliesenfachgeschäft ............................................................................................................ 172Lösung zum 4. Fall .........................................................................................................................176
5. Fall: Raumausstattung ...............................................................................................................186Lösungen zum 5. Fall .....................................................................................................................190
6. Fall: Elektrofachgeschäft............................................................................................................ 200Lösung zum 6. Fall .........................................................................................................................205
3 Wissenskontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .255Firma Musterlohn - Grunddaten ...................................................................................................256
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) .......263
Abkürzungen .................................................................................................................................265
Abbildungsverzeichnis ..................................................................................................................265
Sachwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .266
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Inhaltsverzeichnis I
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InhaltsverzeichnisI
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Einführung in dieLohnabrechnung mit Lexware
Im ersten Abschnitt werden Sie mit den Programm-funktionen des Lohn- und Gehaltsabrechnungspro-grammes von „Lexware financial office“ vertraut ge-macht, um die im zweiten Abschnitt zusammenge-stellten Übungsfälle bearbeiten zu können.
Inhalt
Systemvoraussetzungen
Lexware-Zentrale
Das Anlegen einer Firma
Die Berufsgenossenschaft bearbeiten
Die Krankenkassen bearbeiten
Die Feiertage verwalten
Mitarbeiter anlegen und bearbeiten
Die Erfassung der Lohndaten
Die Lohnartenverwaltung
Der Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistent
Die Berichte
Die Dateiübermittlung
Der Monatswechsel
Die Dateisicherung
Der Korrekturmodus
Der Jahreswechsel
Die Übertragung der Buchungsliste
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Systemvoraussetzungen1
1.1 Systemvoraussetzungen
Um das Programm installieren und nutzen zu können, muss Ihr PC folgende Vor-aussetzungen erfüllen:
Betriebssystem:- Windows (R) 8.1 oder 10 (jeweils deut. Version)- Windows (R) Server 2012 R2 oder 2016 oder 2019
Prozessor:- 2,0 GHz oder schneller
Arbeitsspeicher:- mind. 4 GB für Server- mind. 2 GB für Einzelplatz/Client (empfohlen: 4 GB)
Grafik:- Auflösung mind. 1280 x 1024
Festplatte: - mind. 20 GB freier Festplattenspeicher
Sonstiges:- DVD-Laufwerk- Internetzugang und Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox- Produktaktivierung erforderlich
1.2 Die Lexware-Zentrale
Nach dem Programmstart öffnet sich die Startseite Lexware financial office - dieLexware-Zentrale. Hier stehen Ihnen Funktionen und Informationen zur Verfü-gung, die die Firma als Ganzes betreffen und nicht ausschließlich die Buchhaltung.
Aufbau der Programmzentrale
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Die Lexware-Zentrale 1
Menüleiste beinhaltet Funktionen wie Datensicherung und Rücksicherung, Anlegen, Wech-
seln und Löschen von Firmen, Benutzerverwaltung, NachrichtenverwaltungHauptnavigation zum direkten Firmenwechsel
zum Aufruf der Programmmodule bzw. ausgewählter Programmfunktionen
kann über das Pin-Symbol dauerhaft ein- bzw. ausgeblendet werdenSymbolleiste Symbolfunktion wird mit angezeigtSuchfeld zum Aufruf der Online-Hilfe
mit Auto-Vervollständigung und Anzeige der TrefferzahlRegister Programm-Center:
beinhaltet die zur Verfügung stehenden Programmmodule ; nicht aktivierteProgramme/Funktionen werden hellgrau oder mit Schloss dargestellt
Heute zu tun:zur Anzeige von Terminen und Aufgaben aus der Nachrichtenverwaltung(Menüpunkt: Extras)
Info Center:für Nachrichten und Meldungen von Lexware
Lexware scout zur Überprüfung von Vollständigkeit und Konsistenz der eingegebenen Daten
meldet Fehler als Problem oder HinweisBusiness Cockpit Informationstool, z. B. für offene Forderungen bzw. Verbindlichkeiten, Umsätze
u. ä.
Arbeitstechniken
Sie können das Programm komplett mit der Maus bedienen. In vielen Bereichensteht Ihnen mithilfe der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verfügung.Lexware unterstützt Sie an vielen Stellen durch Assistenten, die Sie durch die ein-zelnen Arbeitsschritte führen. Innerhalb der Assistenten können Sie über Schaltflä-chen Weiter und Zurück blättern oder Seiten direkt auswählen (linker Fensterbe-reich). Das Speichern ist meist erst auf der letzten Seite des Assistenten möglich.Für ein schnelles und effektiveres Arbeiten ist die Verwendung der Tastatur sinn-voll. Hierfür nutzen Sie die ENTER-Taste oder die TAB-Taste, um zum nächstenEingabefeld zu gelangen. Mit der Kombination SHIFT + TAB gelangen Sie in dasvorherige Feld. Weitere Tastenkombinationen sind vom Programmbereich oder deraufgerufenen Funktion abhängig z. B.
Allgemein Hauptnavigation ein-/ausblenden (wenn nicht bereits fixiert)
+ Lexware beenden
Lohn + Gehalt + Modul Lexware Lohn + Gehalt beenden + Firma wechseln + Mitarbeiterassistent öffnen (neuen Mitarbeiter anlegen) + Jahresübersicht öffnen
F10Alt F4
Alt F4Strg W Strg N Strg O
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Die Lexware-Zentrale1
Lexware Scout
Der Assistent Lexware Scout überprüft Ihre Abrechnungsdaten auf Vollständigkeitund Korrektheit. Findet er fehlende oder unplausible Eingaben, werden diese alsProblem oder Hinweis in einer Übersicht oder Bearbeitungsliste angezeigt.
Probleme blockieren die Abrechnung und müssen korrigiert werden. Hinweisesollten korrigiert werden, führen aber zu keiner Funktionseinschränkung.
Der Link Korrigieren führt Sie direkt zu dem fehlenden oder falschen Eingabe-wert. Um die Liste der Hinweise überschaubar zu halten, können Sie nicht bearbei-tete Hinweise auf Inaktiv setzen und über die Filterfunktion ausblenden .
Der Lexware Scout kann gestartet werden über:
den Menüpunkt Extras Lexware scout
+ +
oder über den Link in der Lexware-Zentrale.
Alt X L
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Das Anlegen einer Firma 1
1.3 Das Anlegen einer Firma
Eine Firma kann prinzipiell nur in der Programmzentrale angelegt werden undnicht in den einzelnen Modulen. Dazu unterstützt Sie der Firmenassistent.Der Firmenassistent wird manuell gestartet über
Datei Firma neu
oder alternativ über das Icon Firma neu .
Der Assistent Firma anlegen heißt Sie auf der ersten Seite willkommen. Klicken Sieauf Weiter.
Die Stammdaten der hier verwendeten Musterfirma GmbH finden Sie im Anhangab Seite 277.
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Das Anlegen einer Firma1
Schritt 2 - Allgemein
Erfassen Sie nun den Firmennamen der anzulegenden Firma und wählen Sie aus,welche Module Sie nutzen möchten. Im Beipiel soll nur Lohn + Gehalt eingerichtetwerden. Deaktivieren Sie bitte zuerst die Fakturierung und danach die Buchhaltung(die ausgeschalteten Module können bei Bedarf jederzeit wieder aktiviert werden).
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.
Schritt 3 - Firmenanlage
Es öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erfassung der zentralen Firmenangaben.Diese Daten sind modulübergreifend, d. h. sie sind unabhängig davon, ob die Buch-haltung, die Fakturierung und/oder Lohn+Gehalt genutzt werden.
Erfassen Sie auf Seite 1 - Firmenangaben die Adressdaten der Firma.
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Das Anlegen einer Firma 1
Ferner können die Kommunikationsdaten, die Steuer-ID, die Handelsregisternum-mer sowie die Gläubiger-ID, die für Lastschriftverfahren erforderlich ist, eingetra-gen werden. Die Steuer-ID (steuerliche Identifikationsnummer) bekommt jede inDeutschland gemeldete Person vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen. Sieist eine elfstellige Nummer, die lebenslang unverändert gültig ist. Klicken Sie auf dieSchaltfläche Weiter.
Auf Seite 2 - Finanzamt Lohnsteuer geben Sie die Nummer Ihres Finanzamtes di-rekt ein oder Sie wählen es über die Schaltfläche Finanzamt auswählen aus.Klicken Sie auf Übernehmen und das Programm übernimmt automatisch dieAdressfelder. Auf die Eingabe der Bankverbindung wird in den Übungsfällen ver-zichtet. Sie müssen nur noch die Steuernummer ergänzen. Klicken Sie dann aufWeiter.
Sie befinden sich auf Seite 3 - Bank und können 2 verschiedene Bankverbindungenhinterlegen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
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Das Anlegen einer Firma1
Seite 4 - Datev bietet Ihnen eine Schnittstellenfunktion zu DATEV. Diese ist nur fürdie Buchhaltung relevant und ermöglicht Ihnen einen Export der Buchhaltungsda-ten im DATEV-Format für den Steuerberater. Hier ist auch eine nachträgliche Akti-vierung möglich.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, ist die Erfassung der zentralenFirmendaten abgeschlossen und Sie befinden sich wieder im Fenster Firma anle-gen.
Schritt 6 - Lohn + Gehalt
Da Sie anfangs die Buchhaltung und die Fakturierung deaktiviert haben, sindSchritt 4 und 5 inaktiv und es geht mit den lohn-/gehaltsspezifischen StammdatenWeiter.
Auch hier öffnet sich ein neues Fenster, der Firmenassistent lohn+gehalt.
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Das Anlegen einer Firma 1
Auf Seite 1 - Allgemeines wurden die Werte aus den zentralen Firmendaten über-nommen. Hier klicken Sie nur auf Weiter.
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Das Anlegen einer Firma1
Seite 2 - Finanzamt zeigt Ihnen das in den zentralen Stammdaten erfasste Finanz-amt an. Sie wählen den Abgaberhythmus (monatlich, vierteljährlich oder jähr-lich) für die Lohnsteueranmeldung und die Zahlungsart für die Lohnsteuer aus.Für Rückfragen seitens der Finanzverwaltung müssen Sie eine E-Mail-Adresse an-geben.
Auf Seite 3 - Sozialversicherung geben Sie die Betriebsnummer Ihrer Firma ein.Sie muss bei der Agentur für Arbeit beantragt werden und dient der eindeutigenIdentifikation gegenüber den Sozialversicherungsträgern (z. B. Krankenkassen,Rentenversicherung, Berufsgenossenschaften).
Im Insolvenzfall muss dies hier aktiviert und zusätzliche Angaben erfasst wer-den.
Das Häkchen Firma/Betriebsstätte in Berlin (Ost) ist zu setzen, wenn Sie dortIhren Firmen- oder Betriebsstättensitz haben, da anhand des Bundeslandes Berlinnicht erkennbar ist, welcher Rechtskreis in der Sozialversicherung angewendet wer-den soll. Das hat Auswirkung auf die unterschiedlichen Beitragsbemessungsgrenzenin der Renten- und Arbeitslosenversicherung für Ost und West. Das Feld ist nurvorhanden, wenn in den zentralen Firmenangaben (Seite 2 - Finanzamt Lohn-steuer) das Bundesland Berlin ausgewählt wurde.
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Das Anlegen einer Firma 1
In den Übungsfällen erfassen Sie nur die Betriebsnummer und klicken anschlie-ßend auf Weiter.
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Das Anlegen einer Firma1
Seite 4 - Softwarewechsel ist nur relevant, wenn das Abrechnungsprogramm un-terjährig (also nicht zum 01.01.) gewechselt wurde. In diesem Fall sind SV-Meldun-gen notwendig, die hier aktiviert werden können. In den Übungsfällen ist diesnicht erforderlich. Klicken Sie auf Weiter.
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Das Anlegen einer Firma 1
Auf Seite 5 - Meldeverfahren geben Sie an, wie die Erstattung im Rahmen der Um-lageverfahren U1 bzw. U2 erfolgen soll. Es wird eine Überweisung empfohlen, dadiese Vorgehensweise bei der Überprüfung von Beitragsnachweisschulden und For-derungen aus Erstattungsanträgen übersichtlicher ist, als eine mögliche Verrech-nung. Sollten Sie mehrere Firmenbankkonten angelegt haben, können Sie im Falleeiner Überweisung das Konto auswählen.
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Das Anlegen einer Firma1
Seite 6 - Betriebsdaten dient der Erfassung von Ansprechpartnern. Sie können ei-nen Ansprechpartner in der Firma angeben. Dieser ist für die Zusammenarbeitmit der Agentur für Arbeit verantwortlich. Für die Erstattungsanträge U1/U2 müs-sen Sie einen Ansprechpartner Entgeltabrechnung erfassen. Dieser ist zwingendnotwendig. Sollte es sich um den gleichen Ansprechpartner handeln, können Siedie Daten übernehmen und speichern.
Bei Bedarf kann eine abweichende Korrespondenzadresse angegeben werden .Sollte die Firma Ihre Tätigkeit einstellen, wird das Häkchen gesetzt .
Erfassen Sie den Ansprechpartner für Firma und Entgeltabrechnung und klicken Sieauf Weiter.
