TATION pRÆSEN

AARHUS

UNIVERSITET

SAGS- OG RESSOURCESTYRING

1

August - september 2012

Navision Stat 5.3

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

PROGRAM

› Kort om konverteringen

› Terminologi bag sags- og ressourcestyring i Navision Stat 5.3

› Basisopsætninger

› Sager og sagsopgaver

› Finansbudgettering på sager

› Ressourcer

› Ressourcebudgettering

› Bogføring af forbrug (ressourceforbrug, øvrige omkostninger)

› Opkrævning fra sager

› Sagsmærker

› Uddata

2

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

KORT OM KONVERTERINGEN I

› Fra 4 bogføringskredse til 1 bogføringskreds

› Artskontoplanen er uændret

› Delregnskab er uændret

› Ny stedkode, 4 cifre

› Finansposter › Alle 2012-poster konverteres på postniveau, original bilagsnummer – fuld historik

› Alle 2011-poster datokomprimeres pr. måned pr. kontostreng

› Alle poster fra før 1. jan. 2011 datokomprimeres pr. 31-12-10

› Finansbudgetposter konverteres ikke til finansbudgetmodulet, men konverteres til

sagsplanlægningslinjer af typen skema (=sagsbudgetter)

3

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

KORT OM KONVERTERINGEN II

› Kreditor

› Kreditorer som er anvendt inden for det seneste år

› CVR + pseudo CVR

› CPR kreditorer konverteres kun hvis åbne poster

› Debitor

› Ny nummerserie med fortløbende numre

› Standardisering af debitorbogføringsgrupper

› Debitorer som er anvendt inden for det seneste år

› Debitorer som har åbne poster

› Anlæg

› Ny nummerserie

› Alle aktive anlæg med stamdata og anlægsposter

› Konvertering og standardisering af anlægsstamdata, fuld historik

4

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

KONVERTERING – 8000C + ASB/DPU

› Projekter bliver til Sager

› Eksisterende projekter konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx

› Projekter med status Lukket og en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke

› Ansøgninger konverteres ikke pga. tekniske begrænsninger

› Alle sager er stemplet med Gl. bogføringskreds, Gl. sag-/projektnr. og Gl. stedkode

› Sagsopgaver

› 88888 hvis rapportformål ikke er anvendt

› 8xxxx (xxxx eksisterende rapportformål)

5

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

KONVERTERING – DJF OG DMU

› Sager

› Eksisterende sager konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx

› Sager med en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke

› Opsplitning i sager – kun en ekstern bevillingsgiver pr. sag

› Sagsopgaver

› Eksisterende sagsopgaver konverteres i eksisterende struktur:

› 8xxxx (xxxx lig med eksisterende sagsopgave) 9xxxx for indtægter

› Alle sager er stemplet med Gl. bogføringskreds, Gl. sag-/projektnr. og Gl. stedkode

› Planlægningslinjer, ressourcer og sagsmærker konverteres

› Tidsregistrering i ARS fortsætter til 31-12-12 med nuværende kostpriser

6

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

Terminologi bag sags- og ressourcestyring i Navision Stat 5.3

7

Sag

(Projekt)

Sagsopgave

(Aktivitet

Sagsposter

Bogføring på ressourcer og

finanskonti

Planlægningslinjer Skema = budget

Kontrakt =bet.plan/opkr.

Registrering på ressourcer og

finanskonti

Finans

SLS Faktisk udbetalt løn

2 lønbegreber:

-1)Faktisk udbetalt løn overføres fra SLS

og bogføres i finansregnskab, men ikke

på sager

2) Løn gennem ressourceallokering

bogføres på sager, men ikke i

finansregnskab

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

BASISOPSÆTNINGER

› Sags- og sagsopgavenumre:

› På nye sager tildeles automatisk 5-cifret sagsnummer 1xxxx

› 5-cifret nummerstruktur på baggrund af skabeloner

› Udvidet fakturering: Gør det muligt at anvende flere debitorer på sag

› Budgetversioner: Ét budget opsættes som aktivt budget (versionering styres fra central hold)

› Der anvendes ikke ALIAS i IndFak og AURUS, men spejldimensionerne PROJEKT og AKTIVITET, som

automatisk oprettes som dimensionsværdier samtidig med oprettelse af sager og sagsopgaver. Der

sker ikke validering af sammenhængen mellem PROJEKT og AKTIVITET i IndFak

› Bevillingsstyring (nyt fra Moderniseringsstyrelsen, gennemgås senere)

› Der opsættes filtrering på STED-dimensionen, så man som udgangspunkt kun ser stamdata og poster

på egne stedkoder. Filteret kan dog ophæves, så man kan se data på tværs af alle stedkoder

8

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

SAGER OG SAGSOPGAVER I

› Hele AU’s økonomi forankres i sager - både forskningsområdet, undervisning ,

formidling, interne støttefunktioner osv.

› Sag og sagsopgave er således en central del af registreringsrammen

› Sag og sagsopgaver afleder delregnskab og sted både på budget- og

forbrugssiden

› Termerne sag og sagsopgave benyttes kun i Navision Stat. Uden for Navision Stat

benyttes termerne projekt og aktivitet!

9

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

SAGER OG SAGSOPGAVER II › Grundlæggende stamdata – sag:

› Nummer, navn, debitor, sagsoplysninger, projektleder, gruppeleder, bevillingshaver, status, datostyring,

bevillingsstyring m.m.

Dimensioner på sagsniveau:

› Påføres automatisk til sagens sagsopgaver

› Dimensionerne DELREGNSKAB og STED påføres

› Dimensionerne PROJEKT og AKTIVITET påføres IKKE

› Sagsopgaver: › Oprettes efter prædefinerede skabeloner for projekttyperne

› Markering på sagsopgave om der skal dannes spejldimensioner (PROJEKT og AKTIVITET, hvis

sagsopgaven skal anvendes i IndFak)

Dimensioner kan om nødvendig ændres på sagsopgaver:

› Har forrang for dimensioner på sagsniveau 10

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

BEVILLINGSSTYRING

› En række opsætningsdata, der ligger til grund for en række statistiske data samt

automatiserede periodiske bogføring på sager:

› 1) Statistiske data vedr. bevillingen og bevillingsgiver

› 2) Automatisk beregning og bogføring af overhead på baggrund af faktisk forbrug

› 3) Automatisk indtægtsføring af bevilling på baggrund af faktisk forbrug

› Bevillingsstyring kan opsættes på sags- og/eller sagsopgaveniveau

11

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

SAGSBUDGETTERING › Budgettering på sager sker i planlægningslinjetabellen

› Budgetposter skal lagres som linjer af typen Skema

› Indtægter angives i kredit (minus), omkostninger i debet (plus)

› Budgetposter knyttes automatisk til det aktive budget

› Der kan budgetteres på finanskonti og ressourcer

› Periodisering:

› Finansposter: Årlig (pr. 1.1.xx)

› Ressourceposter: Månedlig (første i måneden)

› Ressourcebudgetposter vil normalt blive dannet via funktionalitet til

ressourceallokering, men evt. korrektioner skal foretages manuelt

› Rettelser til budgetter bør ske som korrektionsposteringer

12

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

VERSIONSSTYRING AF SAGER › Sager kan gennemløbe forskellige stadier, der samtidig muliggør versionsstyring

› Versioneringen styres ved hjælp af disse datofelter på sagskortet: › Ansøgning

› Positivt svar

› Frigivet

› Afslået

› Når der tastet dato i et af felterne, vil brugeren bliver spurgt, om der skal gemmes

kopi af sag (inkl. budget)

› På den møde kan man opslags- og rapportmæssigt fremsøge data om sager og

budgetter på tidligere stadier

› Andre datofelter på sager: › Startdato

› Slutdato

› Afsluttet den 13

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

RESSOURCER I

› Ressourcer er konti, der repræsenterer AU’s medarbejdere

› En ressource kan være en specifik, navngivet medarbejder. Disse overføres og

opdateres fra SLS i forbindelse med lønkørslen

› En ressource kan også være en lokalt oprettet NN-ressource til brug for

budgettering

› Ressourcer har påført kostpris, der udtrykker ressourcens løn pr. time

› Ressourcer tilknyttes ressourcegrupper

› Hvis der ikke er knyttet specifik pris til ressourcen, anvendes ressourcegruppens

kostpris

› NB: Timelønnede oprettes IKKE som ressourcer. Budgetteret løn og faktisk løn

vedr. timelønnede registreres som omkostninger på finanskonti 14

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

RESSOURCER II

› Grundlæggende stamdata: › Nummer, navn, ressourcegruppe, ansættelsesgrad, tidstype, ressourcegruppe,

produktbogføringsgruppe, momsproduktbogføringsgruppe

› Dimensioner: › Alle ressourcer oprettes med delregnskab og sted

› Priser 1. Ressourcepristabel (kostpris + evt. salgspris)

2. Ressourcegruppe (kostpris + evt. salgspris)

15

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

ALLOKERING AF RESSOURCEFORBRUG - BUDGET

› I allokeringstabel angives ressourcers procentvise fordeling på

sager/sagsopgaver

› Fordelingsprocenterne på en ressource bør summe sammen til 100 %

› Den efterfølgende kørsel opretter ressourcebudgetposter på de pågældende

sager fordelt på pr. måned

› Allokeringen kan ikke annulleres, men skal om nødvendigt rettes manuelt

16

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

BOGFØRING AF RESSOURCEFORBRUG – AUTOMATISK ALLOKERING I

› Kørsel der danner kladde med ressourceforbrug på baggrund af budgetteret

ressourceforbrug

› Medtager kun ressourcer med tidstypen allokering (opsætning på stamkort)

› Der må kun bogføres på faktiske ressourcer (overført fra SLS) ikke på NN-

ressourcer

17

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

BOGFØRING AF RESSOURCEFORBRUG – AUTOMATISK ALLOKERING II

› Det er vigtigt løbende at sikre sig, at de budgetterede ressourceposter er korrekte

› Vær fx opmærksom på:

› Er ressourcens reelle aktivitet på sager i overensstemmelse med den budgetterede aktivitet?

› Er der ændring i ressourcens ansættelsesgrad?

› Er ressourcens stedkode ændret fx ved overførsel til anden afdeling

› Der findes rapporter, der kan dokumentere ændringer af ansættelsesgrad,

stedkode m.m. samt vise ressourceallokeringen fordelt på sager.:

› ”Ressourcer med afvigende STED kode på Sagsposter”

› ”Ressource: Ændringer i og berørte sager”

› ”Allokerede ressourcer pr. sagsopgave”

› Der er ca. 10 dages vindue mellem SLS-opdatering og periodelukning til

klargøring af ressourcebudgetposter

18

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

BOGFØRING AF OMKOSTNINGER I ØVRIGT

› Ressourceforbrug, der ikke allokeres pba. budget, bogføres fra

sags(gentagelses)kladde. Det gælder fx projekter, hvor bevillingsgiver kræver

specifik tidsregistrering

› Øvrige driftsomkostninger (købsfakturaer) godkendes og konteres i IndFak og

bogføres efterfølgende i Navision Stat. Dimensionerne PROJEKT og AKTIVITET i

IndFak ”oversættes” i Navision Stat til sag og sagsopgave

› Anlægsomkostninger (anskaffelse, afskrivning, nedskrivning, tab/gevinst v.

afhændelse, donationer), kan bogføres automatisk på sag, forudsat det opsættes

på anlægskortet

› Ompostering af omkostninger:

› (Sags)finanskladder: Anvendes til ompostering på sager af poster med finansintegration

› Sagskladde: Anvendes til ompostering af ressourceposter (har ikke finansintegration)

19

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

OPKRÆVNING FRA SAGER OG BETALINGSPLANER

› Alle opkrævninger (salgsfakturaer) dannes med afsæt i linjer af typen Kontrakt i

planlægningslinjetabellen

› Forventede indbetalinger på eksternt finansierede projekter oprettes også som

kontraktlinjer, anset om der sendes opkrævning eller ej

› Kontraktlinjer overføres til salgsfaktura, gøres færdig og klarmeldes, hvorefter den

bogføres centralt

20

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

SAGSMÆRKER

› Sagsmærker anvendes fremadrettet til angivelse af opgaveformål (uddannelse,

forskning, videnudveksling mv.) på sager iht. den nye økonomimodel

› Sagsmærker kan derudover anvendes til andre (lokale og ad hoc-prægede)

analyseformål

› Sagsmærker kan knyttes til sager eller sagsopgaver

› I datavarehusløsningen kan data udsøges på baggrund af de påførte

sagsmærker

› Sagsmærker bogføres ikke men er en stamoplysning på sags/sagsopgave (der

kan ændres)

21

AUGUST 2012

AARHUS

UNIVERSITET

UDDATA

› Rapporter i Navision Stat

› AU har fået udviklet rapporter til støtte for kontrol af og opfølgning på ressourcer og

ressourcebudgetter i forbindelse med bogføring af ressourceforbrug pba. budget

› Standardrapporterne på sagsområdet er derimod kun i begrænset omfang tilrettet den statslige brug

af sagsmodulet

› AU rapporteringsløsning

› Den væsentligste rapportering på sags- og ressourceområdet bliver derfor forankret i AU’s

datavarehusløsning

22